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Atualizado em Maio/2015

Bem vindo
Colaborador

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01/02 Por que usar?
Resumo

A base da operao de qualquer empresa so as tarefas. As tarefas possuem sempre um Dono, quem abriu a tare-
O Runrun.it uma ferramenta que ajuda as empresas fa, um Responsvel, que deve avaliar e transferir a tarefa
coordenando o fluxo de tarefas, dando prioridade e or- ou desempenh-la, e os Seguidores, pessoas que acom-
ganizando-as por clientes e projetos. panham a tarefa.

Cada tarefas possui a sua prpria Timeline que onde a Os administradores do Runrun.it na sua empresa vo
comunicao com os outros colegas acontece. No Run- definir para quem voc pode abrir tarefas e de quem
run.it, cada comentrio tem um tempo limite de 15 minu- voc poder receb-las. Essa regra d clareza ao fluxo de
tos para ser deletado, depois fica gravado para sempre trabalho. Ou seja, se algum quiser que voc trabalhe em
na tarefa. Essa caracterstica faz com que seja uma ferra- algo, formalmente, ter que estar apto a abrir uma tarefa
menta ideal para que as pessoas tomem decises de for- para voc.
ma responsvel e transparente. Acaba aquela histria
que o email no chegou ou est na caixa de spam. Para indicar que voc est trabalhando em algo, clique no
boto Trabalhar. O sistema vai contar o tempo automati-
Os arquivos, que podem ser anexados s tarefas, tambm camente apenas durante o seu horrio de trabalho ca-
podem ser apagados durante os 15 minutos aps o up- dastrado. Quando terminar, clique em Entregar, e pronto.
load. Depois disso, ficam anexados para sempre. Todos sero alertados da entrega.

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02/02 Por que usar?
Resumo

Para dar previsibilidade aos lderes de equipe e aos ge- Aqui est a mgica do Runrn.it. bom para saber o que
stores da empresa, voc poder Estimar o esforo que cada um est fazendo e quando ser entregue, mas ti-
acha necessrio para terminar cada uma das tarefas. Essa mo pro funcionrio, que tem clareza do que fazer, em
estimativa deve ser feita em horas teis e pode ser refeita qual ordem. Alm disso, no ser pressionado para fazer
quantas vezes achar necessrio. Com essa estimativa, o milagres dentro do seu tempo, que um
sistema vai calcular uma Data estimada de entrega, le- recurso limitado.
vando em considerao o seu horrio de trabalho e as
outras tarefas que esto na sua pilha de afazeres. O Runrun.it possui muitas outras funcionalidades que
voc vai descobrir com o tempo, mas seus fundamentos
Agora fica fcil: se algum quiser repriorizar o seu tra- esto em ajudar as empresas a produzirem mais, com
balho, vai ter que escolher o que vai perder prioridade. menos estresse.
E o sistema vai recalcular todas as Estimativas de entrega.

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01/02 Os tipos de usurio
O Runrun.it possui quatro tipos de usurios

Administrador Lder de equipe


Quem cria a conta da empresa no Runrun.it automatica- Cada equipe criada no Runrun.it pode ter um lder, config-
mente colocado como Administrador. Ele poder criar urado por um administrador. O lder de equipe tem al-
mais usurios e tambm coloc-los como administra- guns privilgios de administrao. Ele poder editar algu-
dores. So eles os responsveis por criar Clientes e Pro- mas preferncias dos seus liderados, como horrio de
jetos, Equipes, Tipos de Tarefa, Status, etc. Tm acesso a trabalho, colocar de frias, etc.
todas as funcionalidades do sistema.
Ele tambm ter acesso aos relatrios e criao de Cli-
Gestor entes e Projetos, bem como Tipos de tarefa e Priorizao
Alguns usurios podem ser colocados como Gestores. de tarefas.
Isso quer dizer que eles tero acesso a todas as equipes,
tarefas e relatrios do sistema, mesmo que no faam
parte de qualquer equipe. um tipo de usurio ideal
para gestores mais sniores na empresa, que precisam
acompanhar o desempenho das tarefas e equipes, mas
no esto ligados ao dia a dia das tarefas.

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02/02 Os tipos de usurio
O Runrun.it possui quatro tipos de usurios

sempenhar cada tarefa, em horas teis, e clicar em Tra-


Colaborador balhar na tarefa que estiver naquele momento.
Usurio que faz parte de uma das equipes criadas Durante o processo de realizao de uma tarefa, ele poder
na empresa. adicionar outros usurios como Seguidores da tarefa.

