Manual de Procedimientos de La Unidad de Gestion PDF

UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS

Direccin Econmica y Administrativa
FACULTAD DE
CIENCIAS DIRECCIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA
QUMICAS Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FARMACUTICAS UNIDAD DE GESTIN
Jefe Unidad: Daniel Burgos B.

Autor: John Rebolledo V.
Agosto 2010
ndice
1. Introduccin................................................................................................................................................. 3
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin administrativa ................. 4
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin ................................................................................................ 5
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................................................. 5
3.2 Misin ................................................................................................................................... 5
3.3 Visin .................................................................................................................................... 6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................... 7
3.6 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9
4. Captulo 4: Unidad de Gestin .................................................................................................................. 10
4.1 Misin.................................................................................................................................. 10
4.2 Visin .................................................................................................................................. 10
4.4 Funciones especficas ......................................................................................................... 10
4.5 Personal .............................................................................................................................. 11
5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Gestin ............................................... 12
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 12
5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos ......................................................................... 13
5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 14
5.4 Simbologa Flujogramas ...................................................................................................... 15
6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Gestin ...................................................................................... 17
Adquisiciones menores a 3 UTM (rdenes de compra AUGE) ................................................. 17
Adquisiciones a travs del catlogo electrnico (Convenio Marco) ........................................... 20
Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) .......................................................................... 23
Adquisiciones L1 (Generan contrato) ........................................................................................ 28
1
Adquisiciones LE (Generan orden de compra) .......................................................................... 36
Adquisiciones LE (Generan contrato) ........................................................................................ 42
Adquisiciones LP (Generan contrato) ........................................................................................ 50
Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan orden de compra) ................................. 59
Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan contrato directo) ................................... 63
Gestin de resoluciones ............................................................................................................ 67
2
1. Introduccin
El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

versin 1.0 para la Unidad de Gestin perteneciente a la Direccin Econmica y Administrativa
de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile, todo este
trabajo se enmarca en el Proyecto denominado Elaboracin de Manuales de Procedimientos
para la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile elaborado
por el Administrador Pblico de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de
entrega en el mes de agosto del 2010.
El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales

procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado
diferentes herramientas para la recopilacin de informacin necesaria para el levantamiento de
los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad
y Departamentos, recopilacin de documentos e informes anteriores relacionados con el tema.
Cabe sealar que en esta primera etapa solo se recopil la informacin real de cada
Unidad y en ningn caso se llev a cabo un rediseo de actividades, por lo cual la informacin
recopilada en el presente manual corresponde a la informacin entregada por cada Jefatura y
funcionarios de las Unidades.
John Rebolledo Verdejo
Administrador Pblico
Licenciado en Ciencias Polticas y Gubernamentales
Universidad de Chile
3
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin

administrativa
La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contralora General de la
Repblica de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el
control interno como externo de las actividades que se efectan.
El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales

actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Gestin. No
slo se deben tener en cuenta la realizacin de este tipo de documentos como un mecanismo
de control, tambin se debe tener en cuenta como una herramienta til para la gestin
administrativa debido a los mltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos.
Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de

Gestin se encuentran:
Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas,

ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.
4
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas
La Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas fue creada en 1945, sobre la base

de la escuela de Qumica y Farmacia que inici la enseanza de la Farmacia en 1833 en el
Instituto Nacional y que en 1842 se instal junto con la Universidad de Chile.
Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro

carreras universitarias: Qumica y Farmacia, Bioqumica, Qumica e Ingeniera en Alimentos. El
factor comn que distingue a todos sus egresados es la slida formacin en qumica y su
conexin directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioqumica o
industria qumica.
3.2 Misin
La misin de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de

Chile es la generacin, cultivo, integracin y transmisin de la enseanza de la qumica por s
misma y en estrecha vinculacin con las Ciencias Farmacuticas, la Bioqumica y las Ciencias
Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idneos con una slida formacin
cientfica, tica, y con capacidad de gestin en las reas de las Ciencias Farmacuticas,
Bioqumicas, Qumicas y de los Alimentos.
Esta misin se materializa al proporcionar al pas profesionales altamente calificados e

involucrados directamente con el rea de salud (Qumica y Farmacia y Bioqumica) y con el
desarrollo industrial y tecnolgico qumico (Qumica e Ingeniera en Alimentos).
La formacin recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesin en el mbito

laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del pas. Estos profesionales adems tienen la
preparacin necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a
programas de especializacin y/o postgrado.
5
La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo

reflexivo y crtico a travs de sus funciones fundamentales de docencia, investigacin y
extensin.
Esta misin se logra a travs del trabajo de sus acadmicos en la docencia de pregrado,
posttulo y postgrado, la investigacin bsica y aplicada en las reas que cultiva la Facultad, la
extensin y la permanente preocupacin por los problemas de inters de la comunidad
nacional.
3.3 Visin
Que la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile sea

un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer acadmico la convierta en un centro de
referencia por su formacin docente de pre y postgrado.
Constituirse y mantenerse como lder en Investigacin, creando conocimiento que

sustente su actividad docente; lder en innovacin, creando conocimiento atingente a la realidad
y necesidades de nuestro pas, contribuyendo as a su desarrollo.
6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la

