CONTROL PREVENTIVO

DE INVENTARIOS

El control preventivo de inventarios es una modalidad del control operativo de los mismos
que se basa en reposiciones reales ajustadas a las necesidades, evitando as acumulaciones
excesivas de stock.

Un apropiado control preventivo de inventarios debe manejar los siguientes elementos:

Control Contable: Kardex o software

Control Fsico: Almacn
Control de Nivel de Inversin: ndices de Rotacin

Adems existen numerosas tcnicas de control, dichas tcnicas se describirn en este

mdulo.

MXIMOS Y MNIMOS
Esta tcnica consiste en establecer niveles Mximos y Mnimos de inventario, adems de
su respectivo periodo fijo de revisin. La cantidad a ordenar corresponde a la diferencia
entre la Existencia Mxima calculada y las Existencias Actuales de inventario. Los pedidos
que se efecten fuera de las fechas establecidas de revisin correspondern a aquellos que
busquen reaccionar a una fluctuacin anormal de la demanda de unidades que haga que los
niveles de inventario lleguen al limite mnimo antes de la revisin. Numerosos sistemas
automatizados emplean la tcnica de mximos y mnimos calculando puntos de revisin y
solicitando automticamente rdenes de compra con sus respectivas cantidades a solicitar.

Teniendo en cuenta que:

Pp: Punto de pedido

Tr: Tiempo de reposicin de inventario (en das)
Cp: Consumo medio diario
Cmx: Consumo mximo diario
Cmn: Consumo mnimo diario
Emx: Existencia mxima
Emn: Existencia mnima (Inventario de seguridad)
CP: Cantidad de pedido
E: Existencia actual

Las frmulas matemticas utilizadas en la tcnica son:

Emn: Cmn * Tr;

Pp: (Cp * Tr) + Emn

Emx: (Cmx * Tr) + Emn;

CP: Emx - E

EJEMPLO DE APLICACIN DE MXIMOS Y

MNIMOS
El Mini Market "The CAT" ubicado en frente al ms grande complejo deportivo de la
ciudad, desea calcular los niveles ptimos de inventario de la bebida energtica Nitro
Drink. El camin de suministro de la bebida visita el Mini Market cada 6 das. Las
estadsticas de venta de la bebida nos dicen que el da de mayor consumo fue de 135 cajas;
el da de menor consumo fue de 62 cajas; y la venta promedio es de 87 cajas. En el
momento de considerar lo anterior en la bodega del Market se encontraban 260 cajas de la
bebida. Por ende:

Emn = (62 cajas/da * 6 das) = 372 cajas

Emx = (135 cajas/da * 6 das) + 372 cajas = 1182 cajas

Pp = (87 cajas/da * 6 das) + 372 cajas = 894 cajas

CP = (1182 - 260) = 922 cajas

Lo cual indica que el punto en el cual se debe emitir una rden de pedido corresponde al
punto en el cual el inventario de la bebida alcance un mnimo de 894 cajas (lo cual
corresponde a asegurar la satisfaccin de la demanda durante los 6 das que tarda en arribar
el camin + la cantidad de seguridad).

En cuanto a la cantidad de pedido esta debe recalcularse al alcanzar el Punto de pedido (Pp)
teniendo en cuenta que puede variar dependiendo de la existencias en bodega al momento
de emitir la orden.

INVENTARIOS FSICOS
Sea cual sea el sistema que se utilice para el manejo de los inventarios, existen divergencias
entre las cantidades fsicas (reales) y las cantidades indicadas por el Kardex o el sistema
computarizado. Con el objetivo de mitigar esto, es necesario efectuar inventarios fsicos.

Los inventarios fsicos suelen efectuarse periodicamente, casi siempre coincidiendo con el
cierre del periodo fiscal de la organizacin, para efecto del balance contable.

Existen dos tipos de inventarios fsicos:

Inventarios fsicos puntuales: Son aquellos realizados al menos una vez cada ao,
y por su dimensin y grado de certeza usualmente se hace necesario restringir la
actividad normal del almacn. En este caso se efectua un conteo tem por tem,
luego se compara contra lo indicado por el Kardex. Las diferencias son sometidas a
un anlisis posterior.
Inventarios fsicos permanentes, continuos o cclicos: Estos se efectan en lo
corrido del ao sobre cantidades pequeas de producto, o sobre productos
especificos. El objetivo de este inventario es el repartir la carga de trabajo de
manera ms uniforme, permitiendo as disponer de informacin mas precisa sobre
las existencias.

Los beneficios que otorga a una organizacin la realizacin de un inventario fsico son:

Permite verificar la diferencia entre las existencias contenidas en los sistemas de

informacin y las existencias reales.
Permite verificar la diferencia entre las existencias fsicas contables, en valores
monetarios.
Proporciona aproximaciones del valor total de las existencias, para efectos de
balances.

DETERMINACIN DEL COSTO DE MERCANCAS

VENDIDAS MEDIANTE EL INVENTARIO PERIDICO
El sistema de inventario peridico se ajusta a la preparacin de estados financieros. Para
efectuar la determinacin del costo de las mercancas vendidas por el sistema de inventario
peridico, los registro contables deben mostrar (1) el costo del inventario al comienzo y al
final del ao, y (2) el costo de las mercancas compradas a lo largo del ao. Con base en
esta informacin, el costo de las mercancas vendidas durante el ao se puede calcular de la
siguiente manera:
Inventario de Mercancas al comienzo del ao $ 225'000.000
(+) Compra de Mercanca $ 325'000.000
(=) Costo de Mercanca Disponible para la venta $ 550'000.000
(-) Inventario al Final del Ao $ 150'000.000
(=) Costo de las Mercancas vendidas $ 400'000.000

CLCULO DE LA UTILIDAD OPERACIONAL (MODO

ABSORCIN)
De igual manera el sistema de inventarios peridicos se ajusta a las necesidades contables,
como lo son la determinacin de la utilidad operacional, en este caso mediante el costeo por
absorcin:

Inventario Inicial de Materia Prima $ 25'000.000

(+) Compra de Materia Prima $ 45'000.000
(=) Disponible de Materia Prima $ 70'000.000
(-) Inventario Final de Materia Prima $ 15'000.000
(=) Consumo de Materia Prima $ 55'000.000
(+) Mano de Obra Directa $ 15'000.000
(+) Costos Indirectos de Fabricacin $ 7'000.000
(=) Costo de Produccin $ 77'000.000
(+) Inventario Inicial de Producto en Proceso $ 30'000.000
(=) Produccin Disponible $ 107'000.000
(-) Inventario Final de Producto en Proceso $ 20'000.000
(=) Costo de Artculos Terminados $ 87'000.000
(+) Inventario Inicial de Producto Terminado $ 45'000.000
(=) Disponible de Artculos Terminados $ 132'000.000
(-) Inventario Final de Producto Terminado $ 22'000.000
(=) Costo de Ventas de Artculos Vendidos $ 110'000.000

Aqu podemos observar la importancia de los inventarios en el clculo del costo de ventas
de artculos vendidos. Este costo es fundamental en el clculo de la utilidad operacional, tal
como observaremos a continuacin:

Ingresos por Ventas $220'000.000

(-) Costo de Ventas de $110'000.000
Artculos Vendidos
(=) Utilidad Bruta $110'000.000
(-) Gastos de Administracin y
$ 25'000.000
Ventas
(=) Utilidad Operacional $ 85'000.000