BAGIAN 1

PENGANTAR

A. TAHAPAN TAKING THE OWNERSHIP

Sesuai dengan amanah Peraturan Kepala LAN Nomor 13 Tahun 2013 tentang
penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV, disebutkan bahwa pejabat struktural
eselon IV memainkan peranan yang sangat menentukan dalam menjabarkan visi dan
misi instansi ke dalam program-program dan memimpin bawahan dan seluruh
stakeholder strategis untuk melaksanakan program-program tersebut secara efektif dan
efisien. Tugas ini menuntutnya memiliki kemampuan kepemimpinan operasional yaitu
kemampuan dalam menjabarkan visi dan misi instansi ke dalam kegiatan instansi dan
kemampuan mempengaruhi pejabat struktural dan fungsional di bawahnya termasuk
stakeholder lainnya untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut.
Untuk memenuhi kemampuan tersebut diperlukan diklat kepemimpinan yang
tidak hanya membekali peserta dengan kompetensi kepemimpinan tetapi diklat tersebut
harus memungkinkan pesertanya mampu menerapkan kompetensi kepemimpinan yang
telah dimilikinya melalui pembelajaran merancang dan melaksanakan Proyek Perubahan
(Change Project) pada organisasinya. Kemampuan memimpin perubahan inilah yang
kemudian menentukan keberhasilan peserta tersebut dalam memperoleh kompetensi
yang ingin dibangun dalam penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV.
Proyek perubahan ini dimaksudkan sebagai internalisasi terhadap materi yang
diterima selama mengikuti Diklatpim Tingkat IV. Proyek Perubahan harus memiliki
keterkaitan yang kuat antara materi yang diberikan selama pembelajaran dengan
rencana perubahan yang akan dibuat peserta diklat (disebut Reformer). Selain itu proyek
perubahan harus memiliki nilai strategis yang tinggi terutama dalam
mengimplementasikan proyek perubahan yang akan dilaksanakan oleh setiap peserta
pada lingkup unit eselon IV (lingkup kewenangan para reformer).
Untuk menyelesaikan Proyek Perubahan ini, setiap peserta akan didampingi oleh
Coach yang merupakan salah satu tenaga kediklatan yang ditentukan oleh
penyelenggara Diklatpim IV. Mentor juga akan ditentukan oleh pemerintah daerah dari
masing-masing instansi peserta dan diutamakan adalah atasan langsung peserta.
Dalam hal tertentu mentor dapat juga pejabat yang ditunjuk oleh institusinya untuk
berperan sebagai mentor.

B. TAHAPAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP LABORATORY)

Sebagai tindak lanjut tahapan merancang proyek perubahan yang telah
dilaksanakan oleh peserta pada saat Breakthrough I (Taking The Ownership) dilanjutkan
dengan tahapan implementasi proyek perubahan. Tahap pembelajaran ini mengarahkan
peserta untuk menerapkan dan menguji kapasitas kepemimpinannya dalam
mengeksekusi proyek perubahan yang dituangkan dalam dokumen pelaksanaan proyek
dan telah mendapatkan persetujuan dari atasan langsungnya (mentor). Tahapan ini
disebut pula sebagai Laboratorium Kepemimpinan (Leadership Laboratory) di mana
peserta kembali ke tempat kerjanya (off campus) dan memimpin implementasi Proyek
Perubahan yang telah dibuatnya. Organisasi/instansi masing-masing peserta merupakan
laboratorium dalam menguji kapasitas kepemimpinan peserta terkait proyek perubahan
yang telah direncanakan.

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

1
 Dalam melakukan implementasi Proyek Perubahan ini peserta akan
mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki, termasuk di dalamnya adalah
meyakinkan stakeholders terkait, untuk memberikan dukungan dan partisipasi terhadap
proyek perubahan yang tengah dilaksanakan oleh peserta (reformer). Untuk
menyelesaikan Implementasi Proyek Perubahan ini, sama halnya pada saat tahap
merancang proyek perubahan setiap peserta akan mendapatkan pemantauan dan
bimbingan dari atasan langsungnya selaku mentor atau dalam hal tertentu dapat orang
yang ditunjuk oleh institusinya untuk berperan sebagai mentor. Selama tahapan
laboratorium kepemimpinan ini, peserta juga tetap dipantau oleh Coach yang telah
ditetapkan pada tahapan sebelumnya. Coach akan memberikan bimbingan kepada
peserta selama tahapan implementasi proyek perubahan.

