Anda di halaman 1dari 3

16.

2 Mary smith adalah staf pembukuan di Dave Distributing Company, distributor minuman
ringan dan jus. Oleh karena perusahaan ini cukup kecil, Mary mengerjakan sendiri semua tugas
akuntansi harian. Dave, direktur dan pemilik perusahaan, mengawasi gudang/pengiriman dan
staf kantor depan, tetapi dia juga menghabiskan banyak waktu untuk jogging dan bermain ski.

Selama beberapa tahun, keuntungan perusahaan cukup baik dan penjualannya meningkat
pesat dari pada industry sejenisnya. Meskipun system akuntansinya berjalan dengan baik,
pemasok minuman mendesak Dave untuk melakukan komputerisasi. Dengan sedikit bantuan dari
teman yang memiliki CPA dan tanpa memberitahukan ke Mary, Dave membeli computer baru
dan software akuntansi. Hanya diperlukan satu hari untuk memasang hardware, meng-instal
computer, dan mengkonversi file. Setelah vendor memasang computer, kinerja Mary berubah
secara dramatis. Meskipun perusahaan software menyediakan dua hari penuh untuk pelatihan,
namun Mary masih belum bisa menggunakan system yang baru tersebut. Akhirnya,Dave
memutuskan bahwa Mary perlu menjalankan pekerjaan secara manual dan dengan menggunakan
system computer selama sebulan untuk memverifikasi kakuratan system yang baru.

Mary terus-menerus mengeluh bahwa dia kekurangan waktu dan keahlian untuk
menjalankan kedua system tersebut sendiri. Dia juga mengeluh bahwa dia tidak tahu bagaimana
menjalankan system computer yang baru tersebut. Untuk tetap memperbarui akuntansi, Dave
menghabiskan waktu dua atau tiga jam sehari untuk menjalankan system yang baru itu. Dave
menemukan bahwa kebanyakan dari waktunya yang dia gunakan untuk menjalankan system
tersebut adalah untuk mengidentifikasi perbedaan antara hasil computer dan hasil manual. Ketika
kesalahan ditemukan, makan kesalahan tersebut pasti pada system manual. Hal ini secara
signifikan meningkatkan kepercayaan Dave terhadap system yang baru.

Pada akhir bulan Dave siap untuk meninggalkan system manual, tetapi Mary mengatakan
bahwa dia tidak siap. Dave kembali bermain ski dan jogging dan Mary melanjutkan dengan
system manual. Ketika system computer tertinggal, Dave kembali harus menghabiskan waktu
untuk mengikuti ketertinggalan system computer. Dave juga bekerja bersama Mary untuk
memastukan bahwa Mary memahami bagaimana cara menjalankan system computer.

Berbulan-bulan kemudian Dave masih terus memperbarui system computer dan melatih
mary. Dia sudah menjadi semakin frustasi.Saya yakin Mary tahu bagaimana cara menjalankan
system ini, tetapi dia tampaknya hanya tidak ingin melakukannya. Saya dapat mengerjakan
semua kerjaan akuntansi dengan computer dalam dua atau tiga jam sehari, tetapi Mary bahkan
tidak dapat melakukannya dalam delapan jam normal. Apa yang harus saya lakukan?

Diminta

a. Kejadian apa yang mungkin menyebabkan kegagalan system yang baru?


b. Dengan melihat masa lalu, bagaimana Dave seharusnya mengatasi masalah komputerisasi
system akuntansi?
c. Mary seharusnya diberi informasi pada tahap mana dari proses pengambilan keputusan?
Apakah Mary boleh memberikan pendapat mengenai apakah computer perlu dibeli atau
tidak?jika ya,kira-kira apa pendapat Mary? Jika Mary tidak setuju dengan keputusan
Dave untuk membeli computer, apa yang harus dilakukan oleh Dave?
d. Suatu keputusan yang sulit harus diambil untuk Mary. Usaha yang signifikan telah
dilakukan untuk melatihnya,tetapi tetap tidak berhasil.Apa rekomendasi anda pada tahap
ini? Apakah dia harus dipecat?Di ancam akan kehilangan pekerjaan? Dipindahkan ke
bagian lain? Diberikan pelatihan tambahan?

JAWAB

a. Dalam kasus ini kegagalan system baru disebabkan beberapa factor,salah satunya
kesalahan yang pertama kali dilakukan oleh Dave yaitu dia tidak memberitahukan kepada
Mary bahwa ada perubahan system. Hal ini jelas membuat Mary sangat sulit untuk dapat
menjalankan system komputerisasi dan mungkin akan menolak karena khawatir akan
karirnya jika menggunakan system computer.
Selain itu Dave juga tidak melakukan tahap perubahan system yang kita ketahui
ada 4 cara melakukan perubahan system yaitu ada langsung,parallel,phase-in dan pilot.
Ada beberapa hal juga yang membuat Mary tidak ingin adanya perubahan system yaitu
dia sudah nyaman dengan system yang lama dan malas belajar dengan system yang baru.
b. Yang seharusnya dilakukan Dave adalah dengan melakukan pemberitahuan kepada Mary
atas segala perubahan yang akan dilakukan karena hal itu menyangkut pekerjaannya,
selain itu Dave juga seharusnya melakukan pelatihan terlebih dahulu pada saat sebelum
system tersebut diganti agar Mary dapat mengerjakan dengan system yang baru.
Selain itu diketahui bahwa system manual terdapat banyak kesalahan sehingga
Dave seharusnya melakukan perubahan system secepatnya namun dengan cara yang
tepat.
c. Sebaiknya Mary diberi tahu dari masa sebelum pembelian dan diberi tahu alasannya,
karena Marry satu satunya yang menguasai system manual selain Dave. Marry boleh
memberikan pendapatnya, asalkan bisa memuaskan pihak luar dan mendukung operasi
perusahaan sesuai yang dituntut pemasok. Apabila Dave telah memutuskan setelah
mendengar pendapat Marry ,maka dia harus menuruti apa yang diperintahkan Dave
namun harus juga segala sesuatu perubahan yang dilakukan diberikan sosialisasi kepada
Mary karena menyangkut pekerjaannya.
d. Jika segala sesuatu yang dilakukan oleh Dave pada awalnya sudah benar maka Mary
seharusnya dipecat karena tidak mampu mengikuti perkembangan yang ada. Tetapi
dalam hal ini kesalahan yang dilakukan ada pada Dave yang tidak memberitahukan
adanya perubahan system dan pelatihan untuk system yang baru.
Sebaiknya Marry diberi target untuk menyelesaikan system manualnya secepat
system computer yang dikerjakan Dave, yaitu 2 atau 3 jam sehari ,dengan tidak ada
kesalahan.
Jika ia tidak sanggup maka diberikan hukuman yang disepakati bersama dengan
Marry, misalnya pelatihan tambahan dalam waktu yang terbatas. Bila setelah itu tetap
tidak bisa ,baru diberi sangsi yang tegas, misalnya dipindah atau diberhantikan,
tergantung dari response Marry.