Manual de Procedimientos Instrucciones DeTrabajo

MINISTERIO DE ECONOM
ECONOMA
OMA Y FINANZAS
VICEMINISTERIO DE ECONOMA
ECONOMA
DIRECCIN DE PROGRAMACIN
PROGRAMACIN DE INVERSIONES
Manual de Procedimientos
Procedimientos e Instrucciones
Instrucciones
de Trabajo,
rabajo, y Formularios
ormularios
Versin 0
MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS
Manual de Procedimientos, Instrucciones

de Trabajo y Formularios
Versin 0
Panam, Repblica de Panam
Junio 2009
Dr. Hctor Alexander H.
Ministro
Lic. Enelda Medrano de Gonzlez

Viceministra de Economa
Lic. Beatriz Ords

Directora de Programacin de Inversiones
Direccin y Coordinacin
Lic. Beatriz Ords
Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional

de Inversiones Pblicas (DESINIP)
Ing. Aileen Benavides
Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Jorge Luis Rodrguez
Ing. Yara Caballero
Colaboracin
Personal Tcnico de la Direccin
de Programacin de Inversiones
NDICE
INTRODUCCIN ......................................................................................................................1
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS, REVISIN,

APROBACIN Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DE PROYECTOS DE
INVERSIN PBLICA CON FONDOS INTERNACIONALES Y LOCALES .............................2
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA SOLICITUD PARA APROBACIN

DE PROYECTOS POR PARTE DEL CONSEJO ECONMICO NACIONAL
(CENA) ...................................................................................................................................13
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS DE PROYECTOS

CON FINANCIAMIENTO INTERNACIONAL PARA EL DEPARTAMENTO DE
PROGRAMACIN DE INVERSIONES...................................................................................21
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA REDACCIN DE INFORMES

DE PROYECTOS CON FINANCIAMIENTO INTERNACIONAL.............................................38
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA PREPARACIN Y CONTROL

DE LA DOCUMENTACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES (DPI) ..............................................44
INSTRUCCIN PARA DESARROLLAR DOCUMENTOS DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE
INVERSIONES (DPI) ..............................................................................................................53
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE LOS

REGISTROS...........................................................................................................................60
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA EDICIN Y PUBLICACIN DE

DOCUMENTOS, METODOLOGAS E INFORMES TCNICOS ............................................68
INSTRUCCIN DE TRABAJO PARA EDICIN Y PUBLICACIN DE

DOCUMENTOS, METODOLOGAS E INFORMES TCNICOS ............................................81
INSTRUCCIN DE TRABAJO PARA LA INCORPORACIN DE

DOCUMENTOS A LA WEB DEL MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS
(MEF)......................................................................................................................................85
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACIN, EJECUCIN

Y SEGUIMIENTO DE LAS CAPACITACIONES DEL SISTEMA NACIONAL
DE INVERSIONES PBLICAS...............................................................................................91
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DEL BANCO

DE PROYECTOS SECCIN: ADMINISTRACIN DE BASE DE DATOS ...........................101
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL MANTENIMIENTO Y
RESGUARDO DE DATOS ELECTRNICOS DE LA BASE DE DATOS .............................111
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DE BANCO

DE PROYECTOS SECCIN: DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIN y SISTEMAS DE INFORMACIN GEOREFERENCIADA ........................116
LEYES, DECRETOS Y NORMAS UTILIZADAS EN EL MANUAL .......................................124

INTRODUCCIN
Conocedores de la importancia de desarrollar e implementar mtodos de

trabajo para una correcta, tcnica y excelente ejecucin de la evaluacin de
proyectos de Inversin Pblica, la Direccin de Programacin de Inversiones
(DPI) program desarrollar el Manual de Procedimientos como apoyo a la labor
del personal tcnico de los cuatro (4) Departamentos que conforman la
direccin. Con esta proyeccin, se inicio el desarrollo de los principales
Procedimientos e Instrucciones de Trabajo con sus respectivos formularios.
Este Manual conforma los principales procedimientos de todo el flujo de

procesos que se ejecutan en la DPI y sern utilizados para maximizar la labor
diaria que se le brinda a todas las Instituciones Inversoras que forman parte del
Sistema Nacional de Inversiones (SINIP). Dentro de los procedimientos
inmersos en esta documentacin podemos mencionar: Anlisis de Proyectos,
Capacitacin del SINIP, Desarrollo de Informacin y Resguardo de la misma,
entre otros.
Posterior al lanzamiento de este Manual, se tiene programado iniciar el proceso

de capacitacin del personal tcnico de la DPI, con el objetivo de familiarizarlos
con los Procedimientos, Instrucciones y Formularios, contribuyendo al
perfeccionamiento de su trabajo.
Igualmente, se proyecta continuar con el desarrollo del resto de procedimientos

e instrucciones inmersos en el flujo de trabajo. Documentacin que
complementarn a este grupo inicial, en miras a preparar un equipo de trabajo
altamente calificado para atender las Instituciones que conforman el SINIP.
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DEL SISTEMA
NACIONAL DE INVERSIONES PBLICAS
No. PSC 1.ab.1
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS, REVISIN,

APROBACIN Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DE PROYECTOS DE
INVERSIN PBLICA CON FONDOS INTERNACIONALES Y LOCALES
Versin: Fecha de emisin: Fecha de No. de Pgina:
00 18/05/09 revisin/aprobacin:
Preparado por: Aprobado por:

DESINIP* Licda. Beatriz Ords de Rodrguez
*Los integrantes del DESINIP se detallan al final del Documento
1. Propsito:
Como instrumento de referencia para todos los Jefes de Departamentos

(JD),,Supervisores de reas (SA), Analistas de Organizacin y Mtodos
Administrativos (AOMA), Administradores de Proyectos con Financiamiento
Internacional (APFI) y Sectorialistas (S) para analizar y verificar el cumplimiento de las
Normas y Procedimientos del SINIP, Leyes, Decretos y Resoluciones citadas en Otros
Documentos por parte de los planificadores y formuladores de las Instituciones
Inversoras (I-INVER) que ingresan proyectos al Banco de Proyectos (BP).
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a los siguientes departamentos de la Direccin de

Programacin de Inversiones (DPI) y su respectivo personal que analiza, revisa,
verifica y da seguimiento a los proyectos de Inversin Pblica, tales como:
Departamento de Anlisis de Proyectos
o rea de Proyectos Sociales de la Administracin Pblica y Justicia
o rea de Anlisis de Proyectos de Infraestructura, Productivos y Ambiente.
Departamento de Programacin de Inversiones
o rea de Financiamiento del Programa de Inversiones
o rea de Formulacin y Seguimiento del Programa de Inversiones
Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones (DESINIP)
o rea de Organizacin, Procesos y Procedimientos
o rea de Capacitacin y Metodologas
2
Versin: Fecha de emisin: No. de Pgina: Nmero:
DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.1
Departamento de Banco de Proyectos (BP)

o Seccin de Desarrollo de Sistemas de Informacin e Informacin
Georeferencial (SDSI).
o Seccin de Administracin de Base de Datos y Soporte Tcnico a
Usuarios.
Este procedimiento cubre los procesos de planeacin, programacin, formulacin y

seguimiento de la ejecucin de los proyectos de inversin pblica que incluye la
manera como se documentan los proyectos de acuerdo a los requerimientos del BP,
Formulacin del Presupuesto de Inversiones Pblicas y Consejo Econmico Nacional
(CENA).
3. Procedimientos relacionados y otros documentos:
Procedimiento No. Descripcin del Procedimiento
PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del

Sistema de Calidad de la Direccin de
Programacin de Inversiones (DPI)
PSC 1.ab.2 Solicitud para Aprobacin de Proyectos por parte del

Consejo Econmico Nacional (CENA)
Documento No. Descripcin del Documento
FSC 1.ab.1.1 Informe de Ejecucin de los Proyectos de Inversin
FSC 1.ab.1.2 Informe de Cierre y Culminacin de Proyectos de

Inversin Pblica.
Otros Documentos Descripcin del Documento
Decreto Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el CENA y Modifica la Ley No.56
de 27/12/95
Decreto No. 148 11/12/01 Por el Cual se Crea el Sistema Nacional de

Inversiones Pblicas (SINIP)
Resuelto No. 779 31/12/01 Objetivos de la Direccin de Programacin de

Inversiones (DPI)
3
DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.1
Resolucin 008 de 23/07/08 Por la cual se Aprueba y Adopta el Manual de

Organizacin del Ministerio de Economa y Finanzas
(MEF)
Ley 34 del 5/06/08 De la Responsabilidad Social Fiscal
Documento 89.1 Gua Metodolgica para la Revisin de Proyectos

Ingresados al Banco de Proyectos (BP) y la Revisin
de Estudios de Proyectos de Inversin Pblica.
Documento 91.F Metodologa Genrica para la Formulacin y

Evaluacin de Proyectos de Inversin Pblica.
Documento 119.F Metodologa de Identificacin de Proyectos de

Inversin Pblica.
Documento 120.F Lineamientos Metodolgicos para impulsar el

Seguimiento, el Monitoreo y la Evaluacin de los
Proyectos de Inversin Pblica
Ley 22 27/06/06 Que regula la Contratacin Pblica y Dicta Otra

Disposicin.
4. Procedimiento:
4.1. El Sectorialista (S) accesa al BP y verifica si existen proyectos en espera de dictamen

de elegibilidad y/o tcnico.
4.1.1. Si el proyecto en particular que examina el S es nuevo, contina en el paso 4.2
4.1.2. Si es un proyecto que se le otorg dictamen tcnico en el perodo anterior y que

no fue presupuestado, el S lo revisa y analiza nuevamente. Contina en el
paso 4.2.1
4.1.3. Si el proyecto es de continuidad continuar con el paso 4.5
FIN DE PROCEDIMIENTO
4
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00 18/05/09 PSC 1.ab.1
4.2. El S revisa que los proyectos nuevos cumplan con todos los requisitos establecidos en
el Documento 89.1, Documento 91.F, Documento 119.F y Documento 120, para luego
emitir el Dictamen de Elegibilidad.
4.2.1. Si el S sugiere hacer ampliaciones, lo devuelve al Formulador de la Institucin

Inversora (FITI) para su debida modificacin. Volver al paso 4.2.
4.2.2. Si el proyecto est debidamente corregido, contina en le paso 4.3
NOTA 1: Puede haber de 2 a 5 revisiones antes del Dictamen de Elegibilidad. Todas las
recomendaciones quedan registradas en el sistema. Ni el FITI ni el S pueden
alterar la informacin que el otro registra desde la terminal de acceso al BP.
NOTA 2: El S verifica que el Proyecto 1) no est repetido, 2) tenga relacin con los
objetivos del Gobierno y 3) est dentro del sector que le corresponda.
4.3. El S elabora el Dictamen de Elegibilidad y lo hace llegar al FITI, para que este prepare
la formulacin, solicitud de financiamiento y finalmente el Planificador de la Institucin
Inversora (PITI) haga la priorizacin, para enviarlo al S para su revisin y anlisis.
NOTA 3: El S conversa sobre los proyectos que presente el FITI y PITI las veces que sea
necesario hasta que el proyecto est debidamente presentado.
4.4. El S revisa nuevamente el Proyecto que fue referido para revisin del FITI.
4.5. El S verifica que el mismo sea priorizado por el PITI, revisa la solicitud de
financiamiento presupuestario y emite el Dictamen Tcnico.
4.5.1. Si el proyecto es recomendado, sigue en el paso 4.6
4.5.2. En caso de que el proyecto no sea recomendado, se escriben las razones por
las cuales se rechaza, y el proyecto finaliza en este punto.
4.6. Despus de Dictamen Tcnico favorable, el Departamento del BP hace un listado o

reporte de los proyectos recomendados y los enva DIPRENA.
4.7. El S participa con el analista de DIPRENA en la elaboracin del Anteproyecto del

Presupuesto de Inversiones.
5
DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.1
4.8. El S participa con el analista de DIPRENA, los PITI, Directores y/o Ministros de las
Instituciones en la Vistas Presupuestarias Internas.
4.9. El S participa con su contraparte de DIPRENA, los PITI, Directores y/o Ministros de las
Instituciones en la Vistas Presupuestarias ante la Comisin de Presupuesto de la
Asamblea Nacional de Diputados.
4.10. Una vez que el Presupuesto General del Estado sea Ley y se ingrese al Sistema
Integrado de Administracin Financiera de Panam (SIAFPA) (a inicios de ao), el S
planifica el seguimiento de la fase administrativa del proyecto; verificando fecha del
acto pblico, adjudicacin, el Programa de Orden de proceder. Posteriormente se
revisa el Cronograma y se establecen las visitas a los proyectos para comprobar el
inicio de la ejecucin segn lo programado y verificar la ejecucin Fsica y Financiera
de cada uno. De ser necesario, se dan recomendaciones por escrito.
4.11. Una vez a la semana, como mnimo programas y/o proyectos con problemas de
ejecucin, el S visita estos proyectos de acuerdo a las Instituciones Inversoras (I-
INVER) a su cargo. Al final de semana, elabora o actualiza la bitcora del proyecto.
4.12. Una vez al mes, como mnimo, los S deben visitar las Oficinas de Panificacin y
Presupuesto de las I-INVER, para dar seguimiento a los proyectos con aporte local y
comprobar su ejecucin fsica y financiera
NOTA 4: Dentro de los primeros 20 das del mes, el S recibe el Informe de Ejecucin por
parte de las Instituciones de acuerdo al seguimiento de los proyectos en cuanto
a ejecucin fsica y financiera.
NOTA 5: Adicional al Informe, el S revisa el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de

Adquisiciones y Compras (PAC) del Proyecto con Financiamiento Externo.
4.13. Adicionalmente, en el caso de proyectos con financiamiento internacional, los S deben

visitar las Unidades Coordinadoras una vez al mes; as como coordinar una visita de
campo de acuerdo al Cronograma de Ejecucin. El S actualiza los informes
correspondientes de acuerdo al PSC 2.a.3 Redaccin de Informes de Proyectos
con Financiamiento Internacional.
4.14. En el caso de los Proyectos con Financiamiento Internacional, los APFI verifica el
avance Fsico y Financiero de acuerdo al POA.
4.15. De existir solicitudes de aprobacin por parte del CENA el S accesa al PSC 1.ab.2
Procedimiento de Trabajo para la Aprobacin de Solicitudes para los Proyectos por
parte Consejo Econmico Nacional y elabora la solicitud correspondiente ante CENA.
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.1
4.16. Cuando culmina o cierra el proyecto, el S elabora el FSC 1.ab.1.2 Informe de Cierre y
Culminacin de Proyectos de Inversin Pblica.
NOTA 5: El FSC 1.ab.1.2 Informe de Cierre y Culminacin de Proyectos de Inversin

Pblica debe contener toda la informacin estadstica de cada proyecto y las
lecciones aprendidas para futuras referencias.
Integrantes del DESINIP:

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.1
5. Diagrama de Flujo:
Inicio
El Sectorialista (S) accesa al BP y

verifica si existen proyectos en espera
de dictamen de elegibilidad y/o
tcnico.
No
Si el proyecto es de
Es un
continuidad continuar con
proyecto
el paso 4.5
nuevo? No
Si es un proyecto que se le
S otorg dictamen tcnico en el
perodo anterior y que no fue
presupuestado, el S lo revisa y
El S revisa que los proyectos nuevos analiza nuevamente.
cumplan con todos los requisitos
establecidos en el Documento 89.1,
Documento 91.F, Documento 119.F y
Documento 120, para luego emitir el
Dictamen de Elegibilidad.
Si el S sugiere hacer
ampliaciones, lo devuelve al
Existen
Formulador de la Institucin
Correcciones?
Inversora (FITI) para su debida
modificacin. Volver al paso
4.2
S
No
El S elabora el Dictamen de
Elegibilidad y lo hace llegar al FITI,
para que este prepare la formulacin,
solicitud de financiamiento y
finalmente el Planificador de la
Institucin Inversora (PITI) haga la
priorizacin, para enviarlo al S para
su revisin y anlisis.
El S revisa nuevamente el Proyecto

que fue referido para revisin del FITI
El S verifica que el mismo sea

priorizado por el PITI, revisa la solicitud
de financiamiento presupuestario y
emite el Dictamen Tcnico.
1
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.1
En caso de que el proyecto no sea

Es un
recomendado, se escriben las
proyecto
razones por las cuales se rechaza,
recomendable No y el proyecto muere en este punto.
Fin
Despus de Dictamen Tcnico
favorable, el Departamento del BP
hace un listado o reporte de los
proyectos recomendados y los enva
DIPRENA.
El S participa con el analista de

DIPRENA en la elaboracin del
Anteproyecto del Presupuesto de
Inversiones.
El S participa con el analista de

DIPRENA, los PITI, Directores y/o
Ministros de las Instituciones en la
Vistas Presupuestarias Internas
El S participa con su contraparte de

DIPRENA, los PITI, Directores y/o
Ministros de las Instituciones en la Vistas
Presupuestarias ante la Comisin de
Presupuesto de la Asamblea Nacional de
Diputados.
Cuando el Presupuesto General del

Estado sea Ley y se ingrese al
SIAFPA, el S planifica el seguimiento
de la fase administrativa del proyecto;
verificando fecha del acto pblico,
adjudicacin y el Programa de Orden
de proceder. Luego se revisa el
Cronograma y se establecen las visitas
a los proyectos para comprobar el
inicio de la ejecucin segn lo
programado y verificar la ejecucin
Fsica y Financiera de cada uno. De
ser necesario, se dan
recomendaciones por escrito.
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.1
Una vez a la semana, como mnimo

programas y/o proyectos con problemas de
ejecucin, el S visita estos proyectos de
acuerdo a las Instituciones Inversoras (I-
INVER) a su cargo. Al final de semana,
elabora o actualiza la bitcora del proyecto.
Una vez al mes, como mnimo, los S deben

visitar las Oficinas de Panificacin y
Presupuesto de las I-INVER, para dar
seguimiento a los proyectos con aporte local y
comprobar su ejecucin fsica y financiera
Adicionalmente, en el caso de proyectos con

financiamiento internacional, los S deben
visitar las Unidades Coordinadoras una vez
al mes; as como coordinar una visita de
campo de acuerdo al Cronograma de
Ejecucin. El S actualiza los informes
correspondientes de acuerdo al PSC 2.a.3
Redaccin de Informes de Proyectos con
Financiamiento Internacional.
En el caso de los Proyectos con

Financiamiento Internacional, los APFI
verifica el avance Fsico y Financiero de
acuerdo al POA.
De existir solicitudes de aprobacin por

parte del CENA el S accesa al PSC 1.ab.2
Procedimiento de Trabajo para la
Aprobacin de Solicitudes para los
Proyectos por parte Consejo
Econmico Nacional y elabora la
solicitud correspondiente ante CENA.
Cuando culmina o cierra el proyecto, el

S elabora el FSC 1.ab.1.2 Informe de
Cierre y Culminacin de Proyectos
de Inversin Pblica.
Fin
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.1
6. Glosario de Trminos:
ADP: Administrador de Proyectos
AOMA: Analista de Organizacin y Mtodos Administrativos
AP: Analista de Proyectos
BP: Banco de Proyectos
CENA: Consejo Econmico Nacional
COPP: Coordinador de Organizacin Procesos y Procedimientos
SCM: Coordinador del rea de Capacitacin y Metodologas
CP: Coordinador de Proyectos
DPI: Direccin de Programacin de Inversiones
FITI: Formulador de la Institucin Inversora
I-INVER: Instituciones Inversoras
JD: Jefes de Departamentos
P: Planificador de la Direccin de Programacin de Inversiones
PC: Planificador de Capacitacin
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.1
PITI: Planificador de la Institucin Inversora
POA: Programacin anual operativo
S: Sectorialista
SDSI: Seccin de Desarrollo de Sistemas de Informacin e Informacin Georeferencial
SIAFPA: Sistema Integrado de Administracin Financiera de Panam
SINIP: Sistema Nacional de Inversiones Pblicas
12
No. PSC 1.ab.2
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA SOLICITUD PARA APROBACIN DE

PROYECTOS POR PARTE DEL CONSEJO ECONMICO NACIONAL (CENA)

(Marzo 2009)
1. Propsito:
Describir las actividades requeridas para que las solicitudes de adenda de tiempo,
crdito adicional y solicitud de excepcin para contratacin directa de los distintos
proyectos de las instituciones inversoras (I-INVER), sean evaluadas por el Consejo
Econmico Nacional (CENA).
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todo el personal del Departamento de Anlisis de

Proyectos Sociales, Administrativos y de Justicia, al Departamento de Anlisis de
Proyectos de Infraestructura, Productivos y de Ambiente y al Coordinador del CENA
en la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) que formulen, revisen y den
seguimiento a los proyectos de las diversas instituciones inversoras (I-INVER).

