Anda di halaman 1dari 68

MODUL

OTOMATISASI PERKANTORAN

Untuk SMK dan MAK


Kelas X

Aprilia Kartika Sari

Universitas Negeri Malang


KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Tang Maha Esa, karena atas berkat dan
Rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Modul ini tepat pada waktunya. Modul ini disusun
berdasarkan Standart Isi yang sudah ditetapkan oleh Pemerintah.
Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan
belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini dititikberatkan pada
penjabaran materi berdasarkan SKKNI Sektor Jasa Perusahaan Bidang Administrasi
Perkantoran yang dikeluarkan oleh Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik
Indonesia dan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan Tahun 2006. Sebagai buku pegangan,
modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang
lainnya.
Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model
evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung dan teknik bervariasi untuk
mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang
diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan
materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara
mandiri. Bebagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta
didik secara menyeluruh.
Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
hingga terselesaikannya modul ini . Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam
pembelajaran materi Otomatisasi Perkantoran.

Malang, November 2014

Penulis

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK ii


DAFTAR ISI

COVER ................................................................................................................. i
KATA PENGANTAR .......................................................................................... i
DAFTAR ISI......................................................................................................... iii
PETA KEDUDUKAN BAHAN AJAR ................................................................ v
SILABUS PEMBELAJARAN ............................................................................. vi
I. BAB I
Menjelaskan cara mengetik (keyboarding) dengan cepat dan tepat .............. 1
A. Deskripsi Umum ...................................................................................... 1
B. Kompetensi .............................................................................................. 1
C. Prasyarat................................................................................................... 2
D. Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar ........................................................... 2
E. Tujuan Akhir ............................................................................................ 3
KEGIATAN BELAJAR 1 ............................................................................. 4
A. Materi Pembelajaran ................................................................................ 4
B. Latihan dan Tes ........................................................................................ 11

II. BAB II
Mengidentifikasi cara mengoperasikan Microsoft Word .............................. 19
A. Deskripsi Umum ..................................................................................... 19
B. Kompetensi ............................................................................................. 19
C. Prasyarat ................................................................................................. 19
D. Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar .......................................................... 19
E. Tujuan Akhir ........................................................................................... 20
KEGIATAN BELAJAR 2 ............................................................................. 21
A. Materi Pembelajaran ............................................................................... 21
B. Latihan dan Tes....................................................................................... 27

III. BAB III


Menguraikan cara mengoperasikan Microsoft Excel .................................... 29
A. Deskripsi Umum ..................................................................................... 29
B. Kompetensi ............................................................................................. 29
C. Prasyarat ................................................................................................. 29
D. Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar .......................................................... 30
E. Tujuan Akhir ........................................................................................... 30
KEGIATAN BELAJAR 3 ............................................................................. 32
A. Materi Pembelajaran ............................................................................... 32
B. Latihan dan Tes....................................................................................... 43

EVALUASI PEMBELAJARAN .......................................................................... 44


1. Evaluasi Keyboarding .............................................................................. 44
2. Evaluasi Microsoft Word ......................................................................... 46
3. Evaluasi Microsoft Excel ......................................................................... 49

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK iii


KUNCI JAWABAN ............................................................................................. 52
GLOSARIUM ....................................................................................................... 57
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 58

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK iv


mengetik (keyboarding) dengan tepat dan tepat

mengoperasikan Microsoft Word

mengoperasikan Microsoft Excel

Evaluasi Pembelajaran

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK v


SILABUS PEMBELAJARAN

PROGRAM KEAHLIAN : ADMINISTRASI


PAKET KEAHLIAN : ADMINISTRASI PERKANTORAN
MATA PELAJARAN : OTOMATISASI PERKANTORAN
Satuan Pendidikan : SMK
Kelas :X

Kompetensi Inti:
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai,
responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara
efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan
humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan
pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah
secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Alokasi Sumber
No Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar
1. 1.1 Bertambah keimanannya
dengan menyadari hubungan
keteraturan dan
kompleksitas alam dan jagad
raya terhadap kebesaran
Tuhan yang menciptakannya
1.2 Penerapan penggunaan

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK vi


Alokasi Sumber
No Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar
panca indera sebagai sarana
untuk berkarya secara
efektif dan efisien
berdasarkan nilai-nilai
agama yang dianut
1.3 Meyakini bahwa bekerja
adalah salah satu bentuk
pengamalan perintah Tuhan
yang harus dilakukan secara
sungguh-sungguh

2.1 Memiliki motivasi internal


dan menunjukkan rasa ingin
tahu dalam pembelajaran
menyiapkan, menggunakan
otomatiasi perkantoran
2.2 Menunjukkan perilaku
ilmiah (jujur , disiplin,
tanggung jawab, peduli,
2. santun, ramah lingkungan,
gotong royong) dalam
melakukan pembelajaran
sebagai bagian dari sikap
ilmiah
2.3 Menghargai kerja individu
dan kelompok dalam
pembelajaran sehari-hari
sebagai wujud implementasi
sikap kerja

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK vii


Alokasi Sumber
No Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar
2.4 Memiliki Sikap proaktif
dalam melakukan kegiatan
otomatisasi perkantoran

Semester 1
3.1. Menjelaskan cara mengetik 1. K3 Perkantoran, Mengamati Tugas
(keyboarding) dengan tepat syarat-syarat
dan tepat ergonomic : luas Mengamati beberapa Memecahkan 7 x 5 JP
ruang kerja, sikap kondisi tentang K3, masalah sehari-
duduk dan letak ergonomic : ruang kerja, sehari berkaitan
4.1. Mengoperasikan cara jari; bentuk dan sikap duduk dan letak dengan
mengetik (keyboarding) ukuran kursi, jari; bentuk dan ukuran penmgetikan
dengan tepat dan tepat tempat istirahat kursi, tempat istirahat (keyboarding)
kaki; posisi layar; kaki; posisi layar;
keyboard dan mouse, Observasi
keyboard dan
mouse, map dokumen, radiasi layar
Ceklist lembar
dokumen, radiasi komputer, pencahayaan,
pengamatan
layar komputer, dan kebisingan
kegiatan
pencahayaan, pengetikan di
kebisingan Menanya kantor
2. Mengetik 10 jari
Memberikan kesempatan
dengan kecepatan Portofolio
peserta didik
200 epm dan
menanyakan hal yang Laporan tertulis
ketepatan 99%
berkaitan dengan tentang proses
3. Teknik Mengetik
pengetikan 10 jari pengetikan di
system 10 Jari
dengan Cepat dan Dunia Kerja
Eksperimen/explore secara
Tepat:

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK viii


Alokasi Sumber
No Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar
a. Penguasaan Tuts Menggunakan tuts-tuts berkelompok
dasar, Tuts Atas, yang digunakan dalam
Tuts Bawah, Tuts pengetikan Tes
Angka dan tanda
Asosiasi (menalar) Tes tertulis
baca
bentuk uraian
b. Mengetik naskah
Menjelaskan konidisi dan/atau pilihan
dengan kecepatan
atau dampak yang ganda tentang
mulai dari 50 epm
ditimbulkan akibat tata cara
sampai dengan 200
kesalahan dalam duduk, mengetik
epm, dengan tepat
mengetik. (keyboarding)
100%
Komunikasi
Mempresentasikan tata
cara mengetik 10 jari
dan menjelaskan
dampak akibat
kesalahan dalam
duduk, mengetik.
3.2 Mengidentifikasi cara MS Word Mengamati Tugas 6 X 5 JP o
mengoperasikan Microsoft o Mulai bekerja
Word dengan MS Mengamati bagaimana Memecahkan
Word cara kerja dengan MS masalah sehari-
o Membuat Word, Membuat format sehari berkaitan
4.2. Mengoperasikan cara kerja format dokumen, Membuat dengan prosedur
Microsoft Word dokumen format teks dan penanganan
o Membuat paragraph, Membuat pekerjaan kantor
format teks dan Format Tabel,
mengolah, Membuat Observasi
paragraph

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK ix


Alokasi Sumber
No Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar
o Membuat Mail Merrge, Ceklist lembar
Format Tabel Menggunakan Warna pengamatan
dan mengolah dan objek dan Mencetak kegiatan kantor
o Membuat Mail File Dokumen di
Merge sekolah atau di kantor
o Menggunakan terdekat
Portofolio
Warna dan Menanya
objek Laporan tertulis
o Mencetak File Memberikan kesempatan
tentang SOP di
Dokumen siswa menanyakan hal
Dunia Kerja
yang berkaitan dengan
secara
cara kerja MS Word.
berkelompok
Eksperimen/explore
Tes
Praktik cara
o Tes tertulis
menggunakan semua
bentuk
tombol keyboard
uraian
Asosiasi dan/atau
pilihan ganda
Menjelaskan tentang cara
kerja MS lainnya yang
memiliki kesamaan
dengan MS Word.

Komunikasi
Mempresentasikan cara
kerja dengan S Word.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK x


Alokasi Sumber
No Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar
3.3. Menguraikan cara MS Excel Mengamati Tugas 7 X 5 JP o
mengoperasikan Microsoft o Mulai bekerja
Excel dengan MS Mengamati Mulai Memecahkan
Excel bekerja dengan MS masalah sehari-
4.3. Mempraktikkan cara o Membuat Excel, Membuat Format sehari berkaitan
mengoperasikan Microsoft Format Wordbook, Membuat dengan prosedur
Excel Wordbook Format Tabel, Membuat penanganan
o Membuat Format data Tabel, pekerjaan kantor
Format Tabel Mengolah Data Tabel
dan Grafik, Observasi
o Membuat
Format data Menggunakan warna
Ceklist lembar
Tabel dan objek, Mencetak
pengamatan
o Mengolah Data File Workbook di
kegiatan kantor
Tabel dan sekolah atau di kantor
Grafik terdekat Portofolio
o Menggunakan .
Laporan tertulis
warna dan Menanya tentang SOP di
objek
Dunia Kerja
o Mencetak File Memberikan kesempatan
secara
Workbook peserta didik
berkelompok
menanyakan hal yang
berkaitan dengan cara Tes
kerja MS Excel
o Tes tertulis
Eksperimen/explore bentuk
uraian
Menggunakan rumus-
dan/atau
rumus MS Excel pilihan ganda

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK xi


Alokasi Sumber
No Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar
Asosiasi
Menjelaskan aplikasi lain
yang meiliki kesamaan
dengan MSel.

