MANUAL DE USUARIO

RGIMEN ESPECIAL
CONTRATOS ENTRE
ENTIDADES PBLICAS O
SUS SUBSIDIARIAS

DIRIGIDO A
ENTIDADES CONTRATANTES

DICIEMBRE 2014
 INDICE

1. Presentacin ................................................................................... 3

2. Fundamento Jurdico......................................................................... 3

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP. ................................................... 3

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP. ............................................... 4
ENTIDAD CONTRATANTE ........................................................................ 6

3. Fase Precontractual .......................................................................... 6

3.1 Creacin del Proceso ...................................................................... 6

Paso 1: Informacin Bsica ................................................................. 8
Paso 2: Productos .......................................................................... 12
Paso 3: Parmetros de Calificacin ..................................................... 15
Paso 4: Seleccin de Proveedores ...................................................... 17
Paso 5: Plazos y Fechas ................................................................... 18
Paso 6: Anexos ............................................................................. 21
3.2 Consulta de Procesos .................................................................... 23
PROVEEDOR ...................................................................................... 25

3.3 Revisar Invitacin y realizar preguntas ............................................... 25

ENTIDAD CONTRATANTE ...................................................................... 27

3.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones ............................................... 27

PROVEEDOR ...................................................................................... 29

3.5 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones ............................................... 29

PROVEEDOR ...................................................................................... 30

3.6 Entrega de Propuestas................................................................... 30

ENTIDAD CONTRATANTE ...................................................................... 34

3.7 Solicitud de Convalidacin de Errores ................................................ 34

PROVEEDOR ...................................................................................... 40

3.8 Respuesta a la Convalidacin de Errores ............................................. 40

ENTIDAD CONTRATANTE ...................................................................... 43

3.9 Revisar Convalidacin ................................................................... 43

1
ENTIDAD CONTRATANTE ...................................................................... 44

3.10 Calificacin de Ofertas ................................................................ 44

ENTIDAD CONTRATANTE ...................................................................... 49

3.11 Adjudicacin ............................................................................. 49

4. Fase Contractual ............................................................................ 53

4.1 Registro de Contratos ................................................................... 53

2
 CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PBLICAS O SUS SUBSIDIARIAS

1. Presentacin

El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades
Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Rgimen Especial
para los contratos celebrados entre Entidades Pblicas o sus Subsidiarias cuyo capital
pertenezca en el 50% o ms a entidades de derecho Pblico. El manual contempla
las directrices necesarias para la utilizacin de la Herramienta Informtica, la cual
deber ser utilizada para la Publicacin del Procedimiento.

2. Fundamento Jurdico

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP.

Art. 2.- Rgimen Especial.- Se sometern a la normativa especfica que para el

efecto dicte el Presidente de la Repblica en el Reglamento General a esta Ley, bajo
criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes
contrataciones:

8. Los que celebren el Estado con entidades del sector pblico, stas entre s, o
aquellas con empresas pblicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo
menos en el cincuenta (50%) por ciento a entidades de derecho pblico o sus
subsidiarias; y las empresas entre s.

Tambin los contratos que celebren las entidades del sector pblico o empresas
pblicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca por lo menos en cincuenta
(50%) por ciento a entidades de derecho pblico, o sus subsidiarias, con empresas en
las que los Estados de la Comunidad Internacional participen en por lo menos el
cincuenta (50%) por ciento, o sus subsidiarias.

El rgimen especial previsto en este numeral para las empresas pblicas o empresas
cuyo capital suscrito pertenezca, por lo menos en cincuenta (50%) por ciento a

3
entidades de derecho pblico o sus subsidiarias se aplicar nicamente para el giro
especfico del negocio; en cuanto al giro comn se aplicar el rgimen comn
previsto en esta Ley.

La determinacin de giro especfico y comn le corresponder al Director Ejecutivo

del Instituto Nacional de Contratacin Pblica;

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP.

