Anda di halaman 1dari 51

BAB IV

MATERI UNIT KOMPETENSI

MENGOPERASIKAN PIRANTI LUNAK

PENGOLAH KATA (WORD PROCESSOR)

4.1 Tujuan Instruksional Umum

Siswa mampu menjalankan piranti lunak pengolah kata.


Siswa mampu membuat dokumen sederhana dengan piranti luank pengolah kata.

4.2 Tujuan Instruksional Khusus

Siswa mampu mengenali menu-menu piranti lunak pengolah kata.


Siswa mampu menjelaskan cara membuat dokumen baru.
Siswa mampu menjelaskan cara membuka dokumen yang sudah ada.
Siswa mampu menjelaskan cara menyimpan dokumen baru atau dokumen lama
dengan nama baru.
Siswa mampu menjelaskan cara memanipulasi jenis tulisan.
Siswa mampu menjelaskan cara memanipulasi paragraf.
Siswa mampu menjelaskan cara mengubah pengaturan ukuran lembar kerja, batas sisi,
dan paragraf.
Siswa mampu menjelaskan cara melakukan penomoran halaman.
Siswa mampu menjelaskan cara memasukkan bullet dan symbol.
Siswa mampu menjelaskan cara mencetak dokumen.
Siswa mampu menjelaskan cara membuat tabel dan mengubah pengaturan tabel.
Siswa mampu menjelaskan cara mengatur garis agar memiliki jenis, warna, ukuran,
dan arsiran yang berbeda.

Piranti lunak pengolah kata (word processor) merupakan salah satu piranti lunak yang sangat
banyak digunakan oleh orang orang di seluruh dunia. Piranti lunak pengolah kata sangat
efisien dalam menciptakan dan mengolah sebuah dokumen. Pada jaman dahulu orang
membuat dokumen dengan menggunakan mesin ketik yang rentan dengan kesalahan. Sejak
dimulainya era komputer berbasiskan tampilan pengguna grafis (graphical user interface),
orang mulai membuat dokumen menggunakan piranti lunak pengolah kata dimana dokumen
lebih mudah untuk dibuat dan diubah suai jika terdapat kesalahan tanpa perlu menghambur-
hamburkan kertas.

Terdapat banyak piranti lunak pengolah kata yang hadir di pasaran. Salah satu piranti lunak
pengolah kata yang paling banyak digunakan oleh pengguna komputer saat ini adalah
Microsoft Word. Diciptakan oleh raksasa piranti lunak Microsoft, Microsoft Word menjadi
pedoman orang dalam menciptakan piranti lunak pengolah kata. Saat ini banyak pula
bermunculan piranti lunak gratis seperti MWord dan OpenOffice Writer. Kedua piranti lunak
pengolah kata tersebut memiliki tampilan dan cara penggunaan yang sangat mirip.
Memudahkan pengguna untuk beralih dari piranti lunak pengolah kata yang satu ke yang lain.

Pada materi pelatihan ini, akan digunakan piranti lunak pengolah kata milik Microsoft, yaitu
Microsoft Word dengan versi 2003. Pemilihan piranti lunak pengolah kata ini adalah
banyaknya pengguna Microsoft Word dan versi 2003 memiliki tampilan dan cara
penggunaan yang sama dengan versi-versi sebelumnya, tetapi dengan beberapa tambahan
fasilitas baru.

4.3 Mempersiapkan Piranti Lunak Pengolah Kata

Untuk memulai menggunakan piranti lunak pengolah kata, dalam hal ini Microsoft Word
2003, pastikan terlebih dahulu bahwa piranti lunak pengolah kata Microsoft Word 2003 telah
ter-install di dalam komputer Anda dan komputer Anda menggunakan sistem operasi
Microsoft Windows XP.

4.3.1 Petunjuk Penggunaan Piranti Lunak Pengolah Kata

Sebelum memulai, ada baiknya Anda memastikan bahwa buku petunjuk penggunaan piranti
lunak pengolah kata telah tersedia dan sudah Anda baca terlebih dahulu. Hal ini membuat
Anda lebih cepat menangkap isi dari piranti lunak pengolah kata.

Membaca beberapa buku petunjuk penggunaan piranti lunak pengolah kata dan buku tips dan
trik dalam pengoperasian piranti lunak pengolah kata sangat disarankan. Tidak hanya
mengambil dari satu sumber saja, tetapi juga membandingkan dengan sumber yang lain.

4.3.2 Menyiapkan Komputer

Jika Anda sudah siap untuk menggunakan piranti lunak pengolah kata, mulai dengan
menyalakan komputer Anda. Tunggu hingga komputer menyelesaikan proses booting dan
masuk ke layar utama desktop atau layar Microsoft Windows.

4.3.3 Memulai Piranti Lunak Pengolah Kata Microsoft Word 2003

Untuk menjalankan Microsoft Word 2003, Anda tinggal mengikuti langkah-langkah berikut.

1. Tekan tombol Start yang ada di kiri bawah layar Windows.


2. Pilih menu All Programs .
3. Cari Microsoft Office (karena pada umumnya Microsoft Word di-install bersama
dengan paket Microsoft Office) lalu pilih Microsoft Word 2003.

1. Setelah dipilih, tunggu sebentar sampai piranti lunak pengolah kata Microsoft Word
2003 menampilkan layar olah dokumen dan siap digunakan. Layar Microsoft Word
2003 memiliki tampilan sebagai berikut

4.4 Bekerja Dengan Lingkungan Microsoft Word

Pada Microsoft Word, terdapat beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan.
Sebagian besar dari perintah-perintah dan fungsi pada Microsoft Word memiliki tombol
pintas atau shortcut yang dapat memudahkan dan mempercepat pengguna untuk menjalankan
fungsi atau perintah tertentu.

4.4.1 Mengenali Komponen Piranti Lunak Pengolah Kata Microsoft Word

Microsoft Word memiliki beberapa komponen utama yang perlu diperhatikan, diantaranya
adalah

v Title bar

Title bar berisikan judul dari dokumen yang Anda buat. Secara default, Word akan
memberikan judul Document 1. Di sebelah kanan title bar terdapat tombol untuk
mengecilkan jendela Microsoft Word (Minimize), memaksimalkan ukuran jendela atau
mengembalikan ke ukuran semula (Restore/Maximize), dan untuk menutup aplikasi
Microsoft Word (Close).

v Menu bar

Menu bar berisikan menumenu untuk melakukan berbagai fungsi dan operasi. Pada menu
bar terdapat pilihan menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help.
Selain menggunakan mouse, menu-menu pada menu bar dapat dipilih dengan menekan
tombol Alt + karakter yang digarisbawahi pada nama menu. Sebagai contoh untuk
memilih menu File, tekan tombol Alt + F.

v Toolbar

Toolbar berisikan tomboltombol pintas atau shortcut untuk mempercepat atau


mempermudah pengguna dalam menggunakan fungsi-fungsi editing maupun operasi lain
pada tingkat mahir. Toolbar yang secara default muncul adalah toolbar Standard, Formatting,
Drawing, dan Table and Borders. Apabila Anda ingin menampilkan toolbar lainnya, dapat
dilakukan dengan memilih menu View > Toolbars, lalu pilih toolbar yang ingin Anda
tampilkan. Selain itu Anda juga dapat menekan klik kanan pada mouse Anda di atas area
kosong di sebelah kanan area toolbar. Pilih toolbar yang ingin Anda tampilkan.

v Area kerja

Area kerja berupa layar putih dimana pengguna mengetikkan isi dokumen.

v Ruler bar

Penggaris yang terletak di sisi atas dan kiri area kerja.

v Help

Jendela yang digunakan untuk mencari panduan penggunaan Microsoft Word yang sudah
disediakan secara built-in. Dapat ditutup dengan menekan tombol yang terletak di pojok
kanan atas.

v Status bar

Status bar menampilkan lokasi kursor berada, posisi halaman dan jumlah halaman.

4.4.2 Membuat Dokumen Baru

Segera setelah aplikasi Microsoft Word dijalankan, sebuah dokumen baru akan disediakan
kepada pengguna. Area kerja siap digunakan dengan kursor siap di pojok kiri atas. Namun
jika kita sedang bekerja pada sebuah dokumen dan ingin menciptakan dokumen baru, dapat
dilakukan dengan membuat dokumen baru.

Pembuatan dokumen baru mengikuti langkah-langkah berikut

1. Pilih File > New.

1. Di sebelah kanan area kerja akan muncul menu New Document.

1. Pilih Blank Document untuk menciptakan dokumen baru dengan format standar
dokumen milik Microsoft Word. Anda juga dapat membuat dokumen dengan jenis
yang lain seperti XML document dan web page.
2. Sebuah area kerja baru akan ditampilkan pada jendela Microsoft Word.

Jika Anda ingin membuat dokumen baru dengan cepat, Microsoft Word juga memberi
kemudahan dengan cara :

1. i. Menekan tombol shortcut Ctrl + N, atau


2. ii. Menekan tombol New Blank Document pada toolbar Standard.
4.4.3 Menyimpan Dokumen

Dokumen yang sudah Anda buat tentunya harus disimpan terlebih dahulu agar tidak hilang.
Anda juga sangat disarankan untuk sering-sering menyimpan pekerjaan Anda untuk
menghindari resiko kehilangan apabila terjadi crash atau putus listrik akibat mati lampu atau
hubungan arus pendek (konslet). Secara default atau standar, Microsoft Word akan
menyimpan dokumen dengan format file .doc. Namun Anda juga dapat menyimpan dokumen
ke dalam berbagai format file yang lain.

Menyimpan dokumen dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu menyimpan dokumen baru sedang
atau sudah selesai dibuat, menyimpan dokumen yang sedang dibuat atau dalam proses
pengerjaan, dan menyimpan dokumen yang sedang atau sudah dibuat dengan nama dokumen
baru.

4.4.3.1 Menyimpan Dokumen Baru yang Sedang atau Sudah Selesai Dibuat (Save)

Pada saat Anda mulai bekerja dengan Microsoft Word, secara default Microsoft Word
akan memberikan judul dokumen standar Document 1. Secara default pula Microsoft Word
akan memberi nama file pada saat penyimpanan dengan nama file Doc1.doc. Dan apabila
Anda membuat dokumen baru tanpa menutup atau menyimpan dokumen sebelumnya, maka
penamaan judul dokumen berikutnya adalah Document 2, dan seterusnya. Begitu pula dengan
nama file pada saat disimpan, Doc2.doc dan seterusnya.

Anda dapat menyimpan dokumen baru yang sedang Anda kerjakan untuk pertama kalinya
dengan cara

1. Pilih menu File > Save atau File > Save As.

1. Akan muncul kotak dialog Save As.

1. Pilih lokasi penyimpanan pada combo box Save In.


2. Masukkan nama file dokumen yang Anda inginkan atau menggunakan nama file
standar yang diberikan oleh Microsoft Word.
3. Pilih tipe dokumen Word Document (*.doc).
4. Dokumen Anda akan tersimpan.

