Struktur Organisasi

Dengan adanya struktur yang jelas akan membuat roda organisasi berjalan terstruktur
hal itu terjadi karena akan adanya kerjasasama atau kolerasi antara elemen-elemen
yang ada dalam struktur organisasi tersebut.
Seiring dengan berjalannya waktu, di butuhkan sebuah struktur organisasi yang jelas
sehingga organisasi itu terus berkembang sesuai dengan jaman dan hal itu diperlukan
karena masalah yang dihadapi pun akan lebih kompleks sehingga diperlukan gagasan
gagasan yang baru agar organisasi itu bisa bertahan di masa yang penuh tantangan.

Konsep Dasar Struktur Organisasi

Beberapa konsep dasar struktur organisasi adalah spesialisasi kerja,

departementalisasi, urutan kekuasaan (chain of command), otoritas dan tanggung
jawab, dan desentralisasi/sentralisasi

Spesialisasi Kerja
Konsep dasar struktur organisasi adalah membagi kerja dan mengaturnya dalam unit
unit tertentu. Spesialisasi pekerjaan adalah pembagian kerja berdasarrkan oleh
keahlian atau ketrampilan khusus. Spesialisasi pekerjaan sangat diperlukan dalam
setiap organisasi karena tidak semua pekerjaan membutuhkan keahlian dan tidak semua
orang mempunyai keahlian yang sama sebab setiap orang mempunyai kelebihan dan
keterbatasan sendiri. Agar semua tugas pekerjaan yang ada dapat dilaksanakan dengan
baik maka perlu sekali adanya spesialisasi pekerjaan, Dalam pembagian kerja,
spesialisasi pekerjaan merupakan hal yang utama. Manfaat spesialisasi pekerjaan
adalah menyebabkan kenaikan produktivitas. Hal ini disebabkan tidak seorangpun yang
secara fisik akan mampu melaksanakan seluruh kegiatan dalam tugas-tugas yang paling
rumit. Pekerjaan yang paling rumit memerlukan beberapa langkah dan memerlukan
pembagian langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh beberapa orang. Pembagian kerja
yang dispesialisasikan seperti ini memungkinkan orang mempelajari keterampilan dan
menjadi pakar dalam bidang pekerjaan tertentu.

Departementalisasi
Departementalisasi merujuk kepada proses pengelompokkan aktivitas menjadi sejumlah
departemen. Divisi tenaga kerja menghasilkan spesialis yang memerlukan koordinasi.
Koordinasi ini difasilitasi dengan mengelompokkan para spesialis bersama-sama dalam
sejumlah departemen. Departementalisasi adalah kegiatan untuk membagi struktur
organisasi kedalam bidang keahlian yang berbeda ke dalam departemen yang terpisah
untuk lebih memaksimalkan pekerjaan.

Urutan Kekuasaan (Chain of Command)

Urutan kekuasaan adalah rantai tanggung jawab antara pemberi tanggung jawab dan
penerima tanggung jawab. Melalui delegasi, manajer mengalihkan kekuasaan dan
tanggung jawab kepada bawahan mereka. Organisasi saat ini cenderung mendorong
delegasi dari yang tertinggi sampai tingkat serendah mungkin. Delegasi dapat
meningkatkan fleksibilitas untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan untuk beradaptasi
dengan lingkungan yang kompetitif.

Otoritas dan Tanggung Jawab

Otoritas adalah hak formal dan sah seorang manajer untuk membuat keputusan,
perintah masalah, dan mengalokasikan sumber daya untuk mencapai hasil yang
diinginkan bagi suatu organisasi. Tanggung jawab adalah kewajiban karyawan untuk
melakukan tugas-tugas atau kegiatan yang ditugaskan.

Desentralisasi/Sentralisasi
Pada desentralisasi, lokasi pengambilan keputusan otoritas relatif merata di
seluruh perusahaan. Ini bekerja dengan baik ketika kreativitas dan operasi
independen menciptakan nilai bagi organisasi. Sedangkan pada sentralisasi, lokasi
pengambilan keputusan otoritas dekat tingkat organisasi atas. Mirip dengan struktur
tinggi, ini mempercepat dari atas ke bawah pengambilan keputusan.

Rentang Manajemen

Rentang Manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan
koordinasi secara efektif, yang sebagian besar tergantung pada jumlah bawahan yang
melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen, berkaitan dengan jumlah bawahan yang
dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang
manajemen juga dapat berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan
kepada seorang manajer tertentu.
Rentang manajemen dan koordinasi adalah saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa
semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan-
kegiatan bawahan secara efektif. Rentang manajemen adalah salah satu aspek utama
dari struktur organisasi yang mempengaruhi seorang individu bila dia bergabung
dengan suatu organisasi.
Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan
kerja efektif dari bawahan mereka.Terlalu melebarnya rentangan dapat berarti bahwa
manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak
efisien. Sedangkan rentagan yang telalu sempit, dapat menyebabkan manajer tidak
digunakan sepenuhnya.

