Divisin de una organizacin

La organizacin de una empresa (organizacin empresarial) es una funcin

administrativa que comprende la organizacin, estructuracin e integracin de las
unidades orgnicas y los recursos (materiales, financieros, humanos y tecnolgicos)
de una empresa, as como el establecimiento de sus atribuciones y las relaciones entre
estos.

La organizacin es la segunda funcin administrativa despus de la planeacin y antes

de la direccin y el control. Esta permite una mejor asignacin y un uso ms eficiente
de los recursos de la empresa necesarios para llevar a cabo las actividades y tareas
necesarias a su vez para desarrollar y aplicar las estrategias y alcanzar los objetivos
establecidos en la planeacin; pero adems permite una mejor coordinacin entre las
diferentes unidades orgnicas de la empresa, y un mejor control del desempeo del
personal as como de los resultados.

La organizacin de una empresa empieza por la divisin de esta en divisiones,

departamentos o reas que agrupan actividades y tareas con cierta homogeneidad, as
como el establecimiento de las relaciones jerrquicas que se darn entre estas.

Existen varios tipos de divisiones que puede adoptar una empresa, siendo los
principales los que mencionamos a continuacin:
Divisin por funciones

En la divisin por funciones se divide a la empresa en divisiones, departamentos o

reas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar una determinada
funcin bsica de la empresa.

Las principales ventajas de este tipo de divisin son que permite sacar el mximo
provecho de las habilidades tcnicas de los miembros de la empresa ya que los agrupa
de acuerdo a su especializacin, as como obtener economas de escala ya que utiliza
los recursos de la empresa de forma integral.

ste tipo de divisin es el ms utilizado por las empresas (especialmente por las pymes)
en sus niveles ms altos, debido a su sencillez y al fcil control que permite.

Divisin por productos

En la divisin por productos se divide a la empresa en divisiones, departamentos o
reas que agrupan actividades y tareas necesarias para producir o comercializar un
determinado producto o servicio de la empresa.

Las principales ventajas de este tipo de divisin son que facilita la coordinacin entre
los miembros de la empresa ya que permite que estos se enfoquen antes que nada en
el producto, y le permite flexibilidad a las unidades de produccin ya que estas
pueden variar de tamao sin interferir en la estructura general de la empresa.

Este tipo de divisin suele ser utilizado por grandes empresas que cuentan con una
amplia variedad de productos o con pocos tipos de productos pero bien diferenciados
entre s.

Divisin por ubicacin geogrfica

En la divisin por ubicacin geogrfica se divide a la empresa en divisiones,

departamentos o reas que agrupan actividades y tareas necesarias para operar en
una determinada zona geogrfica.

as principales ventajas de este tipo de divisin son que permite mejorar la eficiencia
de las actividades y tareas necesarias para atender un determinado mercado, conocer
y adaptarse mejor a las condiciones y necesidades de este, y establecer
responsabilidades claras ya que cada divisin opera como si fuera una empresa
independiente.
Este tipo de divisin suele ser utilizado por grandes empresas que atienden amplios
mercados dispersos geogrficamente.

Divisin por clientes

En la divisin por clientes se divide a la empresa en divisiones, departamentos o reas

que agrupan actividades y tareas necesarias para atender un determinado tipo de
cliente.

Las principales ventajas de este tipo de divisin son que permite que los miembros de
la empresa conozcan mejor las necesidades, preferencias y dems caractersticas de
los clientes, y se enfoquen antes que nada en lograr su satisfaccin.

Este tipo de divisin suele ser utilizado por empresas que atienden a distintos tipos de
clientes con necesidades y caractersticas bien diferenciadas.
Divisin por proceso

En la divisin por proceso se divide a la empresa en divisiones, departamentos o reas

que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar la etapa de un determinado
proceso.

La principal ventaja de este tipo de divisin es que permite una mayor eficiencia en la
realizacin del proceso que involucra ya que permite concentrar y darle un uso ms
eficiente a los recursos necesarios para realizar cada una de sus etapas.

Este tipo de divisin suele ser utilizado por empresas productoras o industriales en los
niveles ms bajos de sus reas de produccin u operaciones.

Divisin por proyectos

En la divisin por proyectos se divide a la empresa en divisiones, departamentos o
reas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar un determinado
proyecto de la empresa.

