Fakta Huraian Contoh

Proses menyampaikan mesej drpd ssorg kpd org lain

Kemahiran Melibatkan sekurang2 2org
komunikasi Komunikasi tdk dpt dikawal
Tdk semestinya percakapan tetapi blh dlm bentuk penghantaran & penerimaan mesej
Penghantar
Enkod
Saluran
Proses komunikasi
Dekod
Penerima
Maklum balas
Pihak mencetuskan idea berkomunikasi dgn org lain
Mesej disampaikan dgn jelas
Penghantar
Nyatakan kepentingan mesej dgn jelas
Menghantar pd waktu yg tepat
Mesej disampaikan berbentuk perkataan & simbol tertentu dpt memberi makna mesej
Memilih perkataan , symbol & ayat tepat
Enkod
Menggunakan bahasa senang difahami
Memberi gambaran yg jelas pd maksud mesej
Cara bagaimanakah mesej dihantar kpd penerima
Saluran Kepentingan mesej disampaikan dgn segera
Kepentingan sama ada didokumenkan atau tdk
Proses mentafsir maklumat diterima drpd penghantar kpd penerima
Dekod
Pentafsiran dibuat berdasarkan pengetahuan & pengalaman
Individu menerima maklumat
Penerima
Memahami mesej diterima dgn jelas
Respon penerima setelah menerima mesej
Maklum balas
Merumuskan semula mesej
Audio : kaedah penghantaran menggunakan suara
Visual : kaedah penghantaran menggunakan simbol & gambar
Bertulis : kaedah penghantaran menggunakan tulisan
Elemen saluran
Audio visual : kaedah penghantaran menggunakan suara & aksi
Audio bertulis : kaedah penghantaran menggunakan suara & tulisan
Visual bertulis : kaedah penghantaran menggunakan gambar & tulisan
Fizikal
Halangan Psikologikal
komunikasi Sosiologikal
Semantik
Disebabkan faktor persekitaran
Struktur organisasi yg rumit menyebabkan mesej
H. Fizikal Bunyi bising drpd radio
kurang tepat diterima
Gangguan berbentuk nyata
Keupayaan berfikir individu lemah
Timbul pemikiran berbeza & pengaruh emosi
Tumpuan hilang apabila ssorg dlm
Dipengaruhi perbezaan latar belakang , pendidikan ,
H. Psikologikal keadaan marah menyebabkan mesej
budaya & kepercayaan
diterima kurang jelas
Tekanan perasaan menghalang ssorg menerima
mesej
Faktor berbezaan agama & budaya , umur serta Perbezaan agama menyebabkan
H. Sosiologikal pendidikan menyebabkan maklumat sukar
Penerima mempunyai tafsiran yg berbeza dibincang
Perkataan byk makna
Perkataan daki membawa 2 maksud
Penerima membuat tafsiran yg salah mengenai
H . Semantik iaitu mendaki gunung & kotoran tubuh
maklumat disampaikan
badan
Bentuk K. Mendatar
komunikasi K. Menegak
K. Melintang
Antara peringkat pengurs yg berbeza tetapi jabatan
sama
Komunikasi Komunikasi menegak dari atas ke bawah ialah Pengurus atasan memberi arahan kpd
menegak arahan perkerja bawahan
Komunikasi menegak dari bawah ke atas ialah
laporan
Menilai prestasi pekerj
Tujuan komunikasi
Memberi arahan menjalankan tugas
dari atas ke bawah
Menyampaikan visi & misi organisasi
Memberi cadangan
Tujuan komunikasi
Mendaptkan maklumat
dari bawah ke atas
Meluahkan perasaan
Antara peringkat pengurs yg sama tetapi jabatan
Pengurus pemasaran berbincang dg
Komunikasi berbeza
pengurus kewangan ttg pertambahan
mendatar Berbentuk formal iaitu penyelarasan kerja
permintaan
Berbentuk tdk formal iaitu perbualan biasa
Antara peringkat pengurusan berbeza & jabatan
berbeza Penyelia pemasaran memaklum kpd
Komunikasi
Berbentuk tdk formal sahaja pengurus inventori ttg pertambahan
melintang
Tujuan mengurangkan kerenah birokrasi & permintaan pasaran
menjimatkan masa
Komunikasi 2 hala Peghantar &penerima berpeluang memberi pendapat masing2 berkaitan isu dibincangkan
Bebas tukar maklumat
Kebaikan Wujud maklum balas
komunikasi 2 hala Meklumat lebih tepat
Penglibatan semua ahli dlm komunikasi
Komunikasi melalui percakapan
Komunikasi Lisan
Menghantar mesej lebih cepat
Mesej cepat sampai
Kelebihan
Gambaran lebih jelas jika menggunkan audio visual
Komunikasi Lisan
Maklum balas diperoleh dgn cepat
Mesej kurang jelas jika penghantar kurang mahir berkomunikasi
Kelemahan
Tiada rekod sbg bukti
Komunikasi Lisan
Mesej tdk kekal apabila bertukar tangan
Perbincangan
Mesyuarat
Cara Komunikasi
Ucapan
lisan
Pembentangan
Perbualan telefon
Kaedah di mana beberapa kumpulan membincang
Prose perbincangan menyiapkan
Perbincangan sesutu perkara
kertas kerja
Komunikasi 2 hala
Kaedah di mana beberapa kumpulan berjumpa Pengurus organisasibermesyuarat dgn
Mesyuarat membuat keputusan pengurus bawahan membuat
Komunikasi 2 hala keputusan ttg sasaran jualan
Kedua2 pihak menyampai & menerima maklumat dgn cepat
Perbualan telefon Komunikasi 2 hala
Komunikasi tdk formal
Kaedah di mana penghantar menyampai maklumat
melalui ucapan kpd pendengar
Ucapan Pertandingan pidato
Komunikasi sehala