Manajemen Partisipatif

Manajemen partisipatif menekankan keterlibatan staf dalam pengambilan keputusan,

Sistim manajemen partisipatif sebagai salah satu jembatan untuk mengurai kelambanan
dalam membagi tugas. Partisipasi merupakan terlibatnya seseorang orang secara
mental dan emosional di dalam satu kelompok yang merangsang mereka untuk
berkontribusi kepada tujuan kelompok dan berbagi tanggung jawab untuk apa yang
dihasilkan. Manajemen partisipatif umumnya cenderung untuk:

1. Meningkatkan derajat perasaan anggota atau kesatuan yang memiliki partisipan

dalam organisasi
2. Mendorong partisipan berfikir dalam kerangka organisasi secara menyeluruh
tidak terbatas pada lingkup bagiannya yang sempit
3. Menurunkan tingkat konflik, permusuhan dan persaingan diantara pastisipan
4. Meningkatkan pengertian antar individu, terutama sifat-sifat toleransi dan
kesadaran
5. Meningkatkan pengungkapan kebebasan individu mengenai kepribadiannya yang
menyebabkan bawahannya merasa terikat oleh organisasi, karena kepribadiannya
membutuhkan pengalaman kerja yang menyenangkan
6. Mengembangkan iklim kerja yang kreatif dan yang menguntungkan organisasi

Manajemen Kualitas Total

Management System atau disingkat dengan TQM adalah suatu sistem manajemen kualitas
yang berfokus pada Pelanggan (Customer focused) dengan melibatkan semua level
karyawan dalam melakukan peningkatan atau perbaikan yang berkesinambungan (secara
terus-menerus). Total Quality Management atau TQM menggunakan strategi, data dan
komunikasi yang efektif untuk meng-integrasikan kedisplinan kualitas ke dalam
budaya dan kegiatan-kegiatan perusahaan. Singkatnya, Total Quality Management (TQM)
adalah pendekatan manajemen untuk mencapai keberhasilan jangka panjang melalui
Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction).
Dalam TQM (Total Quality Management), semua anggota organisasi atau karyawan
perusahaan harus berpartisipasi aktif dalam melakukan peningkatan proses, produk,
layanan serta budaya dimana mereka bekerja sehingga menghasilkan kualitas terbaik
dalam Produk dan Layanan yang pada akhirnya dapat mencapai tujuan kepuasan
pelanggan. Terdapat 8 Elemen Pokok dalam Sistem Manajemen TQM (Total Quality
Management).
1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focussed)
Pelanggan merupakan pihak yang menentukan apakah kualitas produk maupun jasa yang
dihasilkan perusahaan tersebut memenuhi kebutuhan atau tingkatan kualitas yang
diinginkannya. Apapun yang dilakukan oleh sebuah organisasi/perusahaan seperti
pelatihan karyawan, perbaikan proses, penggunaan mesin canggih ataupun adopsi
teknologi terbaru yang pada akhirnya Pelangganlah yang menentukan apakah upaya-
upaya yang dilakukan tersebut bermanfaat atau tidak.

2. Keterlibatan Karyawan secara keseluruhan (Total Employee Involvement)

Karyawan merupakan sumber daya perusahaan yang penting dalam mencapai tujuan yang
direncanakannya. Oleh karena itu, keterlibatan karyawan secara keseluruhan dapat
mendukung perusahaan dalam melakukan peningkatan proses dan kualitas yang
berkesinambungan yang kemudian menghasilkan produk dan layanan yang terbaik untuk
pelanggannya. Dalam pemberdayaan karyawan, diperlukan pelatihan dan peningkatan
terhadap keterampilan karyawan dalam mengerjakan tugasnya.

3. Pemusatan perhatian pada Proses (Process-centered)

Perhatian pada peningkatan proses merupakan pondasi dasar dalam sistem manajemen
TQM. Proses merupakan serangkaian langkah-langkah yang dimulai dari penerimaan
INPUT dari supplier (internal maupun eksternal) dan meng-transformasi-nya menjadi
OUTPUT yang akan dikirimkan ke pelanggan (internal maupun Eksternal).

4. Sistem yang Terintegrasi (Integrated System)

Meskipun terdapat banyak keahlian dan ruang lingkup kerja dalam suatu perusahaan
yang membentuk departementalisasi secara vertikal maupun horizontal. Semuanya
memerlukan suatu sistem yang terintegrasi dengan baik agar visi, misi, strategi,
kebijakan, tujuan dan sasaran perusahaan dapat dikomunikasikan dengan baik dan
jelas kepada semua karyawan.

5. Pendekatan Strategi dan Sistematik (Strategy and Systematic Approach)

Salah satu bagian yang penting dalam Manajemen Kualitas adalah pendekatan Strategi
dan Sistematik dalam mencapai Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan. Proses tersebut
biasanya disebut dengan Perencanan Strategi ataupun Manajemen Strategi yang
melakukan perumusan dan perencanaan strategi dalam mengintegrasikan konsep kualitas
ke dalam Strategi Perusahaan secara keseluruhan.