Universidad de Chile:
7
3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)
El rea de Direccin de la DIRECAD cumple con la funcin de ejecutar las labores

directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organizacin ante
todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del seor Decano de la Facultad.
Esta rea se encuentra a cargo del Director de Administracin y Finanzas (Sr. Jaime
Parada Manrquez) el cual depende jerrquicamente del Decano de la Facultad.
En la actualidad el rea de Direccin se encuentra fsicamente en la Direccin de

Administracin y Finanzas, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.
Direccin.
Secretara de Direccin.
Estafeta de Direccin.
Auxiliar de Direccin
8
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)
9
4. Captulo 4: Unidad de Gestin
La Unidad de Gestin nace como una unidad de Staff o apoyo los Departamentos y
Unidades de la Facultad que requieran asesora en materia de administrativa. Es una unidad
altamente especializada y profesional que establece pautas de planificacin en materia de
asesora administrativa, apoyo y ejecucin en los procesos de adquisicin de bienes y servicios
y anlisis institucional de la Facultad.
4.1 Misin
Ser una unidad de apoyo y anlisis institucional de la Facultad promoviendo directrices

para una eficiente administracin de las diferentes unidades administrativas que componen la
Facultad.
4.2 Visin
Ser el aliado estratgico de la Facultad en materia de gestin y eficiencia

administrativa.
4.4 Funciones especficas
Entregar apoyo en materia de gestin a las distintas instancias de la Facultad y

proyectos asociados
Elaborar informes de anlisis institucional y de distintas materias de gestin para la

Facultad
Realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de la Facultad
Entregar apoyo a acadmicos y funcionarios en materia de adquisidores de bienes o

servicios.
10
4.5 Personal
A la fecha la Unidad de Gestin cuenta con 3 personas a cargo de las labores de la

unidad estas son:
Nombre Cargo
Daniel Burgos Jefe Unidad de Personal
Sergio Fuenzalida Analista de Gestin
Daniela Cruces Secretaria
11
5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Gestin
A continuacin se describir los principales procedimientos de la Unidad de Gestin,

antes se describir cmo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario
levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensin adecuada
permitir tener una visin real de una actividad y adems permitir realizar mejoras o cambios
en el futuro.
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos
Todos los procedimientos descritos en este Manual estn acompaados de una ficha
denominada Formulario de Procedimiento, esta ficha ofrece un esquema para inventariar
secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolucin particular, a continuacin se
detallar en que cosiste cada casilla de este formulario:
Nombre del procedimiento Cdigo: Folio nico para cada

procedimiento
Identificacin del procedimiento Fecha: Identificacin temporal en
que se levant el procedimiento
1.Descripcin Definicin del procedimiento.

Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos
2.Objetivo
institucionales.
3.Alcance rea en donde transcurre el procedimiento.
4.Periodicidad Lapso temporal que trascurre el procedimiento.
5.Marco Legal Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.
12
5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos
A continuacin de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario

Declaracin de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que
comprenden la realizacin de un procedimiento identificado, a continuacin se detallar en que
cosiste cada casilla de este formulario:
1 2 3 4 5
6.1 Responsable N 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Ej.: Unidad 1 Ej.: Enva carta o Ej.: Siempre y cuando la Ej.: -solicitud de compra
solicitante solicitud de compra Unidad Demandante lo
solicite
1. Responsable (cargo): Identificacin del cargo o Unidad responsable de la actividad.
2. N: Nmero de identificacin de las actividades, sirve para ir sealando el orden de

inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.
3. Actividad: En esta casilla se seala cules son las acciones realizadas en funcin al
procedimiento identificado.
4. Observaciones: Son datos adicionales a la accin realizada en la actividad y que

entregan informacin que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.
5. Documentos: Documentacin asociada a la actividad o procedimiento.
13
5.3 Flujograma de Procedimientos
Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un