Pembentangan Kaedah di mana penghantar menyampai laporan Pembentangan belanjawan

 Komunikasi sehala
Komunikasi bukan
Komunikasi melalui bertulis , bahasa badan & visual
lisan
Kelebihan Mesej dihantar ke kwsn pedalaman
Komunikasi bukan Blh disimpan lama krn bentuk rekod
Lisan Penerima mempunyai masa yg lama utk memahami mesej
Kelemahan Maklum balas lambat
Komunikasi bukan Mesej diterima kurang jelas
Lisan Penghantar tdk mempunyai kawalan terhadap mesej dihantar
Bertulis
Jenis Komunikasi
Bahasa badan
bukan Lisan
Visual
Komunikasi
Komunikasi menggunakan tulisan menyampaikan mesej
bertulis
Menggunakan perkataan mudah difahami & tdk mempunyai byk makna
Menggunkan ayat yg ringkas
Prinsip Komunikasi
Menggunakan ayat aktif
bertulis
Menggunakna alat penulisan yg sesuai
Menggunakan rajah lebih jelas
Memorandum
Jenis Komunikasi Laporan bertulis
bertulis E-mel
Surat menyurat
Memorandum Pihak pengurus menyampaikan mesej kpd pekerja di dlm organisasi sahaja
Digunakan pel.bentuk organisasi termasuk swasta & kerajaan
Laporan bertulis Sbg bukti
Memberi ruang kpd penghantar & penerima memahami maklumat dgn lebih mendalam
Menyampaikan mesej dgn menggunakan komputer
Maklum balas cepat
E-mel Blh dihantar kpd byk penerima
Memudahkan perbincangan dari jarak jauh
Memendekan proses mendapatkan keputusan
Blh dlm bentuk rasmi atau tdk rasmi
Surat menyurat
Maklumat kpd pihak luar organisasi
Komunikasi
Menggunakan pergerakan badan
bahasa badan
Kelebihan bahasa Dpt mengetahui apa difikirkan o ssorg
badan Dpt menembah pemahaman terhadap mesej ingin disampaikan
Menutup mulut dgn tangan : bosan
Cotoh bahasa
Meletak tangan ke atas kepala : memikir sesuatu
badan
Meletak tangan d ata dahi : berangan-angan
Menggunakan grafik menyampaikan mesej
Komunikasi visual Menarik minat utk melihat
Difahami lebih jelas
Media konvensinal
Media komunikasi
Media cetak
visual
Media elektronik
Mesej lebih jelas disampaikan
Kelebihan
Mesej mudah diingat
komunikasi visual
Mesej dpt diterima dlm satu masa
Media persendirian
Media komunikasi
Media massa
Bersemuka : melibatkan 2/lebih pihak bertemu scr berhadapan
Jenis media
Telefon : menghubungkan pihak yg sukar berjumpa
persendirian
Memorandum : Pihak pengurus menyampaikan mesej kpd pekerja di dlm organisasi shj
 Memo : nota kecil bertulis utk mencatat sesuatu yg penting
Surat-menyurat : Blh dlm bentuk rasmi atau tdk rasmi & Maklumat kpd pihak luar