Sistema de Calidad de la Direccin de Programacin
de Inversiones (DPI)
13
DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.2
FSC 1.ab.2.1 Registro de documentos de CENA
FSC 1.ab.2.2 Informe de solicitud al Consejo Econmico Nacional

(CENA)
FSC 1.ab.2.3 Informe de resultados del CENA
de 27/12/95

Resuelto No. 779 31/12/01 Objetivos de la DPI
Resolucin 008 de 23/07/08 Por el cual se aprueba y adopta el Manual de

Organizacin y Funciones del Ministerio de
Economa y Finanzas (MEF)

Disposicin.
4. Procedimiento:
4.1 Una vez los proyectos entran en ejecucin, el Sectorialista (S), al momento del
seguimiento evala si el proyecto necesita: efectuar una contratacin directa, crdito
extraordinario, pago de indemnizaciones, cobertura de aumento en costos o cualquier
otra solicitud que necesite ser autorizada por el Consejo Econmico Nacional (CENA).
NOTA 1: CENA es el organismo responsable de los asuntos de carcter financiero del

Gobierno Central y de las Entidades Descentralizadas. El mismo est conformado
por:
Ministro de Economa y Finanzas (MEF), quien lo presidir
Ministro de Hacienda y Tesoro
Ministro de Comercios e Industria
Ministro de Desarrollo Social
Gerente General del Banco Nacional
Contralor General de la Repblica de Panam
14
DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.2
4.2 El encargado de CENA (ECENA) verifica en la intranet o pgina Web del CENA a
travs de su clave de acceso, los diversos temas expuestos en cuanto a inversin, la
agenda y temas pendientes.
4.2.1 De existir temas de inversin contina con el paso 4.3
4.2.2 De no existir temas de inversin reporta al Director de la Direccin de

Programacin de Inversiones (DDPI) va correo electrnico y/o memo.
4.3 El ECENA imprime las notas y documentos, cada uno de los documentos de los temas
de inversin y registra en el FSC 1.ab.2.1 Registro de documentos de CENA, los
diferentes documentos y los S o personas responsables segn rea de aplicacin del
CENA.
4.4 El ECENA entrega los temas a cada uno de los S para su revisin y emisin de
comentarios.
4.5 Cada S entrega sus comentarios al ECENA y evala la necesidad de los proyectos
para determinar si es necesario o no una solicitud al CENA.
4.6 Si el S considera que para la continuidad del proyecto y/o culminacin es necesario
hacer la solicitud al CENA, contina con el paso 4.9.
4.7 Si el S considera que la solicitud al CENA no es necesaria, enva informacin al

ECENA.
4.8 El ECENA informa la situacin a su jefe inmediato y a la DDPI.
4.9 El S, elabora el memo para el CENA para lo cual utiliza el FSC 1.ab.2.2 Informe de
solicitud al CENA
4.10 El S enva al ECENA el borrador de Informe de solicitud de CENA para su revisin con
los documentos correspondientes de acuerdo al FSC 1.ab.2.2 Informe de solicitud al
CENA.
4.10.1 Si realiza cambios en el documento, el ECENA regresa el documento hasta que

el mismo sea corregido por el S. Volver al paso 4.10
4.10.2 Si no realiza cambios en el documento, seguir con paso 4.11
15
DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.2
4.11 El ECENA entrega la documentacin al DDPI para su revisin.
4.11.1 Si realiza cambios en el documento, el DDPI regresa el documento hasta que el

mismo sea corregido por el S. Volver al paso 4.11
4.11.2 Si no realiza cambios en el documento, seguir con paso 4.12
4.12 El ECENA carga en el sistema de red del CENA la informacin correspondiente y le

comunica la accin a la secretara del CENA en el MEF.
4.13 El ECENA saca las copias correspondientes para su archivo y distribucin, y entrega
una copia al DDPI.
4.14 El ECENA revisa la agenda del CENA que se llevar a cabo en la semana
correspondiente y remite informacin el DDPI para su conocimiento.
4.15 El DDPI revisa la documentacin para tener un enfoque del tema cuando sea tratado
en el CENA y procede a participar en el CENA el da correspondiente.
NOTA 2: Durante las sesiones del CENA, el comit revisa todos los documentos de cada
proyecto. Si el comit aprueba todas las clusulas, el documento o contrato
aprobado es firmado por todas las personas que conforman el comit. Si alguna
clusula no es aprobada, el comit del CENA lo deja para revisin en una reunin
posterior. En la siguiente reunin, el comit del CENA analiza nuevamente las
clusulas que no han sido aprobadas y toman una decisin, estas revisiones se
pueden hacer junto con los S, Unidades Ejecutoras y otras personas involucradas
en el proyecto que puedan sustentar la solicitud.
4.16 Una vez culmina el CENA, el ECENA elabora informe del CENA con el FSC 1.ab.2.3
Informe de resultados del CENA y remite el informe a cada uno de los S
responsables.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
16
DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.2
Inicio
Una vez los proyectos entran en ejecucin, el S,

al momento del seguimiento evala si el
proyecto necesita: efectuar una contratacin
directa, crdito extraordinario, pago de
indemnizaciones, cobertura de aumento en
costos o cualquier otra solicitud que necesite ser
autorizada por el CENA
El encargado de CENA (ECENA) verifica en la

intranet o pgina web del CENA a travs de su
clave de acceso, los diversos temas expuestos
en cuanto a inversin, la agenda y temas
pendientes.
No El ECENA reporta al Director de

Existen la Direccin de Programacin de Fin
temas de Inversiones (DDPI) va correo
inversin? electrnico y/o memo
S
El ECENA imprime las notas y documentos,
cada uno de los documentos de los temas de
inversin y registra en el FSC 1.ab.2.1 Registro
de documentos de CENA, los diferentes
documentos y los S o personas responsables
segn rea de aplicacin del CENA.
El ECENA entrega los temas a cada uno de

los S para su revisin y emisin de
comentarios S
Cada S entrega sus comentarios al ECENA y

evala la necesidad de los proyectos para
determinar si es necesario o no una solicitud
al CENA.
No
Es
necesario El S enva informacin al El ECENA informa la situacin
una solicutd ECENA. a su jefe inmediato y a la DDPI
al CENA?
S
Fin
1 17
DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.2
El S, elabora el memo para el CENA para

lo cual utiliza el FSC 1.ab.2.2 Informe de
solicitud al CENA
El S enva al ECENA el borrador de

Informe de solicitud de CENA para su
revisin con los documentos
correspondientes de acuerdo al FSC
1.ab.2.2 Informe de solicitud al CENA.
El ECENA regresa el
ECENA realiza S documento hasta que
cambios al el mismo sea corregido
documento? por el S.
No
El ECENA entrega la documentacin al

DDPI para su revisin.
S
DDPI realiza El DDPI regresa el
cambios al documento al ECENA
documento?
No
El ECENA carga en el sistema de red del

CENA la informacin correspondiente y
le comunica la accin a la secretara del
CENA en el MEF.
El ECENA saca las copias

correspondientes para su archivo y
distribucin, y entrega una copia al
DDPI.
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.2
El ECENA revisa la agenda del CENA que se

llevar a cabo en la semana correspondiente
y remite informacin el DDPI para su
conocimiento.
El DDPI revisa la documentacin para tener

un enfoque del tema cuando sea tratado en el
CENA y procede a participar en el CENA el
da correspondiente.
Una vez culmina el CENA, el ECENA elabora

informe del CENA con el FSC 1.ab.2.3
Informe de resultados del CENA y remite el
informe a cada uno de los S responsables.
Fin
19
DESINIP
00 18/05/09 PSC 1.ab.2
DDPI: Director de la Direccin de Programacin de Inversiones
ECENA: Encargado de CENA
MEF: Ministerio de Economa y Finanzas
S: Sectorialista
20
No. PSC 2.a.1
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS DE PROYECTOS CON

FINANCIAMIENTO INTERNACIONAL PARA EL DEPARTAMENTO DE
PROGRAMACIN DE INVERSIONES

(Marzo 2009)
1. Propsito:
Describir el procedimiento realizado para el anlisis y seguimiento de los proyectos de

inversin que solicitan financiamiento a travs de algn Organismo Internacional (OI).
2. Alcance:
Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Programacin de Inversiones

(dPI) que analice y de seguimiento a los proyectos con financiamiento internacional y a todo
el personal de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) que interactu con estos
proyectos en materia de formulacin, seguimiento y anlisis.

PSC 2.a.3 Procedimiento de Trabajo para la Redaccin de

Informes de Proyectos con Financiamiento
Internacional
21
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
No aplica
de 27/12/95

Decreto Ejecutivo No. 24/12/08 Por el cual se adoptan los Lineamientos Estratgicos
de Cooperacin Internacional para el Desarrollo
2008-2013 y el Sistema de Informacin Gerencial.
Decreto Ejecutivo No. 366 28/12/06 Por el cual se reglamenta la Ley 22 de 27/06/06, que
regula la Contratacin Pblica y dicta otra
disposicin

Inversiones (DPI)

Ley 22 27/06/06 Que regula la Contratacin Pblica y dicta otra

disposicin
Ley 41 del 10/07/08 Que reforma la Ley 22 de 2006, que regula la

Contratacin Pblica y dicta otra disposicin
4. Responsabilidades
Organismos Internacionales:
4.1 Los Organismos Internacionales (OI) proveen el financiamiento a los proyectos de

inversin monitoreados en la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI).
22
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
NOTA 1: Algunos OI son: Banco Mundial (BM), Banco Interamericano de Desarrollo

(BID), Fondo Internacional de Desarrollo Agropecuario (FIDA), Cooperacin
Andina de Fomento (CAF), Japan Bank of International Cooperation (JBIC),
Banco Europeo de Inversiones (BEI). As mismo puede ser cualquier organismo
de carcter internacional que financie proyectos de inversin pblica.
Administrador de Proyectos con Financiamiento Internacional (APFI)
4.2 Tienen como funcin principal ser la persona de enlace entre el Gerente del Proyecto
por parte del Organismo Internacional (GPOI) y la Unidad Coordinadora del Proyecto
(UCP) por parte de las Instituciones Inversoras (I-INVER) y las Instituciones
Ejecutoras (I-EJEC).
4.3 Facilitan la coordinacin entre el Despacho Superior del Ministerio de Economa y

Finanzas (MEF), las UCP y el GPOI.
5. Procedimiento:
Proyectos en Formulacin:
5.1 Una vez el Ministro del Ministerio de Economa y Finanzas (MMEF) solicita mediante
nota formal al Organismo Internacional (OI) el financiamiento requerido para realizar
un proyecto de inversin a travs de una Institucin Inversora (I-INVER), se inician las
misiones donde participa el personal del Departamento de Programacin de
Inversiones (dPI), otros departamentos segn el sector financiero que corresponda y
el DDPI, dependiendo del tipo de misin.
NOTA 3: Las Misiones son reuniones realizadas para hacer el anlisis y evaluacin
correspondiente a las diferentes etapas de formulacin y ejecucin de un
proyecto de inversin. En estas reuniones participa el GPOI acompaado por
algn analista financiero, la UCP, el Sectorialista (S), el APFI y dependiendo del
tipo de misin y proyecto, participarn el Ministro de la Institucin Inversora (MI-
INVER), el Jefe de Departamento de Programacin de Inversiones (JdPI), el
Director de la Direccin de Programacin de Inversiones (DDPI) o Viceministro
del Ministerio de Economa y Finanzas (VMEF) y el personal asignado de la
Direccin de Crdito Pblico (DCP).
Los diferentes tipos de misiones son las siguientes:

Misiones de Identificacin y Orientacin
Misiones de Anlisis
Misiones de Negociacin
Misiones de Seguimiento y Supervisin
23
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
5.2 El APFI recibe de parte del OI mediante correo electrnico o memo, una nota junto
con la agenda de la misin para que participe de la misma.
5.3 El S y el APFI reciben por correo electrnico una nota para participar en una misin
programada por el OI junto con su respectiva agenda.
5.4 El JdPI verifica si en agenda de la misin est incluido el VMEF o el DDPI para que
participen de la misin.
5.4.1 Si est incluido el VMEF en la agenda, el JdPI se comunica con el asistente del
VMEF para confirmar su participacin en la misin. Contina en el punto 5.5
5.4.2 Si no est incluido el VMEF en la agenda, el JdPI comunica al DDPI por correo
electrnico o memo su participacin en la misin. Contina en el punto 5.6
5.5 El JdPI recibe por parte de la asistente del VMEF, el correo electrnico o memo con la
respuesta de participacin del VMEF.
NOTA 4: En caso de que el VMEF no pueda asistir a la misin, designa por correo
electrnico o memo al DDPI para que lo represente en la misma.
5.6 El APFI revisa la agenda y coordina con el JdPI su participacin en las reuniones de la
misin.
NOTA 5: La Agenda de las Misiones para proyectos en formulacin generalmente

comprende una Reunin de Apertura (RA), Reuniones Tcnicas (RT) y la
Reunin de Cierre (RC). Por lo general la duracin de estas misiones es
aproximadamente de una semana.
5.7 El JdPI le confirma al APFI por correo electrnico las reuniones a las cuales l asiste y
las reuniones a las cuales debe asistir el APFI.
5.8 El APFI le confirma al S que tanto l como el JdPI participan en las reuniones que
comprende la misin.
5.8.1 Si el APFI asiste a alguna o a todas las reuniones de la misin sin el JdPI, el
APFI le comunica al JdPI los resultados de las reuniones por correo electrnico
o por memo. Contina en el punto 5.9
5.8.2 Si el APFI no puede asistir a las reuniones de la misin con el S; el S le informa

al APFI mediante correo electrnico o memo, todos los detalles de la reunin o
reuniones a las cuales no asisti.
24
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
NOTA 6: En caso que el VMEF, el DDPI o el JdPI no puedan participar de la misin, el

APFI y el S son los representantes del MEF en las reuniones que corresponden
a la misma.
5.9 Una vez se toma la decisin de quin asiste a cada misin, el personal de la DPI
responsable y asignado para cada misin, asiste a las misiones y a cada reunin.
NOTA 7: Las primeras misiones son las de Identificacin, Orientacin y Anlisis, donde el
producto de estas misiones es la Ayuda Memoria (AM) y la misma se analiza en
las reuniones de cierre.
NOTA 8: En cada misin, excepto la de Misin de Negociacin (MN), se desarrolla al final

una Reunin de Cierre, para describir los detalles de los temas tratados, y en la
misma pueden estar presentes el VMEF o DDPI, el JdPI, el APFI, el S y la UCP
5.10 El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC, reciben de parte del
GPOI, en la reunin de cierre de la misin, una copia de la AM de la misin para que
los temas tratados sean analizados por todos.
NOTA 9: En la AM escrita por el GPOI, se describen los puntos de anlisis de las

reuniones que comprende la misin y los detalles del proyecto que se deben
evaluar en la prxima Misin.
5.11 El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC, revisan la AM y

envan su opinin con respecto a los puntos de la AM al GPOI.
NOTA 10: Si en la RC slo se encuentran presentes el APFI, el S y el GPOI, entonces

son ellos los que analizan la AM, y la envan al GPOI para que revise sus
opiniones y las incorpore a la AM.
5.12 Una vez el GPOI corrige la AM, el APFI y al S reciben copia de la misma va correo
electrnico, al igual que el VMEF y/o DDPI, MI-EJE y MI-INVER o la persona
encargada de firmar en la UCP, para la revisin previo a la firma.
5.13 Antes de firmar la AM, el APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC
en la RC deben estar de acuerdo con lo descrito en la misma.
5.13.1 Si todos los participantes estn de acuerdo, la AM es firmada por el GPOI, el