Flujograma del procedimiento, este se encuentra en formato vertical, lo que quiere decir que
el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran sealados los
unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operacin se
encuentra en el medio de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha
operacin. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se
encuentra el cdigo de identificacin (3). Al interior del esquema se encuentran smbolos, estos
poseen distintos significados que estn expuestos ms adelante en la seccin Simbologa
Flujogramas (4). Los smbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen
distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qu otra
operacin o Unidad debe seguir el procedimiento (5).
2 3
14
5.4 Simbologa Flujogramas
Smbolo Nombre Significado
Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una

operacin, una operacin se realiza cuando se crea, se
Operacin altera, se aumenta o se sustrae algo.
Lo que determina que una actividad sea un

procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida
de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una
operacin especfica (output).
Ej.: Entrada de una solicitud (Input) y la salida de un

permiso (output).
Es una operacin que por sus caractersticas y

desarrollo se debe realizar una observacin especial,
Sub-Operacin debido a que se encuentra fuera del rea de estudio.
Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de

otras unidades como Secretara Municipal o la Direccin
de Control, que poseen procedimientos propios.
Representa la toma de decisin en el procedimiento. La

pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que
Decisin salen del rombo muestran la direccin del proceso, en
funcin de la respuesta real.
Ej.: Puede ser la aprobacin o no de una operacin.
Simboliza el documento resultante de la operacin

respectiva. Significa que en un determinado
Documento procedimiento la aparicin de un documento es el
resultado o entrada de un proceso posterior.
Simboliza que el procedimiento comienza o termina.
Inicio/Termino
Simboliza que ms de un documento el que interviene

en el procedimiento, el cual esta detallado en el
Documento formulario Declaracin de Procedimientos.
Mltiple
15
Smbolo Nombre Significado
Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un

sistema externo a la Unidad o Departamento.
Datos Externos
Ej.: Subir informacin al sistema AUGE de la
Universidad.
Subir informacin al sistema Portal Mercado Pblico.
Si un documento en parte derecha aparece este smbolo

en el flujograma, significa que dicho documento o
Firma o VB actividad fue firmado o dado el visto bueno por la
autoridad o responsable a cargo de la actividad
Es la accin de controlar de legalidad un documento

para poder darle atribucin legal a un procedimiento.
Control de
Legalidad Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contralora
Control de
Legalidad
Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las
Unidades o Departamentos de la Facultad.
Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro

lugar especfico del Flujograma o pgina, por lo general
Pgina de va a acompaado de un nmero al interior que simboliza
Referencia que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con
el mismo nmero.
Simboliza que la actividad consiste en realizar un

respaldo o archivo de los datos del flujo.
Base de Datos
EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrnico.
16
6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Gestin
Nombre del procedimiento Cdigo: UG0001

Adquisiciones menores a 3 UTM (rdenes de compra Fecha: 06/06/2010
AUGE)
Son adquisiciones que no superan las 3 UTM por lo cual se excluyen del
1.Descripcin del sistema de compras Mercado Pblico. Estas adquisiciones se realizan
a travs del sistema AUGE de la Universidad.
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
2.Objetivo Facultad y proyectos asociados, a travs del sistema AUGE y que no
requieran un proceso de licitacin.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestin.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
3.Alcance
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el ao.
5.Marco Legal Ley N19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestacin de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Qumicas y
Farmacuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administracin y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Pblico de la Facultad de
Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operacin de Usuario Comprador de la Direccin ChileCompra
Elabor Fecha de Emisin Fecha de Actualizacin
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 17

Administrador Pblico Ver. 1.0
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidad solicitante 1 Enva carta o solicitud -solicitud de compra

de compra
Secretaria 2 Recibe solicitud y Por lo general las -solicitud de compra

verifica si es una compra compras menores a 3
menor a 3 UTM. UTM son compras para
adquirir productos de
necesidad habitual de
las unidades.
Secretaria 3 Si es una compra menor

a las 3 UTM se ingresan
a sistema AUGE.
Secretaria 4 Se imprimen orden de -copia orden de compra

compra y se despachan
2 copias a Analista de
Gestin y una a la
Unidad demandante.
Secretaria 5 Se enva orden de -orden de compra

compra original a jefe de
Unidad de Gestin para
su firma.
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

18
06.06.10 Ver. 1.0

7. DIAGRAMA DE FLUJO


Adquisiciones a travs del catlogo electrnico (Convenio Fecha: 06/06/2010
Marco)
Los Convenios Marco vigentes se traducirn en un catlogo, que

contendr una descripcin de los bienes y servicios ofrecidos, sus
condiciones de contratacin, y la individualizacin de los Proveedores a
1.Descripcin los que se les adjudic el Convenio Marco. Cada Entidad estar obligada
a consultar el Catlogo antes de proceder a llamar a una Licitacin
Pblica, Licitacin Privada o Trato o Contratacin Directa. (Reglamento de
la Ley 19.886. Articulo 14)
Facultad y proyectos asociados y hacer cumplimiento de la Ley 19886 en
2.Objetivo relacin a entregar preferencia a la adquisicin de bienes que se
encuentren disponibles en el catalogo electrnico del sistema Mercado
Pblico.
3.Alcance 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la

9001:2008.
Farmacuticas.
Chile.