organisasi
Media cetak : kaedah dlm bentuk tulisan
Jenis media massa
Media elektronik : kaedah membentu memperbaiki komunikasi
Laporan : dokumen mengandungi isu scr rasmi drpd pihak bawahan kpd atasan
Buletin dalaman : menyebarkan mesej berkaitan aktiviti organisasi & mempromosi imej
Jenis media cetak organisasi
Pekeliling : pernyataan bertulis scr formal digunakan menyampai mesej berkaitan dlm
organisasi
Menerima
Memahami
Proses mendengar Mengingati
Menilai
Memberi tindak balas
Penerima menerima & mendengar mesej disampaikan
Memberi tumpuan kpd penghantar mesej & gerak baadannya
Menerima
Abaikan gangguan di sekeliling semasa menerima mesej
Dengar teliti semasa mesej ingin disampaikan o penghantar
Penerima cuba memahami mesej yg disampaikan
Mesej dihantar dgn pengetahuan dialami
Memahami
Ulangi mesej disampaikan dlm bahasa penerima
Buat penilaian setelah penghantar hbis menyampaikan mesej
Penerima cuba mengimbas balik kandungan mesej
Penerima membuat catatan spy dpt dibaca beulang kali
Mengingati
Penerima meringkaskan mesej diterima
Penerima mengulangi mesej yg penting
Penerima menilai mesej diterima utk menentukan kandungan tersebut sama ada benar /
palsu
Menilai Elakkan penilaian bersifat kepentingan diri
Sentiasa beranggapan positif kpd penghantar
Jgn menilai mesej sehingga penghantar selesai menyampaikan mesej
Penerima memberi respon terhadap mesej telah dinilaikan
Memberi tindak
Penerima memberi respon mengikut keutamaan maklumat
balas
Memerlukan tindakan segera
Mengelakkan beremosi
Mengelakkan gangguan berkomunikasi
Mendengar scr
Penerima bersedia menerima maklumat
berkesan
Penerima memberi fokus dlm perbualan
Penerima cuba memahami maklumat
Kaedah Mendengar scr empati & objektif
mendengar scr " " kritikal & non-judgemental
berkesan " " cetek & mendalam
Empati ialah memahamai perasaan org lain
Mendengar scr Objektif ialah tujuan melakukan sesuatu
empati & objektif Penerima cuba memahami perasaan org ain dgn tujuan penghantar berkomunikasi
Penerima tdk memikirkan ayat seterusnya disampaiakn o penghantar
Pendengar mempunyai penguasahan bahasa yg tinggi
Tumpuan kpd maklumat yg diperolehi
Mendengar scr Non-judgemental ialah tdk membuat andaian yg negatif
kritikal & non- Pendengar menerima mesej melalui penguasahan bahasa yg tinggi
judgemental Pendengar tdk membuat andaian negatif terhadap mesej

