Universidad Autnoma de Nuevo Len

Facultad de Ciencias Qumicas

Ingeniera Ambiental
Aplicacin de las Tecnologas de la Informacin

Edicin avanzada
de documentos
Resmen de la unidad 1

Mtra. Alejandra Osorio Rodrguez

Equipo:
Yerlinda Guadalupe Izquierdo Rodrguez
Rene Lozano Rojas
Andrea Guadalupe Torres Alcubilla

Cd. Universitaria, San Nicols de los Garza, N.L., a 31 de agosto de 2017.

 Unidad 1 Edicin avanzada de documentos.

NDICE
Unidad 1 Edicin avanzada de documentos ..................................................................................... 3
1.1 Definicin y conceptos fundamentales de los documentos........................................................ 3
1.1.1 Importancia de los documentos en el contexto acadmico. ............................................................... 3
1.1.2 Tipos de documentos y sus principales caractersticas ....................................................................... 3
1.1.3 Metodologa para escribir y la aplicacin tecnolgica ......................................................................... 3
Estructura ................................................................................................................................................. 4
Formato .................................................................................................................................................... 4
1.1.4 Documentos y formatos ms comunes.............................................................................................. 4
Carta ......................................................................................................................................................... 5
Curriculum ................................................................................................................................................ 5
Documentos ms solicitados en ambiente acadmico ............................................................................. 5
Sugerencia para documentos extensos .................................................................................................... 6
1.1.5 Aplicaciones de las TI en la edicin de documentos ............................................................................ 6
1.2 Recursos para optimizar la productividad .................................................................................. 6
1.1.2 Estilos ................................................................................................................................................... 6
Definicin y caractersticas ....................................................................................................................... 6
Ventajas del uso de estilos........................................................................................................................ 7
Herramientas para el trabajo con estilos ................................................................................................. 7
1.2.2 Plantillas ............................................................................................................................................... 7
Definicin y caractersticas ....................................................................................................................... 7
Ventajas del uso de plantillas ................................................................................................................... 7
Tipos de plantillas ..................................................................................................................................... 8
Controles de contenido ............................................................................................................................. 8
1.2.3 Temas del documento ......................................................................................................................... 8
Definicin y caractersticas ....................................................................................................................... 8
Aplicacin.................................................................................................................................................. 9
1.2.4 Opciones de auto edicin .................................................................................................................... 9
Autocorreccin.......................................................................................................................................... 9
Autoformato ............................................................................................................................................. 9
Auto texto, un tipo de bloque de creacin ................................................................................................ 9
Etiquetas inteligentes ............................................................................................................................... 9
1.3 Documentos interactivos. ........................................................................................................ 10
1.3.1 Tablas ................................................................................................................................................. 10
Tablas con frmulas................................................................................................................................ 10
Tablas como base de datos. ................................................................................................................... 11
1.3.2 Hipervnculos. .................................................................................................................................... 11
Aplicacin................................................................................................................................................ 12
Hipervnculo personalizado. ................................................................................................................... 12
1.3.3 Documentos personalizados de distribucin masiva......................................................................... 12
Aplicacin................................................................................................................................................ 12
1.3.4 Formularios electrnicos. .................................................................................................................. 13

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Controles de formulario heredados ........................................................................................................ 13

Uso de formularios.................................................................................................................................. 13
Aplicacin................................................................................................................................................ 14
Opciones de impresin............................................................................................................................ 14

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 Unidad 1 Edicin avanzada de documentos.

Unidad 1 Edicin avanzada de documentos

1.1 Definicin y conceptos fundamentales de los documentos.
La competencia a desarrollar en esta unidad es el dominio de herramientas tecnolgicas,
donde le concepto clave es la accin de escribir, la esencia de la edicin y produccin
de documentos.
De manera tradicional, documento se define como un texto escrito que registra cualquier
informacin o acontecimiento, en el medio utilizado para plasmarlo generalmente es el
papel. Puede ser manuscrito o por medio de un software.
Los elementos bsicos de un documento, contiene caracteres, palabras, frases y
oraciones, que permiten expresar nuestras ideas pero siempre y cuando sigan un sentido
gramatical correcto.
Escribir es un instrumento de comunicacin, un medio de expresin, una herramienta de
reflexin y aprendizaje.

