INTRODUCCIN

Hoy en da es normal escuchar la afirmacin se esta en la sociedad de la informacin!

Ello es as, debido a los avances en el desarrollo de las tecnologas de las
telecomunicaciones y de la informtica. Para las Organizaciones, estas dinmicas en
el Entorno, plantean la necesidad de ser transformadas de manera inmediata.
En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informtica, la velocidad, la
flexibilidad y la conectividad estn implicadas; como las Organizaciones operan con
informacin, entonces ellas tambin son afectadas, cmo hacer que los efectos sean
positivos?, depende precisamente de la capacidad gerencial con que se cuente.
Dados estos cambios, la gerencia de los sistemas de informacin se ha enriquecido
logrando desarrollos, como la Teora de Redes, las Organizaciones Virtuales y los
Sistemas de Informacin Inteligentes.
Administrar bien es administrar su futuro, y administrar su futuro es administrar
informacin.
Hace ms de medio siglo, dos futuristas muy diferentes, cada uno de los cuales
intentaba predecir los efectos de la Revolucin de la Informacin, pronosticaron
sociedades muy diferentes.
En 1949 George Orwell concibi, en su novela 1984 (posteriormente llevada a la
pantalla) un mundo opresor y ominoso, en el que el desarrollo de las comunicaciones
bilaterales y la administracin de la informacin nos empujaran inexorablemente hacia
la esclavitud en manos de un gobierno burocrtico todopoderoso. El estado sabra
todo lo que se refiere a nuestras personas y al mismo tiempo limitara la informacin
que podramos recibir a lo que el gobierno nos dejara ver en pantallas gigantes de
televisin.
Vannevar Bush, un importante asesor cientfico del presidente de los Estados Unidos
Roosevelt, pronostic un futuro muy distinto. Bush, a diferencia de Orwell, se centr en
la importancia de la tecnologa de la informacin. Pronostic una computadora
personal a la que denomin Memex, adems de prever que la tecnologa de la
informacin nos liberara del trabajo fsico. Imagin, con lo que resultaba para aquel
entonces imposible, que las personas, armadas con sea avasallante tecnologa de la
informacin, podran recoger, analizar y transmitir datos desde donde quisieran y
dando rienda suelta a su creatividad.
Cuando finalmente lleg el ao 1984, nos dimos cuenta que la realidad es ms
parecida a como la vio Bush que al planteamiento de Orwell.
Ahora bien, Qu implicaciones tiene esto para aquellos que manejan la informacin
de lo que sucede en la empresa?. Cmo afecta toda esta tecnologa de la
informacin y sus mltiples tentculos sus decisiones sobre que estrategias tomar y
que acciones seguir?.
Durante muchos aos los directivos han reconocido que la informacin contable
tradicional utilizada para el clculo de utilidades ha tenido un valor limitado para el
control. Sin embargo existen muchas empresas donde estos son los nicos datos que
se recopilan peridicamente. No obstante, la gran mayora de las empresas estn
conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse
constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de
ser estable para convertirse en turbulento.

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 SISTEMAS DE INFORMACIN/COMUNICACIN

EL SISTEMA DE INFORMACIN EN LA EMPRESA

Antes de comenzar a hablar de los sistemas de informacin es necesario reafirmar el
concepto de Sistema, que es el trmino ms usado en el lxico tcnico. Se habla de
Sistemas Polticos, Econmicos, Sociales, de Calidad y de muchos otros de los cuales
la palabra nos dice poco pues es el adjetivo que la acompaa el que da la idea de lo
que realmente se esta hablando o en que entorno se esta desarrollando.
Segn Carnota el concepto de Sistemas Informativos est en constante evolucin
[Carnota, 1989], por eso es preferible analizarlo detalladamente, partiendo en primer
lugar del concepto de Sistema
El diccionario WEBSTER el cual describe.... el sistema como un conjunto u
observacin de cosas relacionadas de tal manera que forman una unidad o un todo
orgnico..... Conjunto de hechos, principios, reglas, etc, clasificados y ordenados de tal
manera que muestran un plan lgico uniendo las diferentes partes..... un mtodo o
plan de clasificacin u ordenacin ...... una forma establecida de hacer algo .... un
mtodo o un procedimiento..... otros diccionarios tambin describen ..... Conjunto de
principios sobre una materia enlazados entre si formando un cuerpo de doctrinas......
conjunto ordenado de cosas que contribuyen a un fin.... como podemos ver toda las
definiciones apuntan a conjunto y organizacin siendo su nico antnimo
desorganizacin.
El trmino de forma general se refiere a un conjunto de elementos o partes que
interactan entre s, estrechamente relacionadas, funcionando como un todo y
excediendo as la simple suma de sus partes individuales. Este criterio queda
reforzado y ampliado por George Reynolds al decir que un sistema es una coleccin
de componentes los cuales estn integrados para satisfacer un propsito comn.