VMEF o DDPI, MI-EJEC y el MI-INVER o el funcionario encargado de la UCP.
Contina en el punto 5.15.
5.13.2 Si la AM contiene algn punto en que la mayora de los participantes de la

reunin de cierre no estn de acuerdo, la AM no se firma y el GPOI corrige la
AM. Contina en el punto 5.14
25
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
5.14 Una vez el GPOI corrige la AM, el APFI y el S reciben copia de la AM que el GPOI,
debidamente corregida enva por correo electrnico al MI-INVER, VMEF y/o DDPI
para su firma, al igual que una copia a la UCP.
5.15 El APFI y/o el S reciben copia de la AM firmada que el GPOI enva por correo
electrnico en versin digital. Tambin reciben copia de la AM el MI-INVER, VMEF
y/o DDPI y la UCP para respaldo.
5.16 El APFI imprime la AM y la guarda en la carpeta de archivo del proyecto.
5.17 Luego de las misiones de anlisis, una vez que el OI desarrolla el Documento de
Proyecto y que el mismo se aprueba internamente por el comit del OI; el APFI y el S
reciben la copia de la nota de invitacin que el GPOI enva por correo electrnico al
MMEF, DDPI, Director de Crdito Pblico (DDCP), JdPI y a la UCP para la Misin de
Negociacin (MN) junto con una copia del Documento de Proyecto para su anlisis.
NOTA 11: Las MN por lo general se realizan en la sede local del OI. Participan por parte
del OI el GPOI y el Comit Directivo de OI a travs de videoconferencia.
Tienen una duracin aproximada de 1 2 das y no se efecta una RC.
5.18 El DDPI determina si el S, el JdPI, y/o el APFI lo acompaan en la misin de

negociacin.
5.19 El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC revisan todas las
clusulas del Contrato de Prstamo y el Documento de Proyecto, y emiten sus
comentarios.
5.19.1 Si todas las clusulas son aprobadas por los participantes de la MN, el GPOI y
el DCP firman la Minuta o Acta de Negociacin del prstamo. Contina en el
punto 5.20.
5.19.2 Si alguna o algunas clusulas no son aprobadas por el personal del MEF
asignado, se contina con la discusin de las mismas hasta tratar de llegar a un
acuerdo.
NOTA 12: Luego del acuerdo el GPOI modifica la o las clusulas en el Documento de
Proyecto y escribe los comentarios en la Minuta o Acta de Negociacin.
5.19.3 Si se llega a un acuerdo el GPOI y el DCP firman la Minuta o Acta de

Negociacin del prstamo y contina en el paso 5.19.1
26
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
5.19.4 Si no se llega a un acuerdo entre todos los participantes de la MN, el APFI y/o
S reciben copia de los comentarios que el GPOI escribe en la Minuta o Acta de
Negociacin y no se financia el proyecto.
5.20 El DDPI, DCP y VMEF reciben copia por correo electrnico del GPOI del Minuta o
Acta de Negociacin y el Contrato del Proyecto.
5.21 El DDPI enva copia del Minuta o Acta de Negociacin al JdPI y al AFPI.
5.22 El APFI recibe por correo electrnico copia del Minuta o Acta de Negociacin del
proyecto, la imprime y la coloca en el archivo del documento.
Etapa de Aprobacin del Proyecto:
5.23 El DCP revisa y enva informe del Proyecto y del Contrato de Prstamo al Consejo
Econmico Nacional (CENA) para que emita su opinin favorable o no del proyecto
para la firma del Contrato.
NOTA 13: El CENA revisa todas las clusulas del Contrato de Prstamo y emite su opinin
ya sea favorable o no. La Coordinadora del CENA enva el Contrato de
Prstamo al Consejo de Gabinete junto con la opinin emitida por CENA. El
Consejo revisa el contrato y decide si se aprueba o no el prstamo. Si el
Consejo de Gabinete no autoriza la firma del contrato, no se aprueba el
proyecto.
NOTA 14: El OI emite los desembolsos para la ejecucin del proyecto a la UCP cuando la
I-EJEC haya cumplido con las clusulas contractuales del Contrato de
Prstamo, incluyendo la asignacin presupuestaria. La OI efecta los
desembolsos cuando los solicite la UCP segn el Plan Operativo Anual del
proyecto (POA) y el presupuesto que asigne DIPRENA para cada ao de
vigencia del proyecto.
27
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
Misiones de Seguimiento y Supervisin:
5.24 Una vez se apruebe el proyecto, el personal de la DPI asignado y responsable, asiste
a las misiones de seguimiento y supervisin.
NOTA 15: El procedimiento ejecutado para las Misiones de Seguimiento y Supervisin

(MSS) es el mismo procedimiento realizado para las Misiones de Identificacin
Orientacin, y Anlisis. Estas misiones tienen una duracin aproximada de 1 a 2
semanas.
NOTA 16: En las MSS no siempre el VMEF o el DDPI tienen que firmar la AM. Si la misin
es muy tcnica la firma slo el GPOI y la UCP del proyecto, si es una misin de
supervisin final s tienen que firmar como representacin del MEF.
5.25 Cuando el proyecto termina su etapa de ejecucin, El S y el APFI asisten junto con el
VMEF y/o DDPI y JdPI al taller de cierre que realiza la UCP.
5.26 El DDPI y/o el JdPI reciben invitacin al taller de cierre que la UCP organiza para la
presentacin formal del proyecto, en este taller la UCP tambin invita al GPOI, VMEF,
APFI , S y entidades o personas involucradas en el proyecto.
5.27 El APFI elabora informe de cada misin de acuerdo a PSC 2.a.3 Redaccin de
Informes de Proyectos con financiamiento internacional.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
28
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
29
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
Inicio
Una vez el MMEF solicita mediante nota formal al OI el

financiamiento requerido para realizar un proyecto de
inversin a travs de una I-INVER, se inician las
misiones donde participa el personal del dPI, otros
departamentos segn el sector financiero que
corresponda y el DDPI, dependiendo del tipo de misin.
El APFI recibe de parte del OI mediante correo

electrnico o memo, una nota junto con la agenda de la
misin para que participe de la misma.
El S y el APFI reciben por correo electrnico una nota

para participar en una misin programada por el OI
junto con su respectiva agenda.
El JdPI verifica si en agenda de la misin est incluido

el VMEF o el DDPI para que participen de la misin.
No
Est incluido
el VMEF en El JdPI se comunica con el asistente
la agenda? del VMEF para confirmar su
participacin en la misin.
Si
El JdPI comunica al DDPI por correo

electrnico o memo su participacin en
la misin.
El JdPI recibe por parte de la asistente

del VMEF, el correo electrnico o memo
con la respuesta de participacin del
VMEF.
30
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
El APFI revisa la agenda y coordina con el JdPI su

participacin en las reuniones de la misin.
El JdPI le confirma al APFI por correo electrnico las

reuniones a las cuales l asiste y las reuniones a las
cuales debe asistir el APFI.
El APFI le confirma al S que tanto l como el JdPI

participan en las reuniones que comprende la misin.
El APFI Si
asiste a las El APFI le comunica al JdPI los resultados de
reuniones? las reuniones por correo electrnico o por
memo.
No
El S le informa al APFI mediante correo electrnico o

memo, todos los detalles de la reunin o reuniones a las
cuales no asisti.
Una vez se toma la decisin de quin asiste a cada

misin, el personal de la DPI responsable y asignado
para cada misin, asiste a las misiones y a cada reunin
El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e

I-EJEC, reciben de parte del GPOI, en la reunin de
cierre de la misin, una copia de la AM de la misin
para que los temas tratados sean analizados por todos.

I-EJEC, revisan la AM y envan su opinin con respecto
a los puntos de la AM al GPOI.
Una vez el GPOI corrige la AM, el APFI y al S reciben

copia de la misma va correo electrnico, al igual que el
VMEF y/o DDPI, MI-EJE y MI-INVER o la persona
encargada de firmar en la UCP, para la revisin previo a
la firma.
31
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
Antes de firmar la AM, el APFI, el S y dems

participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC en la RC
deben estar de acuerdo con lo descrito en la misma.
Si
Estn todos los
participantes de La AM no se firma y el GPOI corrige la AM.
acuerdo?
No
Una vez el GPOI corrige la AM, el APFI y el S reciben

copia de la AM que el GPOI, debidamente corregida
enva por correo electrnico al MI-INVER, VMEF y/o
DDPI para su firma, al igual que una copia a la UCP.
El APFI y/o el S reciben copia de la AM firmada que el

GPOI enva por correo electrnico en versin digital.
Tambin reciben copia de la AM el MI-INVER, VMEF
y/o DDPI y la UCP para respaldo.
El APFI imprime la AM y la guarda en la carpeta de

archivo del proyecto.
Luego de las misiones de anlisis, una vez que el OI

desarrolla el Documento de Proyecto y que el mismo se
aprueba internamente por el comit del OI; el APFI y el
S reciben la copia de la nota de invitacin que el GPOI
enva por correo electrnico al MMEF, DDPI, Director
de Crdito Pblico (DDCP), JdPI y a la UCP para la
Misin de Negociacin (MN) junto con una copia del
Documento de Proyecto para su anlisis.
El DDPI determina si el S, el JdPI, y/o el APFI lo

acompaan en la misin de negociacin.
32
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1

I-EJEC revisan todas las clusulas del Contrato de
Prstamo y el Documento de Proyecto, y emiten sus
comentarios.
Todas las No
Se contina con la discusin de las mismas
clusulas hasta tratar de llegar a un acuerdo.
son
aprobadas
Si
Si Se llega a
El GPOI y el DCP firman la Minuta o Acta de un
Negociacin del prstamo. acuerdo?
El DDPI, DCP y VMEF reciben copia por correo

electrnico del GPOI del Minuta o Acta de Negociacin
y el Contrato del Proyecto. No
Fin
El DDPI enva copia del Minuta o Acta de Negociacin
al JDPI y al AFPI.
El APFI recibe por correo electrnico copia del Minuta o

Acta de Negociacin del proyecto, la imprime y la coloca
en el archivo del documento.
El DCP revisa y enva informe del Proyecto y del

Contrato de Prstamo al Consejo Econmico Nacional
(CENA) para que emita su opinin favorable o no del
proyecto para la firma del Contrato.
33
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
Una vez se apruebe el proyecto, el personal de la DPI

asignado y responsable, asiste a las misiones de
seguimiento y supervisin.
Cuando el proyecto termina su etapa de ejecucin, El S

y el APFI asisten junto con el VMEF y/o DDPI y JdPI al
taller de cierre que realiza la UCP.
El DDPI y/o el JdPI reciben invitacin al taller de cierre

que la UCP organiza para la presentacin formal del
proyecto, en este taller la UCP tambin invita al GPOI,
VMEF, APFI, S y entidades o personas involucradas en
el proyecto.
El APFI elabora informe de cada misin de acuerdo a

PSC 2.a.3 Redaccin de Informes de Proyectos con
financiamiento internacional.
Fin
34
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
APFI: Administrador de Proyectos con Financiamiento Internacional
AM: Ayuda Memoria
AN: Acta de Negociacin
BEI: Banco Europeo de Inversiones
BID: Banco Interamericano de Desarrollo
BM: Banco Mundial
CAF: Cooperacin Andina de Fomento
CENA: Comit Econmico Nacional
DCP: Director de Crdito Pblico
DIPRENA: Direccin de Presupuesto de la Nacin
dPI: Departamento de Programacin de Inversiones
FIDA: Fondo Internacional de Desarrollo Agropecuario
35
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
GPOI: Gerente del Proyecto por parte del Organismo Internacional
I-EJEC: Instituciones Ejecutoras
JdPI: Jefe del Departamento de Programacin de Inversiones
MI-INVER: Ministro de la Institucin Inversora
MMEF: Ministro del Ministerio de Economa y Finanzas
MN: Misin de Negociacin
MSS: Misiones de Seguimiento y Supervisin
OI: Organismo Internacional
POA: Plan Operativo Anual del proyecto
RA: Reunin de Apertura
RC: Reunin de Cierre
RT: Reuniones Tcnicas
S: Sectorialista
36
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.1
UCP: Unidad Coordinadora del Proyecto
VMEF: Viceministro del Ministerio de Economa y Finanzas
37
No. PSC 2.a.3
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA REDACCIN DE INFORMES DE

PROYECTOS CON FINANCIAMIENTO INTERNACIONAL

(Marzo 2009)
1. Propsito:
Describir el procedimiento realizado para redactar informes de los proyectos de inversin

que solicitan financiamiento a travs de algn Organismo Internacional (OI).
2. Alcance:
Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Programacin de Inversiones

(dPI) que analice y de seguimiento a los proyectos con financiamiento internacional y a
todo el personal de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) que interactu con
estos proyectos en materia de formulacin, seguimiento y anlisis.

PSC 2.a.1 Procedimiento de Trabajo Para el Anlisis de

Proyectos Con Financiamiento Internacional
38
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.3
FSC 2.a.1.1 Informe de Misiones Atendidas
FSC 2.a.1.2 Informe de Proyectos con Financiamiento

Internacional
FSC 2.a.1.3 Informe de Proyectos con Bajo Desempeo de

Cartera
FSC 2.a.1.4 Informe de Situacin de Proyectos de Inversiones

Pblicas con Financiamiento Internacional y Banca
Local.
Decreto Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el Consejo Econmico Nacional
(CENA) y Modifica la Ley No.56 de 27/12/95


Inversiones (DPI)
Resolucin 008 de 23/07/08 Por el cual se Aprueba y Adopta el Manual de

(MEF)

Disposicin
39
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.3
4. Procedimiento:
4.1 El Administrador de Proyectos con Financiamiento Internacional (APFI) confecciona

los informes correspondientes y mensualmente y lo enva al Jefe del Departamento
de Programacin de Inversiones (JdPI) para su revisin.
NOTA 1: Los informes son los siguientes:
1. FSC 2.a.1.1 Informe de Misiones Atendidas que se confeccionan mensualmente.

El informe incluye el tipo de misin, fecha, participantes, actividades y acciones ms
importantes realizadas en la misin, as como las actividades pendientes.
2. FSC 2.a.1.2 Informe de Proyectos con Financiamiento Internacional que se
confecciona semestralmente. En este informe se detallan todos los OI que estn
financiando proyectos de inversin y sus avances. Este informe se entrega en Enero,
Mayo y Septiembre de cada ao.
3. FSC 2.a.1.3 Informe de Proyectos con Bajo Desempeo de Cartera (baja
ejecucin)
4. FSC. 2.a.1.4 Informe de Situacin de Proyectos de Inversiones Pblicas con
Financiamiento Internacional y Banca Local. Se entregan dos informes: en Enero y
en Junio de cada ao.
4.2 El JDPI revisa el informe correspondiente.
4.2.1 Si el JDPI no tiene correcciones que hacerle al informe, le enva el informe al

DDPI para su revisin y aprobacin, contina el paso 4.3
4.2.2 Si el JDPI tiene correcciones que hacerle al informe le enva un correo al APFI
con sus comentarios, el cual realiza las correcciones y lo reenva al JDPI.
Regresa al paso 4.1
4.3 El DDPI revisa el informe correspondiente.
4.3.1 Si no tiene correcciones que hacerle al informe y lo aprueba, lo enva al

Despacho Superior del MEF, al CENA, a la Secretara de Metas, a Presidencia,
entro otros, de acuerdo a cada informe.
NOTA 2: Los informes se dirigen a las siguientes direcciones/instituciones
1. FSC 2.a.1.1 Informe de Misiones Atendidas que va dirigido al Despacho Superior

2. FSC 2.a.1.2 Informe de Proyectos con Financiamiento Internacional que va
dirigido a: el Despacho Superior del MEF, al CENA y a la Secretara de Metas
3. FSC 2.a.1.3 Informe de Proyectos con Bajo Desempeo de Cartera (baja
ejecucin) que va dirigido al Despacho Superior del MEF, al CENA.
40
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.3
4. FSC. 2.a.1.4 Informe de Situacin de Proyectos de Inversiones Pblicas con

Financiamiento Internacional y Banca Local que va dirigido al Despacho Superior
del MEF, Secretara de Metas y al Presidente de la Repblica.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
41
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.3
Inicio
El APFI confecciona los informes correspondientes

y mensualmente el y se lo enva al JDPI para su
revisin
Si
El CPI tiene El JDPI enva un correo al APFI con sus

correciones? comentarios, el cual realiza las correcciones y
lo reenva al JDPI.
No
El JDPI le enva el informe al DDPI para su revisin

y aprobacin
Si
El DDPI tiene El DDP enva al JDPI para correcciones,

correciones? quien a su vez reenva al APFI
No
Lo aprueba, lo enva al Despacho Superior del MEF, al

CENA, a la Secretara de Metas, a Presidencia, entro
otros, de acuerdo a cada informe.
Fin
42
DESINIP
00 18/05/09 PSC 2.a.3
6. Glosario:
APFI: Administrador de Proyectos con Financiamiento Internacional
JDPI: Jefe del Departamento de Programacin de Inversiones
dPI: Departamento de Programacin de Inversiones
OI: Organismo Internacional
43
No. PSC. 3.a.1
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA PREPARACIN Y CONTROL DE LA

DOCUMENTACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN
DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES (DPI)
Versin: Fecha de emisin: Fecha Revisin/aprobacin: No. de Pgina:
00 18/05/09 4/5/09

(Marzo 2009)
1. Propsito:
Con el fin de garantizar que los servicios y funciones ofrecidos por la Direccin de
Programacin de Inversiones (DPI) cumplan con los requisitos especificados es
esencial establecer y mantener un Manual de Procedimientos de la DPI debidamente
documentado.
El nervio motor de cualquier Manual de Procedimientos documentado es el Control de

la Documentacin de los Procedimientos (PSC), las Instrucciones de Trabajo (ITSC),
los Formularios (FSC) y la documentacin externa relacionada.
Por lo que el objetivo de este procedimiento es definir los pasos a seguir en la

preparacin, aprobacin y distribucin de esta documentacin, incluyendo:
1. Revisin y aprobacin de documentos, para su adecuacin antes de su emisin.