1.1.1 Importancia de los documentos en el contexto acadmico.

La escritura de documentos utilizada como estrategia para aprender requiere que los
estudiantes comprendan con claridad para que deben escribirlos y como se elaboran,
tambin que conozcan el objetivo del trabajo para que determinen el tipo de documento
y la manera correcta de redactarlo. No solo es por conseguir una calificacin, sino que,
el proceso alcanza su fin e impacta en la informacin.

1.1.2 Tipos de documentos y sus principales caractersticas

Los factores que determinan la calidad de los documentos son la claridad y la
presentacin.
Los trabajos escritos a los estudiantes suelen pedirse con temas de estudio o con los
resultados de algn tipo de experimento; por lo general son resmenes, ensayos o
reportes. Por otro lado, los profesionales presentan informes, cotizaciones, folletos,
memorias, redactan contratos o correspondencia.
La claridad est relacionada con la redaccin y procesadores de palabras, que pueden
facilitar la tarea de escribir, y tambin la manera de organizar pensamientos y revisar la
ortografa. La presentacin considera el aspecto o apariencia del documento, la cual
debe ser ordenada, legible y agradable a la vista.
Un escrito debe atraer la atencin, hacer que se tenga el deseo de leerlo. Tiene que ser
significativo, decir algo importante o de utilidad que genere una accin al lector.

1.1.3 Metodologa para escribir y la aplicacin tecnolgica

Etapa 1: elaborar un borrador

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Plasmar las ideas principales del mensaje, encabezados de lo que se desea escribir.
Organizar la estructura general del escrito.
Etapa 2: continuar con el complemento del texto
Escribir la esencia del texto e incorporar elementos de apoyo visual como tablas y
grficas. Sin ocuparse de perfeccionar el escrito, para no perder la concentracin.
Etapa 3: pulir el manuscrito
Repasar varias veces el texto, corregir lo que se considere pertinente hasta expresar de
forma adecuada la idea que se desea comunicar.

Estructura
Es la disposicin de las partes que integran un todo. En la elaboracin de documentos,
define la organizacin de los elementos que lo componen: ttulos, subttulos, prrafo,
tabla, grficos, entre otros. Los procesadores de palabra proporcionan herramientas
que pueden ser utilizadas en el momento de pensar lo que se escribe, definiendo la
estructura u organizacin del documento

Sugerencias referentes a la estructura.

Utilizar frases con palabras cortas. Al igual mezclar frases cortas y sencillas con otras
largas y compuestas
Utilizar prrafos limitados a un solo pensamiento o idea para marcar diferentes
conceptos
Variar la longitud de los prrafos, para que no resulte montono el ritmo de lectura
Dar importancia a conceptos importantes en prrafos de una sola frase.

Formato
El formato es otro factor, adems de la estructura, que afecta la legibilidad de los
escritos. Se refiere al diseo de la apariencia general de los documentos. La edicin
electrnica posibilidad la aplicacin de diversidad de formatos a caracteres, palabas,
prrafos, tablas, grficos y pginas con los cuales puede mejorar un documento.
En la configuracin de pginas se establecen los mrgenes para colocar encabezados
y pie de pgina. En el diseo de la pgina se especifica la seccin donde debe de
empezar. Las posibilidades de formato de prrafo incluyen las sangras y en espacio
arriba, entre lneas y abajo; la alineacin izquierda centrada, derecha o justificada; su
numeracin o jerarquizacin y el uso de vietas.
Sugerencias referentes al formato.
Los mrgenes izquierdo y derecho deben tener espacio para la encuadernacin
El tamao de fuente, para los jvenes, adultos el tamao 10 es el adecuado, para
ancianos y nios el tamao 12 o 14 lo puede facilitar.
Se resaltan los ttulos o encabezados de prrafo con una fuente y tamao diferente al
del texto normal.
Incluir diagramas y grficos como apoyo visual.

1.1.4 Documentos y formatos ms comunes

Los tipos de documentos se pueden clasificar de distintas formas, por ejemplo, por el
medio que los soporta, por la temtica que contienen, por la funcin que desempean o
por su gnero literario.

