DOKUMENTASI PROSEDUR DAN

PENCATATAN KEGIATAN
No. Dokumen :
No. Revisi :
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/2

PUSKESMAS drg. Hj. Ulfiandani Sultriany Imran

RANOMEETO NIP.19840427 201407 2001
1. Pengertian 1. Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen
perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. (Sistem penomoran,
penyimpanan, dan pemusnahan )
2. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan
yang merupakan acuan/ referensi dalam pelaksanan kegiatan yang diterbitkan
oleh puskesms, maupun dinas kesehatan kabupaten.
3. Dokumen/ arsip aktif adalah dokumen masih berlaku/dipakai dalam kegiatan, dan
disimpan diunit- unit pelayanan serta tidak boleh dipinjamkan keluar area
puskesmas. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap terkendali
4. Dokumen/ arsip inaktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/ sudah tidak dipakai, copy dari dokumen aktif yang boleh dibawa keluar
puskesmas untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau
sudah pindah. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap tidak terkendali.
5. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori,
disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dokumentasi prosedur dan pencatatan
kegiatan.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas tentang Pedoman Pendokumentasian Prosedur dan
Pencatatan Kegiatan Nomor Tahun 2016.
4. Referensi Kepmenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam mendik.
5. Prosedur 1. Setiap pelaksanaan kegiatan baik upaya pelayanan kesehatan perorangan maupun
Langkah- upaya kesehatan masyarakat dan kegiatan lain yang mendukung dalam
Langkah pelaksanaan upaya tersebut diatas wajib didokumentasikan dalam catatan mutu.
2. Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait melalukan penyimpanan dokumen/ arsip
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Penataan dan pengarsipan dokumen rekam klinik/medik dilakukan oleh staf
diloket pendaftaran, dimana dokumen rekam medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien
meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud
diatas dilampaui, rekam medik/ klinis dapat dimusnahkan, kecuali
persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10
tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya.
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal satu tahun. Kegiatan ini dilakukan oleh pengelola
obat/farmasi Puskesmas.
c. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat masuk dan keluar pada
bagian Tata Usaha Puskesmas
d. Surat rujukan pasien di tulis pada buku rujukan dan diarsipkan oleh bagian

SPO DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN Page 2/2

 Tata Usaha Puskesmas.
e. Penomoran surat keluar dan surat rujukan dilakukan dengan sesuai peraturan
penomoran yang telah ditentukan.
f. Laporan-laporan pelaksanan kegiatan seluruh program Puskesmas, baik
program wajib maupun program pengembangan dimasukan oleh pengelola
program pada Bagian Tata Usaha untuk di arsipkan dan dilaporkan ke Dinas
Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang telah ditentukan.
g. Pencatatan daftar kunjungan pasien disetiap poli dan laporan kegiatan
program dilakukan berdasarkan Format Sistem Informasi Kesehatan Daerah
(SIKDA) dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang
telah ditentukan.
3. Kepala Tata Usaha menetapkan format dokumen diatur/diseragamkan dengan
contoh format terlampir.
1. Format Rujukan Sesuai
2. Format Rujukan Bersama
3. Format Surat Keterangan Sehat
4. Format Surat Keterangan Istrahat
5. Format Surat Keterangan Sakit
6. Format Surat Jaminan Pelayanan Perawatan
7. Format Surat Perintah Rawat Inap
8. Format permintaan pulang paksa
9. Format Pelaporan SIKDA
6. Bagan Alir
Tata Usaha Tata Usaha Menetapkan
Pelayanan Kesehatan
UKP dan UKM di Melakukan Format Dokumen
dokumentasikan pada Pengumpulan
mutu Puskesmas Dokumen Arsip
lainnya
Puskesmas
Linsek / MMD /
SMD/ maupun
pertemuan-pertemuan
lainnya
Tata Usaha
Melakaukan
Penyimpanan
Arsip Puskesmas

7. Hal-Hal yang Melakukan pengarsipan dokumen arsip Puskesmas dengan teliti

Perlu
Diperhatikan
8. Unit Terkait Semua Unit Pelayanan/Program Puskesmas
9. Dokumen KTU
Terkait Semua Pelayanan Program Puskesmas
10. Rekaman
Historis
No Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal Mulai
Perubahan
Diberlakukan

SPO DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN Page 2/2