Tema 9

Tendencias en
PMO
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PMOs en entornos giles

PMOs Estratgicas y estrategias Multi-PMO
PMOs en entornos giles

El mundo Agile est entrando en el mbito de competencias de la PMO, especialmente en

las organizaciones que ejecutan ambas metodologas, Agile y tradicionales. Y adoptar las
formas de trabajo de Agile pueden ser un reto para las PMOs, ya que significa sacar de la
zona de confort al equipo.

Tradicionalmente las PMOs se encargan de mantener el gobierno y control de los

proyectos y programas, y podemos sentir que el mundo Agile se sale de los mecanismos
normales de gobierno como los entiende la PMO. Por ejemplo:

Los casos de negocio son a menudo menos precisos.

Los beneficios pueden ser imprecisos o cambiar durante el proyectos, haciendo que la priorizacin de
unos proyectos sobre otros sea ms dificultosa.
Los Sprints Agile pueden no alinearse perfectamente con la presentacin de informes estndar en el
tiempo segn define la PMO.
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Estas nuevas aproximaciones a la forma de gestionar proyectos va a requerir que la PMO se

centre ms en un rol de asesora o consultora en vez de su tradicional rol de control.

La PMO se debe centrar en disponer de los procesos y herramientas correctas, junto con
personal entrenado, para abordar este tipo de proyectos que se adaptan ms a una gestin
Agile. Como hemos hablado durante el curso, tenemos que olvidar la metodologa
singular para trabajar con todo tipo de proyectos, y centrarnos en adoptar un set pequeo
de buenas prcticas que irn desde las formas tradicionales de gestin a las Agile.

E independientemente del tipo de aproximacin que los equipos usen para la gestin
de los proyectos, la PMO debe velar porque los proyectos soporten los objetivos de
negocio de la compaa.
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Adems, nuevos roles van a aparecer en las PMOs, como los Product Owners, encargados
de trabajar con nuestras reas de negocio para que los proyectos se centren ms en proveer
valor al cliente, frente a una gestin centrada nicamente en costes y cronogramas.

Estos nuevos modelos suponen tambin un gran cambio para las reas de negocio, ya que
pone mucha ms responsabilidad en ellos en relacin a dirigir a los equipos de proyecto
en la direccin correcta.

Las PMOs deben ser las que pongan criterio en la organizacin para evitar que de la
noche a la maana giremos a una forma de trabajo Agile para todo nuestro mix de
proyectos, lo que puede llevarnos a perder por completo el alineamiento de los
proyectos con los objetivos estratgicos de la organizacin.
PMOs Estratgicas y estrategias Multi-PMO

En los ltimos aos, la idea de la PMO Estratgica (SPMO) se ha vuelto

ms importante, ya que las organizaciones intentan ligar la ejecucin de los
proyectos con la estrategia corporativa.

En muchos sentidos, estas son comparables a las PMO empresariales

(EPMOs) en las que se trabaja a nivel de toda la organizacin. Sin
embargo, a diferencia de muchas EPMOs, son ms que un simple ejercicio
de economa de escala y de normalizacin de procesos.

Las PMOs Estratgicas conducen de forma verdadera el valor del negocio

a travs de las funciones de ejecucin de proyectos de la organizacin.
PMOs Estratgicas y estrategias Multi-PMO

El problema con este enfoque es que hay una distancia jerrquica

considerable entre la PMO Estratgica y los equipos de proyecto que
tienen la tarea de cumplir la estrategia.

Esto tiende a dar como resultado el mantenimiento de PMOs de gestin

departamentales que supervisan la ejecucin de proyectos dentro de sus
propias reas de negocio, as como la definicin de los aspectos ms
tcticos de la ejecucin del proyecto: procesos, formacin, coaching, etc.

Esto puede funcionar bien, pero la falta de un alineamiento consciente

entre estas PMOs puede crear ineficiencias y fricciones entre ellas.
PMOs Estratgicas y estrategias Multi-PMO

Muchas organizaciones estn implementando una

estrategia integral PMO que gestiona un ecosistema
integrado de PMOs en lugar de tolerar mltiples PMO
independientes a lo largo de la compaa. Eso es lo que
vamos a explorar a continuacin.
PMOs Estratgicas y estrategias Multi-PMO

El modelo integrado Multi-PMO

Las PMOs Estratgicas deben ser la piedra angular el modelo integrado
Multi-PMO. La PMO Estratgica genera valor para la organizacin a travs
de los proyectos, por lo que necesita estar en el eje de cualquier actividad
relacionada con ellos.