Elemento 1 Elemento 2

Elemento 3 Elemento 4

Figura. 1.1 Diagrama de un Sistema

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Los sistemas estn bsicamente formados por subsistemas que interactuan entre si y
con el medio ambiente, dando como resultado una cualidad superior Bishop(1989) Fig
1.1. [ Bishop provee una sencilla ilustracin de este aspecto: un coche es un sistema y
el conjunto de dispositivos para frenar constituyen un subsistema. El subsistema de
frenos cumple un aspecto de las tareas realizadas por el coche [Bishop, 1989]. Cada
uno de los elementos de la figura 1.1 pudieran considerarse como subsistemas.]
La clasificacin de los sistemas puede variar en dependencia de los criterios utilizados,
los cuales pueden ser sistemas sociales, econmicos, biolgicos, automatizados,
etctera. A pesar de esta diversidad de clasificacin, ellos tienen caractersticas
comunes entre las que sobresalen:
Interactan con el medio ambiente: todo sistema est rodeado y afectado por el
medio ambiente. Los lmites del sistema separan a este del medio ambiente
interactuando con l por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden ser
cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las salidas son aquellas que
cruzan las fronteras del sistema para entrar en el medio ambiente.
Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un sistema
puede desplegarse en una serie de pequeos sistemas y subsistemas que
identifican al sistema principal.
Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a travs del tiempo los
usuarios del sistema cambiarn como ellos quieran usar el sistema. Nuevas
entradas pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas salidas sern
deseadas.
La retroalimentacin y el control son esenciales: este aspecto es esencial para
asegurar que el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los
objetivos para los cuales fue implementado. La retroalimentacin es el proceso de
comparar la salida actual del sistema con la salida deseada.
El sistema pudiera fallar para trabajar como se espera: los sistemas son
construidos y operados por seres humanos, por lo que estn sujetos a los fallos y
errores de estos.
La propia definicin del alcance de sistema es importante: definiendo el
alcance del sistema se definen sus lmites, se especifican cuales subsistemas
sern incluidos en el sistema. Su definicin es esencial para el buen xito de un
estudio del sistema.

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Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas informativos, en especial los
relacionados con la gestin de los Recursos Humanos. Convirtindose a partir de este
momento en el centro de anlisis de la presente investigacin.

Desarrollo de los sistemas de informacin

Los sistemas de informacin surgen aun cuando el hombre no tenia conocimientos de
que los estaba utilizando para su comunicacin y para el aprendizaje. Mientras
recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes animales,
smbolos o adquira conocimiento de los diferentes animales.
Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los
cuales necesita relacionar, y poner al alcance de tcnicos, ingenieros y dems
especialistas que lo utilizan como fuentes de informacin para bases de clculos
estadsticas, o como punto de partida para diferentes anlisis y proyectos.
Varios aos atrs el hombre tenia estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la
deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de
almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestin, puesto que realizar
cualquier condensacin de estos datos requera de mucho tiempo, los vnculos entre
datos eran difciles de actualizar, y en ocasiones la informacin ya no exista porque se
encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza ha
desarrollar una herramienta con fines matemticos para realizar sus operaciones a
mayor velocidad la cual va ms all de las expectativas y se convierte en la mayor
recolectora y procesadora de informacin conocida como Computacin, a partir de
este momento los sistemas informativos que se resuman a Dato Procesamiento
Informacin pasan a tomar un carcter mayor, formndose as un conjunto ms
amplio de elementos el cual se muestra en la (Fig. 1.2.)
Los sistemas de informacin cumplen con los aspectos mencionados en los diferentes
conceptos de sistema y se puede definir como una organizacin compleja que
relaciona todo el conjunto de mtodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios
para satisfacer las necesidades de la direccin de un objeto determinado [Martnez
Santana, 1998]. Otra definicin muy abarcadora es ofrecida por Lucey, quin lo
presenta como un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior
del mismo en informacin y para comunicar esta en forma apropiada a los directivos
de todos los niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones
efectivas y oportunas para la planeacin, direccin y control de las actividades de las
cuales ellos son responsables [Lucey, 1987].
En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas
funciones (contabilidad, medios bsicos, inventarios, personal, etc.), pero para la
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administracin se necesita una mayor disponibilidad de la informacin, por eso se
debe crear un Banco de Datos Central o Base de Datos Centralizada.
El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas reas, y del
entorno, agrupando la informacin para que pueda estar a disposicin de toda la
organizacin.
El Sistema de Informacin (SI), se empareja con las tecnologas de la informacin (TI)
por ser un sistema dinmico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la
herramienta bsica para disear los SI.
El SI es un proceso de planificacin diseo y anlisis y control de los datos, que afecta
a todo el ncleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y
registros de la informacin tanto internas, como la proveniente del entorno, que son
necesarias para realizar las operaciones bsicas y toma de decisiones para conseguir
los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso
de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a las decisiones de
planificacin, diseo, ejecucin, y control que realiza.
Otra definicin posible de SI sera:
"Sistema de Informacin (SI) es el conjunto formal de procesos de anlisis, que
operando sobre una coleccin de datos estructurados de acuerdo a las necesidades
de la empresa, recopila elabora y distribuye, la informacin necesaria para realizar las
operaciones bsicas y la toma de decisin en la empresa, que nos sirva para
desempear las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus estrategias. "
Para realizar la recoleccin de los datos debemos hacerlo de forma estructurada, as
como normalizar la informacin que entra y sale, por ello deben participar todos los
rganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la informacin que
llegue al SI o la que parta de l, por todos los integrantes de la organizacin a los
cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar
decisiones o como mtodo de control. Adems afecta a las funciones y estrategias del
negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y
que puede ser utilizado como ventaja competitiva frente a nuestros rivales.
En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los
cuales se infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos
esta complejidad es acentuada por elevados volmenes de informacin que deben ser
manejados.
Esta dificultad ha trado consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informticos
y tecnolgicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Informacin y de
esta manera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

