CAPTURING TACIT KNOWLEDGE

(Penyerapan Pengetahuan)

Kelompok 4

Oleh:

Nurdin Darwis (1411300065)

Moh Budhi Maulana (141130088)

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL VETERAN

YOGYAKARTA

2017
 CAPTURING TACIT KNOWLEDGE

(Penyerapan Pengetahuan)

1. TACIT KNOWLEDGE CAPTURE

Knowledge Capture and Codification merupakan fase pertama dari siklus Knowledge
Management, yang berkaitan dengan upaya mendapatkan tacit knowledge sehingga
dapat menjadi explicit dan explicit knowledge menjadi terorganisasi dan terkodifikasi.
Tahap ini masih pada tahap mendapatkan /identifikasi, belum sampai pada penciptaan
pengetahuan. Jika tahapan ini berhasil maka dilanjutkan dengan knowledge sharing
and dissemination lalu knowledge acquisition and application. Aktivitasnya meliputi
discovery, organization an integrated of knowledge into the fabric of organization
sehingga menjadi part of knowledge base of organization. Setiap organisasi memiliki
sebuah memory yang merupakan pengalaman karyawan dikombinasikan dengan
tangible data dan knowledge di organisasi. Menurut Crossans 4I model, organisasi
belajar melibatkan ketegangan antara asimilasi pembelajaran baru (eksplorasi) dan
menggunakan apa yang telah dipelajari (eksploitasi). Pembelajaran level individu,
kelompok, dan organisasi dihubungkan dengan proses sosial dan psikologis seperti
intuiting, interpreting, integrating, dan institutionalizing (4I) Dalam KM, penciptaan
atau penangkapan pengetahuan (knowledge creation or capture) dapat dilakukan oleh
individu yang bekerja untuk organisasi atau kelompok dalam organisasi,
2. Dimana semua merupakan community of practice (CoP). Hal ini benar-benar
dilakukan pada tingkat pribadi juga, karena hampir semua orang melakukan beberapa
penciptaan, menangkap , dan kegiatan kodifikasi pengetahuan (knowledge creation,
capture, and codification activities) dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Banyak
teknik penangkapan pengetahuan tacit (tacit knowledge capture) berasal dari teknik
yang awalnya digunakan dalam kecerdasan buatan (artificial intelligence) lebih
khusus, dalam pengembangan sistem pakar. Sistem pakar menggabungkan
pengetahuan yang dikumpulkan dari para ahli dan dirancang untuk tampil sebagai
yang dilakukan oleh para ahli. Istilah akuisisi pengetahuan diciptakan oleh para
pengembang sistem tersebut untuk merujuk pada berbagai teknik seperti wawancara
terstruktur, protokol atau berbicara tentang analisis, kuesioner, survei, observasi, dan
simulasi. Manajemen pengetahuan dalam pengaturan bisnis yang bersangkutan juga
sama dengan menangkap pengetahuan, mencari cara untuk membuat pengetahuan
tacit menjadi eksplisit (misalnya , mendokumentasikan praktik terbaik) atau
 menciptakan direktori ahli untuk mendorong berbagi pengetahuan melalui kolaborasi
sesama manusia Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels Akuisisi
pengetahuan dari individu atau kelompok dapat dicirikan sebagai transfer dan
transformasi keahlian yang berharga dari sumber pengetahuan (misalnya, keahlian
manusia, dokumen) ke penyimpanan pengetahuan (misalnya, memori
perusahaan,intranet). Proses ini melibatkan mengurangi konten dalam volume besar
dari beragam domain menjadi tepat, seperangkat fakta dan aturan yang mudah
digunakan untuk diolah kembali . Pendekatan yang digunakan untuk menangkap,
menjelaskan, dan kemudian pengetahuan kode tergantung pada jenis pengetahuan :
pengetahuan yang eksplisit sudah baik dijelaskan, tetapi kita mungkin perlu
meringkasan dari isi. Pengetahuan tacit, di sisi lain, mungkin memerlukan analisis
jauh lebih signifikan dan organisasi sebelum dapat dijelaskan dan
3. diwakilkan dengan sesuai. Cara di mana kita dapat mengatasi berbagai pengetahuan
tacit dari representasi grafis sederhana menjadi formulasi matematika canggih. Dalam
desain dan pengembangan sistem berbasis pengetahuan, atau sistem pakar, insinyur
pengetahuan mewawancarai ahli untuk subjek tertentu, menghasilkan model
konseptual pengetahuan kritis mereka, dan kemudian menerjemahkan model ini
menjadi model komputer ( misalnya , Hayes Roth, Waterman dan Lenat, 1983).
Tujuan global sistem tersebut adalah untuk mengekstrak dan membuat pengetahuan
eksplisit terutama prosedural. Pengetahuan prosedural adalah pengetahuan tentang
bagaimana melakukan sesuatu, bagaimana membuat keputusan, bagaimana
mendiagnosa, dan bagaimana untuk menentukan. Jenis lain dari pengetahuan,
pengetahuan deklaratif, menunjukkan pengetahuan deskriptif atau mengetahui apa
sebagai lawan mengetahui bagaimana . Segera menjadi jelas bahwa beberapa jenis
konten yang mudah diekstrak dan dimodelkan dalam cara apa pun yang mirip dengan
interaktif manual online atau membantu fungsi dalam bidang-bidang seperti rekayasa,
manufaktur, dan pendukung keputusan. Interaksi dengan para ahli dari subjek tertentu
yang dibutuhkan untuk membuat pengetahuan tacit menjadi eksplisit. Beberapa dari
teknik ini relevan dan berlaku untuk proses penangkapan pengetahuan tacit dalam
aplikasi manajemen pengetahuan. Tugas utama dilakukan oleh para insinyur
pengetahuan termasuk :
Menganalisa informasi dan aliran pengetahuan.
Bekerja dengan para ahli untuk memperoleh informasi.
 Merancang dan melaksanakan sistem pakar. Poin terakhir dapat diganti
dengan Merancang dan menerapkan sistem manajemen pengetahuan atau
gudang pengetahuan.

