DE INVESTIGACIN DE
HISTORIA
INSTITUCIONAL
Modelo de orientacin general para la elaboracin
de historias institucionales
Tabla de contenido
Introduccin ...................................................................................................................................4
Primera parte: Definicin conceptual de historia institucional ......................................................8
1. Marco terico: Qu es historia institucional? .....................................................................8
1.1.1 Estructura. 14
1.1.2 Funcin. 17
1.1.3 Evolucin... 18
2. La historia institucional en el marco de la Archivstica 19
3. La naturaleza jurdica de la historia institucional............................................................... 24
4. La historia institucional como problema histrico. 28
4.1 El estudio de la historia institucional en la poca del Estado monrquico hispnico.31
4.1.1 Derecho castellano y Derecho indiano 33
4.2 El estudio de la historia institucional en la poca del Estado republicano36
4.2.1 La pirmide normativa: Estado de Derecho y ordenamiento legal 38
5. Evolucin orgnica y funcional de las instituciones 42
5.1 Creacin de organismos y entidades (actos administrativos): competencias,
atribuciones, funciones, transformaciones, reestructuraciones.. 44
5.2 Estructura orgnica: el Organigrama.. 46
5.3 La periodizacin.. 50
6. Campos o aspectos que comprende la historia institucional. 51
7. Marco jurdico: relacin de actos administrativos y jurdicos de Colombia vigentes, y
exposicin de normas tcnicas internacionales de descripcin archivstica.. 54
HISTORIA INSTITUCIONAL 2
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Glosario. 123
Bibliografa. 132
Anexos137
Notas. 198
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PRESENTACIN
HISTORIA INSTITUCIONAL 4
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Introduccin
Los lineamientos que traza este documento no son preceptivos. Constituye una gua y/o un
modelo de orientacin general para la elaboracin de historias institucionales, que se basa
en la experiencia de realizarlas, muchas de ellas en el contexto de la organizacin
archivstica de fondos documentales acumulados. Tiene en cuenta la naturaleza jurdica de
las instituciones, los principios tericos de la archivstica, la normatividad nacional vigente,
y las normas tcnicas internacionales que se han ocupado del tema desde lo archivstico. No
pretende constituirse en un cdigo de hecho, sino ms bien, su objetivo general es ofrecer
pautas y recomendaciones generales que sustenten desde la teora y la prctica una
metodologa de investigacin de historia institucional. Adems, recoge los aportes
realizados por otros colegas investigadores, y la metodologa que se lleva a cabo en las dos
principales entidades archivsticas del pas: el Archivo General de la Nacin de Colombia;
y el Archivo Distrital de Bogot.
1
; y su prctica en nuestro medio, se ha llevado a cabo en un contexto en el que ha fungido
ms, como requisito de licitacin y contratacin de proyectos de organizacin de archivos,
que como fruto de una experiencia razonada que comprenda el Reglamento General de
Archivos; en otras palabras, se viene realizando sin haber recibido una suficiente reflexin
sobre su definicin, y mucho menos sin existir unas pautas claras que establezcan su
alcance y contenido, los requisitos mnimos que debe satisfacer, su modo de presentacin y
los pasos que se deben seguir para su elaboracin. En este sentido, todos necesitan de la
historia institucional como requisito, mas no como fruto de una internalizacin de su
necesidad a la hora de organizar archivos. Todos abogan por la historia institucional, pero
no existe consenso, ni en el rea laboral de los archivos, ni en la Administracin, ni en el
medio acadmico, sobre qu es, cmo se hace y el para qu de su elaboracin.
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Sin embargo, esta gua no se limita al mbito de la archivstica, sino que ampla su
definicin terica desde otras disciplinas de las ciencias sociales y de la administracin, en
especfico el Derecho Administrativo, la Teora de las Organizaciones y la Administracin
Pblica, con el fin de entender el estudio de las instituciones del Estado (sus rganos,
funciones y procedimientos tcnicos de los servicios pblicos) en un marco ms amplio de
comprensin, descripcin y anlisis, donde la perspectiva de investigacin sea la evolucin
de las mismas en el tiempo. Dicho de otro modo, se trata de aprehender las instituciones
como entes histricos que obedecen a unas necesidades especficas en un tiempo o periodos
identificables, para efectos de la administracin del Estado y la funcionalidad del gobierno.
Por lo tanto, aunque no se desconoce que desde la archivstica la institucin se entiende
como sujeto productor de documentos (donde se incluyen a las instituciones pblicas o
privadas, familias y personas), en esta ocasin, adems de productor de documentos, la
institucin se define como ente jurdico, que en cumplimiento de unas funciones realiza
procedimientos tcnicos con el objeto de prestar servicios pblicos. De ah que el nfasis de
esta gua es el de ofrecer una metodologa para estudiar instituciones polticas de la
administracin pblica.
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Estado colombiano desde una perspectiva histrica. Esta gua es una metodologa de
historia institucional que desarrolla los elementos metodolgicos de la investigacin
histrica, junto con los principios fundamentales de la Archivstica: principio de
procedencia y orden original. El concepto que la relaciona con las otras disciplinas sociales
mencionadas es el de institucin, pues alrededor de este todas encuentran su razn de ser: la
comprensin del Estado (evolucin histrica, estructura y organizacin), y la manifestacin
de su existencia: el ejercicio y monopolio del poder. En otras palabras, se busca entender la
institucin como elemento fundamental de la gnesis documental, en el marco de la
archivstica, junto con los aportes metodolgicos de la investigacin historiogrfica; y en el
marco de las ciencias sociales, analizar las instituciones (bajo la ptica sociolgica de
Salvador Giner) como sistemas de normas que se crean para alcanzar un fin.
Desde esta perspectiva, se entiende la historia institucional como el punto bisagra, desde el
cual se puede establecer una alianza entra la historia (historiografa) y las ciencias sociales
en general, con la archivstica2. Juntas pueden ir de la mano, a la hora de comprender la
evolucin institucional del Estado y sus rganos, y organizar al mismo tiempo los archivos
que por el ejercicio de sus funciones producen estos ltimos. Esta alianza se puede
dilucidar con base en los objetivos especficos de la presente reflexin, los cuales giran
alrededor de definir: qu es historia institucional, en el marco del anlisis de la evolucin
histrica del Estado y de la organizacin archivstica ; cmo se hace, es decir, los pasos ms
recomendables a seguir desde el momento de su planteamiento hasta su concepcin final; y
establecer cul es su aplicacin, en qu momento y mbito de la archivstica se le requiere,
y qu lneas de investigacin le abre al estudio de la historia.
Desde este punto de vista podemos leer a la archivista Antonia Heredia Herrera, en clave de
investigacin institucional, cuando afirma que: La normalizacin en Archivstica es pues
obligada. Difcilmente podremos sustraernos a la normalizacin si queremos informatizar.
Nuestra normalizacin exige, como en cualquier otro mbito:
Investigacin
Racionalizacin
Simplificacin
Interrelacin
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Consenso
Aplicacin generalizada
Empieza por la dimensin conceptual, contina por el lenguaje como portavoz de esos
conceptos, termina por la aplicacin general3. La anterior afirmacin sacada del contexto
de un anlisis crtico de la norma ISAD (G) por una voz autorizada en el tema, la
insertamos en el contexto de la presente gua, la cual busca ofrecer una plataforma de
investigacin, desde la cual se puedan ofrecer variantes alrededor de la historia
institucional, para lo cual se requiere:
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Una de las formas de entender el desarrollo de las sociedades en el tiempo, es a travs del
anlisis histrico de las instituciones, que se crean con el fin de satisfacer las necesidades e
intereses generales de sus respectivas comunidades. Sin embargo, en esta oportunidad no
hablamos de instituciones sociales como la familia, la religin o la escuela, entre otras,
objeto de anlisis antropolgicos y/o culturales; sino de aquellas instituciones
eminentemente polticas, que obedecen a un orden jurdico, y se encuentran circunscritas,
en la relacin del poder y la autoridad, dentro de lo que se conoce como concepto que lo
relaciona con la ciencia poltica, y donde las personas que ejercen este poder constituyen el
gobierno4. El Estado en cuanto poder coactivo que se fundamenta en el ordenamiento
jurdico, y que como tcnica de organizacin social se estructura para el logro de objetivos
polticos; El Estado que para su comprensin, la ciencia poltica acude al estudio de la
teora de los tres poderes: legislativo, ejecutivo y judicial5.
Hablamos entonces de las distintas instituciones polticas y los papeles sociales que
configura el Estado (leyes, tribunales, cuerpos legislativos, fuerzas militares, rganos
administrativos), las cuales no se encuentran frecuentemente en las sociedades primitivas, y
que por lo tanto obedecen a un periodo medianamente reciente en la historia de la
humanidad. Esto es, el largo proceso que condujo a que los grupos e individuos dentro de
una sociedad, consideraran til centralizar la autoridad, establecer mtodos para la solucin
de conflictos, y emplear la fuerza de manera legtima para mantener el respeto de algunas
normas sociales6. De manera gradual entonces, a partir de los siglos XVI y XVII en el
mundo occidental se comenz a trazar una distincin entre el Estado y la Sociedad, y ms
adelante con los presupuestos de la Ilustracin, en el siglo XVIII el Estado fue considerado
como la parte de un todo, donde la sociedad deba ser organizada para propsitos polticos.
Surgen tres concepciones principales sobre el Estado en el siglo XIX: la primera se funda
en los presupuestos filosficos de la razn absoluta, de inspiracin hegeliana, la cual
considera al Estado como la realizacin de la Razn dentro de la historia en una poca
ilustrada; la segunda es la moderna concepcin liberal del Estado, que rompe con el
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Durante el transcurso del siglo XX fueron dos las concepciones sobre el Estado
predominantes: La primera es el Estado keynesiano, enunciado luego de la Primera Guerra
Mundial (1914 - 1918), y consolidado tras la Segunda Guerra Mundial (1939 - 1945),
orientado hacia el Estado interventor y la economa de bienestar, que propende por el
amplio gasto pblico financiado mediante endeudamiento, donde se otorgan amplias
facultades al Gobierno, para que emprenda proyectos que de otro modo, hubieran sido
impulsados por el sector privado; el desmonte de esta poltica constituye la segunda gran
concepcin del Estado que se consolid a partir de los aos setenta, que es el Estado
neoliberal, el cual reinterpreta la concepcin clsica del Estado liberal, defendiendo
nuevamente la no intervencin del Estado en asuntos econmicos, la liberalizacin del
mercado y el desmonte progresivo de los rganos estatales encargados de regular el orden
social y econmico.
El anterior repaso de las concepciones sobre el Estado se explica, por la obligatoriedad que
requiere, a la hora de hacer una historia institucional, conocer de manera precisa el tipo de
Estado al cual obedece la institucin objeto de estudio y su respectivo origen jurdico
yadministrativo. Hoy en da, tenemos en cuenta las caractersticas del Estado moderno que
se identifica porque todo lo somete a la ley. En el caso de Colombia (contexto en el cual
aplica la presente gua), la historia presenta una evolucin que se origina desde la
instauracin del Estado monrquico hispnico (S.s. XV - XVIII), que implement el idioma
castellano y la religin catlica como instrumentos de dominacin por parte del reino
espaol, sobre unas sociedades indgenas con altos grados de complejidad social, junto con
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los preceptos de regulacin del derecho indiano como elemento de adaptacin y regulacin;
con la reformas borbnicas (s. XVIII) el Estado colonial se adapta a unas nuevas
dinmicasque buscaron fortalecer la economa espaola, con base en la unificacin de la
administracin de las colonias de ultramar,creacin de nuevas dependencias para optimizar
la gestin del comercio, el recaudo de impuestos y tributos, y la centralizacin de la
monarqua.
Tras el periodo de la Independencia (1810 - 1821),en el siglo XIX encontramos un Estado
republicano (1821 - 1858), inspirado en los postulados de las revoluciones burguesas
europeas, fundacional, independentista y unitario; mas adelante un Estado federal (1858 -
1885), liberal y descentralizado que le abri paso a un Estado colombiano republicano
confesional y conservador (finales del siglo XIX al primer cuarto del siglo XX), centralista
y unitario; luego, un Estado de derecho republicano intervencionista , regulador de la
economa y con un aparato estatal enorme, inspirado en los preceptos del Estado de
bienestar; y finalizando el siglo XX, un Estado social de derecho, orientado hacia las
polticas econmicas neoliberales, con escasos rastros intervencionistas y en transicin
hacia nuevas formas de organizacin.
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del cual se encuentra inserta la entidad objeto de estudio. Si este es un Estado propio del
periodo absolutista, donde las normas emanaban directamente del Rey sin ningn control
externo, por encima de sus sbditos, entonces hay que tener en cuenta el marco legal de la
poca, para consultar: Provisiones Reales, Reales Cdulas, Cartas Reales, Pragmticas
Sanciones, Reales rdenes, Cdulas, Consultas, Decretos, Mandamientos, entre otros.
Pero si hablamos de un Estado de derecho, habr que tener en cuenta la jerarqua de las
leyes, que en nuestro ordenamiento jurdico se entiende como una pirmide normativa
escalonada que comprende, de mayor a menor: Constitucin Leyes ordinarias Decretos
presidenciales Ordenanzas Decretos gobernador Acuerdos Decretos alcalde
Resoluciones. En segundo lugar, con base en el anlisis de la normatividad, establecer los
cambios administrativos, que a nivel de estructuras y funciones produce como efecto la
entrada en vigencia de actos jurdicos y administrativos, expedidos con el fin de regular las
actividades y competencias de las instituciones pblicas del Estado. Por ltimo, se
reconstruye la evolucin orgnico funcional de la institucin, aspecto que arroja como
resultado la elaboracin de organigramas, lneas del tiempo, y otros instrumentos segn el
grado de aplicacin.
Todos los anteriores aspectos enunciados tendrn lugar de ser desarrollados ms adelante.
Por el momento, es importante subrayar que todos ellos conducen al cuerpo principal de la
presente gua, que es el mtodo de investigacin de historia institucional, punto en el cual
se propone el mtodo de investigacin historiogrfica, que en lneas generales consiste en la
recopilacin, crtica, consulta y anlisis de fuentes primarias y secundarias. Pero antes de
pasar a la segunda parte de la gua, se expondrn a continuacin aspectos que profundizan,
y si se quiere, complejizan la definicin aportada de historia institucional. Segn esta, el
estudio institucional integra tres componentes que configuran una institucin, a saber: el
Componente Estructural; el Componente Funcional; y el Componente Evolutivo.
Estos se desarrollan en el marco de la archivstica, teniendo en cuenta siempre que la
naturaleza terica de la historia institucional esjurdica, con base en la definicin
conceptual de institucin como conjunto estructural de normas. La historia institucional
analiza la evolucin orgnica y funcional de las instituciones, que adems del marco
jurdico, comprende el marco cronolgico: cuando las instituciones objeto de estudio, se
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a. Entorno
b. Objetivos
c. Estructura administrativa
d. Recursos humanos
e. Recursos tecnolgicos, financieros y materiales
f. Procesos administrativos
De todas ellas, la historia institucional que plantea esta gua prioriza en cuatro de las
dimensiones sealadas (a, b, c y f), las cuales aborda e integra con base en un estudio que
describe los tres componentes que configuran una institucin:
1.1 Estructura
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Por lo tanto, la estructura de una institucin est conformada por rganos, que son cada una
de las unidades administrativas en que se dividen las entidades pblicas, y que se articulan
con base en unas atribuciones y competencias que les permiten cierta autonoma,
dependiendo del grado de control que se ejerza. La articulacin de los distintos rganos,
basndose en los criterios de jerarqua y especializacin, configura la estructura orgnica o
estructura administrativa. Y como cada una de sus unidades o dependencias cumple una
funcin, se denomina en su conjunto estructura orgnico funcional.
las unidades de lnea o de mando: son la mayora de unidades que conforman una
estructura. Forman parte de la lnea jerrquica, lo que hace que manden o sean
mandadas, y cumplen funciones dentro de su mbito de competencia y
especializacin.
las unidades de staff o asesoramiento: de existencia excepcional, cumplen tareas de
asesora, anlisis y estudios coyunturales, por lo que dependen de unidades de
mando especficas.
Dentro de estas unidades se encuentran las que prestan servicios sectoriales (orientacin
vertical), tambin conocidas como misionales, que dirigen su actuacin o servicio hacia el
exterior de la entidad; y las unidades que gestionan asuntos internos (horizontales), propios
de los servicios comunes o de apoyo.
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Desde esta perspectiva, toda institucin plantea unos propsitos, orientados a perseguir
unos objetivos estratgicos y objetivos operativos, los cuales generan actividades cuya
aplicacin se realiza a travs de tareas, con el fin de conseguir los distintos objetivos
operativos. El andamiaje o esquema dentro del cual se articula este proceso, corresponde a
la estructura de una institucin. Ahora bien, esta estructura puede sufrir serias distorsiones a
lo largo del tiempo, cuya evolucin es uno de los alcances primordiales que debe rastrear
toda historia institucional. Estas distorsiones pueden explicar en gran parte los factores de
cambio de una entidad, y las reformas que se apliquen para subsanar estas disfunciones, son
las medidas de tipo administrativo que reporta un estudio en el tiempo de cualquier
institucin. Ellas son:
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1.2 Funcin
Por un lado, encontramos la funcin, que se dirige a dar solucin a las problemticas
mediante actividades funcionales, es decir con responsabilidades como: las relaciones
exteriores, defensa, hacienda, justicia, gobierno, salud, trabajo, entre muchas otras, todas
ellas relacionadas con polticas generales; y por otro lado,identificamos el rgano, es decir,
la institucin que se encarga de agenciar una de estas grandes funciones. El conjunto de
rganos que intervienen para ejercer aquellas funciones, se encarnan en una institucin
jurdico administrativa, con competencias y atribuciones reguladas por la norma jurdica,
objeto del derecho administrativo.
institucional analiza las instituciones como datos socio polticos, que se explican en el
tiempo, cuya existencia tiene un desarrollo o evolucin a lo largo del mismo, durante el
cual adquieren diferentes estructuras y funciones. Este anlisis es el que lleva consigo toda
institucin: su evolucin.
1.3 Evolucin
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Todo lo anterior dentro del marco legal, cuya vigencia cambia sucesivamente en el tiempo.
Las distintas normas jurdicas y sus efectos dentro del aparato administrativo, es lo que
tiene como principal referente una historia institucional.
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Este ltimo referente del principio de procedencia en archivstica tambin se conoce por la
denominacin del principio de orden original, lo que hace referencia a que los documentos
en cualquier fondo documental acumulado, deben ser reconducidos al orden primigenio al
cual respondieron desde su creacin, y este no es otro que la estructura orgnica de la
Entidad que los gestion. Como muchos autores lo anotan, la documentacin desde que se
produce, nace atada a la funcin especfica del ente o dependencia que la produjo,
formando una cadena de trmite administrativo que cuando se rompe, da como resultado un
fondo documental acumulado (documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su
vida institucional, sin un tratamiento archivstico de su organizacin y conservacin). Lo
cual equivale a decir, que la documentacin que produce cada una de las diferentes
unidades administrativas de una institucin debe permanecer separada.
Segn Mara Paz Martn Pozuelo Campillos13, son tres los elementos necesarios para el
enunciado terico del principio de procedencia:
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series documentales, a las cuales se les aplica un criterio de ordenacin de acuerdo a sus
caractersticas de tipo documental (cronolgico, alfabtico, numrico, alfanumrico); y la
Descripcin, tercer y ltimo momento de la Organizacin, realiza una representacin de la
documentacin para su localizacin y acceso, que incluye un resumen de su contenido,
junto con la identificacin de datos intrnsecos (ttulo, fecha, autor, tema, lugar), y
extrnsecos (formato, soporte, estado de conservacin, localizacin), que de acuerdo al
nivel de descripcin se presentan en instrumentos de consulta (gua, inventario, catlogo).
Dentro de estos momentos de la Organizacin archivstica, la historia institucional se ubica
en la Clasificacin, como el primer paso, la primera actividad de tipo intelectual que se
debe desarrollar para organizarcualquier archivo (institucional, personal o familiar), gracias a
que esta lo que busca primordialmente, es poner en contexto administrativo los papeles
producidos por una entidad.
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Por el momento es oportuno sealar, que la historia institucional dentro del derecho, bebe
de las fuentes que le proveen el Derecho Constitucional, para el estudio de la estructura del
Estado, y del Derecho Administrativo, para el anlisis de sus funciones, en clara relacin
con el anlisis orgnico funcional de las instituciones, desde una perspectiva histrica, en
otras palabras, desde el enfoque analtico de su evolucin. En cuanto a la naturaleza
jurdica de la historia institucional, es interesante agregar la concepcin que se tiene de
institucin desde el derecho. En un primer momento el concepto de institucin puede
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resultar ambiguo, debido que puede aplicarse, tal y como lo seala Maurice Duverger17,
tanto a grupos de formas culturales como a sistemas de roles.En la primera acepcin el
concepto de instituciones, este puede entenderse, dentro del sistema del conjunto
depatrones de conducta o modelos de comportamiento que constituyen la cultura de un
grupo social. Al mismo tiempo, puede sealarse con la denominacin de instituciones a los
denominados subsistemas, que son constelaciones de roles ms restringidas, en el interior
de un sistema: parlamento, partido, grupo social, etc. De lo anterior se desprende que la
palabra instituciones en plural, tiene casi el mismo significado que cultura.