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El sistema informativo esta comprendido por una serie de elementos que se detallarn
a continuacin (Fig. 1.2):
Documentos: Manuales, los impresos, u otra informacin descriptiva que explica el
uso y/o la operacin del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el
conjunto de datos.
Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del
sistema o el contexto.
Bases de Datos: Es la coleccin de datos relacionados entre si la cual es accedida
por el software y es el resultado de relacionar la informacin.
Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.
Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrnicos que proporciona la capacidad de
computacin y los dispositivos electromecnicos encargados de extraer o suministrar
la informacin en/de los soportes magnticos.
Software: Es el conjunto de programas de computacin encargados de suministrar la
informacin deseada al cliente, con la coordinacin y relacin requerida.

MEDIO AMBIENTE

PROCEDIMIEN TO
DOCU-
MENTOS HARD-
WARE

ENTRADA
SISTEMA
BASES
SALIDA

DE SOFT-
DATOS WARE
Per
son
as

MEDIO AMBIENTE

Figura. 1.2 Elementos de los sistemas de informacin modernos asistidos por

computadoras.

El Sistema de Comunicacin en la Empresa

La informacin no slo debe ser generada, sino que tambin debe ser distribuida y
diseminada, as como ser captada por los receptores, es decir la informacin debe
circular por la empresa, este es el objeto del Sistema de Comunicacin (SC), hacer
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que la informacin circule dentro de la empresa desde el exterior hacia la empresa y
desde la empresa hacia el exterior, de la misma forma que debe circular por dentro de
la empresa. La Comunicacin ser pues, la transferencia de la informacin entre dos o
ms miembros de la empresa, o de la empresa con el exterior y viceversa. No slo el
SC recoge la transmisin de la informacin, sino tambin el canal feedback, a travs
del cual se puede establecer la relacin entre el emisor y el receptor del mensaje
(dilogo). La comunicacin constituye el vehculo y el SC el camino por donde acta la
informacin, para movilizar a los miembros de la organizacin, acercndolas ms y
transmitirles el sentimiento de pertenencia y participacin, en el desarrollo de la
empresa. La comunicacin acta como factor de motivacin y movilizacin de los
esfuerzos de los miembros de la empresa y tambin sirve para observar el
comportamiento de las personas, conociendo sus opiniones sugerencias, recogiendo
la informacin que ellas generan. La comunicacin y el SC, pueden ser empleados
como medio o instrumento para que la direccin de la empresa, transmita los
mensajes oportunos de su cultura empresarial, inculcando los posibles cambios o
modificando actitudes, hbitos etc. para realizar el proyecto empresarial, reafirmando
la identidad de la propia empresa. El SC para transmitir la informacin y movilizar a los
miembros de la empresa depende: La eficacia del lenguaje utilizado (claridad y
concrecin), que sea entendido por los receptores.
La eficacia de la red del SC, depende de los medios tcnicos y del comportamiento y
formacin de los miembros, en la relacin como receptores-transmisores de la
informacin. La eficacia de los receptores para comprender y tratar la informacin. El
modo de disear la circulacin de la informacin y los canales feedback. Los
obstculos que surgen para poseer una buena comunicacin son: Tcnicos y fsicos,
ligados a la ausencia o imposibilidad o mala calidad del feedback o aquellos que tiene
dificultades de comprensin en el lenguaje o el contenido. Psicolgicos, ligados a la
retencin de la informacin por parte del emisor y/o receptor, con la intencin de
mantener un poder respecto del otro, creando una zona de incertidumbre (conflicto
entre emisor-receptor) que puede hacer fracasar el sistema. La resistencia de los
directivos, a proporcionar toda la informacin a sus subordinados y establecer una
comunicacin con ellos, limita y entorpece la comunicacin. Esta resistencia se debe
principalmente, a que las fuentes de informacin de los directivos suelen ser orales, y
se almacenan en sus cabezas por esto tienen que perder tiempo para reflejar sus
datos en un dossier, as pues el directivo esta condenado por su propio SI a un dilema
de delegacin, tener que hacer demasiado uno mismo o delegar en subordinados con
informacin adecuada [Mintzberg].