La principal ventaja de este tipo de divisin es que permite una mayor eficiencia en la
realizacin de los proyectos que involucra ya que permite concentrar y darle un uso
ms eficiente a los recursos necesarios para realizar cada uno de estos.

Este tipo de divisin suele ser utilizado por grandes empresas que desarrollan
proyectos complejos que requieren grandes cantidades de recursos y tiempo para su
ejecucin.

En la prctica es difcil encontrar una empresa que cuente con un solo tipo de
divisin. Lo comn es que las empresas cuenten con una divisin principal en su nivel
ms alto de acuerdo a sus actividades y tareas predominantes (por ejemplo, una
empresa que produce varios tipos de productos bien diferenciados entre s es comn
que se divida por productos, y una empresa que opera en mercados amplios y
dispersos geogrficamente es comn que se divida por ubicacin geogrfica), pero con
otras divisiones en sus otros niveles. Por ejemplo, una empresa en su nivel ms alto
podra tener una divisin por funciones, pero dentro del departamento de produccin
tener una divisin por productos, y dentro del departamento de un determinado
producto tener una divisin por proceso.

Una vez que se ha divido a la empresa e identificado las divisiones, departamentos o

reas que tendr, el siguiente paso en la organizacin de una empresa consiste en
especificar los puestos de trabajo que tendrn cada una de estas unidades, las
funciones y tareas que realizar cada uno, sus obligaciones y responsabilidades, y las
relaciones que tendrn con los otros puestos de la empresa. Por ejemplo, a travs un
manual de funciones se especifica los puestos o cargos que tendr el rea de
marketing as como las funciones que tendr cada uno de estos.

Y una vez que se ha especificado los puestos de trabajo y las funciones

correspondientes, el siguiente paso consiste en definir los distintos procesos o
procedimientos de trabajo que tendr la empresa. Por ejemplo, a travs de un
flujograma o de un manual de procesos se especifica el proceso que tendr el rea de
produccin para producir un determinado producto, o el proceso que tendr la
realizacin de una determinada actividad o tarea.

Distribucin por Funciones de una Empresa

En resumen, una empresa que funciona es aquella en la que:

Comercial/Ventas consigue vender los objetivos de ventas planteados para que la

empresa consiga una rentabilidad, atendiendo y fidelizando a los clientes.

Produccin fabrica la produccin ms el stock objetivo que luego

ser comercializado por Ventas cumpliendo los objetivos de gastos.

Compras adquiere buenas materias primas a buen precio siempre cuando es

necesario, sin roturas de stock.
Administracin contabiliza las facturas emitidas y recibidas, cobra a los clientes,
paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas
correspondientes.
Financiero consigue financiacin para las necesidades de la empresa (inversiones o
circulante), planifica para que sta siempre tenga dinero para afrontar sus pagos
puntualmente y tenga una situacin patrimonial saneada (balance solvente), y
controla que la actividad resulte rentable (cuenta de PyG con beneficios).
Control de Gestin supervisa y vigila que todos los departamentos cumplan sus
objetivos, reportando a la direccin general.

Marketing colabora con el Comercial para conseguir ms ventas y atender mejor a

los clientes.

Recursos Humanos gestiona a las personas para garantizar el cumplimento de las

distintas funciones en cada jornada y que los puestos estn siempre cubiertos, aplica
las frmulas de contratacin ms adecuadas en cada caso, remunera a los
trabajadores y los mantiene motivados.

La Direccin/Gerencia marca los objetivos estratgicos a alcanzar por la empresa,

y funcionales a alcanzar por cada departamento, y supervisa y coordina su
cumplimiento, asignando recursos y presupuestos para cada uno.

Estructura Organizacional

Sergio Hernndez define a la estructura como: Ensamblaje de una

construccin, una ordenacin relativamente duradera de las partes de un
todo y su relacin entre ellas[1] . Una definicin muy general no solo para la
administracin donde esta palabra procede del latn structura que se refiere a
disposicin orden de las partes dentro de un todo, es un grupo de elementos unidos
que tienen la capacidad de soportar grandes cargas sin romperse ni deformarse.
La estructura organizacional es una disposicin intencional de roles, en
la que cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el
mayor rendimiento posible. La finalidad de una estructura organizacional es
establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad
para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la
planificacin.

Dos definiciones de Estructura organizacional:

Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las

formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior
coordinacin de las mismas.

Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y

de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad
deber cumplir y el modo de comunicacin entre cada unidad.

La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organizacin, es un

concepto fundamentalmente jerrquico de subordinacin dentro de las entidades que
colaboran y contribuyen a servir a un objetivo comn.

Una organizacin puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo

de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una
organizacin determinar los modos en los que opera en el mercado y los objetivos
que podr alcanzar.

Es por tanto la estructura organizacional de la empresa u organizacin la que permite

la asignacin expresa de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a
diferentes personas, departamentos o filiales.

En esta seccin analizaremos el proceso que siguen las organizaciones para decidir
cual debe ser su estructura organizacional y posteriormente veremos los tipos ms
habituales de estructuras que podemos encontrarnos distinguiendo entre: formales y
informales, jerrquicas y planas y por ltimo veremos un resumen de los tipos de
estructuras segn han ido evolucionando con el tiempo.

Proceso de estructura organizacional

Organizaciones formales
Organizaciones Informales
Organizaciones jerrquicas
Organizaciones Planas
Tipos de estructura organizacional
 Estructura funcional
Estructura divisional
Estructura matricial

Se entiende que estamos hablando de un concepto determinado de cultura, es

decir, la reunin de conceptos como hbitos, normas, creencias, valores y experiencias
que son los encargados de dar una caracterizacin determinada a un grupo en
concreto. En este caso, centrndose exclusivamente en un mbito empresarial, como
un negocio, una administracin, institucin o corporacin entre otras.

La definicin que le podemos aplicar a la cultura organizacional es la unin de

normas, hbitos y valores que de una forma u otra, son compartidos
por las personas y/o grupos que dan forma a una institucin, y que a su
vez son capaces de controlar la forma en la que interactan con el
propio entorno y entre ellos mismos. Es decir, el comportamiento de la
empresa depender de la forma en la que se apliquen unas normas u otras por
parte de sus integrantes.
Debemos tener presente que este trmino hoy en da es uno de los ms tenidos en
cuenta y aplicados, en hospitales o administraciones pblicas est siendo muy
seguido, por lo que tendremos que darle la atencin que se merece.

En los primeros prrafos decamos que la cultura organizacional estaba formada

en parte por una serie de normas que se deban de seguir, pero Qu son estas
normas? Se trata de un sistema que permite que todos los individuos respeten
unas determinadas conductas y procedimientos ante las situaciones que se
generen. Estas normas estn redactadas y aprobadas en los manuales de gestin y
organizacin, por lo que su cumplimiento y respeto es obligatorio para todos.

Qu es un hbito? Es el concepto que viene despus de las normas. stos no

estn escritos ni tienen que estar necesariamente aprobados, simplemente son
pequeas recomendaciones que en la mayora de los casos se toman como normas.
Para poner un ejemplo, en muchas oficinas pblicas hace unos aos no estaba
prohibido fumar por norma, pero se entenda que realizar esta accin poda
 perjudicar a no fumadores, por lo que nadie fumaba. A esto se le llama
caracterstica de la cultura organizacional de la empresa.

Qu es un valor? En este punto nos acercamos ms a la individualidad de las

personas que forman la organizacin. Pues aqu entran en juego multitud de
cualidades como energa, simpata, honradez o puntualidad.

Por otra parte, los valores tambin pueden ser negativos, de hecho, muchas
empresas cuentan en sus filas con empleados que poseen estos valores negativos
como la informalidad o el pasotismo. A esto se le denomina antivalores.

Por qu es importante la cultura organizacional para una empresa?

Mucho, dentro de una empresa es tremendamente til para poder detectar problemas
y encontrar una solucin lo antes posible. Con ella se pueden formar grupos de
trabajo con aptitudes similares con el fin de ofrecer un rendimiento mucho ms
productivo.