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

2
 BAGIAN 2
PERAN DAN TUGAS MENTOR, COACH DAN PESERTA DIKLAT

Pada tahap Taking The Ownership dan Leadership Laboratory, mentor memiliki
peran yang sangat strategis untuk mempersiapkan dan mengimplementasikan Proyek
Perubahan. Selain itu, mentor berperan dalam membangun kapasitas kepemimpinan
dan manajerial peserta yang akan dibimbingnya. Di samping mentor, peserta juga akan
mendapatkan dukungan dari Coach yang telah ditetapkan sebelumnya.

A. MENTOR
Secara umum peran dan tugas mentor adalah:
Bertindak sebagai pembimbing peserta berdasarkan sikap profesionalisme;
Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat (disebut Reformer) dalam
mempersiapkan proposal Proyek Perubahan yang akan dilakukan;
Memberikan bimbingan dan arahan kepada peserta dalam merumuskan atau
mengidentifikasi permasalahan krusial organisasi yang memerlukan terapi
melalui proyek perubahan;
Membantu peserta diklat (Reformer) dalam memetakan agenda proyek yang
akan dilaksanakan dan rencana jadwal pertemuan yang akan dilaksanakan;
Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas kepada peserta diklat (Reformer);
Sebagai atasan langsung memberikan kesepakatan dan persetujuan atas
dokumen proposal proyek perubahan yang diajukan oleh peserta diklat
(Reformer);
Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat (Reformer) dalam
mengimplementasikan Proyek Perubahan;
Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat (Reformer) dalam
mendayagunakan seluruh potensi sumberdaya yang diperlukan dalam
melakukan implementasi proyek perubahan;
Memberikan bimbingan kepada peserta diklat (Reformer) dalam mengatasi
kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung;
Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat (Reformer) dalam melakukan
inovasi-inovasi yang diperlukan.
Memantau jalannya proyek perubahan yang dilakukan oleh para peserta diklat
(Reformer).

B. COACH
Dalam Diklatpim Tingkat IV ini, Coach memiliki peran dan tugas:
Melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap Taking The Ownership dan
Leadership Laboratory melalui media teknologi informasi (IT);
Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu peserta (Reformer)
apabila peserta (Reformer) mengalami permasalahan selama tahapan Taking
The Ownership dan Leadership Laboratory ;
Memberikan feedback terhadap laporan perkembangan implementasi proyek
perubahan yang disampaikan peserta (Reformer) bimbingan minimal seminggu
sekali (setiap hari Jumat);
Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap perkembangan
yang dilaporkan oleh peserta (Reformer) bimbingannya;

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

3
 Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada
penyelenggara Diklatpim Tingkat IV;
Menjadi Counselor pada saat peserta mengalami lack of motivation selama
proses pembelajaran atau menyusun proyek perubahan.

C. PESERTA DIKLAT (REFORMER)

Sebagai peserta diklat (Reformer), ada beberapa hal yang harus dilakukan, yaitu;
Mempersiapkan/merencanakan (dokumen/instrumen/waktu) yang diperlukan
dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor;
Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor;
Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder terkait (internal &
eksternal);
Membuat Rencana Aksi (rancangan proyek perubahan) dan dikumpulkan ke
penyelenggara paling lambat 1 hari sebelum Seminar Rancangan Proyek
Perubahan dilakukan;
Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam Project
Charter dengan mendayagunakan seluruh sumberdaya yang dimiliki;
Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan
perkembangan implementasi proyek perubahan kepada Coach minimal satu
minggu sekali (setiap hari Kamis);
Mengacu rumusan milestones dalam dokumen pelaksanaan proyek sebagai
dasar pencapaian target perubahan;
Menggerakkan seluruh elemen stakeholders terkait (internal dan eksternal)
dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi perubahan;
Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap
setiap perkembangan yang dihasilkan dalam proses implementasi proyek
perubahan;
Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi utuh mulai dari
proses penyusunan Project Charter sampai dengan hasil/capaian dari
implementasi proyek perubahan. Deskripsi dan analisis terhadap terhadap critical
success factor dan strategi mengatasi kendala yang muncul selama tahapan ini
juga merupakan bagian penting yang harus tercakup dalam laporan ini;
Menyerahkan laporan implementasi proyek perubahan kepada
penyelenggara Diklatpim Tingkat IV sesuai jadwal yang telah ditetapkan (1 hari
sebelum Seminar Laboratorium Kepemimpinan).