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Carta
En lo acadmico, los estudiantes recurren a cartas para solicitar algn servicio
administrativo o la aprobacin de su tema de tesis.
Elementos de una carta
Membrete: identificacin del remitente
Fecha de elaboracin
Nombre y direccin del destinatario
Saludo o apertura
Cuerpo principal (el mensaje)
Despedida
Firma, nombre y puesto del remitente

Curriculum
La finalidad del currculo vitae es documentar los datos personales, acadmicos y
laborales de una persona que aspira a un empleo. Su contenido debe de ser claro,
preciso, bien estructurado y fidedigno.
La eficacia de este documento depende de su contenido y presentacin, por lo que solo
se debe de incluir los datos relevantes, explicar brevemente su objetivo, la experiencia
laboral con los logros obtenidos en orden cronolgico, la formacin profesional con el
grado ms alto acreditado.

Documentos ms solicitados en ambiente acadmico

Resumen Exposicin precisa y breve de las ideas esenciales de un

asunto, texto, proceso o informacin que se han
estudiado, relativos a una sola fuente
Ensayo Escrito donde el autor expresa sus pensamientos y su
enfoque personal a uno o a diferentes temas y disciplinas
a profundidad por l.
Tesina Trabajo acadmico de extensin corta, emitido para la
evaluacin de una materia o la acreditacin de un
diplomado
Reporte Escrito concentrado en informar sobre un tema, hecho o
asunto especifico, sin aportaciones personales.
Tsis Disertacin que propone el aporte de nuevos
conocimientos. Basados en una investigacin que rene
informacin necesaria para responder a una pregunta y
solucionar un problema.

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Sugerencia para documentos extensos

Portada
Tabla de contenido
Numeracin de pagina
Encuadernacin
Impresin
Cubierta

1.1.5 Aplicaciones de las TI en la edicin de documentos

Las aplicaciones eficientes de las tecnologas de informacin en la edicin electrnica de
documentos es todo un proceso que en perspectiva integra las actividades que enfrentan
quienes realizan esta tarea.
Para mostrarse competentes en esta rea, los usuarios deben de saber reconocer
cuando y como utilizar procedimientos y funciones bsicas.

1.2 Recursos para optimizar la productividad

La mayora de los usuarios no emplean las todas las funciones que el programa le ofrece
para la mejora del documento. Es comn observar el proceso manual que realizan al
aplicar un formato personalizado a cada prrafo, siguiendo el procedimiento de marcar
el texto y seleccionar una a una las modificaciones en cuanto a tipo, estilo y tamao de
fuente, alineacin y espacio de prrafos entre otros.
Los usuarios competentes demuestran sus conocimientos y aptitudes cuando toman
decisiones correctas empleando de manera eficiente las herramientas que apoyan sus
actividades.

1.1.2 Estilos
Definicin y caractersticas
Los estilos son recursos que permiten agilizar el proceso de das formato al texto: es un
conjunto de especificaciones de formato establecidas y grabadas. Todo documento tiene
asociado un conjunto de estilos y cada prrafo es controlado por un estilo que se
clasifican como: predefinidos y definidos por el usuario.

Estilos predefinidos
Son estilos con los formatos ms comunes incluidos en el software y disponibles por
omisin. Al iniciar la elaboracin de un documento nuevo o blanco de manera automtica
se dispone de un conjunto de estilos predefinidos.
Los estilos predefinidos pueden ser modificados para personalizarlos pero no pueden ser
eliminados

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Estilos definidos por el usuario

En estos estilos definidos por el usuario la tcnica Diseo basado en ejemplo se utiliza
para crear nuevos estilos. Consiste en tomar como base un estilo para crear otro. El estilo
creado tendr el formato original ms las modificaciones realizadas.
Tipos de estilo
Se dispone de 5 tipos de estilo, prrafo, carcter, vinculado, tabla y lista
-Estilo prrafo: Afecta a prrafos completos y establece formatos de fuente y prrafo
-Estilo carcter: Afecta a caracteres, o segmentos de prrafo, slo establece formato de
fuente

