SAP 2

SISTEM TEKNIK DAN DOKUMENTASI

I. PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain, dan
dokumentasi sistem serta memahami kaitan antar-subsistem. Teknik sistem ini
biasanya berupa diagram. Teknik sistem penting baik bagi auditor internal maupun
bagi auditor eksternal.
1.1 Penggunaan Teknik Sistem untuk Audit
Audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama disebut audit
interim, yang memerlukan pengujian kepatuhan (compliance) untuk memastikan
eksistensi, menilai efektivitas, dan mengecek kelangsungan operasi pengendalian
internal yang akan menjadi dasar penilaian. Komponen kedua merupakan audit
laporan keuangan melibatkan pengujian substantive yang merupakan verifikasi
angka dalam laporan keuangan secara langsung.
a. Evaluasi Pengendalian Internal
Auditor sering terlibat dalam proses evaluasi pengendalian internal. Auditor
biasanya berkepentingan dengan arus pemrosesan dokumen dan distribusi
dokumen dalam sistem aplikasi. Flowchart analitis, flowchart dokumen, dan
diagram formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi
dokumen. Diagram ini disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk
mengelompokkan peran pemrosesan yang disajikan oleh setiap entitas.
b. Pengujian Kepatuhan
Auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengonfirmasi eksistensi,
menilai efektivitas, dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Jika
pengendalian yang akan dievaluasi merupakan komponen dari sistem informasi
organisasi, maka auditor perlu mempertimbangkan teknologi yang digunakan
dalam sistem informasi tersebut.
c. Kertas Kerja
Kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang
dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit,
dan simpulan yang ditarik dari hasil audit. Auditor menggunakan teknik sistem
1
 untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja. Diagram alur
data, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan, dan metode matriks
akan masuk ke dalam kertas kerja sebagai bagian dari dokumentasi sebuah sistem
yang ditinjau oleh auditor.
1.2 Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem
Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase, yaitu :
a. Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik
sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan
flowchart analitis.
b. Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan
utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart
program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk
mendokumentasikan perancangan sistem.
c. Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem
yang telah dibuat. Aktivitas yang biasanya tercakup dalam implementasi adalah
pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer, pengujian
sistem, pembuatan standar, dokumentasi, dan konversi file dari sistem lama ke
sistem baru.

II. TEKNIK-TEKNIK SISTEM

2.1 Simbol Flowchart
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan
urutan-urutan prosedur dari suatu program (Hidayat, 2014). Flowchart digunakan
baik oleh auditor maupun oleh personel sistem. Pemakaian flowchart meluas seiring
2
dengan berkembangnya komputerisasi pemrosesan data bisnis. Pemakaian yang
meluas ini, memicu perlunya keanekaragaman symbol dan konvensi yang digunakan.
ANSI X.3.5.-1970 mendefinisikan empat kelompok symbol flowchart-simbol
dasar, symbol input/output, symbol proses, dan symbol tambahan. ANSI
mendefinisikan bentuk setiap symbol tersebut dan mengilustrasikan penggunaan
symbol-simbol tersebut.
a. Simbol Dasar

Symbol dasar mencakup simbol input/output, symbol proses, symbol arus

data, serta symbol anotasi (komentar). Symbol tersebut terkait dengan fungsi dasar
pemrosesan data.
b. Simbol Input/Output yang Spesifik

3
 Simbol input/output yang spesifik menggambarkan fungsi input/output, yaitu
membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.
Simbol ini juga mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi
ataupun cara menangani informasi. Jika tidak tersedia simbol khusus maka dapat
digunakan simbol dasar.
c. Simbol Proses Khusus

Simbol proses khusus menggambarkan fungsi pemrosesan dan

mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi. Jika
tidak tersedia simbol proses maka dapat digunakan symbol dasar.
d. Simbol Tambahan