Institucin y Derecho son dos conceptos que pueden llegar a confundirse, y que, de hecho, van
a confluir en un concepto que los aglutina: el Poder, sobre todo a partir de la consideracin de
que el Derecho representa una expresin fundamental de la soberana del Estado.18
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Desde esta perspectiva, las instituciones oficiales no solamente pueden ser estudiadas desde
el punto de vista estrictamente jurdico, sino que adems, como agregado del enfoque
histrico, la historia institucional puede ahondar en su funcionamiento de hecho, en cuanto
a su lugar y significacin en la sociedad.19 El contexto social, respecto al cual debe medir
su alcance la historia institucional, desde el cual puede aclarar los factores que producen
sus cambios administrativos de estructura, provenientes de factores tanto internos como
externos; el contexto poltico, que incide en las decisiones tomadas desde arriba y que
producen grandes reformas administrativas a la estructura del Estado; el contexto
econmico, que influye en los ciclos de prosperidad, de auge en el contorno social, o de
crisis y que pueden ser determinantes para la creacin o desaparicin de entidades
administrativas; en general el denominado contexto histrico, sin el cual toda formacin
jurdica, basada en el acopio exhaustivo de normatividad, puede resultar artificial y estril.
Porque las instituciones no son solamente formas o estructuras jurdicas, sino que adems
interactan en el contexto social, con base en sus premisas jurdicas, pero atendiendo las
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influencias de las problemticas externas. Segn Duverger, las instituciones son adems
representaciones colectivas, tanto las instituciones en plural como en singular, las cuales
aglutinan valoraciones de comportamiento social, y esta valoracin constituye un elemento
esencial de su eficacia y legitimidad. En otras palabras, una vez determinado su marco
jurdico (tarea nada fcil por cierto, sobre todo para entidades cada vez ms alejadas en el
tiempo), lo que de por s asegura un adecuado enfoque de anlisis institucional; a rengln
seguido el anlisis histrico se debe centrar en la efectividad de las normas que regularon la
institucin: cundo entraron en vigor, desde qu instancia comenzaron a ser
aplicadas,cules fueron los proyectos que les antecedieron, cules fueron los efectos reales
que produjeron en el funcionamiento institucional y comportamiento social, cules fueron
los grupos sociales y polticos interesados en legislar al respecto, y cules son los factores
de cambio que explican el desarrollo a lo largo del tiempo de una entidad, su
evolucinorgnico - funcional. En consecuencia, se trata de entender la historia
institucional como un problema histrico.
Por historia institucional no podemos entender historia oficial. Por historia institucional
entendemos el anlisis histrico de las instituciones que integran la organizacin
administrativa del Estado(tanto en su conjunto como en las partes y rganos que lo
integran), desde el orden jurdico que las fundamenta. El estudio de la historia institucional
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En este sentido, sin desconocer los aportes constantes que se vienen haciendo en esta
materia, planteamos la historia institucional como un problemahistrico, en el sentido de
llenar vacos del conocimiento historiogrfico, sobre los cuales abundan muchos
interrogantes pero pocas respuestas plausibles. La historia institucional es un problema
histrico de investigacin, porque se preocupa por avanzar en la reconstruccin histrica
del Estado en sus diferentes etapas; se propone ahondar en la historia del derecho; busca
contribuir en la organizacin de los archivos pblicos; y hace un llamado en aglutinar
fuerzas acadmicas para entender en profundidad, el devenir y desarrollo del Estado
colombiano. Para ello busca completar las recopilaciones jurdicas, sistematizar las fuentes
legales, elaborar catlogos bibliogrficos, ordenar y clasificar las posibles fuentes de
investigacin, proponer enfoques de anlisis, establecer una metodologahistoriogrfica con
nfasis en lo jurdico, y rescatar del olvido instituciones polticas, que como entes jurdicos
tuvieron un protagonismo inusitado en sus periodos de vigencia, y que tras su desaparicin
se desconocen sus legados.
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Como problema histrico ineludible, la historia institucional se orienta a llenar estos vacos
sobre posibles temas de investigacin, que abordan un viejo tema: la conformacin del
Estado, pero con nuevas preguntas sobre su evolucin orgnico funcional. Sin embargo,
otro problema histrico que debe atender la historia institucional, como toda investigacin
historiogrfica, es el de evitar los anacronismos. Para evitar comprender las instituciones
del pasado, con el marco de referencia actual sobre la administracin pblica; eludir
denominar rganos, entidades, corporaciones pblicas, divisiones territoriales de la colonia,
con la denominacin empleada en periodos ms recientes de la Repblica; esto resulta un
reto muy grande, sobre todo si se tiene en cuenta la escasa existencia de trabajos serios de
recopilacin y la formacin especializada al respecto en la academia.
Desde esta perspectiva, esta gua metodolgica de investigacin se propone atender al tipo
de institucin, y por consiguiente, al tipo de Estado que enmarca la misma, cuando se vaya
a elaborar una historia institucional. Por lo tanto, como problema histrico de la historia
institucional, se debe tener en cuenta el tipo de Estado al cual obedece la entidad objeto de
estudio. A continuacin se presenta una sucinta descripcin de los dos grandes tipos de
Estado que enmarcan cualquier investigacin de una institucin en Colombia.
De tal forma que en esta etapa de la historia, la Administracin era ejercida por el Rey,
quien al mismo tiempo ejerca el poder legislador y el judicial, concentracin que tena
como excepcin la delegacin de tales poderes, por parte del soberano, en otras autoridades
de menor rango, los cuales reciban tales potestades por voluntad directa del Rey. Aun
cuando era una Administracin no sometida a la ley, en el sentido que no limitaba bajo
control el poder soberano del monarca, exista un sistema jurdico que provena del derecho
castellano, y que al ser adoptado para el dominio y la organizacin del Nuevo Mundo, se
tuvo que implementar una tipologa administrativa e institucional a imagen y semejanza de
la hispnica, la cual para la ordenacin de la constitucin y gobierno de las Indias, se
convirti en el derecho indiano.
De acuerdo con lo anterior, la historia institucional situada en esta etapa histrica, debe
buscar sus fuentes de investigacin primarias legales, en las leyes sancionadas en Espaa y
en la leyes sancionadas en las Indias; esto es, buscar en el Derecho castellano y el Derecho
indiano, las bases jurdicas que reglamentaron las estructuras administrativas de las
instituciones de la poca.
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stas, parte del Derecho de Castilla pas a ser un derecho supletorio, llamado a llenar
vacos del indiano. Sin embargo en materia de Derecho privado, penal y procesal, donde la
legislacin de indias era escasa, la funcin supletoria del Derecho castellano fue importante
y duradera.
Las dems disposiciones del Monarca se distinguan entre s por su contenido y por su
forma, y eran producto del ejercicio normal de su autoridad legislativa. Entre ellas
encontramos: las Ordenanzas, de carcter muy general reglamentaban instituciones como
las ordenanzas del Consejo de Indias, las ordenanzas de poblacin, las ordenanzas de los
intendentes; las disposiciones dirigidas a un funcionario o a un organismo particular se
denominaban Instrucciones, cuyo objeto era el de sealar normas que deban aplicar; otras
disposiciones emanadas de los reyes eran los nombramientos o ttulos, las mercedes (de
tierras, de oficios, etc.), los privilegios, las declaraciones (destinadas a interpretar o
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modificar normas anteriores), las sobrecartas, mediante las cualesel Rey insista en
imponer resoluciones aplicadas.
Adems, por su forma y promulgacin se distinguan las provisiones reales, las reales
cdulas y lascartas reales. Las primeras iban encabezadas con el nombre del Monarca
precedido del don (Don Carlos, Don Felipe, etc.), y seguido de todos sus ttulos. Luego
se indicaba a quin o quines se dirigan, se exponan los motivos de la medida, la decisin
tomada, la fecha y la firma (Yo el Rey). Tanto el Consejo de Indias como los Virreyes y
las Audiencias, podan expedir provisiones reales con el nombre y los ttulos del Monarca,
pero con las firmas de sus miembros. Las Reales Cdulas (las ms frecuentes y conocidas),
slo tenan como encabezamiento la frmula El Rey, sin su nombre ni sus ttulos. Por
ltimo, las cartas reales asuman una forma epistolar, mediante la cual los reyes contestaban
las consultas hechas por las autoridades y a veces les indicaban la resolucin tomada.
Durante el siglo XVIII se agregaron los reales decretoselaborados en las secretaras del
despacho y firmados por el soberano; y las reales rdenesque solo suscriba el secretario
por mandato del Rey.
Los otros organismos competentes tenan atribucin para expedir sus propias normas.
Destacamos las del Consejo de Indias: Las Cdulas, que podan de oficio y parte, de
registro de gracias y nombramientos; las Consultas, elemento clave de la resolucin real y
del buen gobierno.Dedicados a los asuntos de mximo inters, tanto en pocas de paz como
de guerra.Resueltas por los consejeros, bajo la supervisin y revisin del monarca;los
Decretos, que en un principio eran, simplemente, notas marginales que aparecan junto al
parecer delconsejero.Pasan a ser documentos independientes en los que se transmite la
decisin regia; los Mandamientos, equivalentes a las cdulas de los virreyes, presidentes,
gobernadores; la Real Orden, que se originaba al crearse la secretara de Indias y Marina,
muy abundante en elsiglo XVIII.
Mientras tanto, en el caso del Derecho indiano este se compona de: 1. Las normas
sancionadas en Espaa para regular el funcionamiento de los rganos gubernativos indianos
all existentes; 2. Las leyes expedidas en Espaa para resolver los problemas de Amrica
hispnica y filipinas; 3. Las leyes y costumbres establecidas en Indias; 4. Las
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interpretaciones de todas esas leyes hechas por los tribunales superiores (Consejo de Indias
y audiencias). Este Derecho indiano no abarc desde un principio todas las ramas del
sistema jurdico, sino que sus normas se fueron sancionando en la medida en que las
cuestiones planteadas no podan resolverse mediante la aplicacin del derecho castellano, o
cuando la especialidad de los asuntos obligaba a dictar reglas diferentes. El derecho indiano
emanaba de mltiples autoridades. Si bien el Rey era el supremo legislador y actuaba con
previo asesoramiento de juntas especiales o de consejos permanentes, poda delegar la
funcin legislativa en las autoridades locales por su conocimiento ms directo y preciso de
los problemas. Entre estas autoridades locales, involucradas en la legislacin sancionada en
las Indias, encontramos: Los Adelantados, Virreyes, Gobernadores, Intendentes,
Visitadores, Jueces de Residencia, Corregidores y Tenientes.23
HISTORIA INSTITUCIONAL 38
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Absoluta del Antiguo Rgimen fue sustituida por un Estado liberal regulado por una norma
suprema, la Constitucin.
En esta nueva sociedad de individuos que va emergiendo desde finales del siglo XVIII, con
arreglo a la filosofa racionalista de la ilustracin (Kant, Hegel), el liberalismo poltico
(Rousseau, Montesquieu) y el liberalismo econmico(Smith, Ricardo), la clase emergente
de la burguesa impuso su voluntad con base en un nuevo orden jurdico, contenido en una
Constitucin escrita y el establecimiento de unos Cdigos. Estos dispositivos jurdicos
consiguen su legitimidad porque son emanados de la soberana nacional, la voluntad
general acuada por la burguesa. Frente al poder del soberano individual, el monarca
absoluto que exista en el Antiguo Rgimen, se contrapone el poder de la Ley. El Estado de
Derecho entonces, obedece a que toda su actuacin debe estar sometida a las leyes, al igual
que su conformacin y organizacin. De ahora en adelante, en el Estado de Derecho, el
Estado, como aparato de poder, no podr requerir ninguna accin o imponer una omisin,
no podr mandar ni prohibir nada a sus ciudadanos que no sea con base en un precepto
legal. En consecuencia surge la pregunta, en el Estado de derecho, Quin hace las leyes?:
Haciendo uso de esa soberana, los ciudadanos de cada sociedad civil, esto es, de cada
nacin, bien directamente todos ellos (hiptesis terica no realizable en la prctica) o bien
por medio de representantes, se renen y deciden cmo han de organizarse polticamente, es
decir, cmo han de constituirse en Estado. A esta utilizacin de la soberana para
constituirse en Estadose llama poder constituyente y a la ley en que se recoge la
organizacin del Estado y los derechos de los ciudadanos se denomina Constitucin.Es
evidente, pues, que esta ley constitucional procede de la soberana nacional (andando el
tiempo, en las Constituciones ms progresistas se habla de la soberana popular)
expresada por medio de la voluntad general.24
HISTORIA INSTITUCIONAL 39
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
Montesquieu fue: Poder Legislativo, el que promulga y deroga las leyes; Poder Judicial,
para castigar los delitos y administrar justicia; y Poder Ejecutivo, en el cual se encuentra la
fuerza organizada del Estado, en todo lo atinente a la administracin, direccin, la
seguridad y las relaciones exteriores.
De acuerdo con lo anterior, la historia institucional situada en esta etapa histrica, debe
buscar sus fuentes de investigacin primarias legales, fundamentalmente en la Constitucin,
como Ley suprema del ordenamiento jurdico, y posteriormente acudir a las dems normas
jurdicas que la desarrollan segn la pirmide normativa, con base en las cuales los rganos
y funciones del Estado, encuentran las bases jurdicas que reglamentan las estructuras
administrativas de las instituciones.
En una acepcin ms amplia y moderna, por Estado de Derecho se entiende: aquel que
tutela los derechos pblicos subjetivos de las personas, que somete todas las funciones
estatales a la ley, y que establece controles recprocos entre los varios rganos o ramas
estatales25. Sin embargo, para llegar a este grado de control jurdico, transcurrieron varios
lustros para que en nuestro contexto, el Estado liberal adoptado tras el rompimiento con el
orden colonial espaol, llegara a convertirse en un Estado de Derecho. Es ms, desde la
fundacin de la Repblica a comienzos del siglo XIX, y como proclamacin de un nuevo
orden producto de la Independencia en Colombia, el principal mecanismo de los
libertadores y primeros legisladores fue la promulgacin de las constituciones, que para
efectos de la organizacin del nuevo Estado republicano tuvieron hondasrepercusiones,
pero que para efectos de la realidad poltica y social, muchos de sus preceptos quedaron
atrapados en un conglomerado de buenas intenciones desde lo formal.
Incluso muchas de las piezas institucionales del Antiguo Rgimen no fueron sustituidas
inmediatamente, tal y como afirma Toms y Valiente para el caso espaol. Durante gran
parte del siglo XIX, coexistieron entidades jurdicas de nuevo cuo, inspiradas en la
ideologa liberal y en la bsqueda de los beneficios econmicos del incipiente capitalismo
para una reducida parte de la poblacin, con otras entidades o funciones coloniales que
seguan vigentes, propias del Antiguo Rgimen, y que por la precariedad del nuevo Estado
HISTORIA INSTITUCIONAL 40
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El superior rango normativo de la Constitucin trae consigo que ninguna ley ordinaria pueda
contradecir precepto alguno constitucional y asimismo implica que las leyes ordinarias deben
desarrollar positivamente los preceptos constitucionales. De este modo, las normas se enlazan
HISTORIA INSTITUCIONAL 41
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
unas con otras, pero no como las cerezas de un cesto, sino como los sucesivos enunciados de un
teorema: es decir, por medio de la lgica deductiva y sistemtica. Por eso suele emplearse la
imagen geomtrica de la pirmide para aludir al sistema normativo, cuya cspide, de la cual
emanan todas las dems leyes generales, es la Constitucin.26
En esta pirmide normativa, tras la Constitucin cobran gran importancia los Cdigos,
considerados una ley de contenido homogneo por razn de la materia (Derecho civil,
penal, mercantil, procesal) que, de forma sistemtica y articulada, expresa en un lenguaje
preciso, la regulacin de todos los problemas relacionados con ella. A diferencia de una
recopilacin, en la cual se acumulaban leyes antiguas y dereciente promulgacin, leyes
fragmentadas y leyes reproducidas ntegramente, leyes civiles, penales, procesales o
mercantiles, un Cdigo es, por el contrario, una sola ley elaborada por un solo legista,
promulgado en un momento dado y cuyos preceptos pertenecen a un mismo acto
legislativo.En suma, desde su conformacin el constitucionalismo no fue sino la
codificacin del Derecho poltico (codificacinconstitucional), al que debieron sumarse
HISTORIA INSTITUCIONAL 42
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
En lneas generales, la jerarqua de las normas jurdicas depende del rango o nivel ocupado
por el rgano o entidad del orden pblico del cual emanan. Ahora bien, en Derecho,
entendido este como una sistema jerrquico de normas, estas no se presentan aisladas unas
de otras, sino que estn asociadas unas con otras (encadenadas secuencial y lgicamente),
en torno de un tema comn que es la institucin. De acuerdo con esta premisa, tenemos
que una investigacin de historia institucional debe tener en cuenta, para emprender la
recopilacin de la normatividad(Su ordenacin, lectura y anlisis), la clasificacin de la
norma jurdica y la estructura jerrquica de la norma en Colombia, la cual se presenta de la
siguiente forma:
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Muchos de los elementos que se describen a continuacin, sobre las fuentes, los campos o
aspectos que comprende una historia institucional, han sido planteados con base en la
experiencia y en la comprensin de instituciones recientes, que pueden contar con manuales
de funcionamiento, normatividad, y estructuras orgnicas complejas representadas en
organigramas. Sin embargo, para entidades remotas en el tiempo, anteriores a la Repblica
y propias del Estado monrquico, muchos de estos elementos seguramente no se van a
encontrar. Por tal razn, en la presente gua metodolgica se ofrecen los ms completos
aspectos y elementos, que sirven para entender la evolucin orgnico - funcional de
entidades relativamente recientes, pero que de igual forma y en la medida de las
posibilidades, pueden aplicarse para entidades alejadas del tiempo de ms de dos siglos
transcurridos de la Repblica.
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historia institucional de una entidad republicana, de hace 100 o 50 aos, que cuenta con
mayor disponibilidad de fuentes y obedece a un ordenamiento jurdico diferente.
Ahora bien, sin distingo del tiempo transcurrido de existencia institucional de la entidad,
sin importar su creacin, sea esta medianamente reciente, o si su desaparicin haya tenido
lugar en tiempos de la colonia, es posible para cualquier entidad rastrear su evolucin
orgnico - funcional, en el marco jurdico de regulacin y desde un enfoque histrico. El
anlisis de la evolucin orgnico - funcional de las instituciones consiste, en analizar
detalladamente los marcos polticos, econmicos y sociales de las instituciones polticas,
vistas en su trayectoria histrica, teniendo en cuenta los tres componentes que configuran
una institucin, definidos al comienzo de esta gua: Estructura Funcin Evolucin.
El estudio sobre estos tres componentes nos arroja el seguimiento de la evolucin orgnico
funcional de lasinstituciones, entendidas como entes jurdicos que en su desarrollo
funcional y devenir histrico, adoptan diversas estructuras a lo largo de su existencia.
Dicho de otra forma, se trata de analizar el ciclo vital de las entidades desde su creacin,
desarrollo y liquidacin, definiendo desde la normatividad, el desarrollo continuo del
desempeo de sus funciones y el despliegue de sus diversas estructuras a lo largo del
tiempo. En la medida en que se entiende que la historia institucional, adquiere mayor
alcance concreto y sustancial, cuando las instituciones polticas son abordadas como
entidades jurdico sociales concretsimos, enraizadas en la estructura social de diversos
contextos, la metodologa de investigacin para este cometido se presenta como una
herramienta de aprendizaje singular.
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instituciones obedecen a procesos histricos, que cambian con la entrada en vigencia de una
nueva ley, que al tener un sentido y querer producir un efecto en el Derecho, modelan a su
vez el campo de accin de las instituciones.
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HISTORIA INSTITUCIONAL 47
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Un elemento (figuras)
La estructura de la organizacin
Los aspectos ms importantes de la organizacin
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
Las comunicaciones y sus vas
Las vas de supervisin
Los niveles y los estratos jerrquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin
Las unidades de categora especial.
1) Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin
de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.
2) Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre.
3) Las horizontales sealan especializacin y correlacin.
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4) Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de
apoyo.
5) Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin
y relaciones funcionales.
6) Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma. Se puede
destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro,
bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
7) Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura.
8) Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un
nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades
sealadas con el mismo nmero.