Departamento que 1 Ingresan al sistema de Existen departamentos -solicitud orden de

posee capacidad catlogo electrnico de que poseen sus propias compra
de compra Mercado Pblico y claves de ingreso al
Mercado Pblico realizan la compra y sistema Mercado
generan orden de Pblico.
compra.
Analista de Gestin 2 Recibe correo -solicitud orden de

electrnico con nmero compra
de solicitud de orden de
compra.
Analista de Gestin 3 Imprime solicitud orden -solicitud orden de

de compra. compra
Analista de Gestin 4 Verifica el departamento -solicitud orden de

y el monto de la compra. compra
Administrativo de 5 Verifica si existe -solicitud orden de

Presupuesto presupuesto para la compra
compra.
Analista de Gestin 6 Genera orden de -orden de compra

compra sistema
Mercado Pblico. Enva
copias de orden de
compra por correo
electrnico a
Departamento
Demandante y Jefe de
Unidad de Gestin.
Jefe de Unidad de 7 Da VB: - solicitud orden de

Gestin compra
- solicitud orden de
compra -orden de compra
-orden de compra -correo de autorizacin
-correo de autorizacin



Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) Fecha: 06/06/2010
Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100

UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitacin Pblica
1.Descripcin a travs del a travs del portal Mercado Pblico. Estas adquisiciones en
su procedimiento generan como producto una orden de compra, entre la
facultad y los proveedores.
2.Objetivo Facultad y proyectos asociados, a travs del portal Mercado Pblico en
modalidad de Licitacin Pblica.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacuticas.
Chile.
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0

23
Unidad 1 Jede de Unidad o - solicitud de compra

Demandante Director de
Departamento dan VB
a solicitud de compra.
Direccin 2 Autoriza o no solicitud - solicitud de compra

Econmica y de orden de compra. Si
Administrativa es autorizada es
firmada.
Jefe de Unidad de 3 Firma solicitud de orden - solicitud de compra

Gestin de compra.
Analista de Gestin 4 Recibe solitud de - solicitud de compra

compra y se verifican los
datos.
Analista de Gestin 5 Se carga licitacin en - solicitud de compra

Portal Mercado Pblico.
Analista de Gestin 6 Realiza resolucin de - resolucin de

publicacin. Esta publicacin.
resolucin es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VB y tambin va a
control a Decanato, y
Vicedecanato y
Contralora Interna.
Analista de Gestin 7 Se realiza el periodo de

cierre y se enva por
correo electrnico la
informacin de los
oferentes a la Unidad
Demandante.

Analista de Gestin 8 Enva cuadro de -cuadro de evaluacin

evaluacin ofertas para de oferta
que la evalu la Unidad
Demandante.
Unidad 9 Da VB al cuadro de -cuadro de evaluacin

Demandante evaluacin de oferta. de oferta
Analista de Gestin 10 Recibe cuadro de La ponderacin de las -cuadro de evaluacin

evaluacin de oferta y se evaluaciones se de oferta
adjudica a proveedor encuentra predefinida
con mejor puntaje. Se con antelacin por la - certificado de
imprime certificado de Unidad Demandante. disponibilidad
disponibilidad presupuestaria
presupuestaria y se Jefe de Unidad de
sube al sistema Portal Contabilidad firma
Mercado Pblico. certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
Analista de Gestin 11 Realiza resolucin de -resolucin de

adjudicacin. Esta adjudicacin
Jefe de Unidad de -cuadro de evaluacin
Contabilidad para su de oferta
VB y tambin va a
-solicitud de compra
control de Decanato,
Vicedecanato y
Contralora Interna.
Analista de Gestin 12 Se genera la orden de - orden de compra

compra en sistema
Mercado Pblico

25


27

Adquisiciones L1 (Generan contrato) Fecha: 06/06/2010
Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100

UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitacin Pblica
1.Descripcin a travs del a travs del portal Mercado Pblico. Estas adquisiciones en
su procedimiento generan como producto un contrato de servicio, entre la
facultad y los proveedores.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacuticas.
Chile.


Departamento dan VB
Direccin 2 Autoriza o no solicitud En base a criterios - solicitud de compra

Econmica y de orden de compra. Si presupuestarios.
firmada.