Adems, tenerla bien definida nos permite integrar y pulir al personal nuevo para que
vaya adquiriendo los objetivos que persigue nuestro negocio. O si nos encontramos en
fase de contratacin, nos ayudar a encontrar el perfil que ms se adapta a nuestros
requisitos.
Clasificacin de la cultura organizacional

Existen varios modelos, nosotros en este caso incluiremos una tabla en la que se
recogern dos polos opuestos: la cultura organizacional dbil, la cual debe mejorar en
aquellos puntos donde falla, y la fuerte, donde se considera el punto ideal para una
organizacin:

CARACTERSTICA
S
C.O. DBIL C.O. FUERTE

Supervisin general.
Supervisin estrecha. Los Todos tienen libertad
trabajadores tienen poca para resolver los
AUTONOMIA liberta en su puesto problemas de su puesto

Puesto de trabajo Puestos de trabajo

estandarizado. Reglas y flexibles. Reglas y
procedimientos procedimientos no
ESTRUCTURA formalizados formalizados

La direccin se centra en la
produccin y muestra La direccin muestra
escaso inters por su gran inters y apoyo a la
APOYO plantilla plantilla.

Se aprecian y premia la Las compensaciones y

fidelidad, el esfuerzo, la ascensos que se otorgan
cooperacin. Se al personal estn basados
desconocen los niveles en su nivel de
PREMIO productivos del personal productividad.
 La gerencia
intencionalmente
La gerencia mantiene un aumenta la intensidad
nivel mnimo de conflicto del conflicto funcional o
constructivo, debido a la constructivo, lo
presencia de conflictos suficiente para que siga
disfuncionales o siendo viable, autocrtico
CONFLICTOS destructivos y creativo.

No se estimula al Se alienta y utiliza el

trabajador a ser innovador talento creativo e
RIESGOS y creativo innovador del trabajador

Recursos Humanos en una Empresa

Se denomina Recursos Humanos al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o

colaboradores de una organizacin. Pero lo ms frecuente es llamar as a la funcin o
gestin que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los
colaboradores de la organizacin. Estas tareas las puede desempear una persona o
departamento en concreto junto a los directivos de la organizacin.

Algunas de las funciones principales de RRHH se detallan a continuacin:

Reclutamiento y seleccin. Atraer a las personas indicadas para hacer crecer la

empresa es ms que llenar rpidamente un puesto especfico. Planificar con
anticipacin las necesidades de recursos humanos da tiempo para analizar el puesto y
los requisitos a cumplir por quien va a cubrirlo. Permite tambin ver a varios
candidatos y ponerlos a prueba a travs de un proceso de seleccin ordenado.

Induccin. Para que los empleados que se incorporen a la empresa se sientan

bienvenidos y puedan rendir en sus puestos, es necesario un acompaamiento
durante los primeros das. Transmitir la cultura de la empresa, presentar al resto del
equipo, repasar lo que se espera del nuevo empleado y satisfacer sus dudas, es una
tarea clave.

Capacitacin. Las personas que son parte de la organizacin pueden requerir

formacin adicional para desempear mejor sus funciones. Con el paso del tiempo,
adems, es necesario ofrecerles espacios que los mantengan motivados y actualizados.
Cmaras empresariales, sindicatos, centros o docentes particulares suelen ofrecer
cursos aplicables a los negocios, sobre temas diversos como idiomas, herramientas
informticas, tcnicas de venta o redes sociales. Puede armarse tambin una
capacitacin a medida, teniendo en cuenta las necesidades particulares de la empresa.
Remuneraciones. Ms que la definicin de sueldos y su liquidacin segn los
convenios y normas correspondientes, esta funcin debera contemplar que las
compensaciones se mantengan equitativas, reflejen resultados y ayuden a mantener la
motivacin.

Motivacin y clima laboral. Desarrollar el sentido de pertenencia, el liderazgo, la

iniciativa y el compromiso de los empleados con la empresa es una misin que no
debe dejarse librada al azar. Un buen clima de trabajo ayuda a mejorar la
productividad, reducir el ausentismo, retener al personal, reducir los conflictos y
aumentar la satisfaccin de todos. Beneficios, comunicacin, coaching, eventos y
proyectos en equipo pueden impulsar el clima de crecimiento que tu empresa
necesita.

Pero cabe destacar que bsicamente del rea de RRHH depende toda la empresa, todo
los departamentos de una empresa deben girar en torno a esto para que la empresa
pueda tener un buen funcionamiento y beneficios, porque una empresa depende
totalmente de la gestin humana y si esta no cumple con los parmetros y perfiles de
los puestos que se necesita es muy difcil que la empresa pueda salir hacia delante.

Cambio organizacional

El Cambio Organizacional se define como: la capacidad de adaptacin de las

organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno
o externo, mediante el aprendizaje. Otra definicin sera: el conjunto de variaciones
de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo
comportamiento organizacional.