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5.3 La periodizacin
HISTORIA INSTITUCIONAL 52
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Como se ver en el siguiente captulo, las normas descritas, en especial las internacionales
sobre descripcin archivstica, nos resuelven el dilema respecto al contenido que debe
exponer un trabajo de investigacin de historia institucional. Una vez esclarecido el
panorama respecto a su definicin, y como punto de partida de la propuesta metodolgica
para su elaboracin (la cual da sentido al camino esbozado para su estudio), una historia
institucional con las caractersticas que pretende la presenta gua, debera estar integrada
por los siguientes puntos esenciales, o en otras palabras, desarrollar de manera explcita,
cada uno de los campos o aspectos que se sealan a continuacin:
HISTORIA INSTITUCIONAL 53
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g. Funciones y/o objetivos: se sealan las funciones misionales que realiza la entidad,
junto con las fechas en que estuvieron vigentes. Adems se pueden incluir sus
objetivos, sus logros, ocupaciones y actividades ms destacadas durante su
existencia.
h. Descripcin de los cambios institucionales: Estos deben estar presentas durante todo
el texto o relato que se elabore para analizar la evolucin orgnica de la entidad,
sustentada en el ordenamiento jurdico al cual obedece, las reformas administrativas
del Estado y el contexto histrico general.
k. Periodizacin: Se habla de un nuevo periodo cada vez que entre en vigencia un acto
jurdico o administrativo, mediante el cual se derogue un acto administrativo
anterior, y que introduzca un cambio considerable en la estructura orgnica de la
entidad, sea que le adicione funciones, suprima unidades administrativas, cambie de
nombre o reforme toda la estructura de la entidad. Cada periodo se debe designar
con la fecha inicial (AA-MM-DD) de la promulgacin de la norma, y la fecha final,
un da antes (AA-MM-DD) de entrada en vigencia de la siguiente norma que la
deroga.
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Para su mejor comprensin se ha dividido este propsito en dos partes. En la primera se cita
la normatividad colombiana que se ha ocupado de reglamentar los archivos, resaltando los
artculos directamente relacionados con la historia institucional, en cuanto a su clasificacin
y la definicin de los documentos, como los soportes testimoniales que institucionalizan las
decisiones administrativas del Estado. En la segunda parte, se describen las normas tcnicas
internacionales que se han orientado, a dar las pautas necesarias para estandarizar los
elementos a tener en cuenta para la descripcin de documentos archivsticos, y que adems
contribuyen a ampliar los alcances y contenidos de una historia institucional.
Normatividad colombiana:
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LEY 489 de 1998 (diciembre 29)por la cual se dictan normas sobre la organizacin y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios
y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16
del artculo 189 de la Constitucin Poltica y sedictan otras disposiciones.
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CAPITULO XI
Creacin, fusin, supresin y reestructuracin
de organismos y entidades
Artculo 50. Contenido de los actos de creacin. La ley que disponga la creacin de un
organismo o entidad administrativa deber determinar sus objetivos y estructura orgnica,
as mismo determinar el soporte presupuestal de conformidad con los lineamientos fiscales
del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. La estructura orgnica de un organismo o
entidad administrativa comprende la determinacin de los siguientes aspectos:
1. La denominacin.
3. La sede.
4. La integracin de su patrimonio.
Artculo 54. Principios y reglas generales con sujecin a las cuales el Gobierno Nacional
puedemodificar la estructura de los ministerios, departamentos administrativos y dems
organismosadministrativos del orden nacional ()
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Artculo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin archivstica
son los siguientes: () Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos
institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del
Estado y la administracin de justicia.
ACUERDO No. 002 DE 2004 (Enero 23) Por el cual se establecen los
lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO.- Establecer los lineamientos bsicos que deben seguir las
entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen
funciones pblicas, para la organizacin de sus fondos acumulados y la elaboracin y
aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental.
ARTCULO TERCERO.- ORGANIZACIN DE LOS FONDOS
ACUMULADOSPRIMERA ETAPA. COMPILACIN DE INFORMACIN
INSTITUCIONAL
1. Bsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de
identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentacin.
2. Bsqueda y recuperacin de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y
organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la
evolucin de la estructura orgnica de la institucin, a partir de los materiales obtenidos en
la bsqueda preliminar y de la misma documentacin, objeto de organizacin).
3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos,
informes estadsticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya
relacionado.
4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicacin fsica, fecha de creacin, ubicacin en
la estructura Administrativa.
5. Planta fsica: Verificar en las reas de depsito y de trabajo, las condiciones ambientales,
locativas y materiales del mobiliario.
6. Conservacin de la documentacin: Se debe constatar si se presenta deterioro biolgico,
qumico o fsico; tambin se requiere determinar en qu unidades de conservacin
(Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentacin.
Las siguientes normas fueron promulgadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA),
en ingls ICA (International Council on Archives), que es una entidad no gubernamental
que se dedica al desarrollo de los archivos a escala mundial. Como puede leerse en su
portal web (http://www.ica.org/en/es, donde se encuentran las normas descritas a
HISTORIA INSTITUCIONAL 59
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Por lo anterior, las decisiones y sugerencias de este consejo de archivos, son acogidas con
credibilidad, dentro de un marco de participacin en el que tienen cabida las opiniones de
sus miembros. Desde esta perspectiva, resulta importante tener en cuenta las siguientes
normas, a la hora de elaborar historias institucionales, pues muchos de los interrogantes que
se plantean con esta metodologa de investigacin, pueden ser resueltos si se toman en
cuenta los elementos que proveen las normas tcnicas que se han ocupado de estos asuntos,
desde el campo de la archivstica y la descripcin documental. Estas son:
Para el logro de los anteriores objetivos, la norma define e identifica con precisin 26
elementos de descripcin30, que van desde el ttulo, las fechas extremas de la unidad de
descripcin, el nombre del productor, el alcance y contenido (resumen), pasando por la
existencia y localizacin de las copias y originales, hasta las notas del archivero. Estos
elementos o reglas de descripcin, se encuentran agrupados en siete reas de informacin, a
saber:
1. El rea de Identificacin
(Contiene la informacin esencial para identificar la unidad de descripcin)
2. El rea de Contexto
(Contiene la informacin relativa al origen y custodia de la unidad de
descripcin)
3. El rea de Contenido y Estructura
(Contiene la informacin relativa al objeto y organizacin de la unidad de
descripcin)
4. El rea de Acceso y Utilizacin
(Contiene la informacin relativa a la accesibilidad de la unidad de descripcin)
5. El rea de Documentacin Asociada
(Contiene la informacin relativa a aquellos documentos que tienen una
relacin significativa con la unidad de descripcin)
6. El rea de Notas
(Contiene informacin especial y aquella otra que no ha podido incluirse en
ninguna de las dems reas)
7. El rea de Control de la descripcin
(Contiene informacin relativa al cmo, cundo y quin ha elaborado la
descripcin archivstica)
Aun cuando en cualquier descripcin pueden hacerse uso de los 26 elementos, la norma
considera esenciales:
a. El cdigo de referencia;
b. El ttulo;
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c. El productor;
d. La(s) fecha(s);
e. La extensin de la unidad de descripcin; y
f. El nivel de descripcin
2. rea de contexto
2.1. Nombre de o de los productores (Punto de enlace con la ISAAR (CPF)
2.2 Historia institucional / Resea biogrfica(Punto de enlace con la ISAAR (CPF)
2.3. Historia archivstica
2.4. Forma de ingreso
Objetivo:
Proporcionar la historia institucional o los datos biogrficos del productor o de los productores de
la unidad de descripcin para situar la documentacin en su contexto y hacerla ms comprensible.
Reglas:
Consignar sintticamente cualquier dato significativo sobre el origen, evolucin, desarrollo y trabajo
de la entidad (o entidades), o sobre la vida y el trabajo de la(s) persona(s) fsica(s) responsable(s) de
la produccin de la unidad de descripcin. En el caso de que exista informacin adicional en alguna
publicacin, citar dicha fuente. Las reas de informacin de la ISAAR (CPF) contienen elementos
informativos especficos que pueden incluirse en este elemento.
HISTORIA INSTITUCIONAL 62
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Para las personas o familias, consignar datos como nombres completos y ttulos, fechas de
nacimiento y fallecimiento, lugar de nacimiento, domicilios sucesivos, actividades, empleos o
cargos, nombre original y otros posibles nombres, acontecimientos significativos, y lugar de
fallecimiento.
Para las entidades, consignar datos como el nombre oficial, fechas de existencia, legislacin
aplicable, funciones, finalidad y evolucin de la entidad, el organigrama, y sus nombres primitivos,
diversos o sucesivos.
La primera edicin de esta norma fue publicada por el Concejo Internacional de Archivos
en el ao de 1996, y redactada por la Comisin Ad Hoc del CIA para las Normas de
Descripcin (CIA/DDS) durante los aos 1993-1995. La asegunda edicin de la norma fue
publicada en 2004, y corresponde a una versin ampliada y reestructurada de la primera
versin. Para entender su alcance y objeto, es necesario aclarar, en primer lugar, que esta se
estableci como complemento de la ISAD (G), la cual se enlaza con la ISAAR (CPF),
desde el rea de contexto y los elementos de descripcin relacionados con el nombre del
productor y su historia institucional. Mientras que la primera busca comprender el contexto
y contenido de los documentos, la segunda se dirige a estandarizar la descripcin de los
productores de documentos de archivo. En segundo lugar, esta norma est concebida para
que los registros de autoridad de archivos (o formas autorizadas de nombres) se puedan
compartir, fomentando la elaboracin de descripciones consistentes, adecuadas y
autoexplicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos. Por
ltimo, al igual que la ISAD (G), est pensada para que se utilice conjuntamente con las
normas nacionales existentes, o como base para desarrollar normas nacionales.
HISTORIA INSTITUCIONAL 63
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Con base en los objetivos anteriores, la ISAAR (CPF) integra 31 elementos de descripcin
agrupados en cuatro reas de informacin34, a saber:
1. rea de identificacin
(En la que se incluye la informacin que identifica unvocamente a la entidad que se est
describiendo y que define un punto de acceso normalizado).
2. rea de descripcin
(En la que se proporciona informacin pertinente sobre la naturaleza, contexto y
actividades de la entidad que se est describiendo).
3. rea de relaciones
(En la que se consignan y describen las relaciones con otras instituciones, personas y/o
familias).
4. rea de control
(En la que se identifica de forma unvoca el registro de autoridad y se incluye la
informacin necesaria sobre cmo, cundo y por qu agencia se cre y actualiz el
registro de autoridad).
a. Tipo de entidad;
b. Forma autorizada del nombre;
c. Fechas de existencia; y
d. Identificador del registro de autoridad.
HISTORIA INSTITUCIONAL 64
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De esta forma la ISAAR (CPF), que ha sido concebida para utilizarse conjuntamente con la
ISAD (G), ofrece los puntos de acceso necesarios para la consulta de informacin sobre el
contexto de produccin de los documentos, y determina el tipo de informacin que puede
incluirse en un registro de autoridad de archivos, al tiempo que sirve de orientacin sobre la
forma de integrar estos registros en un sistema descriptivo controlado. Si bien dentro del
contexto archivstico resulta una norma de gran utilidad, ya que permite el intercambio de
informacin entre distintas entidades archivsticas que custodien una documentacin cuya
procedencia sea la de un mismo productor35, para el caso de la historia institucional objeto
de este trabajo, no solamente resulta til, sino que su aplicacin conduce a entender con
toda claridad, cul debe ser el alcance y contenido de un trabajo de investigacin de estas
caractersticas.
En primer lugar, con la norma ISAAR (CPF) queda absolutamente definido, que se puede
realizar una historia institucional de cualquier entidad, en el marco de la archivstica, sea
esta pblica o privada, institucin, o incluso una persona o familia, para lo cual, en el
primer caso habra que realizar una resea biogrfica, y en el segundo una historia de
familia o genealgica, que d cuenta del contexto de creacin, uso y conservacin de los
documentos. En segundo lugar, esta norma ofrece una estructura de trabajo, que con sus 31
elementos de descripcin determina cules son los componentes que deben estar presentes
en toda historia institucional, como se puede ver en el citado Anexo 2: el tipo de entidad;
sus distintas formas de nombre y evolucin del mismo; fechas de existencia; historia;
lugares de sede o residencia; estatuto jurdico; funciones, ocupaciones y actividades;
fuentes legales; estructura interna y contexto general, por nombrar tan solo, a nuestro juicio,
los ms importantes.
En tercer lugar, queda claro con esta norma tcnica de factura internacional, el sentido de
toda institucin como elemento fundamental de la gnesis documental dentro del contexto
archivstico, y la herramienta que brinda al relacionar las instituciones con los documentos
de archivo, de donde emana la justificacin de la propia existencia de una entidad. Por
ltimo, llama la atencin sobre la importancia de sealar, a la hora de desarrollar una
historia institucional, las relaciones interinstitucionales que condicionan el flujo de
HISTORIA INSTITUCIONAL 65
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
Para ser ms directos: una historia institucional , tal y como se la entiende en esta gua
metodolgica, no logra los mismos objetivos, sino tiene en cuenta los elementos de
descripcin que ofrece la norma ISAAR (CPF), ya que esta brinda los datos y componentes
necesarios que debe rescatar toda historia institucional que pretenda tener alguna aplicacin
dentro de la organizacin de un archivo, aspectos que se pueden exponer de acuerdo a la
naturaleza de la entidad objeto de descripcin, la cual determinar los elementos opcionales
de la descripcin que deben utilizarse en un registro de autoridad determinado, para el caso
de un sistema descriptivo controlado, o una historia institucional que pretenda organizar un
archivo y reconstruir el origen contextual de los documentos. Para su exposicin es
necesario decidir si conviene presentarlos en forma narrativa, a modo de una monografa
histrica, o de forma estructurada donde los elementos se inserten en el mismo orden y por
separado, como los plantea la norma.
1. REA DE IDENTIFICACIN
1.1 Tipo de entidad: Donde se indica si la entidad que se est describiendo es una
institucin, persona o familia.
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre: Registrar la forma normalizada del nombre de la
entidad que se est describiendo, siguiendo las normas o convenciones nacionales o
internacionales que haya utilizado el servicio de archivos responsable del registro
de autoridad
1.3 Formas paralelas del nombre: Indicar las distintas formas que adopta la Forma
autorizada del nombre en otra(s) lenguas(s) o escritura(s).
1.4 Formas normalizadas del nombre de acuerdo con otras reglas: Registrar las formas
normalizadas del nombre de la institucin, persona o familia que se han elaborado de
HISTORIA INSTITUCIONAL 66
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
acuerdo con reglas diferentes de las aplicadas para establecer la forma autorizada del
nombre. De esta manera se facilita el intercambio de registros de autoridad entre
diferentes comunidades profesionales
1.5 Otras formas del nombre: Registrar otros nombres por los que puede ser conocida la
entidad, tales como: otras formas del mismo nombre, por ejemplo, acrnimos; otros
nombres de instituciones, por ejemplo, los cambios sufridos por el nombre a travs
del tiempo con sus correspondientes fechas;otros nombres de personas o familias,
por ejemplo, cambios sufridos por el nombre a travs del tiempo, con sus
correspondientes fechas, como los pseudnimos, nombres de soltera, etc; nombres y
ttulos que preceden o siguen al nombre de personas y familias, por ejemplo, ttulos
nobiliarios o ttulos honorficos ostentados por una persona o familia.
1.6 Identificador nico para instituciones: Registrar, cuando sea posible, cualquier nmero
oficial u otro tipo de identificador (p.e., nmero de registro de la compaa) de la
institucin descrita y precisar la jurisdiccin y disposicin bajo la cual ha sido
asignado.
2. REA DE DESCRIPCIN
El objeto de esta rea es describir la historia, funciones, contexto y actividades de la
institucin, persona o familia. Las Fechas de existencia (2.1) deben registrarse como un
elemento independiente. La informacin correspondiente a los elementos 2.3 - 2.8 puede
registrarse en forma de elementos estructurados independientes y/o de forma narrativa en
el elemento 2.2. (Historia).
2.1 Fechas de existencia: Registrar las fechas de existencia de la entidad que se est
describiendo. En el caso de lasinstituciones, incluir la fecha de establecimiento,
fundacin, legislacin sobre suscompetencias y disolucin. En el caso de las
personas, hay que incluir las fechas, reales oaproximadas, de nacimiento y
fallecimiento o cuando estas fechas no se conozcan precisarlas fechas de actividad.
Cuando se utilicen sistemas paralelos de datacin, se puede indicarlas equivalencias
entre estos segn las convenciones o reglas pertinentes. Especificar en elelemento
Reglas y/o convenciones (5.4.3) el/los sistema(s) de datacin utilizados, porejemplo
ISO 8601.
2.2 Historia: Registrar en forma narrativa o cronolgica, los principales acontecimientos
de una vida,actividades, logros y/o funciones de la entidad que se est
describiendo. Se puede incluirinformacin sobre el gnero, nacionalidad, familia y
creencias religiosas o afiliacionespolticas. Si es posible, aportar fechas como
elemento constitutivo de la descripcinnarrativa.
2.3 Lugar (es): Objetivo: Indicar los principales lugares y/o mbito territorial donde la
institucin, persona o familiatena su sede, viva o resida de forma habitual, o con
los que tena otro tipo de vinculacin.Regla: Para cada lugar o mbito territorial
principal, mencionar su nombre, la naturaleza de surelacin con la entidad y el
periodo en que se produjo la relacin.
2.4 Estatuto jurdico: Registrar la naturaleza jurdica de la institucin y si fuera necesario
precisar el tipo de lainstitucin y las fechas durante las que este estatuto estuvo en
vigor.
2.5 Funciones, ocupaciones y actividades: Registrar las funciones, ocupaciones y
actividades realizadas por la entidad que se estdescribiendo, junto con las fechas en
HISTORIA INSTITUCIONAL 67
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3. REA DE RELACIONES
El propsito de esta rea es describir las relaciones con otras instituciones, personas
yfamilias que han sido descritos en otros registros de autoridad.
3.1 Nombre/Identificador(es) de la institucin, persona o familia relacionada: Registrar la
forma autorizada del nombre de la entidad con la que se establece la relaciny
cualquier otro identificador nico pertinente, incluyendo el identificador del registro
deautoridad.
3.2 Naturaleza de la relacin: Identificar la naturaleza general de la relacin entre la
entidad que se est describiendo yotra institucin, persona o familia, en una de las
siguientes cuatro categoras:
- Jerrquica (por ejemplo, superior/subordinado; controlador/controlado;
propietario de/propiedad de). En una relacin jerrquica, una entidad puede ejercer
cierta autoridad y control sobre las actividades de una serie de instituciones,
personas o familias. Una entidad tambin puede estar subordinada a una serie de
instituciones, personas o familias, como por ejemplo, un comit asociado o una
organizacin cuyo superior ha cambiado a lo largo del tiempo.
- Temporal (por ejemplo, predecesor/sucesor) En una relacin temporal una entidad
puede suceder a una serie de instituciones, personas o familias en el ejercicio de
algunas funciones y actividades. A su vez, puede ser reemplazada por una serie de
instituciones, personas o familias.
- Familiar En una familia, una persona puede tener un amplio crculo de relaciones
con otrosmiembros de sta y con la familia como entidad. En aquellos casos en los
que la estructuragenealgica de la familia sea compleja, puede ser conveniente crear
registros de autoridadseparados para cada miembro y relacionarlos con el/los
padre(s), esposa(s) e hijo(s). Deforma alternativa, esta informacin se puede registrar
en el elemento Estructura(s)interna(s)/Genealoga (2.7).
HISTORIA INSTITUCIONAL 68
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4 REA DE CONTROL
4.8 Fuentes: Registrar las fuentes consultadas para la elaboracin del registro de
autoridad.
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Con base en la descripcin de la funcin se llega a circunscribir el mbito que ocupa una
institucin dentro del aparato estatal, y a entender la lgica de produccin documental que
HISTORIA INSTITUCIONAL 70
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Al igual que la ISAAR (CPF), la norma ISDF sirve para establecer la procedencia de los
documentos: Las descripciones de funciones pueden ayudar a situar firmemente a los
documentos en su contexto de produccin y utilizacin. Pueden ayudar a explicar cmo y
por qu los documentos fueron producidos y posteriormente utilizados, el objetivo o la
funcin que estaban destinados a cumplir dentro de la organizacin, y cmo los
documentos concuerdan y se relacionan con otros documentos producidos por la misma
organizacin.37 Dentro del alcance y objeto de la norma, las descripciones de funciones
pueden usarse:
Al igual que las anteriores normas expuestas, la ISDF cuenta con elementos de descripcin,
que en este caso suman 2638, dirigidos a describir funciones y que fungen como puntos de
acceso al contexto de produccin y de informacin de los documentos, organizados en
cuatro reas de informacin, a saber:
1. rea de Identificacin
(En la que se incluye la informacin que identifica unvocamente la funcin y que
define un punto de acceso normalizado)
2. rea de Contexto
(En la que se recoge informacin sobre la naturaleza y contexto de la funcin)
3. rea de Relaciones
HISTORIA INSTITUCIONAL 71
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Adoptada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas en Londres, Reino Unido, del 10 al
11 de marzo de 2008, la norma ISDIAH tiene como principal objetivo, el facilitar la
descripcin de aquellas instituciones cuya funcin primordial es la conservacin de los
documentos de archivo y de su difusin al pblico en general. Mientras la norma ISAD (G)
proporciona directrices para la descripcin de los fondos y las partes que los componen; la
ISAAR(CPF) proporciona las pautas para consignar los registros de autoridad relativos a
los productores de los documentos de archivo; y la ISDF ofrece indicaciones para la
descripcin de las funciones de los productores de los documentos de archivo.; la ISDIAH
proporciona una descripcin normalizada independiente relativa a los detentores de los
archivos, que aplicada junto con las otras, resulta til para disear un sistema de
informacin archivstica ms manejable.
