NORMA VOL

MOREQ 1,2Y3

ISO15489 1Y2

ISO 18492 OAIS

ISO 14721- OAIS

ISO 18402
ISO 32000-2008

ISO 19005 1,2 y 3

ISO 23081
ISO 17799

ISO 15801
ISO 30300 1Y2

EAD

ISAD G
 UTILIDAD

Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de

archivo, que incide especialmente en los requisitos funcionales mediante
un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA),

Primera norma ISO elaborada para la gestin integral de los sistemas

archivsticos, los archivos y los documentos de archivo. Aporta
Directrices respecto de la poltica de gestin documental, explica en
forma completa la asignacin de responsabilidades que debe definir un
organismo en un sistema de gestin documental. Adems, resalta la
importancia de la supervisin y auditora, para lo cual presenta aspectos
a considerar, como son A SABER:
- Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la
organizacin.
- Considerar que los documentos sean plena prueba.
- Optimizar su rendimiento en la organizacin.

Estndard para asegurar la preservacin a largo plazo de la informacin

del documento electrnico autntico
SISTEMA DE TRANSFERENCIAS DE INFORMACIN Y DATOS Sistema
abierto de archivado de informacin
SGDEA
Preservacin de documentos electrnicos (Pdf-a)

Perfil para los documentos electrnicos que asegure que, estos, puedan
ser reproducidos con exactitud en el futuro. Un elemento clave para
alcanzar este objetivo es la exigencia para documentos PDF/A de estar
100% auto-contenidos. Toda la informacin necesaria para mostrar el
documento de forma consistente estar presente en el archivo. Esto
incluye, entre otras cosas, el contenido propiamente dicho (el texto,
imgenes y grficos vectoriales), las fuentes utilizadas, y la informacin
de color. No est permitido para un documento PDF/A el depender de
fuentes externas (p.ej. programas de tipografa o hiperenlaces).

Metadatos para la gestin de documentos

Buenas prcticas para la gestin de la seguridad de la informacin
Almacenamiento electrnico de informacin. Recomendaciones para la
informacin de valor y su fiabilidad
Son el compendio de los requisitos necesarios para la puesta en marcha
del sistema de gestin de la organizacin desde el punto de vista de la
gestin de los documentos y las evidencias. El sistema de gestin es de la
organizacin, y est slidamente basado en la gestin de riesgos y las
acciones preventivas, lo que lo hace compatible e integrable con
cualquier otro aspecto como la calidad (9000), la gestin
medioambiental (14000) o la seguridad de la informacin (27000). El
sistema de gestin est basado en la mejora continua, que obliga a la
evaluacin de los resultados, la gestin de las no conformidades y la
puesta en marcha de acciones correctivas, todo ello de forma verificable
por terceras partes
Norma internacional General de la descripcin archivistica.
Norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los
instrumentos de descripcin archivstica
 TEMA NORMA
ARCHIVOS PUBLICOS DE GESTION Y FORMATO INVENTARIO Acuerdo 42 de 2002
UNICO DOCUMENTAL
GLOSARIO DE LA PROFESION Y DISPOSICIONES TECNICAS Acuerdo 7 de 1994
Codigo penal art 194, 195, 196, Cap 3; arts
DELITOS CONTRA LOS DOCUMENTOS y LA INFORMACION 286 al 296, art 418, 419,420

HABEAS DATA PROTECCION DE LA INFORMACION PERSONAL Y Ley 184 de 2010, Ley 1266 de 2008
FINANCIERA
TRD Acuerdo 39 DE 2002, Circular 01 de 2009,
APLICACIN DEL CONCEPTO ARCHIVO TOTAL - CREACION Ley 594 de 2000
SISTEMA GENERAL DE ARCHIVOS
DE LA PROFESION ARCHIVISTICA Ley 1409 de 2010

Prohibicin para Enviar los Originales de Documentos de Circular 05 de 2011

Archivo a Otro Tipo de Unidades De Informacin

RECOMENDACIONES POR OLA INVERNAL Y PREVENCION DE Circular 01 de 2011

DESASTRES
REGIMEN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Y TODOS SUS Acuerdo 60 de 2001
SOPORTES
NORMA INCLUYE ASPECTO DE LA CONTRATACION
ELECTRONICA DECRETO 734 DE 2012