Microsoft Word juga memberikan kemudahan bagi Anda untuk menyimpan dokumen baru
dengan cara

1. Menekan tombol shortcut Ctrl + S, atau


2. Menekan tombol Save pada toolbar Standard.
4.4.3.2 Menyimpan Dokumen yang Sedang Dibuat

Dokumen yang sedang Anda kerjakan sebaiknya sering-sering disimpan untuk menghindari
resiko kehilangan dokumen Anda. Microsoft Word secara otomatis dan berkala akan
menyimpan pekerjaan Anda ke dalam suatu file cadangan untuk membantu menghindari
resiko kehilangan pekerjaan Anda, tetapi ada baiknya jika Anda tetap menyimpan pekerjaan
Anda secara berkala. Penyimpanan dokumen berulang kali tidak memberi efek apapun
terhadap aplikasi Microsoft Word ataupun komputer Anda.

Menyimpan pekerjaan yang sedang Anda buat dapat dilakukan dengan cara

1. Memilih File > Save, atau


2. Menekan tombol shortcut Ctrl + S, atau
3. Menekan tombol Save pada toolbar Standard.

4.4.3.3 Menyimpan Dokumen Baru yang Sedang atau Sudah Selesai Dibuat Dengan
Nama Dokumen Baru (Save As)

Dokumen yang sedang atau sudah Anda buat juga dapat Anda simpan dengan nama file lain
untuk mempermudah pembuatan dokumen yang sama berulang kali. Hal ini memiliki prinsip
sama dengan menduplikat file dokumen Word lalu memberi nama pada file duplikat tersebut
seperti yang sudah Anda pelajari pada materi Mengoperasikan Sistem Operasi Microsoft
Windows (TIK.OP02.003.01).

Untuk menyimpan dokumen yang sedang atau sudah Anda buat dengan nama dokumen baru,
dapat mengikuti langkah-langkah berikut

1. Pilih menu File > Save As.


2. Akan muncul kotak dialog Save As.
3. Pilih lokasi penyimpanan pada combo box Save In.
4. Masukkan nama file dokumen baru yang Anda inginkan. Nama file tidak boleh sama
dengan nama file sebelumnya apabila terletak pada lokasi yang sama. Apabila lokasi
berbeda, nama file dapat sama, tetapi hati-hati jika kedua file yang sama dapat saling
menimpa.
5. Pilih tipe dokumen Word Document (*.doc).
6. Dokumen Anda akan tersimpan dengan nama baru dan judul yang tertera Title Bar
Anda akan berubah sesuai dengan nama file dokumen baru Anda.

4.4.3.4 Menyimpan File Dengan Format File yang Berbeda

Selain format standar .doc, Anda dapat menyimpan dokumen dalam berbagai format lain
sesuai kebutuhan. Word memberikan beberapa pilihan jenis format file yang lazim
digunakan, yaitu

XML document (*.xml)


Format Extended Markup Language yang mendukung XML editor untuk keperluan
pembuatan proses bisnis.

Single file web page (*.mhtm; *.mhtml), Web page (*.htm; *.html), Web page,
filtered (*.htm; *.html)

Format untuk menciptakan file dokumen yang dapat dimasukkan ke dalam internet

Document template (*.dot)

Merupakan bentuk format file template yang digunakan pada Microsoft Word. Template
berfungsi untuk membuat struktur dasar yang dapat memudahkan pengguna untuk membuat
dokumen berulang.

Rich text format (*.rtf)

File bentuk ASCII dengan perintah khusus untuk mengindikasikan adanya informasi
tambahan pada dokumen.

Plain text (*.txt)

Bentuk format teks paling sederhana, tanpa menambahkan kode untuk modifikasi teks seperti
ukuran, warna, ketebalan dan lain-lain. Dapat dibuka di hampir semua jenis editor teks.

Word 97 2003 & 6.0/95 RTF (*.doc)

Format file pada Microsoft Word 97 dan 95.

Works 6.0 & 7.0 (*.wps)

File extension pada Microsoft Works.

4.4.4 Membuka Dokumen yang Sudah Ada

Bekerja dengan Microsoft Word tidak mengharuskan Anda untuk selalu menyelesaikan
pekerjaan Anda sampai akhir. Anda juga dapat membuka kembali dokumen yang sudah Anda
simpan sebelumnya untuk meneruskan pekerjaan Anda apabila pekerjaan tersebut belum
selesai.

Membuka dokumen yang sudah pernah Anda buat dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih File > Open.

1. Akan muncul kotak dialog Open.


1. Cari lokasi tempat file yang ingin Anda buka disimpan. Anda juga dapat memasukkan
nama file yang Anda cari beserta format file tersebut.
2. Tekan tombol Open jika file yang Anda cari sudah ditemukan.
3. Dokumen yang Anda cari akan terbuka.

Dokumen juga dapat dibuka dengan cara

1. Menekan tombol shortcut Ctrl + O, atau


2. Menekan tombol Open pada toolbar Standard.

4.4.5 Menutup Dokumen atau Aplikasi Microsoft Word

Setelah Anda menyelesaikan pekerjaan Anda, aplikasi Microsoft Word dapat Anda tutup
untuk kenyamanan Anda saat menggunakan aplikasi lain. Anda juga dapat menutup dokumen
yang sedang Anda buat tanpa menutup aplikasi Microsoft Word.

Cara untuk menutup dokumen yang sedang Anda buat tanpa menutup aplikasi Microsoft
Word adalah sebagai berikut

1. Pilih File > Close, atau

1. Menekan tombol Close Window yang terletak di pojok kanan atas.

Adapun cara untuk menutup aplikasi Microsoft Word adalah

1. Pilih File > Exit, atau

1. Menekan tombol Close yang terletak di pojok kanan atas, atau


2. Menekan tombol shortcut Alt + F4.

4.5 Melakukan Editing Sederhana

4.5.1 Fitur-fitur Editing Dasar

Piranti lunak pengolah kata pada umumnya memiliki beberapa fitur standar, seperti mengetik
huruf/ kata/ kalimat, format huruf (font), penjajaran teks (text alignment), dan penomoran.
Pada Microsoft Word 2003, fitur-fitur standar ditambah dengan adanya bullet, penggantian
halaman, penggunaan kolom.
4.5.1.1 Mengetik Huruf/ Kata/ Kalimat

Pada saat dinyalakan, Microsoft Word akan berada dalam keadaan siap untuk mulai
mengetik. Kursor akan berada di pojok kiri area kerja. Anda dapat segera memulai mengetik
tanpa harus melakukan operasi lainnya.

Apabila kursor tidak berada di pojok kiri atas atau Anda sudah melakukan pengetikan dan
ingin menyisipkan kata pada dokumen, dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut.

1. Pindahkan pointer dengan menggunakan mouse ke lokasi dimana Anda ingin


menyisipkan kata.
2. Tekan klik kiri pada mouse sehingga kursor akan berpindah ke posisi yang
diinginkan.
3. Setelah muncul kursor pada dokumen, Anda dapat memulai mengetik huruf, kata atau
kalimat dengan menggunakan keyboard Anda.

4.5.1.2 Format Huruf (Font)

Huruf pada Microsoft Word dapat diformat menjadi berbagai tipe tulisan, ukuran, cetak tebal,
cetak miring, garis bawah dan masih banyak lainnya. Toolbar yang digunakan untuk
melakukan format karakter adalah toolbar formatting, sebagai berikut:

Untuk memulai memformat karakter huruf pada kata atau kalimat yang ingin diubah,
dilakukan dengan cara

1. Pilih karakter yang ingin diformat dengan menyorot huruf, kata atau kalimat tersebut.

1. Format dapat dilakukan dengan menggunakan 2 cara: menekan tombol shortcut atau
menu pada tool bar, dan masuk ke dalam kotak dialog Font.

Tombol shortcut atau tombol pada toolbar untuk memformat huruf atau karakter akan
dijelaskan melalui tabel berikut:

Nama
Simbol Shortcut Fungsi
Menu
Bold Ctrl + B Membuat karakter menjadi cetak tebal
Italic Ctrl + I Membuat karakter menjadi cetak miring
Underline Ctrl + U Membuat garis bawah di bawah karakter

Contoh efek karakter cetak tebal (Bold) adalah sebagai berikut


Contoh efek karakter cetak miring (Italic) adalah sebagai berikut

Contoh pemberian garis bawah (Underline) adalah sebagai berikut

Untuk mengubah jenis huruf, dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih (sorot) huruf, kata, kalimat atau paragraf yang ingin diubah jenis hurufnya.
2. Pilih jenis huruf pada combo box font yang terdapat pada toolbar formatting.
3. Setelah memilih, jenis huruf dari huruf, kata, kalimat, atau paragraf yang sudah dipilih
akan berubah.

Sedangkan untuk mengubah ukuran huruf dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih (sorot) huruf, kata, kalimat atau paragraf yang ingin diubah ukuran hurufnya.
2. Pilih ukuran yang diinginkan pada combo box size .
3. Ukuran huruf akan berubah.

Untuk memberi warna pada huruf juga dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih (sorot) huruf, kata, kalimat atau paragraf yang ingin diubah warna hurufnya.
2. Warna dapat diubah dengan memilih salah satu warna setelah menekan tombol yang
terdapat pada toolbar.

Untuk melakukan format karakter dengan lebih lengkap dan mendetil, cara berikutnya adalah
dengan memilih menu Format > Font atau dengan menekan klik kanan pada mouse diatas
area yang sudah disorot, lalu pilih Font.

Sebuah kotak dialog baru akan muncul.

Pada kotak dialog Font ini, terdapat 3 buah tab, yaitu tab Font, Character Spacing dan Text
Effects. Tab Font berisi pilihan untuk memformat karakter, Tab Character Spacing berisi
pilihan untuk memformat spasi atau jarak antar karakter, kalimat, atau paragraf, dan terakhir
Tab Text Effects berisi pilihan untuk memberikan efek pada teks.

Pada kotak dialog Font tab Font, kita dapat memilih jenis huruf, style huruf, ukuran, warna
huruf, jenis garis bawah, dan efek pada teks (subscript, superscript, strikethrough, dan lain-
lain). Hasil dari format karakter dapat terlihat pada kolom preview sehingga memudahkan
pengguna untuk bereksperimen dengan huruf. Setelah selesai memilih format untuk karakter
yang dipilih, tekan tombol OK. Untuk membatalkan format karakter tekan Cancel.
4.5.1.3 Penjajaran Teks (Text Alignment)

Teks pada Microsoft Word dapat diatur menjadi rata tengah, rata kiri, rata kanan, atau rata
kiri-kanan. Penjajaran teks dapat dilakukan dengan menekan shortcut atau toolbar sebagai
berikut setelah menyeleksi teks yang ingin diatur penjajarannya.