Como lo expresa la norma en su introduccin, esta proporciona esta las reglas generales
para la normalizacin de la descripcin de instituciones que conservan fondos de archivo, y
permite asimismo:
HISTORIA INSTITUCIONAL 72
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Como las anteriores normas, la ISDIAH integra en este caso 31 elementos de descripcin40,
organizados en seis reas de informacin, a saber:
1. rea de identificacin
(En la que se incluye la informacin que identifica unvocamente a la institucin
detentora de los fondos de archivo que se est describiendo y que define un punto
de acceso normalizado)
2. rea de contacto
(En la que se proporciona informacin sobre cmo contactar con la institucin
detentora de los fondos de archivo que se est describiendo)
3. rea de descripcin
(En la que se incluye la informacin pertinente sobre la historia de la institucin
detentora de los fondos de archivo que se est describiendo, su estructura y poltica
de ingresos, etc.)
4. rea de acceso
(En la que se consigna los datos correspondientes sobre el acceso a la institucin
detentora de los fondos de archivo que se est describiendo: horario de apertura al
pblico, acceso libre o restringido, etc.)
5. rea de servicios
(En la que se incluye la informacin necesaria relativa a los servicios tcnicos que la
institucin detentora de los fondos de archivo ofrece)
6. rea de control
(En la que se identifica de forma univoca la descripcin de la institucin detentora
de los fondos de archivo y se incluye la informacin necesaria sobre cmo, cundo
y por qu agencia se cre y actualiz la descripcin)
HISTORIA INSTITUCIONAL 73
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Si bien es cierto que la norma ISDIAH viene a completar una necesidad archivstica, como
es la de vincular: la descripcin de documentos; la descripcin de los productores de
documentos junto con el establecimiento de los registros de autoridad de archivos; y la
descripcin de funciones de instituciones, con la descripcin de las instituciones que
custodian archivos (en un anhelo de integrar un sistema archivstico descriptivo global, que
requerir de un modelo de referencia que armonice las cuatro normas internacionales de
descripcin, que han venido desarrollndose desde los aos 90), para el caso de la Historia
Institucional Archivstica que aborda la presenta gua, la ISDIAH solo se tendra en cuenta
para el caso de elaborar la historia institucional de una entidad que tenga como misin
custodiar archivos y salvaguardar documentos, como es el caso del Archivo General de la
Nacin o del Archivo de Bogot.
HISTORIA INSTITUCIONAL 74
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
Tras conocer cada uno de los elementos que puede comprender una historia institucional,
se presenta el problema de su metodologa, o de los pasos que se recomiendan seguir para
su elaboracin dentro de un esquema de investigacin. A continuacin se describe una
matriz metodolgica (Ver Anexo 5) que se plantea, como resultado de la propia experiencia
al realizar historias institucionales, que como premisa fundamental defiende la necesidad de
ir a las fuentes legales, y tras su descripcin y anlisis, estructurar una metodologa de
trabajo con base en un objetivo general que oriente la bsqueda de informacin. Estos
presupuestos de investigacin, junto con el plan y cronograma de trabajo, se sugiere sean
integrados dentro de un anteproyecto de investigacin, como paso previo antes de iniciar el
recorrido de cada uno de las etapas y pasos metodolgicos propuestos.
Ahora bien, como la presente gua metodolgica de historia institucional se orienta a definir
los pasos de investigacin ms completos para realizar este tipo de investigacin, es
fundamental tener claro que algunos elementos, concretamente los de las fuentes
institucionales, se podrn aplicar en la medida que la entidad objeto de estudio sea cercana
en el tiempo, en especfico para entidades pertenecientes a la consolidacin del Estado
colombiano durante el siglo XX. Para entidades de creacin y desarrollo anterior, como
instituciones bajo la gida del Estado monrquico hispnico (siglo XVI - XVIII) e
instituciones del naciente Estado independiente de la Repblica (siglo XIX), es necesario
aplicar los campos y aspectos que estn al alcance de la mano, teniendo en cuenta el tipo de
entidad, su naturaleza jurdica, la poca en la que tiene lugar su existencia y el acceso y
disposicin de las fuentes.
HISTORIA INSTITUCIONAL 75
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GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
A. ACOPIO DE INFORMACIN
Frente al primer problema, es necesario acudir a todos los recursos disponibles para
recuperar la informacin. En este sentido, se trata de localizar todas las fuentes de
documentacin que nos puedan proveer informacin precisa para elaborar una historia
institucional. Como en este caso lo primero a consultar y recuperar son las fuentes legales,
HISTORIA INSTITUCIONAL 79
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se deben ubicar con exactitud los centros de documentacin que custodianeste tipode
soportes de informacin. Ellos son en primer lugar, las bibliotecas principales: Nacional,
Luis ngel Arango, Universidades. En ellas es fundamental el aprovechamiento de los
catlogos, con base en los cuales se va conformando un repertorio bibliogrfico preliminar,
que se ir depurando una vez avance el trabajo de anlisis de las fuentes. Sin embargo,
como el primer tipo de documentacin a recopilar es la normatividad relacionada con el
orden jurdico de la institucin objeto de estudio, esta informacin se encuentra en los
peridicos oficiales y en los compendios legales.
Para localizar lo anterior, una vez se hayan consultado los catlogos y bases de datos de las
bibliotecas principales, posteriormente se debe profundizar en la consulta de informacin
jurdica que se encuentre en la Bibliotecas de: 1) nivel administrativo:departamentales,
municipales, distritales; 2) especializadas: Congreso, Gobernacin, Concejo, o cualquier
otro nivel administrativo que corresponda al estatuto jurdico de la entidad analizada.
Resulta muy til (imprescindible, segn el caso), consultar la informacin que las mismas
entidades retratadas en la investigacin conservan. Para ello se debe acudir a sus centros de
documentacin o bibliotecas cuando las tengan, con el fin de conocer su memoria
institucional, consultando las publicaciones que haya publicado la propia entidad.
Otro elemento primordial, es el conocimiento de los archivos histricos y/o centrales de las
entidades objeto de estudio. En este caso es elemental el uso adecuado de las guas,
inventarios, catlogos o cualquier otro instrumento de consulta, que adems de servir para
localizar con precisin la documentacin, provee elementos de juicio para seleccionar la
documentacin misional de la entidad, y no correr el riesgo de atiborrarse de mucha
informacin, que en la mayora de los archivos se cuenta por miles de metros lineales de
documentacin. La seleccin de las series primordiales de la entidad, entre las cuales se
debe seleccionar una muestra restringida, son los mecanismos ms adecuados para la
consulta de informacin de los archivos de las entidades. La localizacin de la informacin
de archivo de referencia bsica para la historia institucional, ser ampliada ms adelante.
El segundo problema que enfrenta el historiador tiene que ver, con evitar la dispersin y
prdida de tiempo. Para conjurar esta posible sin salida, ante la acumulacin progresiva de
documentacin que resulta del acopio exhaustivo de informacin, es preciso:
a) Tener a mano en todo momento el anteproyecto de investigacin y el plan de trabajo,
puesto que en este instrumento de investigacin, se encuentran las coordenadas y los
criterios de pertinencia con base en los cuales, se pueden seleccionar las fuentes y los datos
necesarios para la investigacin de historia institucional que se est llevando a cabo.
b) Se sugiere tener control a la hora de recopilar informacin, pues esta actividad se realiza
dando una ojeada general a la documentacin, cuya lectura en profundidad y anlisis
ordenado por cada tipo o serie de documentos es posterior. Por lo tanto, es importante
frenar el impulso de leer toda la documentacin a la vez en el momento de la actividad de
HISTORIA INSTITUCIONAL 80
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
recopilacin, con el fin de evitar prdidas de tiempo y no correr el riesgo de irse por las
ramas al consultar fuentes, seguramente de mucho inters, pero de utilidad para otras
temticas o tipos diferentes de investigacin.
c) En el caso particular de la historia institucional, donde se debe recopilar de manera
exhaustiva la normatividad, es sumamente recomendable (por no decir que obligatorio)
fotocopiarla en su totalidad y tenerla siempre a mano. Como el lenguaje jurdico es tan
preciso, y requiere de mucho rigor su transcripcin, no debemos confiarnos de apuntes
hechos a mano, o realizados en porttiles al calor de una primera lectura en el momento de
la recopilacin. La utilizacin de fuentes jurdicas y su transcripcin cuando sea til
hacerla, solamente debe realizarse teniendo a mano el original o su copia, luego de haber
recibido varias relecturas y una profunda comprensin, con el fin de evitar imprecisiones u
omisiones.
El tercer problema que enfrenta el historiador, tiene que ver con el control que se debe
ejercer sobre el material de consulta, que de manera progresiva se viene acumulando
durante el transcurso del acopio de informacin, y sobre el cual el investigador no solo debe
aplicar un ejercicio de control fsico, sino adems mental, pues debe tener pleno
conocimiento de lo que viene recopilando. Como es difcil saber de memoria la localizacin
exacta de una pieza determinada de informacin, es recomendable acompaar este proceso
de la elaboracin de listados, los cuales deben hacerse por tipo de informacin, tipos
documentales, y en cada uno de estos, ubicar con precisin la fuente exacta de donde
fueron tomados.
El Cuarto problema que debe enfrentar el historiador, es evitar al mximo caer en la trampa
de los anacronismos. Juzgar con los ojos del presente acontecimientos del pasado, es una de
las premisas fundamentales que todo investigador conjura por medio de la denominada
objetividad cientfica. En el caso de la historia institucional, la trampa ms comn cuando
se estudia entidades administrativas del pasado, o se analizan ordenamientos jurdicos
antiguos, es entenderlos con base en la organizacin estructural del Estado actual. Para
conjurar esta trampa, es necesario iniciarse en conocimientos de derecho administrativo y
constitucional, y de manera retrospectiva, a la luz de la historia del derecho, comprender los
rganos del Estado, sus funciones y competencias administrativas de cincuenta, cien,
HISTORIA INSTITUCIONAL 81
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
doscientos o ms aos atrs. No se debe revestir el ropaje administrativo del pasado, con las
prendas conocidas del presente del investigador. Para ello siempre hay que tener en cuenta
el tipo de Estado que se est describiendo, la constitucin vigente en cada periodo, y definir
las denominaciones de corporaciones pblicas, cargos y funciones administrativas, a la luz
del ordenamiento jurdico de cada periodo y etapa histrica del pasado analizado.
Finalmente, para evitar que el cmulo de informacin, adopte la forma de una montaa de
papeles, y ms bien adquiera una figura corprea, estructurada, ordenada de manera
sistemtica, por tipos documentales, tipos de fuentes, tipos de actos jurdicos y
administrativos, de manera secuencial y cronolgica, se plantea el siguiente plan de
clasificacin especfico para realizar historias institucionales, tal y como se plantea en la
presenta gua y con base en la matriz metodolgica propuesta (ver anexo 5. P, 144),
probada desde la teora y la experiencia, para objeto de discusin, anlisis y aplicacin.
Las fuentes primarias predilectas para la historia institucional, son las denominadas fuentes
legales, relacionadas con toda la normatividad que ha moldeado la existencia de una
entidad, desde su creacin, desarrollo, transformacin, y en algunos casos su liquidacin.
Por lo tanto, cuando en historia institucional se habla de ir a las fuentes, estamos
hablando de ir a las fuentes legales como primer paso fundamental en el acopio de
informacin.
Relacionadas con los actos o hechos del pasado, de los que se deriva la creacin,
modificacin o extincin de normas jurdicas, las fuentes legales hacen referencia a las
publicaciones donde se compilan las normas jurdicas que fundamentan la existencia legal
de una institucin poltica del Estado. Para acometer esta tarea, es necesario tener en cuenta
que esta informacin se encuentra dependiendo el tipo de Estado o etapa histrica a la que
deba su existencia la entidad objeto de estudio.
HISTORIA INSTITUCIONAL 82
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
La publicacin de todas las disposiciones que provenan de la potestad absoluta del Rey,
durante la poca del Estado monrquico hispnico, se llev a cabo en diferentes formas.
Las ms importantes y de carcter general, se impriman y circulaban a todas las
autoridades que por mandato real reciban la delegacin de funciones. Otras eran
comunicadas directamente a los organismos interesados (audiencias, gobernadores,
cabildos, etc.), y si deban ser cumplidas por muchos, se pregonaban en las plazas de las
ciudades, guardndose en todos los casos un ejemplar autntico en los archivos
correspondientes. Las disposiciones dirigidas a una sola autoridad (instrucciones, cartas
reales, etc.), no eran objeto de publicacin.
En el caso de la legislacin sancionada en Espaa para las Indias, debe tenerse en cuenta
que esta tuvo siempre un alcance general, donde la casustica predomin como mtodo de
interpretacin por parte de las autoridades americanas, debido a que los problemas locales
no eran idnticos y por lo tanto, deban dictarse normas especiales para cada provincia sin
la pretensin de implantar un rgimen uniforme en todas ellas. En el caso de la legislacin
indiana, este fue un derecho en el que tendi a predominar el derecho pblico por sobre el
derecho privado: Principalmente se refera a normas administrativas tales como la
organizacin de los Virreinatos, Gobernaciones, Reales Audiencias, etc. En general este se
form con multitud de disposiciones particulares, que a veces constituan precedentes para
otras regiones, pero que, slo con respecto a ciertas instituciones, dieron origen a un
sistema orgnico. Dicho de otro modo, el derecho indiano, entre otras caractersticas (como
derecho orientado a la proteccin del aborigen, en virtud de los abusos cometidos por los
conquistadores), fue asistemtico, carente de unidad, como conjunto de normas dispersas
sin una sistemtica ordenacin.
Frente a esta situacin se trat de poner un poco de orden con los proyectos de recopilacin
iniciadas desde la poca de Felipe II: Provisiones, cdulas e instrucciones para el gobierno
de la Nueva Espaa, elaborada por el licenciado Vasco de Pagua (1563); Gobernacin
espiritual y temporal de las Indias, de Juan de Ovando (1570); Cedulario indiano, reunido
por Diego de Encinas (1596); Discurso sobre la importancia, forma y disposicin de la
Recopilacin de las Leyes de las Indias Occidentales, por Antonio Len de Pinelo (1624);
yla famosa Recopilacin de Leyes de los Reynos de las Indias. Esta ltima fue una
compilacin de la legislacin promulgada por los monarcas espaoles para regular sus
posesiones en Amrica y las Filipinas (Indias). Fue realizada por Antonio de Len Pinelo y
Juan de Solrzano Pereira y sancionada por Carlos II de Espaa (1665-1700) mediante una
pragmtica, firmada en Madrid, de 18 de mayo de 1680. Est dividida en cuatro tomos y un
total de nueve libros, que contienen 6.385 leyes, agrupadas en 218 ttulos. Cada ley seala
el ao, rey y lugar de expedicin de dicha norma.
HISTORIA INSTITUCIONAL 83
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Libro I: Refiere a los asuntos religiosos, tales como el regio patronato, la organizacin de
la Iglesia, la cultura y la enseanza.
Libro II: Trata la estructura del gobierno indiano con especial referencia a las funciones y
competencia del Consejo de Indias y las audiencias.
Libro V: Legisla sobre diversos aspectos del derecho pblico, jurisdiccin, funciones,
competencia y atribuciones de los alcaldes, corregidores y dems funcionarios menores.
Libro VII: Resume los aspectos vinculados con la accin policial y de la moralidad pblica
Con base en esta aclaracin, para la elaboracin de una historia institucional de una
entidadbajo la gidadel Estado monrquico hispnico (XVI - XVIII), aplicada al contexto
de la Nueva Granada, es necesario acudir a las fuentes legales de la poca, conocer las
instancias de donde emanan y distinguir los distintos tipos de normas.Frente a la
problemtica de identificar las fuentes legales con exactitud, en la presente gua se adjunta
el Anexo 5.1,p, 147, donde se enlistan las fuentes impresas oficiales del periodo colonial,
tomado de:Fuentes y Bibliografa para la Historia de Bogot(Ver bibliografa), en estado
de elaboracin y como su ttulo lo indica, con nfasis para la historia administrativa de
Bogot. Al respecto hay que anotar que no existe un catlogo de las disposiciones legales
relativas al perodo colonial para la Nueva Granada al estilo de los que ha elaborado el
Instituto de Investigaciones sobre Historia del Derecho de Buenos Aires para el Rio de la
Plata y Paraguay. La tarea de acometer la confeccin del de la Nueva Granada, queda
consignada para un trabajo posterior. Por el momento en el Anexo 5.1 se destacan las
fuentes legales consignadas en la matriz metodolgica(Ver Anexo 5) para esta etapa de la
historia, a saber:
Cedularios
Relaciones de mando de los Virreyes de la Nueva Granada
Informes de los gobernantes de la Nueva Granada
HISTORIA INSTITUCIONAL 84
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El nombre dado a la publicacin oficial va desde Diario Oficial44, Boletn Oficial, Gaceta
Oficial, Registro Oficial o Peridico Oficial, y se constituye en el medio de divulgacin que
un Estado (y dentro de este un Departamento, Municipio, Distrito segn nuestro orden
territorial), u organizacin internacional tiene para publicar las constituciones,leyes,
decretos, tratados, reglamentos y cualquier otra norma jurdica. Con este procedimiento se
entiende que, una vez las normas son aprobadas (por el Congreso) y sancionadas (por el
Presidente), para que tengan efectos jurdicos deben ser promulgadas y publicadas. La Ley
no puede entrar a regir si no es promulgada, puesto que su conocimiento por parte de los
ciudadanos es fundamental para que pueda ser cumplida45.
Teniendo claro qu son las fuentes legales, el siguiente paso es reconocer cules son las que
en nuestro pas son ms comunes y de uso generalizado para elaborar historias
institucionales bajo la gida del Estado republicano, que como elemento primordial
necesitan de la recopilacin de la normatividad y el repertorio jurdico, material que
posibilita trazar la historia de una entidad vista desde el derecho y el ordenamiento jurdico
que moldea su existencia. A continuacin se describirn las fuentes legales ms conocidas
en nuestro medio.
Peridicos oficiales:
El ms conocido es el actual Diario Oficial. Desde el primer nmero
publicado el 30 de abril de 1864, se ha convertido hasta el da de hoy, en
HISTORIA INSTITUCIONAL 85
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
HISTORIA INSTITUCIONAL 86
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
Establecidas las fuentes legales de esta etapa histrica, a continuacin se debe conocer con
precisin, el tipo de normas jurdicas de la poca, las cuales se distinguen porque son
emanadas de la potestad del soberano. En general, las disposiciones del Monarca se
distinguan entre s por su contenido y por su forma, y eran producto del ejercicio normal
de su autoridad legislativa. Entre ellas se describen a continuacin:
Provisiones Reales:
Encabezadas con el nombre del Monarca precedido del don (Don
Carlos, Don Felipe, etc.), y seguido de todos sus ttulos. Luego se
indicaba a quin o quines se dirigan, se exponan los motivos de la
medida, la decisin tomada, la fecha y la firma (Yo el Rey). Tanto el
Consejo de Indias como los Virreyes y las Audiencias podan expedir
provisiones reales con el nombre y los ttulos del Monarca pero con las
firmas de sus miembros.
Reales Cdulas:
Orden razonada expedida por el rey de Espaa entre los siglos XV y
XIX. Su contenido resolva algn conflicto de relevancia jurdica,
estableca alguna pauta de conducta legal, creaba alguna institucin,
nombraba algn cargo real, otorgaba un derecho personal o colectivo u
HISTORIA INSTITUCIONAL 87
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Los otros organismos competentes tenan atribucin para expedir sus propias normas.
Destacamos las del Consejo de Indias:
Cdulas:
De oficio y de parte, de registro de gracias y nombramientos.
Consultas:elemento clave de la resolucin real y del buen
gobierno.Dedicados a los asuntos de mximo inters, tanto en pocas de
paz como de guerra.Resueltas por los consejeros, bajo la supervisin y
revisin del monarca.
Decretos:
En un principio simples notas marginales que aparecan junto al parecer
del consejero; Pasan a ser documentos independientes en los que se
transmite la decisin regia.
Mandamientos: equivalentes a las cdulas de los virreyes, presidentes y
gobernadores.
HISTORIA INSTITUCIONAL 88
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
Identificadas las fuentes legales, el siguiente paso es saber con precisin cuales son los
documentos (normas jurdicas) que se van a consultar en estas. Como ya se anot en su
momento, para este paso ya se debe tener definido el estatuto jurdico de la entidad objeto
de investigacin, junto con la instancia administrativa a la cual pertenece dentro de la
estructura general del Estado.
Constitucin:
Es fundamental conocer la (s) Constitucin (es) vigente (s) en cada uno de
los periodos que atraviesa la vida institucional de una entidad republicana,
debido a que una institucin o funcin administrativa, se puede crear a partir
de la reglamentacin de un articulado constitucional. Este texto jurdico,
superior a todos los otros, adems de proveer las declaraciones de los
derechos y deberes de los ciudadanos, da las pautas generales de la
organizacin de los poderes pblicos y la estructura fundamental del Estado.