Ventajas del uso de estilos

-Aplicar varias especificaciones de formato en una sola accin
-Cualquier cambio en un estilo se refleja
-Establece un diseo consistente y unificado para distinguirlo
-Dispone de estilos predefinidos y conjuntos que dan una presentacin sofisticada y
armnica

Herramientas para el trabajo con estilos

Estas se concentran en el grupo Estilos de la ficha Inicio en la Cinta de opciones.
Estas herramientas permiten visualizar, asignar, modificar, crear y eliminar estilos

Galera de estilos rpidos

Contiene un estilo donde se muestra el nombre y su formato

Panel de tareas Estilos

Contiene una seccin con la lista de los estilos disponibles donde se despliega el tipo de
fuente, nombre y tipo de estilo, al seleccionar alguno de ellos se asigna el texto o se
modifican, el estilo se observa el resultado

1.2.2 Plantillas
Definicin y caractersticas
Una plantilla se define como un archivo que contiene un patrn que combina estructura,
textos, imgenes y formatos.
La principal funcin de estos archivos es simplificar y agilizar la tarea de elaborar
documentos debido a que no parte de cero, pues se cuenta con la estructura, el diseo
de pgina, los estilos adecuados, incluye texto e imgenes entre otros elementos

Ventajas del uso de plantillas

-Rapidez en la captura del texto
-Rapidez en la aplicacin del formato
-Uniformidad o consistencia en la presentacin de los documentos

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Tipos de plantillas
-Plantillas predefinidas proporcionadas por el fabricante del software
-Plantillas diseadas o definidas por el usuario

Plantillas predefinidas
Las plantillas predefinidas son archivos suministrados para la elaboracin de los
documentos ms comunes como son: las cartas, portadas para fax, memorandos e
informes, entre otros.
Plantillas definidas por el usuario
El diseo puede partir de un formato bsico con un documento en blanco, de una plantilla
o de cualquier otro documento existente.

Controles de contenido
Permiten aadir al diseo de documentos y plantillas las siguientes funcionalidades: una
interface del usuario que gua y controla la entrada de datos, activar restricciones para
proteger la edicin de secciones o todo el documento, y la posibilidad de enlazar la
informacin de entrada a un origen de datos.

Nombre de control Descripcin

Texto plano Ofrece un espacio para la captura del texto plano o sin
formato
Texto enriquecido Ofrece un espacio para la captura de un prrafo con
formato
Imagen Ofrece un espacio para insertar una imagen

Cuadro combinado Control formato con un cuadro de texto que permite editarlo
directamente
Liga desplegable Selecciona una de las opciones previamente definidas por
el autor de la plantilla
Selector de fecha Facilita el ingreso de la fecha

Galera de bloque Se usa para especificar un conjunto de diseos de pgina

de creacin u otros bloques de creacin

1.2.3 Temas del documento

Definicin y caractersticas
Los temas son conjuntos de elementos de diseo que se complementan al incluir juegos
armnicos de colores, seleccin de fuentes para encabezados y el cuerpo del texto.
Las principales caractersticas son:
-Afectan al documento completo
-Pueden ser predefinidos o creados por el usuario
-No afecta el contenido
-Permiten consolidar una imagen para crear un tema en otro programa

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Aplicacin
Aunque se puede seleccionar un tema al inicio de un documento en blanco es ms visible
el efecto que causa al cambiarlo. Se selecciona un tema el cual modifica el diseo en
colores y fuentes

1.2.4 Opciones de auto edicin

Esta opcin automatiza la captura, correccin y formato de texto, adems de funciones
especiales para ejecutar algunas otras acciones, todas con la finalidad de facilitar y
agilizar la tarea de elaborar documentos.

Autocorreccin
Es una opcin en la que el usuario puede personalizar el texto para la reduccin de
errores, esta revisa y corrige automticamente errores tipogrficos, ya sea porque no se
escribieron correctamente o bien no se utiliz debidamente la mayscula en el texto.

Autoformato
Aplica formatos de manera automtica al texto mientras se escribe. En la venta de
dilogo se activan las alternativas que se consideren tiles o se desactivan las que no
se consideren as.