LEYES ANTITRAMITE LEY 19 DE 2012, LEY 962 DE 2005

LEYES PROTECCION DE DATOS Y HABEAS DATA LEY 1581 de 2012, LEY 1266 de 2006
 CAMPO BASICO NORMATIVO PARA IMPLEMENTACIO

NORMA ESTUDIADA ARTS

Articulos 19 paragrafo
LEY 594 DE 2000 1, 2 y 3 y art 21 y
paragrafo

LEY 527 DE 1999 Aplica en totalidad

Decreto LEY 1151 Aplica en totalidad

Articulos 5, 7, 16,22,
NUEVO CCA LEY 1437 DE 2011 35,37, del 53 al 65, 67
etc

CIRCULAR 05 DE 2012 Aplica en totalidad

CIRCULAR 02 DE 2010 Aplica en totalidad

CIRCULAR 04 DE 2010 Aplica en totalidad

RESOLUCION INTERNA 157 DE 2009 Aplica en totalidad

DIRECTIVA PRESIDENCIAL 04 DE 2012 Aplica en totalidad

DIRECTIVA PROCURADURIA G. N. 01 Aplica en totalidad

de 2010

Circular PROCURADURIA G.N.058 de Aplica en totalidad

2009

Artculos 1, 13, 16,

DECRETO 2150 de 1995
18, 19, 35, 37

articulo 2 artculos 5,
DECRETO 2482 DE 2012 6, 7 y 8.

Circular 01 de 2011 Aplica en totalidad

Circular No. 003 de 2010 de la Aplica en totalidad

Contralora General de la Repblica
DECRETO 734 DE 2012

DECRETO 2609 de 2012 Aplica en totalidad

Circular 02 de 2012 Aplica en totalidad

ORMATIVO PARA IMPLEMENTACION TICS

DESCRIPCION

Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado

podrn incorporar tecnologas de avanzada en la
administracin y conservacin de sus archivos, empleando
cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o
telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requisitos: Organizacin archivstica de los documentos.
Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin,
teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las
condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en
estos soportes, as como el funcionamiento razonable del
sistema.
Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades
pblicas debern elaborar programas de gestin de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse
los principios y procesos archivsticos.
PARGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios
gozarn de la validez y eficacia de un documento original,
siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad
y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes
procesales.

Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, se
establecen las entidades de certificacin y se dictan otras
disposiciones.

Establecen los lineamientos generales de la estrategia de

gobierno en lnea de la repblica de colombia, se reglamenta
parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras
disposiciones. Cumplimiento Manual GEL es obligatorio.

Implica la inclusin de las nuevas tecnologias en los

procedimientos de la administracion publica y la obligacin de
prestar la adecuada atencin a los requerimientos digitales y
electronicos de los usuarios.

Recomendaciones para llevar a cabo procesos de

digitalizacin y comunicaciones oficiales electronicas en el
sector publico - se cae firma digital como requisito en en el
sector . INICIATIVA "CERO PAPEL"
NORMA COINFO Decisiones sobre el aplicativo ORFEO; Su
Reingenieria y congelamiento de sus proyectos de inversin.

NORMA COINFO Estandares minimos en procesos de

administracin de archivos y gestin de documentos
electronicos y gestin de documentos electronicos. Aplicacin
normativa de las ISO 15489 Como estandar basico para estos
procedimientos.

Se establece la politica de uso eficiente del papel en la SDM

Eficiencia adminitrativa y lineamientos de la politica cero

papel en la administracin pblica.
Derecho a la verdad, Conservacion y custodia de
documentacion de archivo de las victimas del conflicto
armado

Conmina al cumplimiento de la ley 1151 de 2008 la que

establece Gobierno en Linea sopena de abrir las
investigaciones administrativas a que haya lugar.