Gestin de compra.
Jefe de Unidad de 4 Recibe solitud de

Gestin adquisicin y se realiza
reunin con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de 5 Se elaboran con la - especificaciones

Gestin Unidad Demandante las tcnicas
especificaciones
tcnicas de la de
adquisicin.
Jefe de Unidad de 6 Se elaboran con el Jefe En base a los formatos - bases de licitacin
Gestin de Unidad de Gestin del Portal Mercado
las bases de licitacin Pblico.
Jefe de Unidad de 7 Se carga licitacin al - bases de licitacin

Gestin Portal Mercado Publico.
Jefe de Unidad de 8 Se informa a la Unidad

Gestin Demandante los plazos
operativos.

29
Jefe de Unidad de 9 Realiza resolucin de - resolucin de

Gestin publicacin. Esta publicacin.
Jefe de Unidad de - bases de licitacin
- especificaciones
VB y tambin va a
tcnicas
Vicedecano y - solicitud de compra
Contralora Interna.
Jefe de Unidad de 10 Comienza el periodo de Sin son preguntas de

Gestin preguntas de los carcter tcnico las
proveedores en el Portal responde la Unidad
Mercado Pblico. Demandante si son
preguntas de carcter
administrativo o tengan
relacin con los
procedimientos de la
adquisicin.
Jefe de Unidad de 11 Se sube las respuestas

Gestin al sistema Portal
Mercado Pblico y se
cierra el proceso de
licitacin.
Unidad 12 Elabora documento: - cuadro de evaluacin

Demandante de oferta
- cuadro de evaluacin
de oferta -servicio post venta
-servicio post venta
Jefe de Unidad de 13 Recibe cuadro de Jefe de Unidad de - cuadro de evaluacin

Gestin evaluacin de oferta y Contabilidad firma de oferta
Se adjudica a proveedor certificado de
con mayor puntaje. Se disponibilidad
imprime certificado de presupuestaria.
disponibilidad
presupuestaria y se
sube al sistema Portal
Mercado Pblico.


Gestin adjudicacin. Esta adjudicacin
Jefe de Unidad de - bases de licitacin
- especificaciones
VB y tambin va a
tcnicas
control de Decanato, y
Vicedecanato - solicitud de compra
Contralora Interna.
cuadro de evaluacin de
oferta
Jefe de Unidad de 15 Elabora el contrato entre -contrato

Gestin la facultad y el
proveedor de servicio o
suministro.
Jefe de Unidad de 16 Enva contrato a Unidad -contrato

Gestin Demandante para que
realice las
consideraciones
pertinentes al contrato.
Jefe de Unidad de 17 Se recibe el contrato En esta etapa el -contrato

Gestin revisado por la Unidad proveedor debe entregar
Demandante y es toda la informacin
enviado al proveedor necesaria que debe
para que integre los integrar el contrato
datos que hacen falta y (Representante legal,
firme el contrato. cargo, identificacin
personal, entre otras).
Jefe de Unidad de 18 Enva el contrato para la -contrato

Gestin firma del Decano.
Jefe de Unidad de 19 Realiza resolucin de -resolucin de firma de

Gestin firma de contrato. Esta contrato
Jefe de Unidad de -contrato
VB y tambin va a
control de Decanato y
Vicedecano, y
Contralora Interna.

31
Jefe de Unidad de 20 Se informa al proveedor -contrato

Gestin que debe venir a retirar
el contrato. Adems Se
informa a la Unidad
Demandante plazos y
ejecucin del contrato.
Unidad 21 Recibe carta informativa -copia -resolucin de

Demandante y copia resolucin firma firma de contrato
de contrato.
Jefe de Unidad de 22 Se gestiona la ejecucin Un contrato de -contrato

Gestin de los contratos. suministro o de servicio
genera una serie de
rdenes de compra que
deben ser supervisados
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.



34

35

Adquisiciones LE (Generan orden de compra) Fecha: 06/06/2010
Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecucin inmediata o en el

tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su
1.Descripcin monto deben pasar por un proceso de Licitacin Pblica a travs del
portal Mercado Pblico. Estas adquisiciones en su procedimiento generan
como producto una orden de compra, entre la facultad y los proveedores.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacuticas.
Chile.

36

Departamento dan VB
Direccin 2 Autoriza o no solicitud En base a criterios - solicitud de compra

Econmica y de orden de compra. Si presupuestarios.
firmada.

Gestin de compra.

reunin con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de 5 Se elaboran con la

Gestin Unidad Demandante las
especificaciones
tcnicas de la de
adquisicin.


operativos.

Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.


relacin con los
adquisicin.

Mercado Pblico y se
licitacin.


disponibilidad
presupuestaria y se
Mercado Pblico.