2. Revisin de documentos, incluyendo los procesos para una nueva re-aprobacin y
re-emisin de documentos.
3. Identificacin de cambios y estado de la versin actual (ltima) de los documentos.
4. Distribucin de los documentos aplicables para garantizar que las versiones
actualizadas estn al alcancen de todo el personal de la DPI.
5. Asegurarse de la correcta identificacin, legibilidad y recuperacin de los
documentos de la DPI.
6. Identificacin y control de los documentos que se generen u originen externamente
a la DPI.
44
DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.1
7. Identificacin y/o destruccin de los documentos obsoletos para prevenir su uso.
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todos los departamentos y personal de la Direccin de

Programacin de Inversiones (DPI) que inicie y revise la documentacin del Manual de
Procedimientos de la DPI, incluyendo documentacin de origen externa.
3. Procedimiento relacionados y otros documentos:
No aplica
ITSC 3.a.1.1 Instrucciones para Desarrollar y Revisar

Documentos de la DPI
FSC 3.a.1.1 Listado de Revisiones de la Documentacin

del Manual de Procedimientos de la DPI
FSC 3.a.1.2 Listado de Distribucin de Documentos del

Manual de Procedimientos de la DPI
FSC 3.a.1.3 Listado de Distribucin Por Departamentos de

Documentos Externos a la DPI.
Decreto Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el Consejo Econmico
Nacional (CENA) y Modifica la Ley No. 56 de
27/12/95


Inversiones (DPI)
45
DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.1

Ley 22 Que regula la Contratacin Pblica y Dicta

Otra Disposicin
4. Procedimiento:
4.1. Cualquier miembro de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI). Puede en

cualquier momento identificar y comunicar la necesidad de un documento nuevo o
revisado del Manual de Procedimientos de la DPI, contactando al Jefe del
Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (JDESINIP)
NOTA 1: Entindase por documento: un Procedimiento de Trabajo de la DPI (PSC),

Instruccin de Trabajo de la DPI (ITSC) y Formularios de la DPI (FSC).
NOTA 2: Los Jefes de Departamento tambin revisan la documentacin del Manual de

PSC de la DPI en cuanto a legibilidad, identificacin y accesibilidad durante la
evaluacin de la Revisin por el Director.
4.2. Sujeto a la aprobacin definitiva por parte del Director de la Direccin de

Programacin de Inversiones (DDPI), JDESINIP revisa la necesidad del documento
solicitado del Manual de Procedimientos, nuevo o revisado, segn PSC 3.a.3 Edicin
y Publicacin de Documentos, Metodologas e Informes Tcnicos.
4.2.1. Si no hay necesidad, contina con el paso 4.3.
4.2.2. Si se necesita y aprueba un documento interno del Manual de Procedimientos,

nuevo o revisado y le informa al funcionario solicitante que elabore el borrador
del documento, contina en el paso 4.4.
NOTA 3: Los documentos externos de la DPI incluyen Leyes, Tratados Internacionales,

Decretos Ejecutivos y de Gabinete, Resoluciones, Reglamentos de
Organismos Financieros Internacionales y otros documentos generados
externamente, que se usan en forma complementaria o por disposicin legal
para el alcance de los objetivos plasmados.
4.3. El JDESINIP informa al solicitante que el documento no es necesario y notifica al

DDPI.
46
DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.1
4.4. El funcionario solicitante desarrolla el borrador del documento.
4.5. El funcionario solicitante enva el borrador al JDESINIP.
4.6. El JDESINIP revisa el borrador del documento para asegurarse que cumpla con la
intencin original.
4.6.1. Si el JDESINIP aprueba el borrador, contina con el paso 4.7.
4.6.2. Si el JDESINIP hace correcciones y no aprueba el borrador, lo enva de vuelta

al funcionario solicitante para su modificacin, regresar al paso 4.5
4.7 El documento pasa a aprobacin por parte del DDPI.
4.7.1 En caso de que el DDPI apruebe el documento, contina en el paso 4.8
4.7.2 En caso de que el DDPI no apruebe el documento, retorna al paso 4.6
4.8 El JDESINIP o quien designe el DDPI prepara la versin final del documento, segn
ITSC 3.a.1.1 Instrucciones para Desarrollar Documentos de la DPI, y lo enva la
DDPI para su firma.
4.9 EL DDPI firma el documento aprobado, y se lo enva al JDESINIP para su distribucin.
4.10 Una vez obtenidas las firmas de aprobacin requeridas, actualiza el FSC 3.a.1.1
Listado de Revisiones de la Documentacin del Manual de Procedimientos de
la DPI y actualiza FSC 3.a.1.2 Listado de Distribucin Por Departamentos de
Documentos del Manual de Procedimientos de la DPI, segn proceda. Tambin
coloca el nmero de copia correspondiente, con tinta roja, en la portada del
procedimiento.
NOTA 4: Las revisiones electrnicas de los documentos del Manual de Procedimientos

se protegen con un password para que slo el JDESINIP o DDPI, o quien
designe las pueda llevar a cabo.
4.11 El JDESINIP coordina la distribucin del documento aprobado a los departamentos y

reas a las cuales aplica.
4.12 De acuerdo al tipo de documento elaborado (PSC, ITSC Y FSC) el JDESINIP coordina
el entrenamiento a los funcionarios responsables de los documentos nuevos o con
revisiones significativas, los distribuye a los departamentos afectados, y almacena la
47
DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.1
copia maestra del documento en el archivo que maneja el encargado de la

documentacin del DESINIP y en el Servidor de la DDPI por el tiempo en que el
documento permanece activo.
4.13 Al recibir los documentos distribuidos, los Jefes de Departamento colocan los
documentos en sus puntos de uso y entregan para su destruccin los documentos de
la versin previa si existe una. (Ver la Nota 6).
NOTA 5: Todos los documentos externos cubiertos en este procedimiento son

custodiados y controlados por el Jefe del Departamento respectivo o quien
designe como funcionario responsable de su conservacin y uso.
4.14 El Jefe de Departamento correspondiente o quien designe, revisa la documentacin

para asegurarse que es la adecuada.
4.15 El Jefe de Departamento correspondiente o quien designe se asegura que el
documento se emita (dar una copia controlada) a todas las unidades que lo requieran.
4.16 El JDESINIP y el Jefe de Departamento tambin se asegura que el FSC 3.a.1.3
Listado de Distribucin de Documentos Externos a la DPI est actualizado, y que
cualquier documento obsoleto se retire de los puntos de consulta.
NOTA 6: Los documentos obsoletos del Manual de Procedimientos no deben ser

conservados, en su defecto se envan al JDESINIP, para que ste disponga de
los mismos y evitar su uso posterior a la fecha de la ltima actualizacin.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
48
DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.1
Inicio
Cualquier miembro de la DPI. Puede en

cualquier momento identificar y comunicar la
necesidad de un documento nuevo o revisado
del Manual de Procedimientos de la DPI,
contactando al JDESINIP
Sujeto a la aprobacin definitiva por parte del

DDPI, JDESINIP revisa la necesidad del
documento solicitado del Manual de
Procedimientos, nuevo o revisado, segn
PSC 3.a.3 Edicin y Publicacin de
Documentos, Metodologas e Informes
Tcnicos.
No El JDESINIP informa al
Existe solicitante que el
Necesidad? documento no es necesario
y notifica al DDPI
El JDESINIP aprueba el documento interno

del Manual de Procedimientos, nuevo o
revisado y le informa al funcionario solicitante
que elabore el borrador del documento
El funcionario solicitante desarrolla el borrador

del documento.
El funcionario solicitante enva el borrador al 2

JDESINIP.
49
DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.1
El JDESINIP revisa el borrador del

documento para asegurarse que cumpla
con la intencin original.
No
El
JDESINIP Enva de vuelta al funcionario
aprueba el solicitante para su modificacin
borrador?
2
S
El documento pasa a aprobacin por

parte del DDPI.
No
El DDPI
aprueba el
borrador?
El JDESINIP o quien designe el DDPI prepara

la versin final del documento, segn ITSC
3.a.1.1 Instrucciones para Desarrollar
Documentos de la DPI, y lo enva la DDPI
para su firma.
EL DDPI firma el documento aprobado, y se lo

enva al JDESINIP para su distribucin.
EL DDPI firma el documento aprobado, y se lo

enva al JDESINIP para su distribucin.
Una vez obtenidas las firmas de aprobacin

requeridas, actualiza el FSC 3.a.1.1 Listado
de Revisiones de la Documentacin del
Manual de Procedimientos de la DPI y
actualiza FSC 3.a.1.2 Listado de Distribucin
Por Departamentos de Documentos del
Manual de Procedimientos de la DPI, segn
proceda. Tambin coloca el nmero de copia
correspondiente, con tinta roja, en la portada
del procedimiento.
50
DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.1
El JDESINIP coordina la distribucin del documento

aprobado a los departamentos y reas a las cuales
aplica.
De acuerdo al tipo de documento elaborado e

JDESINIP coordina el entrenamiento a los
funcionarios responsables de los documentos
nuevos o con revisiones significativas de acuerdo al
PSC x.x.x XXXXXXXX, los distribuye a los
departamentos afectados, y almacena la copia
maestra del documento en el archivo que maneja el
encargado de la documentacin del DESINIP y en el
Servidor de la DDPI por el tiempo en que el
documento permanece activo.
Al recibir los documentos distribuidos, los Jefes de

Departamento colocan los documentos en sus
puntos de uso y entregan para su destruccin los
documentos de la versin previa si existe una.
El Jefe de Departamento correspondiente o quien

designe, revisa la documentacin para asegurarse
que es la adecuada.
El Jefe de Departamento correspondiente o quien

designe se asegura que el documento se emita (dar
una copia controlada) a todas las unidades que lo
requieran.
El JDESINIP y el Jefe de Departamento tambin se

asegura que el FSC 3.a.1.3 Listado de
Distribucin de Documentos Externos a la DPI
est actualizado, y que cualquier documento
obsoleto se retire de los puntos de consulta.
Fin
51
DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.1
PSC: Procedimientos de Trabajo
ITSC: Instrucciones de Trabajo
FSC: Formularios de Trabajo
JDESINIP: Jefe del Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones

Pblicas
52
No. ITSC 3.a.1.1
INSTRUCCIN PARA DESARROLLAR DOCUMENTOS DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE
INVERSIONES (DPI)

(Marzo 2009)
1. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LA CALIDAD (PSC)
1.1 Todos los procedimientos del Manual de Procedimientos de la DPI deben tener el
siguiente formato:
1. Propsito:
Una declaracin clara que indique la intencin del procedimiento, su enfoque, y

(posiblemente) su importancia.
2. Alcance:
Una descripcin de las reas funcionales, personal y otros aspectos de la

organizacin cubiertos y afectados por el procedimiento.
3. Documentos relacionados:
Una lista de ttulos y nmeros de identificacin de otros documentos (procedimientos,

instrucciones de trabajo y/o formularios) a que se hace referencia en el procedimiento.
4. Procedimiento:
Los pasos o actividades a realizar para llevar a cabo el proceso planteado. Se

complementan estas actividades con notas aclaratorias.
53
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.1.1
1.2 Al documentar los pasos actuales del procedimiento del proceso, cada actividad o
tarea contempla lo siguiente:
QUIN: Quin debe llevar a cabo la tarea? Quin es responsable?
QU: Qu necesita hacerse? Cul es la tarea que debe ser llevada a

cabo?
DNDE: Dnde debe realizarse esta tarea? (Incluirlo si es importante)
CUNDO: Cundo debe ocurrir esta tarea? Cul es la secuencia,

frecuencia, etc.? (Incluirlo si es importante)
CMO: Cmo debe hacerse la tarea? Esto no quiere decir una

explicacin detallada a bajo nivel, sino una referencia a las
Instrucciones de Trabajo (ITSC), Formularios de Trabajo
(FSC), etc. requeridos para llevar a cabo un paso especfico.
REGISTROS: Indique los registros que se generan, que muestran que el paso/
tarea requerido se ha llevado a cabo, si es adecuado.
Use las siguientes guas al documentar los pasos del procedimiento en forma escrita:
1.2.1 El borrador escrito explica cada tarea o actividad, usando una declaracin
directriz que especifique quin hace qu, cundo, dnde, y cmo se verifica
el resultado, o cmo se realiza la tarea segn la ITSC a la que se hace
referencia. [Sea lo ms breve posible, usando lenguaje simple. Una o dos
oraciones cortas por paso es ideal.] Cada decisin debera estar escrito como
una declaracin "Si - Entonces" bajo la declaracin directriz pertinente.
1.2.2 Asigne un nmero de paso a cada declaracin en el procedimiento.
1.3 Use los encabezados mostrados en la Figura 1 para preparar el procedimiento en su

formato final.
1.4 Se examina continuamente el procedimiento para identificar oportunidades de mejora.

(Por ejemplo, busque eliminar o simplificar cualquier paso que no agregue valor, o que
cause recortes, reproceso u otro desperdicio)
2. INSTRUCCIONES DE TRABAJO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES (DPI)
2.1 Documente paso a paso las instrucciones e informacin necesarias para realizar una
54
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.1.1
tarea en particular, buscando oportunidades de mejora. (Por ejemplo, mayor facilidad,

simpleza, claridad, etc.)
2.1.1 Incluya listas de documentos, equipo, herramientas, materiales, entre otros

necesarios para realizar adecuadamente la tarea.
2.1.2 Escriba instrucciones que sean lo ms breves posible, usando lenguaje simple.
Una o dos oraciones cortas por cada paso es ideal.
2.1.3 Asigne a cada paso en la ITSC un nmero de paso para tener una referencia
fcil.
2.1.4 Use el encabezado mostrado en la Figura 1 para preparar la ITSC en su

formato final, reemplazando los trminos Procedimiento de Trabajo del
Sistema de la Calidad y PSC con Instruccin de Trabajo del Sistema de
Gestin de la Calidad e "ITSC".
NOTA 1: Las ITSC relacionadas con el servicio consisten de instrucciones escritas

especficas de cada parte, dibujos y/o bosquejos, notas de materiales,
enrutamientos, hojas de especificacin, listas de verificacin, fotografas, etc.
3. FORMULARIOS DEL SISTEMA DE LA CALIDAD (FSC)
3.1 Todos los Formularios del Manual Procedimientos de la DPI y dems documentos o
plantillas en-lnea mantenidos por la DPI incluyen los siguientes elementos de control de la
documentacin (como mnimo):
3.1.1 Identificacin nica: ya sea un nmero de FSC (ver la Seccin 4.0) u otro identificador
nico.
3.1.2 Control de pginas: Pgina X de Y
3.1.3 Control de la revisin: usualmente indicado por la Fecha de revisin y/o el Nivel
de la revisin.
3.1.4 Use el encabezado mostrado en la Figura 1 y el pie de pgina de la Figura 2,

para preparar el Formulario de Trabajo en su formato final.
55
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.1.1
4. NUMERACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
4.1 Los documentos del sistema de la calidad se numeran segn el siguiente esquema:
Nmero
de Manual
N DE SECUENCIA DE:
Tipo de Seccin del SGC
del Ejemplo
Manual I.T./
Documento . Sub- . Procedimiento
del Formulario
Seccin
SGC
PSC 8 . 1 . 1 PSC 3.a.1
ITSC 4 . 2 . 2 . 2 ITSC
3.a.1.1
FSC 4 . 2 . 2 . 2 FSC
3.a.1.1
Ejemplo 1:
PSC 3.a.1 es el nmero del Primer Procedimiento al cual se hace referencia en el

Manual de Procedimientos de la DPI, ya que basado en l se deben desarrollar todos
los Procedimientos.
Ejemplo 2:
ITSC 3.a.1.1 es el nmero de la Primera ITSC a la cual se hace referencia en PSC

3.a.1, que es el PSC sobre el cual se deben desarrollar todos los PSC del Manual de
la DPI.
Ejemplo 3:
FSC 3.a.1.1 es el nmero del Primer Formulario al cual se hace referencia en PSC
3.a.1, que es el PSC sobre el cual se deben desarrollar todos los PSC del Manual de
la DPI.
56
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.1.1
Smbolos de Diagrama de Flujo y Uso
Smbolo Uso
Representa pasos en el proceso que

Actividad o Tarea consumen tiempo. Ejemplo: inspeccionar
un producto, procesar una parte, entre otras
No
Falso
Rechazo Representan preguntas/chequeos y
Falla muestra diferentes alternativas
Decisin dependiendo del resultado.
Si Ejemplo: La parte no es conforme?
Cierto Si es as, hacer una cosa. Si no, hacer otra.
Acepta
Pausa
Representa documentos utilizados

Documento o Registro para realizar tareas o registros
(generado o usado) generados por la actividad.
Ejemplos: Instrucciones de Trabajo
(inicial) Registro de Desecho (resultante)
Representa el principio o el final de

Terminador un Procedimiento o Instruccin de Trabajo
(Inicio o Final)
Representa el flujo lgico, decisiones

Flujo o pasos de un documento
Representa transferencia de flujo a

A una localizacin o muestra la
identidad de una localizacin
57
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.1.1
Figura 1: Formatos Comunes de Encabezados de Pgina
1. Procedimiento o ITSC

No. ____________
PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIN DE TRABAJO

_________________________________
__ _/_/_ revisin/aprobacin: _ de _

DESINIP* ____________________________
(Marzo 2009)
Primera pgina
(a.)
Segunda pgina y subsiguientes:

(Incluyendo formatos escritos)
Versin: Fecha de Emisin/Revisin: No. de Pgina Nmero:

DESINIP
__ _/_/_ _ de _ ________
(b.)
58
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.1.1
2. Formularios de Trabajo
Primera pgina
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE SISTEMA NACIONAL DE INVERSIONES PBLICAS
(a.)
Figura 2: Formato de Pie de Pgina
1. Formularios de Trabajo
Segunda Pgina y subsiguientes:
Versin: Fecha de Emisin/Revisin: No. de Pgina: Nmero:

__ _/_/_ _de_ FSC _._._._
(a.)
59
No. PSC 3.a.2
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS


(Marzo 2009)
1. Propsito:
Establecer un adecuado control que garantice que todos los registros, ya sean
Documentos, Metodologas o Informes Tcnicos (DMIT), de la informacin generada y
recopilada en la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI), se encuentren
debidamente identificados, indexados, protegidos y archivados, con el principal
propsito de su fcil acceso y recuperacin. De esta manera se logra disponer de
registros oportunos y confiables para ser entendidos por cualquier funcionario, y que a
su vez sirvan como evidencia de un buen sistema de organizacin.
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todo el personal de la DPI que genere, utilice, maneje, o
mantenga Registros y Documentos, Metodologas o Informes Tcnicos (DMIT), como
resultado de la informacin que tiene documentada la DPI.
Procedimiento No. Descripcin del procedimiento
PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del Sistema de

la Calidad
60
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.2
Documentos No Descripcin del documento
FSC 3.a.2.1 Listado de Registros
FSC 3.a.2.2 Hoja de Salida de Registros
4. Procedimiento:
4.1 Una vez se requieran o se produzcan en la Direccin de Programacin de Inversiones