Auto texto, un tipo de bloque de creacin

Agiliza la elaboracin de documentos al organizar y facilitar el acceso a fragmentos de
textos o partes de documentos grficos previamente almacenados. Este bloque contiene
textos con formato o grficos frecuentemente utilizados

Etiquetas inteligentes
Tecnologas que amplan la capacidad de convertir, en este caso al procesador de
palabras, en herramientas para crear documentos basados en XML que aaden
funcionalidades especiales, programadas por expertos y que los usuarios de manera
transparente y con facilidad puedan activar y emplear.
Para estas tecnologas debers usar un documento inteligente; o simplemente
aprovechar los beneficios que ofrece para publicar y organizar la informacin.

Concepto
Son recursos que identifica y marca tipos determinados de datos y ofrece la ejecucin
de acciones adecuadas a ellos; algunas acciones a realizar pueden ser aadir un
contacto en otra aplicacin, complementar la informacin en el documento con la
direccin fsica, telfonos del contacto, etc. Esto desde el documento en el que ests
trabajando.

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1.3 Documentos interactivos.

En el mbito de las TICs interactividad es la accin entre una aplicacin y el usuario;
los documentos interactivos son documentos que integran elementos que aaden la
capacidad de interaccin entre el usuario y la aplicacin. A continuacin, se mostrarn
herramientas para producir documentos con cierto grado de interactividad.

1.3.1 Tablas
Una tabla es una estructura definida en columnas y filas, donde la interseccin de una
fila y una columna se identifica como celda, su funcin bsica es presentar datos de
manera organizada.

Tablas con frmulas

Un campo se utiliza para marcar datos que pueden cambiar en un documento. Se
insertan en lugares estratgicos a fin de llevar acabo las tareas especificadas en el
cdigo. El cdigo puede distinguirse porqu est encerrado entre llaves { }.

El campo Frmula se puede insertar en una tabla para que ejecute clculos con los
valores almacenados en la misma, ste campo calcula un nmero utilizando una frmula.

Sintxis de un campo frmula:

= FUNCIN (Argumentos)

Las funciones predefinidas ms comunes son MIN, MAX, AVERAGE, SUM, IF, AND. La
funcin SUM acepta cuatro argumentos predefinidos: izquierda, derecha, encima y
debajo. En el argumento se utiliza la coma (,) para separar las referencias individuales y
dos puntos (:) en caso de intervalos o rangos. La referencia de la celda se indica con una
letra la columna y con un nmero la fila en que se halla, como en Excel.

Insertar un campo frmula.

1. Colocar el punto de insercin en una celda
2. En la Cinta de opciones ir a Herramientas de tabla_ ficha Presentacin_grupo
Datos
3. Hacer clic en Frmula
4. Escribir la expresin en la ventana de dilogo Frmula
5. Clic en botn Aceptar

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Campo frmula Datos a

sumar
6 2 2 2
De esta forma puedes editar el campo 6 2 2 2
frmula desde la misma tabla. El cdigo
aparece entre corchetes y la frmula inicia
con el signo =.

Tablas como base de datos.

Las bases de datos almacenan informacin para que se use o maneje de acuerdo con
ciertos criterios. Los componentes bsicos de las bases de datos son las listas o tablas,
que estn formadas por registros y campos. Los registros son el conjunto de datos de
un elemento, mientras que los campos corresponden a un dato especfico de un registro.
Los procesadores de palabras permiten dar a las tablas la funcionalidad elemental de la
base de datos. Se estructura de forma que el nmero de columnas corresponda al
nmero de campos de la base de datos y las filas a los registros. La primera fila se llama
fila de encabezados y debe contener los nombres de los campos.

Crear una tabla con funcin de base de datos.

1. Crear la fila de encabezados y escribir los nombres de los campos.
2. Escribir los registros de manera directa en la tabla o a travs del Formulario de
datos.

La opcin Ordenar que se halla en la Cinta de opciones Herramientas de tabla, ficha

Presentacin, grupo Datos permite ordenar en forma alfabtica o numrica; ascendente
o descendente y si la lista es con o sin encabezado.

