5) PROSEDUR PENGADAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL

A. DESKRIPSI SINGKAT
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil merupakan sebuah proses kegiatan untuk mengisi formasi
yang lowong menurut kebutuhan sebuah organisasi Negara. Formasi yang lowong
disebabkan oleh 2 hal yakni adanya PNS yang dan atau adanya perluasan organisasi. Oleh
karena itu pengadaan Pegawai harus didasarkan pada kerpuan baik itu dalam arti secara
kuantitas maupun secara kualitas. Dengan perkataan lain seorang pegawai diangkat untuk
menduduki jabatan tertentu, maka dibutuhkan seorang yang mempunyai kompetensi sesuai
jabatan yang diemban. Untuk dapat diangkat menjadi Pegawai negeri seorang harus
memenuhi syarat baik umum maupun khusus sebagaimana disyaratkan jabatan yang
tersedia.

B. ISTILAH
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil adalah proses kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong
dalam suatu organisasi Negara.
Pegawai Negeri Sipil/PNS adalah setiap warga Negara Republik Indonesia yang telah
memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat berwenang dan diserahi tugas
dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negera lainnya, dan digaji berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pejabat berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan mengangkat,
memindahkan dan memberhentikan berdasarkan peraturan peruandang-undangan.

C. REFERENSI
Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
Undang undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-
undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok pokok Kepegawaian;
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian
PNS;
Peraturan Pemerintah No. 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS jo Peraturan
Pemerintah No.12 Tahun 2002 tentang
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2003 tentang weweng
Pengangkatan, Pemindahan dan Pemeberhentian Pegawai Negeri Sipil;
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;
Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi dan
tata Kerja Universitas Nusa Cendana;
Keputusan Mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta Universitas
Nusa Cendana.
D. PERSIAPAN
Mempersiapkan formasi ketenagaan berdasarkan usulan kebutuhan dari setai Unit Kerja di
Universitas Nusa Cendana

E. PELAKSANAAN
Membuat buku daftar kebutuhan ketenagaan/formasi berdasarkan kebutuhan dari setiap
Unit Kerja ;
Mengirim daftar kebutuhan ke Kemdikbud untuk diproses agar ditetapkan oleh Menpan;
Kemdikbud menerima penetapan formasi menurut kebutuhan tiap Unit Kerja dilingkungan
Kemdikbud, membuat JUKLAK dan mendistribusikan ke setiap Unit Kerja;
Bagian Kepegawaian Universitas menerima JUKLAK, dan membentuk Panitia Selekasi;
Panitia melaksanakan proses seleksi;
Melakukan pemberkasan dan mengirim ke Kemdikbud untuk diproses lebih lanjut agar
mendapatkan penetapan NIP/Nomor Induk Pegawai.
Menerima SK CPNS dari Kemdikbud;
Penempatan dan menerbitkan SPMT dan mengarsipkan.

F. RINGKASAN KEGIATAN
Tujuan Penjelasan Prosedur Pengadaan Pegawai Negeri Sipil
dilingkungan Universitas Nusa Cendana
Ukuran Keberhasilan Terlaksananya Proses Pengadaan Pegawai Negeri yang
dibuktikan dengan diangkatnya CPNS untuk mengisifi
formasi menurut kebutuhan Unit Kerja.
Ruang Lingkup Mulai dari penyusunan daftar Formasi, melaksanakan
seleksi, sampai dengan penempatan CPNS
Pihak yang terlibat 1. Rektor
2. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
3. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
4. Pembantu Rektor II
5. Kepala BAUK
6. Biro Kepeg Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI
7. BKN
8. Bagian Kepegawain Undana
9. Fakultas
Acuan Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional;
Undang-undang RI No.43 Tahun 1999 tentang
Perubahan atas Undang-undang No.8 tahun 1974
tentang Pokok-pokok Kepegawaian;
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 9
Tahun 2000 Jo Peraturan Pemerintah Republik
 Indonesia Nomor 12 2002 tentang Kenaikan Pangkat
PNS;
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60
tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;
Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor:
0180/0/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja
Universitas Nusa Cendana;
Keputusan mendiknas. Republik Indonesia Nomor: 2
tahun 2009 tentang Statuta Universitas Nusa Cendana.