(DPI) Registros o Documentos, Metodologas o Informes Tcnicos (DMIT)
establecidos en el Procedimiento de Trabajo (PSC) o Instruccin de Trabajo (ITSC)
de cada unidad administrativa; el funcionario encargado, y responsable del control de
la documentacin del Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de
Inversiones Pblicas (DESINIP), procede a identificarlos claramente y hacerlos de fcil
acceso para la DPI.
NOTA 1: Los registros de la DPI se identifican y se establecen en el PSC 3.a.1

Preparacin y Control de la Documentacin de la DPI.
4.1 El funcionario encargado de la documentacin del DESINIP procede a la revisin del

registro o DMIT, asegurndose que el contenido cumple con los parmetros
establecidos en el Procedimiento o Instruccin de Trabajo de cada unidad
administrativa. De especificarse en el Procedimiento o Instructivo de Trabajo, el
funcionario encargado lo remite a otro funcionario elegido.
NOTA 2: Como parmetros establecidos, se refiere a que cumpla con Propsito y

Alcance.
4.2.1 Si el registro o DMIT generado rene los requisitos exigidos,

contina en el paso 4.5.
4.2.2. Si el registro o DMIT generado es elaborado internamente y no rene los

requisitos exigidos, contina en el paso 4.4.
4.2.3 Si el registro o DMIT generado es elaborado externamente y no rene los

parmetros exigidos, contina en el paso 4.3.
4.3 El funcionario encargado de la documentacin del DESINIP devuelve el registro o

DMIT generado con una nota de observaciones al Organismo, Entidad o la Unidad
Administrativa para su correccin. Volver al paso 4.2.
61
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.2
4.4. El funcionario responsable le pide al funcionario que gener el informe, su correccin y

vuelve al paso 4.2.
NOTA 3: Las modificaciones deben hacerse notorias (negrita o cursiva Negrita).
4.5 El funcionario encargado de la documentacin del DESINIP, en coordinacin con el

funcionario responsable del registro o DMIT, procede a identificar con fecha, firma,
iniciales y fecha mnima de retencin el documento para su control, utilizando el FSC
3.a.2.1 Listado de Registros.
NOTA 4: La firma, o bien pueden ser las iniciales del funcionario que registra el
documento, no implica responsabilidad por el contenido del mismo, sino por el
registro.
4.6 El funcionario que genera documentacin en cada departamento de la DPI guarda

adecuadamente los registros o DMIT segn FSC 3.a.2.1 Listado de Registros para
facilitar el acceso de los mismos.
NOTA 5: Todos los registros se archivan en carpetas segn el orden o disposicin de la

unidad administrativa.
NOTA 6: Cuando los registros estn en forma electrnica, se pueden almacenar una vez
revisados, cumpliendo con el PSC 3.a.3 Edicin de Documentos DMIT y con
el PSC 4.b.3 Mantenimiento y Resguardo de Datos.
4.7 Cuando un funcionario requiera extraer un registro de su respectivo expediente, el

mismo registra la salida del documento solicitado en el FSC 3.a.2.2 Hoja de Salida de
Registros.
NOTA 7: Los registros y/o alguna otra documentacin son extradas de sus respectivos
expedientes para alguna revisin y como evidencia de su existencia o cuando
sean solicitados.
4.8 Al reintegrarse el registro o el expediente solicitado al archivo, el funcionario

anota la fecha de la devolucin en la casilla respectiva Fecha de Devolucin del
FSC 3.a.2.2 Hoja de Salida de Registros.
4.9 El funcionario asignado para realizar el control del archivo de los registros o
expedientes generados en cada departamento de la DPI procede, conjuntamente con
el Jefe de la Unidad Administrativa, a efectuar una revisin de la documentacin una
vez al ao, con el objetivo de depurar los mismos (eliminando aquellos registros que
han cumplido su tiempo de preservacin segn el tipo de documento).
62
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.2
NOTA 8: El tiempo y mtodo de destruccin de todos los Registros y Documentos est

documentado en el formulario FSC 3.a.2.1 Listado de Registros.
NOTA 9: Los registros y DMIT de la DPI catalogados como informacin confidencial

pueden ser consultados nicamente por el personal autorizado establecido en
el FSC 3.a.2.1 Listado de Registros.
NOTA 10: Todos aquellos registros y DMIT catalogados como confidenciales son
identificados como lo disponga el Director de la Direccin de Programacin de
Inversiones (DDPI) en la portada del expediente.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
63
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.2
Inicio
Una vez se requiera o se produzca en la

DPI un DMIT establecido en el PSC o
ITSC de cada unidad administrativa, el
funcionario encargado, y responsable del
control de la documentacin del Nacional
DESINIP, procede a identificarlo
claramente y hacerlo de fcil acceso
para la DPI.
El funcionario encargado de la
documentacin del DESINIP procede a
la revisin del registro o DMIT,
asegurndose que el contenido cumple
con las parmetros establecidos en el
PSC o ITSC establecido en cada unidad
administrativa, o remite a otro funcionario
elegido para realizar la revisin de ser
especificado en el PSC o ITSC de las
mismas.
El registro o Si
DMIT generado 2
rene los
requisitos
exigidos?
No
64
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.2
Si
El registro o El funcionario responsable le

DMIT es pide al funcionario que genera el
generado informe, su correccin.
internamente
No
El funcionario encargado de la documentacin

del DESINIP devuelve el registro o DMIT
generado con una nota de observaciones al
Organismo, Entidad o la Unidad Administrativa
para su correccin,
El funcionario encargado de la documentacin

del DESINIP, en coordinacin con el 2
funcionario responsable del registro o DMIT,
procede a identificar con fecha, firma,
iniciales y fecha mnima de retencin el
documento para su control, utilizando el FSC
3.a.2.1 Listado de Registros
El funcionario que genera documentacin

en cada departamento de la DPI guarda
adecuadamente los registros o DMIT
segn FSC 3.a.2.1 Listado de Registros
para facilitar el acceso de los mismos
Cuando un funcionario requiera extraer

un registro de su respectivo expediente,
el mismo registra la salida del
documento solicitado en el FSC 3.a.2.2
Hoja de Salida de Registros
65
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.2
Al reintegrarse el registro o el expediente

solicitado al archivo, el funcionario anota la
fecha de la devolucin en la casilla respectiva
Fecha de Devolucindel FSC 3.a.2.2 Hoja
de Salida de Registros.
El funcionario asignado para realizar el control

del archivo de los registros o expedientes
generados en cada departamento de la DPI
procede, conjuntamente con el Jefe de la
Unidad Administrativa, a efectuar una revisin
de la documentacin una vez al ao, con el
objetivo de depurar los mismos.
Fin
66
DESINIP
00 18/05/09 ITSC 3.a.2
DESINIP: Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones Pblicas
DMIT: Documentos, Metodologas o Informes Tcnicos
ITSC: Instruccin de Trabajo
PSC: Procedimiento de Trabajo
67
No. PSC 3.a.3
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA EDICIN Y PUBLICACIN DE

DOCUMENTOS, METODOLOGAS E INFORMES TCNICOS

(Marzo 2009)
1. Propsito:
El propsito de este procedimiento es definir los pasos a seguir en la propuesta,

aprobacin, realizacin y divulgacin de Documentos, Metodologas e Informes
Tcnicos (DMIT) que elabora, desarrolla y edita la Direccin de Programacin de
Inversiones (DPI).
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todos los departamentos y personal de la Direccin de

Programacin de Inversiones (DPI) que emite y revisa documentos de la DPI,
incluyendo documentacin de origen externa.
Procedimiento No. Descripcin de los procedimientos

68
DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
PSC 3.a.2 Control de Registros
Documento No. Descripcin de los documentos
ITSC 3.a.3.1 Instruccin de Trabajo del Procedimiento de

Documentos, Metodologas e Informes Tcnicos
ITSC 3.a.3.2 Instruccin de Trabajo para la Incorporacin de

Documentos a la Web del Ministerio de Economa y
Finanzas (MEF)
Dec. Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el CENA y Modifica la Ley No.56
de 27/12/95
Dec. No. 148 11/12/01 Por el Cual se Crea el Sistema Nacional de


Inversiones (DPI)

(MEF)
Ley 22/06/06 Que Regula la Contratacin Pblica y Dicta Otra

Disposicin.
4. Procedimiento:
Evaluacin inicial
4.1 Cualquier funcionario de la Direccin Programacin de Inversiones (DPI) propone

mediante memo o correo electrnico a su Jefe y este al Director de Programacin de
Inversiones (DDPI) y al Jefe del Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de
Inversiones Pblicas (JDESINIP) la elaboracin de un Documento, Metodologa o
Informe Tcnico (DMIT).
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
4.2 El Jefe de Departamento del rea solicitante presenta la solicitud al JDESINIP, el cual
evala inicialmente, de acuerdo a los criterios establecidos, si es de inters para la
DPI hacer el DMIT.
NOTA 1: Para decidir si el DMIT es de inters para la DPI se toma en cuenta si se cumple
con alguno de los siguientes criterios:
1. Que contribuya al fortalecimiento de la capacidad tcnica (anlisis tcnico) del

Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (SINIP) para el mejor cumplimiento
de las funciones asignadas a la DPI.
2. Que proporcione informacin tcnica til a la DPI, Ministerio de Economa y
Finanzas (MEF) e Instituciones Inversoras (I-INVER), a los planificadores,
formuladores y usuarios que ingresan y consultan datos en el Banco de
Proyecto (BP).
3. Que sea un DMIT relacionado con actividades del SINIP que se consideren
relevantes en la economa nacional, o que han sido objeto de anlisis previo
por otras Direcciones del MEF, Instituciones y Agencias Internacionales, a fin
de identificar posibles mejoras en la Programacin de Inversiones y por ende
al SINIP.
4. Que contribuya a establecer parmetros y pautas sobre el desempeo de la
DPI que puedan conducir a elaborar en sus funciones (internas y externas)
guas institucionales, mejorando la proyeccin tcnica de la DPI, MEF y
SINIP.
4.2.1 Si se considera que es de inters para la DPI, el MEF y el SINIP, el JDESINIP le

consulta al DDPI, contina en el paso 4.3.
4.2.2 Si no es de inters, el JDESINIP notifica al funcionario proponente mediante

correo electrnico o memo la decisin de no realizar el DMIT.
4.3 El DDPI decide sobre la elaboracin del DMIT
4.3.1 Si decide no elaborarlo, el DDPI notifica al JDESINIP mediante memo que no se

aprob la DMIT y retorna al paso 4.2.2.
4.3.2 Si decide elaborarlo, contina en el paso 4.4
4.4 El DDPI a travs del JDESINIP confecciona memo autorizando la elaboracin del
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
DMIT.
4.5 El JDESINIP notifica al funcionario proponente mediante correo electrnico o memo

que el DDPI aprueba la DMIT.
NOTA 2: El DDPI tiene la autoridad para ordenar directamente al JDESINIP o al Jefe del
funcionario proponente la elaboracin del DMIT.
4.6 El JDESINIP asigna al funcionario del DESINIP para que trabaje en coordinacin con
el funcionario proponente en la edicin del DMIT elaborado.
NOTA 3: El DDPI tiene la potestad de nombrar en coordinacin con el JDESINIP, el

funcionario o equipo de funcionarios para la realizacin del DMIT.
Redaccin y Aprobacin del DMIT
4.7 El funcionario o equipo responsable (FER) redacta el DMIT segn la ITSC 3.a.3.1
Instruccin de Trabajo del Procedimiento de DMIT y lo remite al JDESINIP para
sus comentarios.
4.8 EL JDESINIP enva al FER sus comentarios del DMIT, y le solicita que haga las
correcciones recomendadas.
4.9 El FER realiza las correcciones y le enva al JDESINIP mediante correo electrnico el
DMIT corregido.
4.10 El JDESINIP revisa el DMIT.
4.10.1 Si tiene comentarios o correcciones lo reenva al FER, volver al paso 4.9
4.10.2 Si no tiene comentarios o correcciones enva el DMIT al DDPI para su

revisin, sigue en el paso 4.11
4.11 El DDPI revisa el DMIT segn los parmetros establecidos en el ITSC 3.a.3.1
Instruccin de Trabajo del Procedimiento de DMIT.
4.11.1 Si tiene comentarios o correcciones, los remite al JDESINIP y retorna al

paso 4.10
4.11.2 Si no tiene comentarios contina en el paso 4.12.
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
4.12 El DDPI notifica al FER, va el JDESINIP mediante memo que el DMIT fue aprobado, y
le notifica el ttulo y fecha de aprobacin.
4.13 El FER solicita al funcionario encargado de la documentacin del DESINIP, la

numeracin correspondiente para el DMIT, de acuerdo con la secuencia de los
documentos generados y emitidos en la DPI.
4.14 El funcionario del DESINIP, encargado de la documentacin, actualiza el consecutivo

de DMIT que est en los archivos que maneja y en el servidor de la DPI y proporciona
el nmero al FER, para que se incluya en la portada del DMIT.
Distribucin y Divulgacin del DMIT
4.15 El FER imprime una versin final del DMIT y guarda copia debidamente registrada en
la Biblioteca/Servidor de la DPI, siguiendo lo que se establece en PSC 3.a.2 Control
de los Registros.
4.16 De existir alguna informacin confidencial, el DDPI ordena redactar una versin
pblica del DMIT, eliminando cualquier aspecto confidencial.
4.17 De ser necesario, El DDPI enva la versin pblica del DMIT al JDESINIP para que la
incorpore en la pgina Web del MEF de acuerdo a ITSC 3.a.3.2 Instruccin de
Trabajo para la Incorporacin de Documentos a la Web del MEF.
4.18 De requerir la DPI oficializar el DMIT, eL DDPI a travs del JDESINIP prepara un
borrador de Resuelto Ministerial para aprobacin y firma del Ministro del Ministerio de
Economa y Finanzas (MMEF).
NOTA 4: El Resuelto Ministerial debe ser desarrollado en conjunto con Asesora Legal del
MEF antes de ser enviado para la firma del MMEF.
4.19 El DDPI, con el visto bueno del MMEF prepara una nota de prensa divulgando
informacin relevante del DMIT y poniendo a disposicin de todos los usuarios del
SINIP la versin pblica del DMIT.
4.20 El DDPI, de ser necesario, enva la nota de prensa al Jefe de la Oficina de Relaciones
Pblicas para su divulgacin.
NOTA 5: El Jefe de la Oficina de Relaciones Pblicas enva la nota de prensa a los medios
de comunicacin y pone a su disposicin el DMIT.
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
Control y Actualizacin del DMIT
4.21 Luego de la divulgacin del DMIT el DDPI o el JDESINIP evala en un perodo de

doce (12) meses el impacto del DMIT entre los usuarios del SINIP.
NOTA 6: Para evaluar dicho impacto, se debe considerar lo siguiente: proyeccin tcnica y
profesional en las Instituciones Inversoras (I-INVER), haber originado mejoras
especficas de parte de la DPI en el SINIP.
4.22 De considerar el DDPI necesaria una actualizacin del DMIT, se reinicia el

procedimiento desde el paso 4.7. No se proporciona una nueva numeracin al DMIT,
sino que se aade la actualizacin como un Anexo del DMIT original.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
Inicio
Cualquier funcionario de la DPI

propone mediante memo o
correo electrnico a su Jefe y
este al DDPI y al JDESINIP la
elaboracin de un DMIT
El Jefe de Departamento del

rea solicitante presenta la
solicitud del DMIT al JDESINIP.
JDESINIP notifica al
El JDESINIP funcionario proponente
decide si el DMIT No mediante correo
es de inters para electrnico o memo la 2
la DPI decisin de no realizar el
Ver NOTA 1 DMIT.
S FIN
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
El JDESINIP consulta al DDPI

si es de inters la elaboracin
del DMIT para la DPI
No
El DDPI notifica al
El DDPI decide si JDESINIP por memo o 2
se elabora el correo electrnico la
DMIT solicitado decisin de no elaborar
el DMIT
El DDPI a travs del JDESINIP

confecciona memo autorizando
la elaboracin del DMIT.
El JDESINIP asigna la edicin

del DMIT a algn funcionario
del DESINIP
El JDESINIP notifica al
funcionario proponente
mediante correo electrnico o
memo que el DDPI aprueba la
DMIT.
El JDESINIP asigna el DMIT al

funcionario del DESINIP que
trabajar en coordinacin con el
funcionario proponente en la
edicin del DMIT elaborado.
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
El FER redacta el DMIT segn el

ITSC 3.a.3.1 Instruccin de
Trabajo del procedimiento para el
DMIT y lo remite al JDESINIP para
sus comentarios
EL JDESINIP enva al FER sus

comentarios del DMIT, y le 5
solicita que haga las
correcciones recomendadas.
El FER realiza las correcciones

y lo enva al JDESINIP
mediante memo o correo
electrnico el DMIT corregido.
El JDESINIP revisa el DMIT
S
JDESINIP tiene JDESINIP reenva
comentarios o el DMIT al FER
correcciones?
No
JDESINIP enva el DMIT al

DDPI para su revisin
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
El DDPI revisa el DMIT segn

los parmetros establecidos en
el ITSC 3.a.3.1 Instruccin de
Trabajo del Procedimiento de
DMIT.
S
El DDPI decide
si se tienen que El DDPI remite sus
hacer comentarios al JDESINIP 5
correcciones al
DMIT
No
El DDPI notifica al FER, va el

JDESINIP mediante memo que
el DMIT fue aprobado
El FER solicita al funcionario

encargado de la documentacin
del DESINIP, la numeracin
correspondiente para el DMIT
El funcionario del DESINIP

actualiza el consecutivo de
DMIT que est en los archivos
que maneja y en el servidor de
la DPI
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
El funcionario del DESINIP

proporciona el nmero al FER,
para que se incluya en la
portada del DMIT.
El FER imprime una versin

final del DMIT.
El FER guarda copia

debidamente registrada en la
Biblioteca/Servidor de la DPI,
siguiendo lo que se establece
en PSC 3.a.2 Control de los
Registros
De existir alguna informacin

confidencial, el DDPI ordena
redactar una versin pblica del
DMIT, eliminando cualquier
aspecto confidencial.
El DDPI enva la versin pblica

del DMIT al JDESINIP para que
la incorpore en la pgina Web
del MEF de acuerdo a ITSC
3.a.3.2 Instruccin de
Trabajo para la Incorporacin
de Documentos a la Web del
MEF.
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
De requerir la DPI oficializar el DMIT,

eL DDPI a travs del JDESINIP
prepara un borrador de Resuelto
Ministerial para aprobacin, y firma del
Ministro del Ministerio de Economa y
Finanzas (MMEF) y oficializacin del
DMIT.
El DDPI, con el visto bueno del MMEF

prepara una nota de prensa
divulgando informacin relevante del
DMIT y poniendo a disposicin de
todos los usuarios del SINIP la versin
pblica de la DMIT.
El DDPI, de ser necesario, enva la nota de

prensa al Jefe de la Oficina de Relaciones
Pblicas para su divulgacin.
Luego de la divulgacin del DMIT el

