Anda di halaman 1dari 6

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )

SUB BAGIAN UMUM PTA KENDARI

NO. KEGIATAN AKTIFITAS PELAKSANA WAKTU KET


1 2 3 4 5 6 7 8

1 PENGELOLAAN 1 Menerima surat masuk dari Pos atau ekpeditur Kasubag. 5 menit
SURAT MASUK instansi. Umum
2 Membuka surat dan memberi paraf/jam dibalik sda 5 menit
surat.
3 Menyerahkan surat ke pencatat sda 5 menit
4 Mengagenda surat dan membuat KK, Lembar Pencatat surat 5 menit
Disposisi sesuai Kode surat
5 Menyerahkan surat dengan kelengkapannya kepada sda 5 menit
Pansek untuk didisposisi.
6 Menerima surat dan memparaf buku ekpedisi Pansek 5 menit
7 Membawa surat ke pimpinan (KPTA/WAKAPTA) Pansek 5 menit
untuk mohon petunjuk (Surat Penting)

8 Mendisposisi surat biasa ke Pengolah Pansek 5 menit


(Wapan/Wasek)
9. Menerima surat memparaf ekpedisi. Wapan/ Wasek 5 menit

10. Mempertegas disposisi Pansek kepada PM/Kasubag. Wapan/ Wasek 5 menit


Dan selanjutnya menyimpan lembar disposisi warna
kuning(SEBAGAI ALAT KONTROL) dan menyerahkan
dengan lembar pengantar surat biasa.

11. Menindaklanjuti surat apabila surat tersebut PM/Kasubag 30 menit


memerlukan jawaban dengan membuat konsep
surat.

13 Apabila surat tersebut tidak perlu tindak lanjut PM/Kasubag 5 menit


disimpan dalam folder filling kabinet (aktif)
2 PENGELOLAAN 1 Memberi perintah untuk membuat surat keluar atau KPTA/WakaPTA 5 menit
SURAT KELUAR menindaklanjuti disposisi/menjawab surat /Pansek/Wapa
n/Wasek

2 Membuat konsep surat, meminta paraf ke atasan. PM/Kasubag 5 menit

3 Memberi paraf persetujuan KPTA/WakaPTA 5 menit


/Pansek/Wapa
n/Wasek

3 Meminta Nomor surat keluar ke bagian pencatat PM/Kasubag 5 menit


surat
4 Mengagenda surat dan membuat Kartu Kendali Pencatat surat 5 menit
(menyimpan KK putih)
5 Menyerahkan konsep ke pengetik surat/operator PM/Kasubag 5 menit
komputer.
6 Mengetik surat Pengetik 5 menit
surat/operator
komputer

7 Memeriksa dan meneliti hasil ketikan PM/Kasubag 5 menit


8 Memparaf dan menandatangani surat keluar KPTA/WakaPTA 5 menit
/Pansek/Wapa
n/Wasek

9 Memasukan surat kedalam amplop Staf 5 menit


PM/Kasubag
10 Menyimpan surat Staf 5 menit
PM/Kasubag
11 Menyimpan arsip in aktif dalam folder/filling kabinet Staf Umum 5 menit
(pengirim
surat)

12 Membawa surat ke Pos atau ke alamat yang dituju Staf Umum 5 menit
(pengirim
surat)

3 PENYERAHAN 1 Setiap enam bulan memilah arsip dalam folder/filling PM/Kasubag 60 menit
SURAT KE yang sudah in aktif
PETUGAS ARSIP

2 Membuat daftar arsip in aktif dan selanjutnya PM/Kasubag 10 menit


menyerahkan arsip kepada petugas arsip
3 Menerima arsip in aktif Petugas arsip 10 menit
4 Memparaf KK Merah sebagai bukti tanda terima Petugas arsip 5 menit
arsip
5 Menyimpan arsip in aktif dan daftar arsip kedalam Petugas arsip 10 menit
boks arsip sesuai kode surat
6 Menjaga dan merawat arsip inaktif Petugas arsip 60 menit
Meneliti dan memilah arsip inaktif dan menyusun Petugas arsip Kondi menit
daftar arsip untuk dilakukan penghapusan arsip. sional

7 Dalam kurun waktu 1-2 tahun mengusulkan ke Petugas arsip 20 menit


Kasubag.Umum untuk melakukan penghapusan
arsip.