Penanggung jawab utama Rektor

Dokumen yang digunakan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor .. Tahun
.. tentang ..

No Penjelasan Output
1 Bagian Kepegawaian menghimpun dan menyusun Buku dafatar kebutuhan
daftar kebutuhan/formasi dari setiap Unit kerja tenaga/formasi Universitas
untuk dijadikan daftar kebutuhan Universitas
2 Setelah data diolah menjadi daftar/buku Daftar kebutuhan/formasi di
kebutuhan/formasi, kemudian dikirim ke Kemdukbud kirim ke Kemdikbud
untuk diproses agar mendapat penetapan dari
Menpan
3 Proses penetapan formasi dilakukan di Kemdikbud Formasi ditetapkan untuk
dan KemPANRBK, pihak Universitas dilibatkan dalam setiap Unit Kerja
dalam penentuan kebutuhan formasi di Kemdikbud.
4 Kemdikbud membuat JUKLAK dan didistribusikan ke JUKLAK
setiap Unit Kerja di lingkup Kemdibud.
5 Bagian Kepegawaian menerima JUKLAK dari Panitia Seleksi terbentuk
Kemdikbud, lalu membentuk PANITIA seleksi
penerimaan CPNS
6 Melaksanakan Seleksi, yakni diawali dengan Formasi terisi
Pengumuman lewat mas media, melakukan
pendaftaran, seleksi administrasi,tes tertulis, tes
psikotes, dan wawancara.
7 Panitia melakukan pemberkasan, dan mengirim CPNS mendapatkan NIP
bahan usul penerbitan SK dan penetapan NIP bagi
pelamar yang dintakan lulus seleksi.
8 Kemdikbud mengeluarkan SK dan mendistribusikan SK CPNS
ke Unit kerja masing-masing
9 Bagian Kepgawaian Universitas menerima SK dari CPNS dipanggil untuk
Kemdikbud, membuat panggilan kepada CPNS menerima SK
10 CPNS ditempatkan sesuai Jabatan yang dilamar dan CPNS melaksanakan tugas
diterbitkan SPMT
G. Diagram Alir.
Prosedur Pengadaan Pegawai Negeri Sipil

PEMBANTU REKTOR II BAGIAN KEPEGAWAIAN KEMDIKBUD

UNIVERSITAS / PANITIA SELEKSI

Mulai
Menerima
Usulan Formasi
Mengumkan
dari Unit
Seleksi
Data base Penerimaan
Pegawai Pegawai

Beban kerja Unit

Dokumen
Menganalisis Dari
Persyaratan Pelamar Data kebutuhan
Kebutuhan
Pegawai Pegawai

Mengecek
Kelengkapan
Administrasi
Beban kerja Unit
Menetapkan
Formasi dari
Data kebutuhan Unit
Pegawai
Lengkap
Tidak

Membuat &
YA Selesai Mendistribusi
kan JUKLAK
Mengirim ke
Kemdikbud
Melakukan
Selekasi
Penerimaan Membuat SK
Pegawai &Mendistribusi
Proses penetapan kan ke Unit
Formasi Kerja

