Anda di halaman 1dari 10

FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kasubag Umum & Kepegawaian

2. Kode Jabatan :

3. Unit Kerja :

Eselon I :

Eselon II :

Eselon III :

Eselon IV : Dinas Komunikasi dan Informatika

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

5. Ikhtisar Jabatan

Menyusun bahan bahan program kerja,mengkoordinasikan pelaksanaan,evaluasi pelaporan bidang surat menyurat
,kepegawaian, keuangan,dan pengelolaan barang inventaris, agar terwujud tertib adminstrasi.

6. Uraian Tugas

1. Menyusun rencana kerja urusan ketatausahaan umum dan kepegawaian mengenai data pegawai untuk
kelancaran pelaksanaan tugas

1.1 Mempelajari regulasi terkait

1.2 Menyusun rencana kegiatan kerja umum dan kepegawaian.

1.3 Menghimpun data tentang rencana program dan kegiatan.

1.4 Menganalisa dan menentukan skala prioritas kegiatan.

2. Melaksanakan kegiatan administrasi surat menyurat segera dilaporkan pimpinan agar disposisi tidak terlambat

2.1 Memerintahkan agendaris untuk mengelola surat masuk dan segera menyampaikannya kepada kepala
dinas untuk disposisi

2.2 Mengecek disposisi surat dari kepala dinas dan sekretaris lalu melanjutkannya kepada para pegawai yang
di-disposisi oleh kepala dinas maupun sekretaris

2.3 Memastikan disposisi surat sampai kepada pegawai yang dimaksud / ditugasi

3. Mengkoordinasikan dan menyusun rencana kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan barang-barang inventaris
guna sinkronisasi dan kelancaran pelaksanaan tugas

3.1 Mendata dan menyimpan barang inventaris

3.2 Menghimpun data inventaris

3.3 Meneliti dan mengolah data barang inventaris

3.4 Memberi petunjuk petugas penyimpan dan pengurus barang dalam penempatan barang inventaris serta
pemeliharaannya

3.5 Meminta penyimpan dan pengurus barang untuk membuat laporan barang inventaris kantor

4. Mengevaluasi Kepegawaian pengumpulan, pengolahan dan pelaporan administrasi kepegawaian untuk


memperoleh informasi terhadap capaian kinerja

4.1 Mempelajari pedoman peraturan kepegawaian.

4.2 Membuat usulan kenaikan pangkat, kenaikan berkala, pensiun

4.3 Membuat Daftar Urut Kepangkatan

4.4 Membuat laporan mekanisme kepegawaian

4.5 Mengusulkan kartu Taspen, Karpeg Karis, Karsu

4.6 Melakukan pembinaan pegawai.

5. Memeriksa pengelolaan kendaraan dinas sehingga kualitas kendaraan terjaga dengan baik

5.1 Melakukan pengecekan fisik dan menyusun estimasi kerusakan jika ada

5.2 Menyusun dan melaporkan estimasi biaya perbaikan kepada pimpinan

5.3 Melakukan perawatan dan atau perbaikan kerusakan yang ada

5.4 Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengelolaan kendaraan dinas kepada pimpinan

6. Melaksanakan pengurusan pembayaran listrik / telephone / air sehingga kontinyuitas pembayaran tepat waktu

6.1 Menyiapkan dokumen tagihan listrik / telephone / air

6.2 Mengurus tagihan listrik/telephone/air

6.3 Membuat laporan pengurusan tagihan listrik / telephone / air kepada pimpinan

7. Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman sehingga kebersihan kantor terjaga dengan baik

7.1 Memberi petunjuk dan arahan kepada anggota kebersihan (Cleaning Service)

7.2 Melakukan pengecekan kebersihan gedung dan halaman

7.3 Membuat laporan hasil pengawasan kebersihan gedung dan halaman kepada pimpinan

8. Melaksanakan saran dan pertimbangan kepada atasan untuk pedonam pelaksanaan tugas

8.1 Menyiapkan bahan masukan

8.2 Menyampaikan saran masukan

9. Menyusun dan melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan untuk pertanggungjawaban pelaksanaan tugas

9.1 Menyiapkan bahan laporan

9.2 Menyampaikan laporan secara lisan

9.3 Mengonsep laporan tertulisan

10. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan sebagai pedoman pelaksanaan tugas