Komunikasi
o Mempresentasikan
cara kerja MS Excel

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK xii


BAB I

Cara Mengetik (keyboarding) dengan cepat dan tepat

A. Deskripsi Umum

Nama Modul : Cara Mengetik (keyboarding) dengan cepat dan tepat


Ruang lingkup isi : Dasar-dasar keyboard
a. K3 Perkantoran, syarat-syarat ergonomic : luas ruang kerja, sikap duduk dan
letak jari; bentuk dan ukuran kursi, tempat istirahat kaki; posisi layar;
keyboard dan mouse, map dokumen, radiasi layar komputer, pencahayaan,
kebisingan.
b. Mengetik 10 jari dengan kecepatan mencapai 200 epm dan ketepatan 99%
c. Teknik Mengetik sistem 10 Jari dengan Cepat dan Tepat:
- Penguasaan Tuts dasar, Tuts Atas, Tuts Bawah, Tuts Angka dan tanda
baca
- Mengetik naskah dengan kecepatan mulai dari 50 epm sampai dengan
200 rpm, dengan tepat 100%
d. Pengertian dan pengenalan keyboard
e. Pemasangan keyboard
- Fungsi dan penggunaan keyboard mengetik 10 jari dengan cepat dan tepat
f. Kaitan Bahan ajar: Modul ini digunakan sebagai Modul awal untuk mata
pelajaran otomatisasi perkantoran sebelum melanjutkan ke Modul berikutnya.
g. Hasil yang diharapkan: Setelah mempelajari Modul ini, peserta didik
diharapkan mampu:
- menggunakan keyboard;
- mengetik 10 jari dengan menggunakan keyboard.
h. Manfaat di industri : Setelah mempelajari Modul ini, peserta didik diharapkan
untuk dapat:
- berintegrasi dengan teknologi yang telah diterapkan di industri dengan
mudah khususnya dalam pengenalan tuts;
- melaksanakan jenis-jenis pekerjaan yang dibutuhkan di industri;
- mengembangkan kemampuan diri

B. Kompetensi
B.
3.1 Menjelaskan cara mengetik (keyboarding) dengan tepat dan tepat
4.1 Mengoperasikan cara mengetik (keyboarding) dengan tepat dan tepat

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 1


C. Prasyarat

D. Untuk mempelajari Modul ini diharapkan peserta didik telah kompeten


menguasasi materi keyboarding dan kompetensi dasar dan pengetahuan tentang
perangkat komputer.

D. Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar

A. Untuk peserta didik:


1. Petunjuk Umum
a. Bacalah Modul dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,
tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur
tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke
Modul selanjutnya.
2. Anda diperbolehkan bertanya kepada guru bila dianggap perlu
3. Usahakan menyelesaikan setiap Modul lebih cepat dari waktu yang ditetapkan
4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,
sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha
mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagianbagian dari modul
yang belum anda kuasai, atau mintalah saransaran dari pendidik. Ikuti
ketentuan yang berlaku dalam setiap modul sebelum anda melanjutkan ke
bagian lain atau ke modul berikutnya.

Untuk pendidik
1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi modul dan mempunyai daftar
bagian Modul yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan
penjelasan / jawaban yang diperlukan.
2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik
dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan
kepada peserta didik.
3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat
terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan,
hadiah kecil, dll).
4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 2


otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih
dahulu.
5. Modul yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
6. Setiap satu Modul selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada
fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya
jawab dan sebagainya.
7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap Modul yang
telah mereka pelajari.
8. Peserta didik dapat melanjutkan ke Modul berikutnya setelah diverifikasi.
9. Bila peserta didik dapat menyelesaikan seluruh Modul dalam satu tingkat
dengan waktu kurang dari yang ditetapkan, maka mereka diberikan Modul
pengayaan.
10. Modul ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013 untuk mata
pelajaran otomatisasi perkantoran. Oleh karena itu, pendidik diharapkan:
- Membuat catatan rinci mengenai kekurangan Modul ini ;
- Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai
dengan kondisi setempat.
-
E. Tujuan Akhir
11. D. Tujuan Akhir
1. Pada kegiatan belajar ini, Anda akan mempelajari tentang pengertian
B. komputer serta bagian-bagiannya. Juga akan dibahas mengenai perangkat
input komputer yang paling banyak digunakan, yaitu keyboard. Sebagai
sebuah perangkat input, keyboad memiliki banyak fungsi yang dijelaskan
secara rinci.
2. Diharapkan setelah mempelajari kegiatan belajar ini, peserta didik dapat
memahami jenis-jenis keyboard serta fungsi tombol-tombol yang terdapat
pada keyboard tersebut.

Setelah mempelajari Modul ini, peserta didik diharapkan mampu:


1. Memahami fungai dasar dan penggunaan keyboard sebagai salah satu alat
input;
2. Mengetik 10 jari dengan cepat dan tepat.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 3


KEGIATAN BELAJAR 1

A. Materi Pembelajaran

1. Keyboarding

P
enciptaan keyboarding komputer diilhami oleh penciptaan mesin ketik
C.
yang dasar rancangannya di buat dan dipatenkan oleh Christopher Latham
pad tahun 1868 dan banyak dipasarkan pada tahun 1877 oleh Perusahaan
Remington.
Keyboarding komputer pertama disesuaikan dari kartu pelubang (punch card) dan
teknologi pengiriman tulisan jarak jauh (Teletype). Tahun 1946 komputer ENIAC
menggunakan pembaca kartu pembuat lubang (punched card reader) sebagai alat input
dan output.
Bila mendengar kata keyboarding maka pikiran kita tidak lepas dari adanya
sebuah komputer, karena keyboarding merupakan sebuah papan yang terdiri dari tombol-
tombol untuk mengetikkan kalimat dan simbol-simbol khusus lainnya pada komputer.
Keyboarding dalam Bahasa Indonesia artinya papan tombol jari atau papan tombol. Pada
keyboarding terdapat tombol- tombol huruf A Z, a z, angka 0 - 9, tombol dan karakter
khusus seperti : ` ~ @ # $ % ^ & * ( ) _ - + = < > / , . ? : ; \ | serta tombol-tombol
khusus lainnya yang jumlah seluruhnya adalah 104 tombol. Sedangkan pada Mesin ketik
jumlah tombolnya adalah 52 tombol. Bentuk keyboarding umumnya persegi panjang,
tetapi saat ini model keyboarding sangat variatif.
Dahulu orang banyak yang menggunakan mesin ketik baik yang biasa maupun
mesin ketik listrik. keyboarding mempunyai kesamaan bentuk dan fungsi dengan mesin
ketik. Perbedaannya terletak pada hasil output atau tampilannya. Bila kita menggunakan
mesin ketik, kita tidak dapat menghapus atau membatalkan apa-apa saja yang sudah
ketikkan dan setiap satu huruf atau simbol kita ketikkan maka hasilnya langsung kita lihat
pada kertas.
Tidak demikian dengan keyboarding. Apa yang kita ketikkan hasil atau
keluarannya dapat kita lihat di layar monitor terlebih dahulu, kemudian kita dapat
memodifikasi atau melakukan perubahan- perubahan bentuk tulisan, kesalahan ketikan
dan yang lainnya. Seperti juga mouse, keyboarding dihubungkan ke komputer dengan
sebuah kabel yang terdapat pada keyboarding. Ujung kabel tersebut dimasukkan ke dalam
port yang terdapat pada CPU komputer. Secara fisik, keyboard terbagi atas 4 bagian,
yaitu:
a. Keyboard Serial
Menggunakan DIN 5 male dan biasanya digunakan pada komputer tipe A.
Biasanya digunakan pada komputer ATX dan saat ini yang paling banyak
dipergunakan. Pemasangan keyboard tipe ini harus dilaksanakan dengan cermat,
sebab port yang dimiliki sama dengan port untuk mouse.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 4


b. Keyboard Wireless
Sesuai dengan namanya, keyboard tipe ini tidak menggunakan kabel sebagai
penghubung antara keyboarding dengan komputer. Jenis koneksi yang digunakan
adalah infra red, wifi atau bluetooth. Untuk menghubungkan keyboarding dengan
komputer, dibutuhkan unit pemancar dan penerima. Unit pemancar biasanya
terdapat pada keyboarding itu sendiri, sedangkan penerima biasanya dipasang
pada port USB atau serial pada CPU

c. Keyboard USB.
Komputer terbaru saat ini sudah banyak yang mempergunakan jenis konektor
USB yang menjamin transfer data lebih cepat.

d. Keyboard PS/2
Merupakan yang terhubung ke komputer menggunakan port PS/2.

2. Cara menggunakan keyboard

D
i masa sekarang ini telah tersedia berbagai macam produk keyboarding
yang ditujukan agar anda nyaman mengetik, meski dalam waktu lama.
Namun yang lebih
penting adalah bagaimana anda mengatur postur dan posisi tubuh anda, terutama lengan
anda, sehingga anda bisa menghindari kelelahan dan cedera.
Untuk itu ada baiknya mengikuti nasehat Stephanie Brown, seorang pendidik
piano asal Amerika, dalam majalah "Her World". "Ikutilah disiplin pemain piano yang
sedang pentas," katanya. Stephanie memberi lima petunjuk untuk diterapkan saat anda
mengetik pada keyboard:
a. Sejajarkan pergelangan tangan dengan telapak tangan
Upayakan pergelangan tangan anda selalu sejajar dengan telapak tangan.
Lemaskan pergelangan tangan anda seperti mengambang. Jangan tegang.

b. Posisi siku menggantung


Pastikan siku anda dalam posisi bebas menggantung. Menyandarkan siku pada
sandaran kursi saat mengetik, selain menyulitkan anda untuk mengetik, juga
membuat anda tegang dan cepat lelah.

c. Lemaskan jari telunjuk dan jari manis anda


Kunci mengetik tanpa lekas lelah adalah melemaskan seluruh jari anda.
Jangan kaku dan tegang. Biarkan lemas, rileks, apa adanya.

d. Tekan tombol dengan tenang


Jangan menekan tombol dengan kuat atau mengalirkan kekuatan penuh pada
tangan anda. Ingat, anda sedang mengetik, bukan memukul tombol keyboard.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 5


e. Bila tidak sedang mengetik
Lemaskan keseluruhan tangan bila sedang tidak memencet tombol di keyboard.
Keadaan anda sebelum mengetik juga mempengaruhi kondisi anda di saat
mengetik.