Nama
Simbol Shortcut Fungsi
Menu
Left Ctrl + L Membuat teks menjadi rata kiri
Center Ctrl + E Membuat teks menjadi rata tengah
Right Ctrl + R Membuat teks menjadi rata kanan
Justified Ctrl + J Membuat teks menjadi rata kiri-kanan

Pada umumnya, pada saat pertama kali dinyalakan, Microsoft Word secara standar akan
memilih penjajaran teks kiri (Left). Berikut adalah contoh penjajaran teks kiri (Left)

Contoh penjajaran teks tengah (Center) adalah sebagai berikut

Contoh penjajaran teks kanan (Right) adalah sebagai berikut

Sedangkan contoh penjajaran teks kiri dan kanan (Justified) adalah sebagai berikut

Penjajaran teks yang lebih lengkap juga dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih menu Format > Paragraph.

1. Muncul kotak dialog Paragraph.

1. Jenis penjajaran (alignment) dapat dipilih pada combo box alignment. Jenis indentasi
dan jaraknya secara terperinci juga dapat diatur pada kotak dialog ini. Selain itu spasi
antar baris juga dapat diatur. Jenis spasi antar baris yang umum digunakan antara lain
Single, Double, dan 1.5 lines. At Least, Exactly, dan Multiply digunakan jika jarak
spasi memerlukan jarak secara rinci.
2. Jika pengaturan sudah dilakukan, tekan tombol OK untuk menyelesaikan, atau tekan
tombol Cancel untuk membatalkan pengaturan.
Single adalah jarak spasi standar yang umum digunakan. Pengaturan spasi Single dapat
dilakukan secara cepat dengan menggunakan shortcut Ctrl + 1 setelah menyorot paragraf
yang ingin diubah jarak spasi antar barisnya.

Double adalah jarak spasi antar baris ganda atau dua kali jarak spasi Single. Double dapat
dilakukan secara cepat dengan menggunakan tombol shortcut Ctrl + 2 setelah menyorot
paragraf yang ingin diubah jarak spasi antar barisnya.

1.5 lines adalah jarak spasi antar baris satu setengah kali jarak spasi Single. 1.5 lines dapat
dilakukan secara cepat dengan menggunakan tombol shortcut Ctrl + 5 setelah menyorot
paragraf yang ingin diubah jarak spasi antar barisnya.

4.5.1.4 Penomoran (Numbering)

Penomoran adalah salah satu fitur yang sangat baik digunakan untuk membuat urutan.
Dengan adanya fasilitas penomoran, Anda tidak perlu direpotkan dengan penulisan angka 1,
2, 3, dan seterusnya. Dengan fasilitas ini pula Anda dapat melakukan penomoran bab dan
sub-bab dengan cepat. Berbagai jenis penomoran juga disediakan disini.

Untuk memulai penomoran, dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih Format > Bullets and Numbering.

1. Muncul kotak dialog Bullets and Numbering.

1. Untuk membuat penomoran standar, pilih tab Numbered. Sedangkan untuk membuat
penomoran bab dan sub-bab, pilih tab Outline Numbered.
2. Pilih jenis penomoran yang Anda inginkan
3. Apabila sebelum ini Anda sudah pernah membuat penomoran, maka akan Radio Box
yang terletak di bawah dapat Anda pilih. Jika Anda ingin memulai penomoran dari
awal, pilih Restart numbering. Jika Anda ingin meneruskan dari penomoran
sebelumnya, pilih Continue previous list.
4. Tekan tombol OK untuk membuat penomoran atau tekan tombol Cancel untuk
membatalkan penomoran.

Nomor akan muncul pada area kerja Anda. Anda cukup mulai mengetik isi dari tiap nomor.
Dan jika Anda ingin berpindah nomor, cukup dengan menekan Enter pada keyboard Anda.
4.5.1.5 Bullet

Bullet digunakan untuk membuat daftar tanpa mementingkan urutan. Bullet memakai simbol-
simbol untuk menggantikan nomor urutan. Penggunaan fitur Bullet memiliki kesamaan
dengan cara penggunaan Numbering.

1. Pilih Format > Bullets and Numbering.

1. Muncul kotak dialog Bullets and Numbering.

1. Untuk membuat Bullet, pilih tab Bulleted.

1. Pilih jenis Bullet yang Anda inginkan lalu tekan tombol OK untuk memakai Bullet,
atau tekan Cancel untuk membatalkan pilihan.

4.5.1.6 Penggantian Halaman (Page Break)

Break digunakan untuk menambah halaman dengan berbagai pilihan. Cara untuk
menggunakan break adalah

1. Pilih Insert > Break.

1. Muncul kotak dialog Break.

1. Pilih jenis break yang ingin digunakan lalu tekan OK, atau tekan Cancel untuk
membatalkan penggunaan break.

Break terdiri dari dua bagian, yaitu Break types dan Section break types. Pada Break types
terdiri dari Page Break, Column break, dan Text Wrapping break.

v Page break berguna untuk membuat halaman baru dengan format yang sama dengan
halaman sebelumnya/sesudahnya.

v Column break digunakan untuk membuat pemisah antara kolom jika sudah ada kolom
(Columns) sebelumnya. Jika tidak, column break akan berefek sama dengan page break.

v Text wrapping break digunakan untuk memisahkan teks di sekeliling objek pada halaman
web, seperti caption text dengan body text. Hasil dari penggunaan Text wrapping break hanya
dapat dilihat pada web browser.
Section break types digunakan untuk memisahkan dokumen ke dalam seksi-seksi (sections)
untuk perubahan jenis format halaman. Perubahan format ini mencakup perubahan nomor
halaman, margin, header dan footer, dan jumlah kolom. Pada Section break types terdiri dari
Next page, Continuous, Even page, dan Odd page.

v Next page digunakan untuk membuat section pada halaman baru dengan format yang
berbeda dari halaman sebelum atau sesudahnya.

v Continuous digunakan untuk membuat break di halaman yang sama.

v Even page digunakan untuk membuat break, header dan footer yang berbeda untuk
halaman genap.

v Odd page digunakan untuk membuat break, header dan footer yang berbeda untuk
halaman ganjil.

4.5.1.7 Penggunaan Kolom (Columns)

Kolom digunakan untuk menciptakan kolom-kolom text yang saling bersampingan, seperti
pada surat kabar. Kolom dapat dibuat dengan cara

1. Pilih Format > Columns.

1. Muncul kotak dialog Columns.

1. Pilih jumlah kolom yang ingin dibuat beserta ukurannya, lalu tekan tombol OK, atau
tekan tombol Cancel untuk membatalkan pembuatan kolom.

Pada kotak dialog Columns, Anda dapat mengatur Presets kolom, yaitu jumlah kolom secara
cepat, atau 2 kolom dengan lebar lebih besar di kolom sebelah kiri atau kanan. Anda juga
dapat menentukan sendiri jumlah kolom yang Anda inginkan, garis antar kolom (Line
between), lebar dan spasi antar baris dalam satu kolom (Width and spacing), dan juga kemana
kolom ini akan diaplikasikan (Apply to).

Selain itu Anda juga dapat membuat kolom dengan cepat dengan menekan tombol Columns
pada toolbar Standard, lalu pilih jumlah kolom yang Anda inginkan.

4.5.2 Fitur-fitur Editing Berulang

Fitur-fitur untuk bagian berulang pada dokumen dapat menggunakan header, footer, dan
page numbering.
4.5.2.1 Header dan Footer

Seringkali, sangatlah penting untuk meletakkan informasi dokumen Anda pada halaman
dokumen. Dalam hal ini, Microsoft Word memberikan kemudahan dengan adanya fitur
Header dan Footer. Header dan Footer adalah teks yang muncul di atas atau bawah dari
setiap halaman dari suatu dokumen. Header dan footer digunakan untuk berbagai keperluan,
seperti penomoran, judul dokumen, hak cipta, nama perusahaan dan lain-lain. Untuk
memasukkan header dan footer, dapat dilakukan dengan cara berikut

1. Pilih View > Header and Footer

1. Maka halaman akan memunculkan toolbar Header dan Footer.

1. Setelah toolbar muncul, maka layar editing akan berpindah menjadi layar editing
header dan footer seperti berikut:

Diatas adalah tampilan editing footer. Sedangkan tampilan editing header adalah sebagai
berikut.

Anda dapat berpindah dari header ke footer dan sebaliknya dengan menekan tombol Change
Header Footer yang terletak pada toolbar Header and Footer

Jika sebuah catatan dimasukkan ke dalam header atau footer, maka semua halaman akan
mendapatkan header dan footer yang sama. Anda dapat melakukan perubahan header dan
footer untuk halaman berbeda dengan mengkombinasikan dengan fungsi Page Break, namun
hal ini akan dijelaskan lebih lanjut pada materi tingkat lanjut.

1. Setelah memasukkan data, tekan tombol Close pada toolbar Header and Footer.

4.5.2.2 Penomoran Halaman (Page Numbering)

Dokumen-dokumen yang memiliki jumlah halaman selalu diberi nomor halaman untuk
memudahkan pencarian. Microsoft Word memberikan fitur penomoran halaman untuk
mempermudah pengguna dalam memberikan nomor halaman.

Penomoran halaman dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih Insert > Page Numbers.

1. Muncul kotak dialog Page Numbers


1. Pilih posisi nomor halaman pada combo box Position.
2. Pilih jenis penjajaran pada combo box Alignment.
3. Jika Anda ingin menampilkan nomor pada halaman pertama, cek kotak Show
number on first page.
4. Jika Anda membutuhkan format tertentu, tekan tombol Format.
5. Muncul kotak dialog Page Number Format.

1. Pilih jenis format nomor halaman pada Number format, nomor bab, dan nomor awal
penomoran halaman pada Page numbering.
2. Tekan tombol OK, atau Cancel untuk membatalkan format nomor halaman.

10. Setelah kembali ke kotak dialog Page Numbers, tekan tombol OK untuk menciptakan
nomor halaman, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan penomoran halaman.

Untuk memberikan penomoran halaman yang berbeda pada halaman tertentu, gunakan fungsi
break seperti yang sudah dipelajari di atas.

4.6 Mencetak Dokumen Microsoft Word

Untuk mencetak dokumen dari Microsoft Word, pastikan bahwa printer telah terpasang dan
sudah terbaca oleh sistem operasi Windows. Sebelum melakukan pencetakan halaman, Anda
dapat melakukan pengaturan halaman yang akan dicetak dan melihat halaman yang akan
dicetak.

