Anda di halaman 1dari 3

Evaluasi Sistem Registrasi Pengambilan Mata Kuliah di Universitas Widyatama

Setiap semester, para Mahasiswa harus memilih mata kuliah mana yang akan diambil pada
semester yang akan datang. Mata kuliah yang akan diambil oleh Mahasiswa Universitas
Widyatama sudah ditentukan diawal oleh bagian akademik, karena disesuaikan dengan biaya
perkulaiahan atas SKS dari mata kuliah yang diambil. Sistem Pengolahan data Akademik
Formulir Rencana Studi di Kelas Karyawan Universitas Widyatama dahulu menggunakan kertas
Isian Formulir atau IFRS (isian Formulir Rencana Studi). Sistem yang dipergunakan masih
manual, dengan alur sebagai berikut :

Mahasiswa meminta Formulir Tanda Pelunasan


Administrasi ke bagain PUPD

Mahasiswa meminta Formulir IFRS ke Bagian Akademik


sekaligus menyerahkan Tanda Pelunasan Administrasi dari
PUPD

Mahasiswa berkonsulltasi dengan dosen wali masing -


masing mengenai rencana studi yang akan ditempuh

Mahasiswa meminta persetujuan atas mata kuliah yang


akan diambil ke kepala Prodi Fakultas yang bersangkutan

IFRS yang telah disetujui ( dalam hal ini ditanda tangani )


oleh Dosen wali dan kepala prodi diberikan kembali ke
bagian akademik untuk diproses lebih lanjut

Sekarang, FRS bisa di akses melalui portal mahasiswa yaitu di http://mhs.widyatama.ac.id/ .


dengan alur sebagai berikut :
Bagian PUPD memberikan pembayaran mahasiswa ke
bagian akademik agar mahasiswa yang sudah lunas dapat
mengisi FRS di web portal mahasiswa

Bagian akademik memasukan data pembayaran dan nilai


semester yang lalu sebagai pertimbangan pengambilan
mata kuliah selanjutnya ke dalam portal mahasiswa

Mahasiswa bisa mengisi FRS secara online dengan mengisi


mata kuliah yang akan diambil di semester depan

Sistem akan mengirimkan FRS tersebut ke Ketua Prodi dan


Dekan yang bersangkutan

FRS yang telah disetujui (dalam hal ini di otorisasi) oleh


kepala Prodi dan Dekan diproses lebih lanjut oleh bagian
akademik

Dari pengamatan yang telah digambarkan sebelumnya, penulis mencoba menganalisi


pengambilan mata kuliah di Universitas Widyatama menggunakan kerangka P.I.E.C.E.S , yaitu
Performance, Information, Economies, Control, Efficiency, dan Service. Analisa tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut :

a. Performance
Dengan adanya system baru, Data Nilai Mahasiswa dan data yang berhubungan dengan
Mahasiswa tersimpan di dalam system , namun terkadang terdapat keterlambatan
pengupdatean data contohnya jadwal Kuliah yang berubah dan belum pasti tapi sudah di
post ke portal, ataupun data pembayaran yang belum terupdate. Semoga kedepanya jika
ada pembaharuan system akan memberikan data yang lebih akurat dan tepat waktu.
b. Information
Analisis pada informasi menunjukan bahwa 1) Data masih sering berubah karena belum
akurat; 2) Mahasiswa yang sedang liburan semester , yang jarang membuka portal jadi
terlambat mengikuti perwalian karena telah melewati batas waktu perwalian online,
disebabkan oleh kurangnya informasi atau sosialisasi mengenai adanya perwalian online.
c. Economics
Setidaknya dengan mengoptimalkan system yang ada, yaitu menggunakan computer dan
internet serta system yang mumpuni, hal ini mengurangi media kertas yang dapat
meminimkan biaya.
d. Control
Di Universitas Widyatama sudah menggunakan IT internal untuk mengurus system yang
ada sehingga meminimalisir terjadinya penyalahgunaan data yang tersimpan oleh pihak
yang bisa saja tidak berkepentingan, sehingga otorisasi dan autentifikasi dapat di
pertanggung jawabkan.
e. Efficiency
Komputer yang ada sudah cukup bisa dimanfaatkan secara maksimal.
f. Service
Ada beberapa keterlambatan dalam hal pelayanan dari bagian pengurus administrasi,
namun sudah cukup memudahkan karena telah ter-komputerisasi.