Gambar 1. Posisi duduk

3. Posisi tangan pada keyboard


Secara umum, ada 2 cara peletakan tangan pada keyboard.
a. Posisi Pertama

Gambar 3 Penjarian Pertama

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 6


Keterangan:

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 7


3.2 Posisi Kedua

Gambar 3.1. Posisi penjarian kedua pada keyboard

Gambar 3.2 Penjarian Kedua

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 8


Keterangan:

4. Sikap pada waktu mengetik


Berikut sikap yang baik pada waktu mengetik.
1. Posisi Badan Tegak
Pada saat anda mengetik usahakan tubuh anda tetap tegak.
2. Posisi Keyboard

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 9


Posisi keyboard harus berada didepan, tepatnya di tengah-tengah dan
letakkan tangan sejajar dengan tinggi keyboard. Pergelangan tangan jangan
di tekuk ke bawah maupun ke atas.
3. Telapak Tangan
Jangan meletakkan telapak tangan ataupun pergelangan tangan diatas
keyboard pada saat mengetik, kecuali jika anda ingin beristirahat sejenak.
4. Pernafasan dan Kedipan Mata
Bernapas merupakan aktivitas yang dilakukan secara otomatis. Tetapi jika
anda terlalu sering berkonsentrasi di depan komputer, maka ada
kecendrungan sering menahan.
5. Posisi Monitor dan Pencahayaan yang Nyaman
Posisi monitor harus berada sedikit dibawah mata tetapi masih nyaman untuk
dilihat tanpa harus membungkukkan badan dan jarak ideal antara mata
dengan monitor sekitar 45 - 60 cm. Atur level brightness dan contrast pada
monitor sehingga benar- benar nyaman. Tidak terlalu redup maupun terlalu
terang.

Gambar 4 posisi monitor dan pandangan mata

6. Lutut dan Kaki Rileks


Usahakan lutut di tekuk sekitar sudut 90 derajat atau lebih dan kaki tetap
rileks, tidak kaku atau tegang.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 10


LATIHAN DAN TES

Latihan 1

Ketikkah teks berikut menggunakan aturan penjarian.


qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop
zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./
zxcvm,./
asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl;

Latihan 2
a. Mengetik tuts huruf dan karakter

- Tuts: f j
fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf fjf (3 baris)

- Tuts: k d i e
kiki dede dedi kiki dede dedi kiki dede dedi kiki dede dedi dede (3 baris)
kiki ke dede dedi jijik didik ejek kiki ke dede dedi jijik didik kiki ke (3 baris)

- Tuts: r t y u
kue kue kue kue kue kue kue kue kue kue kue kue kue kue kue (3 baris)
keju keju keju keju keju keju keju keju keju keju keju keju keju (3 baris)
kue keju dedi kikir fikir di ejek ejek kue keju dedi kikir fikir fikir fikir (3 baris)
due due due due due due due due due due due due due due due (3 baris)
key dry day jute dudy true yuri yute yuyu key dry day jute (3 baris)

- Tuts: a s l ;
lulur lulur lulur lulur lulur lulur lulur lulur lulur lulur lulur lulur
lulur kulit kulit kulit kulit kulit kulit kulit kulit kulit k ulit kulit
kulit kulit kira; kira; kira; kira; kira; kira; kira; kira; kira; kira;
kira; ki ra; tira; tira; tira; tira; tira; tira; tira; tira; tira; tira; tira; tira;
tira;

sukar sukar sukar sukar sukar sukar sukar sukar sukar


surat surat surat surat surat surat surat surat surat surat
surat surat sesuai sesuai sesuai sesuai sesuai sesuai sesuai
sesuai sesuai
sisisr sisisr sisir sisisr sisisr sisir sisisr sisisr sisir sisisr sisisr sisisr

- Tuts: c v m,
muda muda muda muda muda muda muda muda muda
muda mudi mudi mudi mudi mudi mudi mudi mudi mudi

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 11


mudi mudi mudik mudik mudik mudik mudik mudik mudik

havelive visit leke risk else take date (3 baris)

ceria ceria ceria ceria ceria ceria ceria ceria ceria ceria ceria
cerdik cerdik cerdik cerdik cerdikc cerdik cerdik cerdik
cerdik cetus cetus cetus cetus cetus cetus cetus cetus cetus
cicil, cicil, cicil, cicil, cicil, cicil, cicil, cicil, cicil, cicil, cicil,
cicil, cerita, cerita, cerita, cerita, cerita, cerita, cerita, cerita,
cerita, cerutu, cerutu, cerutu, cerutu, ce rutu, cerutu, cerutu,

- Tuts: q w o p

kode kode kode kode kode kode kode kode kode kode kode
rokok rokok rokok rokok rokok roko k rokok rokok rokok
rokok korek korek korek korek korek korek korek korek korek

waris waris waris waris waris waris waris waris waris waris waris
watak watak watak w atak watak watak watak watak watak
watak walau walau walau walau walau walau walau walau

patah pecah parah, qori qoriah qodar


tutup patah pecah parah, qori qoriah q
odar tutup patah pecah parah, qori qoriah
qodar tutup

- Tuts: g h b n
hasrat hasrat hasrat hasrat hasrat hasrat hasrat hasrat hasrat
hormat hormat hormat hormat hormat hormat hormat
hormat harum harum harum harum harum harum harum
harum rarum

gajah gajah gajah gajah gajah gajah gajah gajah gajah gajah gagah
gagah gagah gagah gagah gagah gagah gagah gagah gagah gagah
gagah galak galak galak galak galak galak galak galak galak galak

mandi mandi mandi mandi mandi mandi mandi mandi


mandi dingin dingin dingin dingin dingin dingin dingin
dingin dingin Sendiri sendiri sendiri Sendiri sendiri sendiri
Sendiri sendiri

- Tuts; z x . /
extra extra extra extra extra extra extra extra extra extra

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 12


extra export export export export export export export
fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix. fix.
Fix. zat zat zat zat zat zat zat zat zat zat zat zat zat zat zat zat zat

bapak/ibu zeal/sdri putra/putrid


zakat/zaman bapak/ibu zeal/sdri
putra/putrid zakat/zaman bapak/ibu
zeal/sdri putra/putrid zakat/zaman

- Tuts pengubah dan kunci tut pengubah.


Ayah beli celana yang baru dari Amerika (3 baris)

Jakarta adalah kota METROPOLTAN yang indah (3 baris)

Pengaturan TATA RUANG kantor yang baik (3


baris) Peserta musabaqah Qori dan Qoriah telah tiba
(3 baris)

b. Mengetik tuts angka

8 Mei akan datang 8 tahun umur kakakku (3


baris) Ayah membeli 44 bola Mikasa ada 4 rusak
(3 baris)

- Tuts: 1 2 3 6 7 0

66 kg beras cianjur dan 65 lusin piring pirex

Kamar Evi nomor 336, kamar Susi nomor 63

17 Agustus tahun 1945 adalah Kemerdekaan Indonesia

c. Mengentak tuts tanda baca dan tanda lainnya

Keuntungan pakaian jadi 15%, Cosme tik c56


Harga 25 botol soft drink dingin adalah $74
Para siswa & peserta diklat harus mengerti arti
Tabanas* Faktur #234 berisi catatan gula 100%

- Tuts: ! @ ( ) _ + dan ?
Penguasaan Tuts (keyboard) dengan 10 jari
5 rim kertas HVS @ Rp 3.500,00 = Rp 17.500,00

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 13


Latihan 3

1. Beri hamba sedekah, 0h tuan, Belum makan dari pagi, Tolonglah patih, wahai
tuan, Seteguk air, sesuap nasi. Lihat tuan, nasib kami, Tiada sanak, tiada saudara,
Pakaian di badan tidak terbeli, Sepanjang jalan meminta- minta. Lihatlah tuan,
untung kami, Pondok tiada, rumah tiada, Bermandi hujan, bernapas hari, Di tengah
jalan berlunta - lunta. Bukan salah bunda mengandung, Buruh suratan tangan
sendiri, Sudah nasib, sudah untuk, Hidup malang hari ke hari.

O tuan, jangan kami cibirkan, Jika sedekah tida k diberi, Cukup sudah sengsara badan,
Jangan lagi ditusuk . . .

2. She is coming early. Mark will bring that. Theyhave enouch food. Why do we need
to stay? He said he will to that. John gave them to us all.Are you going to the
dance?. You must be ready for it soom. Helen bought, it at a bargain sale. The first
meeting is next Thursday.Do you know the best way to do that? Joan said she had
to get lunch today That man morks in an office near here. We are all going to go to
the pictures.
How manu fish did you catch at the lake? Margaret says she hopes to win that quiz.
Poor Jane lost her bag with all her money. We will be able to do the job very
quickly. We were lost for over an hour in the forest. Alf is playing for the school
team next week.
Everybody gathered to watch the house on fire. Have you seen the latest copy of
their magazine? Vermon has two free tickets for the next concert. Susan says she is
staying home to read a new bock She called to visit us shile we were out at church.
The boy failed to leave that newspaper this morning. I forget to post those letters
you gave me yesterday.
We have a special half-holiday from school next month. Dick intends to leave
school soon and work in Bricbane. Did you check to see if the engine was working
properly. Mark and Tony are planning to go to the wnow this winter. My father
told me that I must study for two hours a night. We will not be able to go unless
we get the job done first.

