Anda di halaman 1dari 8

A.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menyebutkan


bahwa: Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara
kredit maupun secara tunai.

System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup
kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan
informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai
dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

B. Fungsi Perencanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

1. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.

2. Fungsi Gudang

Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan
sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi
penjualan.

3. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan
pembuatan laporan penjualan.

4. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang
diterima dari fungsi penjualan.

C. Dokumen serta Catatan yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

1. Dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi


dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :
a. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh
manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

b. Bukti Setor Bank

Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.

c. Rekap Harga Pokok Penjualan

Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama
satu periode.

Berikut dfd penjualan :


Keterangan Data Flow Diagram :

Pelaksana

1 a. Menerima order dari customer Counter Sales

b. Membuat surat pesanan (rangkap 6) dengan komputer (Kasir)

c. Menandatangani surat pesanan rangkap 6

d. Memberikan surat pesanan ke 1 ke costumer dan menyerahkan

SP rangkap 5 ke bagian sales supervisor

2 a. Menerima surat pesanan (rangkap 5) dari sales counter Sales

b. Apabila disetujui Surat Pesanan di tandatangani Supervisor

c. Menyerahkan Surat Pesanan ke Sales Manager

3 a. Menerima kembali Surat Pesanan sales Manager

b. Apabila sudah di paraf Surat Pesanan di serahkan ke Administrasi Marketing Administration

4 a. Menerima Copy Shiping list dari bagian gudang

b. Menerima Surat Pesanan (rangkap 5) dari Sales Manager Marketing setelah Dilakukan
checking dan paraf, lalu menyerahkan Lembar surat pesanan ke 2 ke bagian gudang.

c. Berdasarkan Shipping List tersebut, menentukan jenis kertas dan desain cover buku untuk setiap
Surat Pesanan yang di terima, dan memberi paraf pada surat Pesanan.

d. Membuat order pembuatan buku rangkap 2 dan menandatanganinya, setelah itu order buku ke
1 di simpan sebagai arsip dan lembar yang 1 lagi dikirim ke finance control

e. Menyerahkan surat pesanan rangkap 5 ke bagian finance controler

5 a. Menerima surat pesanan (rangkap 4) dari bagian administrasi Finance marketing beserta
lembar order pembuatan buku ke 2. Controler surat pesanan di cek dan di paraf.

c. lembar SP ke 3 disimpan dan menyerahkan SP rangkap 3 ke bagian kepala cabang

6 a. Menerima Surat pesanan (rangkap 3) dari bagian finance controller Kepala Cabang
b. menandatangani SP tersebut

c. lembar SP ke 4 di simpan sebagai arsip dan SP rangkap 2 dikirim ke bagian faktur.

7 a. menerima surat pesanan rangkap 2 dari bagian kepala cabang

b. Mencetak faktur 2x dan kwitansi rangkap 3 dari pengolahan SP. Bagian Faktur

c. faktur, SP, dan kwitansi di cek lalu di kirim ke kepala bagian administrasi untuk di tandatangani

8 a. menerima Faktur 2x, SP 2x, dan kwitansi 3x untuk di tandatangani Kepala

b. seteleh di tandatangani, lalu di distribusikan ke beberapa bagian Bagian

dan ada sebagian yang di simpan Administrasi

c. Mendistribusikan berkas:

Lembar SP ke 5 di simpan sebagai arsip

Lembar SP ke 6 beserta faktur lembar ke 1 di kirim ke bagian

akunting cabang

Lembar kwitansi ke 1 di simpan sebagai arsip

Lembar kwitansi ke 2 dan3 di kirim ke bagian akunting cabang

Lembar faktur ke 2 di simpan sebagi arsip

9 a. menerima kwitansi 2 rangkap dari baian kepala administrasi Accounting

b. membuat jurnal dari lembar kwitansi yang masuk

c. lembar kwitansi ke 3 di simpan sebagai arsip dan lembar ke 2 dibatching, lalu diperoleh batch
data-data untuk di kirim ke MIS

d. menerima SP lembar ke 4 dan lembar faktur ke 2 untuk di proses dan dilakukan pembukuan

e. membuat jurnal voucher intern dan membatchingnya

f. lalu diperoleh jurnal voucher intern dan batch data-data untuk dikirim ke bagian MIS

10 a. Menerima laporan batch dari bagian akunting untuk di buatkan MIS laporan validasinya
b. Setelah di buatkan laporan validasi tersebut lalu di kirim ke bagian

head office di buatkan filedan ke bagian akunting. Di bagian

akunting untuk dilakukan pengecekan terakhir

11 Dari file yang di kirim oleh bagian MIS, lalu di proses dan di Head

buatkan GL detail dan laporan penjualan. GL detail di kirim ke Office

bagian akunting lagi untuk dilakukan pengecekan terakhir.

12 a. menerima lembar order pesanan dari bagian administrasi marketing

b. membuat pesanan sesuai yang tertera dalam order pesanan Produksi

c. mengirim pesanan ke bagian gudang

d. menyimpan lembar order pesanan untuk arsip dan mengirim

13 a. menerima lembar surat pesanan dari bagian administrasi marketing

b. menyiapkan pengiriman pesanan

Gudang

c. membuat lembar shipping list

d. menyimpan lembar surat pesanan untuk arsip dan mengirim

lembar shipping list ke bagian administrasi marketing

Keterangan Bagian :

1. Kasir / Sales Counter

Bertugas menerima jika ada order dari customer atau pelanggan.

