FECHA

PLANIFICACIN DE CAMBIOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO - SGI AAAA/MM/DD

MEJORA CONTINUA

Cambio originado por: Legislacin Alcance del sistema Mapa de procesos Servicios y/o productos Polticas
X Otro Cul?: Implementacin de un nuevo Software para la integracin de herramientas del SGI y plenacin estratgica.

Procesos que se ven afectados

Evaluacin y control a

Control disciplinario

G. del conocimiento

Serv. Al ciudadano
Direccionamiento

la gestin interna

comercializacin
Comunicaciones

Mejora continua

G. Cartogrfica

G. Documental
Adquisiciones
G. Informtica
Serv. Admvos
G. agrolgica
G. Geodsica

G. geogrfica

G. Financiera
Estratgico

G. Humana

G. Jurdica
G. catastral

Difusin y
Impacto Documento(s) requerido(s) (que se Recurso(s)
Actividad a desarrollar Observaciones Responsable(s) Fecha lmite
(Positivo/Negativo) ven afectados) necesario(s)

Personal disponible para

responder dudas de los
servidores pblicos
respecto al uso del
Direccionamiento
No se espera gran impacto ms all de errores en la digitacin de la informacin P12200-03 Definicin, formulacin, implementacin, control y mdulo.
estratgico
Implementacin del mdulo de solicitada por el aplicativo. evaluacin de los planes adoptados por el instituto Se implementar a partir de la
planes, programas y proyectos X X X Est asociado al impacto generado por la implementacin del mdulo de F12200-03 Informacin bsica Plan de Accin Anual vigencia 2017 Se pueden requeir
Subdireccin de catastro May-17
indicadores Oficina de Difusin y
F12200-04 Cronograma Plan de Accin Anual recursos financieros para
comercializacin
realizar nuevas
capacitaciones a
responsables en las
direcciones territoriales

Personal disponible para

responder dudas de los
La implementacin de este mdulo requerir una mejor comunicacin entre las servidores pblicos
reas y la oficina de planeacin cuando se requiera cambio de metas, Se implementar a partir de la
respecto al uso del
especialmente de los indicadores de catastro en las direcciones territoriales, ya vigencia 2017 Direccionamiento
P12200-01 Identificacin, Formulacin, Medicin, Anlisis y mdulo.
que los cambios deber hacerlos directamente la oficina de planeacin en el estratgico
Implementacin del mdulo de Reporte de Indicadores de Gestin
indicadores X X X aplicativo.
F12200-01 Ficha Tcnica Indicadores de Gestin
Se requiere fortalecer la
Se pueden requeir
Subdireccin de catastro May-17
sensibilizacin a los jefes y Oficina de Difusin y
Se pueden presentar errores de digitacin por parte de las personas que F12200-02 Tablero de Control de Indicadores recursos financieros para
coordinadores de los procesos, comercializacin
alimentan la informacin requerida por el mdulo, lo que implicara datos realizar nuevas
especialmente del proceso catastral y
incorrectos de medicin de los procesos. capacitaciones a
responsables en las
direcciones territoriales

El hecho de que cualquier persona del instituto pueda proponer cambios en los
documentos puede generar sobrecarga en los procesos de revisin y demoras
en las actualizaciones.
Se puede dar que no se tengan en cuenta cambios solicitados por las Durante las capacitaciones slo se
territoriales inform a los responsables de
Personal disponible para
P12100-01 Elaboracin, actualizacin y control de documentos proceso, facilitadores y jefes de rea
responder dudas de los
Implementacin del mdulo de Es posible que se encuentren errores en documentos publicados en el LMD a y formatos establecidos en el SGI (en las DT) el hecho de que el
documentos X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X pesar de las mltiples revisiones realizadas tanto por ITS como por los G12100-01 Presentacin de documentos y formatos aplicativo est abierto para
servidores pblicos Mejora continua Dec-16
facilitadores de sede central. respecto al uso del
establecidos en el SGI propuestas de cambio en los
mdulo.
documentos a fin de mitigar los
La actualizacin de los documentos que incluyen tareas en el aplicativo puede posibles impactos
tardar.

Gestin agrolgica;
gestin geodsica;
Formatos asociados a la calibracin de equipos de los
Implementacin del mdulo de El mdulo permite un mejor control de los equipos de medicin a cargo del gestin catastral; gestin
calibracin X X X X X X instituto y de los cronogramas de calibracin/ verificacin. diferentes procesos misionales N.A. Personal
del conocimiento; gestin
Oct-16
geogrfica; gestin
cartogrfica

Implementacin del mdulo de

riesgos

P20604-01 Identificacin y evaluacin del cumplimiento legal

ambiental y otros requisitos que se suscriban Se mantendrn los formatos fsicos
P20604-02 Identificacin de aspectos ambientales y usados actualmente para reporte de
Los procesos y direcciones territoriales reportarn sus consumos (agua,
energa, resmas) directamente en el aplicativo. Se pueden generar errores de valoracin de impactos ambientales consumos hasta una vez se
digitacin que lleven a resultados incorrectos. F20604-02 Matriz identificacin y cumplimiento legal ambiental compruebe que los formularios que
y de otros requisitos que se suscriban ofrece el aplicativo permiten el
Personal disponible para
Las matrices ambientales (aspectos e impactos y de requisitos legales) pueden F20604-03 Matriz identificacin de aspectos ambientales y anlisis de la informacin tal como se
responder dudas de los
Implementacin del mdulo presentar diferencias en la informacin respecto a las que se manejan valoracin de aspectos ambientales pens.
ambiental
X actualmente en excel. F20604-04 Plan de Trabajo
servidores pblicos Servicios administrativos May-17
respecto al uso del
F20604-05 Informacin de Sedes y Personal Se requiere fortalecer la induccin a
Los programas ambientales y los planes de trabajo detallados de las DT del mdulo.
F20604-06 Reporte de Consumo de Servicios Pblicos IGAC contratistas que deban reportar
aplicativo pueden presentar errores por desconocimiento en su manejo. F20604-11 Reporte Cantidad de Resmas Usadas informacin ambiental en el aplicativo
a fin de evitar errores por
desconocimiento de los nuevos
responsables

Implementacin del mdulo de SST

Implementacin del mdulo de
auditoras
Implementacin del mdulo de
mejora
Implementacin del mdulo de
producto no conforme
Implementacin del mdulo de
encuestas
Implementacin del mdulo de
revisin por la direccin

Entrada en produccin del aplicativo

Fortalecer las competencias para

el uso del Sofigac

Gestionar los recursos para la

sostenibilidad del Sofigac

Actualizacin de la documentacin,
Matriz legal ambiental, Matriz de
de identificacin de aspectos,
matriz de riesgos, Plan de Trabajo
DT, Plan deTrabajo Sede Central,
Programas ambientales, reportes
del Plan de Trabajo

Mantenimiento y soporte del

Sofigac

Actualizacin de la documentacin

Actualizacin de la documentacin
y Normograma

Actualizacin de la documentacin

Actualizar lineamientos y realizar

reprote de revisin por la Direccin
y su aplicacin

Actualizacin de la documentacin

Actualizacin aspectos transversales

Firma Representante de la direccin General en Asuntos del SGI

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL F12100-12/16.V3