4.6.1 Mengatur Halaman yang Akan Dicetak

Sebelum melakukan pencetakan, Anda dapat mengatur setting halaman, jenis kertas dan batas
pada Page Setup. Cara mengakses Page Setup adalah

1. Pilih File > Page Setup.


2. Muncul kotak dialog Page Setup.

Dalam kotak dialog Page Setup, terdapat 4 buah tab yang mewakili 4 bagian dalam mengatur
halaman, yaitu Margins, Paper, Layout, dan Document Grid.

v Margins

Pada Margins, Anda dapat mengatur batas atas, bawah, kiri, dan kanan pada halaman
dokumen. Anda juga dapat mengatur orientasi atau posisi dari halaman pada Orientation,
menjadi vertikal/tegak (potrait) atau horizontal (landscape). Anda juga dapat mengatur
pengelolaan halaman dengan Multiple Pages pada Pages, dimana halaman dapat diatur untuk
saling berlawanan (mirror margins), 2 halaman dalam satu lembar (2 pages per sheet),
pengaturan buku (book fold), dan pengaturan buku terbalik (reverse book fold). Anda juga
dapat mengaplikasikan pengaturan halaman ke semua dokumen maupun halaman tertentu
pada Preview.

v Paper

Tab paper berfungsi untuk mengatur penggunaan kertas pada dokumen. Ukuran kertas dapat
ditentukan sendiri atau menggunakan standar-standar ukuran yang disediakan Word pada
Paper Size.

v Layout

Pada tab layout, pengguna dapat menentukan layout yang digunakan dalam dokumen.
Penambahan section pada Section. Pengaturan jarak header dan footer agar dapat berbeda
antara halaman genap dan ganjil (Different odd and even) dan berbeda pada halaman
pertama (Different first page) pada Headers and footers. Pengaturan penjajaran halaman
juga dapat ditemui pada Page.
v Document Grid

Tab document grid berisi pengaturan arah teks pada halaman, penggunaan grid bantu agar
memudahkan pengetikan.

4.6.2 Melihat Tampilan Sebelum Dicetak (Print Preview)

Sebelum mencetak dokumen Anda, ada baiknya untuk memastikan bahwa dokumen yang
dikerjakan sudah benar. Anda dapat melihat preview dari halaman yang nantinya akan
dicetak dengan cara

1. Pilih File > Print Preview, atau

1. Menekan tombol shortcut Print Preview pada toolbar Standard


2. Anda akan masuk ke dalam jendela Word mode preview.

10. Setelah melihat, Anda dapat melanjutkan pencetakan dengan menekan tombol Print ,
atau keluar dengan menekan tombol Close dan kembali ke mode edit seperti biasa.

4.6.3 Mengatur Parameter Pencetakan


Selain melalui Print Preview, Anda dapat melakukan pencetakan langsung tanpa melihat
print preview terlebih dahulu dengan cara

1. Pilih File > Print.

1. Muncul kotak dialog Print.

1. Pilih nama Printer.


2. Pada bagian Page Range, tentukan range atau batasan pencetakan dokumen. Batasan
pencetakan terdiri dari semua (All), halaman di mana kursor berada (Current Page),
dan halaman tertentu (Pages). Jika Anda memilih All, maka seluruh halaman pada
dokumen akan tercetak. Jika Anda memilih Current Page, maka halaman dimana
kursor berada yang akan tercetak, sedangkan halaman lain dalam dokumen tidak
tercetak. Jika Anda memilih Pages, maka Anda dapat memasukkan halaman mana
saja yang akan dicetak dengan ketentuan : halaman dipisahkan dengan tanda koma (,),
halaman dapat berupa range (contoh:12-34), halaman dapat diisi secara berurutan
maupun tidak dan sesuai kebutuhan.
3. Tentukan jumlah salinan yang ingin dicetak pada Copies. Jika Anda hanya
membutuhkan 1 salinan, maka masukkan nilai 1.
4. Jika sudah, tekan OK untuk memulai pencetakan, atau tekan Cancel untuk
membatalkan pencetakan.

4.7 Membuat Tabel Pada Microsoft Word

Tabel adalah fasilitas yang disediakan oleh Word untuk membuat tabel pada dokumen Word
secara langsung tanpa harus membuat file baru pada lembar sebar (spreadsheet) terpisah
seperti Microsoft Excel.

4.7.1 Membuat Tabel Baru

Tabel baru dapat dibuat dengan mudah berkat fasilitas dari Microsoft Word. Tabel memiliki
toolbar tersendiri, yaitu toolbar Tables and Borders.
Toolbar ini dapat dimunculkan ke layar Word dengan memilih pada View > Toolbars >
Tables and Borders. Toolbar ini juga dapat ditampilkan dan dihilangkan secara cepat
dengan menekan tombol Tables and Borders yang terdapat pada toolbar Standard.

Cara membuat tabel adalah

1. Pilih Table > Insert > Table.

1. Muncul kotak dialog Insert Table.

1. Tentukan ukuran tabel dengan menentukan jumlah baris dan kolom.


2. Pilih jenis autofit behaviour. Fixed column width menentukan lebar kolom sesuai
ukuran yang diinginkan. Autofit to contents membuat ukuran kolom menyesuaikan
dengan isi kolom. Autofit to window membuat ukuran kolom menyesuaikan dengan
jendela layar.
3. Tekan OK untuk membuat tabel, atau tekan Cancel untuk membatalkan pembuatan
tabel.

Sebuah tabel akan tercipta di lembar kerja Anda. Sebagai contoh apabila kita membuat tabel
dengan jumlah kolom 4 dan jumlah baris 6, maka hasilnya akan tampil sebagai berikut

Jika tabel dirasa tidak cocok dan ingin dihapus, cukup dengan menekan gambar kotak yang
terletak di pojok kiri atas tabel yang secara otomatis akan menyorot seluruh tabel, lalu tekan
tombol Backspace pada keyboard.

Membuat tabel juga dapat dilakukan dengan cepat menggunakan tombol Insert Table yang
terletak pada toolbar Standard. Ketika menekan tombol ini, maka akan muncul semacam
menu pilih ukuran tabel dengan cepat sebagai berikut

Ukuran tabel yang dapat dibuat terbatas hingga maksimum ukuran 54. Pilih ukuran dengan
menyorot area hingga menutupi ukuran tabel yang diinginkan dengan cara menggerakkan
mouse. Setelah area disorot, klik kiri pada mouse untuk menciptakan tabel dengan cepat.

4.7.2 Menambah atau Menghapus Baris atau Kolom

Tabel dapat ditambah atau dikurangi baris dan kolomnya sesuai kebutuhan. Ada berbagai
cara untuk menghapus baris atau kolom yang diinginkan
4.7.2.1 Menambah Baris atau Kolom

Tombol Draw Table berguna untuk menambah baris atau kolom secara manual sesuai
kebutuhan. Cara penggunaan tombol tersebut adalah dengan menggambar langsung pada area
kerja.

Cara yang digunakan untuk menambah baris atau kolom adalah

1. Letak kan kursor pada cell yang berada pada baris atau kolom yang terletak di sebelah
baris atau kolom yang ingin ditambah.
2. Pilih Table > Insert > Table / Columns / Rows / Cells.

Table > Insert > Columns to the Left berfungsi untuk menambah kolom dengan menyisipkan
kolom baru di sebelah kiri dari kolom di mana cell yang dipilih berada. Table > Insert >
Columns to the Right berfungsi untuk menambah kolom dengan menyisipkan kolom baru di
sebelah kanan dari kolom di mana cell yang dipilih berada. Table > Insert > Rows Above
berfungsi untuk menambah baris dengan menyisipkan baris baru di atas baris di mana cell
yang dipilih berada. Table > Insert > Rows Below berfungsi untuk menambah baris dengan
menyisipkan baris baru di bawah baris di mana cell yang dipilih berada. Table > Insert >
Cells berfungsi untuk menambah cell baru.

Cara lain yang dapat digunakan untuk menambah baris baru adalah

1. Sorot baris yang terletak di bawah baris yang ingin disisipkan nantinya.
2. Tekan klik kanan pada mouse.

1. Pilih Insert Rows.


2. Baris baru akan ditambahkan di atas baris yang disorot.

Sedangkan cara lain yang dapat digunakan untuk menambah kolom baru adalah

1. Sorot kolom yang terletak di sebelah kanan kolom yang ingin disisipkan nantinya.
2. Tekan klik kanan pada mouse.

1. Pilih Insert Columns.


2. Kolom baru akan ditambahkan di sebelah kiri kolom yang disorot.

4.7.2.2 Menghapus Baris atau Kolom

Tombol Eraser yang terletak pada toolbar Tables and Borders berguna untuk menghapus
tabel secara manual. Dengan menggunakan tombol Eraser, sorot area yang ingin dihapus atau
garis yang ingin dihapus.

Cara untuk menghapus baris atau kolom adalah

1. Letakkan kursor pada cell yang berada pada baris atau kolom yang ingin dihapus.
2. Pilih Table > Delete > Table / Columns / Rows / Cells.
Table > Delete > Table berfungsi untuk menghapus keseluruhan tabel. Table > Delete >
Columns berfungsi untuk menghapus kolom di mana cell berada. Table > Delete > Rows
berfungsi untuk menghapus baris di mana cell berada. Table > Delete > Cells berfungsi
untuk menghapus cell.

Cara lain untuk menghapus baris yang dapat digunakan adalah dengan cara

1. Sorot baris yang ingin dihapus.


2. Tekan klik kanan pada mouse

1. Pilih Delete Rows.

Cara lain untuk menghapus baris yang dapat digunakan adalah dengan cara

1. Sorot kolom yang ingin dihapus.


2. Tekan klik kanan pada mouse

1. Pilih Delete Columns.

Selain cara di atas, masih ada cara lain untuk menghapus baris atau kolom. Cara lain tersebut
adalah

1. Klik kanan pada cell yang berada pada baris atau kolom yang ingin dihapus.
2. Pilih Delete Cells.

1. Muncul kotak dialog Delete Cells.

Shift cells left membuat cell-cell akan bergerak ke kiri mengisi tempat cell yang dihapus. Shift
cells up membuat cell-cell bergerak ke atas mengisi tempat yang dihapus.

Delete entire row membuat seluruh baris dimana cell tersebut berada terhapus. Delete entire
column membuat seluruh kolom dimana cell tersebut berada terhapus.

4.7.3 Mengatur Tinggi Baris dan Lebar Kolom

Untuk mengatur tinggi baris dan lebar kolom, dilakukan dengan cara

1. Letakkan kursor pada cell yang berada pada baris atau kolom yang ingin diubah
ukurannya, atau sorot baris atau kolom yang ingin diubah ukurannya, atau sorot tabel
untuk mengubah ukuran baris dan kolom pada table tersebut.
2. Pilih Table > Table Properties, atau tekan klik kanan pada mouse dan pilih Table
Properties.

1. Muncul kotak dialog Table Properties.

1. Pada kotak dialog Table Properties, terdapat 4 buah tab, yaitu Table, Row, Column,
dan Cell. Pada bagian ini yang akan digunakan hanyalah tab Row dan Column.
2. Masukkan tinggi baris pada Specify height.
3. Pilih tab Column.

1. Masukkan lebar kolom pada Preferred width.


2. Tekan tombol OK untuk menyelesaikan perubahan, atau tekan tombol Cancel untuk
membatalkan perubahan ukuran.

4.7.4 Mengatur Border Tabel

Border atau garis pada tabel dapat diubah atau dimodifikasi untuk menambah daya tarik tabel
yang dibuat. Cara untuk mengubah jenis atau model garis border adalah

1. Letakkan kursor pada cell dalam tabel, tekan klik kanan pada mouse, pilih Borders
and Shading, atau pilih Format > Borders and Shading.
2. Muncul kotak dialog Borders and Shading.