38

Jefe de Unidad de -acta de adjudicacin
-carta que informa el
VB y tambin va a
puntaje
Contralora Interna. - cuadro de evaluacin
de oferta
-Certificado de
inscripcin en Chile
proveedores
- orden de compra
Jefe de Unidad de 15 Se genera la orden de -orden de compra

Gestin compra en sistema
Mercado Pblico.
39


41

Adquisiciones LE (Generan contrato) Fecha: 06/06/2010

tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su
monto deben pasar por un proceso de Licitacin Pblica a travs del
portal Mercado Pblico. Estas adquisiciones en su procedimiento generan
como producto un contrato, entre la facultad y los proveedores.
1.Descripcin
Se deben diferenciar:
Contrato de servicio: Es una prestacin de servicio con ejecucin en el
tiempo que entrega el proveedor.
Contrato de suministro: Es una provisin que entrega el proveedor
referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.

9001:2008.
Farmacuticas.
Chile.

Unidad 1 Jede de Unidad o - solicitud de adquisicin

Departamento dan VB
a solicitud de
adquisicin.
Direccin 2 Autoriza o no solicitud En base a criterios - solicitud de adquisicin

Econmica y de adquisicin. Si es presupuestarios.
Administrativa autorizada es firmada.
Jefe de Unidad de 3 Firma solicitud de orden - solicitud de adquisicin

Gestin de compra.

reunin con Unidad
Demandante.

especificaciones
tcnicas de la de
adquisicin.


operativos.

Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.


relacin con los
adquisicin.

Mercado Pblico y se
licitacin.


disponibilidad
presupuestaria y se
Mercado Pblico.

VB y tambin va a
puntaje
de oferta
-certificado de inscripcin
en Chile proveedores


suministro.

realice las
consideraciones


Jefe de Unidad de 19 Realiza resolucin de - resolucin firma de

Jefe de Unidad de -fotocopia del contrato
- resolucin de
VB y tambin va a
adjudicacin
Contralora Interna.

el contrato. Adems Se -carta informativa
informa a la Unidad
Demandante plazos y
Unidad 21 Recibe carta informativa -carta informativa

Demandante y copia resolucin firma
de contrato. -copia resolucin firma
de contrato.

45

genera una serie de
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.

46

47



Adquisiciones LP (Generan contrato) Fecha: 06/06/2010

tiempo, que se encuentran sobre las 1000 UTM debido a su monto deben
pasar por un proceso de Licitacin Pblica a travs del portal Mercado
Pblico. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto
un contrato, entre la facultad y los proveedores.
1.Descripcin
Se deben diferenciar:
Contrato de servicio: Es una prestacin de servicio con ejecucin en el
tiempo que entrega el proveedor.
Contrato de suministro: Es una provisin que entrega el proveedor
referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.

9001:2008.
Farmacuticas.
Chile.

50
Unidad 1 Jede de Unidad o - solicitud de adquisicin

Departamento dan VB
a solicitud de
adquisicin.
Direccin 2 Autoriza o no solicitud En base a criterios - solicitud de adquisicin

Econmica y de adquisicin. Si es presupuestarios.
Administrativa autorizada es firmada.
Jefe de Unidad de 3 Firma solicitud de - solicitud de adquisicin

Gestin adquisicin.

reunin con Unidad
Demandante.

especificaciones
tcnicas de la de
adquisicin.
Comisin 7 Autoriza o no solicitud Considera la

Evaluadora de adquisicin. instauracin de una
comisin evaluadora,
caractersticas de la
comisin: tiene que ser
integrada por tres
funcionarios pblicos
internos o externos del
servicio, tambin
integrada por persona
puede ser integrada por
personas externas pero
estos deben ser menos
que los funcionarios
pblicos.

Jefe de Unidad de 8 Se carga licitacin al La licitacin debe estar - bases de licitacin

Gestin Portal Mercado Publico. mnimo 20 das
reducible a 10.

operativos.

Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Contralora Interna.

relacin con los
adquisicin.
Jefe de Unidad de 12 Se solicita a Los montos - boleta de garanta por

Gestin proveedores boleta de comprendidos en estas seriedad de la oferta
garanta por seriedad de boletas se entregan una
la oferta. vez adjudicada la
propuesta y solo se
retiene la boleta del
ganador, a su vez el
proveedor ganador debe
adjuntar una nueva
boleta, de fiel y oportuno
cumplimiento del
contrato y por las
obligaciones laborales y
sociales de los
trabajadores, esa boleta
se entrega una vez
elaborado el contrato.


Mercado Pblico y se
licitacin.


Gestin evaluacin de oferta. Se Contabilidad firma de oferta
imprime certificado de certificado de
disponibilidad disponibilidad
presupuestaria y se presupuestaria.
Mercado Pblico.
Comisin 16 Adjudica contrato a - informe tcnico de

Evaluadora proveedor y genera un adjudicacin
informe tcnico de
adjudicacin.

VB y tambin va a
puntaje
de oferta
-certificado de
inscripcin en Chile
proveedores

suministro.