De tal forma que todos los actos administrativos (objeto de la recopilacin
de la normatividad) solo son vlidos, si estos se adecan a las leyes, al
tiempo que estas ltimas solo son vlidas si se adecan a la Constitucin.
Leyes:
Aprobadas por el Congreso (Senado y Cmara), sancionadas por el
Presidente de la Repblica, y publicadas en el Diario Oficial. Su carcter es
de obligatoriedad general.
Decretos:
Emanados habitualmente del poder ejecutivo, corresponden a un acto de la
administracin pbica que busca crear situaciones jurdicas, a partir de una
manifestacin de voluntad unilateral. Posee un contenido normativo
reglamentario, por lo que su rango es jerrquicamente inferior a las leyes.
Tambin expiden decretos las autoridades polticas locales (Gobernadores y
Alcaldes).
Ordenanzas:
Actos de la corporacin administrativa de nivel departamental. Las
Ordenanzas en nuestro ordenamiento jurdico son expedidas por las
Asambleas Departamentales (corporacin pblica, poltico-administrativo,
de eleccin popular, goza de autonoma administrativa y presupuesto
propio), se caracterizan por estar subordinadas a la ley y rigen en todo el
territorio del Departamento respectivo.
HISTORIA INSTITUCIONAL 89
GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
Acuerdos Municipales:
Emanados de la corporacin administrativa de nivel municipal. Aprobados
por el Concejo Municipal, y sancionados por el Alcalde Municipal, resultan
de la manifestacin de una convergencia de voluntades con la finalidad de
producir efectos jurdicos50.
Acuerdos Distritales:
Actos administrativos del orden distrital. Aprobados por el Concejo Distrital
y sancionados por el Alcalde Distrital. En el caso especfico de Bogot (que
goza del rgimen especial de Distrito Capital), el Concejo Distrital, que tiene
las mismas funciones de los concejos municipales, no subordina sus
acuerdos distritales ni a las Ordenanzas ni a los decretos del Gobernador del
Departamento de Cundinamarca.
Resoluciones:
Las resoluciones de tipo administrativo se dictan, para cumplir las funciones
que la ley encomienda a cada servicio pblico. Consiste en una orden escrita
dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter general,
obligatorio y permanente, y sirve de complemento, desarrollo o detalle de la
ley en la esfera de competencia del servicio pblico. Su expedicin se
reserva a las autoridades administrativas como: Secretarios de gobernacin o
alcalda, jefes de departamentos administrativos, directores de entidades
descentralizadas. Las Resoluciones resultan una fuente de informacin muy
importante en una historia institucional, pues como tipo documental y acto
administrativo, permiten rastrear en detalle el funcionamiento interno de una
entidad.
Circulares:
Se entiende como una comunicacin interna expedida por una autoridad
Superior (Jefe, Director, Secretario General) para dar a conocer la
interpretacin de alguna disposicin administrativa de carcter especfico y
normativo, de observacin obligatoria.Al tiempo que es el escrito que se
emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias o a
numerosas personas, a quienes interesa por igual. Para la investigacin de
historia institucional es necesario buscarlas en los archivos de las entidades,
y su consulta permite rastrear la creacin de grupos internos de trabajo.
Una vez identificadas las fuentes legales, y comprendido el tipo de normas jurdicas a
compilar (de acuerdo a nuestro ordenamiento jurdico y pirmide normativa), el siguiente y
ltimo paso conceptual a la hora de realizar la recopilacin de normatividad, es definir
cules son los actos jurdicos y administrativos que se van a seleccionar para la historia
HISTORIA INSTITUCIONAL 90
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institucional. Estos no son ms, que los directamente relacionados con la historia jurdica
de la entidad.
Esta relacin explica la vida institucional y/o ciclo vital de las entidades. Por lo tanto
interesa saber en una historia institucional: el acto jurdico de creacin, las normas de
regulacin, los actos administrativos de transformacin, y cuando aplique, los actos de
liquidacin. A continuacin se describirn las modalidades de cambios institucionales, a
partir de los cuales los actos jurdicos y administrativos se relacionan directamente con
cualquier entidad objeto de estudio.
Actos de creacin:
Por lo general son leyes y/o decretos, los actos jurdicos y
administrativos mediante los cuales se crean entidades, algunas veces
desarrollando y/o reglamentado disposiciones constitucionales, y en
otras en ejercicio de la funcin administrativa del Estado. Actualmente la
Ley 489 de 1998 en su artculo 49, establece que en cuanto la creacin
de organismos y entidades administrativas, corresponde a la ley, por
iniciativa del Gobierno, la creacin de los ministerios, departamentos
administrativos, superintendencias, establecimientos pblicos y los
dems organismos y entidades administrativas nacionales. As mismo el
artculo 50 estableci que la ley que disponga la creacin de un
organismo o entidad administrativa deber determinar sus objetivos y
estructura orgnica.
Restructuracin orgnica:
Uno de los grandes objetivos de la historia institucional, es detectar en la
secuencia o desarrollo del ciclo vital de una entidad, los grandes cambios
que comprenden, tanto las reformas funcionales como de estructura. Tal
y como se anot con ms detalle en la primera parte de esta gua, esos
momentos, que se constituyen en hitos en la historia de la entidad y por
lo tanto configuran periodos institucionales, se denominan:
reestructuraciones orgnicas. Todo acto jurdico o administrativo
relacionado con la entidad objeto de estudio, que mencione o establezca
una reestructuracin orgnica, que modifique total o parcialmente la
estructura administrativa, se constituye, despus del acto de creacin, en
el acto administrativo ms importante en la historia de una entidad y por
lo tanto debe ser tenido en cuenta.
Actualmente, de acuerdo con el artculo 50 de la ley 489 de 1998, el cual
precisa que la estructura orgnica de un organismo o entidad
administrativa comprende: 1. La denominacin; 2. La naturaleza jurdica
y el consiguiente rgimen jurdico; 3. La sede; 4. La integracin de su
patrimonio; 5. El sealamiento de los rganos superiores de direccin y
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GUA METODOLGICA DE INVESTIGACIN
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Para entender mejor este tipo de fuentes, cuya consulta obedece al grado de complejidad
que se le quiera imprimir al trabajo de investigacin (alcance y contenido), lo que
determina la ubicacin y consulta de informacin, teniendo en cuenta que las fuentes
institucionales no se encuentran en los peridico oficiales, sino que por lo general se
conservan en los centros de documentacin de las propias entidades, o en los archivos
centrales e histricos de las mismas; hemos clasificado las fuentes institucionales de la
siguiente forma: en primer lugar, la memoria institucional, compilacin de otras fuentes
escritas diferentes a las normas jurdicas; en segundo lugar, las fuentes misionales, cuya
informacin est soportada en documentos de archivo de la entidad; y las entrevistas a
funcionarios con trayectoria en la entidad. Veamos cada uno de estos tipos de fuentes
institucionales a continuacin:
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Los impresos que son otras fuentes escritas distintas a las normas jurdicas, cuyo autor es la
propia entidad objeto de estudio, corresponden al rtulo de memoria institucional. Aunque
puedan existir manuscritos, son por lo regular impresos, algunos de impresin nica en
mquina de escribir, computador o en tirajes restringidos de edicin y cuyas caractersticas
corresponden a organismos recientes, o a momentos cercanos en el tiempo, de la segunda
mitad del siglo XX hacia adelante, cuando se comenz a modernizar en nuestro pas la
administracin pblica, y al interior de las entidades se regularon los procedimientos
administrativos; se inici la aplicacin de planes de gestin, estudios corporativos, anlisis
institucionales, que dejaban como testimonio documentos que en su conjunto conforman la
memoria institucional de la entidad.
Dentro de la memoria institucional los documentos ms comunes son los Manuales, que en
el caso de los manuales de funciones eran comunes para algunas instituciones de tiempo
atrs, en los cuales se plasman el hacer de una actividad al interior de la institucin; en la
misma lnea se encuentran los manuales de procedimiento, de factura ms reciente, que
resumen la serie de trmites involucrados en la administracin interna de una entidad.
Dentro de la memoria institucional se encuentran las memorias de directivos (memorias de
ministros, presidentes, secretarios, directores), en las cuales es muy comn encontrar,
adems de la descripcin de los logros de las administraciones, comentarios sobre
reestructuraciones orgnicas de las entidades o reformas administrativas; dentro del mismo
espectro resultan de importancia las publicaciones conmemorativas o las publicaciones de
divulgacin.
Todas estas fuentes de memoria institucional, son de gran utilidad sobre todo si se quiere
llegar a la filigrana del funcionamiento administrativo de una entidad estatal; adems,
resultan estratgicas a la hora de organizar archivos, pues el compendio de actividades y
funciones explican el flujo de produccin documental, y sirven para reflejar el
funcionamiento interno de una institucin a la luz de sus distintas reestructuraciones
orgnicas, siendo que en muchas de estas publicaciones se consignan organigramas de
primera mano. Fuentes de memoria institucional que a continuacin de detallarn.
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Los primero es manejar los instrumentos de consulta comunes en todos los archivos, desde
el ms general al ms particular. Se deben buscar, si existen, listados de series
documentales, guas, Tablas de Retencin Documental o Tablas de Valoracin
Documental, cuadros de clasificacin, inventarios documentales, y en algunos casos de
llegar a existir, catlogos que obedecen al grado ms especfico de descripcin documental
en archivstica. El siguiente paso es saber cules son las series y tipos documentales, que
por su carcter misional, aportan informacin directa, especfica y til para el tipo de
investigacin que estamos planteando.
Desde esta perspectiva, sern de gran utilidad las Actas de Junta Directiva, Resoluciones
Reglamentarias, Expedientes y/o Estatutos, series que en general tienen un valor secundario
de conservacin total porque soportan la memoria institucional de la entidad. No hay que
seleccionar documentacin de apoyo, ni de administracin interna, que no sea producto de
la misin que tiene que cumplir la entidad, pues de hacerlo se puede corre el riesgo de caer
en una de los peligros mencionados que puede enfrentar el historiador, como es la
dispersin de informacin. A continuacin, las series documentales de utilidad informativa
para la historia institucional.
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8.2.3 Entrevistas
El cuestionario debe apuntar a indagar sobre cuestiones muy puntuales, que aporten
elementos de juicio que desde la normatividad o las otras fuentes institucionales no se
detecten, como: el clima laboral, el rgimen administrativo, la adopcin vivencial de
nuevas funciones por parte de los empleados, la creacin de grupos que no aparezcan en los
organigramas, dificultades o taras ms perjudiciales de la vida institucional interna,
aspectos del pasado de la entidad relevantes para los entrevistados, maneras de procesar
anteriormente la informacin, al igual que el manejo de los archivos, entre otros posibles
cuestionamientos. Ms que una encuesta, se trata de una entrevista testimonial, que busca
recopilar datos institucionales que en otras fuentes ya descritas no se observen, con el fin de
conocer aun ms la entidad, desde la perspectiva vivencial por parte de quienes la
integraron, mas all del dato fro de unas normas o documentos escritos. De esta forma la
entrevista busca profundizar en la vida humana y social de la entidad, pues al fin y al cabo,
la estructura orgnica y las funciones de una entidad, son agenciadas por humanos para
atender a otros seres humanos.
preguntas sea corto y su redaccin clara, que permitan abordar de manera amable al
entrevistado. Es sugerente hacer sentir al entrevistado que est aportando a la
reconstruccin de la historia de una entidad, con el fin de desinhibir cualquier aprehensin
que pueda abrogar sobre el investigador.
De esta forma en las fuentes secundarias se citan las bibliografas, donde se presentan
documentos sobre un tema determinado, segn criterios mltiples y variados. Las
bibliografas pueden ser generales o especializadas, corrientes o retrospectivas, bsicas
(signaltiques) o analticas, nacionales o internacionales52. Para llegar a ellas actualmente
En esta categora se inserta el estado del arte que se haya alcanzado a valorar durante la
investigacin, sobre el tema especfico que la entidad conduce como su misin. Por lo
tanto, en este tipo de bibliografa se resalta, el aporte de otros investigadores al estudio del
tema que la institucin enarbola como su misin en la sociedad. La bibliografa misional
corresponde a un tipo de bibliografa especializada donde se enlistan los ttulos clasificados
por rbricas y relacionados con un slo tema integrador, que para el caso de la historia
institucional es el misional.
Por ejemplo, si la entidad es una empresa estatal que brinda servicios domiciliarios
relacionados con recursos hdricos, la bibliografa enlistada tratara temas especficos sobre
acueducto y alcantarillado, cubrimiento de servicios, tratamiento de aguas residuales,
contaminacin ambiental, manejo de aguas lluvias, etc. Si la entidad es hacendaria se
privilegiaran los ttulos referentes a manuales de hacienda pblica, sistemas fiscales,
finanzas estatales, administracin de impuestos, historia de los tributos, poltica fiscal, etc.
Si la entidad est relaciona con temas de orden pblico, los ttulos enlistados abordarn
temas de seguridad y defensa. Si la entidad pertenece a la rama judicial, las obras citadas se
ocuparan de temas jurdicos, cdigos y normas. Si la misin de la entidad est relacionada
con temas de educacin, la bibliografa dar cuenta de ttulos consultados sobre historia de
la educacin, cobertura, desercin escolar, infraestructura educativa, campaas de
alfabetizacin, reformas curriculares, etc.
En este tipo de bibliografa se presentan listas exhaustivas de ttulos, que a su vez pueden
estar clasificados por perodos cronolgicos, territorios geopolticos, grandes temas
(economa, sociedad, poltica, instituciones, cultura, entre otros) y subtemas. Bsicas o
comentadas, estas bibliografas se han compilado a partir de la recopilacin sistemtica de
una gran parte de la produccin cientfica relacionada con un perodo histrico o una
disciplina. Su consulta integral le permite al investigador, un conocimiento general del
contexto social en el cual la entidad ha dirigido su misin, agenciado sus competencias,
desarrollado sus funciones y alcanzado sus fines.
Los ms importante de este tipo de bibliografa, es presentar las fuentes consultadas que
sirvieron de base, para establecer las relaciones entre los cambios administrativos internos,
orgnico - funcionales de la entidad, las grandes reformas administrativas del Estado, junto
con los procesos, coyunturas y hechos sociales, econmicos y polticos del pas.
B. ESTRUCTURA
En esta etapa de la investigacin, una vez compilada la informacin, se debe entrar de lleno
en su anlisis, y la capacidad de sintetizar los mltiples aspectos que arroja la compilacin
de los documentos (operacin que incluye su ubicacin, recopilacin, clasificacin y
ordenacin), integra una operacin de tipo intelectual que responde, no solamente a la
capacidad individual del investigador, sino adems, al juicio metodolgico y ordenado con
base en el cual haya conducido la lectura de la documentacin a sus mayores frutos.
8.4 Periodizacin
8.5 Organigramas
Aun cuando no todas las entidades necesariamente poseen organigramas (al respecto ver la
primera parte de la gua), la gran mayora de ellas si necesitan de ellos, para su
administracin y por el tipo de estructura compleja, puesto que los organigramas facilitan
la gestin administrativa, entender las funciones y los procedimientos administrativos con
base en los cuales se pretenden conseguir los fines de la entidad. Desde esta perspectiva,
los organigramas son documentos de gran valor, que testimonian el devenir administrativo
de cualquier institucin; son una especie de fotografas que retratan de manera instantnea,
todos los cambios que a nivel de estructura se introducen durante todo el ciclo vital de una
institucin, y por lo tanto, reunirlos en su totalidad se convierte en unos de los retos ms
importantes cuando de hacer historias institucionales se trate.
En la presente gua se plantean tres estrategias para obtener la totalidad de los organigramas
histricos de una entidad, a saber: por medio de laRecopilacin, el Levantamiento y la
Reconstruccin por Inferencia, tareas que se acompaan de la elaboracin grfica a travs
del diseo y la diagramacin de este tipo de esquemas representativos de una
administracin. De las vas como se obtienen los organigramas, las formas para levantarlos,
las fuentes empleadas para su reconstruccin por inferencia y los modos de diagramarlos,
hablaremos a continuacin.
Recopilacin:
Una vez recopilados todos los organigramas histricos que haya elaborado e
impreso la entidad durante su existencia, es comn que nos encontremos
frente a vacos generalmente grandes, periodos de tiempo en los cuales aun
no se cuentan con organigramas que testimonien los cambios institucionales:
Cmo llenar esos vacos? Esto se agudiza, mxime si el marco cronolgico
de la entidad retratada arranca desde comienzo del siglo XX o hacia atrs,
por las razones anteriormente expuestas. La estrategia directa para hacerlo es
la interpretacin de la normatividad recopilada.
Metodolgicamente, de acuerdo con esta gua, primero se debe recopilar y
consultar la normatividad, y luego disear los organigramas, puesto que uno
de los resultados del anlisis histrico del marco jurdico es (adems de la
periodizacin y entender la evolucin orgnico - funcional de la institucin),
la elaboracin de organigramas. Cuando esto se hace sin la ayuda de
modelos elaborados por la propia entidad, ni por referencia de estudios y
monografas elaboradas por otros autores, estamos hablando del
levantamiento de organigramas.
Esta tarea consiste en leer con rigurosidad la totalidad de la normatividad
recopilada, en especial los actos jurdicos y administrativos que se ocupan
de: la creacin, reestructuracin de la entidad, modificacin total o parcial
de sus estructuras, y agregacin o supresin funciones. Por lo general,
cuando estas normas jurdicas reforman las entidades, establecen las nuevas
estructuras, dependencia por dependencia, en forma jerrquica, asignndoles
funciones a cada una de estas. Es con base en estos listados de dependencias,
en orden jerrquico, insertos en las mismas normas, que se elaboran los
organigramas a partir de su levantamiento; es decir, elevar de las listas
jerrquicas de dependencias, un diseo que conlleva a la diagramacin
grfica. Se trata de llevar el listado plano, a su levantamiento grfico
dependencia por dependencia (en orden jerrquico), como si fuera ladrillo
por ladrillo, dibujo que se va escalonando, de arriba hacia abajo, de la
primera autoridad hasta llegar a la base y quedar levantada la estructura
orgnica de la entidad. En este sentido la normatividad recopilada, se
constituye en la materia prima con la cual reconstruimos los organigramas.
(A modo de ejemplo, ver Anexo 11, p, 185, donde se expone un listado
jerrquico de dependencias, expuesto en el artculo 1 de la norma, a
partir del cual se realiza el levantamiento del organigrama)
Reconstruccin por inferencia:
De acuerdo con el Artculo 50 de la Ley 489 de 1998, la ley que disponga la
creacin de un organismo o entidad administrativa deber determinar sus
objetivos y estructura orgnica, aspecto que tambin encontramos en los
decretos recientes y otros actos administrativos que se ocupan de la fusin,
Este tercer componente, que integra las estrategias e instrumentos que posibilitan la
operacin de anlisis de la informacin recopilada, junto con la periodizacin y los
organigramas, se denomina cuadro de clasificacin, que en el mbito de la archivstica tiene
como objetivo, clasificar las series documentales producidas por una entidad de acuerdo a
su estructura administrativa. Es un instrumento de clasificacin documental, que se concibe
como una estructura jerrquica y lgica que refleja las funciones y las actividades de una
organizacin, funciones que generan la creacin o la recepcin de documentos. Se trata en
la prctica de un grfico a modo de cuadro que organiza intelectualmente la informacin y
que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros.
Para el archivista se trata de una gua que le sirve para identificar correctamente los
documentos, teniendo en cuenta que este es un esquema que refleja la jerarquizacin y
clasificacin dada a la documentacin producida por una institucin. En l se registran
jerrquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales. De
modo tal que el archivista solo tenga que seguir la jerarqua y relacin entre los
documentos, segn la identidad, la oficina productora y serie documental54.
De esta forma la redaccin definitiva que se presenta al final del presente proceso
metodolgico,ser consecuencia de todas las ideas consignadas durante el trabajo de
recoleccin y reflexin. La ltima versin para su publicacin, se emprende desde el
momento en que se constata que las fuentes se repiten, que unas remiten a las otras de
manera continua, cuando la lectura de la normatividad permite desglosar sus
encadenamientos sin vacos, cuando todas las fuentes, tanto jurdicas, institucionales y
secundarias, se encuentran armnicamente emplazadas y no se detecta fisura alguna en la
informacin.
Una redaccin gana en coherencia y claridad, cuando durante la exposicin de las ideas
principales, se trata de ser lo ms claro posible, sin caer en afirmaciones escuetas, o en la
acumulacin confusa de ideas. Para ello en ningn momento se debe perder el tema central
de estudio, aquel hilo conductor que nos provee la definicin clara de los conceptos
utilizados.En ltimas de trata de interesar y seducir al lector, llevndolo por caminos de
cuestionamiento incesante, provocando la sensacin, a travs de la narracin histrica, que
los hallazgos de la investigacin les son propios.