8 Menerima daftar penghapusan arsip Kasubag. 10 menit


Umum
9 Menyampaikan usul ke Sekretaris Kasubag. 10 menit
Umum
10 Menerima daftar penghapusan arsip Pansek 10 menit
11 Membuat SK. Pembentukan Tim Penghapusan Pansek 10 menit
12 Tim bekerja memeriksa dan meneliti arsip sesuai Tim Kondi menit
daftar sional

13 Menandatangani hasil pemeriksaan Tim 10 menit


14 Memusnahkan arsip Tim 60 menit
15 Menandatangani BA pemusnahan dan membuat Tim 60 menit
laporan kepada Pansek
16 Menerima laporan dan menyerahkan kepada Pansek 10 menit
Kasubag. Umum untuk disimpan sebagai dokumen
penting.

17 Menyimpan dokumen Kasubag. Kondi menit


Umum sional

4 PENGELOLAAN 1 Menerima surat pengantar disertai buku-buku yang Kasubag. 30 menit


PERPUSTAKAAN dikirim Umum

2 Mencocokan dan memeriksa buku yang diterima, Pencatat surat 10 menit


setelah dianggap cocok surat penggantar diarahkan
sesuai prosedur surat masuk dan dilampiri 1 ekp
buku berkenaan

3 Menerima surat yang telah didisposisi Kasubag. 5 menit


Umum
4 Meminta operator simak untuk menginput kedaftar Kasubag. 5 menit
inventaris kantor. Umum
5 Menginput dan memberi nomor /label inventaris Operator 5 menit
SIMAK
6 Menyerahkan buku dan pengantarnya ke Petugas 5 menit
Perpustakaan Staf Umum

7 Menerima buku dan meneliti jumlah buku Petugas 5 menit


Perpustakaan
8 Mencatat dalam buku register perpustakaan sda 5 menit
9 Membuat katalog perpustakaan sda 5 menit
10 Menyimpan kedalam lemari sesuai katalog sda 5 menit
11 Merawat buku perpustakaan sda 5 menit
12 Mencatat kedalam kartu buku sda 5 menit
13 Melayani para peminjam buku perpustakaan sda 5 menit
14 Menyimpan bukti pinjaman secara bertanggung 5 menit
jawab sda

15 Mengusulkan pengadaan buku baru untuk 5 menit


melengkapi bahan pustaka sda

16 Setiap tahun membuat laporan kondisi buku 5 menit


perpustakaan kepada Kasubag. Umum sda

17 Menyimpan laporan sebagai dokumen Kasubag. 5 menit


Umum
18 Merencanakan pengadaan buku perpustakaan Kasubag. 20 menit
Umum
5 PENGELOLAAN 1 Menyusun daftar kebutuhan barang persediaan 60 menit
BARANG dengan menyesuaikan anggaran yang tersedia dalam
PERSEDIAAN rencana pelaksanaan anggaran Kasubag.
Umum

2 Menyerahkan daftar kebutuhan kepada Pejabat Kasubag. 10 menit


Pengadaan Umum
3 Melakukan pengadaan langsung dibawah 1 juta ke Pejabat 60 menit
toko/rekanan Pengadaan
4 Melakukan pengadaan langsung diatas 1 juta rupiah Pejabat 60 menit
dengan nota pesanan. Pengadaan
5 Mengantar pesanan barang ke instansi dengan Rekanan kondi menit
membawa bukti tagihan. sional

6 Menerima barang dengan meneliti, memeriksa Pejabat 30 menit


antara jumlah pesanan dan barang yang diterima. Penerima
Barang

7 Meminta persetujuan Pansek untuk membayar Kasubag. 30 menit


Umum
8 Membayar dengan uang persediaan sesuai jumlah Bendahara 30 menit
tagihan
9 Membuat kuitansi sesuai peraturan yang berlaku Bendahara 30 menit