Latihan 4

Ketik naskah di bawah ini dengan rapi dalam waktu 10 menit.

Bagaimana sikap Anda pada waktu mengetik? Sikap yang baik pada
waktu mengetik merupakan persiapan kerja untuk dapat melaksanakan tugas dengan
baik. Orang yang tidak memperhatikan sikap yang b aik pada waktu mengetik adalah
bagaikan orang yang bekerja tanpa rencana atau tanpa persiapan. Tentu dapat
dibayangkan, bagaimana hasil dari cara kerja yang demikian itu.
Sikap yang baik pada waktu mengetik diperlukan agar tidak mengganggu jalannya
pekerjaan. Kelelahan akan cepat timbul apabila mengetikdengan duduk seenaknya tanpa

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 17


sikap yang benar, misalnya duduk terlalu membungkuk, jarak badan dengan mesin
terlalu jauh atau terlalu dekat, posisi tangan terlalu tinggi untuk mengentak. Sikap yang
benar dan baik pada waktu mengetikadalah duduk lurus di depan mesin ketik, dengan
badan sedikit ke muka.
Pergelangan tangan dan jari- jari melengkung pada tuts basis. Kedua ibu jari
punggungnya saling berdampingan dan siap untuk melakukan entakan bila spasi. Kedua
paha lurus, tetapi tidak saling berhimpitan dan kedua kaki tegak lurus ke lantai.
Kepala dalam sikap bebas untuk melihat ke naskah yang akan diketik.

Test Formatif

1. Jelaskan yang dimaksud dengan keyboard?


2. Jelaskan secara fisik 4 jenis dari keyboard?
3. Jelaskan 4 bagian utama dari keyboard?
4. Jelaskan 2 jenis tombol ketik pada keyboard?

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 18


BAB II

Mengidentifikasi Cara Mengoperasikan Microsoft Word

Nama Modul : Cara Apl ikasi Mengolah Kata dengan MS Word


Ruang lingkup isi : Dasar-dasar MS Word
a. K3 Perkantoran, syarat-syarat ergonomic : luas ruang kerja, sikap duduk dan letak jari;
bentuk dan ukuran kursi, tempat istirahat kaki; posisi layar; keyboard dan mouse, map
dokumen, radiasi layar komputer, pencahayaan, kebisingan.
b. Mengetik dengan MS Word
c. Teknik mengetik MS Word:
d. Kaitan Bahan ajar: Modul ini digunakan sebagai Modul lanjutan setelah peserta
didik menguasai keyboarding untuk mata pelajaran otomatisasi perkantoran
sebelum melanjutkan materi selanjutnya.
e. Hasil yang diharapkan: Setelah mempelajari Modul ini, peserta didik diharapkan
diharapkan mampu:
- mengetik dengan MS Word;
- mengetik surat dan dokumen .
f. Manfaat di industri: Setelah mempelajari Modul ini, peserta didik diharapkan
untuk dapat:
- berintegrasi dengan teknologi yang telah diterapkan di industri dengan mudah;
melaksanakan jenis-jenis pekerjaan yang dibutuhkan di industri;
- mengembangkan kemampuan diri

3.2 Mengidentifikasicara mengoperasikan Microsoft Word Mengoperasikan cara mengetik


(keyboarding) dengan tepat dan tepat
4.2 Mengoperasikan cara kerja dengan Microsoft Word

Untuk mempelajari Modul ini tidak ada syarat kemampuan awal kompetensi yang
harus dikuasai dan tidak ada pengetahuan awal yang harus dikuasai sebelumnya.

Untuk peserta didik:


1. Petunjuk Umum
a. Bacalah Modul dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat
penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 19
c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa
melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke Modul
selanjutnya.
2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
3. Usahakan menyelesaikan setiap Modul lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.
4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,
sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha
mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari Modul
yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti
ketentuan yang berlaku dalam setiap Modul sebelum anda melanjutkan ke
bagian lain atau ke Modul berikutnya.

Untuk pendidik
1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi Modul dan mempunyai daftar bagian Modul
yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan/jawaban yang
diperlukan.
2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik
dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada
peserta didik.
3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat
terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah
kecil, dll).
4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,
otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
5. Modul yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
6. Setiap satu Modul selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan
diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap Modul yang telah mereka
pelajari.
8. Modul ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik
diharapkan:
- membuat catatan rinci mengenai kekurangan Modul ini;
- Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai
dengan kondisi setempat.

Diharapkan setelah mempelajari kegiatan belajar ini, peserta didik dapat memahami
cara mengoperasikan aplikasi pengolah kata untuk keperluan penulisan surat, dokumen dan
administrasi lainnya di kantor.
Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 20
P
rogram Microsoft Word merupakan paket program yang termasuk
dalam kelompok Word Processing (pengolahan kata), program ini
berfungsi untuk membuat laporan, surat, membuat undangan, karya
ilmiah disamping itu juga dapat digunakan untuk pembuatan tabel, grafik. Program ini
menjadi satu paket kedalam Microsoft office. Dalam materi ini kita akan mempelajari
Microsoft Word 2003. Sebetulnya masih ada lagi program pengolah kata yang beredar di
Indonesia antara lain Word Perfect, WordStar, Chiwriter, WordPad, NotePad dll.

1. Cara Menjalankan Program


Program Microsoft Word 2003 dapat dijalankan melalui beberapa cara antara lain
melalui tombol Start, ataupun melalui Shortchut yang ada pada Dekstop.
Untuk menjalankan Microsoft Word 2003 dari desktop kita harus melakukan
Dobel Click pada shortchut yang mempunyai symbol X. Adapun untuk menjalankan
dari Start dapat kita lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1) Menjalankan dari Start


Klik tombol Start
Pilih All Programs
Pilih Microsoft Office
Pilih dan klik Microsoft Office Word

Gambar 1. Akses MS Word dari Start => Programs

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 21


2) Melalui Shortcut
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menjalankan Ms Word dari shortcut sebagai
berikut:
Dari shortcut yang sebelumnya kita buat terlebih dahulu. Langkah langkahnya adalah
dengan klik ganda shortcut yang akan dibuka.

Shortcut MS
Word

Gambar 2. Akses MS Word shortcut pada desktop

3) Melalui Run
Dari Start > Run lalu kita pilih Browse.
Langkah langkahnya adalah tinggal kita cari letak dari file yang akan
kita buka. Misalnya di Program Files\Microsoft Office\Winword.exe.
Setelah terpilih klik Ok.

Gambar 3. Akses MS Word dari Start > Run > Browse

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 22


4) Melalui Windows Explorer
Cara lain adalah melalui Windows Explorer, lalu kita cari lokasinya seperti pada
langkah no. 3.

Gambar 4. Akses MS Word dari Windows Explorer

5) Melalui Search
Sedangkan yang terakhir adalah melalui fasilitas pencarian yang
dimiliki oleh Windows.
Langkah langkahnya adalah klik start > Search > All files and folders. Pada
form isian kita bisa menuliskan nama file yang ingin kita cari, misalnya
winword. Setelah ditemukan tinggak klik maka file tersebut akan dieksekusi.

Gambar 5. Akses MS Word dari Start > Search > All Files and Folders

2. Identifikasi Lembar Kerja Microsoft Word 2003


Menu utama Microsoft Word 2003 ada 9 yaitu File, Edit, View, Insert,
Format, Tools, Table, Window, Help. Masing-masing menu mempunyai sub menu

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 23


yang tersimpan didalamnya. Disamping menu utama Microsoft Word 2003
memberikan pilihan lain untuk menjalankan perintah yang tersimpan dalam menu yaitu
dengan menggunakan Toolbar.
Setelah tereksekusi (dibuka), maka aplikasi MS Word akan dijalankan dan
menampilkan lingkungan kerja sebagai berikut:

Gambar 6. Lingkungan kerja MS Word 2003

Keterangan:
Title Bar ( baris judul )
Adalah bagian yang menunjukkan nama program yang sedang aktif serta nama dokumen yang
sedang dibuka. Apabila membuka dokumen baru maka secara otomatis nama dokumen
diberi nama Document1, Document2 dan seterusnya.

Gambar 7 Title bar

Menu Control Window dan Control Panel


Menu control window berada disudut kiri atas dengan symbol word (W) dan Panel Control berada
pada sudut kanan atas, keduanya mempunyai fungsi untuk mengatur window program.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 24


Gambar 8. Control Panel

Menu Bar ( baris menu )


Baris menu berisi kumpulan menu utama dimana setiap menu mempunyai sub menu yang
tersimpan didalamnya.

Gambar 9 Menu Bar Microsoft Word 2003

Tool Bar
Toollbar adalah baris yang berisi kumpulan gambar ikon yang mewakili suatu perintah
yang tersimpan dalam baris menu utama. Secara standart toolbar yang ditampilkan adalah
toolbar standart dan toolbar formatting.

Gambar 10 Tollbar Standart Microsoft Word 2003

Gambar 11 Tollbar Formatting Microsoft Word 2003

Gambar 12 Tollbar Drawing Microsoft Word 2003

Work Space Area (ruang kerja)


Adalah bagian yang digunakan untuk melakukan pengetikan dokumen.

Rule Line (Mistar)


adalah bagian yang berbentuk penggaris. Ruler ini digunakan untuk mengatur Tabulasi,
batas-batas pengetikan sebelah kiri dan kanan serta membuat indentasi paragraph
dengan cepat.

Gambar 13 Rule Line

Scroll Bar
Adalah bagian yang bedara disamping kanan ( Vertical scrollbar ) dan di bagian bawah
(Horizontal scrollbar) fungsi dari scrollbar ini adalah untuk menggulung dan menggeser layer.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 25


View bar
View Bar letaknya di bawah sebelah kiri sejajar dengan Horizontal scrollbar yang
berguna untuk mengatur tampilan dokumen. Yang terdiri dari 5 pilihan yaitu Normal
View, Web layout View, Print Layout View, Outline View dan Reading Layout.