6. Peningkatan yang berkesinambungan (Continual Improvement)

Peningkatan yang berkesinambungan mendorong perusahaan untuk melakukan analisis dan
menciptakan cara-cara yang lebih bersaing dan efektif dalam mencapai tujuan
perusahaan dan memenuhi harapan semua pihak yang berkepentingan.

7. Keputusan berdasarkan Fakta (Fact-based decision making)

Untuk mengetahui sejauh mana kinerja suatu perusahaan, diperlukan data untuk
mengukurnya. TQM mewajibkan perusahaan tesebut untuk mengumpulkan dan melakukan
analisis data secara berkesinambungan agar keputusan ataupun kebijakan yang diambil
benar-benar akurat dan tepat sasaran. Dengan adanya data, kita dapat menarik
kesimpulan berdasarkan kejadian ataupun hasil sebelumnya.

8. Komunikasi (Communications)
Dalam operasional sehari-hari, perusahaan pasti akan mengalami perubahan baik
perubahan dalam strategi, kebijakan, jadwal maupun metode pelaksanaan. Perubahan
tersebut perlu dikomunikasikan dengan baik kepada semua karyawan yang bersangkutan.
Komunikasi yang baik juga akan menimbulkan motivasi dan semangat kerja dalam
mencapai tujuan perusahaannya.

Struktur organisasi memberikan kerangka organisasi secara vertikal dapat melakukan

kontrol dan secara horisontal dapat melakukan koordinasi yang dilatarbelakangi oleh
konsep-konsep birokrasi, partisipasi manajemen, dan alternatif model struktur
organisasi yang cocok untuk lembaga yang bersangkutan. Oleh karena itu konsep
struktur organisasi pendidikan menunjukkan suatu konfigurasi aktivitas yang
bertahan dan mantap dengan memperkirakan aktivitas yang mungkin dilakukan untuk
mencapai tujuan. Struktur organisasi adalah pola formal bagaimana orang dan pekerja
dikelompokkan dalam suatu organisasi, acapkali digambarkan oleh bagan organisasi.
Inti pokok dari struktur organisasi adalah membagi-bagi dan mengelompokkan bidang
kerja serta menetapkan dan menyusun jalinan hubungan kerja di antara orang-orang,
diarahkan pada terciptanya tataraga organisasi yang efisien, lincah, dan logis,
sehingga mampu menyelesaikan berbagai permasalahanyang menjadi tanggungjawabnya dan
memberikan layanan yang cepat.
Max Weber seorang pioner yang memperkenalkan konsep birokrasi sebagai bentuk
struktur organisasi yang ideal. Dengan karakteristik adanya pembagian kerja
(divison of labor), peraturan (rules), hirarkhi otoritas, Impersonalitas
(impersonality), kompetensi (competence). Pekerjaan didasarkan atas kualifikasi dan
memberikan promosi berdasarkan kinerja pekerjaannya. Akibatnya, melindungi pekerja
dari pemecatan sembarangan, yang menghasilkan loyalitas yang tinggi. Kelemahan
teori birokrasi terletak pada derajat pembagian kerja yang tinggi sehingga
mengurangi tantangan, dan kekuatan pekerjaan itu, yang akhirnya kinerja menurun,
kealfaan meningkat, atau terjadi pergantian pekerja (turn over). Kedua, membiarkan
pada peraturan birokrasi dapat menyebabkan tidak efisien. Misalnya peraturan
seringkali dipandang sebagai merupakan tujuan dari sesuatu, bukan merupakan alat
untuk mencapai tujuan. Peraturan dapat juga mengarah pada penghalang yang
berlebihan dan menyebabkan kekakuan. Ketiga, menurut Weber hirarkhi dari otoritas
yang dibentuk untuk mengkoordinasikan kegiatan, mempertahankan otoritas, dan
melayani fungsi masyarakat. Di dalam teori, hirarkhi terdapat alur komunikasi ke
bawah dan ke atas. Tetapi, di dalam pelaksanaannya terjadi orientasi komunikasi ke
bawah, sehingga banyak bawahan menahan informasi dari atasan dan frustasi karena
mereka tidak punya kesempatan berpartisipasi dalam pembuatan keputusan. Keempat,
Weber mengusulkan bahwa penempatan karyawan dan promosi didasarkan pada kualifikasi
dan kinerja. Ini akan mengurangi favoritism dan prejudis. Karena kinerja sukar
diukur dalam banyak pekerjaan professional, sehingga kecenderungan promosi
didasarkan pada senioritas dan loyalitas ketimbang pada kompetensi dan kualitas.
Akhirnya, sifat impersonal birokrasi menimbulkan kekurangan yang paling serius.
Kritik terhadap birokrasi ditujukan pada kekakuannya, dan orientasi struktur
pengawasan terhadap pekerja. Organisasi moderen dewasa ini mengarah pada
pengurangan penggunaan struktur birokrasi. Efek ketegangan struktur birokrasi
organisasi dapat dikurangi dengan membuat peraturan yang tidak kaku dan prosedur
pelaksanaan, pengurangan pembagian kerja, delegasi otoritas yang lebih besar,
partisipasi dalam penentuan keputusan yang lebih besar, dan struktur yang lebih
lancar di seluruh organisasi.