1. Pilih tab Borders, apabila belum terpilih.


2. Pilih jenis border yang ingin digunakan pada Setting.
3. Pilih jenis garis yang ingin digunakan pada Style.
4. Pilih warna border pada Color.
5. Pilih ketebalan border pada Width.
6. Tekan tombol OK untuk mengakhiri modifikasi, atau tekan tombol Cancel untuk
membatalkan modifikasi.

4.7.5 Memberi Warna dan Arsiran pada Tabel

Tabel juga dapat dipercantik dengan memberi warna dan arsiran pada latar belakang dari
tabel. Cara memberikan warna dan arsiran adalah

1. Letakkan kursor pada cell dalam tabel, tekan klik kanan pada mouse, pilih Borders
and Shading, atau pilih Format > Borders and Shading.
2. Muncul kotak dialog Borders and Shading.

1. Pilih tab Shading.


2. Pilih jenis warna untuk mengisi tabel atau cell yang disorot pada Fill.
3. Jika ingin menggunakan arsiran, pilih pola arsiran atau pattern yang ingin digunakan
pada Patterns.
4. Tekan tombol OK untuk mengakhiri modifikasi, atau tekan tombol Cancel untuk
membatalkan modifikasi.

BAB V

SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN

UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI

5.1. Sumber Daya Manusia

Pelatih

Pelatih Anda dipilih karena dia telah berpengalaman. Peran Pelatih adalah untuk :

1. Membantu Anda untuk merencanakan proses belajar.


2. Membimbing Anda melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap
belajar.
3. Membantu Anda untuk memahami konsep dan praktik baru dan untuk menjawab
pertanyaan Anda mengenai proses belajar Anda.
4. Membantu Anda untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang Anda
perlukan untuk belajar Anda.
5. Mengorganisir kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.
6. Merencanakan seorang ahli dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.

Penilai

Penilai Anda melaksanakan program pelatihan terstruktur untuk penilaian di tempat kerja.
Penilai akan :

1. Melaksanakan penilaian apabila Anda telah siap dan merencanakan proses belajar dan
penilaian selanjutnya dengan Anda.
2. Menjelaskan kepada Anda mengenai bagian yang perlu untuk diperbaiki dan
merundingkan rencana pelatihan selanjutnya dengan Anda.
3. Mencatat pencapaian / perolehan Anda.

Teman kerja/sesama peserta pelatihan

Teman kerja Anda/sesama peserta pelatihan juga merupakan sumber dukungan dan bantuan.
Anda juga dapat mendiskusikan proses belajar dengan mereka. Pendekatan ini akan menjadi
suatu yang berharga dalam membangun semangat tim dalam lingkungan belajar/kerja Anda
dan dapat meningkatkan pengalaman belajar Anda.
5.2. Sumber-sumber Perpustakaan

Pengertian sumber-sumber adalah material yang menjadi pendukung proses pembelajaran


ketika peserta pelatihan sedang menggunakan Pedoman Belajar ini.

Sumber-sumber tersebut dapat meliputi :

1. Buku referensi dari perusahan


2. Lembar kerja
3. Gambar
4. Contoh tugas kerja
5. Rekaman dalam bentuk kaset, video, film dan lain-lain.

Ada beberapa sumber yang disebutkan dalam pedoman belajar ini untuk membantu peserta
pelatihan mencapai unjuk kerja yang tercakup pada suatu unit kompetensi.

Prinsip-prinsip dalam CBT mendorong kefleksibilitasan dari penggunaan sumber-sumber


yang terbaik dalam suatu unit kompetensi tertentu, dengan mengijinkan peserta untuk
menggunakan sumber-sumber alternative lain yang lebih baik atau jika ternyata sumber-
sumber yang direkomendasikan dalam pedoman belajar ini tidak tersedia/tidak ada.

5.3. Daftar Peralatan/Mesin dan Bahan

1. Judul/Nama Pelatihan : Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata (Word


Processor) Tingkat Dasar
2. Kode Program Pelatihan : TIK.OP02.004.01
UNIT
KODE DAFTAR DAFTAR
NO KETERANGAN
UNIT PERALATAN BAHAN
KOMPETENSI
1. Mengoperasikan TIK. - Unit PC (Personal - CD installer -
Piranti Lunak OP02.004.01 Computer) dengan CD aplikasi pengolah
(Word drive dan Floppy Disk. kata seperti
Processor) Microsoft Word
Tingkat Dasar - PC dengan sistem 2003, MWord,
operasi Windows XP atau OpenOffice
Writer.
- Keyboard dan mouse
- Buku informasi
- RAM dengan ukuran atau manual
yang sesuai dengan aplikasi pengolah
kebutuhan. kata

DAFTAR PUSTAKA

Pengenalan Microsoft Excel


Microsoft Excel merupakan program aplikasi yang dugunakan untuk pengolahan data-data
umumnya angka-angka, dengan menggunakan fitur-fitur yang disediakan seperti fungsi-
fungsi dan tabel untuk memvisualisasikan data-data yang telah diolah.

4.4 Persiapan

Untuk persiapan awal, pastikan bahwa Microsoft Excel telah terinstal pada komputer dan siap
untuk dioperasikan.

4.4.1 Memulai Lembar Sebar Menggunakan Tombol Start di Taskbar

Untuk memulai atau menjalankan Lembar Sebar (Spreadsheet) menggunakan tombol Start
yang ada di Taskbar, ikuti langkah berikut ini :

1. Nyalakan komputer, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop)


Windows.
2. Klik tombol Start yang ada di taskbar.
3. Pilih menu Programs atau All Programs lalu pilih Microsoft Office.

Gambar 4.1 Area Kerja (desktop) Windows

1. Kemudian pilih dan klik program Microsoft Excel. Tunggu sampai jendela kerja
lembar sebar (spreadsheet) ditampilkan seperti pada gambar 4.2 berikut ini.

Gambar 4.2 Area Kerja Lembar Sebar (Spreadsheet)

4.4.2 Pengenalan Elemen-elemen Dasar Lembar Sebar

Elemen dasar lembar sebar yang perlu diketahui antara lain :

Icon Kontrol Menu (Control Menu Menu), yang digunakan untuk mengontrol jendela
lembar sebar yang sedang aktif.

Gambar 4.3 Control Menu Window

Baris Judul (Title Bar), berisi nama file dan program aplikasi yang sedang aktif. Baris
judul ini juga dapat digunakan untuk memindahkan jendela ke posisi lain.

Gambar 4.4 Baris Judul (Title Bar)

Baris Menu (Menu Bar), berisi barisan perintah berupa menu, antara lain menu File,
Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows dan Help.

Gambar 4.5 Baris Menu (Menu Bar)


Baris Toolbar (Toolbars), berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan
suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering
digunakan. Pada elemen ini disediakan icon yang dapat mempermudah kita untuk
mengingat fungsi tombol itu sendiri.

Gambar 4.6 Baris Toolbar (Toolbars)

Baris Penggulung (Scroll Bar), yang berfungsi untuk menggeser layar ke kanan atau
kiri (horizontal) dan untuk menggeser layar ke atas atau bawah (vertical).

vertical

horizontal

Gambar 4.7 Baris Penggulung (Scroll Bar)

Tombol Ukuran (Sizing Button)

Tombol Keterangan
Tombol Minimize (minimize button), berfungsi memperkecil jendela
hingga membentuk icon aktif pada taskbar.
Tombol Maximize (maximize button), berfungsi memperbesar ukuran
jendela hingga menjadi satu layar penuh.
Tombol Restore (restore button), berfungsi mengembalikan jendela ke
ukuran semula atau ukuran sebelumnya.
Tombol Close (close button), berfungsi menutup jendela dan mengakhiri
aktivitas di lembar sebar.

Baris Rumus (Formula Bar), berfungsi menampilkan informasi mengenai isi sel yang
sedang aktif.

Gambar 4.8 Baris Rumus (Formula Bar)

4.5 Mengenali Menu

Di dalam lembar sebar, terdapat beberapa menu umum yang hendaknya dikenali dan dapat
digunakan. Menu yang tersedia antara lain menu :

File

Pada menu ini, terdapat berbagai macam pilihan submenu dengan fungsi yang dapat
digunakan seperti
Submenu Tombol Fungsi
Shortcut
New Ctrl+N Membuat file lembar sebar yang baru
Open Ctrl+O Membuka lembar kerja yang sudah ada
Close Menutup jendela dan mengakhiri aktivitas di lembar
sebar
Save Ctrl+S Menyimpan file lembar kerja yang dikerjakan
Save As Menyimpan file lembar kerja dengan nama lain
Page Setup Mengatur ukuran dan tampilan lembar kerja
Print Preview Melihat lembar kerja yang ingin dicetak
Print Ctrl+P Mencetak lembar kerja

Edit

Dalam menu edit ini terdapat beberapa fungsi submenu yang dapat dijalankan. Berikut fungsi
yang sering dipergunakan.

Submenu Tombol Fungsi


Shortcut
Undo Ctrl+Z Kembali satu langkah ke belakang. View
Redo Ctrl+Y Kembali satu langkah ke depan
Cut Ctrl+X Menghilangkan objek (Text/angka/formula/gambar) Untuk
atau kolom yang ditunjuk menu
view,
Copy Ctrl+C Menyalin objek (text/angka/formula/gambar) atau
terdapat
kolom yang ditunjuk
beberap
Paste Ctrl+V Menyalin objek (text/angka/formula/gambar) atau a
kolom yang telah dicopy ke tempat yang telah submen
ditunjuk u
Delete Menghapus objek (text/angka/formula/gambar) yang dengan
ditunjuk. fungsi
Find Ctrl+F Cara cepat mencari objek (text/angka/formula) di yang
lembar sebar sering
digunakan. Dalam menu ini dapat dilakukan penentuan terhadap batas atas dan bawah
halaman (header/footer), menyisipkan toolbars yang dapat membantu dalam pengoperasioan
lembar sebar.

Insert

Menu insert berfungsi untuk menyisipkan berbagai elemen lembar kerja, seperti cell, rows
(baris), columns (kolom), worksheet (lembar kerja), diagram, simbol, gambar, dan
sebagainya. Untuk menu insert, terdapat beberapa sub menu dengan fungsi yang sering
digunakan, antara lain :

Submenu Fungsi
Rows Menyisipkan satu baris di atas
Columns Menyisipkan satu kolom di sebelah kiri
Worksheet Menyisipkan lembar kerja baru (Sheet)
Chart Menyisipkan grafik pada lemabr kerja
Symbol Menyisipkan simbol pada cell yang ditunjuk
Picture Menyisipkan gambar / image pada lembar kerja
Diagram Menyisipkan diagram pada lembar kerja

Format

Menu format berfungsi untuk membantu user mengatur ukuran baris dan kolom, mengatur
nama lembar kerja, serta berbagai format lain seperti latar (background) dan warna.

Tools

Menu tools biasanya digunakan untuk mengecek penulisan dan melakukan proteksi terhadap
lembar sebar yang dibuat. Melalui menu ini, user dapat membatasi pengaksesan lembar sebar,
seperti protect sheet untuk melakukan proteksi terhadap lembar kerja yang ingin diproteksi di
dalam file atau protect workbook untuk melakukan proteksi terhadap file lembar sebar(secara
keseluruhan satu file).