DDPI o el DESINIP evala en un
perodo de doce meses el impacto del
DMIT entre los usuarios del SINIP.
De considerar el DDPI necesaria una

actualizacin del DMIT, se reinicia el
procedimiento desde el paso 4.7. No
se proporciona una nueva numeracin
al DMIT, sino que se aade la
actualizacin como un Anexo del
DMIT original.
FIN
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DESINIP
00 18/05/09 PSC 3.a.3
BP: Banco de Proyecto
DDPI: Director de Programacin de Inversiones
DMIT: Documento, Metodologa o Informe Tcnico
SGC: Sistema de la Calidad de la DPI
FER: El funcionario o equipo responsable

Pblicas
80
No. ITSC 3.a.3.1
INSTRUCCIN DE TRABAJO PARA EDICIN Y PUBLICACIN DE

DOCUMENTOS, METODOLOGAS E INFORMES TCNICOS

(Marzo 2009)
1. Propsito:
El propsito de esta Instruccin de Trabajo es detallar los requisitos principales que

deben desarrollarse en los Edicin y Publicacin de Documentos, Metodologas e
Informes Tcnicos (DMIT) que se desarrollan, elaboran y editan en la Direccin de
Programacin de Inversiones (DPI).
2. Alcance:
Esta Instruccin de Trabajo aplica a todos los departamentos y personal de la

Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) que emite y revisa documentos del
Sistema de la Calidad de la DPI (SGC), incluyendo documentacin de origen externa.
Procedimiento No. Descripcin del procedimiento
PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del Sistema de

Calidad de la Direccin de Programacin de Inversiones
(DPI).
PSC 3.a.3 Edicin y Publicacin de Documentos, Metodologas e

Informes Tcnicos (DMIT).
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DESINIP
00 10/03/09 ITSC 3.a.3.1
de 27/12/95


Inversiones (DPI)

(MEF)

Disposicin
4. Instrucciones:
4.1 Despus de la aprobacin que se confeccione un Documento, Metodologa e Informe

Tcnico (DMIT) por parte de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI), el o
los responsables del DMIT confeccionan un Cronograma de Trabajo detallando las
principales actividades y fechas estimadas de finalizacin de cada una.
NOTA 1: Los DMIT pueden tener formatos muy diversos, esto depende del Departamento
que la realiza, el tema a desarrollar y analizar, el enfoque y objetivo que se da al
mismo. Esta Instruccin de Trabajo se da como slo una gua de los mnimos
parmetros que puede contemplar el DMIT; el autor tiene la potestad de aadir o
eliminar algunos de los aspectos aqu mencionados.
Los principales aspectos que contiene son:
4.2 Portada: es una pgina donde se identifica al Ministerio de Economa y Finanzas

(MEF) y la DPI, el ttulo del DMIT, autor, departamento al que pertenece, fecha.
4.3 Resumen Ejecutivo: es una pgina donde se resumen los principales aspectos y
conclusiones del DMIT.
4.4 Introduccin: explica el objetivo y contenido del DMIT en forma general.
82
DESINIP
00 10/03/09 ITSC 3.a.3.1
4.5 Aspectos metodolgicos del DMIT: explica la metodologa de investigacin utilizada

en el DMIT. Si se tiene que realizar alguna encuesta o se recurre a algn informe
publicado para obtener informacin a ser utilizada en el DMIT debe explicarse la
metodologa y frmulas utilizadas para determinar el tamao y seleccin de la
muestra. Tambin debe explicar las frmulas y conceptos utilizados en la elaboracin
de los clculos.
4.6 Antecedentes y exposicin de motivos: explican las razones o indicios que

motivaron al autor o la DPI la redaccin del DMIT.
4.7 Marco normativo: Si aplica, se detallan y explican en forma general todos los
aspectos legales que se relacionan con el DMIT que se elabora.
4.8 Contenido: desarrolla la informacin principal del DMIT segn el tema analizado. El
mismo lleva un orden lgico y est bien desglosado.
4.9 Conclusiones: detallan los principales resultados del DMIT realizado.
4.10 Recomendaciones: Si aplica, se efectan sugerencias relacionadas con medidas

especficas que puede tomar la DPI o sugiere a otras instancias corregir anomalas o
irregularidades detectadas, con el fin de mejorar y tecnificar el Sistema Nacional de
Inversiones Pblicas (SINIP).
4.11 Bibliografa: detalla las fuentes utilizadas en la confeccin del DMIT, incluyendo
libros, entrevistas, Internet, revistas, estadsticas, informacin de otras Direcciones,
Instituciones Inversoras (I-INVER) y Organismos Internacionales (OI).
4.12 Anexos: adjunta los cuadros estadsticos, grficas, copias de documentos que se
estimen pertinentes o cualquier otra informacin que sirva para complementar o
justificar los planteamientos y anlisis realizados en el DMIT.
FIN DE INSTRUCCIN

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
83
DESINIP
00 10/03/09 ITSC 3.a.3.1
DMIT: Documentos, Metodologas e Informes Tcnicos
OI: Organismos Internacionales
SGC: Sistema de la Calidad de la DPI
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No. ITSC 3.a.3.2
INSTRUCCIN DE TRABAJO PARA LA INCORPORACIN DE DOCUMENTOS

A LA WEB DEL MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS (MEF)

(Marzo 2009)
1. Instrucciones:
1.1 El Jefe del Departamento de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI)

entrega al Jefe del Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones
Pblicas (DESINIP) el o los Documentos, Metodologas e Informes Tcnicos (DMIT)
que se van a incorporar en la Web del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF).
1.2 El funcionario del DESINIP entrega el DMIT, que se va a incorporar en la Web del
Ministerio de Economa y Finanzas (MEF), al Director de la Direccin de Programacin
de Inversiones (DDPI) para su revisin.
1.3 El DDPI revisa el DMIT que se va a incorporar en la Web del Ministerio de Economa y
Finanzas (MEF).
1.3.1 Si el DDPI aprueba el DMIT y no hace correcciones, entonces contina en el

paso 1.4
1.3.2 Si el DDPI hace correcciones al DMIT, lo devuelve al funcionario

responsable/autor del DMIT del DESINIP dicho DMIT y este a su vez lo enva al
funcionario de la DPI para que realice las debidas modificaciones. Vuelve al
paso 1.1
1.4 La Asistente Administrativa (AsAd) elabora el memo para la Incorporacin de

Documentos a la Web donde identifica quin es el funcionario del DESINIP encargado
85
DESINIP
00 10/03/09 ITSC 3.a.3.2
de los DMIT a incorporar en la Web del MEF y lo enva junto con el DMIT revisado en
forma impresa que se desea anexar, a la Direccin de Relaciones Pblicas (DRP)
para su aprobacin.
NOTA 1: La DRP revisa el memo y la documentacin impresa y decide si se aprueba o

no su publicacin en la Web del MEF.
NOTA 2: La DRP aprueba el documento, entonces sigue en paso 4.6
NOTA 3: La DRP no aprueba el documento.
FIN DE INSTRUCCIN
1.5 Con la debida aprobacin de la DRP, el funcionario del DESINIP se comunica con un
funcionario de la Direccin de Tecnologa (DTI) y designan un da para reunirse y as
incorporar el documento en la Web del MEF.
NOTA 4: Los funcionarios del DESINIP no pueden anexar documentos directamente a la

Web del MEF. Por esto la reunin es solamente para que el funcionario de DTI
incorpore el documento a la Web del MEF y el funcionario del DESINIP apruebe
la ubicacin y diseo del documento dentro de la Web del MEF.
1.6 El da de la reunin, el funcionario de la DTI incorpora el documento en la Web del

MEF y el funcionario del DESINIP verifica que todo est correcto.
1.6.1 Si el funcionario del DESINIP observa que hay que realizar algn cambio,
entonces se lo comunica al el funcionario del DTI para la debida correccin.
1.6.2 Si el funcionario del DESINIP coincide en que todo est correcto, le notifica al
funcionario de la DTI va correo electrnico.
1.7 El funcionario del DESINIP verifica y se asegura que el DMIT est colocado en la Web
del MEF y lo notifica a toda la DPI va correo electrnico.
FIN DE INSTRUCCIN

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
86
DESINIP
00 10/03/09 ITSC 3.a.3.2
Inicio
El Jefe de Departamento de la DPI

entrega al Jefe del Departamento
del DESINIP el o los (DMIT que se
van a incorporar en la Web del MEF
El funcionario del DESINIP entrega

el DMIT que se va a incorporar en
la Web del MEF al DDPI para su
revisin.
El DDPI revisa el DMIT que se va a

incorporar en la Web del MEF.
El DDPI devuelve al
El DDPI hace Si funcionario responsable /
autor del DESINIP dicho
correcciones al DMIT y este a su vez lo
DMIT enva al funcionario de la
DPI para que realice las
debidas modificaciones.
No
87
DESINIP
00 10/03/09 ITSC 3.a.3.2
La AsAd elabora el memo para la

Incorporacin de Documentos a la
Web donde identifica quin es el
funcionario del DESINIP encargado
de los DMIT a incorporar en la Web
del MEF
La AsAd enva el memo junto con el

DMIT revisado en forma impresa
que se desea anexar, a la DRP
para su aprobacin.
La DRP revisa el memo y la

documentacin impresa y decide si
se aprueba o no su publicacin en
la Web del MEF.
No
FIN
La DRP aprueba
el documento
El funcionario del DESINIP se

comunica con un funcionario de la
DTI y designan un da para reunirse
y as incorporar el documento en la
Web del MEF.
88
DESINIP
00 10/03/09 ITSC 3.a.3.2
El da de la reunin, el funcionario
de la DTI incorpora el documento
en la Web del MEF y el funcionario
del DESINIP verifica que todo est
correcto.
S
El funcionario del
DESINIP notifica al
Est todo funcionario de la DTI va
correcto? correo electrnico que el
DMIT est correcto
No
El funcionario del DESINIP advierte

que hay que realizar algn cambio
entonces el funcionario del DMIT
procede a realizarlo.
FIN
89
DESINIP
00 10/03/09 ITSC 3.a.3.2
AsAd: Asistente Administrativa
DMIT: Documentos, Metodologas e Informes Tcnicos
DRP: Direccin de Relaciones Pblicas
DTI: Direccin de Tecnologa

Pblicas
90
No. PSC.3.b.1
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACIN, EJECUCIN Y

SEGUIMIENTO DE LAS CAPACITACIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE
INVERSIONES PBLICAS

(Marzo 2009)
1. Propsito
Describir las responsabilidades y acciones del Departamento de Desarrollo del

Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (DESINIP) y su rea de Capacitacin y
Metodologas.
2. Alcance
Este procedimiento aplica al Jefe Departamento de Desarrollo del Sistema

Nacional de Inversiones Pblicas (JDESINIP), al Supervisor del rea de
Capacitacin y Metodologas (SCM), al Planificador de Capacitacin (PC), al Jefe
del Departamento de Banco de Proyectos (JBP), a todo el personal del
Departamento de Banco de Proyectos que participan como capacitadores y a todo
el personal de la Direccin de Programacin de Inversiones que tenga ingerencia
en la capacitacin del Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (SINIP).
3. Procedimientos relacionados y otros documentos

91
DESINIP
00 18/05/09 PSC.3.b.1
FSC 3.b.1.1 Programa de Capacitacin
FSC 3.b.1.2 Evaluacin de entidades y consultores
FSC 3.b.1.3 Carta de invitacin a Instituciones Inversoras

(I-INVER).
FSC 3.b.1.4 Carta de apoyo a diversas entidades internas y

externas
FSC 3.b.1.5 Formulario de Inscripcin
FSC 3.b.1.6 Lista de asistencia
FSC 3.b.1.7 Lista de verificacin para seminarios y talleres
FSC 3.b.1.8 Evaluacin de capacitacin del Departamento de

Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones
Pblicas (DESINIP)
FSC 3.b.1.9 Informe de capacitacin
FSC 3.b.1.10 Base de Datos de Capacitacin.
Decreto Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el CENA y Modifica la Ley
No.56 de 27/12/95

Resuelto No. 779 31/12/01 Objetivos de la DPI

Ley 34 del 5/06/08 De la Responsabilidad Fiscal

Disposicin
92
DESINIP
00 18/05/09 PSC.3.b.1
4. Procedimiento
Planificacin
4.1 El Analista de Organizacin y Mtodos Administrativos (AOMA) inicia la

programacin del FSC 3.b.1.1 Programa de Capacitacin.
NOTA 1: La planificacin de capacitacin inicia en noviembre y diciembre del ao anterior

al perodo que se desea programar.
4.2 El AOMA coordina con el Jefe de Departamento de Desarrollo del Sistema de

Nacional de Inversiones Pblicas (JDESINIP), Jefe del Departamento del Banco de
Proyecto (JBP), Jefe del Departamento de Programacin de Inversiones (JdPI) y el
Jefe del Departamento de Anlisis de Proyecto (JDAP) la programacin de las
capacitaciones en el tema de Formulacin, Evaluacin, Seguimiento de Proyectos,
en el uso del Banco de Proyectos (BP) y otros temas tcnicos afines al SINIP.
NOTA 2: Esta coordinacin incluye el contenido, el cronograma, la identificacin de los

capacitadores internos y externos y otros aspectos afines a la capacitacin.
Igualmente incluye la preparacin, revisin y actualizacin de la documentacin
(Manual de Usuario del BP; y el Documento: Normas y Procedimientos del
Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (SINIP) para la Formulacin del
Anteproyecto de Presupuesto de Inversiones Pblicas para la vigencia
planeada).
4.3 El AOMA en coordinacin con el JDESINIP prepara el borrador del Programa de

Capacitacin del ao siguiente FSC 3.b.1.1 Programa de Capacitacin en base a
la informacin obtenida de las reuniones de coordinacin y tomando en cuenta los
recursos (didcticos y financieros).
4.4 El AOMA presenta el borrador del Programa de Capacitacin del ao siguiente

FSC 3.b.1.1 Programa de Capacitacin al DDPI, JBP, JdPI y el JDAP para su
revisin.
4.5 Una vez el AOMA incorpore las observaciones producto de la reunin realizada en
el paso 4.4, el DDPI revisa el FSC 3.b.1.1 Programa de Capacitacin.
4.5.1 Si el DDPI aprueba el borrador. Seguir con paso 4.6.
4.5.2 Si el DDPI hace correcciones al borrador lo devuelve al AOMA quien

incorpora dichas correcciones. Seguir con el paso 4.6
4.6 El AOMA elabora el FSC 3.b.1.1 Programa de Capacitacin aprobado por el

DDPI.
93
DESINIP
00 18/05/09 PSC.3.b.1
4.7 El JDESINIP entrega el FSC 3.b.1.1 Programa de Capacitacin a la persona

asignada de la DPI para la elaboracin del Anteproyecto del Presupuesto de
Inversiones.
4.8 Una vez se conozca el monto asignado en el Anteproyecto del Presupuesto para el
Programa de Capacitacin, el AOMA en coordinacin con el JDESINIP,
reprograma la ejecucin de las actividades.
Ejecucin
4.9 El AOMA inicia la gestin administrativa de la capacitacin y la promocin del

Programa Anual de Capacitacin.
NOTA 3: La gestin administrativa incluye: confeccin de TDR, concursos de precios

para la adquisicin de bienes y servicios, definicin del lugar, fecha,
reproduccin de material didctico, entre otros.
4.10 El AOMA presenta propuesta al DDPI va el JDESINIP para elegir a las entidades
capacitadoras ms adecuadas de acuerdo a FSC 3.b.1.2 Formulario de
Evaluacin de Entidades y Consultores.
4.10.1 Si el DDPI y el JDESISNIP eligen las empresas ejecutoras, contina en el

paso 4.11
4.10.2 Si no elige ninguna empresa se debe volver al paso 4.10.
4.11 El AOMA, el JDESINIP y el DDPI se renen con el Capacitador elegido para

coordinar el desarrollo de los cursos.
4.12 Para la ejecucin de cada uno de los cursos, el AOMA elabora los memos y notas
correspondientes de invitacin, inicio de evento de capacitacin, apoyo logstico a
Relaciones Pblicas y Recursos Humanos, entre otros; utilizando los formatos
FSC 3.b.1.3 Carta de Invitacin a Instituciones Inversoras, FSC 3.b.1.4 Carta
de Apoyo Logstico y lo enva al DDPI va el JDESINIP, para su respectiva firma.
4.12.1 El DDPI revisa las notas y si no hay correcciones las firma, seguir al paso
4.13.
4.12.2 Si el DDPI hace correcciones a las notas. Volver al paso 4.12.
4.13 El AOMA enva las notas y memos, debidamente firmadas va mensajera o correo
electrnico a los destinatarios correspondientes junto con el FSC 3.b.1.5
Formulario de Inscripcin.
4.14 El AOMA da el seguimiento a las notas y memos y selecciona los participantes a

cada curso con la participacin de los Sectorialistas (S) para elaborar lista de
participantes.
94
DESINIP
00 18/05/09 PSC.3.b.1
4.15 El AOMA elabora lista de participantes, utilizando el FSC 3.b.1.6 Lista de

asistencia y confirma el apoyo de otras Direcciones del Ministerio de Economa y
Finanzas (MEF) a travs de llamadas telefnicas o correo electrnico.
4.16 El AOMA verifica insumos y logstica antes del seminario utilizando el FSC 3.b.1.7
Lista de Verificacin para Seminarios y Talleres.
4.17 El AOMA asiste el primer da de capacitacin para dar inicio a las capacitaciones.
Se encarga de verificar in situ utilizando el FSC 3.b.1.7 Lista de Verificacin para
Seminarios y Talleres.
4.18 Durante la capacitacin el AOMA se encarga de las listas de asistencia diarias,

que las mismas lleguen a los participantes y que se archiven luego que son
firmadas. Igualmente se asegura del cumplimiento de los TDR, la logstica y calidad
de la capacitacin.
4.19 El AOMA coordina con el JADP la participacin del S en la capacitacin segn el

da asignado para su sector.
4.20 De acuerdo a las Listas de Participacin, el AOMA confecciona los Certificados de

