Keunikan
Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang
sudah dikerjakan sebelumnya.
Tidak permanen
Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan
waktu tertentu
Ketidakbiasaan
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen
yang tidak pasti dan beresiko.
Siklus Hidup
Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus
hidup proyek
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu
jenis program yang disusun secara terperinci sebagai suatu bentuk kegiatan
yang akan dilaksanakan dan didalamnya secara konkrit ditetapkan tujuan dan
hasil yang akan dicapai, lokasi jelas, organisasi pelaksana, biaya dan jadwal
waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen
Komponen Proyek
Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung yaitu :
Kemampuan
Berhubungan dengan pengetahuan tentang projek yang akan dikerjakan,
kemampuan dalam mengerjakan proyek tersebut, dan pengalaman yang
dibutuhkan yang bertujuan untuk mengurangi faktor resiko yang terjadi
dari suatu proyek yang akan dikerjakan
Perangkat Bantu
Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk
meningkatkan kemampuan menangani suatu proyek dalam bentuk
perangkat lunak maupun perangkat keras, seperti dalam hal
dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian
proyek
Proses
Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat di monitor dan di
kontrol dalam waktu tertentu meliputi waktu, dana, kualitas, resiko
maupun bidang garapan proyek.
Manajemen Proyek
Macam-macam Proyek
Proyek Kapital
Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah,
pembelian peralatan, pemasangan fasilitas dan konstruksi gedung
Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek ini bisa penemuan produk baru, temuan alat baru dll. proyek ini
dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah.
Proyek yang berhubungan dengan manajemen service
Proyek ini sering uncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah.
Proyek ini bisa berupa perancangan struktur organisasi, pembuatan
sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitas perusahaan.
1. Spektrum Manajemen
Manajemen proyek Perangkat Lunak (PL) yang efektif berfokus pada
1.1 People ( Manusia)
SEI telah mengembangkan suatu model kematangan kemampuan manajemen
manusia (People Management Capability Manurity Model ( PM CMM ) )
untuk mempertinggi kesiapan organisasi PL dalam membuat aplikasi yang
semakin kompleks sehingga menarik, menumbuhkan, memotivasi,
menyebarkan dan memelihara bakat yang dibutuhkan untuk mengembangkan
kemapuan mengembangkan PL mereka.
Model kematangan manajemen manusia membatasi pada :
Rekruitmen, Seleksi, Manajemen unjuk kerja, Pelatihan
Kompensasi, Pemgembangan karir, Desain kerja & organisasi,
Perkembangan karir tim / kultur
1.3 Process
Proses PL memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana komprehensip
bagi pengembangan PL yang dapat dibangun dengan :
Sejumlah kumpulan tugas yang berbeda, kemampuan penyampaian
& jaminan kualitas
Aktifitas pelindung, jaminan kualitas PL, manajemen konfigurasi
PL & pengukuran
Tahap process ini berhubungan dengan metode pengembangan
perangkat lunak.
1.4 Proyek
Merupakan Penggabungan semua kerja untuk membuat produk menjadi
kenyataan. proyek terkadang mengalami kesulitan dikarenakan :
1. Kemajuan mengalami kecacatan
2. Tidak ada cara untuk mengkalibrasi kemajuan karena tidak
memperoleh matrik kuantitatif
3. Rencana proyek belum dirancang untuk mengakomodasi sumber
daya yang diperlukan pada akhir sebuah proyek
4. Resiko-resiko belum mempertimbangkan secara eksplisit serta
belum dibuat rencana untuk mengurangi, mengatur & memonitor
Jadwal yang ada tidak realistis & cacat
Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan waktu pada awal proyek
untuk membangun rencana yang realistis guna memonitor rencana proyek
Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari
pendekatan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life
Cycle SDLC), dengan fase-fase kegiatan :
Perencanaan (Planning)
Analisis (Analysis)
Perancangan (Design)
Implementasi (Implementation)
Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem
telah dikembangkan, misalnya :
Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana
pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan
secara linier.
Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan
menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik
dibandingkan pendekatan linier.
Model Incremental Release :
Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk
mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk
memperjelas dan memenuhi kebutuhan user.
Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat
disimpulkan bahwa :
Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada
proyek pengembangan produk maupun bukan.
Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada
sifat/karakteristik produk yang akan dikembangkan.
Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek.