Jefe de Unidad de 19 Recibe boleta de Si el proveedor en el -boleta de garanta de

Gestin garanta de fiel y lapso que trascurre el fiel y oportuno
oportuno cumplimiento contrato no realice u cumplimiento del
del contrato entregada omita alguna actividad o contrato
por el proveedor. punto establecido en el
contrato, le entregar el
derecho a la Facultad de
poder cobrar dicha
boleta de garanta.

realice las
consideraciones


Jefe de Unidad de 23 Realiza resolucin de - resolucin firma de

Jefe de Unidad de -fotocopia del contrato
- resolucin de
VB y tambin va a
adjudicacin
Contralora Interna.

el contrato. Adems Se -carta informativa
informa a la Unidad
Demandante plazos y

54
Unidad 25 Recibe carta informativa -carta informativa

Demandante y copia resolucin firma
de contrato. -copia resolucin firma
de contrato.

genera una serie de
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.

55


57


Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan Fecha: 06/06/2010
orden de compra)
Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben

realizarse sin un proceso de licitacin. Los criterios en los cuales deben
ser aprobadas este tipo de adquisicin deben ser los expresados en la ley
1.Descripcin
y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en
este procedimiento. El producto de esta adquisicin es una compra de
trato directo entre la Facultad y el proveedor.
2.Objetivo Facultad y proyectos asociados, que debido a una situacin extraordinaria
deben realizarse sin un procedimiento de licitacin pblica.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacuticas.
Chile.

Unidad 1 Jede de Unidad o La argumentacin debe -solicitud de compra

Demandante Director de realizarse en base a los
Departamento dan VB que seala el art. 10 de - carta argumentativa
a solicitud de compra. la Ley de Bases sobre
-documentos de
Contratos
respaldo
Administrativos de
Suministro y Prestacin
de Servicios.
Jefe de Unidad de 2 Recibe documentacin y -solicitud de compra

Gestin remite carta de
autorizacin y - carta argumentativa
documentacin de
-documentos de
respaldo y despacha a la
respaldo
Direccin de
Administracin y
Finanzas para autorizar
la compra.
Jefe de Unidad de 3 Una vez autorizada la -resolucin de compra

Gestin solicitud de compra se trato directo
realiza resolucin de
compra trato directo.
Jefe de Unidad de 4 Realiza resolucin de -resolucin de compra

Gestin compra trato directo. trato directo
Esta resolucin es
enviada al Jefe de -orden de compra
Unidad de Contabilidad directa
para su VB y tambin
-carta argumentativa
va a control de
Decanato, y Contralora -documentos de
Interna. respaldo
Jefe de Unidad de 5 Sube orden de compra -orden de compra

Gestin Portal Mercado Pblico, directa
la Unidad Demandante
baja la orden de compra
del sistema.

60
Jefe de Unidad de 6 Sube resolucin de -resolucin de compra

Gestin compra trato directo trato directo
controlada de legalidad
a Portal Mercado
Pblico.
Jefe de Unidad de 7 Informa a Unidad -resolucin de compra

Gestin Demandante que el trato directo
procedimiento est
controlado de legalidad y
se procede a archivar
documentacin.



Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan Fecha: 06/06/2010
contrato directo)
Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben

realizarse sin un proceso de licitacin. Los criterios en los cuales deben
ser aprobadas este tipo de adquisicin deben ser los expresados en la ley
1.Descripcin
y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en
este procedimiento. El producto de esta adquisicin es un contrato directo
entre la Facultad y el proveedor.
2.Objetivo Facultad y proyectos asociados, que debido a una situacin extraordinaria
deben realizarse sin un procedimiento de licitacin pblica.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacuticas.
Chile.

Unidad 1 Jede de Unidad o La argumentacin debe -solicitud de adquisicin

Demandante Director de realizarse en base a los
Departamento dan VB que seala el art. 10 de -carta argumentativa
a solicitud de la Ley de Bases sobre
-documentos de
adquisicin. Contratos
respaldo
Administrativos de
Suministro y Prestacin
de Servicios.
Jefe de Unidad de 2 Recibe documentacin y -solicitud de adquisicin

Gestin remite carta de
autorizacin y -carta argumentativa
documentacin de
-documentos de
respaldo y despacha a la
respaldo
Direccin de
Administracin y
Finanzas para autorizar
la compra.
Jefe de Unidad de 3 Realiza borrador de Los contratos entre la -contrato

Gestin contrato para que sea Facultad y un tercero en
revisado por el este caso un proveedor
proveedor una vez debe ser firmado solo
realizada todas las por el Decano quien es
observaciones se el representante legal de
procede a realizar el la Facultad.
contrato que es firmado
por el proveedor y el
Decano.
Jefe de Unidad de 4 Una vez autorizada la -resolucin de contrato

Gestin solicitud de adquisicin directo
se realiza resolucin de
compra trato directo.