Participacin cuando aplica.
4.21 El ltimo da de capacitacin el AOMA entrega a los participantes el FSC 3.b.1.8

Evaluacin de Capacitaciones DESINIP.
4.22 El AOMA tabula todas las evaluaciones, analiza la informacin e identifica mejoras
4.23 El AOMA elabora el Informe de Capacitacin, utilizando FSC 3.b.1.9 Informe de

Capacitacin.
4.24 El AOMA actualiza el FSC 3.b.1.10 Base de Datos de Capacitacin con las
personas capacitadas en el periodo correspondiente.
4.25 Al finalizar la capacitacin, el AOMA archiva las listas, documentacin y

evaluaciones de cada capacitacin.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
95
DESINIP
00 18/05/09 PSC.3.b.1
5. Diagrama de Flujo
Inicio
El Analista de Organizacin y Mtodos

Administrativos (AOMA) inicia la
programacin del FSC 3.b.1.1 Programa
de Capacitacin
El AOMA coordina con el JDESINIP, JBP,

JdPI y JDAP la programacin de las
capacitaciones en el tema de
Formulacin, Evaluacin, Seguimiento de
Proyectos, en el uso del Banco de
Proyectos (BP) y otros temas tcnicos
afines al SINIP.
El AOMA en coordinacin con el

JDESINIP prepara el borrador del
Programa de Capacitacin del ao
siguiente FSC 3.b.1.1 Programa de
Capacitacin en base a la informacin
obtenida de las reuniones de
coordinacin y tomando en cuenta los
recursos (didcticos y financieros).
El AOMA presenta el borrador del

Programa de Capacitacin del ao
siguiente FSC 3.b.1.1 Programa de
Capacitacin al DDPI, JBP, JdPI y el
JDAP para su revisin.
Una vez el AOMA incorpore las

observaciones producto de la reunin
realizada en el paso 4.4, el DDPI revisa el
FSC 3.b.1.1 Programa de Capacitacin
Se
aprueba el
borrador?
No
S
El AOMA elabora el FSC 3.b.1.1

Programa de Capacitacin aprobado por
el DDPI.
96
DESINIP
00 18/05/09 PSC.3.b.1
El JDESINIP entrega el FSC 3.b.1.1

Programa de Capacitacin a la persona
asignada de la DPI para la elaboracin del
Anteproyecto del Presupuesto de
Inversiones.
Una vez se conozca el monto asignado en

el Anteproyecto del Presupuesto para el
Programa de Capacitacin, el AOMA en
coordinacin con el JDESINIP, reprograma
la ejecucin de las actividades.
El AOMA inicia la gestin administrativa de

la capacitacin y la promocin del
Programa Anual de Capacitacin
El AOMA presenta propuesta al DDPI va

el JDESINIP para elegir a las entidades
capacitadoras ms adecuadas de acuerdo
a FSC 3.b.1.2 Formulario de Evaluacin
de Entidades y Consultores.
No
Se elige a
alguna
empresa?
El AOMA, el JDESINIP y el DDPI se

renen con el Capacitador elegido para
coordinar el desarrollo de los cursos
Para la ejecucin de cada uno de los

cursos, el AOMA elabora los memos y
notas correspondientes de invitacin, inicio
de evento de capacitacin, apoyo logstico
a Relaciones Pblicas y Recursos
Humanos, entre otros; utilizando los 3
formatos FSC 3.b.1.3 Carta de Invitacin
a Instituciones Inversoras, FSC 3.b.1.4
Carta de Apoyo Logstico y lo enva al
DDPI va el JDESINIP, para su respectiva
firma.
97
DESINIP
00 18/05/09 PSC.3.b.1
No
Hay
correciones? 3
Si
El AOMA enva las notas y memos,

debidamente firmadas va mensajera o
correo electrnico a los destinatarios
correspondientes junto con el FSC 3.b.1.5
Formulario de Inscripcin.
El AOMA da el seguimiento a las notas y

memos y selecciona los participantes a
cada curso con la participacin de los
Sectorialistas (S) para elaborar lista de
participantes.
El AOMA elabora lista de participantes,

utilizando el FSC 3.b.1.6 Lista de
asistencia y confirma el apoyo de otras
Direcciones del Ministerio de Economa y
Finanzas (MEF) a travs de llamadas
telefnicas o correo electrnico.
El AOMA verifica insumos y logstica antes

del seminario utilizando el FSC 3.b.1.7
Lista de Verificacin para Seminarios y
Talleres.
El AOMA coordina con el JADP la

participacin del S en la capacitacin
segn el da asignado para su sector
De acuerdo a las Listas de Participacin, el

AOMA confecciona los Certificados de
Participacin cuando aplica.
98
2
DESINIP
00 18/05/09 PSC.3.b.1
El ltimo da de capacitacin el AOMA

entrega a los participantes el FSC 3.b.1.8
Evaluacin de Capacitaciones DESINIP.
El AOMA tabula todas las evaluaciones,

analiza la informacin e identifica mejoras
El AOMA elabora el Informe de

Capacitacin, utilizando FSC 3.b.1.9
Informe de Capacitacin.
El AOMA actualiza el FSC 3.b.1.10 Base

de Datos de Capacitacin con las
personas capacitadas en el periodo
correspondiente.
Al finalizar la capacitacin, el AOMA

archiva las listas, documentacin y
evaluaciones de cada capacitacin
Fin
99
DESINIP
00 18/05/09 PSC.3.b.1
AOMA: Analista de Organizacin y Mtodos Administrativos
DDPI: Director de Programacin de Inversiones
DESINIP: Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones

Pblicas
JBP: Jefe de Banco de Proyecto
JDESINIP: Jefe del Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de

Inversiones Pblicas
100
No. PSC 4.a.1
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DEL BANCO DE

PROYECTOS SECCIN: ADMINISTRACIN DE BASE DE DATOS

(Marzo 2009)
1. Propsito:
Describir las diferentes tareas que realiza y los Procedimientos de Trabajo que
aplica el personal de la Seccin de Administracin de Base de Datos y Soporte a
Usuarios del Departamento Banco de Proyectos (DBP) de la Direccin de
Programacin de Inversiones (DPI).
2. Alcance:
Este Procedimiento aplica al personal de la Seccin de Administracin de Base de

Datos (ABD) y Soporte a Usuarios (SU) del Departamento de Banco de Proyectos
del SINIP (DBP) de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI).
3. Procedimientos relacionados y otros documentos

Sistema de Calidad
PSC 4.a.2 Resguardo de la Base de Datos,
101
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.1
28.1 Flujo de Preinversin en el Sistema Nacional de

Inversiones (Versin Preliminar)
45.F Diseo Metodolgico del Banco Integrado de
Proyectos
80.F Manual Tcnico Versin 3.0 del Banco de
Proyectos de Inversin
Dec. Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el CENA y Modifica la Ley
No.56 de 27/12/95


Inversiones (DPI)

Organizacin del Ministerio de Economa y
Finanzas (MEF)

Disposicin
4. Procedimiento:
Aseguramiento de la Consistencia de los Datos para Proyectos que son enviados

por las Instituciones Inversoras (I-INVER)
4.1 El Administrador de la Base de Datos del Banco de Proyectos del SINIP (ABDBP)
disea un formulario con los campos requeridos. Este formulario lo utilizan las
Instituciones Inversoras (I-INVER).
4.2 El ABDPB le entrega a los formuladores de las I-INVER las instrucciones y los
catlogos de cdigos del sistema personalmente o va correo electrnico para que
puedan ingresar a dicho sistema.
102
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.1
NOTA 1: Se les entrega el catalogo de procesos, sectores, visin, entre otros para
que el usuario sepa que cdigos tienen que colocar en el archivo que se le
entrega al ABDBP, de acuerdo al Sector que aplique al proyecto.
4.3 Cuando el Formulador devuelve los datos del proyecto se inicia la revisin por
parte del ABDBP la informacin proporcionada asegurando que cumpla con el
formato solicitado.
4.4 El ABDBP realiza el proceso de exportacin de datos a la base de datos. Este

proceso es automtico y se realiza con el manejador de Base de Datos.
4.5 El ABDBP realiza las pruebas para verificar que no exista informacin repetida,
que no pertenezca a los catlogos o proyectos sin informacin que sea requerida.
4.5.1 Si el ABDBP detecta que existen pocos errores en los datos registrados, los
corrige el mismo, sigue en el paso 4.6
4.5.2 Si el ABDBP detecta muchos errores los reenva al Formulador para que
este corrija los mismos. Una vez corregidos los errores se vuelve a revisar,
vuelve al paso 4.5
4.6 EL ABDBP pasa la tabla de la base de datos de prueba debidamente revisada a la

base de datos de produccin por medio del Procedimiento de Exportacin de
Datos.
4.7 En el Banco de Proyectos (BP) se guardan back ups histricos, segn el PSC 4.a.2
Resguardo de la Base de Datos, para que cuando falle el sistema o el usuario
tenga dudas sobre una informacin suministrada o actualizada, la misma se pueda
verificar.
Establecimiento de Controles de Acceso
Acceso a Usuarios Internos
4.8 El Jefe del Departamento de Anlisis de Proyectos (JDAP), los Jefes de rea y el
Jefe del Banco de Proyectos (JBP) solicitan la creacin de los usuarios internos del
BP al ABDBP.
4.9 El ABDBP (quien posee un usuario y contrasea que le permite crear o modificar
usuarios para el acceso a la base de datos) crea los accesos a los usuarios
internos solicitados por el Jefe del Banco de Proyectos (JBP) y JDAP.
103
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.1
NOTA 2: Esta solicitud debe indicar nombre del Sectorialista (S) o funcionario de otro
departamento de la DPI, correo electrnico, nmeros de telfonos y las
instituciones que va a manejar.
4.10 El ABDBP o el encargado de Soporte a Usuarios crea el usuario interno solicitado

por el JBP u otro.
4.11 EL ABDBP le notifica va correo electrnico al JBP y JDAP u otro, que el usuario
interno solicitado ha sido creado.
Acceso a Usuarios Externos
4.12 Una vez el S identifique la necesidad de crear nuevas usuarios externos del BP, le
enva listado, va correo electrnico al JDAP de su rea.
4.13 El JDAP revisa el listado, y le enva solicitud de creacin de nuevos usuarios al

DDPI y al JBP.
4.14 El DDPI y JBP solicitan al ABDBP la creacin de los usuarios externos (I_INVER)
del BP.
NOTA 3: Las I-INVER por medio de nota dirigida al Director(a) de la DPI (DDPI)
solicitan el acceso al BP suministrando nombre del funcionario, correo
electrnico, nmeros de telfono y el rol que desempearn (planificador o
formulador).
4.15 El ABDBP (quien posee un usuario y contrasea que le permite crear o modificar
usuarios para el acceso a la base de datos) crea los accesos a los usuarios
externos solicitados por el Jefe del Banco de Proyectos (JBP) y/o DDPI.
4.16 EL ABDBP le notifica va correo electrnico al DDPI, al JDAP, JBP y al S de la I-

INVER solicitante que el usuario externo solicitado ha sido creado.
Actualizacin de Catlogos y Confeccin de Reportes Especiales
4.17 El JBP le informa al ABDBP por correo electrnico la necesidad de incorporar algn
proceso, reas geogrficas, sectores u otro tipo de informacin importante, entre
otros.
4.18 El ABDBP ingresa a la tabla de datos correspondientes y modifica el catlogo a fin

de mantener actualizado el sistema.
4.19 Cualquier S o el Jefe del rea o Seccin de la DPI puede solicitar va el JBP al
ABDBP un reporte y/o consulta (pantalla) especial, segn el PSC 3.a.3 Preparacin
104
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.1
y Control de la Documentacin del Manual de Procedimientos de la DPI, el cual

hace el reporte segn la solicitud y requerimientos.
4.20 El ABDBP le notifica va correo electrnico al JBP o al S, Jefe de rea o Seccin

que el catlogo y/o formulario o reporte ha sido creado.
Creacin de ambientes para desarrollo, pruebas o produccin con el respectivo

acceso restringido segn usuario
4.21 El Jefe de la Seccin de Desarrollo de Sistemas de Informacin (JSDSI) solicita a

ABDBP hacer un back up de la base de datos de produccin.
4.22 El ABDBP copia la base de datos a otro ambiente de trabajo (desarrollo, pruebas o
produccin).
4.23 EL ABDBP le informa al JSDSI que el ambiente de trabajo ha sido creado.
4.24 EL JSDSI realiza las pruebas de la aplicacin.
4.24.1 Si el JSDSI hace correcciones al ambiente de trabajo, lo devuelve al ABDBP

volver al paso 4.22.
4.24.2 Si esta correcto el ambiente de trabajo, el JSDSI inicia el uso del mismo.
Capacitacin
4.25 EL JBP y todo el personal de la SBDBP. Inicia el Proceso de Capacitacin, segn

se indica en el PSC 3.b.1 Capacitacin del SINIP.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
105
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.1
5. Diagrama de Flujo
Inicio
El Administrador de la Base de Datos del

Banco de Proyectos del SINIP (ABDBP) disea
un formulario con los campos requeridos. Este
formulario lo utilizan las Instituciones
Inversoras (I-INVER).
El ABDPB le entrega a los formuladores de las

I-INVER las instrucciones y los catlogos de
cdigos del sistema personalmente o va
correo electrnico para que puedan ingresar a
dicho sistema.
Cuando el Formulador devuelve los datos del

proyecto se inicia la revisin por parte del
ABDBP la informacin proporcionada
asegurando que cumpla con el formato
solicitado.
El ABDBP realiza el proceso de exportacin de

datos a la base de datos. Este proceso es
automtico y se realiza con el manejador de
Base de Datos.
El ABDBP realiza las pruebas para verificar

que no exista informacin repetida, que no
pertenezca a los catlogos o proyectos sin
informacin que sea requerida.
ABDBP
detecta El ABDBP lo reenva al Formulador para que
pocos este corrija los mismos.
errores?
No
S
El ABDBP corrige l mismo los errores
106
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.1
EL ABDBP pasa la tabla de la base de datos de

prueba debidamente revisada a la base de datos
de produccin por medio del Procedimiento de
Exportacin de Datos.
En el Banco de Proyectos (BP) se guardan back

ups histricos, segn el PSC 4.a.2 Resguardo
de la Base de Datos, para que cuando falle el
sistema o el usuario tenga dudas sobre una
informacin suministrada o actualizada, la
misma se pueda verificar.
El Jefe del Departamento de Anlisis de

Proyectos (JDAP), los Jefes de rea y el Jefe
del Banco de Proyectos (JBP) solicitan la
creacin de los usuarios internos del BP al
ABDBP.
El ABDBP (quien posee un usuario y contrasea

que le permite crear o modificar usuarios para el
acceso a la base de datos) crea los accesos a
los usuarios internos solicitados por el Jefe del
Banco de Proyectos (JBP) y JDAP.
El ABDBP o el encargado de Soporte a Usuarios

crea el usuario interno solicitado por el JBP u
otro.
EL ABDBP le notifica va correo electrnico al

JBP y JDAP u otro, que el usuario interno
solicitado ha sido creado.
Una vez el S identifique la necesidad de crear

nuevas usuarios externos del BP, le enva
listado, va correo electrnico al JDAP de su
rea.
El JDAP revisa el listado, y le enva solicitud de

creacin de nuevos usuarios al DDPI y al JBP.
107
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.1
El DDPI y JBP solicitan al ABDBP la creacin de

los usuarios externos (I_INVER) del BP.
El ABDBP (quien posee un usuario y contrasea

que le permite crear o modificar usuarios para
el acceso a la base de datos) crea los accesos a
los usuarios externos solicitados por el Jefe del
Banco de Proyectos (JBP) y/o DDPI.
EL ABDBP le notifica va correo electrnico al

DDPI, al JDAP, JBP y al S de la I-INVER
solicitante que el usuario externo solicitado ha
sido creado.
El JBP le informa al ABDBP por correo

electrnico la necesidad de incorporar algn
proceso, reas geogrficas, sectores u otro tipo
de informacin importante, entre otros.
El ABDBP ingresa a la tabla de datos

correspondientes y modifica el catlogo a fin de
mantener actualizado el sistema.
Cualquier S o el Jefe del rea o Seccin de la

DPI puede solicitar va el JBP al ABDBP un
reporte y/o consulta (pantalla) especial, segn el
PSC 3.a.3 Preparacin y Control de la
Documentacin del Manual de Procedimientos
de la DPI, el cual hace el reporte segn la
solicitud y requerimientos.
El ABDBP le notifica va correo electrnico al

JBP o al S, Jefe de rea o Seccin que el
catlogo y/o formulario o reporte ha sido creado.
El Jefe de la Seccin de Desarrollo de Sistemas

de Informacin (JSDSI) solicita al ABDBP
hacer un back up de la base de datos de
produccin.
108
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.1
El ABDBP copia la base de datos a otro

ambiente de trabajo (desarrollo, pruebas o
produccin).
EL ABDBP le informa al JSDSI que el ambiente

de trabajo ha sido creado.
No
JSDSI hace El JSDSI inicia el uso del mismo

correcciones al
ambiente de
trabajo?
Si
El JSDSI lo devuelve al ABDBP
EL JBP y todo el personal de la SBDBP. Inicia el

Proceso de Capacitacin, segn se indica en el
PSC 3.b.1 Capacitacin del SINIP
Fin
109
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.1
DBP: Departamento Banco de Proyectos
ABDBP: Administrador de la Base de Datos del Banco de Proyectos del SINIP
JDAP: Jefe del Departamento de Anlisis de Proyectos
JBP: Jefes de rea y el Jefe del Banco de Proyectos
S: Sectorialista
JSDSI: Jefe de la Seccin de Desarrollo de Sistemas de Informacin
110
No. PSC 4.a.2
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL MANTENIMIENTO Y RESGUARDO