Data

Menu Data dapat digunakan untuk melakukan penyusunan data (sorting), melakukan filter,
menghitung sub total, serta membuat tabel.

Window

Di dalam menu ini dapat digunakan fugnsi submenu untuk membuka window lembar sebar
yang baru (new window), menyembunyikan lembar seabr (hide), serta fungsi freeze panes
untuk mempermudah melihat data yang banyak tanpa harus berpindah-pindah.

Help

Menu ini berguna bagi user untuk mempelajari cara kerja di dalam lembar sebar dengan
adanya petunjuk-petunjuk yang disediakan.
4.6 Penggunaan Fitur Membuat, Menyimpan, Menutup dan Membuka Lembar
Sebar

4.6.1 Menyiapkan Buku Kerja Baru

Untuk menyiapkan buku kerja baru yang masih kosong, Terdapat dua cara yang dapat
dilakukan.

Cara 1:

1. Pilih dan klik menu File > New (Ctrl+N). Akan muncul Task Pane di sebelah kanan
lembar kerja.

Blank
workbook

Gambar 4.9 Task Pane

1. Pilih blank workbook. Maka lembar sebar yang baru akan ditampilkan.

Cara 3:

Menggunakan tombol toolbar:

Toolbar Perintah Keterangan


New Digunakan untuk menyiapkan buku kerja (workbook)
baru yang masih kosong.

Setelah menekan tombol New , maka buku kerja baru akan segera terbuat.

Apabila anda memerlukan lembar kerja baru pada buku kerja yang sedang anda gunakan
sekarang, cukup dilakukan dengan cara memilih atau mengklik tabulasi (tab) yang terletak di
bawah lembar kerja, yang dalam keadaan defaultnya diberi nama Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3
dan seterusnya.

Gambar 4.10 Tabulasi pada lembar kerja

Apabila dibutuhkan lembar kerja yang cukup banyak dalam satu buku kerja, dapat
ditambahkan. Caranya:

1. Klik kanan pada tabulasi.


2. Pilih Insert
Gambar 4.11 Menu yang muncul pada tabulasi

1. ketika muncul window berikut, pilih worksheet.

Gambar 4.12 Window untuk insert sheet

1. Klik OK, maka lembar kerja baru akan disisipkan.

Gambar 4.13 Worksheet baru disisipkan

4.6.2 Membuka File Buku Kerja

Banyak cara dapat anda gunakan untuk membuka kembali file buku kerja yang telah anda
simpan, di antaranya adalah sebagai berikut.

4.6.2.1 Membuka File Buku Kerja Melalui Menu File Open

Untuk membuka kembali file buku kerja yang ada melalui menu File Open, ikuti langkah
berikut ini:

1. Pilih dan klik menu File, Open (Ctrl+O) atau klik tombol toolbar Open. Kotak dialog
open akan ditampilkan.

Gambar 4.14 Menu untuk membuka file buku kerja

Gambar 4.15 Kotak dialog open

1. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih drive dan folder tempat di mana file
tersimpan. Anda juga dapat membuka kembali file yang tersimpan pada folder
tertentu yang terdapat pada folder bar (history, my documents,desktop, favorits dan
web folders). Untuk menampilkan isi folder yang ada pada folder bar, cukup
dilakukan dengan cara mengklik icon foldernya.
2. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file buku kerja yang anda inginkan atau
klik dua kali pada nama file yang anda inginkan. Apabila diperlukan pada tombol
daftar pilihan files of type, anda dapat memilih jenis dan bentuk format penyimpanan
file yang ingin ditampilkan atau dibuka kembali.
3. Klik tombol perintah open, maka file yang ingin kita buka akan tampil di lembar
sebar.

4.6.2.2 Membuka File Buku Kerja Melalui Tombol Toolbar


Untuk membuka lembar sebar yang baru, dapat digunakan tombol toolbar. Cara ini dapat kita
lakukan apabila kita sudah berada di dalam lembar sebar. Ketika tombol toolbar diklik, akan
muncuk kotak dialoq open yang dama seperti di atas (Gambar 4.15). Setelah itu dilanjutkan
ke langkah-langkah selanjutnya (langkah 3-5) seperti di atas. Berikut ini icon toolbar yang
dapat kita gunakan.

Toolbar Perintah Keterangan


Open Digunakan untuk membuka file buku kerja yang telah
anda simpan.

Cara pintas untuk dapat membuka kotak dialog Open tersebut dapat pula menggunakan
shortcut, yaitu Ctrl+O.

4.6.2.3 Membuka File Buku Kerja Melalui Tombol Start

Untuk membuka file buku kerja melalui tombol Start, ikuti langkah berikut ini:

1. Klik tombol Start yang ada di taskbar Windows.

Gambar 4.16 Tombol Start pada taskbar Windows

1. Pilih dan klik menu Open Office Document. Kotak dialog Open Office Document
akan ditampilkan (Gambar 4.15).

Gambar 4.17 Open Office Document

1. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih drive dan folder tempat di mana file
tersimpan. Anda juga dapat membuka kembali file yang tersimpan pada folder
tertentu yang terdapat pada folder bar (history, my documents,desktop, favorits dan
web folders). Untuk menampilkan isi folder yang ada pada folder bar, cukup
dilakukan dengan cara mengklik icon foldernya.
2. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file buku kerja yang anda inginkan atau
klik dua kali pada nama file yang anda inginkan.
3. Pada tombol daftar pilihan Files of type, pilih dan klik jenis dan bentuk format
penyimpanan filenya.
4. Klik tombol perintah Open.

4.6.2.4 Membuka File Buku Kerja Melalui Menu Document

Untuk membuka file buku kerja yang telah anda simpan menggunakan menu documents,
ikuti langkah berikut ini:

1. Klik tombol Start yang ada di taskbar. Pilih menu My Document.


Gambar 4.18 Menu My Document

1. Kemudian pilih dan klik file buku kerja yang anda inginkan.

4.6.3 Menutup Buku Kerja

Apabila buku kerja telah selesai dan tidak akan anda sunting lagi, anda dapat menutupnya
dengan memilih dan mengklik menu File > Close (Ctrl+W) atau klik tombol Close .
Tombol ini hanya akan menutup buku kerja yag sedang aktif satu per satu. Apabila ingin
mengakhiri semua buku kerja yang sedang dibuka secara cepat, dapat langsung mengklik size
button untuk Close, yaitu .

4.6.4 Menyimpan Buku kerja Lembar Sebar

Buku kerja (workbook) dengan seluruh lembar kerjanya dapat disimpan ke hard disk atau ke
disket dengan menggunakan langkah berikut:

1. Pilih dan klik menu File,Save (Ctrl+S). Apabila menyimpan buku kerja untuk pertama
kali, kotak dialog Save As akan ditampilkan.

Gambar 4.19 Kotak dialog Save As

1. Pada tombol daftar pilihan save in,pilih drive dan folder tempat dimana file akan
disimpan. Dapat pula menyimpan pada folder tertentu yang terdapat pada folder bar,
di antaranya dapat menyimpan pada folder history, my documents, desktop, favorites
and web folders. Untuk memilih folder yang ada pada folder bar, cukup dilakukan
dengan cara mengklik icon foldernya.
2. Untuk memberi nama file cukup dilakukan dengan cara mengetikkan nama yang anda
inginkan pada kotak isian file name. Apabila diperlukan dapat memilih jenis dan
bentuk format penyimpanan file pada tombol daftar pilihan Save as type.
3. Klik tombol perintah Save.

Dapat pula jika ingin menggunakan tombol pada toolbar. Berikut tombol yang dapat
digunakan untuk menyimpan lemabr kerja yang telah dibuat.

Toolbar Perintah Keterangan


Save Digunakan untuk menyimpan buku kerja / lembar sebar
ke hardisk atau disket.

Berikut ini beberapa toolbar yang terdapat pada kotak dialog save as.

Toolbar Keterangan
Digunakan untuk kembali ke pemilihan drive atau pemilihan folder
sebelumnya.
Digunakan untuk naik satu level ke level folder sebelumnya atau di
atasnya.
Digunakan untuk membuka web browser yang terpasang pada
komputer anda.
Digunakan untuk menghapus file sedang dipilih.
Digunakan untuk membentuk atau membuat folder baru.
Digunakan untuk tampilan isi drive atau folder tertentu.

Untuk menyimpan kembali buku kerja yang pernah anda simpan dengan menggunakan nama
yang sama, pilih menu File > Save (Ctrl+S) atau klik tombol toolbar Save. Sedangkan bila
anda bermaksud untuk menyimpan buku kerja yang pernah anda simpan dengan nama lain,
pilih dan klik menu File > Save As.

File Excel dapat disimpan dalam berbagai format selain .xls. Format-format dapat diubah
pada combo box Save as Type

4.7 Melakukan Pengeditan (Editing) Pada Lembar Sebar

Pada lembar sebar, dapat dilakukan beberapa pengeditan agar lembar kerja yang dibuat
terkesan lebih indah. Berikut ini beberapa fitur editing sederhana pada lembar sebar.

Cell Formatting

Cell Formatting artinya melakukan pengeditan pada cell, ada beberapa jenis formatting antara
lain :

Format Font (Font Face)

Jenis font pada text atau angka yang digunakan pada cell tertentu dapat diubah. Caranya
adalah :

1. Sorot cell yang ingin diubah dengan melakukan operasi Klik dan Drag
2. Menu Format > Cell pilih Tab Font, kemudian ubah jenis tulisan dan ukuran yang
diinginkan. Kemudian Klik OK (Gambar 4.21).
3. Atau dapat pula dilakukan melalui Toolbar.

Gambar 4.20 Toolbar untuk Format Font pada Cell

Font Color

Untuk mengubah warna font dapat dilakukan dengan cara :

1. Sorot Cell yang ingin diubah warnanya.


2. Menu Format > Cell, pada bagian color ubahlah jenis warnanya. Atau dapat
dilakukan dari Icon , yang terdapat di Toolbar.
Gambar 4.21 Kotak dialog Format Cell

Font Alignment / Text Alignment

Tulisan yang terdapat dalam Cell juga dapat diatur Alignment-nya sehingga dapat diletakkan
secara rata kiri, rat akanan, atau rata tengah. Pengaturan Alignment ini sangat membantu
visualisasi terhadap data apabila data yang diolah banyak. Cara pengaturannya :

1. Sorotlah Cell yang ingin diubah Alignmentnya, biasanya mengklik kolom sehingga
text atau tulisan yang terdapat pada kolom tersebut menjadi satu Alignment.

Sebagai contoh ubahlah Alignment dari kolom A, Nomor sehingga rata tengah.

Gambar 4.22 Range yang akan diubah Alignment Cell-nya

1. Kemudian dari Toolbar klik icon atau dari Menu Format > Cell pilih Tab
Alignment.
2. Pada bagian Text Alignment setting agar horizontalnya menjadi center, dan juga dapat
mengatur vertikalnya menjadi center, kemudian klik tombol OK.

