V rea Auditora
Contenido
Informe especial Auditora de existencias
Ficha Tcnica
Autor : C.P.C.C. Jos Luis Garca Quispe
Ttulo : Auditora de existencias
Fuente : Actualidad Empresarial, N 243 - Segunda
Quincena de Noviembre 2011
1. Introduccin
El objeto de la auditora es verificar la
identidad de los valores contables expre-
sados en el balance y de las existencias
reales contenidas en los almacenes de la
empresa o propiedad de la compaa, as
como verificar la poltica de gestin de
las mismas y los criterios de dotacin de
provisiones para depreciacin.
El auditor deber poner especial nfasis
en la obtencin de evidencia relativa a la
determinacin del valor de adquisicin de
las existencias compradas y del coste de
produccin de los productos elaborados por
la empresa para s misma o por encargo.
2. Objetivos
Los objetivos de la auditora de inventa-
rios son los siguientes:
Comprobar su existencia fsica.
Comprobar que la totalidad de las
mismas estn adecuadamente regis-
tradas.
Verificar que sean propiedad de la
empresa.
Comprobar que contengan solamen-
te artculos o materiales en buenas
condiciones de consumo y de venta,
y en su caso, identificar aquellos en
mal estado, obsoletos o de lento
movimiento.
Comprobar su correcta valoracin,
reconociendo en su caso, la prdida
de valor.
Cerciorarse de que haya consistencia
en la aplicacin de los sistemas y
mtodos de valoracin.
Determinar los gravmenes que exis-
tan.
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Auditora de existencias
Comprobar su adecuada revelacin y
presentacin en las cuentas anuales.
3. Conocimiento del negocio
Actividades desarrolladas: descrip-
cin, proceso de actividad, centros de
actividad.
Produccin: tipos de productos,
productos principales, proceso pro-
ductivo, capacidad de produccin,
estacionalidad, subcontratacin o
externalizacin de procesos.
Distribucin y venta: sistema de
distribucin, contratos vigentes rela-
cionados, rappels y descuentos.
Localizacin de las existencias y alma-
cenes: tipologa de existencias, sistema
de control de almacn (permanente e
inventario fsico), ubicacin fsica.
Sistema de costes: bases y criterios
para la valoracin de los productos
en existencia.
4. Factores de riesgo inherente
Los productos en existencia no son lo
suficientemente distintos en aparien-
cia fsica para facilitar la identificacin
del producto.
La naturaleza de los productos en
existencia es tal que la cantidad de
productos es difcil de inspeccionar
visualmente, pesar, medir, o contar,
o estn sujetos a una estimacin sig-
nificativa.
Existe poca variedad respecto a los
tipos de producto en el inventario.
Los productos en existencia son sus-
ceptibles a la prdida o hurto.
La cantidad de productos en existencia
es alta.
Existe poca consistencia en el nivel de
los inventarios.
Los productos son vendidos normal-
mente en base condicional.
El nivel de rotacin de los productos
es bajo.
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Informe Especial
Existen productos que por su tipologa
puedan estar sometidos a cambios en
el consumo.
La fabricacin de productos termina-
dos es un proceso complejo.
La propiedad de los productos vendi-
dos normalmente se traspasa antes de
que el producto sea despachado.
Existen productos en curso de fabri-
cacin significativos.
Hay existencias significativas en po-
der de terceros (p. ej. almacenes de
depsito).
Existen almacenes en varias localida-
des.
Existen productos en instalaciones de
partes vinculadas.
La valoracin de las existencias es un
proceso complejo.
La valoracin de las existencias est
sujeta a estimaciones significativas.
Hay existencias en pases extranjeros,
las cuales son valoradas en moneda
extranjera.
5. Factores de control interno
Existe inventario permanente de
mercancas.
Se realiza inventario fsico al cierre del
ejercicio.
El inventario fsico est organizado y
planificado adecuadamente.
Existe un proceso de conciliacin
entre el inventario permanente y el
inventario fsico al cierre.
Existe atribucin de responsabilidad
sobre las cantidades de las distintas
clases de existencias, asignando la cus-
todia de las mismas a determinados
empleados del almacn.
Existe un proceso de emisin y apro-
bacin de rdenes de compra.
Existe un proceso de comprobacin
por los encargados de almacn de las
cantidades recibidas con los albaranes
de entrada (informes de recepcin,
etc.).
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Existe un proceso que garantice que los
albaranes de entrada/informes de re-
cepcin son registrados contablemente.
Existe un proceso de autorizacin de
la expedicin de material desde los
almacenes.
Existe un proceso que garantice el
registro contable de las expediciones.
Existen informes internos de produc-
cin.
Existe un proceso de requerimiento
peridico de informacin al personal
del almacn sobre obsolescencia,
partidas no utilizadas, de lento mo-
vimiento, etc.
Existe un proceso de aprobacin de
encargado responsable para la salida
o destruccin de mercancas obsoletas
o deterioradas.
Existe un sistema de costes controlado
por el sistema financiero-contable.
Se utiliza un mtodo adecuado de
valoracin para cada clase de stock,
y aprobado por persona responsable.
Existe un sistema de supervisin de la
valoracin del inventario.
Existe un procedimiento para evaluar
los valores de mercado y su compa-
racin con la valoracin otorgada al
inventario.
6. Presencia en recuento fsico
de existencia
Indagacin sobre litigios y reclamaciones.
Valoracin y desglose de inmovilizaciones
financieras.
Los sistemas de control interno de las
entidades establecen normalmente
procedimientos que requieren el
recuento fsico de las existencias al
menos una vez al ao, como base
para la preparacin de las cuentas
anuales o como medida para asegurar
la fiabilidad de los registros de inven-
tario permanente.
