Dasar-Dasar Korespondensi Bisnsis

Pengertian Korespondensi Bisnis

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie

(Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. ,
korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat. Korespondensi atau surat menyurat
adalah kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau organisasi. Sedangkan
koresponden adalah pihak-pihak yang terlibat atau para pelaku korespondensi.

Pengertian dan fungsi surat

Pengertian surat adalah media komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan

kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus seperti penggunaan kertas,
model/bentuk, kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas dan pencantuman tanda tangan
dan atau stempel organisasi.

Fungsi Surat Antara lain :

1. Menyampaikan informasi yang tidak mungkin disampaikan secara tatap muka.

2. Mengirimkan berita yang tidak bergantung pada waktu, ruang, tenaga, dan biaya.
3. Alat bukti dalam suatu persengketaan.
4. Menyimpan informasi dalam waktu lama.
5. Memuaskan diri sendiri.
6. Memungkinkan seseorang menafsirkan dengan matang apa yang dimaksud oleh penulis.
7. Memberi kesempatan kepada penerima surat untuk menentukan reaksi yang diperlukan.
8. Memberikan kesempatan yang banyak kepada penulis surat untuk memilih kata dan kalimat
yang tepat, sehingga salah paham atau kemungkinan terjadinya perselisihan dapat dihindari.
9. Memberikan kesempatan kepada penerima surat untuk meminta bantuan orang lain
menyelesaikan informasi yang tertuang dalam surat.
10. Dapat digandakan untuk orang lain.
11. Hal-hal yang bersifat rahasia.

Peran Korespondensi

Dalam bisnis memegang peranan yang sangat penting dalam perdagangan international.
suatu transaksi yang dilakukan dengan cara tatap muka pada akhirnya akan dirumuskan
dalam bentuk tertulis, atau dokumen surat menyurat. Sehingga cara apapun yang dipakai
dalam transaksi bisnis baik melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, akhirnya
korespondensi tetap akan memegang peranan yang penting, sebab tanpa adanya
korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dan lain-lain maka
suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
KESIMPULAN
Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis.
Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat secara lancar
sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup profit secara maksimal.
Korespondensi bisnis masa kini diimplementasikan dalam bentuk pembuatan surat-surat
menggunakan teknologi informasi. Microsoft Word 2010 merupakan senjata yang paling ideal untuk
menyusun surat-surat bisnis secara praktis dan efisien.
Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari kegiatan
surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan surat menyurat ini adalah merupakan urat
nadi dari suatu perusahaan. Dari arus keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan
intensitas komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan.
Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengelompokan ide ide secara tepat. Ada dua
pendekatan organisasional yang cukup mendasar, yaitu pendekatan langsung dan tak langsung.
Dengan pendekatan langsung, ide pokok ditempatkan pada bagian terdahulu kemudian baru diikuti
bukti bukti pendukungnya, sedangkan pendekatan tak langsung, bukti bukti pendukung
ditempatkan terdahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Pendekatan langsung sangat baik diterapkan bagi pesan- pesan yang akan disampaikan.
Sementara itu, pendekatan tidak langsung adalah tepat untuk orang orang yang bersikap skeptis
atau tidak senang terhadap pesan pesan yang akan disampaikan.