Enero Febrero Marzo Total

Sucursal A 1,200 2,000 1,900 5,100
Sucursal B 500 1,500 1,800 3,800
Total 8,900

Nombre del curso Precio desc. 5% Total

Windows Vista 500 25 475
MS Office Bsico 1,500 75 1,425
Internet 450 22.5 427.5

1.3.2 Hipervnculos.
Hipervnculo es un cdigo del lenguaje HTML que dirige la accin con un clic hacia otro
recurso local, de red o de Internet. Son esencialmente tiles cuando el lector consulta el
documento en el monitor, pues se aade interactividad para ampliar la informacin.

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andrea.torres0018@gmail.com

http://www.uanl.mx

Aplicacin.
Cuando en un documento se escribe la direccin de un sitio Web o una direccin de
correo electrnico, la estructura es reconocida por el procesador de palabras y de
manera automtica les aplica el formato clsico y active la funcionalidad para desplegar
la aplicacin del recurso.

Hipervnculo personalizado.
Los hipervnculos pueden ser personalizados dirigiendo las accciones en el mismo
documento, documentos en el disco duro local o en cualquier otra computadora de la red
o en Internet.

Secuencia para establecerlo: Cinta de opciones, ficha Insertar, grupo Vnculos, opcin
Hipervnculo.

1.3.3 Documentos personalizados de distribucin masiva.

Cuando tenemos la necesidad de comunicar la misma informacin a varias personas,
herramientas como combinar correspondencia son tiles.
El resultado de combinar correspondencia es la produccin de un conjunto de
documentos personalizados donde se mezcla texto fijo con elementos de bases de datos.

Archivos que intervienen en el proceso para combinar correspondencia:

Documento principal: archivo de Word que contiene texto y los grficos que
permanecen constantes.
Archivo origen de datos: archivo estructurado como base de datos con datos de
las personas a quienes se dirigir la correspondencia.
Documento combinado: archivo que contiene el conjunto de cartas, mensajes
de correo electrnico, sobres o etiquetas personalizadas para cada uno de los
registros de base de datos.

La ventaja del uso de esta herramienta es responder a correspondencia masiva con

mnimo de esfuerzo.

Aplicacin.
Es preferable preparar antes los documentos involucrados. Cuando estn listos los
documentos se trabaja con opciones que se encuentran en la ficha Correspondencia.
Pasos del procedimiento general:
1. Se ubica el archivo origen de datos.
2. Se crea el documento principal.

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3. Con el documento principal activo de establce la conexin con el archivo origen

de datos.
4. Se insertan los campos de combinacin de correspondencia.
5. Se obtiene una vista previa.

1.3.4 Formularios electrnicos.

Un formulario electrnico se define como una plantilla especial con formato similar al de
las formas preimpresas. Est compuesto por texto estandar que no se debe modificar y
por espacios llamados campos, donde se introducen los campos.

Controles de formulario heredados

Los espacios reservados para los datos variables del los formularios pueden ser
controladores de contenido, ahora los llamaremos controles de formulario heredados.

Tipos de Controles de formulario heredados.

Texto Acepta la introduccin de texto.

Casilla de verificacin Representa la seleccin de opciones no
excluyentes.
Lista despegable Es posible elegir una opcin para llenar el
campo.

Texto Casilla de
verificacin Lista despegable

Uso de formularios
Los formularios son documentos que se elaboran para un uso repetitivo. Para los que
se rellenan en pantalla es necesario crear un documento con el formato y texto
adecuados, que contenga los espacios o campos de formulario y se guarde como
plantilla.

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Aplicacin
El proceso inicia con la creacin de un documento en blanco tipo plantilla, luego se disea
el contenido, esto supone introducir el texto que no cambia, elementos grficos y los
controladores de formulario heredados.

Es conveniente recurrir al uso de tablas y usar estilos. Al terminar el diseo del formulario
es conveniente activar la opcin Proteger documento.

Los campos se pueden llenar desde el teclado usando diferentes comandos para pasar
de un campo a otro o retroceder. Pero tambin se puede llenar con el mouse.

Opciones de impresin.
Para imprimir el formulario completo se utiliza el procedimiento normal. Cuando slo se
utiliza la pantalla para el llenado se establece para el documento Imprimir slo los datos
de un formulario.

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