Suprime autenticacin de documentos originales y uso de

sellos, prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de
documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe a las
entidades pblicas limitar el uso de tecnologas para el
archivo documental por parte de los particulares. autoriza el
uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de
datos. (analisar la Ley 962 de 2005 y ley 19 de 2012)

La distribucin de las dependencias en el sistema debe ser

segn el modelo integrado de gestin (mapa del proceso) y
debera aportar para diligenciar el Reporte de Avances de la
Gestin

RECOMENDACIONES POR OLA INVERNAL Y PREVENCION DE

DESASTRES - DIGITALIZACION DE LAS SERIES VITALES
imparte instrucciones para verificar y evaluar el cumplimiento
de Gobierno en lnea en las auditoras que se realizan a las
entidades pblicas.
Norma vigente actualizada de la Contratacin publica.

sobre las audiencias pblicas de contratacin y las

actuaciones contractuales por medios electrnicos, en donde
se habla de la subasta inversa
electrnica y la regulacin de los mensajes de datos
entregados por los proponentes, todo lo
anterior puede ocurrir caracterizadamente en lnea. inclusin
obligatoria a Secop ( Sistema Electrnico para la Contratacin
Pblica).

Reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente

los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras
disposiciones en materia de Gestin Documental. Tipifica la
informacin sujeta a la administracin tecnolgica (Art 2).
REGLAMENTA LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS
DE LAS ENTIDADES PUBLICAS Y OBLIGA A LA ELABORACION
DEL PGD. Art 10,

Recomendaciones a las diferentes entidades interesadas en

adquirir o desarrollar sistemas de gestin de documentos,
asegurando la gestin de los documentos durante todo su
ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la informacin,
la preservacin y acceso a los documentos y a la
interoperabilidad con los sistemas de informacin existentes o
futuros. Aplicar ISO 15489 y la Especificacin MOREQ
 Norma. Fecha.
2 de
Acuerdo 409 dicembre
2009

10 de
Decreto 443 agosto de
1990

18 de
Ley 527 agosto de
1999
 11 de
Decreto 1747 septiemb
re de
2000

15 de
Decreto 053 DE 2002 febrero
de 2002

31 de
Decreto 680 agosto de
2001

12 de
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 02 febrero
de 2002
 8 de
Directiva 002 marzo de
2002

17 de
Acuerdo 057 abril de
2002

17 de
Decreto 397 septiemb
re de
2002

3 de
Acuerdo 308 junio de
2004
 7 de
Acuerdo 130 diciembre
de 2004

12 de
Directiva 05 junio de
2005

Resolucin 185 2007 6 junio

de 2007

Derogada por Resolucin 305 de 2008

16 de
Gua 2.0 de sitios web del distrito capital. noviembr
e 2010.

19 de
Resolucin 378 diciembre
2008

resolucin 355 de 2007 17 de

diciembre
2007

Derogada por Resolucin 305 de 2008

Ley 962 8 de julio

de 2005
 1 de
Directiva 7 septiemb
re de
2005

29 de
Acuerdo 279 marzo de
2007

27 de
Decreto 597 diciembre
de 2007

31 de
CIRCULAR 49 octubre
de 2007

Directiva 42 2007

Resolucin 353 2007

 14 de
Decreto LEY 1151 abril de
2008

10 de
Decreto 296 septiemb
re de
2008

16 de
Resolucin 256 septiemb
re de
2008

26 de
Decreto 316 septiemb
re de
2008
 20 de
Resolucin 305 octubre
de 2008

31 de
Resolucin 378 diciembre
de 2008

31 de
ley 1266 diciembre
de 2008

5 de
Ley 1273 enero de
2009
 29 de
Decreto 319 julio de
2011

17 de
Decreto 203 mayo de
2011

28 de
Decreto 619 diciembre
2007

30 de
Ley 1341 julio de
30 2009

28 de
Decreto 235 enero
2010

25 de
Decreto 2280 junio de
2010

30 de
Resolucin 226 julio de
2010
 18 de
Ley 1437 enero de
2011

1 de
Resolucin 001 diciembre
de 2011

1 de
Resolucin 002 diciembre
de 2011

27 de
Directiva 022 diciembre
de 2011
 febrero
Decreto 77 29 de
2012
 Descripcin. Emitida Por.
Por el cual se modifica la
integracin de la Comisin Concejo de Bogot
Distrital de Sistemas.

Crease la Comisin Distrital

de Sistemas CDS que ser el
organismo rector de las
polticas que al nivel de
Alcalde Mayor de
sistematizacin se tomaran en
Bogot, D.C.
todas las entidades del
distrito, se establece
integracin y funciones de la
Secretara Tcnica.