Um Administrador precisa definir de quem ele recebe Essas pessoas sero alertadas sobre o andamento da
tarefas e para quem ele pode abrir tarefas. Isso inclui mesma. Podero tambm realizar comentrios na tarefa
ele mesmo. Ou seja, se o administrador definir que um e anexar documentos a ela.
colaborador no pode abrir tarefas para ele mesmo
(quem deve fazer isso o seu lder, por exemplo), pode Caso o Colaborador v trabalhar em outra tarefa, basta cli-
retirar seu nome da lista. car em Trabalhar nela. O sistema pausa automatica-
mente a anterior e prioriza a atual como a mais importante.
O Colaborador poder, ento, abrir tarefas para quem ele
for autorizado e s receber tarefas de quem tem autor- Ao terminar uma tarefa, basta clicar em Entregar, e a
izao para tal. tarefa ser considerada entregue.

Ele dever estimar o tempo que acha necessrio para de-

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01/04 As tarefas
Metodologia de pilha de tarefas

O Runrun.it trabalha com a metodologia de pilha de


tarefas. Ou seja, voc tem uma lista de tarefas, que po-
dem ser de Clientes e Projetos diferentes. A mais pri-
oritria deve ser feita antes, depois a de baixo e assim por
diante

Tarefa 1 (A que deve ser trabalhada)

Tarefa 2

Tarefa 3

Nova tarefa...

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02/04 As tarefas
Metodologia de pilha de tarefas

Quando voc estima o esforo que acredita ser adequado


para realizar cada uma das tarefas (em horas teis), o
Runrun.it vai somando esses tempos e calculando a data
estimada de entrega.

Tarefa 1 3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 11:00

Tarefa 2 1 hora/ Estimativa de entrega: Hoje 12:00

O sistema pula o almoo

Tarefa 3 4 hora/ Estimativa de entrega: Hoje 18:00

E os horrios de descanso

Tarefa 4 1 hora/ Estimativa de entrega: Amanh

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03/04 As tarefas
Metodologia de pilha de tarefas

Quando um lder de equipe, um gestor ou um administra-


dor reprioriza as tarefas, todas as estimativas de en-
trega so recalculadas e os responsveis avisados da
repriorizao.

Tarefa 1 1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 9:00

Tarefa 2 3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 12:00

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04/04 As tarefas
Toda tarefa possui

Um Dono,ou seja, quem abriu a tarefa. Uma Descrio que um texto mais detalhado sobre o
que aquela tarefa precisa tratar.
Um Responsvel para quem aquela tarefa vai. O Run-
run.it s aceita um responsvel por tarefa para evitar Arquivos anexos que podem ter qualquer tamanho,
trabalhos dobrados. Se duas pessoas esto trabalhando dentro do limite do plano contratado pela empresa (os
na mesma coisa, devem ter duas tarefas diferentes. Isso arquivos s podem ser apagados nos primeiros 15 minu-
tambm ajuda na mensurao da produtividade nos tos aps seu upload. Isso, para estimular a responsabili-
relatrios. O Responsvel pode transferir a tarefa para dade no tratamento das informaes, uma vez que geram
as pessoas que ele autorizado a abrir tarefas. impactos para outros colegas).

Um Tipo de tarefa que so categorias criadas pelo ad- Comentrios Aps criada a tarefa, os usurios envolvi-
ministrador do Runrun.it. Elas servem para que os relatri- dos podem fazer comentrios ou responder aos co-
os mostrem onde o tempo est sendo gasto por Tipo de mentrios feitos por outros. Como os arquivos, s podem
Tarefa, por exemplo. ser apagados 15 minutos aps sua criao, pelo mesmo
motivo. O prprio Runrun.it tambm faz alguns co-
Um Cliente > Projeto Cada cliente pode ter vrios pro- mentrios automaticamente, para gravar o histrico das
jetos. Eles so criados pelo Administrador ou pelo Lder mudanas na tarefa.
de equipe.

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01/02 RR-Ratings
Algumas dicas pra voc

Sistema de acompanhamento da produtividade individual


Algumas empresas optam por habilitar o RR-Ratings, nosso sistema que mensura quan-
titativamente as entregas. Apesar de ser um ndice quantitativo, tem algumas particular-
idades. Ele uma soma de diversos indicadores que compem uma mdia dos ltimos
30 dias das suas entregas.