Lulus
Tidak
Seleksi
Membentuk 1
PANITIA
Selesai
YA

Pemberkasan &
Mengirim Ke
Kemdikbud
CPNS Menerima
SK dan
Melaksanakan
Tugas
Menerima SK
dan Membuat
SPMT
Selesai
H. PENJELASAN
1. Bagian Kepegawaian menghimpun data kebutuhan Pegawai dari Fakultas/Unit kerja dan diolah
menjadi daftar kebutuhan penyusunan Formasi Universitas/data base untuk selanjutnya
bersama pimpinan Universitas dibahas untuk mennentukan jumlah Kebutuhan/ Formasi tahun
berikutnya. (Jangka waktu 1 minggu)
2. Pimpinan melakukan analisis terhadap kebutuhan pegawai/formasi berdasarkan data base
yang tersedia dan mengajukan permintaan formasi ke Kemdikbud ; (Jangka Waktu 3 hari)
3. Mengirim kebutuhan pegawai/formasi ke Kementerian untuk dilakukan proses penetapan di
tingkat Kementerian ; (Jangka Waktu 3 Hari)
4. Proses penetapan berlangsung di Kementerian. Setelah formasi ditetapkan dan disetujui oleh
MEMPAN RBK, maka Kemdikbud membuatkan JUKLAK mengenai pelaksanakan penerimaan
Pegawai di lingkungan Kemdikbud;
5. Pimpinan menerima formasi dari Kemdikbud dengan JUKLAK, membentuk Panitia Seleksi
Pegawai yang terdiri atas Unsur Pimpinan dan Personalia di bagian Kepegawaian;
6. Panitia mengeluarkan Pengumuman Resmi di media masa, perihal pembukaan penerimaan
Pegawai di Lingkup Kemdikbud dangan mencantumkan syarat-syarat administrasi yang harus di
penuhi oleh pelamar, serta waktu dan tempat pendaftaran dilakukan;
7. Petugas melakukan seleksi adminstrasi terkait kelengkapan dokumen terhadap semua berkas
lamaran yang masuk, bagi pelamar yang kelengkapan administrasi tidak lengkap dinyatakan
gugur, dan bagi yang kelengkapannya dinyatakan lengkap disertakan dalam seleksi lanjutan;
8. Panitia melakukan seleksi tertulis meliputi, Tes TPU dan Tes TBS. Pelamar yang dinyatakan Lulus
Tes tertulis dapat mengikuti tes Psikologi dan wawancara. Pelamar yang dinyatakan tidak lulus
dianggap gugur ;
9. Panitia melakukan pemberkasan atas berkas Pelamar yang dinyatakan Lulus, dengan diminta
untuk segera melengkapi bahan untuk diusulkan penerbitan SK dan NIP ke Kementerian;
setelah melakukan pemberkasan dan mengirim berkas usul CPNS tugas Panitia selesai.
10. Kemdikbud melakukan proses SK dan mengajukan penerbitan NIP bagi CPNS kepada BKN;
11. Bagian Kepegawaian menerima SK CPNS dari Kemdikbud, melakukan sortir dan membuat surat
panggilan bagi CPNS;
12. Membuat SK Penempatan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas serta mendistrsibusikan
kepada CPNS yang bersangkutan untuk ditanda tangani, kemudian mengajukan pada pimpinan
untuk diparaf dan selanjutnya meminta tanada tangan Pejabat berwenang ;
13. Melakukan koordinadi dengan Pimpinan Universitas untuk melakukan penyerahan SK kepada
CPNS yang bersangkutan untuk dapat diindahkan dan segera melaksanakan tugas sebagaimana
mestinya.
14. Mengarsipkan dalam KARDAP setiap Pegawai.
I. LAMPIRAN
JUKLAK Pengadaan Pegawai Negeri dilingkungan Kemdikbud
1. SYARAT SYARAT ADMINSTRASI PENGADAAN PEGAWAI
A. Syarat-syarat
1. Warga Negera Republik Indonesia yang dibuktikan dengan kartu tanda penduduk;
2. Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 40 tahun;
3. Tidak pernah dihukum penjara dan atau kurungan berdasarkan keputusan pengadilan
yang telah memiliki kekuatan hukum tetap ;
4. Tidak pernah terlibat dalam gerakan yang menentang Pancasila,UUD 1945, Negara dan
Pemerintah;
5. Tidak pernah diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai suatu instansi, baik
Pemerintah maupun Swasta;
6. Tidak berkedudukan sebagai Pegawai Negeri atau Calon Pegawai Negeri Sipil/calon
Anggota TNI dan atau anggota POLRI;
7. Mempunyai Pendidikan, kecakapan atau keahlian yang diperlukan;
8. Berkelakuan baik yang dibuktikan dengan surat keterangan dari POLRI setempat;
9. Berbadan sehat yang dibuktikan dengan surat ketarangan dokter;
10. Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia;
11. Syarat-syarat lain yang disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan.

B. Waktu Pengadaan Pegawai Negeri Sipil

Waktu pelaksanaan Seleksi Pengadaan Pegawai dilingkungan Kemdikbud yakni pada
bulan Oktober dalam tahun berjalan.