Project
Project A
A Manager
Manager Project
Project B
B Manager
Manager Project
Project C
C Manager
Manager
Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff
Matriks CEO
CEO
Program
Program Manager
Manager VP
VP Engineering
Engineering VP
VP Manufacturing
Manufacturing VP
VP IT
IT VP
VP HR
HR
Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff
Project
Project Manager
Manager A
A 22 Engineering
Engineering 11 Manufacturing
Manufacturing 3.5
3.5 IT
IT 0.5
0.5 HR
HR
Project
Project Manager
Manager BB 55 Engineering
Engineering 33 Manufacturing
Manufacturing 10
10 IT
IT 11 HR
HR
Project
Project Manager
Manager C
C 11 Engineering
Engineering 00 manufacturing
manufacturing 44 IT
IT 0.1
0.1 HR
HR
Pengendalian Biaya
Pengendalian biaya proyek meliputi :
Monitoring penggunaan biaya ;
Memastikan bahwa perubahan biaya proyek sudah tercakup dalam
anggaran biaya yang direvisi dalam pedoman anggaran biaya ;
Memberikan informasi kepada stakeholder proyek terhadap perubahan-
perubahan yang mempengaruhi biaya proyek
Pengendalian Mutu
Keluaran dari proses pengendalian mutu yang utama adalah :
Pengambilan keputusan
Pengerjaan ulang
Penyesuaian proses
Beberapa tool dan teknik dalam pengendalian mutu antara lain :
analisa pareto
statistik sampling
diagram kendali mutu (diagram : p, c, R, s, x dll) Baca buku
statistika/manajemen mutu
pengujian
FAKTOR MOTIVASI
Abraham Maslow mengembangkan hirarki dari kebutuhan untuk
menggambarkan teorinya bahwa perilaku masyarakat/orang berpedoman
pada suatu urutan atau hirarki kebutuhan. Hirarki Kebutuhan Maslow
meliputi :
Kebutuhan Fisiologis ; bahwa orang akan bekerja dalam upaya untuk
memenuhi berbagai fisiologis seperti berbagai kebutuhan primer
(sandang, pangan, papan), kebutuhan biologis dan lainnya.
KEKUASAAN
Kekuasaan adalah kemampuan manajer untuk mempengaruhi lingkungan
agar pekerja betul-betul mengerjakan apa yang harus dikerjakan dan tidak
mengerjakan apa yang seharusnya tidak dikerjakan. Bentuk-bentuk
kekuasaan ini haruslah bersifat memaksa, resmi, sesuai keahlian,
mengandung imbal balik/penghargaan dan terdapat referensi.
EFEKTIVITAS
7 Upaya Covey untuk meningkatkan Efektivitas :
Be proactive
Begin with the end in mind
Put first things first
Think win/win
Seek first to understand then to be uunderstood
Synergize
Sharpen the saw
Manajer proyek yang baik adalah pendengar yang serius dan tegas dalam
sebuah komunikasi. Mereka mendengarkan dengan seksama untuk
memahami sesuatu. Profesional IT hendaknya meningkatkan relasi baik
dengan pekerja maupun dengan stakeholder proyek.
PENGADAAN STAFF
Perencanaan dan prosedur perekrutan staf merupakan hal yang sangat
penting.
Beberapa perusahaan memberikan upah karyawan untuk tiap orang yang
membantu bekerja (dipekerjakan) dalam proyek.
Beberapa organisasi juga mengijinkan orang-orang bekerja dari rumah,
tergantung jenis pekerjaannya.
Contoh :
Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut :
Nama Kode Aktivitas Durasi
Aktivitas Aktivitas Yang (hari)
Mendahulu
i
Pengertian Proyek
Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha
melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan
manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia
yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan
berusaha untuk menggunakan sumber daya secara efektif untuk
menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.Untuk memahami lebih
jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:
Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang
tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output
yang dihasilkan dari sebuah proyek harus didefinisikan secara jelas
tentang. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan
menyediakan sarana baik hardware, software jaringan untuk
perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara
otomatis.
Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan
dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang
berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu diatas,
perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan
produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap
dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.
Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt
charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk
mengukur dan pengendalian.
Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas
disiplin ilmu. Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area
atau bidang meliputi manusia, hardware, software dan aset-aset
lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah
proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau
instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian
yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek
Komponen Proyek
Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang
lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang
menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria
yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi
kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan
kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:
1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat waktu.
Manager proyek
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab
terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek
adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal
sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah
:
1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown
proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola,
memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim
kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan
memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat
waktu
3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder
tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan
meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.
5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan,
karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang
direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area
kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah:
kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega),
komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan
masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola
sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-
hambatan yang mungkin terjadi adalah:
1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
3. kesalahpahaman (Misunderstandings)
4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
5. pemogokan kerja (Union strikes)
6. konflik pribadi (Personality conflicts)
7. manajemen yang tidak baik (Poor management)
8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and
objectives)
Manajemen Waktu
Manajemen waktu proyek adalah suatu proses yang menjamin
bahwa suatu proyek akan selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang
ditetapkan. Manajemen waktu terjadi pada tahap perencanaan dan tahap
pengendalian. Kegiatan yang dilakukan dalam manajemen waktu adalah :
1. Mendefinisikan aktivitas, yaitu berdasarkan pada WBS dari proses
pendefinisian ruang linkup dibuat daftar pekerjaan yang
memerlukan waktu penyelesaian.