Adems la PMO Estratgica debe ejercer una funcin de soporte que defina
y promueva estndares a lo largo de la organizacin (de gestin de los
procesos y metodologas tanto tradicionales como giles, de reporte
consolidado, de actividades de control como auditoras, cumplimiento y
gobierno, etc.)
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El modelo integrado Multi-PMO

Existen muchas organizaciones que hacen de esa funcin de soporte parte
de las actividades de la PMO Estratgica, y ambas son controladas por la
misma persona de la organizacin.

Otras organizaciones estn haciendo que ambas funciones (estrategia y

soporte) sean estructuralmente independientes, porque mientras que
ambas funciones son para toda la empresa, hay una diferencia en el
enfoque de las dos reas. Y unirlas puede hacer que la PMO Estratgica
pierda precisamente su foco en la estrategia.
PMOs Estratgicas y estrategias Multi-PMO

El modelo integrado Multi-PMO

En los niveles inferiores de la organizacin las PMOs se estructuran de
forma ms flexible (PMOs departamentales, Oficinas de Programas creadas
para iniciativas especficas y que luego se disuelven, y PMOs de servicios
compartidos a travs de reas de negocio ms pequeas)

El problema es que pocas veces se considera como se integran unas PMOs

con otras, y en particular a nivel estratgico. Y si se considera, se limita
slo a la integracin de ciertos procesos comunes y el intercambio
informal de ideas.
PMOs Estratgicas y estrategias Multi-PMO

El modelo integrado Multi-PMO

Por ejemplo, una funcin de consolidacin de informes dentro de la PMO
Estratgica puede identificar cualquier variacin en la forma en que un rea
realiza el reporte del avance del proyecto, y hacer que se sigan los
estndares de la organizacin. Lo mismo puede ocurrir con las auditoras de
proyectos o el entrenamiento de la plantilla.

Lo anterior es importante, pero solo cubre los aspectos tcticos de la

ejecucin de proyectos. Puede ayudar a la mejora de la eficacia y eficiencia
de los proyectos, pero las organizaciones deben dar de forma consciente un
paso adelante para mejorar tambin a nivel estratgico, no solo tctico.
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Integracin Estratgica:
Un pensamiento estratgico debe impregnar a cada uno de los niveles
organizativos que ejecutan proyectos, y de ah nace la idea de integracin
estratgica actualmente en muchas organizaciones.

Las organizaciones actuales estn cada vez ms facilitando una integracin

cercana entre la gestin de la cartera de proyectos (Portfolio Management) y
la gestin individual de los proyectos. Y para que ocurra de forma exitosa y
consistente, la PMO Estratgica que gestiona la cartera de proyectos
estratgicos se est integrando en las estructuras de gestin de proyectos en
las PMOs departamentales.
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Integracin Estratgica:
La integracin estratgica se est haciendo en forma de modelo de
representacin (modelo Proxy), de tal forma que las PMOs distribuidas a lo
largo de la organizacin actan como representantes (Proxy) de la PMO
Estratgica. Esa funcin Proxy opera mediante la monitorizacin del
progreso de los problemas a nivel de cartera/estrategia, asegurndose que
existe una correcta comunicacin y asegurndose de que la ejecucin del
Proyecto siempre se realiza con conciencia del impacto estratgico.

Como slo un set de los proyectos de las PMOs departamentales son

estratgicos en naturaleza, el servicio Proxy acta como una capa adicional
de tareas para ese set de proyectos estratgicos.
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Integracin Estratgica:
En muchas PMOs departamentales, una persona acta como el
representante de la cartera de proyectos estratgicos. Esta persona
combina un conocimiento de las prioridades de la organizacin con un
conocimiento detallado de los retos especficos de cada Proyecto, y es
capaz de interpretar cmo cada Proyecto impacta y es impactado por la
estrategia de la organizacin.
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Integracin Estratgica:
En estas organizaciones la relacin entre los diferentes niveles de PMOs es
impulsado por constantes comunicaciones multidireccionales entre la
PMO Estratgica y los representantes a nivel de PMO departamental.

En un da cualquiera, puede haber comunicacin acerca de las variaciones

que podran afectar la capacidad del proyecto para ofrecer los beneficios
esperados, actualizaciones sobre los riesgos en uno o ms proyectos que
puedan afectar a la cartera, la notificacin de un cambio en las prioridades
corporativas, u otros cambios importantes que afectan a otras reas de la
organizacin. Tambin habr comunicacin a nivel tctico entre reas.
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En resumen:

Muchas PMOs departamentales, sin tener que reestructurar sus funciones

tcticas y de gestin de proyectos, estn contribuyendo a la estrategia global
aadiendo un pequeo elemento de gestin estratgica a las actividades que
ya realizan.
Gracias!