Gambar 4.23 Kotak dialog Format Cell Alignment

Format Data (Cell Data Type)

Kita dapat mengatur jenis data yang tersimpan Cell, misalnya Cell menyimpan data text,
tanggal, atau numerik dan sebagainya. Cara untuk melakukan format Cell Type, dapat
dilakukan cara sebagai berikut :
1. Pilih Cell atau kolom yang ingin menyimpan data type numeric sebagai contoh.
2. Menu Format > Cell, pilih Tab Number. Atau klik kanan dan pilih Format Cell.
3. Pilihlah jenis data di Category menjadi Number kemudian dapat dilakukan pengaturan
angka decimal di belakang koma.

Gambar 4.24 Kotak dialog Format Cell Number

Selain Numerik, dapat pula mengatur Cell Data Type sesuai dengan yang diinginkan. Cara
masuk ke dalam Format Cell sama seperti langkah 1-2 di atas. Kemudian pilih data type yang
ingin ditampilkan.

Presisi

Untuk menentukan presisi atau tanda ribuan dan pecahan. Caranya hampir sama dengan cara
menentukan format Cell Data Type di atas. Hanya untuk menentukan presisi, dapat
melakukan berbagai pilihan sebagai berikut :

Category Keterangan
Number Untuk menampilkan angka dalam format normal (angka general)
Untuk memformat angka atau nilai mata uang secara general
Currency dengan menggunakan format akuntansi dan penempatan angka
desimal
Accounting Menentukan simbol keuangan dan desimal dalam kolom
Menentukan nilai pecahan terhadap numerik pada kolom atau
Fraction
cell.

Untuk category currency dan accounting, akan muncul pilihan simbol yang biasanya dapat
kita pilih simbol mata uang yang diinginkan.

Mengatur dan Edit Kolom dan Baris

Untuk mengatur ukuran tinggi dan lebar kolom dan baris, dapat dilakukan dengan langkah di
bawah ini.

Untuk mengatur tinggi baris

1. Pilih dan Klik bagian baris yang ingin diatur tingginya.


2. Pilih Menu Format, lalu pilih Row > Height
Gambar 4.25 Baris yang akan diatur

1. Akan keluar kotak dialog untuk mengubah ukuran tinggi baris seperti gambar di
bawah. Lakukan perubahan ukuran. Ukuran standar adalah 12.75 inch.

Gambar 4.26 Kotak dialog tinggi baris

Atau dapat dilakukan dengan cara klik kanan header/footer sebagai berikut :

1. Pilih dan Klik bagian baris yang ingin diatur tingginya.


2. Klik kanan header/footer dan pilih Row Height

Gambar 4.27 Menu hasil klik kanan pada baris

1. Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar 4.26. Ketik ukuran yang diinginkan.

Untuk mengatur lebar kolom

1. Pilih dan Klik bagian kolom yang ingin diatur ukuran lebarnya.
2. Pilih Menu Format, lalu pilih Column > Width.

Gambar 4.28 Kolom yang akan diatur

1. Akan keluar kotak dialog untuk mengubah ukuran lebar kolom seperti gambar di
bawah. Lakukan perubahan ukuran. Ukuran standar adalah 8.43 inch.

Gambar 4.29 Kotak dialog lebar kolom

Atau dapat dilakukan dengan cara klik kanan header/footer sebagai berikut :

1. Pilih dan Klik bagian kolom yang ingin diatur lebarnya.


2. Klik kanan header/footer dan pilih Column Width.

Gambar 4.30 Menu hasil klik kanan pada kolom

1. Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar 4.29. Ketik ukuran yang diinginkan.

Border / Bingkai

Border juga berguna dalam mengelompokkan dan memvisualisasikan data sehingga tampak
lebih rapih. Cara membuatnya adalah dengan :

1. Sorotlah Cell yang ingin dibuatkan border.


2. Pilih menu Format > Cell, lalu pilih Tab Border.
Gambar 4.31 Kotak dialog Format Cell Border

1. Atau dari toolbar, Klik Icon kemudian klik segitiga di sampingnya untuk memilih
jenis border.

Gambar 4.32 Pilihan border

Warna

Mengubah warna Font/Text di dalam Cell, dapat dilakukan tahap berikut :

1. Sorot Cell yang ingin diubah warnanya atau Blok tulisan / text yang ada di dalam Cell
(jika hanya sebagian test saja).
2. Pilih menu Format => Cell => Tab Font, pada bagian Color ubah jenis warnanya.
Atau dari Icon yang terdapat pada Toolbar.

Gambar 4.33 Kotak dialog Format Cell untuk mengatur warna font

Mengubah warna Cell, dapat dilakukan langkah sebagai berikut :

1. Sorot Cell yang ingin diubah warnanya.


2. Pilih menu Format > Cell > Tab Patterns, pada bagian Color ubah jenis warnanya.
Atau dari Icon yang terdapat pada Toolbar.

Gambar 4.34 Kotak dialog Format Cell untuk mengatur warna cell

4.8 Fitur Copy, Cut, dan Paste

Di dalam lembar sebar, kita dapat menggunakan fitur untuk menyalin dan memindahkan data,
seperti copy (untuk menyalin), cut (memotong/memindahkan), dan paste (meletakkan obyek
yang telah di-copy atau di-cut ke tempat lain).

Copy

Untuk menggunakan fitur copy, dapat dilakukan seperti langkah berikut ini:

1. Sorotlah cell atau range yang datanya akan disalin. Misalnya Sorot range B3:D8.
2. Pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C). Atau dapat pula menggunakan cara lain
dengan menempatkan petunjuk header/footer tetap pada posisi cell atau range yang
disorot, kemudian tekan tombol header/footer sebelah kanan satu kali sampai menu
shortcut ditampilkan, lalu pilih dan klik Copy.

Gambar 4.35 Sorotan Cell yang akan di-copy

1. Pindahkan penunjuk cell ke posisi baru untuk menempatkan hasil penyalinan yang
diinginkan. Sebagai contoh pindahkan penunjuk cell ke cell F3.
2. Pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V). Dapat juga dengan menenpatkan penunjuk
header/footer tetappada posisi cell atau range yang disorot, kemudian tekan tombol
header/footer sebelah kanan satu kali sampai menu shortcut ditampilkan, lalu pilih
dan klik Paste. Tetapi sebenarnya dapat lebih cepat dengan menekan tombol Enter.
Hasil penyalinan terlihat pada gambar berikut ini.

Gambar 4.36 Hasil Copy

Cut

Untuk menggunakan fitur cut, dapat dilakukan seperti langkah berikut ini :

1. Sorotlah cell atau range yang datanya akan dipindahkan. Misalnya Sorot range
B3:D8.
2. Pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X). Atau dapat pula menggunakan cara lain
dengan menempatkan petunjuk header/footer tetap pada posisi cell atau range yang
disorot, kemudian tekan tombol header/footer sebelah kanan satu kali sampai menu
shortcut ditampilkan, lalu pilih dan klik Cut.

Gambar 4.37 Sorotan Cell yang akan di-cut

1. Pindahkan penunjuk cell ke posisi baru yang diinginkan. Sebagai contoh pindahkan
penunjuk cell ke cell F3.
2. Pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V). Dapat juga dengan menenpatkan penunjuk
header/footer tetappada posisi cell atau range yang disorot, kemudian tekan tombol
header/footer sebelah kanan satu kali sampai menu shortcut ditampilkan, lalu pilih
dan klik Paste. Tetapi sebenarnya dapat lebih cepat dengan menekan tombol Enter.
Hasil penyalinan terlihat pada gambar berikut ini.

Gambar 4.38 Hasil Cut

Menggunakan Tombol ToolBar

Toolbar Perintah Keterangan


Copy Digunakan untuk menyalin data yang disorot ke Clipboard
Digunakan untuk memindahkan data yang disorot ke
Cut
Clipboard
Digunakan untuk mengambil data yang ada di Clipboard
Paste dan menempatkannya di posisi penunjuk cell sekarang
berada.
4.9 Formula

Di dalam lembar sebar, terdapat formula yang biasanya dikenal dengan istilah rumus atau
fungsi. Untuk tahap ini, akan dipelajari formula sederhana berupa rumus untuk penjumlahan,
pengurangan, perkalian, pembagian, dan fungsi untuk menghitung penjumlahan data (sum)
dan menghitung rata-rata data (avg).

Operator hitung (operator aritmatik) yang dapat digunakan pada rumus, di antaranya :

+ (plus) : penjumlahan

- (minus) : pengurangan

* (kali) : perkalian

/ (bagi) : pembagian

^ (pangkat) : pangkat

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan atau hierarki operator hitung
sebagai berikut.

Pertama ^

Kedua * atau /

Ketiga + atau

Catatan : rumus yang diapit dengan tanda kurung ( ) akan diproses terlebih dahulu.

Sebagai contoh, ketiklah pada lembar kerja data berikut ini :

1.Pada cell B3, B4, C3, C4, E3, E4, E5, dan E6 ketiklah sesuai dengan yang tertera di gambar
di bawah (Gambar 4.39).

2.Pada cell G3 ketik dengan menggunakan rumus : =B4+C4

3.Pada cell G4 ketik dengan menggunakan rumus : =B4-C4

4.Pada cell G5 ketik dengan menggunakan rumus : =B4*C4

5.Pada cell G6 ketik dengan menggunakan rumus : =B4/C4

6.Hasil akan terlihat seperti gambar berikut ini.

Gambar 4.39 Contoh Hasil Penggunaan Formula


Atau dapat pula dilakukan dengan menggeserkan ke arah cell yang diinginkan. Misalnya
untuk menggunakan rumus =B4+C4 dapat dilakukan dengan cara :

1. Ketik = di cell G3, lalu pilih dan klik cell B4 (cell yang berisi angka 9)

Gambar 4.40 Penggunaan Formula Penjumlahan tahap 1

1. Lalu ketik + dan pilih cell C4 (berisi angka 3)

Gambar 4.41 Penggunaan Formula Penjumlahan tahap 2

1. Setelah itu tekan enter, maka akan muncul angka 12 di cell G3, seperti pada gambar
berikut.

Gambar 4.42 Penggunaan Formula Penjumlahan tahap 3

Catatan : Setiap penulisan rumus, harus diawali dengan lambang sama dengan ( = )

4.10 Menggunakan Fungsi

Fungsi merupakan formula berupa rumus yang sudah siap pakai yang digunakan sebagai alat
untuk membantu perhitungan. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh lembar sebar
dikelompokkan menjadi beberapa kelompok fungsi, di antaranya kelompok fungsi keuangan,
matematika, statistika, logika, teks, database dan kelompok fungsi lainnya.

Umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen yang dapat berupa angka,
label, rumus, alamat cell atau range. Argumen ini biasanya ditulis dengan diapit tanda
kurung.