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

4
 BAGIAN 3
TUJUAN DAN KELUARAN

A. TAHAP TAKING THE OWNERHIP

Tahap Taking The Ownership ini merupakan tahap awal yang dilakukan oleh
peserta dalam menyiapkan proyek perubahannya selama 5 (lima) hari pada instansinya
masing-masing.
Tujuan tahap Taking The Ownership pada Diklatpim Tingkat IV adalah
memberikan kesempatan bagi para peserta diklat untuk membuktikan kompetensi
kepemimpinannya dalam merancang proyek perubahan melalui penetapan Area proyek
perubahan pada organisasinya. Penetapan Area proyek oleh peserta diklat selama
masa Taking The Ownership dilaksanakan mulai dengan melakukan diagnosis situasi
problematik pada organisasinya, mengusulkan area perubahannya, mengkonsultasikan
area perubahan yang diusulkan kepada mentor untuk mendapatkan kesepakatan dan
persetujuannya. Target utama hasil capaian yang diharapkan selama tahap Taking The
Ownership adalah adanya kesepakatan antara peserta dan mentor (atasan langsung)
tentang area perubahan yang terpilih dan dituangkan dalam dokumen kesepakatan
antara reformer dengan mentor (terlampir).
Selain target utama, apabila dimungkinkan, diharapkan peserta telah mulai
mengindikasi/memprediksi stakeholders dan menyiapkan segala kebutuhan
pelaksanaan proyek berdasarkan area proyek perubahan hasil kesepakatan dengan
mentor. Pada tahap ini Reformer diharapkan telah menyiapkan kartu kontrol
pelaksanaan kegiatan yang akan diisi dan diparaf oleh Mentor (terlampir). Pelaksanaan
kegiatan pada tahap ini, Reformer sudah mengumpulkan bukti-bukti pelaksanaan
kegiatan selama pelaksanaan kegiatan Taking Ownership (dokumen, foto-toto, SK,
notulensi rapat, daftar hadir, dan lain-lain).

B. TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP LABORATORY)

Tahap implementasi proyek perubahan ini merupakan tindak lanjut dari tahapan
merancang proyek perubahan yang telah dilaksanakan pada tahap sebelumnya (Tahap
III). Tahap implementasi proyek perubahan ini, dilakukan selama 60 hari di instansi
masing-masing. Pada tahap ini, rancangan proyek perubahan (renca aksi) yang telah
diseminarkan akan di implementasikan pada saat pelaksanaan Laboratorium
Kepemimpinan. Rancangan Proyek Perubahan/Rencana Aksi (Terlampir).
Tahap ini bertujuan untuk mengarahkan peserta sekaligus menguji kapasitas
kepemimpinannya dalam menguji Project Charter yang telah mendapatkan persetujuan
dari atasan langsung (mentor). Pada tahap ini, identifikasi tentang keunggulan dalam
memimpin termasuk kelemahan dalam memimpin perubahan merupakan dokumen yang
perlu dilaporkan dalam penyusunan laporan implementasi perubahan. Untuk itu
dokumentasi selama implementasi proyek perubahan sangatlah penting dalam proyek
perubahan yang dimaksud. Format Laporan Proyek Perubahan (terlampir).

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

5
Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan
6
 BAGIAN 4
LAMPIRAN

A. FORMAT DOKUMEN KESEPAKATAN AREA PROYEK PERUBAHAN

1. Identitas Proyek
Judul Judul proyek perubahan yang akan dilakukan
Deskripsi Gambaran singkat mengenai proyek perubahan
Sponsor Atasan/pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang
akan menjadi pengarah dan pendukung proyek
perubahan
Project Leader Penanggung jawab proyek perubahan
Sumber daya tim Sumber dukungan Penjelasan Singkat
dan legitimasi bagi Penjelasan Singkat
tim untuk Penjelasan Singkat
menjalankan proyek
perubahan
2. Latar Belakang (Burning Platform)
Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif
yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat
panting untuk menentukan fokus proyek perubahan.
3. Tujuan
Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua
tahun), jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (16 minggu/sampai berakhimya
Diktat Pim I). Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka
pendek dan jangka menengah.
4. Manfaat
Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokasi dan perbaikan
kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab
instansinya.
5. Ruang Lingkup
Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan
kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 03
6. Persetujuan
Project Sponsor:/Atasan peserta
(tanda tangan)