Art. 98.- Procedencia.- Se sujetarn al procedimiento establecido en esta seccin

las contrataciones que celebren:

1. El Estado con entidades del sector pblico, o stas entre s;

2. El Estado o las entidades del sector pblico con:

2.1 Las empresas pblicas o las empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo
menos en cincuenta por ciento (50%) a entidades de derecho pblico;
2.2 Las empresas subsidiarias de aquellas sealadas en el numeral 2.1.o las
subsidiarias de stas; y,
2.3 Las personas jurdicas, las empresas o las subsidiarias de stas, creadas o
constituidas bajo cualquier forma jurdica, cuyo capital, rentas o recursos
asignados pertenezcan al Estado en una proporcin superior al cincuenta por
ciento;

3. Entre s, las empresas pblicas, las subsidiarias de stas, o las empresas

creadas o constituidas bajo cualquier forma jurdica cuyo capital, rentas o recursos
asignados pertenezcan al Estado en una proporcin superior al cincuenta por ciento.

Nota: Los numerales 2.1 y 3 del artculo 98 del presente reglamento, fueron
sustituidos por el artculo 7 del Decreto Ejecutivo No. 841, de 2 de agosto de
2011, publicado en el Registro Oficial No. 512, de 15 de agosto de 2011.

4
Art. 99.- Procedimiento.- Para las contrataciones de las entidades contratantes
previstas en el artculo anterior, se observar el siguiente procedimiento:

1. La mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado emitir una

resolucin en la que conste la conveniencia y viabilidad tcnica y econmica de
la contratacin; aprobar los pliegos, el cronograma del proceso; y, dispondr
el inicio del procedimiento especial;

2. Se publicar en el Portal www.compraspublicas.gob.ec la resolucin de la

mxima autoridad de la entidad contratante, adjuntando la documentacin
descrita en el numeral anterior y la identificacin de la entidad o empresa
invitada, sealando el da y la hora en que fenece el perodo para la recepcin
de la oferta;

3. Una vez publicada la resolucin, la entidad contratante enviar invitacin

directa a la entidad o empresa seleccionada con toda la informacin que se
public en el Portal www.compraspublicas.gob.ec;

4. En el da y hora sealados para el efecto en la invitacin, que no podr

exceder el trmino de 3 das contados desde su publicacin, se llevar a cabo
una audiencia de preguntas y aclaraciones, de la cual se levantar un acta que
ser publicada en el Portal www.compraspublicas.gob.ec;

5. En la fecha y hora sealadas para el efecto, a travs del Portal

www.compraspublicas.gob.ec, se proceder a la recepcin de la oferta de la
entidad o empresa invitada;

6. La mxima autoridad o su delegado, mediante resolucin motivada adjudicar

la oferta o declarar desierto el proceso, sin lugar a reclamo por parte del
oferente invitado.

5
ENTIDAD CONTRATANTE

3. Fase Precontractual

3.1 Creacin del Proceso

Para ingreso al portal de Contratacin Pblica utilice el navegador Internet Explorer

versin 7, Google Chrome, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

Imagen 3.1

Para ingresar al Sistema Transaccional, haga clic en el cono SOCE Sistema Oficial
de Contratacin del Estado. Imagen 3.2

Imagen 3.2

6
Para acceder al Sistema Oficial de Contratacin del Estado, ingrese nmero de
RUC, nombre de Usuario y Contrasea, luego haga clic en el botn
Entrar. Imagen 3.3

Imagen 3.3
En la siguiente imagen podr observar la pantalla de inicio del sistema para una
Entidad Contratante. Imagen 3.4

Imagen 3.4

Para crear un proceso de Rgimen Especial ingrese al men Entidad Contratante,

submen Rgimen Especial, como se muestra en la imagen a continuacin. Imagen
3.5

7
 Imagen 3.5

Registre los siguientes pasos para la creacin del proceso:

Paso 1: Informacin Bsica

En este paso la Entidad deber registrar los datos bsicos para la creacin del
proceso, a continuacin se detalla la informacin que deber registrar.

Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta informacin ser

desplegada automticamente del Sistema.

Representante Legal: Nombre de la Mxima Autoridad de la Entidad

Contratante, esta informacin ser desplegada automticamente del Sistema.

Nmero de Resolucin: Nmero de Resolucin establecido por la Entidad

Contratante para acogerse al procedimiento de Rgimen Especial.

Justificacin: Breve descripcin de la justificacin legal para acogerse al

Rgimen Especial.

Cdigo del Proceso: Codificacin que se utilizar para identificar el proceso

de Contratacin.

8
 Siglas del cdigo: Siglas del Proceso de Contratacin (Siglas del Proceso de
Rgimen Especial- Siglas de la Entidad Contratante Nmero secuencial
establecido por la Entidad Ao).
Ejemplo: REENTG-001-2014.

Objeto del Proceso de Contratacin: Breve descripcin del Bien, Servicio,

Obra o Consultora a contratar.

Descripcin del Proceso de Contratacin: Breve descripcin administrativa

del Objeto de Contratacin.

Provincia: Del listado definir la provincia donde se realiza la contratacin.

Ciudad: Una vez seleccionado la provincia, se deber seleccionar la ciudad

correspondiente a la provincia elegida.

Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratacin, se requieren para

la bsqueda del proceso.

Tipo de Contratacin: Seleccione Contratos entre Entidades Pblicas o sus

Subsidiarias si ese es el tipo de contratacin que se requiere, busque la
opcin del mismo listado y seleccinela.

Tipo de Compra: Seleccione de entre las opciones: Bienes, Servicios,

Obras o Consultora, si es el caso de Contratacin entre Entidades
Pblicas o sus subsidiarias.

Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial.

Partida Presupuestaria: Nmero de Partida Presupuestaria.

Forma de Pago:

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 Anticipo: Porcentaje de anticipo.
Saldo a:
Otra, Revisar trminos de Referencia
Pago a 30 das
Pago a 45 das
Pago contra entrega de bienes, obras o servicios
Pago por otro concepto
Pago por planilla.

Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso.

Costo de Levantamiento de Textos, reproduccin y edicin de pliegos:

Seleccione de entre las opciones S o NO.

Slo si seleccion la opcin S, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario

contine con la siguiente opcin.

Recuerde que esta opcin slo se deber seleccionar cuando la Entidad

Contratante haya incurrido en algn gasto econmico por levantamiento o
edicin de los pliegos.

Una vez que haya ingresado toda la informacin proceda a hacer clic en el botn
Continuar. Imagen 3.6

10
 Imagen 3.6

Para confirmar los datos ingresados, haga clic en el botn Aceptar, y continue al
siguiente paso. Imagen 3.7

11
 Imagen 3.7

Paso 2: Productos

En esta seccin deber agregar el cdigo CPC del bien que se requiere adquirir y por
el cual se realizar la invitacin, para ello haga clic en el botn Buscar Producto.
Imagen 3.8

Imagen 3.8

Busque el cdigo de lo que requiere contratar, la bsqueda la puede hacer con la

palabra clave (lo que se va a contratar) o con el cdigo del producto si es que ya lo
conoce. Imagen 3.9

12
 Imagen 3.9

A continuacin el sistema le presentar los resultados de la bsqueda, luego proceda

a seleccionar el cdigo que necesita haciendo clic en la casilla que se encuentre al
lado izquierdo del cdigo. Imagen 3.10

Imagen 3.10

Ingrese ahora la UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, la CANTIDAD TOTAL

lo calcular automticamente el sistema, en el campo CARACTERSTICAS podr
agregar alguna descripcin especfica si lo requiere. Imagen 3.11

13
 Imagen 3.11

Si est seguro de que ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar
el cdigo haciendo clic en el botn Aadir. Imagen 3.12

Imagen 3.12

Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botn Continuar. Imagen

3.13

14
 Imagen 3.13

Paso 3: Parmetros de Calificacin

Paso en el que deber agregar los parmetros de calificacin, haga clic en el botn
Agregar Parmetro. Imagen 3.14