Conhea cada uma delas

Tarefas entregues
Esse ndice mede quantas tarefas voc entregou. Apesar
do Runrun.it no ser uma ferramenta adequada para
tarefas muito granulares (que levam poucos minutos para
serem feitas), tambm no legal para os gestores da
empresa voc colocar tarefas muito grandes. Fica difcil
acompanhar a evoluo das tarefas. Portanto, uma dica
seria voc quebrar tarefas em etapas onde uma entrega
palpvel possa ser conferida. Tarefas que levem entre 4
e 16 horas teis so uma boa faixa de referncia para
voc ter em mente.

Tarefas reabertas
Esse um ndice negativo no RR-Ratings. Significa que
voc entregou uma tarefa e seu dono a reabriu por algum
motivo. A dica aqui voc usar a TimeLine para discutir
todos os pontos antes da entrega formal.

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02/02 RR-Ratings
Algumas dicas pra voc

Tarefas entregues dentro do prazo estimado Tarefas entregues dentro do prazo desejado
Outro ponto de ateno para quem est desempenhado Nem todas as tarefas abertas no Runrun.it tm uma data
tarefas estimar corretamente o esforo necessrio para desejada de entrega. Mas, as que tm essa data, so boas
desempenha-la. Isso traz previsibilidade gesto da em- oportunidades para ampliar o seu ndice. Basta entrega-las
presa e valorizado pelo RR-Rating. at a data desejada. Geralmente so tarefas importantes
para certos clientes ou projetos, fique de olho nelas.
Tarefas entregues com at duas estimativas
To importante quanto estimar o esforo necessrio para Os pesos de cada ndice
uma tarefa estim-lo corretamente. No Runrun.it, se Cada empresa pode configurar quais ndices so mais im-
achar que vai levar mais ou menos tempo para uma tare- portantes. Assim, todas as madrugadas, o Runrun.it calcu-
fa, voc poder re-estimar o esforo quantas vezes achar la o RR-Rating baseado nos pesos que a empresa definiu.
necessrio. Porm, quando estima mais de duas vezes,
seu RR-Rating vai ser prejudicado. Isso estimula a previs- Ao longo do tempo, o RR-Rating ser aperfeioado, inclu-
ibilidade, importante na gesto de projetos e tarefas. indo novos ndices e revisando os formatos de clculo,
afim de tornar-se uma ferramenta cada vez mais til para
ajudar gestores de empresas a encontrarem seus colab-
oradores mais produtivos.

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01/05 Interface
Lista de tarefas

Aqui voc pode acessar o seu perfil ou O menu pode ser reordenado para que
de sua empresa. Tambm pode ver seus voc tenha as informaes que mais usa
alertas, atualizar o plano no Runrun.it e carregadas na frente. Basta clicar na later-
checar o seu RR-Rating. al esquerda e arrastar a barra desejada.

Para ver os detalhes da tarefa, seus co-


mentrios e arquivos, clique no ttulo da
mesma. A pgina de detalhes da tarefa
ser aberta.
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02/05 Interface
Lista de tarefas

Aqui voc pode acessar o seu perfil ou Para comear a contar o tempo, basta
de sua empresa. Tambm pode ver seus clicar em Trabalhar. Mantenha o esforo
alertas, atualizar o plano no Runrun.it e estimado atualizado, assim a data estima-
checar o seu RR-Rating da de entrega tambm estar

Criar uma nova tarefa. Ateno, s es-


taro disponveis como responsveis para
a nova tarefa as pessoas para as quais
voc est autorizado a abrir tarefas
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03/05 Interface
Equipes

Aqui so listadas todas as equipes das Qual o nvel no sistema de mensurao


quais voc faz parte de produtividade RR-Rating a pessoa est
no momento
O lder o primeiro, em negrito
Quantas tarefas esto na fila dessa
Quando a tarefa atual ser entregue pessoa, quantas ela abriu para outras e
quantas ela segue
Quando a ltima tarefa da lista dessa
pessoa, provavelmente, vai ser entregue
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04/05 Interface
Detalhes da tarefa

Mude o responsvel para transferir a Anexos s podem ser apagados at 15


tarefa para outra pessoa minutos aps seu upload

A descrio da tarefa s pode ser edit- Da mesma forma, os comentrios.


ada at que o Responsvel estime o es- Aps feito um comentrio, voc tem 15
foro necessrio minutos para apag-lo, se desejar

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05/05 Interface
Detalhes da tarefa

Lista de Seguidores da tarefa Checklist da tarefa

Comandos teis da tarefa Sequncia de Responsveis e Pr-Requisitos

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01/01 Perguntas frequentes
Respostas pra voc