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

7
 B. OUTLINE RENCANA AKSI PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
7. Output Kunci (Key Project Deliverables)
Nama Deskripsi
Nama output kunci yang akan Pemjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam
dihasilkan. Output berupa proyek perubahan
output antara (yang akan
dicapai dalam jangka pendek
dan menengah) dan output
akhir yang akan dicapai dalam
jangka menengah.
8. Pentahapan (Milestones)
NO TAHAP UTAMA Waktu
Urutan Tahapan dalam proyek Target waktu pelaksanaan (minggu,
perubahan merupakan capaian- bulan, tahun)
capaian yang sangat penting
sehingga harus diperhatikan
dalam menjamin terlaksananya
proyek perubahan secara tepat
waktu dan tepat sasaran.
Milestone berbeda dengan time
schedule yang akan diuraikan
secara lebih rinci pada laporan
Breaktrhough 2
Milestone bias dibedakan antara
tahapan jangka pendek dan
panjang
9. Tata Kelola Proyek
STRUKTUR Deskripsi (Penjelasan peran masing-
masingdalam menyelenggarakan proyek
perubahan)
Sponsor
Project leader
Sponsor
Pokja
Coach
Coach Project
leader

Pokja Pokja

10. Anggaran
JUMLAH
Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan Penjelasan peruntukan
Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan Penjelasan peruntukan
11.Idetifikasi Stakeholder
NO Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak
pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat
bersifat posotif yang berarti mendukung atau negatir yaitu menjadi sumber
penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

8
 dalam satu instansi) atau eksternal yaitu instansi lain atau individu yang
berpengaruh diluar instansi peserta.
12. Pembentukan Tim Efektif (Team Work)
NO DESKRIPSI
1 Penjelasan tugas dan kewenangan masing-masing anggota tim kerja
2 Penjelasan masa berlaku Tim Kerja serta etika dan mekanisme tim kerja
13. Identifikasi Potensi Kendala/Masalah
NO DESKRIPSI
1 Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau
keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan
2 Penjelasan resiko yang harus di antisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan
proyek perubahan sesuai target waktu yang ditetapkan
3 Penjelasan strategi mengetasi kendala /masalah (plan B)
14. Kriteria Dan Faktor Kunci Keberhasilan
Penjelasan tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran
tersebut harus dapat diukur misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dan
sebagainya
Jenjelasan tentang faktor-faktor yang menjadi kunci keberhasilan pencapaian proyek
perubahan secara tepat sasaran dan waktu
15. Daftar Rencana Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Penjelasan tentang daftar kegiatan pelaksanaan proyek perubahan beserta siapa melakukan
apa target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan.
Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiatan. Penjelasan tentang system
dan format pelaporan yang dipakai oleh tim
16. Persetujuan
Proiect sponsor ; Atasan peserta
( Tanda tangan)
Tanggal : (tempat tanggal dan tahun)

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

9
 C. FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING THE OWNERSHIP
1. Nama Peserta :

2. Instansi :

3. Topik yang dijadikan Proyek Perubahan (lingkup :

Eselon IV )

Catatan terhadap Rencana Aksi perubahan yang disiapkan peserta

..

Rekomendasi

..
Samarinda,
..
MENTOR

( )

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

10
 D. FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING THE OWNERSHIP
1. Nama Peserta :

2. Instansi :

3. Nama Proyek :

Catatan Terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan peserta

..dst

Rekomendasi

.dst

Jakarta,
..
COACH

( .. )

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

11
 E. FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
1. Nama Peserta :
2. Instansi :
3. Judul Proyek perubahan :
4. Konsultasi dan bimbingan yang dilakukan selama breakthrough II

Hari/ Kegiatan Yang

Output Paraf Mentor
Tanggal Dilakukan

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

12
 Hari/ Kegiatan Yang
Output Paraf Mentor
Tanggal Dilakukan

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

13
 Hari/ Kegiatan Yang
Output Paraf Mentor
Tanggal Dilakukan

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

14
 Hari/ Kegiatan Yang
Output Paraf Mentor
Tanggal Dilakukan

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

15
 Hari/ Kegiatan Yang
Output Paraf Mentor
Tanggal Dilakukan

Peserta

(.)

Panduan Taking The Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan

16