Status Bar
Baris status berguna untuk menampilkan informasi tentang dokumen yang sedang aktif
antara lain halaman, jumlah halaman, nomor baris nomor kolom dll.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 26


Latihan

Ketiklah surat berikut dengan rapi dan benar

Tes Formatif

1. Jelaskan kegunaan dari program microsot word


Jawab : _

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 27


2. Sebutkan sub menu yang terdapat pada menu Table
Jawab :

3. Sebutkan nama ikon yang terdapat pada toolbar Drawing, minimal 5


Jawab :

4. Jelaskan bagaimana cara yang digunakan untuk menjalankan program Microsoft word.
Jawab :

5. Sebutkan ikon yang terdapat pada toolbar Formatting. Minimal 5.


Jawab :
_

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 28


Nama Modul : Menguraikan cara mengoperasikan Microsoft Excel
Ruang lingkup isi : Dasar-dasar Aplikasi Pengolah Angka
a. K3 Perkantoran, syarat-syarat ergonomic: luas ruang kerja, sikap duduk dan letak
jari; bentuk dan ukuran kursi; tempat istirahat kaki; posisi layar; keyboard dan
mouse, map dokumen, radiasi layar komputer, pencahayaan, kebisingan.
b. Mengoperasikan Pengolah Angka (SpreadSheet), yaitu: Membuka Layar Kerja
Microsoft Excel, Menu pada Microsoft Excel, Toolbars pada Microsoft Excel dan
bekerja dengan Microsoft Excel.
c. Kaitan Bahan ajar: Modul ini digunakan sebagai Modul lanjutan mata pelajaran MS
Word dalam otomatisasi perkantoran untuk melanjutkan ke Modul berikutnya yaitu
Ms Power Point.
d. Hasil yang diharapkan: Setelah mempelajari Modul ini, peserta didik diharapkan
mampu:
- Membuka layar kerja Microsoft Excel
- Mengetahui menu pada Microsoft Excel
- Menggunakan toolbars pada Microsoft Excel
- Bekerja dengan Microsoft Excel
e. Manfaat di Industri: Setelah mempelajari Modul ini, peserta didik diharapkan untuk
dapat:
- berintegrasi dengan teknologi yang telah diterapkan di industri dengan mudah
khususnya dalam mengoperasikan Pengolah Angka (Spread Sheet)
- melaksanakan jenis-jenis pekerjaan yang dibutuhkan di industri;
- mengembangkan kemampuan dan keterampilan.

3.2 Menguraikan cara engoperasikan Microsoft Excel


4.3 Mempraktikkan cara mengoperasikan Microsoft Excel

Untuk mempelajari Modul ini peserta didik harus sudah menguasai penggunaan
Keyboard dan disarankan telah lulus MS Word sebagai kompetensi dan pengetahuan
yang harus dikuasai sebelumnya.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 29


Untuk peserta didik
a. Bacalah Modul dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat
penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat
kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik instruktur sebelum anda melanjutkan ke
Modul selanjutnya.
f. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
g. Usahakan menyelesaikan setiap Modul lebih cepat

Untuk pendidik
a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi Modul dan mempunyai daftar bagian
Modul yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan /
jawaban yang diperlukan.
b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan
sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta
didik.
c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama
bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, test dan
sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
e. Modul yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
f. Setiap satu Modul selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan
diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap Modul yang telah
mereka pelajari.
h. Peserta didik dapat melanjutkan ke Modul berikutnya setelah diverifikasi.
i. Bila peserta didik dapat menyelesaikan seluruh Modul dalam satu tingkat dengan
waktu kurang dari yang ditetapkan, maka mereka diberikan Modul pengayaan.
j. Modul ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik
diharapkan:
membuat catatan rinci mengenai kekurangan Modul ini ;
Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai
dengan kondisi setempat.

Kriteria unjuk kerja yang diharapkan setelah Anda mempelajari Modul ini, adalah Anda
diharapkan dapat:

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 30


1. Menjelaskan tata cara operasi dasar perangkat lunak Windows dan Ms Excel
2. Terampil melakukan operasi dasar Microsoft Excel (membuka lembar kerja,
mengaktifkan sel, membuat range, Menutup lembar kerja dan keluar dari Ms Excel)
3. Terampil membuat lembar kerja (memasukkan data label, value, time;
menggunakan data date, autofill; menggunakan shorcut autofill)
4. Terampil menyunting data (membuka file, mengkopi dan memindahkan data,
membatalkan perintah, menyisipkan dan menghapus sel, baris, kolom)
5. Terampil memformat lembar kerja (mengubah tinggi dan lebar kolom;
menyembunyikan baris, kolom dan border, autoformat)
6. Terampil dalam memformat sel, range, membuat layout, membuat grafik dan
mencetak lembar kerja.
7. Terampil dalam menghitung data (menjumlahkan, mencari rata-rata, membagi nilai,
nilai terbesar, nilai tercecil dalam rentang data)
8. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan
dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya
pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada
sumber yang lain.
9. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari Modul yang
belum anda kuasai, atau mintalah saransaran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang
berlaku dalam setiap Modul sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke
Modul berikutnya.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 31


M
icrosoft Excel adalah salah satu program aplikasi pengolah angka. Lembar
kerja Ms Excel terdiri baris (row) dan kolom (column) yang membentuk sel
(cell). Modul ini berisi tentang cara mengoperasikan komputer dengan
Program Excel untuk perhitungan, pembuatan daftar, kolom dan tabel.

1. Menjalankan Microsoft Excel


Membuka Layar Kerja Microsoft Excel Untuk mengoperasikan Microsoft Excel, banyak
cara yang bisa dilakukan, prosedur umum yang harus dilakukan adalah
Klik tombol START
kemudian pilih PROGRAM
Arahkan pointer pada MICROSOFT EXCEL, kemusian klik pada pilihan
tersebut.
Jika pada deskstop (layar monitor) terdapat icon MS Excel Anda tinggal
melakukan klik ganda pada icon tersebut. Akan nampak layar kerja (worksheet)
dari Microsoft Excel seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1. Layar Kerja Microsoft Excel

Sebelum melanjutkan ke bagian selanjutnya, ada baiknya bila Anda mengenal


menu yang terdapat pada layar kerja (worksheet) Microsoft Excel.

2. Menu Pada Microsoft Excel


Menu Bar adalah suatu menu yang menampilkan barisan menu perintah Pulldown. Artinya
bila Anda klik pada salah satu menu tersebut, maka akan terlihat deretan pilihan perintah
bersusun ke bawah seperti gambar di bawah ini:
Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 32
Direktorat Pembinaan SMK
Sedangkan susunan dari menu bar adalah seperti gambar berikut.
Title Bar. Pada saat lembar kerja (worksheet) dibuka, apabila lembar kerja tersebut
baru saja Anda buka dan belum pernah disimpan, maka secara otomatis Microsoft Excel
akan memberikan default nama file yaitu book1, Seperti terlihat pada gambar berikut :

Penjelasan : Microsoft Excel menunjukkan aplikasi yang Anda gunakan, sedangkan


Book1 adalah default nama file sebelum melakukan penyimpanan.

Scroll Bar, digunakan untuk menggulung layar kerja, baik ke arah atas-bawah, maupun
ke arah kanan-kiri. Letak scroll bar ini di bagian tepi dan di bagian bawah layar.

Gambar 3. Penjelasan Bagian-bagian dalam Layar kerja Microsoft Excel

- Formula, adalah kotak yang menampilkan sel aktif


- Baris Kolom, yaitu deretan angka yang berada ditepi sebelah kiri.
Urutan angka tersebut adalah 1 sampai 65536.
- Kolom, yaitu deretan kotak yang berisi abjad mulai dari A sampai IV
Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 33
- Sel, yaitu perpotongan antara baris kolom dengan kolom

3. Toolbar Pada Microsoft Excel


Toolbar merupakan kumpulan icon-icon dari menu utama. Hampir tidak ada
bedanya tampilan toolbars yang digunakan dalam Microsoft Excel dengan Microsoft Word,
kecuali berbeda pada fungsi penghitungan yang tidak terdapat pada Microsoft Word.
Toolbar yang sering digunakan adalah:
Toolbar Standar, merupakan deretan icon/tombol perintah yang mempermudah
pekerjaan sebagai pengganti menu pada menu bar.

Toolbar Formatting, merupakan deretan icon/tombol perintah yang digunakan


untuk mengatur format layar kerja.

Menggunakan Toolbars adalah dengan mengarahkan pointer mouse pada salah


satu icon yang dikehendaki. Pemahaman di bagian ini merupakan bekal untuk mengetahui
lebih jauh tentang menu pulldown serta dapat membaca dan mengerti maksud icon yang
ada pada deretan Toolbars.

4. Mengenal Antar Muka Excel


Setelah anda menjalankan program Excel, ada hal yang mendasar yang perlu
anda ketahui dalam Excel. Layar atau halaman Excel disebut sebagai workbook atau
buku kerja. Dan setiap workbook memiliki sheet atau lembar kerja. Hal ini hampir sama
dengan istilah dokumen dan halaman dalam Microsoft word.
Selain itu halaman Excel terdiri dari kolom dan baris. Jumlah kolom setiap sheet
dimulai dari A-IV, sedangkan jumlah baris terdiri dari 65536 baris. Pertemuan antara
kolom dan baris dinamakan sel (cells), sehingga setiap sel diberinama sesuai dengan nama
kolom dan barisnya. Misalkan, sel yang terbentuk dari pertemuan kolom A dan baris 10,
maka dinamakan sel A10 dan seterusnya.