Di sisi lain seorang ahli suatu subjek tertentu harus dapat :

Menjelaskan pengetahuan penting.

Menjadi introspektif dan sabar.
Memiliki kemampuan komunikasi yang efektif.
4. Periset kecerdasan buatan lainnya, Parsaye (1988), menguraikan tiga pendekatan
utama berikut untuk akuisisi pengetahuan dari individu dan kelompok :
Mewawancarai para ahli.
Belajar dengan diberitahukan.
Belajar dengan observasi.

Ketiga pendekatan ini berlaku untuk menangkap pengetahuan tacit, tetapi tidak ada
satupun pendekatan yang harus digunakan dengan mengesampingkan hal yang lain.
Dalam banyak kasus, kombinasi dari pendekatan ini akan diperlukan untuk
menangkap pengetahuan tacit. Bagian berikut menyajikan perangkat dan pedoman
pada kekuatan dan kelemahan masing-masing sebagai sarana untuk membantu
memilih kombinasi teknik terbaik untuk menangkap pengetahuan dalam situasi yang
berbeda. Wawancarai Para Ahli Dua teknik yang lebih populer untuk mengoptimalkan
wawancara para ahli adalah wawancara yang terstruktur dan cerita. Wawancara
Terstruktur Wawancara terstruktur dari ahli materi pelajaran adalah teknik yang
paling sering digunakan untuk membuat pengetahuan tacit kunci individu ke dalam
bentuk yang lebih eksplisit. Di banyak organisasi, wawancara terstruktur dilakukan
melalui wawancara keluar yang diadakan ketika staf berpengetahuan dekat usia
pensiun. Sistem manajemen konten sangat cocok untuk penerbitan pelajaran mereka
belajar dan praktik terbaik terakumulasi selama bertahun-tahun mereka pengalaman di
organisasi. Teknik wawancara terstruktur memerlukan komunikasi yang kuat dan
keterampilan konseptualisasi. Selain itu, pewawancara harus memiliki pemahaman
yang baik dari materi pelajaran yang ada di tangan. Sesi ini menghasilkan data
tertentu untuk menanggapi pertanyaan terfokus . Wawancara terstruktur juga dapat
digunakan untuk mengklarifikasi atau memperbaiki pengetahuan awalnya
 menimbulkan interaksi yang tidak terstruktur. Pewawancara harus menggariskan
tujuan spesifik dan pertanyaan untuk sesi akuisisi.

