Pengertian e-procurement

e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya dilakukan secara

elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan
informasi yang meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi dan sourcing secara elektronik dengan
menggunakan modul berbasis website. Dukungan Teknologi Informasi ini dapat meningkatkan
kapabilitas Governmet dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta
mencapai efektifitas dan efisiensi.
Proses Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan e-procurement secara
signifikan akan meningkatkan kinerja, efektifitas, efisiensi, transparansi, akuntabilitas transaksi
yang dilakukan, selain itu biaya operasional dapat dikurangi secara signifikan karena tidak
diperlukan lagi penyerahan dokumen fisik dan proses administrasi yang memakan waktu dan
biaya.

Mekanisme e-procurement dan pengaruhnya terhadap bisnis perusahaan

E-procurement merupakan suatu mekanis pembelian masa kini atau dapat dikatakan sebagai
teknik pembelian moderen dengan memanfaatkan sejumlah aplikasi berbasis internet dan
perangkat teknologi informasi.
E-procurement adalah bentuk e-commerce untuk perantaraan barang dan jasa atau digunakan
untuk tendering barang dan jasa antara perusahaan dengan pemasok. E-procurement kebanyakan
diakses dari web oleh perusahaan-perusahaan besar dan badan-badan usaha umum. E-
procurement juga merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan perjanjian
(contracting).
E-procurement sangat berpengaruh terhadap bisnis suatu perusahaan, dimana e-procurement
memberikan manfaat yang sangat besar dalam meningkatkan produktivitas suatu perusahaan.
Dan menurut Kalakota, Ravi, dan Robinson (2001,p315) manfaat dari e-procurement itu sendiri
terbagi atas 2 kategori yakni Efisien dan Efektif.

komponen-komponen dalam e-procurement

Hardware (perangkat keras)
Software (perangkat lunak)
Brainware (sumber daya manusia)
Users (pengguna)
Policy (kebijakan)
Governance (tata kelola)
Business process (proses)
Infrastruktur perusahaan.

Manfaat e-procurement

Manfaat :
Proses pengadaan barang/jasa menjadi lebih mudah;
Menghemat biaya administrasi pengadaan, serta biaya penggunaan bahan habis pakai;
Mempercepat proses pengadaan barang/jasa;
 Mendapatkan harga dan produk barang/jasa yang lebih kompetitif dengan semakin banyaknya
peserta yang mendaftarkan diri mengikuti pelelangan;
Meningkatkan transparansi dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
Masalah yg mungkin dihadapi :
Keharusan memilih harga terendah seringkali membuat banyak lembaga pemerintah justru
berpotensi menerima barang/ jasa yang tidak sesuai standar. Selain itu proses lelang seringkali
diikuti oleh peserta (perusahaan) yang banting harga.
Pengadaan barang/ jasa yang bersifat sulit diukur (intangible) seperti biaya konsultasi, belanja
perangkat lunak (software/ aplikasi), berpotensi menimbulkan dugaan korupsi dari lembaga
penyidik/ anti korupsi seperti BPK, KPK, Polisi dan Kejaksaan. Pemahaman dalam menentukan
harga barang/ jasa yang layak sesuai spesifikasi atau kelas seringkali masih menjadi
perdebatan antara panitia lelang dan lembaga penyidik.
Begitu besarnya sorotan publik (masyarakat dan lembaga penyidik) dan makin banyaknya
peserta lelang, menimbulkan efek keengganan untuk menggunakan anggaran lelang adakan
menjadi panitia lelang.
Belum adanya peraturan hukum yang memayungi proses e-procurement. Akibatnya belum ada
standar baku mengenai standar proses e-procurement, waktu, penggunaan teknologi informasi,
sumber daya manusia, keabsahan hukum dan sebagainya.
Rendahnya komitmen pemimpin lembaga pemerintah untuk mengadakan barang/ jasa secara
transparan baik secara konvensional atau elektronik.

Beberapa strategi yang di perlukan untuk mengintegrasikan e-procurement dalam proses

bisnis peusahaan

Strategi atau Metode

Membeli dari manufaktur, penjual grosir, maupun pengecer dari katalog- katalog mereka dan
memungkinkan negosiasi
Membeli dari katalog yang terhubung dengan para penjual atau membeli di mal-mal industri.
Membeli dari katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor
mencakup kesepakatan harga. Pendekatan ini menggunakan pengimplementasian desktop
purchasing, dimana mengizinkan requisitionuntuk memesansecara langsung dari vendor dengan
melewati departemen procurement
Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana suppliers bersaing dengan yang lainnya.
Metode ini digunakan untuk pembelian jumlah besar
Membeli dari situs pelelangan umum dimana organisasi berpatisipasi sebagai salah satu
pembeli.
Bergabung dengan suatu group sistem pembelian dimana permintaan partisipan dikumpulkan,
menciptakan jumlah besar. Kemudian group menegosiasikan harga atau menginisiasikan sebuah
proses tender
Berkolaborasi dengan para supplier untuk berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan
untuk mengurangi persediaan dan stock-out dan mempertinggi ketepatan waktu pengiriman.
Contoh perusahaan yang mengimplementasikan e-procurement dalam perusahaan
E-Procurement PLN (eProc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan implementasi dari IT
Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya aplikasi tersebut merupakan hasil kebijakan
Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000 terkait dengan Informasi Stok Material PLN,
Penyusunan HPS, dan Monitoring Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun
2003 menetapkan agar PLN mengoptimalkan eProc yang sudah dikembangkan untuk tercapainya
harga pembelian yang optimal dan tercapainya inventoru PLN yang efisien. Proses pengadaan
secara manual dapat mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal
PLN, perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan lemahnya
pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian
hari.
Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan sulitnya mencapai
sasaran
stok optimal. Aplikasi eProc mampu membawa manfaat bagi Perusahaan yakni adanya
standardisasi
proses pengadaan, terwujudnya transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik,
tersedianya
informasi harga satuan khusus di internal PLN, serta mendukung pertanggung-jawaban
proses
pengadaan. Beberapa kendala dalam implementasi eProc dapat teratasi dengan adanya
komitmen
pada seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan untuk menggunakan eProc
sebagai
sarana proses pengadaan barang/jasa di PLN, dan melakukan sosialisasi secara bertahap
serta
melakukan penyederhanaan proses pengadaan, memanfaatkan teknologi dan
pengembangan aplikasi
yang bersifat fleksibel.