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Las Funciones del Sistema de Informacin
El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes
grupos:
Funciones de captacin y recoleccin de datos.
Almacenamiento de la informacin
Tratamiento de la informacin
Distribucin de la Informacin.
Captacin y Recoleccin de Datos: Recoge la informacin externa (o del entorno) e
interna, enviando dicha informacin a travs del SC a los rganos del SI, encargados
de reagruparla, para evitar duplicidades e informacin intil o ruido, la captacin de
informacin depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la
informacin, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este
proceso de captacin y recoleccin de datos debe realizarse de forma continuada, en
las reas o partes del entorno y/o empresa sujetas a ms cambios, sin dejar de vigilar
las reas ms estables, aunque de forma puntual.
Almacenamiento: Una vez filtrada la informacin relevante, sta se almacenar,
puede ser en un lugar nico (archivo central, sistema informtico), accesible a todos
los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a
cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado depender de las variables,
tamao, dispersin geogrfica o especificidad de la informacin, quien determine el
sistema a adoptar.
Tambin se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la informacin que
afecte de forma global a la empresa, y las especficas en cada departamento.
El acceso a la recuperacin de la informacin por parte de los usuarios, puede
realizarse a travs de cdigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la
informacin puedan acceder a ella.
Tratamiento de la Informacin: Es la funcin clave del SI tiene por objeto transformar
los datos de la informacin almacenada en informacin significativa, para ofrecrsela a
quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera.
Generalmente en esta funcin, se utilizan medios informticos por su capacidad de
almacenar y velocidad en el tratamiento, as como la reduccin de costes que
representan, esto ha hecho que se generalice su uso.
Distribucin y Diseminacin: Es muy importante para la empresa que cada usuario
posea la informacin requerida en el momento preciso y de una forma normalizada
para su correcta interpretacin, adems existe la necesidad de que alguna informacin
acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la

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organizacin, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se
presenten, y en las que se hace necesaria la resolucin de problemas y adopcin de
decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias reas de la empresa.

La Base de Datos como Estructura de los Datos de la Empresa.

Una de las principales aportaciones, que para los SI ha trado consigo la informtica es
el concepto de Base de Datos (BD), pues supone una disciplina en la organizacin y
acceso a los datos que posee la empresa, segn las necesidades que aparezcan en
cada caso la BD nos sirve para:
Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa en un nico lugar la BD.
Evita duplicaciones, evitando equvocos, al no repetirse los datos.
Estructura los datos de una nica forma desde la perspectiva del SI a lo largo
del tiempo.
Proporciona un acceso fcil a los datos.
La BD ha sido muy til para el SI, porque impone disciplina al obligar a actuar de forma
uniforme a todos los usuarios, normalizando la informacin para toda la empresa.
Exige disciplina en el proceso de definicin de las colecciones de datos
necesarias en las operaciones del SI, depurando o filtrando los datos que se
van a utilizar.
Ha incorporado una visin global nica, del conjunto de datos de la empresa,
en cuyo diseo participan todos los departamentos de forma consensuada.
Facilita la estructuracin del SI, para poder ser accesible y comprensible por
todas las personas de la organizacin.
La BD, se ha constituido en el centro del SI, cualquier referencia a datos requeridos
por el SI pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez, para consultarlos,
modificarlos o eliminarlos. Debido a estas funciones que realiza la BD, los
responsables de las reas funcionales de la empresa, deben involucrarse en el diseo
y creacin de la BD que ms se adecue a sus necesidades.
La BD le da un grado de centralizacin al SI, pues ste gira alrededor de la BD como
ncleo central del cual parten las funciones del SI. Esta centralizacin de datos,
contribuye a visionar la empresa, como un todo, de forma global, por ello se debe
disear la estructura de la BD, su administracin y uso de forma conjunta, acercando
los datos de toda la empresa a aquellos que los necesitan, sin tener que ir a buscarlos
a los distintos departamentos que integran la empresa, con una prdida de tiempo
innecesaria. Descentralizacin de la empresa a travs de la BD.

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El avance de las TI, con la aparicin de los ordenadores personales PCs, y programas
de tratamiento de datos incorporados (hojas de clculo, BD...), lleva consigo la
utilizacin por parte de los usuarios del SI, buscar soluciones por si mismos a travs
de la informtica, pudiendo construirse ellos mismos sus programas o herramientas
para tomar decisiones. La descentralizacin del SI a travs de las nuevas TI, debe
realizarse de acuerdo con el SI diseado en la empresa, pero la utilizacin de
herramientas o programas especficos, requiere el acceso de los usuarios a la BD para
los procesos de clculo y anlisis, y no renunciar a la perspectiva global de la empresa
que proporciona la BD, podran llevar a conclusiones contradictorias con los objetivos.
La BD, no impide que cada usuario disponga de datos especficos propios en sus PCs,
pero no pertenecen a la BD del SI general, para evitar duplicidades, interferencias o
inconsistencias.
La informacin que maneja el SI, aunque generada o utilizada para/por actividades
concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la empresa
considerada globalmente (infraestructura).

Control e Informacin. La Informacin como base del Sistema de Control.