2. Membuat urutan aktivitas, yaitu berdasarkan definisi aktivitas
disusun daftar urutan aktivitas sesuai dengan persyaratan pengerjaan
atau penyelesaian setiap aktivitas.
3. Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas dan
urutan aktivitas, diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap
aktivitas.
4. Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu
pelaksanaan proyek dengan alat-alat seperti Network Planning,
diagram chart dan sebagainya.
5. Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap
pelaksanaan setiap aktivitas proyek, apakah sesuai dengan jadwal
yang direncanakan dan mencari solusi jika terjadi perubahan jadwal
pada saat pelaksanaan proyek.
Manajemen Biaya
Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa
proyek dapat diseleaikan dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya
diperlukan pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Aktivitas yang
tercakup dalam manajemen biaya adalah :
1. Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang lingkup,
aktivitas dan sebagainya dapat diidentifikasikan sumber daya yang
Manajemen Komunikasi
Manajemen komunikasi adalah proses yang menjamin kelancaran
arus informasi termasuk didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran
informasi dan pelaporan. Manajemen komunikasi diperlukan pada proses
Manajemen Resiko
Manajemen resiko adalah suatu proses untuk meminimalkan potensi
terjadinya resiko dan memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh
keuntungan. Manajemen resiko diperlukan pada proses perencanaan dan
proses pengendalian proyek. Yang tercakup dalam manjemen resiko adalah :
1. Perencanaan manajemen resiko, yaitu menetapkan pendekatan dan
rencana aktivitas manajemen resiko. Dengan mereview diagram
proyek, WBS, toleransi resiko stakeholder dan sebagainya akan
dapat menyususn rencana manajemen resiko.
2. Identifikasi resiko, yaitu mengidentifikasi resiko mana yang
diperkirakan memiliki pengaruh terhadap proyek dan
mendokumentasikannya.
3. Monitoring dan pengendalian resiko, yaitu memonitor resiko yang
diketahui, mengidentifikaasi resiko baru, mengurangi resiko dan
mengevaluasi sepanjang pelaksanaan proyek.
Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin
tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek.
Manajemen pengadaan diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan
dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari manajemen pengadaan ini
meliputi :
1. Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu
disediakan dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan
menetapkan kontrak kesepakatan kerja.
2. Solicitation planning (perencanaan permintaan) , yaitu
mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-
sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk
Request for Proposal(RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.
PERENCANAAN PROYEK
Perencanaan sering merupakan aktivitas yang sangat sulit dan
merupakan proses yang tidak dihargai dalam manajemen proyek. Banyak
orang memandang negatif terhadap perencanaan karena rencana dibuat
bukan fasilitas untuk action. Walaupun demikian rencana proyek adalah
memberi arahan untuk pelaksanaan proyek. Sebagai arahan, rencana proyek
harus realistis dan berdaya guna.
Perencanaan proyek membutuhkan setiap area pengetahuan yang
diperlukan dalam pengelolaan sebuah proyek. Keterkaitan antara Area
pengetahuan, proses perencanaan dan output yang dihasilkan terlihat seperti
pada tabel 4.1
Mendefinisikan Aktivitas
Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya
sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih
detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek mengembangkan
statemen ruang lingkup danWBS
Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam
mengembangkan lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang
mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim proyek memahami
secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian dari
ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang
diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber
daya yang diharapkan.
Pengurutan Aktivitas
Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS,
diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan
keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasan-
alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe ketergantungan.
Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau
tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai?
Apakah bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel? Apakah bisa
beberapa aktivitas sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan
antar aktivitas memeliki pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan
pengelolaan jadwal proyek.
Mengembangkan Jadwal
Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan
tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari
pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis dan
sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu.
Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses
mengembangkan jadwal:
Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalah-
Kedua
Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.
Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat
menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat
menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam
penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan
ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko
yang mungkin terjadi).
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada
akhir fase ini.
Ketiga
Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk
PROPOSAL.
Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan
ini disebut PROPOSAL ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL
PENGEMBANGAN (Lihat bab 3). Kedua hal ini disebut dengan dua fase
proposal. Kejadian penting yang terdapat disini adalah pembelian proposal
oleh user.
Manajer proyek harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang ada
memiliki peluang untuk sukses, atau proyek tersebut akan mengalami
kegagalan disebabkan oleh terbatasnya sumber-sumber, pengetahuan, atau
risiko di luar kekuasaannya. Tidak terkira proyek-proyek telah gagal secara
keseluruhan maupun sebagian, karena orang mengabaikan tanda-tanda
penting dan nyata yang menunjukan kegagalan. Setiap rencana dipengaruhi
oleh risiko.
MANAJEMEN RISIKO
Menurut sejarah, industri pemrosesan data telah membuat reputasi yang
buruk sekali karena meremehkan proyek-proyek yang ada. Ketika ditanya
tentang alasannya, para ahli pemrosesan data membela diri dengan
meberikan pernyataan seperti : Saya menilai dengan benar berdasarkan
fakta-fakta yang diberikan kepada saya.