Imagen 3.14

Seleccione del siguiente listado los parmetros de calificacin que requiere para

calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente cono , de
esta manera agregar el parmetro. Imagen 3.15

15
 Imagen 3.15

El parmetro ha sido agregado. Imagen 3.16

Imagen 3.16

Una vez que haya agregado todos los parmetros haga clic en el botn Continuar.
Imagen 3.17

16
 Imagen 3.17

Paso 4: Seleccin de Proveedores

Para la seleccin del proveedor el sistema le presentar dos opciones de bsqueda,

ya sea por nmero de RUC o por Razn Social.

Seleccione la opcin de bsqueda, ingrese los datos y finalmente haga clic en el

botn Buscar Proveedor. Imagen 3.18

Imagen 3.18

El sistema mostrar el resultado de la bsqueda, luego seleccione al proveedor

haciendo un clic en la razn social, como se muestra a continuacin. Imagen 3.19

17
 Imagen 3.19

Ahora haga clic en el botn Continuar para ir al siguiente paso. Imagen 3.20

Imagen 3.20

Paso 5: Plazos y Fechas

A continuacin proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y

Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en das. Imagen 3.21

18
 Imagen 3.21

El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizar todo el proceso
precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, da, hora y minuto,
como se muestra a continuacin. Imagen 3.22

Imagen 3.22

Las fechas que deber ir ingresando para el procedimiento son las siguientes:

Fecha de Publicacin: Fecha y hora en la que se publicar el proceso el

proceso.

Fecha lmite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones: Fecha y hora lmite

para que el proveedor pueda hacer preguntas sobre inquietudes que tenga del
pliego y para que la Entidad Contratante las responda.

El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la

Fecha y Hora de Publicacin hasta antes de la Fecha y Hora lmite de Audiencia
de Preguntas y Aclaraciones.

19
 Fecha lmite de Propuestas: Fecha lmite para entregar las ofertas a travs
del sistema.

El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora lmite de
Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la Fecha lmite de
Propuestas.

Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha en la que se abrirn las ofertas.

Fecha Estimada de Adjudicacin: Fecha en la que se estima se realizar la

Adjudicacin del proceso.

Desde la Fecha de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha y hora Estimada de

Adjudicacin se realizar la Convalidacin de Errores de las ofertas, la Calificacin y
la Adjudicacin.

Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botn
Continuar. Imagen 3.23

Imagen 3.23

20
Los tiempos del cronograma sern establecidos en base a la Normativa.

Paso 6: Anexos

El registro del proceso concluir adjuntando en esta seccin los pliegos y la

Resolucin de Rgimen Especial. Imagen 3.24

Imagen 3.24

Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga
clic en el botn Seleccionar archivo, ubique el archivo que se requiere adjuntar,
luego haga clic en el botn Abrir, posterior a esto ingrese el nombre del
Documento en el campo Descripcin y finalmente haga clic en el botn Subir.
Imagen 3.25

21
 Imagen 3.25

Los documentos que deber adjuntar en el sistema es la Resolucin Administrativa

que justifica la necesidad de acogerse al Rgimen Especial, los Pliegos y los
documentos relevantes de conformidad a la Resolucin INCOP No. 053-2011, de fecha
14 de octubre de 2011.

Para concluir con la Creacin del Proceso, haga clic en el botn Finalizar. Imagen
3.26

22
 Imagen 3.26

3.2 Consulta de Procesos

Una vez que haya finalizado el proceso, bsquelo en la opcin Consultar,

submen Rgimen Especial. Imagen 3.27

Imagen 3.27

23
Podr realizar la bsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes:
palabra clave, Tipo de Contratacin, Estado del Proceso, Cdigo del Proceso o por
Fechas de Publicacin. Imagen 3.28

Imagen 3.28

Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botn
Buscar. Imagen 3.29

Imagen 3.29

A continuacin, haga clic en el cdigo del proceso, como se muestra a continuacin.