Gambar 4 Tampilan Antar Muka Microsoft Excel Xp.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 34


5. Mengenal Operator
Operator adalah jenis operasi yang biasa digunakan dalam sebuah perhitungan.
Dalam matematika kita telah mengenal
penjumlahan, pengurangan perkalian dan sebagainya. Dalam program Excel juga
memiliki operator yang biasa digunakan dalam ilmu matematika.
Adapun beberapa perbedaan antara operator dalam Excel dan matematika adalah:

Jenis operator Matematika Excel


Penjumlahan + +
Pengurangan - -
Perkalian X *
Pembagian : atau / /
Pemangkatan An A^n
Akar b Sqrt(b)
Penglompok ( ) atau [ ] ()

Setiap kita membuat perhitungan yang melibatkan operator, kita harus memperhatikan
jenis data yang akan kita hitung tersebut. Didalam Excel terdapat 2 jenis data, yaitu jenis
data HURUF (string) dan ANGKA (numeric). Jika ada data yang terdiri dari angka dan
huruf, maka data tersebut dikategorikan sebagai data STRING. Excel tidak bisa
menghitung 2 operand yang memiliki tipe data yang berbeda.

6. Membuat Dan Mengcopy Rumus Atau Formula


Setelah kita tahu bagaimana perbedaan operator dalam matematika
dan Excel, sekarang kita mencoba mengimplementasikannya dalam Excel.
didalam Excel ada beberapa istilah yang memiliki makna hampir sama, yaitu fungsi
dan formula. Jika kita ingin menghitung nilai dari sin 30, maka kita dapat
menggunakan Fungsi sinus. Sedangkan Formula yang dipakai adalah
sin(bil_derajat_radian). Jadi formula merupakan bentuk penulisan dari rumus,
sedangkan fungsi merupakan perintah khusus yang dapat dilakukan dalam Excel. Jika
kita menggunakan fungsi kita tidak boleh keluar dari aturan penggunaan fungsi
tersebut:
Langkah yang harus anda lakukan adalah:
1. Buka sebuah buku kerja baru, aktifkan salah satu lembar kerja yang ada.
2. Kemudian ketikan data seperti dibawah ini:

Gambar 5. Input Yang Anda Masukkan

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 35


3. Aktifkan sel D3, kemudian ketik: =B3 * C3 ,dan tekan tombol enter
4. Pastikan muncul angka 1500
5. Untuk menghitung jumlah berikutnya, anda tidak perlu membuat rumus lagi,
melainkan cukup dengan mengcopy rumus yang telah kita buat.
6. Letakan posisi pointer pada pojok bawah sel D3, sehingga pointer berbentuk tanda
plus tipis
7. Klik drag kebawah hingga mencapai sel D8, perhatikan hasilnya.
8. Untuk menghitung total belanja, kita bisa menggunakan fungsi SUM
9. Pada sel D9 anda ketik =SUM(D3:D8), diikuti tombol enter
10. Terakhir pada sel D11 anda ketik =D10 D9
11. Akhiri setiap pengetikan rumus atau fungsi dengan menekan tombol enter.
12. Simpan dengan nama belanja.xls

7. Rumus Dan Fungsi

a. FUNGSI TEKS
Fungsi ini dikhususkan untuk memanipulasi jenis data string. Ada beberapa model
dari jenis fungsi teks ini, antara lain:
1. LEFT
Fungsi ini digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri. Adapun
cara penulisan fungsi ini adalah:

=LEFT(Teks,n)

dimana : Teks : merupakan string yang akan dimanipulasi. Bisa berupa teks
biasa ataupun nama suatu sel.
N : banyaknya jumlah karakter yang diambil dari Teks dari sebelah
kiri.
Contoh :
= LEFT (Yogyakarta; 5) Yogya
= LEFT (Aisyah; 3) Ais

2. RIGHT
Seperti halnya fungsi left, fungsi right juga digunakan untuk memanipulasi teks,
yaitu mengambil sejumlah karakter
tertentu dari sebelah kanan. Adapun syntaxnya adalah:

=RIGHT(Teks,n)

dimana : Teks : merupakan string yang akan dimanipulasi. Bisa berupa teks
biasa ataupun nama suatu sel.
N : banyaknya jumlah karakter yang diambil dari Teks dari sebelah
kanan.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 36


Contoh :
= RIGHT (Yogyakarta; 5) karta
= RIGHT (Aisyah; 3) yah

3. MID
Lain halnya dengan fungsi left dan right, fungsi mid ini berfungsi untuk
mengambil karakater berdasarkan ketentuan
yang ditentukan sendiri. Adapun cara penulisannya adalah:

=MID(Teks,m,n)

dimana : Teks : merupakan string yang akan dimanipulasi. Bisa berupa teks
biasa ataupun nama suatu sel.
M : urutan awal pengambilan karakter.
N : banyaknya jumlah karakter yang diambil dari Teks di mulai
karakter ke-M.
Contoh :
= MID (Yogyakarta; 5; 4) akar
= MID (Aisyah; 2; 4) isya

4. VALUE
Fungsi value ini digunakan untuk mengembalikan angka yang bertype string
menjadi jenis numerik kembali.
Perintahnya adalah:

=VALUE(DataAngka)

dimana : DataAngka : adalah angka yang bertype data string yang akan
dikonversikan ke type data numerik
Contoh :
= VALUE(12345) 12345

b. Fungsi Logika
Fungsi ini digunakan untuk menyeleksi suatu kondisi dari data yang ada dan
memberikan hasil atau nilai yang berbeda sesuai dengan ketentuan yang
diberikan. Untuk memudahkan pemahaman fungsi logika, maka kita dapat
membagi fungsi logika ini menjadi beberapa jenis, antara lain:
1. LOGIKA SANGAT SEDERHANA
Kita menyebut logika sederhana karena dalam kondisi ini hanya ada dua keadaan
yang kita uji. Misalkan kalau buka pria berarti wanita, begitu juga sebaliknya
kalau buka wanita pasti pria. Maka jika hanya ada dua keadaan yang diuji
anda bisa menggunakan logika sangat sederhana ini dengan syntax:

=IF(Kondisi;B;S)

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 37


dimana: Kondisi : merupakan keadaan atau kondisi atau nilai dari suatu data
yang kita uji. Nilai kondisi hanya ada dua yaitu benar atau
salah.
B : pernyataan atau hasil jika kondisi bernilai Benar
S : pernyataan atau hasil jika kondisi bernilai Salah.
Contoh:
Misalkan kita memeriksa apakah kode yang ada pada sel A1 itu A atau B. Jika
kodenya A, maka tuliskan Pria dan jika B isikan Wanita.
=IF(A1=A; Pria; Wanita)
atau
=IF(A1=B ; Wanita; Pria)

2. LOGIKA SEDERHANA
Jika keadaan yang harus diseleksi lebih dari dua, maka kita bisa menggunakan
fungsi logika sederhana. Adapun cara penulisan logika sederhana ini adalah:

=IF(Kondisi-1;B-1;IF(Kondisi-2;B-2;;IF(Kondisi-n;B-n)))

Jumlah IF yang digunakan adalah sejumlah kondisi atau minimal sejumlah kondisi-
1
Contoh:
Jika sel A1 berisi data M, maka hasilnya Motor, jika S, Sepeda dan jika B, maka
hasilnya Becak.
= IF (A1=M; Motor; IF (A1=S; Sepeda; IF (A1=B; Becak)))
atau = IF (A1=M; Motor; IF (A1=S; Sepeda; Becak)) jumlah kurung
tutup dibelakang rumus adalah sejumlah IF.

3. LOGIKA OR
Logika OR ini digunakan jika ada seleksi dengan menggunakan kata atau.
Adapun cara penulisan dari fungsi ini adalah:

=IF(OR(Kondisi-1;Kondisi-2);B;S)

dimana: Kondisi-1 dan Kondisi-2 merupakan keadaan yang diuji


B : pernyataan yang akan di isikan jika kondisi-1 dan atau kondisi-2
bernilai benar
S : pernyataan yang akan dipakai jika Kondisi-1 dan Kondisi-2 bernilai
salah.
Contoh:
Jika sel A1 berisi data L atau sel B1 berisi data M, maka dapat tunjangan 2500.
=IF(OR(A1=L; B1=M); 2500; 0)
atau
=IF(OR(B1=M; A1=L); 2500; 0)

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 38


4. LOGIKA AND
Sama seperti halnya logika OR, pada logika AND juga harus ada dua kondisi
atau keadaan yang diuji. Bedanya pernyataan Benar hanya akan dihasilkan jika
kedua kondisi bernilai benar.

=IF(AND(Kondisi-1;Kondisi-2);B;S)

dimana: Kondisi-1 dan Kondisi-2 merupakan keadaan yang diuji


B : pernyataan yang akan di isikan jika kondisi-1 dan Kondisi-2 bernilai
benar
S : pernyataan yang akan dipakai jika Kondisi-1 atau Kondisi-2 atau
keduanya bernilai salah.
Contoh:
Jika sel A1 berisi data L dan sel B1 berisi data M, maka dapat tunjangan 2500.
=IF(AND(A1=L; B1=M); 2500; 0)
atau
=IF(AND(B1=M; A1=L); 2500; 0)

5. LOGIKA AND OR
Dari logika AND dan OR yang telah kita bahas, bisa dihasilkan sebuah logika baru
yaitu AND OR. Untuk kombinasi ini, tentunya harus ada minimal tiga kondisi yang
diuji.

=IF(AND(OR(Kondisi-1;Kondisi-2); Kondisi-b); B; S)

dimana: Kondisi-1 dan Kondisi-2 adalah kondisi dari logika OR sekaligus


merupakan kondisi-a dari AND Kondisi-b merupakan kondisi kedua dari fungsi
AND
Contoh:
Jika sel A1 berisi data L atau sel B1 berisi data M, dan C1 berisi data Q maka dapat
tunjangan 2500.
=IF(AND(OR(A1=L; B1=M); C1=Q); 2500; 0)

6. LOGIKA OR AND
Untuk logika OR AND juga memiliki syntax yang hampir sama yaitu:

=IF(OR(AND(Kondisi-a;Kondisi-b); Kondisi-2); B; S)

Contoh:
Jika sel A1 berisi data L dan sel B1 berisi data M, atau C1 berisi data Q maka dapat
tunjangan 2500.
=IF(OR(AND(A1=L; B1=M); C1=Q); 2500; 0)

8. Membuat Grafik
a. Menyiapkan Data
Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 39
Sebelum anda membuat grafik, tentunya ada harus memiliki data yang akan
dibuatkan grafiknya. Sebagai contoh ketiklah data seperti dibawah ini:

Gambar 8 Contoh Input Data

b. Membuat Grafik
Untuk membuat grafik langkah-langkah yang perlu anda lakukan adalah:
1. Tentukan sumbu-sumbu grafik yang akan dibuat. Caranya blok seluruh data
yang ada. Setiap kolom yang diblok, harus memiliki pasangan baris untuk setiap
datanya. Sebagai contoh blok sel A1 : B10
2. Pilih Menu Insert | Chart

Gambar 9 Jendela Chart Wizard.