5. Pengetahuan. Pihak yang diwawancara harus disediakan dengan tujuan sesi dan
sampel pertanyaan tetapi biasanya bukan pertanyaan khusus yang akan ditanyakan.
Cerita Cerita adalah alat lain yang sangat baik untuk menangkap dan coding
pengetahuan tacit. Sebuah cerita organisasi adalah sebuah narasi rinci tindakan
manajemen, interaksi karyawan, dan acara intraorganizational lainnya yang
dikomunikasikan secara informal dalam organisasi. Sebuah kisah dapat didefinisikan
sebagai menceritakan suatu kejadian atau serangkaian kejadian terhubung, apakah
benar atau fiktif (Denning , 2001). Snowden ( 2001 ) mendefinisikan narasi sebagai :
bukan hanya menceritakan, membangun atau bahkan memunculkan cerita, ini
adalah tentang memungkinkan pola budaya, perilaku, dan pemahaman yang
diungkapkan oleh cerita muncul ( p. 1 ). Sebuah cerita organisasi dapat didefinisikan
sebagai narasi rinci tindakan masa lalu manajemen, interaksi karyawan, atau kejadian
penting lainnya yang telah terjadi dan yang telah dikomunikasikan secara informal
(Swap et al., 2001). Menyampaikan informasi dalam cerita menyediakan konteks
yang kaya, menyebabkan cerita untuk tetap berada dalam memori sadar dan
menciptakan jejak memori lebih daripada yang mungkin dengan informasi yang tidak
dalam konteks. Cerita dapat meningkatkan pembelajaran organisasi,
mengkomunikasikan nilai-nilai dan aturan set, dan berfungsi sebagai kendaraan yang
sangat baik untuk menangkap, coding, dan transmisi pengetahuan tacit yang berharga.
Belajar dengan diberitahukan Dalam pembelajaran dengan diberitahukan, pihak yang
diwawancarai mengungkapkan dan memurnikan pengetahuannya, dan pada saat yang
sama, manajer pengetahuan menjelaskan dan memvalidasi artefak pengetahuan yang
membuat pengetahuan ini dalam bentuk eksplisit. Bentuk akuisisi pengetahuan
biasanya melibatkan domain dan analisis tugas, proses pelacakan, dan analisis
protokol dan simulasi. Proses penelusuran dan analisis protokol yang diadaptasi dari
teknik-teknik psikologis. Informasi yang digunakan, pertanyaan yang diajukan,
tindakan yang diambil, alternatif yang dipertimbangkan, dan keputusan yang diambil
adalah jenis pengetahuan yang diperoleh di sesi tersebut (misalnya, Svenson, 1979;
McGraw dan Seale, 1987; Gammack dan Young, 1985).
6. Simulasi sangat efektif untuk tahap selanjutnya akuisisi pengetahuan, memvalidasi,
penyulingan, dan menyelesaikan proses menangkap pengetahuan. Peralatan mungkin
 termasuk program perangkat lunak dan alat peraga seperti model, skema, dan peta.
Belajar dengan observasi Setidaknya ada dua jenis keahlian yang dapat dilihat :
keterampilan motorik (misalnya, operasi sepotong mesin, naik sepeda) dan keahlian
kognitif (misalnya, membuat diagnosis medis). Keahlian adalah demonstrasi
penerapan pengetahuan. Pendekatan pembelajaran dengan observasi melibatkan
penyajian ahli dengan masalah sampel, skenario, atau studi kasus yang ahli kemudian
memecahkan masalah. Meskipun kita tidak dapat mengamati pengetahuan seseorang,
kita dapat mengamati dan mengidentifikasi keahlian. Kuncinya adalah dengan
menggunakan audio atau video untuk merekam apa yang ahli ketahui. Metode lain
untuk menangkap pengetahuan tacit Sejumlah teknik lain dapat digunakan untuk
menangkap pengetahuan tacit dari individu dan dari kelompok, termasuk :
Ad hoc sessions
Road maps.
Learning histories.
Action learning
E-learning.
Learning from others through business guest speakers and benchmarking
Against best practices.

Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level Akuisisi pengetahuan

organisasi adalah proses kualitatif berbeda dari apa yang terjadi pada tingkat individu
dan kelompok. Sedangkan di tingkat kelompok kami terutama prihatin dengan
mengidentifikasi dan coding pengetahuan yang berharga, yang sebagian besar tacit
secara alamiah, menangkap pengetahuan organisasi terjadi pada tingkat makro.
Pendekatan yang baik diusulkan oleh Malhotra (2000),

7. yang menguraikan empat proses akuisisi pengetahuan organisasi utama:

grafting,
vicarious learning
pengalaman belajar dan
proses inferensial.

Sample Knowledge Acquisition Session Template Hasil dari semua empat jenis
knowledge capture organisasi pada akhirnya akan berada dalam beberapa jenis
repositori pengetahuan. Penerima memori organisasi ini biasanya beberapa bentuk
 database pada intranet atau extranet. Penangkapan pengetahuan tersebut telah,
sebagian besar, sudah terjadi, yang berarti kita dapat melanjutkan lebih langsung ke
kodifikasi konten ini. Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level Akuisisi
pengetahuan organisasi sebuah proses yang berbeda secara kualitatif dan berasal dari
apa yang terjadi pada level individu dan kelompok. Jika pada level kelompok, kita
terfokus pada mengidentifikasi dan mengkoding pengetahuan berharga, yang sebagian
besarnya tacit yang alami, pemahaman pengetahuan organisasi berlangsung pada level
yang lebih makro atau secara keseluruhan. Pendekatan yang baik dikemukakan oleh
Malhotra (2000), yaitu