Imagen 3.30

24
 Imagen 3.30

Al ingresar podr verificar toda la informacin del proceso que cre, ingresando
mediante las pestaas que se muestran en dicho proceso como son: Descripcin,
Fechas, Productos, Parmetros de Calificacin y Archivos. Imagen 3.31

Imagen 3.31

PROVEEDOR

3.3 Revisar Invitacin y realizar preguntas

Una vez publicado el proceso el sistema enviar la invitacin inmediata y automtica

al portal, para ello deber revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al
proceso que desea participar.

25
Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el cdigo del proceso en el que
le interese participar, a continuacin una imagen de ejemplo. Imagen 3.32

Imagen 3.32

Revise cada una de las pestaas de informacin del proceso, como son Descripcin,
Fechas, Productos, Parmetros de Calificacin y Archivos. Imagen 3.33

Imagen 3.33

Recuerde adems que en la pestaa Archivos podr descargar el pliego del

proceso y la Resolucin que emiti la Entidad Contratante para acogerse al Rgimen
Especial, para descargar el documento haga clic en el cono que se muestra a
continuacin. Imagen 3.34

26
 Imagen 3.34

ENTIDAD CONTRATANTE

3.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones

Para este caso la Entidad debe recordar que debe existir una audiencia de
preguntas y aclaraciones, esto se lo realiza presencialmente con el proveedor
antes de la Fecha lmite de la Audiencia de preguntas y aclaraciones, de dicha
audiencia la Entidad deber levantar un acta en la que consten las preguntas y
respuestas, y luego esto debe ser publicado, para ello revise que el proceso se
encuentre en el Estado Audiencia de Preguntas y Aclaraciones, despus
revisar el enlace Ver Audiencia de Preguntas y Aclaraciones donde subir el
acta. Imagen 3.35

Imagen 3.35

27
En la siguiente pantalla proceda a ingresar una breve descripcin de lo acontecido en
la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones y en la seccin posterior adjunte el acta,
luego proceda a ingresar los datos de la descripcin y a adjuntar el documento como
se indic en pasos anteriores en este manual. Imagen 3.36

Imagen 3.36

Una vez que haya aadido el acta haga clic en el botn Registrar Acta. Imagen
3.37

Imagen 3.37

28
PROVEEDOR

3.5 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones

Si el proveedor requiere hacer algn tipo de pregunta referente a los pliegos, lo

deber hacer en el estado Audiencia de preguntas y aclaraciones, dicha
audiencia se la realizar directamente entre el proveedor y la Entidad Contratante,
desde la Fecha de Publicacin hasta antes de la Fecha de Audiencia de Preguntas y
Aclaraciones. Es importante que revise los pliegos, ah especificar la Entidad
Contratante el lugar donde se realizar la Audiencia._ Recuerde que las preguntas no
se las hace a travs del sistema, sino directamente a la Entidad.

Una vez que se haya realizado la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones, el proveedor

podr ingresar al sistema, en el enlace Ver Audiencia de Preguntas y
Aclaraciones, como se muestra a continuacin.Imagen 3.38

Imagen 3.38

En la siguiente pantalla podr descargar el Acta de la Audiencia de preguntas y

aclaraciones que se realiz con el proveedor. Imagen 3.39

29
 Imagen 3.39

PROVEEDOR

3.6 Entrega de Propuestas

Para el Envo de las Ofertas el proveedor deber revisar que el Estado del proceso se
encuentre en Entrega de Propuestas, si es as, ingrese al enlace que se encuentra
en la parte superior del proceso y dice Entrega de Propuesta. Imagen 3.40

Imagen 3.40

30
Recuerde que el envo de la oferta podr realizarlo desde la fecha y hora lmite de
Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la fecha y hora lmite de
Propuestas. Ahora ingrese al enlace Enviar Oferta. Imagen 3.41

Imagen 3.41

En la siguiente pantalla deber ingresar el valor de la oferta econmica, oferta de

tiempo de Entrega, garanta en meses si es que aplica y finalmente si requiere
ingresar alguna observacin. Imagen 3.42

Imagen 3.42

Una vez que haya ingresado la informacin solicitada haga clic en el botn Guardar
Temporalmente. Imagen 3.43

31
 Imagen 3.43

En la siguiente seccin podr adjuntar el archivo de su oferta tcnica y econmica al

portal.

