realizado o exame da documentao com a finalidade de se verificar se ela, de fato, est destinada ao arquivamento.

Tal condio poder ser

Inspeo verifica mediante a presena de despacho de arquivamento

Leitura minuciosa do documento com o objetivo de se verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes e a necessidade de
Estudo referncias cruzadas.

realizado o procedimento de classificao ou ratificao/retificao da Necessita de um Plano de Classificao

classificao recebida pelo documento com base em um esquema de
Classificao distribuio de documentos em classes, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela
produzido
Tem como fundamento o Princpio de Respeito aos Fundos
uma atividade intelectual de construo de instrumentos para organizao dos
documentos, independente da idade qual eles pertenam.

Operaes de Codificao Aposio, nos documentos, dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado: letras, nmeros, letras e nmeros e corres.
arquivamento

Alfabtica Sequncia das letras do alfabeto

Cronolgica Sucesso temporal (data)

a disposio metdica dos documentos dentro da unidade de classificao.

Ordenao Unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros etc.)
Geogrfica

Numrica Sequncia numrica atribuda aos documentos

Operao intelectual

Arquivamento a operao fsica de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificao e pela ordenao definida.

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