8. Ada 4 proses akuisisi pengetahuan organisasi :

1. Grafting (penyambungan)
Perpindahan pengetahuan yang melibatkan antara perusahaan. Ini adalah proses
pembelajaran dimana perusahaan memperoleh akses untuk menugasi atau
memproses pengetahuaan tertentu yang sebelumnya belum tersedia di dalam
perusahaan. Hal ini biasanya diperoleh melalui penggabungan, akuisisi, atau
aliansi yang didalamnya langsung melalui antara perusahaan-perusahaan (Huber
1991). Contoh: transfer teknologi atau bentuk lain dari pengetahuan eksplisit,
video, musik, dan lainnya.
2. Vicarious Learning (pembelajaran yang menggantikan)
Proses-proses dimana terjadinya melalui suatu perusahaan yang mengamati
demonstrasi teknik atau prosedur dari perusahaan lain. Contoh: studi
benchmarking(perbandingan) dimana perusahaan dapat mengadopsi best practice
dari perusahaan pemimpin industri sejenis lainnya.
3. Akuisisi Experiential Knowledge (akuisisi pengetahuan pengalaman)
Melibatkan akuisisi pengetahuan di dalam perusahaan yaitu pengetahuan yang
diciptakan dengan melaksanakan dan mempraktikan secara langsung.
Pengulangan berlangsung berdasarkan pengalaman yang bergantung pada kurva
pembelajaran untuk membangun rutinitas dan prosedur. Tipe pengetahuan ini
pada mulanya tacit tetapi dapat dengan mudah dikodifikasi dan ditransfer
(Pennings, Barkema, dan Douma, 1994; Starbuck, 1992).
4. Inferential Process (proses yang dapat disimpulkan)
Pembelajaran di dalam perusahaan terjadi dengan melakukan maupun
mengerjakan. Namun akuisisi pengetahuan terjadi terutama melalui interpretasi
 atas kejadian, keadaan, perubahan, dan hasil-hasil yang relatife mengacu terhadap
aktivitas yang dikerjakan dan keputusan yang dibuat. Pembelajaran bersifat
eksperimen, deduktif dengan membuat kesimpulan dari suatu kejadian dan
membangun hubungan sebab-akibat antara tindakan dan hasilnya. Hasil dari
keempat jenis diatas yaitu penangkapan pengetahuan organisasi akhirnya akan
berada pada suatu jenis repository pengetahuan. Repository ini adalah penerimaan
memori organisasi dan wadah yang biasanya berbentuk database pada intranet
atau ekstranet. Berikut adalah Contoh Akuisisi Pengetahuan yang berbentuk
template.
9. EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION
Pengetahuan dapat dibagi melalui komunikasi pribadi dan interaksi, seperti yang kita
lihat di kuadran pertama, sosialisasi, dari Nonaka dan Takeuchi KM Model.
Pengetahuan kodifikasi adalah tahap berikutnya dalam memanfaatkan pengetahuan.
Dengan mengubah pengetahuan menjadi bentuk nyata, eksplisit seperti dokumen,
pengetahuan yang dapat dikomunikasikan lebih luas dan biaya rendah. Masalah
pertama adalah bahwa kualitas, yang meliputi:
Akurasi
mudah dibaca
dimengerti,
aksesibilitas,
mata uang, dan
otoritas / kredibilitas. Pengetahuan kodifikasi
10. melayani peran penting yang memungkinkan apa yang secara kolektif dikenal untuk
dibagikan dan digunakan. Jika pengetahuan dikodifikasi dengan cara materi (yaitu,
diberikan eksplisit), maka dapat dibagi lebih luas baik dari segi penonton dan waktu
durasi . Pengetahuan harus dikodifikasikan agar dapat dipahami, dipelihara, dan
diperbaiki sebagai bagian dari memori perusahaan. Kodifikasi eksplisit pengetahuan
dapat dicapai melalui berbagai teknik seperti kognitif pemetaan, pohon keputusan,
taksonomi pengetahuan, dan analisis tugas. Setelah keahlian, pengalaman, dan
pengetahuan telah diberikan eksplisit, biasanya melalui beberapa bentuk wawancara,
konten yang dihasilkan dapat direpresentasikan sebagai peta kognitif. Sebuah peta
kognitif atau pengetahuan adalah representasi dari "model mental" pengetahuan
seseorang dan memberikan bentuk yang baik dari dikodifikasikan pengetahuan.
Model mental adalah representasi simbolis atau kualitatif sesuatu di dunia nyata.
Node dalam peta adalah konsep-konsep kunci, dan link mewakili keterkaitan antara
konsep-konsep. Ini dapat ditarik secara manual dengan merekam kecil perhatikan
halaman di dinding, papan tulis, atau perangkat lunak visualisasi, mulai dari alat
pemetaan brainstorming yang sederhana untuk. Tujuan dari sistem ini adalah untuk
lebih mengatur pengetahuan eksplisit dan menyimpannya dalam memori perusahaan
untuk retensi jangka panjang. Alat lain yang banyak digunakan untuk eksplisit
pengetahuan coding adalah Common-Metodologi KADS yang merupakan metodologi
rekayasa pengetahuan berpusat pada enam model dari sebuah organisasi:
Tugas model proses bisnis organisasi.
Agen model penggunaan pelaksana 'pengetahuan, baik manusia dan buatan, untuk
melaksanakan berbagai tugas dalam organisasi.
Model Knowledge yang menjelaskan secara rinci struktur pengetahuan dan jenis
yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas.
Model komunikasi yang model transaksi komunikatif antara agen.
Model Desain yang menentukan arsitektur dan persyaratan teknis diperlukan
untuk menerapkan sistem yang mewujudkan fungsi rinci oleh pengetahuan dan
komunikasi model.