Es de gran importancia para los sistemas de informacin el conocimiento de la
diferencia entre informacin y dato.
Bishop plantea que: Informacin es un trmino general que abarca hechos y
representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido
generalmente aceptado. La informacin puede ser vital o trivial, verdadera o falsa
En cuanto a dato, es ms precisa la definicin, los datos son informacin en forma
codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador. En
otras palabras son representaciones de la informacin. Pueden usarse como objetos
individuales pero con mucha ms frecuencia se encuentran en grandes conjuntos
dotados de una estructura, los datos son significativos en si y en relacin con la
estructura a la que pertenecen.
Es importante destacar que los datos por si solo carecen de significado, solo
adquieren este cuando son interpretados convirtindose as en informacin til
George W. Reynolds define:
Dato: es la coleccin desorganizada de hechos que no han sido procesados en
informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentraadas.
Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o eventos.
El dato es la personificacin material de la informacin, constituye su base, por dato se
entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado

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y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en l, utilizarlo. (Figura
1.3 )

Figura 1.3 Resultado de la Observacin

El dato es la imagen sobre algn soporte material de un fenmeno o proceso en la

actualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales de por s no
pueden estar relacionados con la solucin de una tarea determinada con un usuario en
particular.
Lo que constituye datos para unos puede ser informacin para otros y viceversa; todo
est en dependencia del usuario y de las caractersticas del trabajo que se quiera
realizar, es decir, la informacin que necesitan los directivos vara con la naturaleza del
trabajo que efectan, segn el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan.
Al establecerse la delimitacin entre dato e informacin, as como la definicin de las
informaciones a utilizar a todos los niveles de direccin se dan grandes pasos de
avance en el establecimiento de los sistemas de informacin y son precisamente
estos sistemas los que proporcionan la informacin que le permitir al control fijar
niveles de desempeo con objetivos de planeacin, comparar el desempeo real con
esos niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones, medir su
importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la
empresa se utilicen en la forma ms eficaz y eficiente posible.
Informacin: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos.
En contradiccin a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo
que es dato para un cliente es informacin para el proveedor-procesador.
Segn Reynolds los datos tienen las siguientes caractersticas: exactitud, totalidad,
pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la informacin
del dato estas cinco caractersticas pueden ser aplicables a ellas.
En cambio para que la informacin sea til al investigador, ha de reunir las siguientes
cualidades:
1. Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o
hecho.
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 2. Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso
3. Pertinencia: debe relacionarse con la situacin en cuestin.
4. Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para
entender la situacin.
5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante
frecuencia para actualizarlos.
6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes
y futuros.
7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un rea de inters.
8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.
9. Forma de Presentacin: Las tablas de nmeros o las presentaciones grficas
de informacin, son las firmas escritas o impresas ms comunes. Puede incluir
adems una presentacin verbal.
La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos, constituyendo
as el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida
conjuntos de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las
continuas observaciones y apuntes que el hombre ha realizado como ser conciente o
de los registros fsiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que
lo rodean, incluso de su propia atmsfera, o como resultado de equipos registradores
conectados a maquinarias o sistemas.
Por tanto la informacin es aquel dato procesado para un nivel tcnico o social a partir
de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a los
investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que este se
desarrolla, siendo as la base estadstica para toda investigacin.
La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir informacin sobre lo
que est funcionando bien o lo que est funcionando mal determinan, en gran medida,
la eficacia que tendrn los sistemas de control.
La informacin es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que
ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que
se desempean las empresas de hoy en da.
No es posible que hablemos de control sin hablar de informacin. La efectividad del
proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de
informacin. El sistema de informacin que se disee debe servir para controlar
aquellas actividades de vital importancia en la administracin.
Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores crticos de sus planes y
de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar tcnicas e informacin
apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la informacin pretenden ayudar a
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cada administrador a llevar a cabo su funcin de control, es por eso que deben ser
elaborados a la medida de cada uno de ellos. Para esto se hace necesario:
Evitar la informacin sobrante. Es comn encontrar en las organizaciones
de vez en cuando a alguien quejndose de la falta de informacin, lo que
en ocasiones puede ser cierto, pero en la mayora de los casos lo que
sucede es lo contrario, es decir, que se dispone de grandes volmenes de
informacin, mucha ms de la necesitada y las personas no saben discernir
entre lo que constituye informacin relevante y la que no lo es, se ahogan
en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes de que les informan
poco. Incluso pueden prestarle atencin a informaciones que no le son
tiles, olvidando las que les son imprescindibles.
Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no
cuentan con suficiente informacin. No obstante, con frecuencia, los
directivos reciben demasiada informacin irrelevante e intil. Si reciben ms
informacin de la que pueden utilizar en forma productiva, quizs pasen por
alto la informacin sobre problemas graves.
Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero otros
que seria imprudente mostrar a quienes no se debe por lo
desestabilizadores que pueden resultar.
Conseguir que la informacin sea lo ms completa y exacta posible: la
omisin de algn acontecimiento, puede llevar a una valoracin errnea de
la situacin y, por tanto, a una decisin desafortunada e incompleta.
Mientras ms exacta sea una informacin, ms calidad tendr y podr
recurrirse a ella con ms confianza a la hora de tomar decisiones. Sin
embargo, en general, el costo de obtener informacin aumenta conforme a
la calidad deseada; se eleva. Si una informacin de mejor calidad no suma
nada a la capacidad del directivo para tomar la decisin, entonces no vale
el costo extra.
Lograr que la informacin sea oportuna de forma tal que este disponible a
tiempo para intervenir. El momento oportuno depender de la situacin. El
dirigente no debe tener la informacin ni antes ni despus de lo que la
necesita, ya que una anticipacin podra distraer su atencin hacia cosas
que no le son tiles en ese momento y una informacin tarda imposibilita la
toma de decisiones en el momento preciso.