Por ltimo, como premisa fundamental de una buena redaccin y presentacin final, es
aconsejable comprender que todo trabajo de investigacin historiogrfica es un esfuerzo de
sntesis: por ms informacin que se haya recopilado, por ms ideas desencadenadas a
partir de las preguntas que se le hagan a las fuentes, por ms caminos que deje abiertos la
historia institucional, el informe final debe exponer lo necesario para entender el objeto
estudiado en un periodo de tiempo. Como no se puede transcribir en su totalidad la
normatividad, ni mucho menos las fuentes institucionales o secundarias, se trata de ofrecer
un perfil histrico sobre la entidad objeto de historia institucional, a partir de:
8.7 Redaccin
Segn el diccionario (DRAE, 2001) composicin de un todo por la reunin de sus partes, la
sntesis, en historia institucional, consiste en reunir todos los pasos metodolgicos de
investigacin,empleados para analizar la historia institucional de una entidad, desde un
enfoque jurdico y administrativo, logrando la unin de todos sus elementos en un solo
complejo ordenado. Sintetizar, resumir, condensar en un solo informe escrito la idea
general que se quiere transmitir, referente a la evolucin orgnico - funcional de una
institucin poltica del Estado.
En ltimas de lo que se trata, es saber comunicar el pensamiento por escrito. Para ello,
adems del entrenamiento permanente, se deben considerar (segn lo expresado por
Jocelyn Ltourneau, en su obra citada: La caja de herramientas) tres planos para el
dominio de la escritura: la organizacin lgica de las ideas, la estructuracin equilibrada del
texto y la capacidad para seducir y convencer al lector. Estos tres planos de la transmisin
de la informacin recopilada y analizada, tiene como marco una premisa fundamental, que
por momentos se deja de lado: la calidad de un trabajo de investigacin, no solo se mide
por la exhaustiva recopilacin de informacin, el manejo de fuentes, la cantidad de obras
citadas en la bibliografa, la credibilidad de los ejemplos citados como prueba o la
originalidad de los hallazgos; El trabajo de investigacin tambin se mide por la claridad de
su exposicin, la lgica de su razonamiento y la calidad de su redaccin medida en la
sntesis. Es ms, un buen trabajo de investigacin, a pesar de las mltiples fuentes
recopiladas y la solidez de sus citas, se puede estropear si no se sabe comunicar bien.
En el plano de la organizacin lgica de las ideas, este se logra con base en la aplicacin
consciente del anteproyecto de investigacin. Si los conceptos aparecen claramente
definidos, la hiptesis de investigacin es viable, el objetivo general es slido y los
objetivos especficos corresponden con la tesis central, se logra una coherencia en la lnea
de argumentacin, clave para la presentacin de la sntesis en historia institucional.En el
segundo plano, estructurar el texto de forma equilibrada, consiste en dominar los elementos
bsicos de un texto, a saber: la oracin, el prrafo, la puntuacin y la redaccin de los
ttulos de las secciones y subsecciones. Los principios bsicos de la redaccin y la
En palabras de Ltourneau, tan acertado para las claves del trabajo de investigacin, la
oracin y el prrafo son el ncleo de la produccin del texto. Por lo tanto, como el texto no
es ms que la sucesin de oraciones, prrafos y secciones, estos se deben articular de
manera coherente, respetando las reglas bsicas de la gramtica, ortografa, sintaxis,
vocabulario y puntuacin. El soporte y lugar de enunciacin de una idea es la oracin. Cada
nueva oracin debe anunciarse en la oracin antecedente y anunciar a su vez la oracin
siguiente. El prrafo, conjunto de varias oraciones que se construyen y enlazan mediante
palabras de enlace (ahora bien, no obstante, de donde, en resumen, en efecto, igualmente,
de la misma forma, por estas razones, sin embargo, etc.), debe contar con un
encabezamiento, un cuerpo que desarrolle la idea principal, y un final que permita dar paso
a otra instancia argumentativa.
8.8 Anexos
Con base en los elementos descritos en el captulo que aborda la historia institucional en el
marco de la archivstica; la estrecha relacin que la primera tiene en la naturaleza terica de
esta ltima, salta a la vista, mxime cuando se observa que, uno de los resultados que arroja
la elaboracin de una historia institucional, es la reconstruccin de la evolucin orgnico
funcional de las entidades,que se traduce en: recopilacin de normatividad (repertorio
jurdico), periodizacin institucional (divisin cronolgica del ciclo vital de las entidades),
y levantamiento y/o diseo de organigramas histricos (Representacin grfica de
estructuras administrativas); herramientas que en su conjunto, elaboradas desde el punto de
vista intelectual, se aplican en la prctica para la tarea fsica de organizar los documentos de
archivo producidos por una institucin, de acuerdo a las estructuras administrativas
adoptadas a lo largo de su existencia y como producto del ejercicio de actividades
administrativas, en cumplimiento de unas funciones otorgadas desde lo jurdico.
mismos, sino que adems, funge como elemento clave que cualifica los archivos: los valora
en su verdadera dimensin histrica, potencializa sus documentos como fuentes de
informacin, y eleva la misin de los archivos como portadores de las decisiones de Estado
y evidencia material de la actuacin del poder.
Lo anterior aplica tanto para entidades cuyo marco de estudio sea el Estado monrquico
absolutista aplicado en Espaa y replicado en Amrica (Nueva Granada), como para el
Estado republicano que adopt nuestro pas como nacin independiente (Colombia).Por lo
tanto, en un primer nivel de alcance y contenido que se le quiera imprimir a una historia
institucional, est el de ofrecer el contexto administrativo con el cual se gestionaron los
documentos producidos por una entidad, durante el transcurso del tiempo en que esta
ejerci su misin, en cumplimiento de sus funciones, y modelando sus estructuras
orgnicas. Contexto histrico que sirve para organizar los archivos pblicos desde el
enfoque orgnico funcional.
10. Anlisis histrico del proceso de formacin del Estado y sus organismos, para: la
planeacin y toma de decisiones en la Administracin; formacin de ciudadanos; y,
como problemtica histrica para ser abordada desde la academia
Lo anterior aplica sobre todo para entidades recientes, que tengan como origen el Estado de
derecho, en especial para aquellas que aun no hayan sido objeto de liquidacin y
permanezcan vigentes. Para entidades coloniales, enmarcadas bajo el Estado absolutista
monrquico, aplica en menor grado, que adems de ser un tema en espera de ms estudios
por parte del mbito acadmico, para el mbito de la Administracin Pblica y gobierno
sirven de referentes o antecedentes remotos de las instituciones modernas.
Entonces de lo que se trata, es que el gobernante cuente con la historia institucional, como
un instrumento de consulta que le informe sobre lo que ha hecho anteriormente la entidad
que recibe, y desde all determinar qu planeacin puede disear y qu decisiones debe
emplear para mejorar o mantener la ptima administracin de la institucin. Pero adems
de servirle la historia institucional a las autoridades pblicas, tambin cumple un papel
fundamental como documentode divulgacin al pblico en general, contexto en el cual
sirve para formar ciudadanos, que al conocer en transcurrir histrico de las entidades
pblicas que los rigen, pueden contar con ms argumentos que les permita exigir mayor
atencin, servicio y cubrimiento por parte de las mismas.
De esta forma tenemos: Por un lado, la historia institucional como instrumento de gobierno,
y por el otro como dispositivo educativo para la formacin de ciudadanos informados. Por
ltimo, por su alcance terico, repertorio jurdico y alcance historiogrfico, la historia
institucional tambin se dirige a los acadmicos, en especial a los interesados en la historia
del derecho, la historia de la administracin pblica y la organizacin administrativa de las
organizaciones del Estado.
De esta forma se presenta como una problemtica histrica digna de atencin, como una
nueva lnea de investigacin que se propone abrir nuevos derroteros en la investigacin
historiogrfica; que se pueda emplear desde la academia, con el fin de conocer ms a fondo
la historia de las instituciones polticas del pas, entender con mayor profundidad las
entidades jurdicas del Estado, y acercarnos a una comprensin y observacin de la historia
diferentes, donde el estudio de los acontecimientos y procesos histricos no desconozca lo
institucional, y el papel jugado por la estructura y la funcin administrativa del Estado, en
los momentos lgidos de la historia de Colombia.
GLOSARIO
C
CARTAS REALES: Decisiones tomadas por el Rey queAsuman una forma epistolar mediante la cual
los reyes contestaban las consultas hechas por las autoridades y a veces les indicaban la resolucin
tomada.
CATLOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios
fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
CDULAS: Nomas adoptas por el Consejo de Indias bajo el Estado monrquico,e oficio y de parte, de
registro de gracias y nombramientos.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a
un archivo permanente.
CIRCULAR: Se entiende como una comunicacin interna expedida por una autoridad Superior (Jefe,
Director, Secretario General) para dar a conocer la interpretacin de alguna disposicin administrativa
de carcter especfico y normativo, de observacin obligatoria.Al tiempo que es el escrito que se emplea
para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa
por igual.
CLASIFICACIN. Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un esquema, plan o
marco preestablecido. Puede ser. Clasificacin de fondos en el interior de un depsito de archivo.
Clasificacin de piezas en el interior de un fondo.
Clasificacin de documentos individuales en el interior de una pieza.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las
series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo a la
estructura orgnico-funcional de la entidad.
CDIGO: Conjunto de leyes o normas sobre una materia determinada.Considerado una ley de contenido
homogneo por razn de la materia (Derecho civil, penal, mercantil, procesal) que, de forma sistemtica
y articulada, expresa en un lenguaje preciso, la regulacin de todos los problemas relacionados con ella.
CONSTITUCIN:O ley constitucional, es un texto jurdico superior a todos los dems, que se derivan de
l y gracias a l poseen validez. Los actos administrativos solo son vlidos si se adecan a las leyes, y
stas slo son vlidas si se adecan a la Constitucin, como norma jurdica fundamental o ley de leyes.
Las constituciones comprenden: las declaraciones de derechos y deberes, la organizacin de los poderes
pblicos y la estructura fundamental el Estado. La Constitucin ocupa la cima de la jerarqua de las
normas jurdicas, en el sentido en que todos los dems textos (leyes, decretos, rdenes ministeriales),
deben espetarla so pena de su nulidad.
CONSULTAS: elemento clave de la resolucin real y del buen gobierno. Dedicados a los asuntos de
mximo inters, tanto en pocas de paz como de guerra. Resueltas por los consejeros, bajo la
supervisin y revisin del monarca.
DECRETO: Acto administrativo Emanado habitualmente del poder ejecutivo; corresponde a un acto de la
administracin pbica que busca crear situaciones jurdicas, a partir de una manifestacin de voluntad
unilateral. Posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerrquicamente inferior
a las leyes. Tambin expiden decretos las autoridades polticas locales (Gobernadores y Alcaldes).
DEPURACIN: Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que
no lo tienen.
DERECHO: Regla de conducta social obligatoria. / Factor de regulacin de la conducta
humana. / Sistema de normas y principios que tienen como fundamento la regulacin
armnica de la sociedad, de manera coercitiva, as como la proteccin y garanta de los
deberes y facultades de la persona.
DERECHO ADMINISTRATIVO: Rama del Derecho que tiene por objeto y materia lo
concerniente al rgimen jurdico de la Administracin Pblica y de la funcin
administrativa que ella cumple.En un concepto ms amplio, no solo estudia los rganos
tpicamente administrativos, sino tambin las funciones administrativas ejercidas por
cualquier otro rgano o poder del Estado, o por los particulares como forma de la
participacin en la gestin administrativa.
DERECHO CONSTITUCIONAL:Rama del Derecho pblico cuyo campo de estudio
incluye el anlisis de las leyes fundamentales que definen un Estado. De esta manera, es
materia de estudio todo lo relativo a la forma y estructura del de Estado, forma de
gobierno, derechos fundamentales y la regulacin de los poderes pblicos, incluyendo
tanto las relaciones entre poderes pblicos, como las relaciones entre los poderes
pblicos y ciudadanos.
DESCRIPCIN ARCHIVSTICA:Representacin precisa de una unidad de descripcin
y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilacin, cotejo,
anlisis y organizacin de toda aquella informacin que sirva para identificar, gestionar
y localizar la documentacin y explicar su contenido y el contexto de su produccin.
Este trmino tambin designa el resultado del proceso (Archival description).
DESCRIPCIN DOCUMENTAL. Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y
recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin.
DESCRIPTOR. Trmino al cual se asigna un significado especfico y que se utiliza como elemento de
entrada para la bsqueda sistemtica de la informacin.
DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS: Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres
edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.
DOCUMENTO: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
ESTADO DE DERECHO: Se caracteriza porque todo lo somete a la ley, en donde sus autoridades se
rigen, permanecen y estn sometidas a un derecho vigente en lo que se conoce como un Estado de
derecho formal. Formado por dos componentes: Estado (como forma de organizacin poltica), y
derecho (como conjunto de las normas que rigen el funcionamiento de la sociedad), en donde el poder
del Estado se encuentra limitado por el derecho. Surge por oposicin al Estado absolutista monrquico,
donde el Rey se encontraba por encima de todos los ciudadanos y poda ordenar y mandar sin ningn
otro poder que le hiciera contrapeso. El Estado de derecho, en cambio, supone que el poder emana del
pueblo, quien elige sus representantes para el gobierno. En el Estado de derecho existe la separacin de
poderes: ejecutivo, legislativo y judicial.
F
FONDO: Conjunto de los documentos de un archivo. Totalidad de las series documentales
de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin
institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona.
FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos
dispuestos sin ningn criterio de organizacin archivstica, ni las mnimas condiciones
de conservacin y sin la posibilidad de ser fuente de informacin y consulta.
FUNCIN: Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una
institucin por la legislacin, poltica o mandato. Las funciones pueden dividirse en
conjuntos de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas
o acciones (Function).
G
GESTIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al
eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una
entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y
utilizacin.
GUA: Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando
las caractersticas fundamentales de los mismos organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.
H
HISTORIA INSTITUCIONAL: Tiene como objeto de estudio el anlisis estructural, funcional,
normativo e histrico de las organizaciones de las administraciones pblicas, las diversas instancias o
unidades administrativas que en su conjunto conforman el Estado. Por lo tanto es el anlisis histrico de las
instituciones que integran la organizacin administrativa del Estado(tanto en su conjunto como en las partes
y rganos que lo integran), desde el orden jurdico que las fundamenta. El estudio de la historia institucional
se ocupa por comprender a las instituciones polticas en su funcin administrativa, estructura, evolucin
histrica y en su proceso de accin o intervencin en la sociedad. Su objetivo es el anlisis de las
instituciones en el tiempo, donde el cambio es el objeto principal de anlisis.
I
IDENTIFICACIN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
NDICE: Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos,
contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripcin.
INSTITUCIN: Organizacin o grupo de personas, identificado por un nombre propio y
que acta o puede actuar como una entidad. Puede incluir a una persona individual que
acte como persona jurdica (Corporate body). / Para la archivstica sujeto productor de
documentos. / Para el derecho, conjunto de normas jurdicas relativas a un mismo objeto
y a las mismas funciones, que constituyen un todo coordinado. / Conjunto de las formas
o estructuras fundamentales de organizacin social, tal como son establecidas por la ley
J
JURISPRUDENCIA:Conjunto de principios y doctrinas contenidas en las decisiones de los tribunales,
que de manera acumulativa devienen en juicios reiterados sobre hechos similares, creando derecho y
fundamentando antecedentes para la toma de decisiones jurdicas. Tambin se adopta para designar a la
ciencia del derecho en su conjunto o a la teora del orden jurdico positivo.
L
LEGISLACINARCHIVSTICA: Es el conjunto de normas que oficializan la conservacin, el acceso,
la proteccin y la organizacin de los archivos en un pas.
LEY: Disposicin de derecho formulada por escrito por el poder pblico / Norma escrita de naturaleza
jurdica dictada por un rgano preciso del poder pblico especialmente creado para ello: el legislador /
manifestacin escrita, deliberada y consciente de la voluntad del Estado / C.C.C., Art. 4. Es una declaracin
de la voluntad soberana manifestada en la forma prevenida en la Constitucin Nacional. El carcter de ley es
mandar, prohibir, permitir, castigar. / Leyes: En nuestro ordenamiento jurdico, aprobadas por el Congreso
(Senado y Cmara), sancionadas por el Presidente de la Repblica, y publicadas en el Diario Oficial. Su
carcter es de obligatoriedad general.
M
MANDAMIENTOS: Disposiciones legales proferidas por el Consejo de Indias en poca del Estado
monrquico hispnico, equivalentes a las cdulas de los virreyes, presidentes y gobernadores.
O
ORDENACIN: Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con
otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos
elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series.
ORDENACIN DOCUMENTAL: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado.
ORDENANZA: Acto administrativo de la corporacin administrativa de nivel departamental. Las
Ordenanzas en nuestro ordenamiento jurdico son expedidas por las Asambleas Departamentales
(corporacin pblica, poltico-administrativo, de eleccin popular, goza de autonoma administrativa y
presupuesto propio), se caracterizan por estar subordinadas a la ley y rigen en todo el territorio del
Departamento respectivo.
ORGANIGRAMA: Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o
entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u
organismo.
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativa cuya finalidad
es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para
revelar su contenido.
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
P
PRAGMTICAS SANCIONES: Leyes propias de la ordenacin jurdica del Antiguo Rgimen en
Espaa. Promulgadas por el rey, estaban relacionadas con aspectos fundamentales del Estado,
regulando cuestiones tales como la sucesin en el trono u otras.
PROVISIONES REALES: Encabezadas con el nombre del Monarca precedido del don (Don Carlos,
Don Felipe, etc.), y seguido de todos sus ttulos. Luego se indicaba a quin o quines se dirigan, se
exponan los motivos de la medida, la decisin tomada, la fecha y la firma (Yo el Rey). Tanto el
Consejo de Indias como los Virreyes y las Audiencias podan expedir provisiones reales con el nombre
y los ttulos del Monarca pero con las firmas de sus miembros.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo,
histrico o cultural.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la
estructura que tuvo durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al
que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los
documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.
PROCEDENCIA. Relacin existente entre los documentos de archivo y las personas
fsicas o jurdicas que los han producido, reunido, conservado y utilizado en el desarrollo
de su actividad personal o institucional (Provenance).
PRODUCTOR. Cualquier entidad (institucin, familia o persona) que ha producido,
reunido y/o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o
institucional (Creator).
PUNTO DE ACCESO: Nombre, trmino, palabra clave, grupo de palabras o cdigo que se utiliza para
buscar, identificar y localizar una descripcin archivstica. (Access point).
R
REALES CDULAS: Orden razonada expedida por el rey de Espaa entre los siglos XV
y XIX. Su contenido resolva algn conflicto de relevancia jurdica, estableca alguna
pauta de conducta legal, creaba alguna institucin, nombraba algn cargo real, otorgaba
un derecho personal o colectivo u ordenaba alguna accin concreta.
REALES DECRETOS:Disposiciones con fuerza de ley dictadas por el soberano. En
general eran elaborados en las secretaras del despacho y firmados por el Rey.
S
SECCIN: Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razn de
esa subdivisin orgnico-funcional.
SELECCIN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total.
T
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones,
a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las
mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las
especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo.
TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna el tiempo de permanencia, as como su disposicin final.
TEORA DE LA ORGANIZACIN: Su principal objeto es la comprensin de las organizaciones,
consideradas como unidades sociales con unos objetivos particulares, en cuanto a sus pautas de
funcionamiento, procesos tcnicos, el mbito poltico cultural, y sus sistemas de informacin y control.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple. Clase de documentos que se distingue por la
semejanza de sus caractersticas fsicas y/o intelectuales (por ejemplo, diarios, libros de actas,
resoluciones).
TIPOLOGA DOCUMENTAL: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse
segn su origen y caractersticas diplomticas.
U
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad tcnico-operativa de una institucin.
UNIDAD ARCHIVSTICA: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica,
entre otras: un expediente. (Vase expediente).
UNIDAD DE CONSERVACIN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica.
Pueden ser unidades de conservacin entre otras: una caja, un libro o un tomo.
V
VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o
para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas,
registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada.
VALOR FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pblica.
VALOR HISTRICO: (Vase Valor Secundario).
VALOR JURDICO: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho
comn.
VALOR LEGAL: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el
asunto.
VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una
vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente.
VALORACIN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo.
BIBLIOGRAFA
FARGE, Arlette, La atraccin del archivo. Valencia, Edicions Alfons el Magnnimn, 1991.
TOMS Y VALIENTE, Francisco, Manual de historia del derecho espaol. 4a. ed.
Madrid, Tecnos, 1979.
ANEXOS
Anexo 1
ISAD (G)
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica1
ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIN
1. rea de identificacin
1.1. Cdigo de referencia
1.2. Ttulo
1.3. Fecha (s)
1.4. Nivel de descripcin
1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o dimensiones)
2. rea de contexto
2.1. Nombre de o de los productores
2.2 Historia institucional / Resea biogrfica
2.3. Historia archivstica
2.4. Forma de ingreso
6. rea de notas
1
Tomada de:
Consejo Internacional de Archivos: ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. Segunda edicin.
