Anda di halaman 1dari 5

PURCHASING

Departemen purchasing merupakan salah satu departemen yang


berada dibawah departemen manufacturing. Tugasnya menangani
pembelian untuk bahan baku obat, bahan pengemasan, alat laboratorium
dan mesin produksi. Departemen ini bekerja sama dengan departemen
product development dalam menentukan supplier yang akan memasok
bahan/alat yang akan dibeli.

Dalam industri farmasi, komponen terbesar dalam struktur biaya


produk adalah biaya pengadaan barang, termasuk di dalamnya adalah
pengadaan bahan awal (starting material) yang terdiri dari bahan baku (baik
bahan baku aktif maupun bahan penolong) serta bahan pengemas. Tidak
kurang dari 60 - 70% dari total biaya perusahaan digunakan untuk
melakukan pengadaan bahan awal ini.

Di banyak industri farmasi, departemen ini berada langsung di bawah

direksi perusahaan (Direktur Keuangan atau Direktur Operasi/Pabrik).

Beberapa industri farmasi lain, menempatkan Departemen Pembelian di

bawah Material (PPIC) Manager. Perbedaan ini antara lain dipengaruhi oleh

besar/kecilnya tanggung jawab di masing-masing perusahaan karena

bidang pengadaan terkait langsung dengan penggunaan keuangan

perusahaan.

Bagian purchasing wajib melakukan audit terhadap vendor/suplier

terkait pada/cara penanganan bahan baku/pengemas tablet bahan alam

seperti : Sistem FEFO, cara penyimpanan, kelengkapan gudang,

kebersihan, suhu penyimpanan, dokumentasi (CoA, Exp.date, retest date).

Purchasing bertugas melakukan pembelian semua keperluan

perusahaan, menangani pembelian untuk bahan baku obat, bahan

pengemasan, alat laboratorium dan mesin produksi, menentukan supplier

yang akan memasok bahan/alat yang akan dibeli serta dokumentasi surat

pembelian barang.
Bagian pembelian bertanggung jawab untuk melakukan pembelian

segala hal keperluan perusahaan, baik keperluan administrasi seperti alat

tulis kantor dan alat elektronik maupun keperluan yang terkait langsung

dengan produksi obat seperti bahan baku obat, bahan pengemas, spare

part mesin-mesin produksi, dan lain-lain.

Sebelum melakukan pembelian barang, departemen purchasing

melakukan negoisasi mengenai harga dan lead time (tepat waktu)

pengiriman barang. Setelah itu, departemen purchasing akan mengubah

order requisition (OR) menjadi purchase order (PO), lalu dikirim ke supplier.

OR atau gabungan OR (pra PO) dibuat oleh departemen PPIC. Merupakan

badan hukum yang sah.

Terdapat empat kegiatan utama dalam pembelian, yaitu:


1. Pemilihan supplier (pemasok), bernegosiasi mengenai harga, termint
pembayaran dan jadwal pengiriman bahan, termasuk di dalamnya
menerbitkan surat pesanan (purchase order/PO)
2. Melakukan pemantauan pengiriman (expediting delivery) yang dilakukan
oleh supplier
3. Menjembatani antara supplier dengan bagian terkait dalam perusahaan,
misalnya bagian teknik, QC, Produksi, Keuangan dan lain-lain yang
berkaitan dengan masalah pembelian bahan (complaint, dan lain-lain)
4. Mencari produk, material atau supplier baru, yang dapat memberikan
kontribusi dan keuntungan pada perusahaan.

Pemilihan Supplier
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih supplier :
1. Memiliki sertifikat CoA (Certificate of Analysis).
2. Suplier harus menyertakan kelengkapan dokumen master file disebut
DMF (Drug Master File) yang merupakan salah satu standar yang
dipersyaratkan oleh cGMP. DMF merupakan main requirement dan
bukti bahwa supplier adalah perusahaan yang telah memiliki standar
cGMP. Badan POM memberi perhatian khusus pada DMF yang
merupakan informasi rinci original sub mission dan amandemens yang
mencakup data. Dalam memilih bahan baku yang menunjang product
savety, efficacy and quality, industri harus memperhitungkan standar
expektasi pasar yang jelas makin tinggi.
3. Proses evaluasi dimana harus dilihat pemasok mempunyai peralatan
yang secara rutin sudah dikalibrasi.
4. Pelanggan dapat melakukan audit terhadap pemasok, vendor, supplier
sebelum memutuskan kerjasama.
5. Menyediakan Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk setiap bahan
yang dipasok.
6. Suplier harus menyediakan bahan baku secara berkesinambungan agar
proses produksi tidak terhambat. Untuk mengantisipasi hal-hal yang
tidak diinginkan dalam hal pengadaan persediaan maka dipilih minimal
dua supplier yang berbeda untuk setiap bahan.
7. Kemudahan dalam melakukan pembayaran.
Terdapat 2 sistem pembelian (pengadaan) yang biasa dilakukan di
industri farmasi, yaitu :