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 La informacin ofrecida por un sistema de informacin debe estar al
alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que se
emprendan las medidas adecuadas.
Evitar la redundancia de la informacin. Aunque pueda parecer que la
repeticin de datos por varios canales informativos es beneficiosa; no lo es,
ya que generalmente ninguna informacin obtenida por dos o ms fuentes
coincide, lo cual hace dudar de su veracidad. En cambio al obtenerla
mediante un emisor nico este se siente comprometido a que sea la ms
veraz posible, pues de lo contrario ser suya la responsabilidad de no
tomar correctamente la decisin correspondiente
La informacin debe llegar en forma clara y legible a los que van a hacer
uso de ella. Se deben eliminar los tecnicismos y complicaciones que
entorpeceran la labor del dirigente.
La informacin que reciben los directivos debe ser relevante para sus
funciones y labores. El director de recursos humanos seguramente no
necesita saber cuntos son los niveles de inventarios, y el director a cargo
de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la condicin del
personal de otros departamentos.
Lograr que la informacin vaya acompaada de una buena dosis de
motivacin, de forma tal que aquel que recibe las indicaciones, si estas son
emitidas con claridad, las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar
decisiones.
Para brindar esta informacin a los directivos se utilizan los sistemas de informacin
administrativa que estn diseados para ofrecer a los administradores la informacin
relevante y oportuna para tomar decisiones ptimas. Lo anterior implica la necesidad
de crear y de mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de
informacin casi en todas las categoras funcionales, entre otras, pero sin quedar
limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigacin y desarrollo y
planeacin estratgica. Adems, en el entendido de que "la informacin es poder", los
sistemas de informacin administrativa pueden representar un activo muy valioso. Por
lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido en serio con la
funcin de los sistemas de informacin administrativa han creado el puesto de director
de informacin, encargado de supervisar sus operaciones, de igual manera que un
director general es responsable a final de cuentas de la organizacin entera.

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Factores claves en los sistemas de informacin administrativa
Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas
tecnologas para abordar los problemas de la gestin. Estn ejerciendo una
considerable influencia en las compaas que se dedican a la produccin y venta de
tecnologas de la informacin.
Los Sistemas de Informacin Administrativa se han convertido en el reto estratgico
ms importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosin
de inters ha venido dada por los siguientes factores tecnolgicos y econmicos.
1. La presin para operar a escala mundial y para competir con corporaciones
globales integradas, en el contexto de una economa recesiva, obliga al ejecutivo a
tener que tomar, rpidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar
decisiones rpidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo
se ve sometido en el momento a la fuerte presin de tener que contar con una
informacin fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones
adecuadas en el momento adecuado.
2. Los avances en la tecnologa de los sistemas de inteligencia artificial estn siendo
evaluados en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo
de Sistema de Informacin Administrativa que las grandes empresas contemplan
para el presente y los prximos aos.
3. Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad automatizada para
racionalizar un gran nmero de imponderables complejos, que es perfectamente
aplicable a una lgica basada en un rbol de decisin.
A finales de la dcada de los 80 y durante los aos 90, se produjo un gran avance con
la aparicin de software especialmente diseados para el directivo. Estos productos
ponan el nfasis en la simplicidad y en una va inaccesible para la formacin del
ejecutivo. Algunas prestaciones dignas de mencin son las siguientes:
Gran variedad de formatos grficos
Las teclas de funcin activadas por Mouse.
Las tcnicas para derivar, progresivamente informacin ms detallada sobre un
asunto determinado.
Aunque se super la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptacin
surgi un nuevo obstculo an ms complicado. El Directivo se percat que el nuevo
enfoque del ordenador personal podra solventar el tipo de problemas e interrogantes
de carcter ejecutivo que requeran una agregacin de datos procedentes de fuentes
existentes. Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cmo preservar la
filosofa del (Fcil de usar) necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas

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tecnologas y, al mismo tiempo, introducir una infraestructura (invisible) para superar
las numerosas complicaciones de la tecnologa asociadas con las exigentes
necesidades de informacin del directivo.
En trminos sencillos, un Sistema de Informacin Administrativa proporciona al
directivo informacin vital de carcter estratgico, tctico y operativo de una manera y
en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones.
Para convertirse en un elemento estratgico del repertorio de la toma de decisiones
del directivo, El Sistema de Informacin Administrativa del presente y de los prximos
aos debe incorporar apropiadamente los conceptos de informacin y tecnologa
integrados. Los elementos ideales incluyen:
Criterios de accin ejecutiva global en la empresa.
Tecnologas integradas, indivisible al directivo.
Principios consistentes de un sistema de informacin administrativa y de
tecnologas de informacin en la empresa.
Interfaz grfica simple.
Informacin Integrada.
Interfaces que faciliten un acceso fluido a la informacin externa.
La ventaja ms notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este
tipo es la disponibilidad de informacin, antes no disponible de ninguna manera para
apoyar los esfuerzos en la toma de decisiones. Adems, beneficios intangibles o
beneficios adicionales, tales como la disponibilidad de una informacin ms intuitiva
sobre la cual decidir una compra o informacin de mercado relativa a la satisfaccin
del consumidor y al servicio pos venta, son tambin algunas de las ventajas derivadas
de un Sistema de Informacin Administrativa.
Todo lo anterior indica que un sistema de informacin administrativa puede ser, en
muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a
habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma
de decisiones.