Mendengar scr
Pendengar mendengar maklumat disampaikan hnya maklumat asas / maklumat tersurat shja
cetek & mendalam
 Mendengar scr cetek : Mendengar tanpa memahami maksud mesej disampaikan
Mendengar scr mendalam : mengimbas kembali pesanan tersurat & tersirat pengirim
Mengulang maksud pembicara
Kaedah
Meluahkan kefahaman terhadap perasaan pembicara
mendengar scr
Menanya soalan
aktif
Mengulang
maksud Pendengar berkemampuan utkmenterjemahkan maksud pembicara
pembicara
Meluahkan
kefahaman thdp
Pendengar meluahkan perasaan melalu tindakan
perasaan
pembicara
Menanya soalan Pendengar menanya soalan kpd pembicara utk meningkatkan kefahaman
Tumpuan kpd minat & bukan kedudukan
Prinsip Asingkan manusia drpd mslh
perundingan Menjana pelbagai idea
Menggunakan kriteria yg objektif & blh terima
Mengabaiakn factor kedudukan semasa perundingan
Tumpuan kpd
Fokus perbincangan kpd matlamat utama perbincangan
minat & bukan
Pihak berunding tdk ambil kesempatan mempengaruhi keputusan perundingan melalui
kedudukan
kedudukan
Keputusan perundingan memuaskan kedua2 pihak
Mengetepikan semua mslh peribadi semasa perundingan
Asingkan manusia
Mengelakkan menimbulkan konflik
drpd mslh
Sekiranya mslh dibawah masuk keputusan menjadi tdk tepat
Pihak berunding fokus kpd perkara perundingan & saling menghormati
Pihak menjana pelbagai idea semasa perundingan bagi menyelesaikan mslh
Menjana pelbagai
Pihak mengenal pasti mslh scr mendalam
idea
Digalakkan memberi idea yg kreatif & pelbagai
Memilih alternatif yg terbaik
Menggunakan Senaraikan beberpa kriteria yg objektif
kriteria yg objektif Kriteria menyakinkan semua pihak
& blh terima Keputusan mengikut standard yg diterima
Kriteria releven & mempunyai kebolehpercayaan yg tinggi
Masa : Ketepatan & kecukupan masa sgt penting dlm proses perundingan
Maklumat : Maklumat mencukupi dlm proses perundingan
Kuasa : Kuasa rujukan & kuasa kepakaran sgt penting dlm proses perundingan
Etika : Kejujuran & kesopanan kpd peraturan mempengaruhi keputusan dlm proses
perundingan
Elemen Budaya : perbezaan budaya , cara hidup & cara berfikir mempengaruhi dlm proses
perundingan perundingan
Aspek sosial : adat resam & bahasa digunakan o pihak berunding bagi menjamin kelancaran
dlm proses perundingan
Personaliti : Keperibadian pihak beunding sprt kejujuran & integrity mempengaruhi
pembuatan keputusan dlm proses perundingan

Intrapersonal , interpersonal
Intrajabatan , interjabatan
Tahap
Nasional
perundingan
Dua hala , serantau , pelbagai hala
Antarabangsa
Berundingan dgn diri sendiri bagi menyelesaikan mslh
Intrapersonal
Individu mempunyai pengalaman yg luas bagi menyelesaikan mslh
Interpersonal Perundingan antara 2 / lebih org bagi menyelesaikan mslh
 Memerlukan org berkemahiran dlm perundingan
Perundingan antara ahli dlm jabatan yg sama bagi menyelesaikan mslh
Intrajabatan
Perundingan diketuai ssorg mempunyai pengaruh yg tinggi
Interjabatan Perundingan pengurus antara 2 / lebih jabatan bagi menyelesaikan mslh
Perundingan peringkat kebangsaan melibatkan beberapa organisasi besar dlm negara bagi
Nasional menyelesaikan mslh