10.1 Mengumpulkan bahan laporan kegiatan

10.2 Merekapitulasi bahan/data.

10.3 Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas dari hasil rekap data

10.4 Menyampaikan hasil laporan ke pimpinan

11. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib dalam administrasi

11.1 Mengumpulkan arsip-arsip/dokumen/surat yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dalam jabatan
dimaksud
11.2 Menyiapkan map folder, otner, boks arsip, almari dan rak arsip

11.3 Memasukkan arsip/dokumen/surat ke dalam map folder, otner, boks arsip, almari dan rak arsip

12. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya

12.1 Menghadiri rapat-rapat kedinasan

12.2 Mempelajari disposisi atasan

12.3 Menyusun laporan hasil rapat

12.4 Menyampaikan laporan hasil rapat kepada atasan.

12.5 Mengikuti Bintek/Sosialisasi

7. Bahan Kerja

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1 Peraturan Perundang- Menyusun rencana kerja urusan ketatausahaan umum dan kepegawaian mengenai
undangan untuk penyusunan data pegawai untuk kelancaran pelaksanaan tugas
program

2 Peraturan Daerah Kota Melaksanakan kegiatan administrasi surat menyurat segera dilaporkan pimpinan
Pekalongan untuk agar disposisi tidak terlambat
penyusunan program

3 Instruksi Lisan / Tertulis dari Mengkoordinasikan dan menyusun rencana kebutuhan pengadaan dan
pimpinan untuk pelksanaan pemeliharaan barang-barang inventaris guna sinkronisasi dan kelancaran
tugas pelaksanaan tugas

4 Surat-surat masuk untuk Mengevaluasi Kepegawaian pengumpulan, pengolahan dan pelaporan administrasi
ditindak lanjuti kepegawaian untuk memperoleh informasi terhadap capaian kinerja

5 Disposisi atasan untuk Memeriksa pengelolaan kendaraan dinas sehingga kualitas kendaraan terjaga
ditindak lanjuti dengan baik

6 Laporan Administrasi Barang Melaksanakan pengurusan pembayaran listrik / telephone / air sehingga
Inventaris untuk kontinyuitas pembayaran tepat waktu
memudahkan pelaksanaan

7 Data-data dan dokumen Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman sehingga kebersihan
terkait pelaksanaan tugas kantor terjaga dengan baik
untuk kelancaran
penytusunan

8 DPA untuk mengetahui jumlah Melaksanakan saran dan pertimbangan kepada atasan untuk pedonam
anggaran pelaksanaan tugas

9 Juklak dan Juknis untuk Menyusun dan melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan untuk
pedoman pelaksanaan tugas pertanggungjawaban pelaksanaan tugas

10 Peraturan Perundang- Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan sebagai pedoman pelaksanaan tugas
undangan untuk penyusunan
program

11 Data-data dan dokumen Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
terkait pelaksanaan tugas agar tertib dalam administrasi
untuk kelancaran
penytusunan
12 Disposisi atasan untuk Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan
ditindak lanjuti fungsinya

8. Perangkat/Alat Kerja

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1 1) ATK: untuk mencukupi Menyusun rencana kerja urusan ketatausahaan umum dan kepegawaian
kebutuhan administrasi 2) mengenai data pegawai untuk kelancaran pelaksanaan tugas
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

2 1) ATK: untuk mencukupi Melaksanakan kegiatan administrasi surat menyurat segera dilaporkan pimpinan
kebutuhan administrasi 2) agar disposisi tidak terlambat
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

3 1) ATK: untuk mencukupi Mengkoordinasikan dan menyusun rencana kebutuhan pengadaan dan
kebutuhan administrasi 2) pemeliharaan barang-barang inventaris guna sinkronisasi dan kelancaran
Computer/Laptop: untuk pelaksanaan tugas
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

4 1) ATK: untuk mencukupi Mengevaluasi Kepegawaian pengumpulan, pengolahan dan pelaporan


kebutuhan administrasi 2) administrasi kepegawaian untuk memperoleh informasi terhadap capaian kinerja
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional
5 1) ATK: untuk mencukupi Memeriksa pengelolaan kendaraan dinas sehingga kualitas kendaraan terjaga
kebutuhan administrasi 2) dengan baik
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