WINDOWS

Significado: Windows es una palabra originaria de la lengua inglesa que significa

ventana. No obstante, dicha palabra es utilizada en espaol para hacer referencia a
un sistema operativo llamado Microsoft Windows (creado por la empresa Microsoft)
que comenz a comercializarse en 1985 y perdura hasta el da de hoy. Windows es

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uno de los tantos sistemas operativos desarrollados para PC y Smartphones (en el
caso de los telfonos celulares, su versin se la conoce como Windows Mobile).

Cuando hablamos de sistema operativo hacemos alusin a un conjunto de programas

que facilita la administracin de los recursos presentes en una computadora. El
funcionamiento se inicia en el momento en que se enciende el equipo para ejecutar el
hardware desde los niveles ms elementales.

Historia: nacimiento y evolucin

Si hacemos mencin a una fecha caracterstica y significativa en la historia de la

aparicin de Windows hablamos del 10 de noviembre de 1983, fecha en la cual su
creador Bill Gates lo introdujo. De todas formas, no es hasta dos aos ms tarde, en
1985, que dicho producto comenz a ser comercializado y a tener alcance a nivel
mundial.

La primera versin de Microsoft Windows lanzada en noviembre de 1985 fue la versin

1.0 que entro en competencia con el sistema operativo vigente de Apple. Igualmente,
el 1.0 se trataba de una versin con poca funcionalidad y no logr mucha popularidad
ya que era ms bien una extensin grfica del conocidsimo sistema MS-DOS que un
sistema operativo completo.

Es a partir de esa primera versin que la empresa comenz a desarrollar realizar

diversas versiones donde siempre la ltima superaba por dems a la anterior mediante
la actualizacin de funciones en pos de las necesidades del usuario en ese momento.

Si debemos mencionar las versiones ms destacables de Windows hablamos de

Windows NT, Windows 95, Windows 98, Windows 2000. Windows XP, Windows Vista,
Windows 7 y Windows 8.1 (versin vigente en la actualidad). Este ltimo posee
mltiples funciones que sus versiones anteriores carecen. Como por ejemplo, fue
diseado para equipos y tabletas tctiles, contiene aplicaciones de la Tienda Windows,
tiene un tiempo de arranque mucho ms rpido y eficaz, su pantalla de inicio posee
actualizaciones constantes, entre otras.

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ofimtica

Definicin de ofimtica

La palabra ofimtica es un acrnimo formado por oficina e informtica. La ofimtica

es un conjunto de herramientas de informtica que se utiliza paran optimizar,
mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en una oficina. Las
herramientas de ofimtica permiten idear, crear, almacenar y manipular informacin,
pero deben estar las computadoras s o s conectadas a una red de internet. La
estructura ofimtica suele estar constituida por las computadoras y sus perifricos.

Qu es la ofimtica

Toda actividad que se realice manualmente dentro de un complejo de oficinas puede

realizarse con las herramientas de la ofimtica de forma mucho mejor, ms simple y
rpida. La ofimtica comenz a desarrollarse en la dcada de los 70 con la
masificacin y modernizacin de los productos de oficina, fue un cambio positivo e
importante, como por ejemplo el salto de las mquinas de escribir a las computadoras
de escritorio o la invencin de la fotocopiadora.

(Ofimtica)

Actualmente el principal proveedor de suites ofimticas es Microsoft Office, aunque es

pagado, y dentro de los proveedores libres est OpenOffice.

Algunos procedimientos y herramientas ofimticas son:

Procesador de textos
Base de datos
Utilidades (por ejemplo calculadoras)
Paquetes informticos tales como Microsoft Office
Programas de correo electrnico

Veremos algunas herramientas y sus caractersticas:

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 Word: es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a
cualquier tipo de texto. Tambin pueden realizarse otro tipo de cosas, como
pginas web.
Excel: su funcin principal es la hoja de clculo, all se pueden crear archivos
de, por ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar
estadsticas y dems.
Access: es una base de datos. Aqu se puede controlar un inventario, llevar un
registro de libros y otras acciones similares.
Power Point: es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal
para acompaar discursos. Se pueden insertar imgenes, sonidos, videos y
dems.
Outlook: sirve para administrar el correo electrnico. Incluye adems la
posibilidad de llevar control de una agenda con calendario. Tiene tambin
recordatorios.

Qu es Word?
Microsoft Word se trata de un software informtico procesador de texto creado por
Microsoft que es de los ms utilizados a la hora de trabajar con documentos digitales
en la actualidad.