Recuerde que la entrega de la oferta tcnica es obligatoria entregarla fsicamente, la

oferta econmica deber subirla en la pestaa de subir archivo.

Revise en los pliegos si la Entidad Contratante requiere que la oferta tcnica-

econmica sea subida al portal caso contrario la obligatoriedad es entregar
fsicamente esta informacin.

Revise en los pliegos si la Entidad Contratante requiere que la oferta tcnica sea
subida al portal caso contrario la obligatoriedad es entregar fsicamente esta
informacin.

Una vez que haya ingresado los datos para registrar el valor de la Oferta haga clic en
el botn Enviar Oferta. Imagen 3.44

32
 Imagen 3.44

En el siguiente mensaje deber confirmar la finalizacin del envo de la oferta, haga

clic en Aceptar, caso contrario haga clic en el botn Cancelar. Imagen 3.45

Imagen 3.45

En la siguiente pantalla aparecer una opcin para imprimir del sistema la

confirmacin del Envo de su oferta econmica, luego recuerde adjuntar este
documento en la carpeta tcnica que entregar fsicamente a la Entidad contratante
hasta antes de la fecha lmite de Entrega de Propuestas. Imagen 3.46

33
 Imagen 3.46

ENTIDAD CONTRATANTE

3.7 Solicitud de Convalidacin de Errores

Para ingresar a la Convalidacin de Errores, la Entidad deber esperar que el

proceso pase al Estado Calificacin de Participantes, y luego ingresar al
enlace Convalidacin de Errores. Imagen 3.47

Imagen 3.47

34
Al hacer clic en Convalidacin de errores, el sistema mostrar dos opciones para que
la Entidad Contratante indique SI requiere o No Convalidar errores, adems le
mostrar el nombre del proveedor.

Seleccione una de las opciones dependiendo de SI se requiere o NO convalidar, luego

haga clic en el botn Guardar. Imagen 3.48

Imagen 3.48

Si seleccion la Opcin SI, agregue el Acta de Convalidacin. Imagen 3.49

Imagen 3.49

Proceda a adjuntar el documento solicitado y posterior a esto haga clic en el botn

Continuar. Imagen 3.50

35
 Imagen 3.50

A continuacin empiece la etapa de Convalidacin haciendo un clic en el enlace que

aparece en pantalla, Convalidar. Imagen 3.51

Imagen 3.51

En el siguiente recuadro ingrese la Convalidacin que le har al proveedor, luego

haga clic en el botn Enviar. Imagen 3.52

Imagen 3.52

36
A continuacin el sistema le mostrar en pantalla el mensaje ya enviado y la opcin
para adjuntar el Oficio de Convalidacin del proveedor. Imagen 3.53

Imagen 3.53

Adjunte el documento solicitado y haga clic en el botn Regresar. Imagen 3.54

Imagen 3.54

Para finalizar, haga clic en el botn Finalizar Convalidacin. Imagen 3.55

37
 Imagen 3.55

Ingrese en la siguiente pantalla la Fecha lmite para Respuesta de Convalidacin de

Errores y la nueva fecha de Adjudicacin. Imagen 3.56

Imagen 3.56

Recuerde que para realizar una Convalidacin el tiempo mnimo establecido es 2 das
y mximo 5 das, entre la fecha de solicitud de convalidacin y la fecha de respuesta
a la convalidacin.