Perundingan antara kerajaan 2 buah negara bagi menyelesaikan mslh

Dua hala Memberi peluang kpd penghantar & penerima menukarkan maklumat
Ketidakpuas hati dpt diselesaikan semasa perundingan krn maklum balas segera
Serantau Perundingan antara beberapa buah negara berada dlm satu rantau yg sama
Pelbagai hala Perundingan antara beberapa buah negara berada dlm rantau berbeza
Perundingan disertai o semua negara di dunia & wakil dari setiap negara berkumpul
Antarabangsa
membincangkan mslh
Good guy bad guy
Nibbling
Trial ballon
Strategi / taktik
Red herring
perundingan
Outrageous behaviour
Apparent withdrawal
Limited authority
Good guy bad guy Strategi dilaksanakan terdapat pihak yg agresif
Good guy : pihak menggunakan kaedah yg lemah lembut dlm proses perundingan
Bad guy : pihak yg berunding scr agresif
Menyelesaikan mslh dgn satu pihak menggunakan kaedah yg lemah lembut dlm proses
perundingan & mengurangakan tekanan pihak lain
Nibbling Pihak memberi tekanan kpd pihak lain spy dpt memenuhi permintaan lain
Trial ballon Pihak menggunakan kaedah percubaan utk melihat tindak balas drpd pihak lain
Kaedah memberi tindak balas yg positif maka pihak meneruskan kaedah
Kaedah memberi tindak balas yg negatif maka pihak mengubah strategi
Red herring Mengalihkan perhatian dari isu utama
Mengurangakan ketegangan semasa perbincangan
Persetujuan lebh mudah tercapai
Outrageous Stratrgi dpt menggangguemosi phak lawan menerima tawaran dicadangkan menggunakan
behaviour autoriti bagi menyelesaikan mslh
Pihak lawan berasa tdk senang hati terhadap pihak lain
Apparent Pengurus memberi reaksi tdk amhu memenuhi tuntutan perundingan
withdrawal Tindakan pengurus tdk melayan tuntutan perundingan
Objektif perundingan tdk tercapai
Limited authority Pengurus menggunakan autoriti scr minimum dlm membuat keputusan
Pengurus memberi peluang kpd pihak lain menjana idea
Keputusan perundingan dibuat o pengurus setelah mengambil kira pendapat pihak lain
Memantapkan sis. pengurusan organisasi
Menyimpan rekod organisasi
Alat utk membuat keputusan
Peranan teknologi
Mendapat maklumat terkini
Membuat analisis pasaran
Menghubung pihak dlaman & luaran
ICT ialah penggunaan computer menyimpan & mendapt maklumat
ICT meningkatkan Menjimat masa krn mendapat maklumat dgn cepat
kecekapan Analisis data tepat & diproses dgn cepat
organisasi Maklumat disimpan dgn selamat
Maklumat terkini diterima & membantu pengurusan sentiasa ke hadapan
Internet Kaedah komunikasi menggunakan alat komunikasi iaitu komputer menyampai maklumat
Kelebihan internet Menjimatkan kos
 Meluaskan pasaran
Urusan jual belih mudah
Kebocoran maklumat ketepatan maklumat diragui
Berlaku penipuan maklumat
Kelemahan
Berlaku penggodaman
internet

E-dagang
E-perolehan
Kegunaan internet
E-pemasaran
E-bayaran
E-dagang Perniagaan dijalankan menggunakan media elektronik