Cmo surgi Word? Word es un programa de tratamiento de texto que naci de la

mano de IBM alrededor del ao 1981.

Microsoft Word es un programa que est prcticamente presente en todos los equipos
de las personas que tengan computadora a su disposicin ya que, es un procesador
bastante simple de usar. Word es uno de los programas disponibles en el Paquete
Office (as como el Microsoft Excel para el manejo de planillas de clculo) de todas
las computadoras que tengan instalado Microsoft Windows como sistema operativo.

Funcionalidades y Caractersticas de Word

Microsoft Word permite al usuario escribir textos, monografas, artculos de una

manera ordenada, entre otros. Se puede elegir el formato de letra (segn el estilo de lo
que quiero hacer) resaltando en negrita y/o cursiva y en cierto tamao mediante
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comandos o conos visibles. A su vez, Word permite que se configure el tamao de la
hoja y la disposicin de la misma, ya sea vertical u horizontal.

Cabe resaltar, que Word no es un simple procesador de textos, pues habilita al usuario
a insertar imgenes que revaloricen lo que se est escribiendo o que se realicen
grficos de torta explicativos para demostrar estadsticas mediante la representacin
de los porcentajes (%) de manera grfica, por ejemplo.

Asimismo, Microsoft Word no es solamente til por su variedad de formatos y

aplicaciones sino que resulta esencial como herramienta el corrector ortogrfico
porque permite que al usuario ver si cometi un error de tipeo o de gramtica y
sintaxis, ya que resalta en rojo o azul palabras en caso de que el programa detecte
posibles errores ortogrficos y/o gramaticales. Igualmente, no hay que confiarse al
cien por ciento ya que, ste tiene un margen de error.

(Qu es Microsoft Word. Screenshot del software.)

(Qu es Microsoft Word. Screenshot del software.)
Asimismo, Microsoft Word puede interactuar con otros programas del paquete Office
como lo es el caso del Excel, habilitando que se peguen grficos y datos que
provengan de planillas de clculo de una manera sencilla.

EXCEL
Excel es un programa informtico desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se
trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus
funciones, desarrolladas especficamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de
clculo.

La primera incursin de Microsoft en el mundo de las hojas de clculo (que permiten

manipular datos numricos en tablas formadas por la unin de filas y columnas) tuvo
lugar en 1982, con la presentacin de Multiplan. Tres aos ms tarde llegara la
primera versin de Excel.

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Ante la demanda de una compaa que ya comercializaba un programa con el nombre
de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en
todos sus comunicados oficiales y documentos jurdicos.

Microsoft present en 1989 su primera versin de Office, una suite ofimtica (conjunto
de programas que son tiles en las tareas de oficina) que inclua Excel, Word (un
procesador de textos) y PowerPoint (una aplicacin para la creacin de
presentaciones multimediales).

Microsoft Excel present, a lo largo de su historia, diversos problemas con las

operaciones realizadas en la hoja de clculo. Uno de los ms importantes ha sido la
imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al ao 1900, al menos utilizando el
formato de fecha propio de la aplicacin; una forma de atravesar dicho obstculo
consiste en crear campos personalizados, con formatos numricos, combinados con
frmulas inteligentes que los traten como datos cronolgicos.

Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para
poder instalarlo. Existen otras opciones, de cdigo abierto (open source, en ingls),
que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y que tambin permiten administrar hojas
de clculo, tales como OpenOffice.org Calc y Google Docs. La mayora de estos
productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo
mismo en la direccin opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos
programas).

ExcelUno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de

personalizar sus hojas de clculo mediante la programacin de funciones propias, que
realicen tareas especficas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no hayan
sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear
frmulas en las mismas celda de la planilla en cuestin, o bien utilizar el mdulo de
desarrollo en Visual Basic.

En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto no quiere decir
que no sean suficientes para la mayora de los usuarios. El problema principal reside
en la incomodidad que conlleva escribir el cdigo en una celda, sin la posibilidad de
utilizar saltos de lnea, tabulacin o comentarios, entre otros tantos elementos propios
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de un editor convencional. Desarrollar funciones en el pseudolenguaje de Excel resulta
antinatural, incmodo y poco intuitivo para un programador, sin mencionar que
diversas limitaciones estructurales hacen que no todo sea posible.

Para los desarrolladores que buscan objetivos muy especficos, o de una complejidad
mayor al clculo de un promedio o de una comparacin entre varios datos, la solucin
reside en el uso de Visual Basic. Se trata de un lenguaje con un grado de abstraccin
relativamente alto (que se aleja considerablemente del lenguaje de mquina, de la
forma en la que trabaja el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel,
funciona por eventos (esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna accin para
que se dispare la ejecucin del programa).

Dicho esto, la combinacin de Excel y Visual Basic tambin tiene sus limitaciones, y de
ninguna manera puede superar el nivel de personalizacin y precisin posible a travs
de la creacin de un programa desde cero; pero resulta muy eficaz y cmodo para una
pequea compaa, que no desee invertir el dinero y el tiempo necesarios para el
desarrollo de sus propias aplicaciones.

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