2. Sales Supervisor

Bertugas memeriksa dan menyaring order-order penjualan yang masuk.

3. Sales Manager
Bertugas untuk memeriksa dan menyetujui order yang masuk, baik permohonan

pembelian tunai maupun kredit.

4. Administrasi Marketing

Bertugas menentukan bahan dan model pakaian yang dipesan berdasarkan surat

pesanan.

5. Finance Controller.

Bertugas meneliti sampai sejauh mana kebenaran data-data yang telah diberikan

oleh calon pembeli.

6. Bagian Faktur

Bertugas mencetak faktur penjualan yang rangkap dan menditribusikan berkas-

berkas tersebut ke seluruh bagian-bagian yang terkait.

7. Bagian Accounting

Bertugas menyiapkan laporan sales book dan data-data bagi pembuatan laporan

edit validasi oleh bagian MIS.

8. Bagian MIS

MIS (Management Informatika System) ini akan membuat laporan edit validasi

dari laporan-laporan yang diberikan oleh bagian accounting.

9. Bagian Produksi

Bertugas untuk membuat pesanan yang sesuai dengan permintaan konsumen.

Berdasarkan bagan arus (flowchart) proses pembuatan faktur produk pakaian

yang di buat untuk penjualan yang ada dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai

perusahaan, di lihat dari sistem yang dibuat penulis tidak menemukan adanya suatu

kelemahan dari sistem informasi akuntansi yang dipakai. Tetapi dalam pengoperasiannya
masih terdapat kesalahan atau kelemahan:

1. Surat pesanan dari kasir/counter sales langsung diberikan ke costumer, belum

melalui persetujuan bagian-bagian yang lain yang memang dibutuhkan.hiping list

dari bagian gudang hanya untuk penentuan jenis bahan dan desain pakaian dan

tidak adanya pengawasan kepada bagian gudang. Sehingga mudah terjadinya

penyelewengan jumlah barang dari gudang.

2. Pada bagian kasir/counter sales, sales supervisor, sales manager tidak ada sistem

dokumentasi, sehingga tidak adanya bukti surat pesanan yang di paraf.

3. Shiping list dari bagian gudang hanya untuk penentuan jenis bahan dan desain

pakaian dan tidak adanya pengawasan kepada bagian gudang. Sehingga mudah

terjadinya penyelewengan jumlah barang dari gudang.

Selain memiliki kelemahan, PT. JAYA ABADI juga memiliki kebaikan-

kebaikan yang menunjang kegiatan manajemen perusahaan dalam menjalankan kegiatan

perusahaan :

1. Perusahaan tidak saja mampu untuk mengukur atau menilai sampel sampai sejauh

mana sistem akuntansi penjualan yang ada dapat mendukung proses kegiatan

perusahaan, tetapi juga mampu untuk menganalisa sampai sejauh mana Sistem

Informasi Akuntansi Penjualan yang ada dapat menjalankan fungsinya secara

benar sesuai dengan ketentuan yang ada dan dibuat oleh perusahaan. Terbukti

dengan adanya rapat tahunan perusahaan, rapat direksi dan rapat pemegang

saham. Hal ini untuk mengoreksi dan menyempurnakan sistem informasi

akuntansi penjualan tunai yang ada.

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan yang ada juga telah dapat memperbaiki
dan memperkecil terjadinya kesalahan, baik kesalahan dalam pencatatan maupun

pelaporannya. Hal ini dapat segera diketahui karena perusahaan menggunakan

Sistem Informasi Akuntansi yang terkomputerasi. Walaupun terkadang

menggunakan sistem yang manual untuk pengecekan.

3. Sistem Pengendalian Intern peruasahaan untuk akuntansi penjualan perusahaan

juga telah menjalankan fungsinya secara baik, sehingga tidak ada lagi campur

tangan dari pihak-pihak yang tidak berwenang, karena dalam Sistem Informasi

Akuntansi penjualan telah terjadi pemisahan tugas dan wewenang.

Perbaikan atas kelemahan yang terjadi, dalam pengoperasiannya:

1. Surat pesanan dari kasir/counter sales seharusnya jangan langsung di berikan ke

costumer/pelanggan. Seharusnya dibuat alur yang baik lagi seperti harus

melawati persetujuan bagian sales supervisor, sales manager, dan terakhir bagian

administrasi marketing untuk legalitas pesanan, agar pesanan tersebut disetujui.

2. Melakukan sistem dokumentasi yang baik pada bagian kasir/counter sales, sales

supervisor, sales manager. Harus dibuat pengarsipan bagiannya masing-masing,

agar tidak terjadi surat pesanan yang palsu.

3. Seharusnya dari shipping list yang di berikan dari bagian gudang setelah di

cocokan dengan surat pesanan di bagian administrasi marketing, tidak hanya

untuk penentuan jenis bahan dan model tetapi harus dilakukan pencocokan

jumlah barang seperti yang tertera dalam surat pesanan. Jadi mempersempit

karyawan bagian gudang untuk melakukan penyelewengan atau hal-hal yang

akan menghambat tujuan perusahaan