Los cambios se originan por la interaccin de fuerzas, estas se clasifican en:

Internas: son aquellas que provienen de dentro de la organizacin, surgen del

anlisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de
solucin, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de
orden estructural; es ejemplo de ellas las adecuaciones tecnolgicas, cambio de
estrategias metodolgicas, cambios de directivas, entre otros.

Externas: son aquellas que provienen de afuera de la organizacin, creando la

necesidad de cambios de orden interno, son muestras de esta fuerza: Los decretos
gubernamentales, las normas de calidad, limitaciones en el ambiente tanto fsico
como econmico.

Estudios Administrativos

El estudio administrativo proporciona, en un proyecto de inversin, las herramientas

que gua para los que deban administrar dicho proyecto; muestra los elementos
administrativos como la planeacin de estrategia que defina rumbo y acciones a
seguir para alcanzar las metas empresariales.
El estudio administrativo consistir en determinar la organizacin que la empresa
deber considerar para su establecimiento. As tendr presente la planificacin
estratgica, estructura organizacional, legalidad, fiscalidad, aspectos laborales,
fuentes y mtodos de reclutamiento, etc. Se trata de realizar un anlisis para la
obtencin de la informacin pertinente para determinar los aspectos
organizacionales del proyecto, procedimientos administrativos, laborales, aspectos
legales, ecolgicos, fiscales.

Elementos

Los elementos que encontramos en un estudio administrativo para el desarrollo en un

proyecto de inversin sern:

Planeacin estratgica. Debe identificar hacia dnde va la empresa, su

crecimiento, segn las tendencias del mercado, economa y sociedad. Debe tener
una misin que identifique propsitos organizacionales con la exigencia social y que
sirva de fundamento para tomar decisiones.

La visin de la empresa debe identificar las metas, con lo que le dar certidumbre al
negocio y por tanto sus lderes podrn establecer nuevos retos. El empresario debe
establecer objetivos, guas cualitativas que lo lleven a lograr los resultados.

Las polticas definirn el rea de trabajo para la toma de decisiones, aunque no dan
la decisin en s, sino lineamientos. La poltica la establece el dueo de la empresa y
pueden ser, segn Anzola, 2002: originadas, internas, externas y jerrquicas.
Las estrategias, segn Rodrguez, 2000, dan el programa general de accin,
definicin de la meta, los esfuerzos y recursos encaminados hacia el logro de unos
objetivos generales y ejecutar as la misin de la organizacin.

Los valores, segn Rodrguez, 2000, van a representar las convicciones filosficas de
los gestores administradores que llevan a la empresa hacia los objetivos para el xito.
El anlisis es una herramienta para ver pasos y acciones en un futuro. Se logra
mediante el estudio del trabajo desempeado en el presente, interior de la empresa,
marcando posibles evoluciones para el xito y permite que la gerencia reflexione y
tenga mejor conocimiento de la organizacin.

Organigramas. Son recuadros que representan los puestos de la organizacin y sus

niveles jerrquicos, lneas, autoridad y responsabilidad. Deben tener claridad y
procurar no anotar nombre de quienes ocupan los puestos, no deben ser extensos ni
complicados.

Planificacin de los recursos humanos. Una vez realizado el organigrama se

deben definir los puestos, lo que dar claridad a la administracin del proyecto, son
las personas quienes ejecutarn el trabajo para lograr lo que la empresa tenga
marcado como objetivos empresariales.

Marco legal y fiscal. Atiende a la personalidad jurdica de la empresa segn lo cual

articular su legislacin y fiscalidad, en base al Cdigo Mercantil y la Ley General de
Sociedades Mercantiles, adems de la legislacin tributaria competente.

Aspecto laboral. Atiende al contrato de trabajo y al reglamento de rgimen interior.

Aspecto ecolgico. Considerar el compromiso ecolgico que las empresa deben

adquirir en su actividad.

Manuales Administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la
conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y
cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos,
normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente administracin.

Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la

administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa
que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que
conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son
una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus
integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han
encomendado.

Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para

determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier
rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las
exigencias de la administracin.

Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones

peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa
moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de
la organizacin, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas
ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte en

obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que dificulte
el desarrollo de la organizacin.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las

diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos
de la direccin de la misma.