Anda di halaman 1dari 6

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

No. Kod :

Terbitan :

Ditetapkan oleh Kepala


SOP No. Revisi :
Puskesmas Maniangpajo
Tgl.Mulai Berlaku :

Halaman :
KABUPATEN dr. H. GUSAIDI M.Kes
WAJO NIP. 19680104 200604 1 004
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian ukm
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen UKM yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan

6. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola
dan dikendalikan secara efektif.

3. Kebijakan
4. Referensi
5. Alat dan Bahan ATK, Formulir
6. Prosedur / Langkah-langkah Bagan Alir
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN
Menetapkan Membuat
REKAMAN Jenis Dokumen Dokumen

Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program


/ Koordinator Unit / Menetapkan jenis Memberikan Mengesahkan
dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Identitas isi dokumen

Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan


Formulir Memberikan Menerbitkan &
Penomoran Mendistribusi

2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN


MR / Wakil Manajemen menetapkan Menerbitkan Merevisi
Ulang Dokumen
sistematika pembuatan dokumen sebagai
berikut :
Melakukan Melakukan
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri Penarikan & Peninjauan
dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Pemusnahan Ulang

Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan),


Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait,
Melakukan
Catatan revisi/ Perubahan Pengendalian
Dokumen
eksternal

3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN &


REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat
bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas

4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN


Setiap dokumen terkendali memiliki bagian
header yang merupakan identitas dokumen
yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua
digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa,
disahkan )
5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi
nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja
dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II
menunjukkan unit yang membuat
dokumen menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit
menunjukkan tahun penerbitan dengan 2
digit
Contoh penomoran dokumen: PK/
BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan
rekaman Artinya : Jenis dokumen
Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI


DOKUMEN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila
sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan
oleh Sekretariat ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan
mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab
menyimpan dokumen sah memelihara
Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi
Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen
tersebut terkendali diberi cap
TERKENDALI dengan persetujuan
MR.

7. MEREVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata
cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan
revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis
perubahan pada tiap dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN


Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan
urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen
lama ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN


PEMUSNAHAN DOKUMEN EKSTERNAL
a. MR menarik salinan dokumen yang sudah
tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan
dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen
yang sudah ditarik diberi cap TAK
TERKENDALI , dan disimpan MR
sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan
dokumen disimpan oleh MR.

10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG


DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu
tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN


DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program


mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir
daftar dokumen eksternal. Bila suatu
dokumen eksternal sudah tidak digunakan,
MR menarik dokumen eksternal tersebut dan
dicatat dalam formulir daftar dokumen
eksternal

7. Hal-hal yang perlu Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi,
diperhatikan Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen
8. Unit Terkait
9. Dokumen Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal

Anda mungkin juga menyukai