DE DATOS ELECTRNICOS DE LA BASE DE DATOS

(Marzo 2009)
1. Propsito:
Describir las actividades ejecutadas por los Administradores del Banco de Datos
(ABD) para el mantenimiento y resguardo de los datos que pertenecen al Sistema
Nacional de Inversiones Pblicas (SINIP) y la Direccin de Programacin de
Inversiones (DPI), con el fin de recuperar los datos en caso de fallas y/o prdidas
de informacin en el sistema.
2. Alcance:
Este procedimiento aplica al Jefe del Departamento de Banco de Proyectos (JBP),

al Jefe de la Seccin de Administracin de Base de Datos y Soporte Tcnico a
Usuarios, a todo el personal de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI)
y a los usuarios del Banco de Proyectos (BP) que soliciten y realicen el
mantenimiento y hagan resguardos de los datos electrnicos.
3. Procedimientos Relacionados y Otros Documentos:
PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del Sistema

de Calidad de la Direccin de Programacin de
Inversiones (DPI)
PSC 4.a.1 Administracin de Base de Datos
111
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.2
FSC 4.a.2.1 Formulario para el Resguardo de Informacin de

la Base de Datos
Administracin de SQL Microsoft

Server 2007
4. Mantenimiento y Resguardo de Datos Electrnicos de la Base de Datos:
4.1 El Administrador de la Base de Datos (ABD) realiza los resguardos (backups) de la

informacin de los Proyectos de Inversin Pblica. Por lo tanto existe un respaldo
diario, semanal, mensual y coyuntural detallado en el FSC 4.a.2.1 Formulario para
el Resguardo de Informacin de la Base de Datos Electrnicos.
NOTA 1: Si se est trabajando en el perodo de formulacin de proyectos, el ABP realiza

el resguardo o backup todos los das.
NOTA 2: Si se est trabajando en el perodo de ejecucin de los proyectos, el ABD

realiza el resguardo o backup semanalmente.
NOTA 3: El respaldo coyuntural se solicita en un momento determinado. Por ejemplo, los

respaldos para cierre de sistemas, anuales, los de la biblioteca virtual, entre
otros.
4.2 Los datos descargados son codificados mediante la nomenclatura estandarizada

por el ABD.
NOTA 4: La nomenclatura utilizada por el administrador de proyectos para codificar los

archivos es la siguiente: Aos (4 dgitos), mes (2 dgitos), da (2 dgitos)
Ejemplo: el backup del 4 de junio del 2000 es 2000406.bk, donde bk es la
extensin del archivo y el sistema automticamente crea el archivo en el
directorio definido.
4.3 Una vez que el sistema ha generado el archivo se debe comprimir y almacenarse
en dos lugares fsicos distintos.
4.4 El ABD guarda la informacin descargada diaria o semanalmente en el directorio

de backups del disco del servidor principal y una copia en el servidor 2 y registra la
informacin en el FSC 4.a.2.1 Formulario para el Resguardo de Informacin de
la Base de Datos.
112
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.2
NOTA 6: Se utiliza la siguiente nomenclatura para los directorios donde se almacenan

los backups: NOMBRE _ SERVIDOR/NOMBRE _ BACKUP.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
113
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.2
Inicio
El Administrador de la Base de Datos (ABD)

realiza los resguardos (backups) de la
informacin de los Proyectos de Inversin
Pblica. Por lo tanto existe un respaldo diario,
semanal, mensual y coyuntural detallado en el
FSC 4.a.2.1 Formulario para el Resguardo de
Informacin de la Base de Datos
Electrnicos.
Los datos descargados son codificados

mediante la nomenclatura estandarizada por el
ABD.
Una vez que el sistema ha generado el archivo

se debe comprimir y almacenarse en dos
lugares fsicos distintos.
El ABD guarda la informacin descargada diaria

o semanalmente en el directorio de backups del
disco del servidor principal y una copia en el
servidor 2 y registra la informacin en el FSC
4.a.2.1 Formulario para el Resguardo de
Informacin de la Base de Datos.
Fin
114
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.a.2
ABD: Administrador de Base De Datos
JBP: Jefe del Departamento de Banco de Proyectos
115
No. PSC 4.b.1
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DE BANCO DE

PROYECTOS SECCIN: DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIN y SISTEMAS DE INFORMACIN GEOREFERENCIADA


(Marzo 2009)
1. Propsito:
Describir los procedimientos que utiliza el personal que desarrolla, actualiza y da

mantenimiento al Sistema de Informacin del Banco de Proyectos (BP).
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todo el personal de la Seccin de Desarrollo de Sistemas

de Informacin e Informacin Georeferenciada (SDSIIG) de la Direccin de
Programacin de Inversiones (DPI) que desarrolla el Sistema de Informacin del
Banco de Proyecto del Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (SINIP), al personal
del Departamento del Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (DESINIP) que
coordinan la capacitacin y usuarios del Banco de Proyectos (BP).

116
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.b.1
9.1 Documento de Visin del Banco Integrado de

Proyectos (Versin Preliminar)
10.1 Casos de Uso del Banco Integrado de Proyectos
(Versin Preliminar)
11.1 Anlisis comparativo de los campos de informacin
de Torre de Control y los requerimientos para la
programacin de inversiones
14.1 Informe Final de la Consultora sobre
"Modificaciones a la Aplicacin Torre de Control del
Sistema Nacional de Inversiones Pblicas"
28.1 Flujo de preinversin en el Sistema Nacional de
Inversiones (Versin Preliminar)
33.1 Estructura, metodologa y procedimientos para la
emisin del Dictamen de Elegibilidad por la DPI
34.1 Estructura, metodologa y procedimientos para la
emisin del Dictamen de Recomendacin Tcnica
por la DPI
43. F Esquema de priorizacin y casos de uso
44. F Presentaciones elaboradas, mapas de procesos y
flujos (Lic. Eneida Gonzlez)
45. F Diseo Metodolgico del Banco Integrado de
Proyectos
46. F Informe del resultado de las pruebas de desarrollo
informtico de la aplicacin (Lic. Eneida Gonzlez)
59.1 Reporte de Calendario de Financiamiento
60.1 Reporte de Solicitud de Financiamiento
64.1 Sistema de Informacin Geogrfica en Apoyo al
Banco de Proyectos (BP) de Inversin Pblica (Lic.
Ernesto Fidel Bal Caldern)
79. F Manual del Usuario de la Versin 2.0 del BP de
Inversin
80. F Manual Tcnico de la Versin 2.0 del BP de
Inversin
117
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.b.1
81. F Manual de Instalacin de la Versin 2.0 del BP de

Inversin
82. F Conclusiones y recomendaciones y certificacin
aprobada por la DPI de la implantacin de la Versin
2.0 del BP
117. F BP del Sistema Nacional de Inversiones Pblicas
(SINIP) Situacin a Setiembre 2008
30_v3 Manual del Usuario del BP del SINIP (Versin 3.0)
31_v3 Normas y Procedimientos del SINIP para la
Formulacin del Anteproyecto del Presupuesto de
Inversiones Pblicas para la vigencia 2009
Dec. Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el CENA y Modifica la Ley No.56
de 27/12/95


Inversiones (DPI)

Ley 22 Que regula la Contratacin Pblica y Dicta Otra

Disposicin
4. Procedimiento:
4.1 El Jefe del Banco de Proyectos (JBP) recibe los requerimientos de los usuarios.
4.2 El Jefe del Banco de Proyectos (JBP) conjuntamente con el Jefe de la Seccin de
Desarrollo del Sistema de Informacin y Sistema de Informacin Georeferenciada
(JSDSIIG) analizan y priorizan los requerimientos.
118
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.b.1
4.3 El JSDSIIG y/o el Analista de Sistemas (AS) evala los requerimientos de los
usuarios.
NOTA 1: Para lo anterior se debe tener en cuenta lo siguiente:

Presentar el dominio de la informacin del problema.
Definir las funciones que debe realizar el sistema de informacin.
Representar el comportamiento del sistema a consecuencias de acontecimientos
externos.
Dividir en forma jerrquica los modelos que representan la informacin, funciones y
comportamiento.
NOTA 2: Para el anlisis se hace uso de:
Software con estructuras de datos y su documentacin que hacen efectiva la

logstica, metodologa o controles de requerimientos del Sistema.
Hardware que proporcionan capacidad de clculos y funciones rpidas, exactas y
efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores, etc.), que
proporcionan una funcin externa dentro de los Sistemas.
Personal (operadores o usuarios directos) de las herramientas del Sistema.
Base de Datos, una gran coleccin de informaciones organizadas y enlazadas al
Sistema a las que se accede por medio del Software.
Documentacin, Manuales, formularios, y otra informacin descriptiva que detalla o
da instrucciones sobre el empleo y operacin del Sistema de Informacin.
Procedimientos, o pasos que definen el uso especfico de cada uno de los elementos
o componentes del Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento.
4.4 El JSDSIIG en conjunto con el AS elabora el cronograma de trabajo, de acuerdo a las

actividades y tareas, estimando los recursos requeridos.
NOTA 3: El JSDSIIG actualiza la estimacin de recursos a medida que el desarrollo

avanza y define las ventajas y desventajas de los escenarios.
4.5 El AS elabora el flujo del proceso y estructura tcnica, los cambios de la Base de
Datos y de aplicacin requeridos segn el anlisis. Tambin disea el protocolo de
comunicacin.
4.6 Los Programadores revisan los diseos que le proporciona el AS para codificarlo con
los lenguajes de programacin y realizan las actividades determinadas en el diseo.
119
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.b.1
4.7 El personal de Soporte a usuarios del BP instala los equipos o software nuevos,
asegurndose de que el sistema sea operacional y que funcione de acuerdo con los
requerimientos del anlisis permitiendo que los usuarios puedan operarlo.
NOTA 4: El AS, con el apoyo de soporte a usuarios y en coordinacin son los

responsables de capacitar a los usuarios del sistema.
4.8 Los usuarios del sistema evalan el funcionamiento del mismo (facilidad de uso,
tiempo de respuesta, adecuacin de formatos, beneficios, impacto, rapidez) y de all
retroalimentan al Departamento de Banco de Proyectos (DBP) para realizar ajustes,
mejoras, entre otros.

Ing. Aura Jan
Ing. Bibiana De Len
Ing. Yara Caballero
120
DESINIP
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Inicio
El Jefe del Banco de Proyectos (JBP)

recibe los requerimientos de los
usuarios.
JBP conjuntamente con el JSDSIIG

analizan y priorizan los
requerimientos.
El JSDSIIG y/o el Analista de

Sistemas (AS) evala los
requerimientos de los usuarios.
El JSDSIIG en conjunto con el AS

elabora el cronograma de trabajo, de
acuerdo a las actividades y tareas,
estimando los recursos requeridos.
El AS elabora el flujo del proceso y

estructura tcnica, los cambios de la
Base de Datos y de aplicacin
requeridos segn el anlisis. Tambin
disea el protocolo de comunicacin.
Los Programadores revisan los

diseos que le proporciona el AS para
codificarlo con los lenguajes de
programacin y realizan las
actividades determinadas en el
diseo.
121
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.b.1
El personal de Soporte a usuarios del BP

instala los equipos o software nuevos,
asegurndose de que el sistema sea
operacional y que funcione de acuerdo con
los requerimientos del anlisis permitiendo
que los usuarios puedan operarlo.
Los usuarios del sistema evalan el

funcionamiento del mismo (facilidad de uso,
tiempo de respuesta, adecuacin de
formatos, beneficios, impacto, rapidez) y de
all retroalimentan al Departamento de
Banco de Proyectos (DBP) para realizar
ajustes, mejoras, entre otros.
Fin
122
DESINIP
00 18/05/09 PSC 4.b.1
AS: Analista de Sistemas
DBP: Departamento de Banco de Proyectos
JBP: Jefe del Banco de Proyectos
JSDSIIG: Jefe de la Seccin de Desarrollo del Sistema de Informacin y Sistema de

Informacin Georeferenciada
SDSIIG: Seccin de Desarrollo de Sistemas de Informacin e Informacin Georeferenciada
123
LEYES, DECRETOS Y NORMAS UTILIZADAS EN EL MANUAL
I. LEGAL- JURDICOS
Constitucin Constitucin Poltica de la Repblica de Panam de 1972, reformada
por los Actos Reformatorios de 1978 y por el Acto Constitucional de
1983.
Cdigos Cdigo Judicial: Resolucin 1 de 30 de agosto de 2001 publicada en la
Gaceta Oficial N 24,384 de 10 de septiembre de 2001.
Cdigo Civil: Ley N 2 de 22 de agosto de 1916 Por la cual se aprueba
el Cdigo Civil de la Repblica publicada en la Gaceta Oficial N 2418
de 7 de septiembre de 1916.
Cdigo de Comercio: Ley N 2 de 22 de agosto de 1916 publicada en la
Gaceta Oficial N 2,418 de 4 de septiembre de 1916.
Cdigo Administrativo: Ley N 1 de 1916 Por la cual se pone en
vigencia el Cdigo Administrativo publicada en la Gaceta Oficial N
2,418 de 7 de Septiembre de 1916.
Cdigo Fiscal: Ley N 8 de 27 de Enero de 1956 publicado en la
Gaceta Oficial N 12,995 de 29 de junio de 1956.
Leyes Ley N 34 de 5 de Junio de 2008 De la Responsabilidad Social Fiscal
Ley N 20 de Concertacin Nacional (25 de Febrero de 2008)
Ley N 97 de 21 de Diciembre de 1998 Por la cual se crea el Ministerio
de Economa y Finanzas y se dictan otras disposiciones.
124
Decretos Decreto Ley N 7 de 2 de Julio de 2007 Por el Cual se Crea el CENA
Ejecutivos y Modifica la Ley No.56 de 27 de Diciembre de 1995.
Decreto N 148 de 11 de Diciembre de 2001 Por el Cual se Crea el
Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (SINIP).
Resueltos Resuelto N 779 de 31 de Diciembre de 2001 Objetivos de la

Ministeriales Direccin de Programacin de Inversiones (DPI).
Resolucin N 008 de 23 de Julio de 2008 Por el cual se Aprueba y
Adopta el Manual de Organizacin del Ministerio de Economa y
Finanzas (MEF).
125
II. TCNICOS Y NORMATIVOS
Reglamentos y
Normas
Nacionales e
Internacionales
ISO 9000:2000, Sistemas de Gestin de la Calidad - Conceptos y

Normas ISO Vocabulario.
ISO 9001:2000, Sistemas de Gestin de la Calidad - Requisitos.
ISO 9004:2000, Sistemas de Gestin de la Calidad - Directrices para
la mejora continua del desempeo.
III. DOCUMENTOS VARIOS

Cdigo
Manual de Procedimientos Administrativos
Manual de Clases Ocupacionales de la DPI (Versin Preliminar, Septiembre 2008)
Manual de Cargos
Manual de Organizacin y Funciones de la DPI (Propuesta, Marzo 2008)
Manual de Organizacin y Funciones del MEF (Oficial, Julio 2008)
Otros
126

Manual de Procedimientos Instrucciones DeTrabajo

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MINISTERIO DE ECONOM

Manual de Procedimientos, Instrucciones

Panam, Repblica de Panam

Lic. Enelda Medrano de Gonzlez

Lic. Beatriz Ords

Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS, REVISIN,

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA SOLICITUD PARA APROBACIN

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS DE PROYECTOS

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA REDACCIN DE INFORMES

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA PREPARACIN Y CONTROL

INSTRUCCIN PARA DESARROLLAR DOCUMENTOS DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE LOS

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA EDICIN Y PUBLICACIN DE

INSTRUCCIN DE TRABAJO PARA EDICIN Y PUBLICACIN DE

INSTRUCCIN DE TRABAJO PARA LA INCORPORACIN DE

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACIN, EJECUCIN

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DEL BANCO

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DE BANCO

LEYES, DECRETOS Y NORMAS UTILIZADAS EN EL MANUAL .......................................124

Conocedores de la importancia de desarrollar e implementar mtodos de

Este Manual conforma los principales procedimientos de todo el flujo de

Posterior al lanzamiento de este Manual, se tiene programado iniciar el proceso

Igualmente, se proyecta continuar con el desarrollo del resto de procedimientos

No. PSC 1.ab.1

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS, REVISIN,

Preparado por: Aprobado por:

Como instrumento de referencia para todos los Jefes de Departamentos

Este procedimiento aplica a los siguientes departamentos de la Direccin de

Departamento de Banco de Proyectos (BP)

Este procedimiento cubre los procesos de planeacin, programacin, formulacin y

3. Procedimientos relacionados y otros documentos:

Procedimiento No. Descripcin del Procedimiento

PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del

PSC 1.ab.2 Solicitud para Aprobacin de Proyectos por parte del

Documento No. Descripcin del Documento

FSC 1.ab.1.1 Informe de Ejecucin de los Proyectos de Inversin

FSC 1.ab.1.2 Informe de Cierre y Culminacin de Proyectos de

Otros Documentos Descripcin del Documento

Decreto No. 148 11/12/01 Por el Cual se Crea el Sistema Nacional de

Resuelto No. 779 31/12/01 Objetivos de la Direccin de Programacin de

Resolucin 008 de 23/07/08 Por la cual se Aprueba y Adopta el Manual de

Ley 34 del 5/06/08 De la Responsabilidad Social Fiscal

Documento 89.1 Gua Metodolgica para la Revisin de Proyectos

Documento 91.F Metodologa Genrica para la Formulacin y

Documento 119.F Metodologa de Identificacin de Proyectos de

Documento 120.F Lineamientos Metodolgicos para impulsar el

Ley 22 27/06/06 Que regula la Contratacin Pblica y Dicta Otra

4.1. El Sectorialista (S) accesa al BP y verifica si existen proyectos en espera de dictamen

4.1.1. Si el proyecto en particular que examina el S es nuevo, contina en el paso 4.2

4.1.2. Si es un proyecto que se le otorg dictamen tcnico en el perodo anterior y que

4.1.3. Si el proyecto es de continuidad continuar con el paso 4.5

4.2.1. Si el S sugiere hacer ampliaciones, lo devuelve al Formulador de la Institucin

4.2.2. Si el proyecto est debidamente corregido, contina en le paso 4.3

4.5.1. Si el proyecto es recomendado, sigue en el paso 4.6

4.6. Despus de Dictamen Tcnico favorable, el Departamento del BP hace un listado o

4.7. El S participa con el analista de DIPRENA en la elaboracin del Anteproyecto del

NOTA 5: Adicional al Informe, el S revisa el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de

4.13. Adicionalmente, en el caso de proyectos con financiamiento internacional, los S deben

NOTA 5: El FSC 1.ab.1.2 Informe de Cierre y Culminacin de Proyectos de Inversin

Integrantes del DESINIP:

Ing. Aileen Benavides

El Sectorialista (S) accesa al BP y

El S revisa nuevamente el Proyecto