1) Open Purchase Order


Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam jumlah kecil,
dengan nilai yang kecil serta proses transaksi dengan frekuensi yang
tinggi. Sistem pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk
material yang mudah didapat, supplier cukup banyak dan kebutuhannya
fluktuatif
2) Blanket Purchase Order
Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam jumlah besar
secara total, dengan harga yang tetap tapi pengirimannya diatur dalam
jangka waktu yang panjang. Sistem pembelian dengan cara ini biasanya
digunakan untuk material yang nilainya cukup tinggi, adanya potongan
harga yang cukup besar bila order quantity-nya besar atau material
tersebut sukar didapat atau di pasaran sering kosong.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan
antara lain:
1. Stok bahan yang ada baik bahan baku, bahan pengemas dan produk
jadi
2. Lead time (yaitu waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang mulai
dari pemesanan sampai tiba di gudang pabrik.
Departemen Purchasing merupakan suatu departemen yang bertanggung jawab
terhadap pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan untuk keperluan operasional
perusahaan dengan harga paling ekonomis. Faktor yang paling penting dalam
proses pembelian antara lain : kualitas bahan, jumlah bahan, waktu dan supplier
yang sudah terkualifikasi serta harga yang ekonomis.
Departemen Purchasing mengklasifikasikan barang menjadi 2, yaitu :
a. Barang inventory : barang-barang yang langsung berhubungan dengan produk
yang di produksi, antara lain : active material, raw material, dan pengemas primer.
b. Barang non-inventory : barang-barang yang tidak berhubungan langsung dengan
produk, tetapi digunakan untuk menunjang produksi, contohnya : masker,
seragam, timbangan, dll.
Tugas Purchasing
Secara umum tugas dari Departemen Purchasing adalah :
a. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier
Hubungan dengan supplier dapat bersifat kemitraan jangka panjang atapun jangka
pendek. Bagian Purchasing bertugas untuk menetapkan berapa jumlah pemasok
yang harus dimiliki untuk setiap barang.
b. Memilih supplier
Pemilihan supplier dapat dilakukan dengan cara :
- Evaluasi awal.
- Mengundang pemasok untuk melakukan presentasi.
- Kunjungan ke supplier.
- Meminta sample untuk dievaluasi lebih lanjut.
c. Memelihara data barang yang dibutuhkan dan data supplier
Departemen Purchasing harus memiliki data yang lengkap tentang barang yang
akan dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.
d. Melakukan pembelian
Pembelian merupakan pekerjaan rutin dari Departemen Purchasing. Proses
pembelian dapat dilakukan dengna beberapa cara, misalnya : pembelian rutin,
lelang maupun tender.
e. Mengevaluasi kinerja supplier
Penilaian kinerja supplier juga merupakan pekerjaan yang sangat penting, hal ini
dilakukan untuk menciptakan daya saing yang berkelanjutan. Kinerja supplier bisa
digunakan untuk sebagai dasar untuk menentukan volume pembelian maupun
untuk menentukan peringkat supplier.

Tujuan utama dari pembelian barang adalah :


- Mempertahankan kontinuitas dari supplier agar sesuai dengan jadwal.
- Memberikan barang yang memenuhi tingkat kualitas yang telah ditentukan kepada
bagian produksi untuk diproses lebih lanjut.
- Memperoleh barang yang dibutuhkan dengan biaya serendah mungkin, tetapi
masih tetap konsisten dengan kebutuhan kualitas, waktu penyerahan, dan
performance.
- Mengembangkan, mengevaluasi, dan menentukan supplier, harga dan pengiriman
yang terbaik bagi barang yang bersangkutan.

Untuk melakukan pembelian barang, pihak purchasing dapat menggunakan


3 cara pembelian, yaitu :
a. Pengadaan langsung, yaitu pengadaan barang/jasa yang dapat langsung dilakukan
di lokasi tanpa dipersyaratkan melalui proses seleksi pemasok sebelumnya.
b. Penunjukan langsung, yaitu pengadaan melalui pemasok tertentu yang telah
terlebih dahulu ditetapkan/ditunjuk melalui proses penyeleksian calon-calon
pemasok.
c. Proses tender yaitu dilakukan oleh tim pengadaan dengan anggota lintas
fungsi/bagian.