Jefe de Unidad de 5 Realiza resolucin de -resolucin de contrato

Gestin contrato directo. Esta directo
resolucin es enviad a al
Jefe de Unidad de -copia del contrato
-carta argumentativa
VB y tambin va a
control de Decanato, -documentos de
Vicedecanato y respaldo
Contralora Interna.
Jefe de Unidad de 6 Se sube rdenes de -rdenes de compra

Gestin compra una vez generadas por el
comenzado el contrato contrato
cuando la resolucin ha
sido controlada de
legalidad a Portal
Mercado Pblico
Jefe de Unidad de 7 Informa a Unidad -resolucin de compra

Gestin Demandante que el trato directo
procedimiento est
controlado de legalidad y
se procede a archivar
documentacin que el
proveedor puede venir a
retirar el contrato.

65

Gestin de resoluciones Fecha: 06/06/2010
Es la expresin legal de las decisiones que se llevan a cabo en la

1.Descripcin
actividad administrativa y son aceptadas por la autoridad.
Gestionar las resoluciones envindolas a las autoridades de control y

2.Objetivo
subirlas posteriormente al Portal Mercado Pblico.

9001:2008.


Farmacuticas.

Chile.


67
Jefe de Unidad de 1 Confecciona resolucin. Tambin Analista de - resolucin

Gestin Gestin si procede
confecciona resolucin.
Secretaria 2 Recibe resolucin y saca - resolucin

tres copias y enva
resolucin original a
control.
Secretaria 3 La resolucin es envida - resolucin

al Jefe de Unidad de
VB y tambin va a
Vicedecanato y
Contralora Interna.
Secretaria 4 Recibe la resolucin - resolucin

controlada, se escanea
resolucin y se sube al
sistema Portal Mercado
Pblico
Secretaria 5 Archiva resolucin en el - resolucin

archivo de la Unidad


70

Manual de Procedimientos de La Unidad de Gestion PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual de Procedimientos de La Unidad de Gestion PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS

Jefe Unidad: Daniel Burgos B.

2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin administrativa ................. 4

3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin ................................................................................................ 5

3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................................................. 5

3.2 Misin ................................................................................................................................... 5

3.3 Visin .................................................................................................................................... 6

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................... 7

3.6 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8

3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9

4. Captulo 4: Unidad de Gestin .................................................................................................................. 10

4.2 Visin .................................................................................................................................. 10

4.4 Funciones especficas ......................................................................................................... 10

4.5 Personal .............................................................................................................................. 11

5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Gestin ............................................... 12

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 12

5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos ......................................................................... 13

5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 14

5.4 Simbologa Flujogramas ...................................................................................................... 15

6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Gestin ...................................................................................... 17

Adquisiciones menores a 3 UTM (rdenes de compra AUGE) ................................................. 17

Adquisiciones a travs del catlogo electrnico (Convenio Marco) ........................................... 20

Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) .......................................................................... 23

Adquisiciones L1 (Generan contrato) ........................................................................................ 28

Adquisiciones LE (Generan orden de compra) .......................................................................... 36

Adquisiciones LE (Generan contrato) ........................................................................................ 42

Adquisiciones LP (Generan contrato) ........................................................................................ 50

Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan orden de compra) ................................. 59

Adquisiciones Especiales (no licitacin y que generan contrato directo) ................................... 63

Gestin de resoluciones ............................................................................................................ 67

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales

John Rebolledo Verdejo

2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin

La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales

Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de

Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas,

3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin

3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas

La Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas fue creada en 1945, sobre la base

Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro

La misin de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de

Esta misin se materializa al proporcionar al pas profesionales altamente calificados e

La formacin recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesin en el mbito

La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo

Que la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile sea

Constituirse y mantenerse como lder en Investigacin, creando conocimiento que

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la

3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

El rea de Direccin de la DIRECAD cumple con la funcin de ejecutar las labores

En la actualidad el rea de Direccin se encuentra fsicamente en la Direccin de

3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

4. Captulo 4: Unidad de Gestin

Ser una unidad de apoyo y anlisis institucional de la Facultad promoviendo directrices

Ser el aliado estratgico de la Facultad en materia de gestin y eficiencia

4.4 Funciones especficas

Entregar apoyo en materia de gestin a las distintas instancias de la Facultad y

Elaborar informes de anlisis institucional y de distintas materias de gestin para la

Realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de la Facultad

Entregar apoyo a acadmicos y funcionarios en materia de adquisidores de bienes o

A la fecha la Unidad de Gestin cuenta con 3 personas a cargo de las labores de la