MANUALES ADMINISTRATIVOS

Son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una serie de

elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de
accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que
sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.

Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones

en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y
mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de
las actividades que se le han encomendado.

Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones

peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

POR SU CONTENIDO:

Duhalt Krauss y Rodrguez y Valencia proponen la siguiente clasificacin de

manuales administrativos, por contenido y por funcin. Se refiere al contenido del
manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los
siguientes:

1) Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica

sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y
 posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la
tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a
una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma
parte de la organizacin.
2) Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las
relaciones. Adems define concretamente las funciones de cada una de las
reas que integran la institucin. stos a su vez se desglosan en dos tipos:
- El Manual General de Organizacin (Refleja la estructura orgnica a
partir del primer nivel).
- El Manual Especfico de la Organizacin (Comprende las funciones y
responsabilidades de un rea especfica). Los apartados que debe
contener este manual son:
Portada
ndice
Presentacin
Antecedentes
Marco Jurdico
Atribuciones
Estructura Orgnica
Descripcin de Puestos
Directorio
Firmas de autorizacin
3) Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal
sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito,
permite:
- Agilizar el proceso de toma de decisiones.
- Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
- Servir de base para una constante y efectiva revisin.
 - Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales
tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
4) Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los
procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la
actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer
las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal
de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar
la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Los lineamientos que deben contener los manuales de procedimientos son:
Cartula del manual
Contenido del manual
Documentacin de aprobacin tcnica y registro del manual
Documento de actualizacin
Introduccin del manual
Objetivo del manual
Portada
ndice del procedimiento
Objetivo del procedimiento
Normas de operacin
Descripcin narrativa del procedimiento
Diagramas de flujo
Anexos (Formatos o instructivos de llenado)
Glosario
Participantes en la elaboracin del manual
Directorio

Los manuales de procedimientos pueden ser de los siguientes tipos:

- Manual general de procedimientos que menciona los procedimientos

de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo
social, a fin de generar una lnea de accin uniforme. Y el Manual
especfico de procedimientos que consiste en elaborar los
procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin
 de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el
trabajo.
- El manual de contenido mltiple consiste en combinar dos o ms
categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa. En
organismos pequeos, un manual de este tipo puede interrelacionar
dichos conceptos, debindose separar en secciones. Un ejemplo de
este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y
organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se
interrelacionan en la prctica administrativa.
- El Manual de produccin abarca la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los problemas cotidianos para lograr su mejor y
pronta solucin.
- El Manual de compras define el alcance de las compras y los mtodos
a utilizar que afectan sus actividades.
- El Manual de personal abarca el General de Personal que contiene
una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y
polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal,
menciona aspectos como el reclutamiento y seleccin de personal. Y el
Manual especifico de reclutamiento y seleccin se refiere a una parte de
un rea especfica (el personal) y contiene toda la informacin respecto
al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.
- El Manual especfico de auditoria interna agrupa los lineamientos,
instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de
actividad, (auditoria interna en forma particular).

POR SU FUNCION ESPECFICA:

Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro

de este apartado puede haber los siguientes manuales:

1) Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar

las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de
fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de
 produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
2) Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito;
consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los
mtodos a utilizar que afectan sus actividades.
3) Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo
y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas
de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es
necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
4) Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas
instrucciones especificas a quienes en la organizacin estn involucrados
con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin
financiera.
5) Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal
interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales
como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema
contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control
de la elaboracin de informacin financiera.
6) Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito
de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms
importantes que puede contener este tipo de manual estn los siguientes:
operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones,
entre otros.
7) Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se
refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos
como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos
para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
8) Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin
operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia
para la unidad administrativa responsable de la actividad y como
 informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos
de este tipo de "Manual tcnico de auditora administrativa", y el "Manual
tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de
referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de
asesora.
9) Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las
labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comnmente mas detallados que un manual de procedimientos. El
supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene
muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un
manual de adiestramiento "explica cmo debe ejecutarse el encendido de
la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un manual
de procedimientos omitir esta instruccin y comenzara con el primer paso
activo del proceso. El manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas
programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin para
comprobar el nivel de comprensin del contenido por el usuario.

Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se refiere a las

necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin;
pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

POR LO GENERAL:

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los

siguientes manuales:

1) Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin
formal y definiendo su estructura funcional.
2) Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la
planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas
que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de
operar.
3) Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos
y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas
 generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el
personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

POR LO ESPECIFICO:

1) Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte

de un rea especfica (personal), y contiene la definicin uniforme respecto
al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.
2) Manual especfico de auditora interna: Consiste en agrupar
lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos
de actividad, aqu se refiere a la auditora interna en forma particular.
3) Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir
"polticas", pero de un rea especfica de la organizacin, sealando las
guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como:
contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.
4) Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar
los procedimientos en el orden de importancia de un e especfica, a fin de
capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el
trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
CONCLUSIONES

Como ltimo punto podemos concluir que los manuales administrativos nos
proporcionan aspectos positivos por el hecho de contar con ellos, un gran
problema con las pymes actualmente es que no se enfocan en la creacin
de los mismos, dejando pasar de esta manera, las muchas ventajas y
beneficios que nos brindan al tenerlos en una organizacin.
Nos damos cuenta que dichos manuales tienen una gran importancia,
porque son instrumentos tiles en la capacitacin del personal, aseguran
continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del
tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los diversos puestos que
existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos a
seguir se encuentran determinados por escrito, haciendo ms eficiente al
personal dentro de la organizacin.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada
empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar,
cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada
uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su
alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin.
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos
reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo
cual de ninguna manera le restan importancia.
Un manual tiene, entre otras cosas, las siguientes ventajas:
1.- Logra y mantiene un slido plan de organizacin.
2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin
del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3.- Facilita el estudio de los problemas de la organizacin.
4.- Sistematiza la iniciacin, la aprobacin y publicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
5.- Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y
compensacin del personal clave.