6 1) ATK: untuk mencukupi Melaksanakan pengurusan pembayaran listrik / telephone / air sehingga
kebutuhan administrasi 2) kontinyuitas pembayaran tepat waktu
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

7 1) ATK: untuk mencukupi Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman sehingga kebersihan
kebutuhan administrasi 2) kantor terjaga dengan baik
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

8 1) ATK: untuk mencukupi Melaksanakan saran dan pertimbangan kepada atasan untuk pedonam
kebutuhan administrasi 2) pelaksanaan tugas
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

9 1) ATK: untuk mencukupi Menyusun dan melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan untuk
kebutuhan administrasi 2) pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

10 1) ATK: untuk mencukupi Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan sebagai pedoman pelaksanaan tugas
kebutuhan administrasi 2)
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

11 1) ATK: untuk mencukupi Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
kebutuhan administrasi 2) agar tertib dalam administrasi
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

12 1) ATK: untuk mencukupi Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas
kebutuhan administrasi 2) dan fungsinya
Computer/Laptop: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 3) Internet: untuk
mencukupi kebutuhan
administrasi 4) Telpon: untuk
komunikasi secara cepat 5)
Mobil: untuk operasional
lapangan 6) Program kerja dan
Rencana kegiatan (RKA): untuk
pegangan operasional

9. Hasil Kerja

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1 Rencana Kegiatan, Mekanisme Kepegawaian Kegiatan

2 Pengelolaan surat menyurat Dokumen

3 Data inventaris kantor, pembelian / pengadaan inventaris kantor, pemeliharaan Dokumen


inventaris kantor

4 Usulan kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun, b. DUK, c. Laporan mekanisme Dokumen
kepegawaian, d. Taspen, Karpeg Karis, Karsu

5 Terlaksananya kualitas kendaraan dinas terjaga dengan baik Kegiatan


6 Terlaksananya Penggunan dan pembayaran Listrik,Telepon dan air dapat Dokumen
terkendali/tepat waktu

7 Terlaksananya Kebersihan halaman dan gedung Kantor terjaga dengan baik Kegiatan

8 Laporan Pelaksanaan tugas Dokumen

9 Menyelesaikan tugas tugas kedinasan Dokumen

10 Menyelesaikan tugas tugas dari atasan Dokumen

11 Tersimpannya surat-surat / arsip / dokumen penting dengan rapi dan tertib Dokumen

12 Data dan informasi hasil rapat, Laporan hasil rapat, Laporan hasil Bimtek / Dokumen
Sosialisasi

10. Tanggung Jawab

1. Kesesuaian rencana kegiatan Subbag Umum dan Kepegawaian dengan rencana operasional Sekretariat

2. Ketepatan waktu penyelesaian tugas sesuai dengan target yang ditetapkan

3. Kualitas kedisiplinan kinerja pegawai

4. Kelancaran pelayanan administrasi kepegawaian, kearsipan, kehumasan, keprotokolan, pengelolaan


perlengkapan dan rumah tangga, sesuai dengan rencana kegiatan Sekretariat

5. Keakuratan laporan inventarisasi aset Dinas

6. Ketepatan administrasi surat menyurat

11. Wewenang

1. Menetapkan program dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai
pedoman kerja;

2. Memberikan informasi kepada pegawai yang berkaitan dengan hak-hak kepegawaiannya

3. Meminta pendapat dan masukan atau mendiskusikan dengan seksi lain maupun staf mengenai perencanaan

4. Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia

5. Menegur dan menjatuhkan hukuman kepada bawahan yang melakukan pelanggaran sesuai dengan
kewenangan yang dimiliki

6. Meminta pegawai untuk melaksanakan penatausahaan administrasi surat menyurat, perlengkapan dan
kearsipan

12. Korelasi Jabatan

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1 Kepala Dinas Dinas Komunikasi dan Konsultasi dan mohon petunjuk