Una vez ingresada las fechas haga un clic en el botn Realizar Convalidacin.
Imagen 3.57

38
 Imagen 3.57

Las fechas y el nmero de Convalidaciones realizadas sern registradas como se

muestra en la siguiente imagen, luego proceda a hacer clic en el botn Aceptar.
Imagen 3.58

Imagen 3.58

En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones,

seleccione la opcin NO, luego proceda a hacer clic en el botn Guardar. Imagen
3.59

39
 Imagen 3.59

PROVEEDOR

3.8 Respuesta a la Convalidacin de Errores

En el Estado Calificacin de Participantes, el proveedor debe revisar si tiene

convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace Convalidacin
de Errores, como se muestra a continuacin. Imagen 3.60

Imagen 3.60

Recuerde que la Respuesta a la Convalidacin lo deber hacer desde la fecha y hora

lmite de solicitud de Convalidacin hasta antes de la fecha y hora lmite de
Respuesta a la Convalidacin.

40
Al ingresar revise si tiene alguna convalidacin, si la tiene proceda a hacer clic en el
enlace Revisar/Responder Preguntas. Imagen 3.61

Imagen 3.61

A continuacin el proveedor podr revisar el mensaje de convalidacin enviado por la

Entidad Contratante, luego deber hacer clic en el botn Responder. Imagen 3.62

Imagen 3.62

Proceda a ingresar la respuesta a la convalidacin en el recuadro Respuesta a la

Convalidacin, a continuacin haga clic en el botn Enviar. Imagen 3.63

41
 Imagen 3.63

En el siguiente paso adjunte los documentos solicitados para la Convalidacin. Imagen

3.64

Imagen 3.64

Una vez que haya subido el archivo haga clic en el botn Regresar. Imagen 3.65

42
 Imagen 3.65

Recuerde revisar su documento publicado en la pestaa Archivos del proceso.

ENTIDAD CONTRATANTE

3.9 Revisar Convalidacin

Proceda a revisar la Convalidacin que realiz el proveedor, para ello revise las
respuestas de la Convalidacin en el enlace Convalidacin de Errores. Imagen
3.66

Imagen 3.66

A continuacin ingrese al enlace Revisar Convalidacin. Imagen 3.67

43
 Imagen 3.67

A continuacin podr revisar el documento o documentos de Convalidacin que

adjunt el proveedor. Imagen 3.68

Imagen 3.68

ENTIDAD CONTRATANTE

3.10 Calificacin de Ofertas

Una vez que la Entidad haya indicado en el sistema si se requiere o no la

Convalidacin deber proceder a calificar las ofertas tcnico econmico, para ello
deber ingresar al enlace Calificacin, esto lo deber realizar desde la Fecha y
hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicacin.
Imagen 3.69

44
 Imagen 3.69

Proceda ahora a realizar la calificacin de los proveedores ingresando al enlace

Calificar. Imagen 3.70

Imagen 3.70

En el siguiente pantalla podr observar el valor de la oferta econmica enviada por el

proveedor, adems los campos que ha habilitado el sistema para calificar cada uno de
los parmetros sobre el valor definido por la Entidad Contratante. Imagen 3.71

45
 Imagen 3.71

La forma de evaluacin en este procedimiento es por una razn Cumple o No

Cumple, haga un clic en el botn de opcin, luego ingrese una razn detallada de la
calificacin que realiz, a continuacin en la siguiente imagen un ejemplo. Imagen
3.72

Imagen 3.72

En una calificacin el proveedor podra no cumplir con todos los parmetros o

cumplir con todos los parmetros establecidos, como en el caso anterior en el que no
cumple con un parmetro, a continuacin un ejemplo en el que el proveedor si
cumple con todos los parmetros. Imagen 3.73

46
 Imagen 3.73

En cualquiera de los casos una vez realizada la calificacin, haga clic en el botn
Guardar Temporalmente. Imagen 3.74

Imagen 3.74

Luego proceda a Confirmar las Calificaciones. Imagen 3.75

47
 Imagen 3.75

Al terminar la Evaluacin de las ofertas, el sistema indicar que las ofertas han sido
evaluadas, posteriormente deber subir el Acta de Calificacin de las ofertas. Imagen
3.76