Por medio de la cual se define

y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del
comercio electrnico y de las Presidente de la
firmas digitales, y se Repblica.
establecen las entidades de
certificacin y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se reglamenta
parcialmente la ley 527 de
1999, en lo relacionado con Presidente de la
las entidades de Repblica.
certificacin,los certificados y
las firmas digitales.

Por el cual se crea el comit

para la implementacin del
nmero nico de emergencias Alcalde Mayor de
y seguridad del distrito Bogot, D.C.
capital, del cual forma parte el
secretario tcnico de la CDS.

Por el cual se modifica la

Comisin Distrital de Sistemas Alcalde Mayor de
-CDS, deroga el Decreto 443 Bogot, D.C.
de 1990.

Respeto al derecho de autor y

los derechos conexos, en lo
Presidente de la
referente a utilizacin de
Repblica.
programas de ordenador
(software).
El Alcalde Mayor asign a la
Comisin Distrital de Sistemas
la funcin de evaluar la
viabilidad tcnica y la
pertinencia de la ejecucin de
los proyectos informticos y
Alcalde Mayor de
de comunicaciones de
Bogot, D.C.
impacto interinstitucional o de
costo igual o mayor a 500
SMLV, previa a la inscripcin
de los mismos ante el
departamento administrativo
de planeacin distrital.

Por el cual se dictan

disposiciones generales para
la implementacin del sistema
distrital de informacin -SDI-, Concejo de Bogot
se organiza la Comisin
Distrital de Sistemas, y se
dictan otras disposiciones.

Adicionar el artculo 21-2 al

Decreto 854 de 2001, as:
"Artculo 21-2, delegar en el
Secretario General de la
Alcalda Mayor de Bogot las
atribuciones conferidas al Alcalde Mayor de
Alcalde Mayor en el Acuerdo Bogot, D.C.
57 de 2002 como presidente
de la Comisin Distrital de
Sistemas, y las dems
funciones que se requieran en
el ejercicio de esta atribucin.

Por el cual se adopta el plan

de desarrollo Bogot positiva Concejo de Bogot
-para vivir mejor.
Por medio del cual se
establece la infraestructura
integrada de datos espaciales Concejo de Bogot
para el distrito capital y se
dictan otras disposiciones.

Por medio de la cual se

adoptan las polticas
Alcalde Mayor de
generales de tecnologa de
Bogot, D.C.
informacin y comunicaciones
aplicables al Distrito Capital.

Polticas de conectividad para

Alcalde Mayor de
las entidades del distrito
Bogot, D.C.
capital.

Por la cual se adopta la gua

para el diseo y desarrollo de
Alcalde Mayor de
sitios web de las entidades y
Bogot, D.C.
organismos del distrito
capital.

Poltica especfica de la
Alcalde Mayor de
INFRAESTRUCTURA DE
Bogot, D.C.
DATOS ESPACIALES IDEC@

Por la cual se dictan

disposiciones sobre
racionalizacin de trmites y
procedimientos
administrativos de los Presidente de la
organismos y entidades del Repblica.
estado y de los particulares
que ejercen funciones
pblicas o prestan servicios
pblicos.
Directrices para conservar el
medio ambiente en la Secretara General
Secretara General.

Dicta los lineamientos para la

poltica de promocin y uso
del software libre en el sector
central, el sector Concejo de Bogot
descentralizado y el sector de
las localidades del distrito
capital.

Liquida el presupuesto anual

de rentas e ingresos y de
Alcalde Mayor de
gastos e inversiones de
Bogot, D.C.
Bogot, artculo 48 obliga a
cada entidad a repotar al SDI.

Uso adecuado de Internet y

del correo electrnico en la Secretara General
entidad.

Polticas de seguridad de los

activos de informacin para la
Secretara General
Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Por la cual se conforma el

comit de seguridad de la
informacin CSI- de la
Secretara General
Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.
C. y se definen sus funciones.
Establecen los lineamientos
generales de la estrategia de
gobierno en lnea de la
repblica de colombia, se
reglamenta parcialmente la Presidente de la
Ley 962 de 2005, y se dictan Repblica.
otras disposiciones.

Manual de implementacin de
la estrategia de gobierno en
lnea.

Por medio del cual se modifica

parcialmente el artculo 3 del
Decreto Distrital 619 de 2007
Alcalde Mayor de
que adopt las acciones para
Bogot, D.C.
el desarrollo de la estrategia
distrital de gobierno
electrnico.