3. Setelah muncul jendela Chart Wizard, sekarang anda tentukan type atau jenis
grafik yang anda inginkan. Tentunya anda juga bisa memilih model grafik dari
jenis grafik yang dipilih. Jika sudah selesai klik tombol Next.
4. Setelah muncul jendela Chart Wizard - Step 2 of 4 Chart Source Data, anda
abaikan jendela ini. Sebenarnya pada jendela ini anda disuruh untuk menentukan
letak data pada sel yang akan anda buatkan grafik.
5. Namun karena data yang akan kita buatkan sudah diblok terlebih dahulu, maka
nama sel yang kita blok tadi secara otomatis akan tertulis pada bagian Data Range.

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 40


Gambar 10 Jendela Chart Wizard Step 2

6. Sekarang klik tombol Next lagi.

Gambar 4.4. Jendela Pengisian Judul Grafik.

7. Pada jendela ini anda bisa mengisikan Judul Grafik, Axis atau Nama Sumbu Grafik serta
pilihan lain yang bisa anda gunakan untuk memperindah tampilah grafik anda. Khusus
untuk jenis grafik Pie anda tidak bisa mengisikan Axis karena lingkaran hanya memiliki
titik pusat. Klik tombol Next .

Gambar 4.5. Jendela Pemilihan Penempatan Grafik.

8. Anda bisa menempatkan grafik anda menjadi satu sheet dengan data anda, dengan
memilih As object ini, atau pilih As new sheet, jika anda ingin menempatkan grafik
Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 41
anda pada sheet tersendiri. Gantilah nama sheet yang ada jika anda kehendaki.
9. Klik tombol Finish untuk menyelesaikan pembuatan grafik anda.
10. Simpan grafik dan data anda dengan nama Grafik.xls

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 42


Evaluasi
Latihan

Dengan menggunakan program microsoft excel, buatlah tabel seperti dibawah ini:

Isilah tabel diatas dengan menggunakan rumus serta fungsi excel berdasarkan kententuan
dibawah ini:
1. GAJI POKOK di isi dengan ketentuan :
75% dari UMP ditambah 0.05 * MASA KERJA * UMP
Catatan : MASA KERJA dalam satuan tahun
2. TUNJANGAN MAKAN diisi dengan ketentuan:
* UMP GOL I = 25%
* UMP GOL II = 30%
* UMP GOL III = 35%
3. TRANSPORT dibayarkan sebesar Rp. 3000 per hari ( 1 bulan = 26 hari ).
4. Upah LEMBUR adalah Rp. 4500 per dua jam.
5. POTONGAN berupa pajak penghasilan sebesar 5% dari penerimaan
6. GAJI BERSIH diambil dari selisih penerimaan dan potongan.
7. Lengkapi dan hitung kolom JUMLAH.
8. Simpan dengan nama GAJI.XLS

Test Formatif
1. Sebutkan kegunaan Microsoft Excel sebagai program pengolah angka sederhana!
2. Jelaskan kegunaan dari Fungsi:
a. Average
b. Min
c. Max
Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 43
EVALUASI

KEYBOARDING

A. Pilihlah jawaban yang paling tepat dari pilihan jawaban berikut:


1. Yang dimaksud dengan Keyboard adalah ...
a. Alat untuk melihat hasil ketikan
b. Papan tombol ketik
c. Alat untuk mencetak
d. Program grafik
e. Kunci untuk komputer

2. Pilih dibawah ini yang bukan jenis keyboard secara fisik ...
a. Keyboard Serial
b. Keyboard Paralel
c. Keyboard PS/2
d. KeyboardWireless
e. Keyboard USB

3. Mana hal berikut yang bukan merupakan fungsi dari keyboard ...
a. Menekan tombol panah pada keyboard untuk menggerakkan kursor
b. Menekan tombol shift untuk menempilkan huruf besar atau kecil
c. Menekan tombol esc untuk membatalkan perintah
d. Menekan tombol enter untuk menghapus hasil ketikan
e. Menekan tombol page up untuk menggulung tampilan layar ke atas

4. Jumlah tombol numerik pada keyboard adalah.


a. 9
b. 10
c. 11
d. 17
e. 19

5. Fungsi tombol page down adalah


a. Menggerakkan kursor ke kanan
b. Menggerakkan kursor ke kiri
c. Menggerakkan kursor ke atas
d. Menggerakkan kursor ke bawah
e. Menggerakkan kursor ke samping

B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar!


1. Uraikan hal-hal yang termasuk sikap yang baik pada waktu
mengetik!
(a) ....

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 44


(b)..
(c) ..
(d)
(e)
(f)
(g)

2. Kata dandan dihentak oleh jari apa?


...
...................

3. Jari telunjuk kanan menghentak huruf/angka/tanda baca apa saja?


Huruf ...........................................................
Angka ..........................................................
Tanda baca ..............................

4. Kata halus dihentak oleh jari apa?

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 45


EVALUASI

MICROSOFT WORD

A. Pilihlah satu Jawaban yang paling benar dengan cara melingkari pada huruf a, b, c dan d!

1. Microsoft Word merupakan program aplikasi yang berbasis pada.


a. Pengolah kata c. Pengolah database
b. Pengolah angka d. Pembuatan presentasi

2. Sub menu Select All terdapat pada menu


a. File c. View
b. Edit d. Format

3. Selain Microsoft Word program aplikasi pengolah kata yang lain adalah
a. Notepad c. lotus 123
b. dBase III+ d. visual Basic

4. Sub menu Page Setup terdapat pada file ...


a. File c. View
b. Edit d. Format

5. Sub menu Bullets and Numbering terdapat pada menu .


a. File c. View
b. Edit d. Format

6. Sub menu di bawah ini yang terdapat di menu Insert adalah


a. Undo, Redo, Copy, Paste, Replace
b. New, Close, Save, Print, Print Preview
c. Break, Symbol, Picture, Hyperlink
d. Font, Paragrap, Column, Drop Cap

7. Sub menu di bawah ini yang terdapat di menu Table adalah


a. Undo, Redo, Copy, Paste, Replace
b. New, Close, Save, Print, Print Preview
c. Break, Symbol, Picture, Hyperlink
d. Insert, Delete, Merge Cells, Split Cells

8. Bagian lembar kerja Microsoft Word yang berisi tentang nama program dan nama
dokumen yang aktif dinamakan..
a. Menu Bar c. Status Bar
b. Title Bar d. Toolbars

9. Bagian lembar kerja yang berisi kumpulan menu utama disebut ..

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 46


a. Menu Bar c. Status Bar
b. Title Bar d. Toolbars

10. Baris yang berisi kumpulan gambar ikon yang mewakili suatu perintah
yang tersimpan dalam menu utama disebut.
a. Menu Bar c. Status Bar
b. Title Bar d. Toolbars

11. Menu utama dari Microsoft word bejumlah


a. 7 c. 9
b. 8 d. 10

12. Menu yang tidak terdapat pada menu utama Microsoft word adalah
a. Data c. Insert
b. View d. Format

13. Gambar ikon di samping terdapat pada .


a. Menu Bar c. Toolbar Picture
b. Toolbar Standart d. Toolbar Formatting

14. Gambar ikon di samping terdapat pada ..


a. Menu Bar c. Toolbar Standart
b. Toolbar Drawing d. Toolbar Formatting
15. Gambar ikon di samping namanya adalah .
a. New c. Close
b. Print d. Paste

16. Ikon Print Preview terdapat toolbars.


a. Picture c. Standart
b. Drawing d. Formatting

17. Sub menu Formula terdapat pada menu


a. File c. Tools
b. Table d. Format

18. gambar di samping terdapat pada ..


a. Menu Bar c. Rule Line
b. Toolbar Standart d. Toolbar Formatting

19. gambar di samping namanya


a. Close c. Restore
b. Minimize d. Maximize
Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 47
20. gambar di samping disebut
a. Baris Status
b. Toolbar Standart
c. Scrollbar Vertikal
d. ScrollBar Horizontal

B. Isilah titik-titik pada soal di bawah ini!

1. Sebutkan program aplikasi yang termasuk


keluarga program pengolah kata
.........
2. Sub menu Border and Shading terdapat pada
menu ...............................................
3. Sub menu Header and Footer terdapat pada
menu ......................................................
4. Ikon Insert WordArt terdapat pada
............................................................
5. Sub menu Drop Cap terdapat pada
..............................................................
6. Baris yang berisi informasi nama program
dan nama dokumen aktif disebut..............

7. ikon tersebut terdapat pada


........................................................

8. ikon tersebut terdapat pada


................................................................

9. Baris yang berisi kumpulan ikon disebut


.............................................
10. Bagian lembar kerja yang digunakan untuk
menggeser layer ke kiri atau ke kanan disebut
.............................................................

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 48


EVALUASI

MICROSOFT EXCEL

Pilihlah satu Jawaban yang paling benar dengan cara melingkari pada huruf a, b, c dan d!