Dalam rangka mengimplementasikan KADS, organisasi dianalisis untuk

mengidentifikasi masalah pengetahuan berorientasi, menggambarkan aspek organisasi
yang mungkin mempengaruhi solusi pengetahuan (misalnya, budaya, sumber daya),
dan menggambarkan bisnis proses dalam hal agen diperlukan, lokasi, aset
pengetahuan dikerahkan, dan langkah-langkah pengetahuan intensitas dan signifikansi
(misalnya, kekritisan misi). Pohon keputusan Pohon keputusan adalah metode lain
yang digunakan secara luas untuk menyusun pengetahuan eksplisit. Representasi ini
adalah baik kompak dan efisien. Pohon keputusan biasanya dalam bentuk flowchart,
dengan jalur alternatif yang menunjukkan dampak yang berbeda keputusan yang
dibuat pada titik titik. Sebuah pohon keputusan dapat mewakili banyak "aturan," dan
ketika Anda mengeksekusi logika dengan mengikuti jalan ke bawah itu, Anda secara
efektif melewati aturan yang tidak relevan dengan kasus di tangan. Pengetahuan yang
diambil dari pekerja pemeliharaan dapat dikodekan dalam pohon keputusan untuk
membantu pekerja pemeliharaan masa depan melaksanakan penggantian suku cadang
 dan pekerjaan lain pada keputusan berdasarkan jadwal daripada bereaksi terhadap
bagian menjadi usang.

11. Taksonomi pengetahuan Konsep ini dapat dilihat sebagai blok bangunan pengetahuan
dan keahlian. Kita masing-masing menggunakan definisi internal kita sendiri konsep
untuk membuat rasa dunia di sekitar kita. Setelah konsep-konsep kunci telah
diidentifikasi dan ditangkap, mereka dapat diatur dalam hierarki yang sering disebut
sebagai pengetahuan struktural taksonomi. Taksonomi Pengetahuan memungkinkan
pengetahuan untuk menjadi grafis direpresentasikan sedemikian rupa sehingga
mencerminkan organisasi konsep dalam bidang keahlian tertentu atau organisasi pada
umumnya. Taksonomi adalah sistem klasifikasi dasar yang memungkinkan kita untuk
menggambarkan konsep dan dependensi-biasanya mereka secara hirarkis. Semakin
tinggi up konsep ditempatkan, yang lebih umum atau generik konsep ini. Semakin
rendah konsep ditempatkan, semakin spesifik sebuah instance itu adalah kategori
tingkat yang lebih tinggi. Sebuah konsep penting yang mendasari taksonomi adalah
gagasan tentang warisan. Taksonomi yang paling berguna dalam organisasi
pengetahuan deklaratif seperti yang diwujudkan oleh sistem diagnostik. Pembangunan
taksonomi melibatkan identifikasi, mendefinisikan, membandingkan, dan
pengelompokan elemen. organisasi taksonomi pengetahuan, bagaimanapun, didorong
bukan oleh dasar pertama prinsip-prinsip atau "nyata" atribut tetapi melalui
konsensusklasifikasi dari data yang awalnya unclassified. dalam hirarki
12. analisis cluster, pengelompokan disusun dalam bentuk pohon hirarkis. Analisis grid
perbendaharaan adalah teknik berdasarkan teori yang menyatakan setiap orang
berfungsi sebagai ilmuwan yang mengklasifikasikan atau mengatur atau dunianya.
berdasarkan klasifikasi ini, individu dapat membangun teori dan bertindak
berdasarkan pada teori-teori ini.