Por la cual se establece el

reglamento interno de la
Comisin Distrital de Sistemas Secretario General
C.D.S. deroga la Resolucin
001 de 2003.

Por medio del cual se modifica

parcialmente el artculo 3 del
Decreto Distrital 619 de 2007
Alcalde Mayor de
que adopt las acciones para
Bogot, D.C.
el desarrollo de la estrategia
distrital de gobierno
electrnico.
Por la cual se expiden
polticas pblicas para las
entidades, organismos y
rganos de control del distrito
capital, en materia de
tecnologas de la informacin
y comunicaciones respecto a Secretario General
la planeacin, seguridad,
democratizacin, calidad,
racionalizacin del gasto,
conectividad, infraestructura
de datos espaciales y
software libre.

Pginas web del distrito. Secretario General

Por la cual se dictan las

disposiciones generales del
hbeas data y se regula el
manejo de la informacin
contenida en bases de datos
Presidente de la
personales, en especial la
Repblica.
financiera, crediticia,
comercial, de servicios y la
proveniente de terceros
pases y se dictan otras
disposiciones.

Por medio de la cual se

modifica el cdigo penal, se
crea un nuevo bien jurdico
tutelado - denominado "de la
proteccin de la informacin y
Presidente de la
de los datos"- y se preservan
Repblica.
integralmente los sistemas
que utilicen las tecnologas de
la informacin y las
comunicaciones, entre otras
disposiciones.
Por el cual se designa el/la
delegado/a del/a Alcalde/sa
Alcalde Mayor de
Mayor en la Comisin Distrital
Bogot, D.C.
de Sistemas y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se adopta el mapa
de referencia como Alcalde Mayor de
instrumento oficial de Bogot, D.C.
consulta para Bogot.
Se establece la estrategia de
gobierno electrnico de los
Alcalde Mayor de
organismos y de las entidades
Bogot, D.C.
de Bogot, distrito capital y se
dictan otras disposiciones.

Por la cual se definen

principios y conceptos sobre
la sociedad de la informacin Congreso de la
y la organizacin de las Repblica
tecnologas de la informacin
y las comunicaciones.

Ministro del Interior y

Por el cual se regula el
de Justicia de la
intercambio de informacin
Repblica de Colombia
entre entidades para el
delegatario de
cumplimiento de funciones
funciones
pblicas.
presidenciales.
Ministro del Interior y
de Justicia de la
Por el cual se modifica el
Repblica de Colombia
artculo 3 del Decreto 235 de
delegatario de
2010.
funciones
presidenciales.

Por la cual se crea el comit

tcnico de seguridad de la
informacin CTSI- de la
Secretara General.
Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.
C. y se definen sus funciones.
Por la cual se expide el cdigo
de procedimiento Congreso de la
administrativo y de lo Repblica.
contencioso administrativo.

Por la cual se definen los

estndares para la captura de
huella dactilar, toma de
fotografa y digitalizacin de
Presidente y Secretario
documentos de identificacin
Tcnico CDS.
de los/as ciudadanos/as en
las entidades, los organismos
y los rganos de control de
Bogot, Distrito Capital.

Por la cual se adoptan las

polticas especficas, el
reglamento general, los
reglamentos especficos y los
instrumentos para el
desarrollo de la
Infraestructura Integrada de
Presidente y Secretario
Datos Espaciales para el
Tcnico CDS
Distrito Capital IDECA-.",
deroga las disposiciones que
le sean contrarias y en
especial el captulo segundo
del ttulo II de la Resolucin
305 de 2008 de la Comisin
Distrital de Sistemas -C.D.S.

Estandarizacin de la
informacin de identificacin,
caracterizacin, ubicacin y Alcalde Mayor de
contacto de los ciudadanos y Bogot, D.C.
ciudadanas que capturan las
entidades del Distrito Capital.
Por medio del cual se modifica
la estructura organizacional
de la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot,
D.C.", se crea la alta
Consejera de la TIC, se
deroga el Decreto 319 de
2009 suprimiendo la
delegacin de la presidencia
que tena la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional y
se deslinda de la Secretara
Tcnica de la CDS a la
Subdireccin de Informtica y
Sistemas de la Secretara
General.