Preciso deixar o site aberto para contar o tempo Posso configurar os alertas que recebo por email?
nas tarefas? Sim. Clique no seu nome, na parte superior direita da
No. Voc s precisa clicar no boto Trabalhar da tarefa tela. Depois em Meus alertas. L, voc poder configu-
que est desempenhando. Se for trabalhar em outra an- rar quais os emails quer receber.
tes de fech-la, clique em Trabalhar na outra. O sistema
Pausa automaticamente a atual. Se desejar ajustar man- Preciso de um novo Projeto para abrir uma tarefa.
ualmente as horas, utilize o menu Tempo. L voc pode Com quem falo?
adicionar ou retirar horas manualmente. Com o lder da sua equipe ou com um administrador do
Runrun.it na sua empresa.
Posso deletar tarefas?
Sim. Basta clicar para abrir a tarefa e clicar em Mais
aes.

O que uma tarefa Ongoing?


A opo de Tarefa Ongoing para aquelas tarefas que
no tm prazo para fechamento, nem estimativa de es-
foro, podendo ser iniciadas e pausadas quantas vezes
forem necessrias. Pode ser mais interessante criar uma
tarefa Ongoing referente a um trabalho rotineiro na em-
presa, que criar e entregar uma nova tarefa a cada dia.

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01/02 Private cloud

O Runrun.it um servio oferecido originalmente na nu-


vem e em um ambiente compartilhado entre milhares de
empresas. Apesar de todas as regras de qualidade de
cdigo, encriptao de dados e segurana dos servidores,
h empresas que preferem ter um ambiente totalmente
isolado e dedicado apenas aos seus usurios. Por isso,
tambm oferecemos a verso Private Cloud do Runrun.it.

Essa modalidade da nossa aplicao possui todas as fun-


cionalidades da verso pblica e roda nos mesmos for-
necedores de infraestrutura, porm, em instncias dedi-
cadas empresa contratante. Ou seja, o banco de dados
s dela.

Todas as modificaes, correes e evolues da platafor-


ma pblica tambm so implementadas automatica-
mente na instncia dedicada.

A nica diferena para o usurio final que ele dever entrar


pelo endereo suaempresa.runrun.it ao invs de runrun.it.

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02/02 Private cloud

Suporte Segurana e Backups


Todo o suporte fornecido aos planos pagos do Runrun.it Usamos as mesmas tcnicas de segurana utilizadas na
pblico tambm ofertado aos usurios de uma Private aplicao pblica como encriptao da comunicao dos
Cloud, por tickets, chat ou e-mail em horrio comercial. A dados entre os clients e servidores, encriptao de dados
empresa tambm pode optar por um pacote de Suporte sensveis no banco (nem mesmo as equipes de ma-
Premium que d acesso prioritrio aos tickets alm de nuteno possuem acesso aos dados), backups dirios do
atendimento por telefone em horrio comercial. banco de dados com possibilidade de rollback e disaster
recovery rpidos, acompanhamento de uptime e sade
Manuteno da aplicao.
Todas as instncias Private Cloud so monitoradas
24x7x365, assim como os servidores da verso pblica. H possibilidade de filtrar IPs de acesso aplicao, caso o
Qualquer interveno necessria feita diretamente pela cliente solicite. Toda a comunicao feita atravs de SSL.
nossa equipe de suporte.
SLA
Capacidade Uma pgina como http://status.runrun.it ser disponibili-
A partir do modelo comercial acertado, o Runrun.it vai es- zada para que os usurios possam acompanhar a sade
pecificar o tamanho e a infraestrutura necessria para a da aplicao e seu uptime. Garantimos em contrato
Private Cloud. Praticamente no h limites para o nmero 99,88% de uptime mas, geralmente, estamos acima desse
de usurios e a capacidade de armazenamento. Voc de- valor. Confira clicando no link acima.
fine a necessidade, e deixa o resto com a gente. (upgrades
e downgrades tambm so realizados com facilidade). Implementao
(Regies AWS EUA/Europa) Aps OK comercial, a Private
Servios de integrao Cloud disponibilizada em at 5 dias teis.
Alguns servios externos podero ser integrados Private (Regio AWS Brasil) 30 dias teis aps OK comercial.
Cloud contratada. No entanto, tero escopo, prazo e preo
discutidos separadamente.