Memudahkan promosi brg : perniagaan menggunakan pel. kaedah audio & video utk
promosi brg
Meluaskan pasaran : pasaran melibakan peringkat antarabangsa
Kelebihan E-
Menjimatkan kos penyewan premis : perniagaan tdk perlu menyewa ruang pejabat utk
dagang
beroperasi
Menjimatkan kos : pesanan & pembayaran dibuat melalui computer dpt menjimatkan masa
Kos overhed rendah : perniagaan tdk memerlukan pekerja ramai utk melayan pelanggan

Perlu menggunakan teknologi terkini

Memerlukan masa lama mendapat pesanan
Kelemahan E-
Kualiti brg tdk dpt dinilai
dagang
Berlaku penipuan pembayaran
Brg dipesan tdk sama
Pembekal memasarkan brg& perkhidmatan kpd pihak kerajaan scr terus melalui internet
E-perolehan Pembekal mempamerkan brg mereka dlm internet menggunakan katalog produk
Pembekal menyertakan harga & kelebihan produk masing2
Proses perolehan lebih ringkas dpt mengurangkan kos pentadbiran
Proses pembayaran melalui Pemindahan Simpanan Elektronik
Kelebihan E- Transaksi dijamin selamat di mana ia menyekat kemasukan pihak tdk berkenaan dalah
perolehan terjamin
Berhunbung scr terus degn pelanggan pada bila2 masa
Urus niaga melalui internet membolehkan anda menyertai pasaran antarabangsa
Byk organisasi masih ragu2 terhadap faedah diberikan o sis E-perolehan ke atas syarikat
mereka
Menjalankan perdagangan dgn pihak tdk dikenali menyebabkan penipuan dilakukan melalui
Kelemahan E- internet
perolehan Pertimbangan kos tdk tepat disebabkan o kesilapan membuat keputusan menyebabkan
penjimatan tdk dpt dilakukan
Isu keselamatan menjadi halangan krn penggunaan internet mendapat maklumat blh
mengundang bahaya kpd maklumat persendirian
Memasarkan brg melalui media elektronik dgn penggunaan internet
Membuat promosi brg mereka melalui video,muzik & gambar
E-pemasaran Peniaga membina laman web yg menarik minat pelanggan utk membeli brg
Membantu perniagaan meluaskan pasaran
Pesanan & pembayaran brg melalui internet
Pengedaran maklumat yg cepat
Kelebihan E- Pemasaran scr efektif, cepat & mudah
pemasaran Pemangkin kpd akt. Perniagaan
Kemudahan mencapai maklumat yg tepat
Terhad kpd pengguna mempunyai internet shj
Kelemahan E- Pengguna tdk dpt menilai kualiti brg
pemasaran Brg dipesan tdk sama brg dihantar
Berlaku penipuan maklumat ttg brg
E-bayaran Tdk menggunakan wang tunai tetapi menggunakan bayaran scr online
 Pelanggan tdk perlu beratur utk mengeluarkan wang drpd mesin ATM
Rangkaian dlmn dibina utk menggabungkan rangkaian kwsn setempat dlm organisasi
Meningkatkan keberkesanan pengurusan
Intranet Menjimatkan kos perkhidmatan
Penyampaian maklumat dgn cepat
Menyimpan rekod sbg bukti
Meningkatkan produktiviti kerja
Menjimatkan masa
Kelebihan intranet Menjimatkan kos
Maklumat lebih tepat
Meningkatkan kerjasama
Kesilapan makulumat menjejaskan keberkesanan organisasi
Kelemahan Perlu kemahiran menggunakan intranet
intranet Perlu kepakaran membangunkan sis intranet
Maklumat byk menyebabkan sis tersekat
LAN : Menghubungkan komputer dlm satu Komputer A mengakses komputer
bagunana B dlm satu syarikat sama
MAN : Menghubungkan komputer dlm satu kwsn Komputer A mengakses komputer
Jenis2 Rangakaian
luas B dlm Bandar Putrajaya
Intranet
WAN : Menghubungkan komputer dlm satu kwsn Komputer A di Putrajaya
luas mengakses komputer B di Pahang