Adoptada por el Comit de Normas de Descripcin. Estocolmo, Suecia, 19 - 22 septiembre de 1999. Ministerio de
Educacin, Cultura y Deporte, Secretara de Estado de Cultura, Madrid (Espaa), 2000.
6.1. Notas
Anexo 2
ISAAR (CPF)
Norma Internacional Sobre los Registros de Autoridad de
Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias2
ELEMENTOS DE DESCRIPCIN
2
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados y
Archivsticos Relativos a Entidades, Persona y Familias. Traduccin espaola de ISAAR (CPF) International Standard
Archival Autorithy Records for Corporate Bodies, Persons and Families, Ministerio de Cultura de Espaa, Madrid. Segunda
Edicin, 2004.
Anexo 3
ISDF
Norma internacional para la descripcin de funciones3
5. ELEMENTOS DE UNA DESCRIPCIN DE FUNCIN
3
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS ISDF Norma Internacional para la Descripcin de Funciones. Traduccin
espaola de ISDF International Standard for Describing Functions.Elaborada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas
Profesionales Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. Ministerio de Cultura de Espaa, Madrid. Primera Edicin, 2007.
Anexo 4
ISDIAH
Norma internacional para describir instituciones que
custodian fondos de archivo4
5. ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIN
4
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS ISDIAH Norma Internacional para Describir Instituciones que
Custodian Fondos de Archivos. Traduccin espaola de ISDIAH International Standard for Describing Institutions with
Archival Holdings.Adoptada por el Comit de Buenas Prcticas y NormasLondres, Reino Unido, 10-11 marzo
2008. Ministerio de Cultura de Espaa, Madrid. Primera Edicin, 2008.
Anexo 5
Diseo y diagramacin
6. Cuadros de Clasificacin
C. REDACCIN Y PRESENTACIN FINAL
7. Sntesis
8. Anexos
Anexo 5.1
PERIODO COLONIAL
DE SOLS, Jos. Relacin del Estado del Virreinato de Santa fe hecha por el Exmo seor Jos de
Sols al Exmo. seor Zerda. En: Revista del Archivo Nacional No. 3. Bogot. Archivo Nacional.
Marzo 1936. pp.81-95
GIRALDO JARAMILLO, Gabriel. Relaciones de mando de los virreyes de la Nueva Granada. Bogot.
Imprenta del Banco de la Republica. 1954.
HERNNDEZ DE ALBA, Guillermo. El Cedulario del cabildo de Bogot. En: Boletn de Historia y
Antigedades No. 342-343. Bogot. Academia Colombiana de Historia. Enero 1943. pp. 367-385
ORTEGA RICAURTE, Enrique. Acuerdos de la Real Audiencia del Nuevo Reino de Granada. Bogot.
Antena, 2 Vols. 1947
POSADA, Eduardo e IBAEZ, Pedro Mara. Relaciones de mando: memorias presentadas por los
gobernantes del Nuevo Reino de Granada. Bogot. Imprenta Nacional.1910.
REAL AUDIENCIA. Libro de Acuerdo de la Audiencia Real del Nuevo Reino de Granada. Tomo I (1551
1556). Tomo II (1557 1567). Bogot . Publicacin del Archivo Nacional de Colombia. Dirigida
por Enrique Ortega Ricaurte. 1947 1848.
Relacin del estado del nuevo reino de Granada (1789). En: Prez Ayala, Jos Manuel. Antonio
Caballero y Gngora, virrey y arzobispo de Santaf 1723 - 1796. Bogot. Ediciones del Consejo.
1951.
RESTREPO TIRADO, Ernesto. De Gonzalo Ximnes de Quesada a don Pablo Morillo. Documentos
inditos sobre la historia de Nueva Granada. Pars. Imprenta Le Moil & Pascaly. 1928.
SILVESTRE SNCHEZ, Francisco. Descripcin del Reyno de Santa Fe de Bogota : escrita en 1789 por
D. Francisco Silvestre, secretario que fue del virreinato y antiguo gobernador de la provincia de
Antioquia. Bogot. Prensas del Ministerio de Educacin. Nacional. 1950.
Anexo 5.2
NIVEL NACIONAL
GRAN COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional5. Tomo I. 1821 1824.
Bogot Imprenta Nacional. 1924.
GRAN COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo II. 1825 1826.
Bogot Imprenta Nacional.1924.
GRAN COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo III. 1827 1828.
Bogot Imprenta Nacional.1925.
GRAN COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo IV. 1829 1832.
Bogot Imprenta Nacional.1925.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE. Gaceta de la Nueva Granada. No.1 (1 de enero 1832) a No. 941
(30 de diciembre 1847). Remplaza la Gaceta de Colombia
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo V.
1833 1835. Bogot Imprenta Nacional.1925.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo VI.
1836 1837. Bogot Imprenta Nacional.1925.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor.Codificacin Nacional. Tomo VII.
Suplemento correspondiente a los aos 1819 - 1835. Bogot Imprenta Nacional.1926.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo VIII.
1838 1840. Bogot Imprenta Nacional.1926.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo IX.
1841 1842. Bogot Imprenta Nacional.1927.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo X.
1843 1844. Bogot Imprenta Nacional.1928.
5
La Ley No 13, de 1912, orden que se hiciera una edicin de las leyes nacionales expedidas desde 1821 hasta las que se expidieran en
el ao de publicacin del ltimo volumen de la obra. La ejecucin de la mencionada ley se adscribi a la Sala de Negocios Generales del
Consejo de Estado, bajo cuya direccin se publicaron los tomos que cubren el periodo 1821 1884.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XI.
1845 1846. Bogot Imprenta Nacional.1928.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XII.
1847. Bogot Imprenta Nacional.1928.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE. Gaceta Oficial. No. 942 (Domingo 2 de enero 1848) a No. 2,603
(martes 9 de julio 1861).
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XIII.
1848 1849. Bogot Imprenta Nacional.1928.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XIV.
1850 1851. Bogot Imprenta Nacional.1929.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XV.
1852 1853. Bogot Imprenta Nacional.1929.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XVI.
1854 1855. Bogot Imprenta Nacional.1929.
NUEVA GRANADA REPBLICA DE, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo VII.
1856 1857. Bogot Imprenta Nacional.1930.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA. Rejistro Oficial. No.1 (viernes 6 de mayo 1861) a No. 160
(mircoles 27 de abril 1864)
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XX.
1862 1863. Bogot Imprenta Nacional.1930.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA. Diario Oficial. ndice de disposiciones del poder Ejecutivo en las
ramas adscritas a la Secretaras de Hacienda y Fomento. No. 1 (Abr. 30 1864) hasta hoy .Bogot.
Imprenta de la Nacin.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXII.
1865 1866. Bogot Imprenta Nacional.1932.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXIII.
1867 1868. Bogot Imprenta Nacional.1933.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXIV.
1869. Bogot. Imprenta Nacional. 1940.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXV.
1870 1871. Bogot, Imprenta Nacional. 1941.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXVI.
1872 1873. Bogot Imprenta Nacional.1942.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXVII.
1874 1875. Bogot Imprenta Nacional.1943.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXIX.
1878 1879.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXX.
1880. Bogot. Imprenta Nacional. 1950.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXXI.
1881. Bogot. Imprenta Nacional. 1950.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXXII.
1882.
ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA, CONSEJO DE ESTADO, Editor. Codificacin Nacional. Tomo XXXIII.
1883.
NIVEL INTERMEDIO
CUNDINAMARCA, ESTADO SOBERANO DE CUNDINAMARCA. Rejistro del Estado. rgano oficial del
Gobierno de Cundinamarca. No.1 (viernes 3 de marzo 1871) a No. 1,392 (jueves 19 de enero 1882)
CUNDINAMARCA, ESTADO SOBERANO DE. Registro del Estado.Diario oficial del Gobierno de
Cundinamarca. No. 1 (1 de febrero 1882) a No. 884 (30 de noviembre de 1885)
NIVEL LOCAL
BOGOT. MUNICIPALIDAD DE BOGOT. El 20 de Julio. Peridico oficial del Distrito de Bogot. No.
1 (6 de mayo de 1865) a No.16 (23 de septiembre 1865).
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot en los aos 1928 -
1929. Bogot. Imprenta Municipal. 1930.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1930.
Bogot. Imprenta Municipal. 1931.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1931.
Bogot. Imprenta Municipal. 1932.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1932.
Bogot. Imprenta Municipal. 1933.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1933.
Bogot. Imprenta Municipal. 1934.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1934.
Bogot. Imprenta Municipal. 1935.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1935.
Bogot. Imprenta Municipal. 1936.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1936.
Bogot. Imprenta Municipal. 1937.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1937.
Bogot. Imprenta Municipal. 1938.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1938.
Bogot. Imprenta Municipal. 1939.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1939.
Bogot. Imprenta Municipal. 1940.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1940.
Bogot. Imprenta Municipal. 1941.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1941.
Bogot. Imprenta Municipal. 1942.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1942.
Bogot. Imprenta Municipal. 1943.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1943.
Bogot. Imprenta Municipal. 1944.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1944.
Bogot. Imprenta Municipal. 1945.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1945.
Bogot. Imprenta Municipal. 1946.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1946.
Bogot. Imprenta Municipal. 1947.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1947.
Bogot. Imprenta Municipal. 1948.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1948.
Bogot. Imprenta Municipal. 1949.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot durante 1949.
Bogot. Imprenta Municipal. 1950.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1954. Bogot. Imprenta de Bogot D.E. 1955.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1955. T.I.Bogot. Imprenta de Bogot D.E. 1956.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1955. T.II.Bogot. Imprenta de Bogot D.E. 1956.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1956. T.I.Bogot. Imprenta de Bogot D.E. 1957.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1956. T.II.Bogot. Imprenta de Bogot D.E. 1957.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1957. Bogot. Imprenta de Bogot D.E. 1958.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1958. Bogot. Imprenta de Bogot D.E. 1959.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1959. T.I. Bogot. Imprenta de Bogot D.E. 1960.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1959. T.II. Bogot. Imprenta de Bogot D.E. 1960.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1960. T.I. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1961.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1960. T.II. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1961.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1961. T.I. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1962.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1961. T.II. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1962.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1962. T.I. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1963.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1962. T.II. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1963.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1963. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1964.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1964. T.I. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1965.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1964. T.II. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1965.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1965.Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1966.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E. Registro Distrital. No.1 (19 de octubre 1965) hasta hoy.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1966. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1967.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1967. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1968.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1968. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1969.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1969. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1970.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1970. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1971.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1971. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1972.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1972. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1973.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1973. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1974.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1974. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1975.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1975. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1976.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1976. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1980.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1977. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1980.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1978. Bogot. Secretara de Gobierno de Bogot. 1981.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1979. Bogot. Secretara de Gobierno de Bogot. 1981.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1980. Bogot. Secretara de Gobierno de Bogot. 1981.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1981. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1988.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1982. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1988.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1983. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1988.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1984. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1988.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1985. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1988.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1986. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1987.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1987. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1988.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1988. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1989.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.E., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.E., durante
1989. Bogot. Imprenta Distrital de Bogot. 1990.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1990. Bogot. Imprenta Distrital de Santa Fe de Bogot D.C. 1995.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1991. Bogot. Imprenta Distrital de Santa Fe de Bogot D.C. 1995.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1992. Bogot. Imprenta Distrital de Santa Fe de Bogot D.C. 1995.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1993. Bogot. Imprenta Distrital de Santa Fe de Bogot D.C. 1995.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1994. Bogot. Imprenta Distrital de Santa Fe de Bogot D.C. 1995.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1995. Bogot. Imprenta Distrital de Santa Fe de Bogot D.C. 1996.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1996. Bogot. Divisin de Anales y Publicaciones del Concejo de Santa Fe de Bogot
D.C. 1997.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1997. Bogot. Divisin de Anales y Publicaciones del Concejo de Santa Fe de Bogot
D.C. 1999.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1998. Bogot. Divisin de Anales y Publicaciones del Concejo de Santa Fe de Bogot
D.C. 1999.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 1999. Bogot. Divisin de Anales y Publicaciones del Concejo de Santa Fe de Bogot
D.C. 1999.
BOGOT, CONCEJO DE SANTA FE DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot
D.C., durante 2000. Bogot. Divisin de Anales y Publicaciones del Concejo de Santa Fe de Bogot
D.C. 2001.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.C., durante
2001. Bogot. Oficina de Anales y Publicaciones del Concejo de Bogot D.C. 2002.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.C., durante
2004. Bogot. Oficina de Anales y Publicaciones del Concejo de Bogot D.C. 2005.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT D.C., Acuerdos expedidos por el Concejo de Bogot D.C., durante
2006. Bogot. Oficina de Anales y Publicaciones del Concejo de Bogot D.C. 2007.
BOGOT, CONCEJO DE BOGOT. Escritura del emprstito municipal de Bogot. Bogot. Imprenta
Municipal. 1924.
BOGOT, ALCALDIA MAYOR DE BOGOT. Tres aos de administracin distrital 1967-1969. Estudios
e informes de una ciudad en marcha. Bogot Jorge Plazas S. 1969.
BOGOT, ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, D.C., Secretara General. Estatuto orgnico de Bogot,
D.C., concordancias normativas y desarrollo jurisprudencial y doctrinario. Bogot. Imprenta
Distrital. 2001.
BOGOT, ALCALDA MAYOR DE BOGOT. Situacin legal de los barrios de Bogot, Distrito Especial,
por alcaldas menores. Bogot. Departamento Administrativo de Planeacin Distrital. 1977.
BOGOT, ALCALDA MAYOR DE BOGOT. Secretaria de Salud. Diagnstico local con participacin
social: Localidad de los Mrtires. Santaf de Bogot. 1998.
Anexo 6
Anexo 7
I. poca precolombina
a. Poblamiento
b. Perodo formativo
II. poca hispnica
a. La Conquista
b. Formacin de la Colonia
c. La Presidencia del Nuevo Reino de Granada
d. El Virreinato de la Nueva Granada
III. poca de la independencia
a. Gritos independentistas (1809-1812)
b. La Patria Boba (1810-1816)
c. La Reconquista (1815-1819)
d. La Independencia (1817-1824)
IV. La Repblica del siglo XIX
a. La Nueva Granada dentro de la Gran Colombia (1819-1832)
b. La Repblica Neogranadina (1830-1863)
c. Los Estados Unidos de Colombia (1861-1886)
d. La Regeneracin (1885-1902)
V. Siglo XX en Colombia
a. Despertar del Siglo XX (1899-1910)
b. La Hegemona Conservadora (1910-1930)
c. La Repblica Liberal (1930-1946)
d. El medio siglo (1946-1958)
e. El Frente Nacional (1958-1974)
f. Historia post-Frente Nacional (1974-2002)
VI. Siglo XXI en Colombia
Anexo 8
Anexo 9
1886 - 1914:
Seccin 1
Seccin 2
Seccin 3
Seccin 4
Seccin 5
1914 - 1968
Gabinete del Ministro
Secretara
Seccin de Presupuesto y Contabilidad
Seccin de Biblioteca y Archivo
Seccin de Crdito Pblico
Seccin Jurdica
Seccin de Aduanas
Cuerpos de Polica Fiscal
Administraciones de Hacienda Nacional
Oficina de Ventas
1968 - 1992
0. Gabinete
Oficinas
Secciones
Comisiones
Grupos
1992 - 2006
0. Despacho del Ministro
Oficinas
Comits
0.1 Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional
Subdirecciones
0.2 Direccin General de Apoyo Fiscal
Subdirecciones
0.3 Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional
Subdirecciones
3. Secretara General
ANEXO 10
PROYECTO DESARROLLO E
IMPLEMENTACIN DEL
SISTEMA DISTRITAL CUADRO DE EVOLUCIN ORGNICO
DEADMINISTRACIN FUNCIONAL SECRETARA DISTRITAL DE
DEARCHIVOS HACIENDA DE BOGOT 1926 - 2006
NOMBRE
DEPENDENCIA QUE CUMPLE LA
ACTUAL DE LA DEPENDENCIA UNIFICADA SOPORTE FUNCIN* AO FUNCIONES*
FUNCIN*
ENTIDAD*
Secretario de Hacienda
Decreto 838 (Diciembre
23) del Alcalde Mayor de
SECRETARA
Santa Fe de Bogot D.C. Se
DISTRITAL
reestructuran las Dirigir con el Alcalde Mayor la poltica del Distrito Capital en
DE Secretario de Hacienda 1993
dependencias de la materia tributaria, presupuestal y de manejo de tesorera.
HACIENDA
Secretara de Hacienda y se
DE BOGOT
desarrolla su organizacin
Administrativa y Funcional.
ANEXO 11
SUBSECRETARIA DE HACIENDA
2. Despacho del Subsecretario de Hacienda
2.1. Subdireccin de Proyectos Especiales
DIRECCIN JURDICA
6. Despacho del Director Jurdico
6.1. Subdireccin de Asuntos Contractuales
6.2. Subdireccin Jurdica de Hacienda
6.3. Subdireccin de Gestin Judicial
RGANOS CONSULTIVOS
12. Comit de Desarrollo Administrativo del Sector Hacienda
13. Comit de Direccin
14. Comit de Poltica de Riesgo
ANEXO 12
Nivel 1
Secretara de Hacienda
Creacin: Ley 72 de 1926 (Noviembre 29)
Reglamentacin: Decreto 47 de 1927 (Enero 12)
Funciones: designacin de asuntos mediante el Decreto 106 de 1927
(Junio 30)
Inspeccin Fiscal del Municipio (Organismo de control externo)
Creacin: Acuerdo 11 de 1918 (Mayo 17), Por el cual se crea unaOficina de Inspeccin Fiscal
del Municipio, se establece una ComisinFiscal y se le asignan funciones. A su vez crea el cargo
de InspectorFiscal del Municipio.
Funciones: El mismo AC 11/1918 en el Art. 2, establece: Las funciones del Inspector Fiscal
sern de dos clases: de fiscalizacin de las rentas municipales en cuanto su recaudacin e inversin,
y de investigacin y estudio de la organizacin de dichas rentas, para allegar los datos tendientes a
obtener su reorganizacin y mejoramiento.
Reorganizacin: Mediante el Acuerdo 11 de 1922 (Marzo 28) Por el cual se reorganiza la
Inspeccin Fiscal del Municipio, se deroga el AC 11/1918, y los Artculos: 31 del Acuerdo 36 de
1918 Sobre Hacienda Municipal y reglamentacin de la misma; y 3 y 4 del Acuerdo 78 de 1919
(Diciembre 2) Sobre reorganizacin de la Tesorera Municipal y creacin de varios empleos
Nivel 2
Oficina de Estadstica
Creacin: Acuerdo 5 de 1918 (Abril 2) Por el cual se establece una
Oficina de Estadstica Municipal.
Oficina de Ordenaciones
Esta oficina se incluye en el organigrama debido a que el mismo Decreto 106 de 1927, deja abierto
el margen para adscribir cualquier negocio que tuviera relacin con Hacienda, de los mencionados
asuntos que le correspondan a la Secretara. Adems, fue identificada directamente dentro de la
estructura de la entidad, mediante el Acuerdo 23 de 1929 que la suprime, y sus asuntos se trasladan
al Departamento de la Contralora Municipal, dependencia que a su vez fue creada mediante el
mismo acto administrativo, como oficina auxiliar de la Secretara de Hacienda durante un ao, tras
el cual se convirti en una entidad autnoma de la administracin municipal.
Tesorera Municipal
Reorganizacin: Acuerdo 34 de 1926 (Agosto 23) Reorgnico de laTesorera Municipal.
Teatro Municipal
Reglamentacin: Mediante los Acuerdos 87 de 1925 y 15 de 1927 se facult al Alcalde para
reglamentar el rgimen interno del teatro.
Organizacin: Decreto 11 de 1927 (Agosto 23)
Nivel 3
Secciones Dependientes de la Tesorera Municipal
Seccin Primera
Creacin: AC 32/1926. Mercados y sus anexos de pesas y medidas (almotacn)
Seccin Segunda
Creacin: AC 32/1926. Mataderos y sus anexos de plazas y expendios de carnes
Seccin Tercera:
Creacin: AC 32/1926. Ferias y sus anexos de coso y corral
Nivel 4
Sub. Sub. Secciones Dependientes de la Seccin Cuarta o de Cobros de la Tesorera Municipal
Creacin: AC 34/1926. Funciona separadamente del otro Juzgado, bajo la dependencia inmediata
de la Tesorera Municipal.