10 Menyerahkan kuitansi kepada penerima barang Bendahara 30 menit


sebagai dasar penginputan kedalam aplikasi
persediaan

11 Menerima barang dan menginputs kedalam aplikasi. Operator 30 menit


Persediaan
12 Mencatat kedalam buku catatan persediaan manual sda 30 menit

13 Melayani permintaan barang persediaan dari sda 30 menit


pegawai
14 Menginventarisir kebutuhan barang persediaan sda 30 menit

15 Menyampaikan keadaan stok barang yang kurang ke sda 30 menit


Kasubag. Umum.
16 Melakukan rekonsiliasi dengan operator simak. sda 30 menit

17 Setiap semester membuat laporan persediaan sda 30 menit


18 Membuat BA stok barang Kasubag. 30 menit
Umum
6 PENGELOLAAN 1 Menerima barang inventaris yang diserahterimakan Kasubag. 5 menit
BARANG dari Pejabat Pembuat Komitmen kepada Kuasa Umum
INVENTARIS Pengguna Barang disertai dengan SPM dan SP2D
serta dokumen pendukung lainnya.

2 Menerima barang droping dari Pusat, Kasubag. 5 menit


menandatangani Berita Acara penerimaan barang Umum

3 Menyerahkan barang beserta dokumen Kasubag. 5 menit


pendukungnya kepada Operator SIMAK untuk Umum
diinput kedalam aplikasi SIMAK.

4 Menginput data pendukung barang ke dalam aplikasi operator 5 menit


SIMAK SIMAK
5 Memberi nomor inventaris operator 5 menit
SIMAK
6 Menyimpan data pendukung penerimaan barang operator 5 menit
SIMAK
7 Menyerahkan barang ke Pengurus Barang Inventaris Pengurus 5 menit
Barang
Inventaris

8 Membuat daftar pendistribusian barang Pengurus 5 menit


Barang
Inventaris

9 Meminta persetujuan Kasubag. Umum Pengurus 5 menit


Barang
Inventaris

10 Memberi persetujuan dengan pertimbangan Kuasa Kasubag. 5 menit


Pengguna Barang (Pansek) Umum
11 Memerintahkan Pengurus barang inventaris untuk Kasubag. 5 menit
berkoordinasi dengan operator SIMAK untuk Umum
membuat DIR

12 Mendistribusikan barang ke ruangan Pengurus 5 menit


Barang
Inventaris

13 Meminta tandatangan Penanggung jawab Ruangan Pengurus 5 menit


menandatangani DIR Barang
Inventaris

14 Memasang DIR dalam ruangan Pengurus 5 menit


Barang
Inventaris

15 Menyimpan Arsip DIR Pengurus 5 menit


Barang
Inventaris
16 Memantau barang inventaris dalam ruangan setiap Pengurus 5 menit
enam bulan sekali untuk dicocokan dengan DIR Barang
Inventaris

17 Menerima laporan kerusakan barang inventaris dari Pengurus 5 menit


pengguna atau penanggung jawab ruangan. Barang
Inventaris

18 Menyimpan barang inventaris yang belum sempat Pengurus 5 menit


didistribusikan atau barang inventaris yang rusak Barang
berat kedalam gudang/tempat yang aman. Inventaris

19 Melaporkan kerusakan barang ke Kasubag. Pengurus 5 menit


Umum/Pansek untuk dilakukan tindak lanjut. Barang
Inventaris

20 Memberi persetujuan untuk dilakukan perbaikan. Kasubag. 5 menit


Umum
21 Memerintahkan Pengurus barang inventaris untuk Kasubag. 5 menit
melakukan survey harga dan biaya. Umum
22 Barang inventaris dilakukan perbaikan sebagaimana Rekanan 5 menit
mestinya sesuai kerusakan.
23 Mengajukan permintaan pembayaran setelah barang Rekanan 5 menit
selesai diperbaiki dengan persetujuan Kasubag.
Umum/Pejabat Pengadaan/Kuasa pengguna barang.

24 Membayar biaya /harga perbaikan dengan dana Bendahara 5 menit


Uang Persediaan , apabila ada pernyataan dari
Penerima barang inventaris.

25 Mengembalikan barang ke tempat semula Pengurus 5 menit


Barang
Inventaris

26 Menggudangkan barang inventaris yang rusak berat Pengurus 5 menit


dan mengeluarkan dari DIR. Barang
Inventaris