Cuando los inventarios sean signifi-
cativos en el contexto de las cuentas
anuales, el auditor debe obtener
evidencia adecuada y suficiente de su
existencia efectiva y de las condiciones
en que se encuentran, presenciando
fsicamente su recuento, a menos que
ello le fuera imposible.
Si no fuera posible presenciar el
recuento de existencias en la fecha
programada a causa de circunstancias
imprevisibles, el auditor debe efectuar
o presenciar algunos recuentos fsicos
en una fecha alternativa y, cuando
fuera necesario, realizar pruebas de
las transacciones que hubieran tenido
lugar entre ambas fechas.
Si no fuera posible presenciar el re-
cuento de existencias, debido a factores
tales como la naturaleza y la ubicacin,
el auditor debe considerar si la reali-
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zacin de procedimientos alternativos
le permiten obtener la evidencia de
auditora adecuada y suficiente res-
pecto a la existencia y condicin de
las existencias fsicas que le permitan
concluir que no es necesario introducir
en su informe de auditora una limita-
cin al alcance a este respecto.
Para planificar su asistencia al inventa-
rio fsico de las existencias o la aplica-
cin de procedimientos alternativos,
el auditor toma en cuenta diversos
factores, tales como:
a) La naturaleza de los sistemas conta-
bles y de control interno, utilizados
por la entidad con respecto a las
existencias.
b) El riesgo de auditora y la importancia
relativa del rea de existencias.
c) La calidad de los procedimientos e ins-
trucciones establecidos por la entidad
para la realizacin del inventario.
d) El momento en que se realiza el in-
ventario fsico.
e) Los lugares en los que se lleva a cabo.
f) Si se requiere el apoyo de un experto.
Si el nmero de unidades en existen-
cias se determina mediante recuento
fsico al cierre del ejercicio o rotativa-
mente durante el mismo, el auditor
normalmente presenciar los pro-
cedimientos de recuento y realizar
pruebas de los mismos.
Si la entidad utiliza procedimientos
para estimar las cantidades fsicas,
por ejemplo, una pila de carbn, el
auditor debe quedar razonablemente
satisfecho de la fiabilidad de tales
procedimientos.
Cuando las existencias estn situadas
en diferentes emplazamientos, el
auditor decide a cul de ellos con-
sidera adecuado acudir, teniendo
en cuenta la importancia relativa de
las correspondientes existencias y la
evaluacin del riesgo de auditora de
los diferentes ubicaciones.
Asimismo, el auditor revisa las instruc-
ciones de inventario fsico estableci-
das por la entidad para:
a) La aplicacin de los procedimientos
de control establecidos, tales como la
recogida y seguimiento de las tarjetas
de recuento utilizadas y en blanco, o los
relativos a la necesidad de realizar un
segundo recuento para ciertas partidas.
b) La determinacin del grado de avance
de los productos en curso de fabrica-
cin, as como de la identificacin del
tratamiento dado a las existencias de
lento movimiento, obsoletas y deterio-
radas o de las que fueran propiedad de
terceros (por ejemplo, en depsito).
c) Verificar si se han previsto controles
adecuados del movimiento de exis-
tencias entre diferentes almacenes y
dentro del propio almacn, as como
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sobre el corte de operaciones de
entradas y salidas de existencias a la
fecha del inventario fsico.
Para obtener seguridad de que se apli-
can correctamente los procedimientos
establecidos por la entidad, el auditor
observa el desarrollo del inventario
por parte del personal de la entidad
y realiza un muestreo de los recuen-
tos efectuados. En este muestreo el
auditor comprueba la integridad y
la correccin de los recuentos, selec-
cionando partidas concretas tanto a
partir de las hojas de recuento como
de las propias existencias fsicas y
determina en qu medida necesita
retener copia de las hojas de recuento
para comprobacin posterior con el
listado final de existencias.
El auditor tambin tiene en cuenta
los procedimientos de corte de ope-
raciones, incluyendo detalles de los
movimientos de existencias inmedia-
tamente antes, durante y despus del
recuento fsico, al objeto de poder
comprobar en un momento posterior
su correcta contabilizacin.
Por razones prcticas, el inventario
fsico puede realizarse en fecha dife-
rente a la de cierre del ejercicio.
Cuando la entidad utiliza un siste-
ma de inventario permanente para
determinar los saldos de cierre del
ejercicio, el auditor evala, adems,
si la entidad analiza las causas de las
diferencias significativas que puedan
producirse entre el inventario fsico y
los datos registrados en el inventario
permanente y si se practican los opor-
tunos ajustes contables.
El auditor comprueba que en el
listado final del inventario se refleja
adecuadamente el resultado de los
recuentos fsicos.
Cuando hay existencias bajo custodia
y control de terceros, el auditor nor-
malmente obtiene confirmacin di-
recta de ellos en cuanto a la cantidad
y condicin fsica de las existencias
que estn en esa situacin. Depen-
diendo de la importancia relativa de
las existencias depositadas, el auditor
puede tambin plantearse:
a) La integridad e independencia del
tercero en cuestin.
b) Presenciar el inventario fsico, o encar-
gar a otro auditor que lo haga por l.
c) Obtener un informe de otro auditor
sobre los sistemas contables y de con-
trol interno establecidos por los de-
positarios para asegurar el adecuado
recuento y custodia de las existencias.
d) Verificar la documentacin de las exis-
tencias en poder de terceros, tal como
justificantes de recepcin en almacn,
u obtener confirmaciones de las exis-
tencias que hubieran sido entregadas
como garanta de alguna operacin.
Segunda Quincena - Noviembre 2011