ANEXO 13
OFICINA DE CONTROL
DISCIPLINARIO INTERNO
SUBDIRECCIN
DIVISIN DE DIVISIN DE CAJA DE RECURSOS
ADMINISTRACIN
GENERAL HUMANOS
SUBDIRECCIN DE
ADMINISTRACIN DIVISIN DE DEFENSA
GENERAL DEL Y SEGURIDAD DIVISIN MESA DE
ESTADO DINERO
SUBDIRECCIN
SUBDIRECCIN
DIVISN DE HACIENDA FINANCIERA
Y PLANIF ICACI N DI VISIN DE APOYO DE SERVICIOS
OPERAT IVO
DIVISIN SERVICIO DE
DIVISIN DE LA LA DEUDA,
PROTECCIN SOCI AL COBRANZAS Y
CART ERA
SUBDIRECCIN DE
DIVISIN DEL DIVISI N DE
DESARROLLO INT ERIOR Y JUSTICIA SUBDIRECCIN DE CONTABIL IDAD
SOCIAL ADMINISTRACIN
DIVISIN DE DE LA DEUDA Y DIVISI N DE
EDUCACIN REGISTRO ESTADSTICAS Y
BASES DE DAT OS
DIVISI N DE
EJECUCIN Y
SEGUIMIENTO
L INEA DE MANDO
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN COORDINACI N Y ASESORA
Bogot D.C., febrero de 2004
ANEXO 14
GRUPO DE ASUNTOS
LEGALES DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN GENERAL 3/
DIRECCIN GENERAL DIRECCIN DIRECCIN DE LA
DE CRDITO
DEL DIRECCIN GENERAL GENERAL DE GENERAL DE REGULACIN DIRECCIN DIRECCIN
PBLICO Y GRUPO DE AUDITORA
PRESUPUESTO PBLICO DE APOYO FISCAL POLTICA REGULACIN ECONMICA DE LA ADMINISTRATIVA DE TECNOLOGA
DEL TESORO 3/
NACIONAL GRUPO DE ASUNTOS MACROECONMICA FINANCIERA
JURDICOS
NACIONAL SEGURIDAD SOCIAL
4/ GRUPO DE GESTIN
ORGANIZACIONAL
3/
GRUPO DE GRUPO DE PLANEACIN Y
GRUPO DE ESTUDIOS
DIVISIN DE ANLISIS GRUPO DE MERCADO PARTICIPACIN GESTIN EN TECNOLOGIA
SUBDIRECCIN DE PRESUPUESTAL DE CAPITALES 8/ PRIVADA
GRUPO DE 6/
1/ PRESUPUESTO
ANLISIS EXTERNO 3/
SUBDIRECCIN
Y CONSOLIDACIN DIVISIN DE SUBDIRECCIN DE DE PENSIONES
GRUPO DE MERCADO SUBDIRECCIN
PRESUPUESTAL CONSOLIDACIN
FINANCIAMIENTO
GRUPO DE PAGADURIA SUBDIRECCIN DE
PRESUPUESTAL DE CAPITALES
SUBDIRECCIN DE FINANCIERA
NACIN INTERNO ADMINISTRACIN
3/ APOYO AL DE RECURSOS
GRUPO DE
GRUPO SANEAMIENTO TECNOLGICOS
CONTABILIDAD
DIVISIN DE MULTILATERALES Y FISCAL TERRITORIAL
COMUNICACIONES Y OTROS
TRANSPORTE 3/
SUBDIRECCIN DE SUBDIRECCIN GRUPO DE COBRO
DIVISIN DE COACTIVO Y
INFRAESTRUCTURA DIVISIN DE PASIVOS DE DE SALUD Y
DESARROLLO REPRESENTACIN
CONTINGENTES
RIESGOS SUBDIRECCIN
Y DESARROLLO ECONMICO SUBDIRECCIN DE JURIDICA
PROFESIONALES SUBDIRECCIN DE INGENIERA
ECONMICO RIESGO SUBDIRECCIN DE 9/
JURDICA DE SOFTW ARE
DIVISIN DE MINAS Y GRUPO DE POLTICAS FORTALECIMIENTO
ENERGA INSTITUCIONAL
Y CONTROL
3/ GRUPO DE CONTRATOS
TERRITORIAL
DIVISIN PROGRAMA 7/
ANUAL
GRUPO DE
MENSUALIZADO CAJA GRUPO DE ADMON DE
DIVISIN DE ADMINISTRACIN DE
PERSONAL
ADMINISTRACIN LAS SOBRETASAS
GENERAL SUBDIRECCIN DIVISIN DE GIROS Y
SUBDIRECCIN DE OPERATIVA CUENTAS CORRIENTES SUBDIRECCIN GRUPO DE
ADMINISTRACIN DE RECURSOS CAPACITACION Y
DIVISIN DE DEFENSA
HUMANOS ESTIMULOS
GENERAL DEL Y SEGURIDAD
DIVISIN DE CAJA
ESTADO GRUPO DE NMINAS Y
DIVISN DE HACIENDA PRESTACIONES
Y PLANIFICACIN SOCIALES
DIVISIN MESA DE
DINERO
GRUPO DE ALMACN
SUBDIRECCIN DIVISIN DE APOYO
DIVISIN DE LA FINANCIERA OPERATIVO
PROTECCIN SOCIAL GRUPO DE GESTIN
DOCUMENTAL
GRUPO DE
SUBDIRECCIN DE PROGRAMACION Y SUBDIRECCIN
DESARROLLO
DIVISIN DEL
INTERIOR Y JUSTICIA
SEGUIMIENTO 3/
* DECRETO NO.246 DE 2004 (ENERO 28) DE SERVICIOS
GRUPO DE PROVISIN Y
SOCIAL
DIVISIN SERVICIO DE
1/ RESOLUCIN NO.0206 DE 2004 (ENERO 30) APOYO LOGSTICO
DIVISIN DE LA DEUDA,
EDUCACIN
COBRANZAS Y
CARTERA
2/ RESOLUCIN NO.0207 DE 2004 (ENERO 30)
GRUPO OPERATIVO DE
3/ RESOLUCIN NO.0208 DE 2004 (ENERO 30) TRANSPORTE
DIVISIN DE
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD 4/ RESOLUCIN NO.0209 DE 2004 (ENERO 30) 2/
ADMINISTRACIN
DE LA DEUDA Y DIVISIN DE
5/ RESOLUCIN NO.0210 DE 2004 (ENERO 30)
REGISTRO ESTADSITICAS Y
BASES DE DATOS 6/ RESOLUCIN NO.0211 DE 2004 (ENERO 30)
DIVISIN DE 7/ RESOLUCIN NO.0212 DE 2004 (ENERO 30)
EJECUCIN Y
SEGUIMIENTO 8/ RESOLUCIN NO.0554 DE 2004 (FEBRERO 27)
SUBDIRECCIN DE
FINANCIAMIENTO DIVISIN DE
9/ RESOLUCIN NO.0629 DE 2004 (MARZO 10)
OTRAS ENTIDADES FINANCIAMIENTO
OTRAS ENTIDADES
Y SANEAMIENTO LINEA DE MANDO
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN COORDINACIN Y ASESORA
Bogot D.C., Marzo 31 de 2004
ANEXO 15
NOTAS
1
Ver cmo desde la teora archivstica se entiende la historia institucional, en: Elio Lodolini, Archivstica.
principios y problemas, Madrid, Anabad, 1993. En especial los captulo 8 y 9 que se titulan, respectivamente:
Consecuencias: la reconstitucin del orden originario constituye el nico mtodo vlido de ordenacin del
archivo; y Problemas de la aplicacin del principio de la organizacin de los papeles en la dinmica
administrativa.
2
Juan Daniel Flrez Porras: La historia institucional como problema histrico: punto de partida de la alianza
entre la historia y la archivstica. Ponencia al VI Encuentro de Estudiantes de Historia en laUniversidad
Nacional de Colombia, sede Medelln, en el Panel Interdisciplinario. Medelln, 24 29 de Septiembre de
2007.
3
La Norma, entiendo, no puede venir a trastocar nuestros planteamientos sino a encauzarlos de forma
uniforme. La Norma no viene a inventar otra descripcin. Lo que puede trastocar sus resultados es la
errnea interpretacin de la misma hasta llegar a situaciones distorsionadas, por fuera de contexto. No
podemos olvidar que la descripcin exige condensacin para facilitar y acortar el camino entre la
informacin de los documentos y los usuarios. Y hay quienes de algunos elementos de descripcin
pretenden hacer monografas. Antonia Heredia Herrera, La Norma ISAD (G) anlisis crtico. Norma
Internacional para la descripcin archivstica. En: http://infolac.ucol.mx/documentos/isad.pdf (p 13 - 14).
4
Ver al respecto:Ely Chinoy, La sociedad. Una introduccin a la sociologa. Mxico, Fondo de Cultura
Econmica, 1966.
5
Desde que los juristas se aduearon del problema del Estado, este es definido mediante los tres
elementos constitutivos del pueblo, del territorio y de la soberana () Para citar una definicin conocida y
respetada, el Estado es <<un ordenamiento jurdico para los fines generales que ejerce el poder soberano en
un territorio determinado, al que estn subordinados necesariamente los sujetos que pertenecen a l>>
(Mortati). En la reduccin rigurosa que Kelsen hace del Estado a ordenamiento jurdico, el poder soberano
se vuelve el poder de crear y aplicar el derecho (o sea normas vinculantes) en un territorio y hacia un
pueblo, poder que recibe su validez de la norma fundamental y de la capacidad de hacerse valer recurriendo
en ltima instancia a la fuerza, y en consecuencia por el hecho de no ser no solamente legtimo, sino
tambin eficaz (legitimidad y eficacia se reclaman mutuamente). El territorio se convierte en el lmite de
validez espacial del derecho del Estado, en el sentido de que las normas jurdicas emanadas del poder
soberano nicamente valen dentro de determinados confines. El pueblo se vuelve el lmite de validez
personal del derecho del Estado, en cuanto las mismas normas jurdicas solamente valen, salvo casos
excepcionales, para determinados sujetos que de tal manera constituyen los ciudadanos del Estado.
Norberto Bobbio, Estado, gobierno y sociedad. Por una teora general de la poltica. Bogot, Fondo de
Cultura Econmica, 2000. P, 128.
6
Ely Chinoy, p. Cit.
7
Se supone que quienes estn en el gobierno deben ser lo ms neutrales que sea posible en las luchas
sociales que surgen en la sociedad, y capaces de subordinar sus intereses personales, de clase o de grupo al
bienestar comn. Como el poder puede ser objeto de abuso, la teora liberal sostiene que los funcionarios
pblicos deben estar limitados por una divisin del poder y el sistema de pesos y contrapesos, o por
21
Ver:Fernando Mayorga Garca, Estudios de derecho indiano. Bogot, Centro Editorial Universidad del
Rosario, 2003. En especial: Las Fuentes del Derecho Indiano, pp, 133 162.
22
La estructuracin y ordenacin de la administracin territorial americana, puesta en marcha a partir de la
segunda mitad del siglo XVI, respondi bsicamente a dos criterios. El primero, el orden jerrquico,
distingua el gobierno ordinario, el correspondiente a los gobernadores de las provincias, del gobierno
superior que, segn los territorios, lo ejercan los virreyes o los presidentes de las audiencias que, en ambos
casos, contaban tambin con el oficio de gobernador. El segundo criterio, la naturaleza material, articul el
organigrama administrativo sobre la distincin de los asuntos de gobierno, justicia, hacienda y guerra,
resultado de la ampliacin de las materias de gobierno propia del Estado moderno. Por tanto, la conjuncin
de ambos principios rectores fue la base de la creacin en Indias de las principales unidades territoriales, los
virreinatos y los distritos audienciales, en las que se incardinaban varias provincias. Sin embargo, este
organigrama indiano no refleja divisiones y subdivisiones jerarquizadas, sino estructuras distintas que se
superponen: una provincia administrada por un gobernador, en lo judicial se integra en el distrito de una
audiencia, en lo militar la rige un capitn general y en lo poltico un virrey. Adems, una misma persona
poda ser la que acumulara los cargos de gobierno, justicia y guerra. En consecuencia, al tiempo que se
diferenciaban competencias y se establecan diferentes rganos de gobierno, con el fin de evitar conflictos
se confera dos o ms oficios diferentes a la misma persona. A primera vista, esa acumulacin induce a
pensar en una confusin de funciones; sin embargo, la realidad indiana no fue as, ya que el individuo que
contaba con una mltiple acumulacin de oficios, actuaba en cada materia en virtud de su cargo
correspondiente. Por ejemplo, un gobernador, presidente de la audiencia y capitn general los oficios de
hacienda no se acumularon a los de gobierno administraba su provincia como gobernador, diriga la
audiencia en virtud de su presidencia y ordenaba todo lo relacionado con el ejrcito y la defensa de la mano
de su ttulo de capitn, porque sus acumuladas competencias se circunscriban a un mbito especfico. Por
tanto, la acumulacin de oficios supona que a la autoridad que los iba a desempear se le conferan tantos
ttulos y nombramientos por separado como cargos acumulaba. Fernando Mayorga Garca, SOURDIS
NJERA, Adelaida; MARN LEOZ, Juana M.; La estructura del Estado y de la ciudad de Bogot en los siglos
XVI, XVII, XVIII y XIX Esquema para la localizacin y organizacin de los archivos. Diseo de un marco
estructural que permita conocer laprocedencia de los documentos pblicos de los siglos XVI,XVII, XVIII Y XIX y
su orden natural de produccin paralocalizar especialmente los relacionados con Bogot. Bogot,
Universidad del Rosario.30/04/2009. (En proceso de publicacin). Pp., 8 9, 17.
23
Para su caracterizacin, ver: Las Fuentes del Derecho Indiano. Fernando Mayorga, p., Cit., pp., 152
154.
24
Francisco Toms y Valiente, p., Cit., p., 422.
25
Gustavo Humberto Rodrguez, p., Cit., p., 16.
26
Francisco Toms y Valiente, p., Cit., p., 433.
27
Gustavo Humberto Rodrguez, p., Cit., pp., 219 - 233.
28
Adafrancys Salazar - Richard Maggiorani,Estructuras organizativas y tipos de organigramas.Instituto
Politcnico Santiago Mario - Extensin Mrida - Ctedra: Teora de la Organizacin. En:
http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/estrorgorg.htm
29
Ivan Thompson, Tipos de organigramas. En:
http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html
30
Ver el Anexo 1 donde se enlistan los 26 elementos de descripcin agrupados jerrquicamente en las siete
reas de informacin, tal y como los presenta la norma ISAD (G). p, 137.
31
Hay niveles de descripcin con diferentes grados de detalle, adecuados a cada nivel de organizacin. Por
ejemplo, un fondo puede ser descrito como un todo en una nica descripcin o representado como un todo
y sus partes en varios niveles de descripcin. El fondo constituye el nivel ms amplio de descripcin y las
partes los niveles sucesivos, cuya descripcin a menudo solo resulta plenamente significativa si se contempla
en el contexto de la descripcin de todo el conjunto del fondo. As, por ejemplo, pueden existir descripciones
a nivel de fondo, a nivel de serie, a nivel de expediente, y a nivel de documento. Pueden aparecer tambin
niveles intermedios como subfondos o subseries. Cada uno de estos niveles puede a su vez subdividirse
dependiendo de la complejidad de la estructura administrativa y de las funciones de la organizacin que
su objeto de estudio en un problema que es necesario resolver. Al mismo tiempo, explica y legitima su
proyecto en relacin con otros trabajos ya realizados o simplemente posibles. Por otra parte, se trata de una
argumentacin informada mediante la cual el investigador define y justifica su manera de aproximarse a su
problema intelectual (problemtica), propone una respuesta parcialmente intuitiva a su pregunta inicial
(hiptesis), y describe el conjunto de medios que se propone desplegar para responder a esta pregunta,
para verificar su hiptesis y para construir su demostracin (metodologa). LETOURNEAU, Jocelyn, Le coffre
outils du chercheur dbutant: Guide dinitiation au travail intellectuel. Segunda edicin. Montreal, Boral,
2006 [1989], captulo 10, pp. 177-183. Traduccin preliminar de Jos Antonio Amaya, La caja de
herramientas del joven investigador: Gua de iniciacin al trabajo intelectual, Medelln, La Carreta, 2007.
42
Citada en: Laureano Ladron de Guevara, Metodologa de la investigacin cientfica: problemas del mtodo
en ciencias sociales. Bogot, Universidad de Santo Toms, 1978.P, 141.
43
CARDOSO, Ciro Flamarion Santana, Introduccin al trabajo de la investigacin histrica: conocimiento,
mtodo e historia. Barcelona, Editorial Crtica, 1981. P, 176.
44
El primer diario oficial publicado en el mundo, fue La Gazette deFrancia, el 30 de mayo de 1631. En:
http://es.wikipedia.org/wiki/Diario_oficial
45
Sobre la rama legislativa del poder pblico en Colombia, la organizacin del trabajo legislativo, el
reglamento, funciones de Congreso y el trmite de la ley, ver: Divisin del Poder Poltico. Enrique Jos
Arboleda Perdomo. En: Gran enciclopedia de Colombia. Instituciones 1. Bogot,Crculo de Lectores El
Tiempo, 2007. PP., 221 240.
46
Para tal efecto, la publicacin de las leyes en el Diario Oficial se hacen de acuerdo con la Ley 57 de 1985
(junio 5) Por la cual se ordena la publicacin de los actos y documentos oficiales. Artculo 1.- La Nacin,
los Departamentos y los Municipios incluirn en sus respectivosDiarios, Gacetas, o Boletines Oficiales, todos
los actos gubernamentales y administrativosque la opinin deba conocer para informarse sobre el manejo
de los asuntos pblicos ypara ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los dems que
segn laley deban publicarse para que produzcan efectos jurdicos.
A su vez, en la Ley 489 de 1998(diciembre 29) por la cual se dictan normas sobre la organizacin y
funcionamiento de las entidades del ordennacional, se seala: Artculo 119. Publicacin en el Diario Oficial.
A partir de la vigencia de la presente ley, todos lossiguientes actos debern publicarse en el Diario Oficial:
a) Los actos legislativos y proyectos de reforma constitucional aprobados en primera vuelta;
b) Las leyes y los proyectos de ley objetados por el Gobierno;
c) Los decretos con fuerza de ley, los decretos y resoluciones ejecutivas expedidas por el Gobierno Nacional
y los dems actos administrativos de carcter general, expedidos por todos los rganos, dependencias,
entidades u organismos del orden nacional de las distintas Ramas del Poder Pblico y de los dems rganos
de carcter nacional que integran la estructura del Estado.
Pargrafo. nicamente con la publicacin que de los actos administrativos de carcter general se haga en el
Diario Oficial, se cumple con el requisito de publicidad para efectos de su vigencia y oponibilidad.
47
Para su consulta en la Web, Ver:
http://www.elabedul.net/Documentos/Temas/Asamblea_Constituyente/Gacetas/index.php
48
Ley 57 de 1985. Artculo 5.- En cada uno de los Departamentos se editar un Boletn o Gaceta Oficialque
incluir los siguientes documentos:
a. Las Ordenanzas de la Asamblea Departamental;
b. Los actos que expidan la Asamblea Departamental y la Mesa Directiva de sta para la ejecucin de su
presupuesto y el manejo del personal a su servicio;
c. Los Decretos del Gobernador;
d. Las Resoluciones que firmen el Gobernador u otro funcionario por delegacin suya;
e. Los contratos en que sean parte el Departamento o sus entidades descentralizadas cuando las respectivas
normas fiscales as lo ordenen;
f. Los actos de la Gobernacin, de las Secretarias del Despacho y de las Juntas Directivas y Gerentes de las
entidades descentralizadas que creen situaciones jurdicas impersonales u objetivas o que tengan alcance e
inters generales;
g. Los actos de naturaleza similar a la sealada en el literal anterior que expidan otras autoridades
departamentales por delegacin que hayan recibido o por autorizacin legal u ordenanza; y
h. Los dems que conforme a la ley, a las Ordenanzas o a sus respectivos reglamentos, deban publicarse.
49
En: http://es.wikipedia.org/wiki/Real_C%C3%A9dula
50
Los efectos jurdicos son, pues, consecuencias jurdicas, que unas veces toman la forma de sanciones, y
otras consisten en la adquisicin, modificacin o extincin de facultades o derechos u obligaciones. No
tendra justificacin el acto jurdico si no fuera por sus efectos. Gustavo Humberto Rodrguez, Derecho
administrativo. Teora general. Tomo II, Bogot, Ediciones Librera del Profesional, 1982. P, 333.
51
Ver: Jerzy Topolsky, Metodologa de la historia, Madrid, Ediciones Ctedra, 1992. Sobre el concepto
general de fuente histrica y el intento de solucin al problema de clasificacin de las fuentes, pp., 300
303.
52
Jocelyn LETOURNEAU, Op., Ct., p, 47.
53
Al respecto ver:Diego Younes Moreno, Reformas del Estado y de la administracin pblica en el siglo XX:
cien aos de pensamiento poltico y administrativo en Colombia. Santa F de Bogot: Escuela Superior de
Administracin Pblica-ESAP, 1998. Y del mismo autor: Panorama de las reformas del Estado y de la
administracin pblica, Bogot: Centro Editorial Universidad del Rosario, 2004. Sobre los grandes cambios
institucionales de la reforma constitucional de 1968: pp, 92 102.
54
El cuadro de clasificacin es el instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las
atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en
las estructuras y jerarquas administrativas de la institucin con base en el organigrama funcional de la
misma. La organizacin de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y
subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior,
respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene
y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona fsica o moral
que cre los documentos. En: http://www.organizarlosarchivos.com/index.php/cuadro-de-
clasificacion.html