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01/02 On-Premises (Virtual Box)

O Runrun.it um servio oferecido originalmente na nu-


vem e em um ambiente compartilhado entre milhares de
empresas. Apesar de todas as regras de qualidade de
cdigo, encriptao de dados e segurana dos servidores,
h empresas que preferem ter um ambiente totalmente
isolado e dedicado apenas aos seus usurios. Por isso,
tambm oferecemos a verso On-Premises do Runrun.it.

Essa modalidade da nossa aplicao possui as mesmas


funcionalidades da verso pblica, porm, entregue
dentro de uma mquina virtual para rodar na infraestru-
tura do cliente.

Todas as modificaes, correes e evolues da platafor-


ma pblica tambm estaro disponveis para as instalaes
On-Premises e podero ser instaladas remotamente pela
equipe do Runrun.it ou pela equipe de TI do cliente.

A nica diferena para o usurio final que ele dever


entrar pelo endereo especificado pela empresa, ao invs
de runrun.it.

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02/02 Private cloud

Suporte SLA
Na modalidade On-Premises, h apenas a opo de Diferente do Private Cloud, onde ns gerenciamos a
suporte premium. Todos os tickets so tratados com pri- aplicao e a infraestrutura, na verso On Premises te-
oridade e, durante o horrio comercial, h um analista de mos o SLA de atendimento aos trouble-tickets. Porm,
suporte sempre disponvel por telefone para sanar dvi- no fornecido SLA de uptime, uma vez que no somos
das dos usurios. responsveis pela infraestrutura.

Manuteno Servios de integrao


As instncias On-Premises podem ser monitoradas re- Alguns servios externos podero ser integrados Virtual
motamente pela equipe Runrun.it, caso a empresa con- Box contratada. No entanto, tero escopo, prazo e preo
tratante libere acesso mquina virtual. Caso contrrio, o discutidos separadamente.
suporte feito sob demanda.
Implementao
Capacidade Sem integraes externas, em mdia, 45 dias teis, aps
A partir do modelo comercial acertado, o Runrun.it vai es- OK comercial.
pecificar o tamanho e a infraestrutura necessria para a
Virtual Machine. Praticamente no h limites para o nme-
ro de usurios e a capacidade de armazenamento. Voc
define a necessidade, e a mquina ser dimensionada
adequadamente.

Segurana e Backups
Toda a segurana da infraestrutura de responsabilidade
da empresa contratante. As polticas de backup de banco
e arquivos tambm devero ser definidas pela equipe de
implementao do projeto, sempre usando infraestrutu-
ra do cliente.

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01/01 Algo a mais

Colaborao social SharePage


A interao entre as equipes no Runrun.it acontece nas Ao invs de usar pendrives, HD-externos ou tentar (sem
tarefas. No entanto, h um espao para que outros assun- sucesso) enviar arquivos muito grandes por email para
tos sejam tratados: O Mural. Na pgina principal do Runrun. clientes, fornecedores ou outros colegas, voc pode criar
it, os colaboradores podem postar mensagens, vdeos e fo- uma SharePage. Assim, voc pode carregar quantos ar-
tos e discutirem sobre temas importantes para todos da quivos desejar (dentro da cota de storage do seu plano),
empresa, ou apenas entre os membros das suas equipes. criar uma senha para que eles sejam baixados e compar-
tilhar apenas o link para essa pgina. O destinatrio no
um timo lugar para comunicados da empresa, postar precisa ser um usurio do Runrun.it. A pgina ser cus-
novos vdeos de treinamento, mensagens motivacionais, tomizada com a logomarca da sua empresa.
links para aes especficas, dentre outros.
Docs
Aplicativos O Repositrio de arquivos da sua empresa pode ser mais
Apesar do foco do Runrun.it ser a gesto de tarefas, tem- inteligente. Com esse aplicativo do Runrun.it, voc e sua
po e talento, h uma srie de funcionalidades extras que equipe podem criar documentaes sobre projetos e clien-
podem ajudar na gesto do dia a dia. tes, subir arquivos, e fazer comentrios. Todos eles ficam
disponveis na web, com toda a segurana e backups real-
Ao longo do tempo, desenvolvemos aplicativos que po- izados pelo Runrun.it e podem ser acessados por qualquer
dem ser liberados para todos, ou apenas um grupo de usurio autorizado para aquele projeto ou cliente.
usurios, pelo administrador.

Hoje, temos disponveis:

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Mais ajuda, fruns e vdeos

Acesse https://support.runrun.it/hc/pt- br
ou clique no link Ajuda na parte de baixo de cada pgina
do Runrun.it.