1.

Pengertian dokumen adalah: Semua dokumen yg harus disiapkan Puskesmas dan fasilitas pelayanan
kesehatan primer, dan untuk memenuhi instrumen Akreditasi. Jenis dan macam dokumen mengacu kepada
standar dan Kriteria, definisi operasional, serta cara pembuktian dan telusur dokumen yg ada dlm instrumen
akreditasi Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer,
2. Rekaman adalah: dokumen yang memberi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau
hasil yang dicapai didalam kegiatan Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan primer
untuk peningkatan mutu,
3. Pengendalian dokumen dan rekaman adalah: sistem penomoran dan sistem penyimpanan
dokumen yang dibtuhkan oleh sistem manajemen mutu akreditasi Puskesmas harus
dikendalikan. Catatan/ rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan dikendalikan, dalam
artian harus diberi nomor agar mudah untuk pengelolaannya.
Pengendalian dokumen disusun SPO dan diatur didalam kebijakan pengendalian dokumen
pada kriteria 2.1.11 elemen penilaian 4, untuk mendefinikan pengendalian yang diperlukan:
a. Menyetujui dokumen untuk kecukupan sebelum terbit,
b. Menelaah dan memperbaharui sebagaiman perlu, dan persetujuan ulang dokumen,
c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,
d. Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkkan tersedia ditempat
pengguna,
e. Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segeradapat teridentifikasi,
f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi
yang penting untuk perencanaan dan operasional sistem manajemen mutu diidentifikasi dan
distribusinya dikendalikan,
g. Mencegah penggunaan tidak sengaja dokumen kadaluwarsa dan untuk menerapkan
identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun.
Catatan/ rekaman yang diterapkan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan
dan bukti operasional yang efektif dari sistem manajemen mutu harus dikendallikan.
Organisasi harus menetapkan SPO terdokumentasi untuk mendefinikan pengendalian yang
diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan
permusnahan. Catatan/ rekaman harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat
diakses kembali.

Pedoman penyusunan dokumen memberikan contoh cara pembuatan dokumen bukan

memberikan isi didalam dokumen, isi dokumen sesuai dengan langkah- langkah yang
dilakukan didalam organisasi.