Imagen 3.76

Para subir el Acta de Calificacin proceda a hacer clic en el botn Seleccionar

archivo, busque el documento y haga clic en el nombre, luego pulse el botn abrir,
ingrese en Descripcin el nombre con el que se va a publicar el documento y
finalmente haga clic en el botn subir. Imagen 3.77

48
 Imagen 3.77

Para concluir con la Evaluacin de las Ofertas haga clic en el botn Finalizar
Calificacin. Imagen 3.78

Imagen 3.78

ENTIDAD CONTRATANTE

3.11 Adjudicacin

Para la Adjudicacin proceda a ingresar al enlace Adjudicar como se muestra

en la siguiente pantalla. Imagen 3.79

49
 Imagen 3.79

Una vez que haya ingresado, dirjase al final de la pantalla donde deber ingresar los
datos para la adjudicacin o declaratoria desierto. Imagen 3.80

Imagen 3.80

Si se va a adjudicar al proveedor, seleccione el nombre e ingrese una breve

descripcin de la Adjudicacin en la seccin Observaciones. Imagen 3.81

50
 Imagen 3.81

Una vez que haya ingresado la informacin para la Adjudicacin proceda a

Adjudicar al Proveedor. Imagen 3.82

Imagen 3.82

Si se va a Declarar Desierto el proceso, deber ingresar en la seccin de

Observaciones la razn y luego hacer clic en el botn Declarar Desierto Total.

Para concluir con la Adjudicacin el sistema le indicar que adjunte la Resolucin de

Adjudicacin y haga clic en el botn Finalizar Adjudicacin. Imagen 3.83

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 Imagen 3.83

En pantalla podr observar que el estado del proceso ha sido Adjudicado. Imagen
3.84

Imagen 3.84

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4. Fase Contractual

4.1 Registro de Contratos

Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deber proceder con la Firma
del Contrato y con el Registro del mismo a travs del Sistema.

Para ello haga clic en el enlace Contratos. Imagen 4.1

Imagen 4.1

A continuacin podr observar la pantalla y dar un clic en el enlace Ingreso de la

Informacin del Contrato Principal. Imagen 4.2

Imagen 4.2

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A continuacin registre la fecha de suscripcin del contrato, el contrato inicia, el
nombre del administrador del contrato, informacin de consorcio si es el caso y
entregas parciales si es el caso, la entrega definitiva en das. Imagen 4.3

Imagen 4.3

Una vez que haya ingresado la informacin, haga clic en el botn Guardar. Imagen
4.4

Imagen 4.4

Para finalizar con el proceso proceda a subir los documentos que hayan asumido las
partes como son: contrato y si se dio anticipo la notificacin del mismo. Imagen 4.5

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 Imagen 4.5

Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botn Continuar. Imagen
4.6

Imagen 4.6

A continuacin deber registrar las garantas del contrato principal de ser pertinente.
Imagen 4.7

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 Imagen 4.7

Para este tipo de procesos no se contempla garantas conforme el Art. 73 de la Ley

Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica - LOSNCP - indica que ...No
se exigirn las garantas establecidas por la presente Ley para los contratos
referidos en el nmero 8 del artculo 2 de esta Ley. Deber dar clic en Finalizar.
Imagen 4.8

Imagen 4.8

Para finalizar con el registro de contrato deber dar clic en Finalizar. Imagen 4.9

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 Imagen 4.9

El proceso pasara a ejecucin de contrato y las entregas parciales deber ser

ingresado por el Administrador del Contrato, en la fase contractual del proceso.
Imagen 4.10

Imagen 4.10

Para finalizar el proceso el Administrador del Contrato deber haber subido la

informacin de la entrega o entregas, luego del cual el proceso pasa a estado
Ejecucin del Contrato, en esta etapa se subir las Facturas, Actas de Entregas
Recepcin Definitiva y documentacin complementaria para Finalizar el proceso.
(Nota: solo el funcionario que inici el proceso lo finaliza).

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