SUM

Sebagai contoh, perhatikan penulisan fungsi yang digunakan untuk penjumlahan data berikut
:

=SUM(100,1500,5000) Hitung jumlah angka 100, 1500, 5000

=SUM(B2,E5,G5) Hitung jumlah isi cell B2, E5, dan G5


=SUM(B3/4, A3*5,C3) Hitung jumlah isi cell B3 dibagi 4, cell A3 dikali 5 dan cell C3

=SUM(B3:B6) Hitung jumlah data dalam range B3 sampai B6

Untuk menggunakan fungsi dapat dengan cara langsung mengetiknya (manual) atau dengan
menggunakan tombol toolbar Paste Function untuk memasukkan fungsi secara otomatis.

Sebagai contoh, dapat dilakukan perhitungan untuk angka-angka berikut.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini :

1. Ketik angka-angka pada lembar kerja seperti gambar berikut ini.

Gambar 4.43 Contoh untuk menggunakan fungsi

2. Buat perhitungan dengan menggunakan fungsi penjumlahan (sum)

Gambar 4.44 Menggunakan Rumus fungsi =sum(500,3000,5000) yang akan menghasilkan


nilai 8500

Gambar 4.45 Menggunakan Rumus fungsi =sum(E3,E4,E5) yang akan menghasilkan nilai
8500

Gambar 4.46 Menggunakan Rumus fungsi =sum(E3/2,E4*2,E5) yang akan menghasilkan


nilai 11250

Gambar 4.47 Menggunakan Rumus fungsi =sum(E3:E5) yang akan menghasilkan nilai
8500

Dapat pula dengan menggunakan tombol toolbar untuk AutoSum seperti yang terlihat pada
gambar berikut ini.

Gambar 4.48 Penggunaan AutoSum

AutoSum digunakan untuk menjumlahkan data pada suatu baris atau kolom tertentu secara
otomatis.
AVERAGE

Average (avg) merupakan fungsi yang sering digunakan untuk menghitung rata-rata data.

Perhatikan contoh berikut ini.

Gambar 4.49 Penggunaan Average

Untuk perumusan rata-rata digunakan penulisan : =AVERAGE(range yang ingin dihitung


rata-rata datanya)

4.11 Pencetakan Dokumen (Print)

Untuk mencetak dokumen dari lembar sebar, pastikan bahwa printer telah terpasang dan
sudah terbaca oleh sistem operasi Windows. Anda dapat mengatur setting halaman, jenis
kertas dan batas pada Page Setup. Cara mengakses Page Setup adalah sebagai berikut :

1. Pilih File > Page Setup.


2. Muncul kotak dialog Page Setup.

Gambar 4.50 Kotak dialog Page Setup untuk Page

Dalam kotak dialog Page Setup, terdapat 4 buah tab yang mewakili 4 bagian dalam mengatur
halaman, yaitu Page, Margins, Header/Footer, dan Sheet.

v Page

Pada Page, dapat diatur jenis dan ukuran dokumen yang diinginkan pada Paper size. Serta
dapat mengatur orientasi atau posisi dari halaman pada Orientation, menjadi vertikal/tegak
(potrait) atau horizontal (landscape). Pada kotak daftar pilihan Print quality, dapat dipilih
tingkatan kualitas hasil pencetakan yang diinginkan.

Catatan : Kualitas hasil pencetakan ditentukan berdasarkan jumlah dpi (dots per inch),
semakin besar jumlah dpi-nya maka semakin baik kualitasnya.

v Margins

Gambar 4.51 Kotak dialog Page Setup untuk Margins


Pada Margins, dapat diatur batas atas(Top), bawah(Bottom), kiri(Left), dan kanan (Right)
pada halaman dokumen. Agar tampilan hasil pencetakan terlihat baik, dapat diatur agar hasil
pencetakan ditempatkan di tengah halaman kertas, dengan cara pada bagian Center on Page,
beri tanda atau klik kotak cek Horizontally dan/atau kotak cek Vertically.

v Header/Footer

Gambar 4.52 Kotak dialog Page Setup untuk Header/Footer

Pada bagian ini, dapat dipilih isi header/footer ynang diinginkan. Bila pilihan yang tersedia
tidak sesuai dengan yang diinginkan, dapat dibuat header dan footer sendiri sesuai dengan
keinginan. Untuk membuat header dan footer sendiri, klik tombol perintah Custom Header
dan/atau Custom Footer. Kotak dialog Header dan/atau Footer akan tampil.

Gambar 4.53 Kotak dialog untuk mengatur header dan/atau footer

Catatan : Isi header dan/atau footer yang diketik dapat ditempatkan pada tiga posisi, yaitu kiri
(Left section), tengah (Center section), dan kanan (Right section).

Pada kotak isian header dan footer selain dapat ditulis teks, dapat pula menempatkan
informasi nomor halaman, jumlah total halaman, tanggal, waktu, nama file dan nama tab
lembar kerja. Untuk menempatkan posisi tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan
tombol toolbar header/footer.

Tombol Toolbar Header/Footer :


Toolbar Perintah Keterangan
Font Digunakan untuk mengatur format tampilan huruf
Page Number & Digunakan untuk menempatkan nomor halaman
&
Total Pages dan jumlah total halaman
Date & Time Digunakan untuk menempatkan informasi tanggal
&
dan waktu yang berlaku pada sistem komputer.
File Name & Digunakan untuk menempatkan nama file atau
&
Sheet Name nama tab lembar kerja

v Sheet

Gambar 4.54 Kotak dialog Page Setup untuk Sheet

Apabila mencetak lembar kerja yang cukup panjang/lebar hingga memerlukan beberapa
halaman pencetakan, akan berakibat judul lembar kerja hanya akan ada di halaman pertama
saja. Untuk mengatasi hal ini, dapat mengatur agar bagian lembar kerja yang merupakan
judul dapat selalu tercetak di setiap halaman. Untuk memberi judul di setiap halaman
pencetakan, ikuti langkah berikut ini:

1. Pilih dan klik menu File > Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Sheet.
3. Pada bagian Print titles, tentukan range judul lembar kerja yang ingin Anda
tampilkan di setiap halaman pencetakan. Untuk judul berupa baris Anda isikan pada
kotak isian Rows to repeat at top dan untuk judul berupa kolom Anda isikan pada
kotak isian Columns to repeat at left.
4. Klik OK.

Sebelum mencetak, biasanya kita akan mengecek hasil yang akan kita peroleh pada saat akan
mencetak. Hasil tersebut dapat kita lihat melalui print perview. Untuk melakukan print
Preview, dapat dilakukan dengan langkah berikut :

1. Pilih File > Print Preview, atau


Gambar 4.55 Menu Print Preview

1. Menekan tombol shortcut Print Preview pada toolbar Standard


2. Anda akan masuk ke dalam jendela Word mode preview.

Gambar 4.56 Hasil Print Preview

1. Setelah melihat, Anda dapat melanjutkan pencetakan dengan menekan tombol Print ,
atau keluar dengan menekan tombol Close dan kembali ke mode edit seperti biasa.

Selain melalui Print Preview, Anda dapat melakukan pencetakan langsung tanpa melihat
print preview terlebih dahulu dengan cara

1. Pilih File > Print (Ctrl+P).

Gambar 4.57 Menu Print

1. Muncul kotak dialog Print.

Nama Printer
Jumlah yang
akan dicetak
Print Range

Gambar 4.58 Kotak dialog Print

1. Pilih nama Printer.


2. Tentukan range atau batasan pencetakan dokumen pada Page Range. Batasan
pencetakan terdiri dari semua (All), halaman di mana kursor berada (Current Page),
dan halaman tertentu (Pages).
3. Tentukan jumlah salinan yang ingin dicetak pada Copies.

Jika sudah, tekan OK untuk memulai pencetakan, atau tekan Cancel untuk membatalkan
pencetakan.
BAB V

SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN

UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI


5.1 Sumber Daya Manusia

Pelatih

Pelatih Anda dipilih karena dia telah berpengalaman. Peran Pelatih adalah untuk :

1. Membantu Anda untuk merencanakan proses belajar.


2. Membimbing Anda melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap
belajar.
3. Membantu Anda untuk memahami konsep dan praktik baru dan untuk menjawab
pertanyaan Anda mengenai proses belajar Anda.
4. Membantu Anda untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang Anda
perlukan untuk belajar Anda.
5. Mengorganisir kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.
6. Merencanakan seorang ahli dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.

Penilai

Penilai Anda melaksanakan program pelatihan terstruktur untuk penilaian di tempat kerja.
Penilai akan :

1. Melaksanakan penilaian apabila Anda telah siap dan merencanakan proses belajar dan
penilaian selanjutnya dengan Anda.
2. Menjelaskan kepada Anda mengenai bagian yang perlu untuk diperbaiki dan
merundingkan rencana pelatihan selanjutnya dengan Anda.
3. Mencatat pencapaian / perolehan Anda.

Teman kerja/sesama peserta pelatihan

Teman kerja Anda/sesama peserta pelatihan juga merupakan sumber dukungan dan bantuan.
Anda juga dapat mendiskusikan proses belajar dengan mereka. Pendekatan ini akan menjadi
suatu yang berharga dalam membangun semangat tim dalam lingkungan belajar/kerja Anda
dan dapat meningkatkan pengalaman belajar Anda.

5.2 Sumber-sumber Perpustakaan

Pengertian sumber-sumber adalah material yang menjadi pendukung proses pembelajaran


ketika peserta pelatihan sedang menggunakan Pedoman Belajar ini.

Sumber-sumber tersebut dapat meliputi :


- Buku referensi dari perusahan

- Lembar kerja

- Gambar

- Contoh tugas kerja

- Rekaman dalam bentuk kaset, video, film dan lain-lain.

Ada beberapa sumber yang disebutkan dalam pedoman belajar ini untuk membantu peserta
pelatihan mencapai unjuk kerja yang tercakup pada suatu unit kompetensi.

Prinsip-prinsip dalam CBT mendorong kefleksibilitasan dari penggunaan sumber-sumber


yang terbaik dalam suatu unit kompetensi tertentu, dengan mengijinkan peserta untuk
menggunakan sumber-sumber alternative lain yang lebih baik atau jika ternyata sumber-
sumber yang direkomendasikan dalam pedoman belajar ini tidak tersedia/tidak ada.

5.3 Daftar Peralatan/Mesin dan Bahan

1. Judul/Nama Pelatihan : Mengoperasikan Piranti Lunak Lembar Sebar (Spreadsheet)


Tingkat Dasar

1. Kode Program Pelatihan : TIK.OP02.005.01

UNIT
DAFTAR DAFTAR
NO KODE UNIT KETERANGAN
PERALATAN BAHAN
KOMPETENSI
1. Mengoperasikan TIK.OP02.005.01 - Unit PC (Personal - Buku informasi -
Piranti Lunak Computer) dengan tentang
Lembar Sebar CD drive dan mengoperasikan
(Spreadsheet) Floppy Disk. piranti lunak
Tingkat Dasar lembar sebar
- Sistem operasi (spreadsheet)
pada PC tingkat dasar
berbasiskan
Windows.

- Piranti lunak
Microsoft Excel
telah terinstal di
dalam PC

- Keyboard dan
mouse

- RAM dengan
ukuran yang sesuai
dengan kebutuhan.

- Printer

DAFTAR PUSTAKA