Informatika

2 Sekretaris Dinas Komunikasi dan Konsultasi, koordinasi dan mohon


Informatika petunjuk

3 Kasubbag Renval dan Keuangan Dinas Komunikasi dan Koordinasi


Informatika
4 Staf Sekretariat Dinas Komunikasi dan Perintah Tugas
Informatika

13. Kondisi Lingkungan Kerja

No Aspek Faktor

1. Tempat Kerja Dalam Ruangan

2. Suhu Dingin

3. Udara Sejuk

4. Luas Ruangan Luas

5. Letak Strategis

6. Pencahayaan Terang

7. Suara Tenang

8. Keadaan Tempat Kerja Bersih dan rapi

9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya

No Fisik/Mental Penyebab

1 Kejenuhan Karena melakukan pekerjaan yang selalu sama setiap hari

2 Kelelahan mata dan leher pegel Terlalu lama duduk dan menatap komputer/laptop untuk bekerja

15. Syarat Jabatan

15.1 Pangkat/Golongan Ruang Penata Tk.I - IIId

15.2 Kursus/Diklat

a. Perjenjangan Diklat PIM IV

b. Teknis BIMBINGAN TEKNIS BUDAYA KERJA BAGI FASILITATOR KELOMPOK


BUDAYA KERJA

15.4 Pengalaman Kerja Minimal 3 tahun di Subbag Umum dan Kepegawaian

15.5 Pengetahuan Kerja Peraturan dan ketentuan di bidang kepegawaian

15.6 Keterampilan Kerja Menyusun konsep dan perencanaan

15.7 Bakat Kerja G = Intelegensia;V = Bakat Verbal;Q = Ketelitian

15.8 Temperamen Kerja D = Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk
kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan;F =
Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung
penafsiran perasaan, gagasan, atau fakta dari sudut pandang pribadi;I =
Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan
mempengaruhi orang lain dalam pendapat, sikap atau pertimbangan
mengenai gagasan;J = Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan
perbuatan kesimpulan penilaian atau pembuatan peraturan berdasarkan
kriteria rangsangan indera atau atas dasar pertimbangan pribadi;M =
Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan peraturan,
pembuatan pertimbangan, atau pembuatan peraturan berdasarkan
kriteria yang diukur atau yang dapat diuji

15.9 Minat Kerja I (Investigatif) = Pekerjaan-pekerjaan yang meliputi antara lain:


Melakukan Penelitian;Membutuhkan kemampuan
matematis;Membutuhkan analisis kritis;Melakukan kegiatan
brainstorming (penciptaan ide/konsep);Penyelesaian masalah-masalah
abstrak;Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya akademis;Tugas-tugas
ilmiah;Pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan ketepatan tinggi.;S
(Sosial) = Pekerjaan-pekerjaan yang meliputi kegiatan-kegiatan seperti :
Menjalin hubungan dengan orang lain;Kegiatan-kegiatan yang sifatnya
sukarela / social;Memiliki tujuan yang sifatnya idealis;Berhubungan
dengan Klien/ Masyarakat;Mengajar / Berkomunikasi secara
intens;Kegiatan-kegiatan yang berkelompok atau tim;Aktifitas yang
membutuhkan keterampilan bersosial;Pekerjaan konsultasi/konseling
atau pembinaan.;C (Konvensional) = Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri
dari kegiatan-kegiatan antara lain : Administratif / tugas dasar
organisasi;Mengelola arsip;Menjalankan sistem atau rutinitas;Menyusun
pembukuan/akuntansi;Mengikuti kebijakan atau prosedur;Kegiatan yang
berhubungan dengan angka;Pelaporan yang rinci;Jadwal kerja yang ketat
dan terstruktur.

15.10 Upaya Fisik Berdiri;Berjalan;Duduk;Mendengar;Melihat;Memegang

15.11 Kondisi Fisik Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan Umur :


tidak ada syarat khusus Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus Berat
Badan : tidak ada syarat khusus Postur Badan : tidak ada syarat khusus
Penampilan : rapi

15.12 Fungsi Jabatan D2 = Menganalisis data;O1 = Berunding

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

No Satuan Hasil Jumlah Hasil (Dalam 1 Waktu Penyelesaian


Tahun)

1 Kegiatan 4 1200

2 Dokumen 52 40

3 Dokumen 4 1500

4 Dokumen 25 600

5 Kegiatan 5 600

6 Dokumen 12 1200

7 Kegiatan 12 900

8 Dokumen 5 1200

9 Dokumen 5 600

10 Dokumen 6 600
11 Dokumen 6 300

12 Dokumen 12 600

13. Butir Informasi Lain

Kota Pekalongan, 7 Sep 2017

Mengetahui Atasan Langsung Yang Membuat

(Drs.Kisworo Poso,M.Si) (Giyarna)

NIP. 19620413 199203 1 010 NIP. 19621005 198703 1 014