1. Program MS Excel termasuk ke dalam jenis program .


a. graphic design c. word processing e. desktop publish
b. spreadsheet d. programming

2. Program di bawah ini yang tidak termasuk versi Microsoft Excel adalah.
a. Ms. Excel XP c. Ms. Excel 2003 e. Ms. Excel 2013
b. Ms. Excel 97 d. Ms. Excel 2017

3. Bagian yang terdiri dari gabungan 2 (dua) sel atau lebih dalam Ms. Excel disebut.
a. range c. kolom e. workbook
b. baris d. worksheet

4. Data yang terbuat dan tersusun secara teratur adalah pengertian....


a. wrap text c. alignment e. data series
b. merge cells d. formula series

5. Rumus perhitungan di Excel disebut juga dengan istilah....


a. tabel c. range e. sheet
b. data sel d. formula
RAN 1
6. Rumus yang sudah tersedia diprogram Excel dan didefinisikan untuk suatu perhitungan secara
otomatis disebut juga....
a. formula c. rumus e. range
b. fungsi d. alamat Sel

7. Data baru berupa angka bila dimasukkan ke sel di Excel akan selalu rata ...
a. kiri c. tengah e. atas-bawah
b. kanan d. kiri-kanan

8. Data baru berupa huruf bila dimasukkan ke sel di Excel akan selalu rata....
a. kiri c. tengah e. atas-bawah
b. kanan d. kiri-kanan

9. Dibawah ini yang bukan termasuk operator matematika pada operasi hitung adalah....
a. + c. / e.
b. - d. *

10. Pada penulisan rumus perhitungan, tanda pangkat ditulis dengan menggunakan symbol
a. + b. - c. *
Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 49
d. / e. ^

11. Penulisan suatu operasi hitung untuk proses pengolahan data selalu diawali dengan tanda...
a. * d. :
b. ^ e.
c. =
12. Pada proses penghitungan, operator matematika yang mempunyai urutan derajat perhitungan
tertinggi yaitu .
a. + c. * e. ^
b. - d. /

13. Jika penulisan rumus sudah benar tetapi pada layar berupa tanda #, artinya adalah....
a. Data ada yang salah c. Kolom sel kurang lebar e. Data tidak dapat diolah
b. Data ada yang kosong d. Baris sel kurang lebar

14. Berikut ini adalah penulisan range sel yang salah di Ms. Excel adalah.
a. A2;B2 c. H1;H4 e. B2;B14
b. H1-H5 d. D1;D6

15. Pengertian dari alamat sel absolute adalah....


a. alamat sel yang berisikan data formula d. alamat sel untuk perhitungan formula
b. alamat sel yang tidak bisa di copy e. salah satu diantara baris atau tengah
c. bersifat tetap bila dilakukan pengopian kolomnya tetap

16. Untuk memformat sel berisikan tanggal maka klik kanan Format Cell.....
a. Hlookup c. Date e. Time
b. Number d. Count

17. Bar yang berfungsi untuk menggulung lembar kerja ke atas dan kebawah adalah ....
a. Tool bar c. Menu bar e. Scroll bar
b. Formula bar d. Task bar

18. Sel A3 berisi 3 dan sel B3 berisi 4, maka jika dilakukan operasi perhitungan matematika A 3 +
B 3 * A 3 akan menghasilkan nilai .
a. 21 c. 10 e. 0
b. 15 d. 1

19. Sel C2 berisi 6 dan sel D2 berisi 3, jika dilakukan operasi perhitungan matematika
C2+C2/D2+D2 akan menghasilkan nilai .
a. 2 c. 11 b. 15
b. 7 a. 12

20. Sel C3 berisi rumus A$3+B3. Jika dicopy ke C4, maka sel C4 akan berisi rumus ....
a. =A3+$B$3 c. =$A$4+B4 e. =$A$3+B4
b. =$A$4+B3 d. =$A$3+B3

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 50


21. Penulisan rumus Fungsi secara umum adalah....
a. = Fungsi(argumen)
b. = fungsi(range)
c. = fungsi logika
d. = fungsi(sel)
e. = fungsi (teks)
22. Rumus Fungsi di Ms. Excel yang digunakan untuk menghitung Total nilai yang
terdapat pada range sel adalah....
a. Average
b. Min
c. Counta
d. Sum
e. If
23. Rumus Fungsi di Ms. Excel yang digunakan untuk menghitung banyaknya data yang
terdapat pada range sel adalah....
a. Average
b. Min
c. Counta
d. Sum
e. If

24. Fungsi yang digunakan untuk mencari hasil dengan cara membandingkan data dengan
syarat tertentu adalah....
a. If
b. Rank
c. Count
d. Vlookup
e. Hlookup

25. Ikon yang dipergunakan untuk pembuatan grafik adalah ikon....


a. Open
b. Save
c. Cell
d. Graphic
e. Chart Wizard

A. Soal Uraian

3. Sebutkan empat kegunaan Microsoft Excel sebagai program pengolah angka sederhana!
4. Jelaskan kegunaan dari Fungsi:
a. Sum
b. Min
c. Count

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 51


KUNCI JAWABAN

KEYBOARDING

Tes Formatif
1. Keyboard merupakan salah satu perangkat input yang berfungsi untuk memasukkan
data secara langsung kepada bagian proses.
2. Secara fisik, keyboard dapat dibagi menjadi 4 jenis, yaitu:
Serial
PS2
Wireless
USB
3. Keyboard terdiri atas 4 bagian utama, yaitu:
- Typing keys
- Numeric keypad
- Function keys
- Control keys
4. Tombol ketik pada keyboard terdiri atas 2 jenis, yaitu QWERTY dan DVORAK.

EVALUASI

A.
1. B
2. B
3. D
4. B
5. D

B.
1. Sikap duduk yang benar dalam mengetik
Duduklah dengan tetap dihadapan mesin ketik.
Punggung harus tegak dan bersandar pada kursi.
Dalam lapangan dan tidak menekan meja.
Bahu dan lengan atas lepas dan kendor.
Siku dekat dengan badan, lengan bawah mendatar dan sejajar dengan papan tuts
(membentuk sudut + 900).
Jarak antara mesin ketik dan badan tidak lebih sepanjang lengan bawah.
Kaki merata di lantai dan kaki maju sedikit ke depan dari kaki kanan.
Mata terarah pada naskah (copy).
Pergelangan tangan sedikit rendah dan telapak tangan jangan menyentuh mesin
ketik dan jari-jari melengkung seperti bentuk kurve diatas tuts pangkal (home-
key).

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 52


2. Kata damai dihentak oleh jari tengah tangan kiri (d), kelingking tangan kiri (a),
telunjuk tangan kanan (m), kelingking tangan kiri (a), jari tengah kanan (i).

3. Jari telunjuk kanan mengentak huruf/angka/tanda baca


- Huruf = f x v r g b
- Angka = 4 5
- tanda baca = $ %

4. Kata halus dihentak oleh


h: jari telunjuk tangan kanan
a: jari kelingking tangan kiri
l: jari manis tangan kanan
u: jari telunjuk tangan kanan
s: jari manis tangan kiri

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 53


KUNCI JAWABAN

MICROSOFT WORD

Tes Formatif

1. - Untuk membuat laporan


- Untuk membuat label pada dokumen
- Untuk mengolah kata
2. Draw table, insert table, quick table
3. Draw, select object, auto shapes, line, arrow, wordArt, fill color
4. Menjalankan dari Start
Klik tombol Start
Pilih All Programs
Pilih Microsoft
Office
Pilih dan klik Microsoft Office Word 2003

Melalui Shortcut
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menjalankan Ms Word dari shortcut
sebagai berikut: Dari shortcut yang sebelumnya kita buat terlebih dahulu.
Langkah langkahnya adalah dengan klik ganda shortcut yang akan dibuka.

Melalui Run
Dari Start > Run lalu kita pilih Browse.
Langkah langkahnya adalah tinggal kita cari letak dari file yang akan kita buka.
Misalnya di Program Files\Microsoft Office\Winword.exe. Setelah terpilih klik
Ok.

5. Font, Bold, Italic, Underline, Align Right, Centre, Align Left

EVALUASI

A.
1. A 8. E 15. D
2. B 9. B 16. C
3. C 10. C 17. A
4. A 11. D 18. C
5. D 12. A 19. B
6. A 13. B 20. D
7. D 14. C

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 54


B.
1. Ms Word, Notepad, visual basic
2. Format
3. Format
4. File
5. Format
6. Titlebar
7. Drawing
8. Format
9. Menu bar
10. Scrollbar horizontal

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 55


KUNCI JAWABAN

MICROSOFT EXCEL

Tes Formatif

1. Membuat tabel dan grafik, membuat rumus dan fungsi, pengolahan database,
perhitungan finansial.
2. Fungsi:
- Average: digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari suatu range
- Min: digunakan untuk mencari nilai terendah dari suatu range
- Max: digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari suatu range

EVALUASI

A.

1. B 10. E 19. B
2. D 11. C 20. E
3. A 12. E 21. D
4. E 13. C 22. D
5. D 14. B 23. C
6. B 15. A 24. A
7. B 16. C 25. E
8. A 17. E
9. E 18. A

B.
1. Membuat tabel dan grafik, membuat rumus dan fungsi, pengolahan database,
perhitungan finansial.

2. Fungsi dari:
a. Sum: digunakan untuk mencari jumlah isi data pada range tertentu
b. Min: digunakan untuk mencari nilai terendah dari suatu range
c. Count: digunakan untuk mencari banyaknya data dari satu range

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 56


Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 57
DAFTAR PUSTAKA

Anjrah, Mintana., T. Adi Wijaya., 2008. Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi
untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga.

_______. 2009. Modul Panduan Belajar dan Berlatih. Jakarta: Magistra Utama.

Heni Triyuliana, Agnes.2007.Referensi Cepat Menggunakan Microsoft Word


2007.Yogyakarta:CV. ANDI OFFSET

Oni, Kurniawan.2008.Belajar Microsoft Word 2007.Jakarta:GRAMEDIA

Tjiharjadi, Semuil, Christina M. Utami. 2008. Menggunakan Excel untuk Aplikasi


Berorientasi Bisnis. Informatika Bandung

Amin, Ahmad.2009.Modul Microsoft Word 2007, (Online) (http://www.tekno.com, diakses


27 Oktober 2014)

Moh. Nur, Soleh.2007.Tips dan Trik Microsoft Word 2007, (Online)


(http://www.nursholeh.com, diakses 29 Oktober 2014)

Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 58


Modul Otomatisasi Perkantoran SMK 59