4
 Simbol tambahan dapat digunakan untuk memperjelas flowchart atau untuk
mempermudah pembuatan flowchart.

2.2 Simbol untuk Membuat Flowchart

Symbol digunakan dalam flowchart untuk menggambarkan fungsi suatu
informasi atau fungsi jenis sistem yang lain. Arah aliran digambarkan sebagai garis
antarsimbol. Jika arah aliran tidak dari kiri ke kanan ataupun dari atas ke bawah,
maka garis tersebut perlu dilengkapi dengan anak panah untuk memudahkan
memahami aliran data. Jika suatu alur terpaksa terputus karena keterbatasan halaman,
maka symbol konektor harus digunakan untuk mengindikasikan adanya
penyambungan alur ke bagian atau halaman lain. Jika suatu alur bersifat bolak balik,
maka dapat digambarkan dengan dua garis atau dengan satu garis beserta dua anak
panah diujungnya.

2.3 Diagram IPO dan HIPO

Diagram IPO dan HIPO digunakan terutama oleh personel pengembangan
sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam flowchart.
Diagram IPO berguna untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan.
Sedangkan HIPO terdiri dari serangkaian level yang makin ke bawah
menggambarkan sistem yang lebih detail. Berapa level yang harus dibuat tergantung
pada kebutuhan pengguna, sejauh mana pengguna membutuhkan rincian.

2.4 Flowchart Sistem dan Program

Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi dalam sebuah
sistem dan juga menunjukkan titik awal input, tahapan proses, mode pemrosesan
(manual/mesin), dan didisposisi output. Flowchart sistem digunakan baik oleh
personel sistem maupun editor.
Flowchart program digunakan terutama oleh personal pengembangan sistem.
Flowchart program dibandingkan flowchart sistem, lebih detail dalam
menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Flowchart sistem terkait dengan fase
analisis sebuah proyek, sedangkan flowchart program terkait dengan fase design.

5
2.5 Diagram Arus Data Logika
Data flow diagram (DFD) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan
aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari
masukan menjadi keluaran (Novaliendry, 2009). Tujuan penggunaan DFD adalah
untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis sistem dengan proses desain
sistem secara fisik. Terdapat empat simbol DFD yaitu terminator, proses, simpanan
data dan arus data.
2.6 Diagram Arus data Logika dan Analisis Terstruktur
Diagram ini menggambarkan konstruksi DFD dan peran DFD dalam analisis
sistem terstruktur. Analisis sistem terstruktur ditandai dengan adanya rancangan top-
down dan perbaikan yang terus-menerus.

2.7 Flowchart Distribusi Formulir, Dokumen, dan Analitik

Flowchart analitik, flowchart dokumen dan diagram distribusi formulir dapat
digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini
dikelompokkan dalam kolom untuk mengelompokkan fungsi yang dijalankan oleh
setiap entitas.

2.8 Teknik Narasi

Teknik narasi adalah sebuah teknik yang dimanfaatkan dalam analisis sistem
tahap pencarian fakta pada suatu perusahaan. Terdapat beberapa jenis teknik narasi
yang dapat digunakan yaitu wawancara, kuisioner, dan tinjauan terhadap
dokumentasi. Dokumentasi merupakan narasi, diagram alur, diagram, dan penjelasan
tertulis lainnya yang menggambarkan cara kerja sistem. Teknik dokumentasi terdiri
dari data flow diagram dan data flowchart (Rachman dan Sulatro, 2011).

2.9 Analisis Penggunaan Sumber Daya

Analisis penggunaaan sumber daya merupakan analisis berikutnya yang perlu
dilakukan untuk mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus
diselesaikan dengan selalu dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem
pada implementasi. Berikut adalah kegiatan analisis penggunaan sumber daya :

6
 1. Pengukuran Kinerja
Pengukuran kinerja mencakup berbagai teknik untuk membuat model,
mengukur, atau mengestimasi aktivitas dalam kerangka produksi.
2. Analisis Distribusi Kerja
Analisis distribusi kinerja adalah melakukan sebuah analisis untuk membagi
tugas ke karyawan-karyawan, dimana biasanya disajikan dalam bentuk matriks.
2.10 Teknik Analisis Keputusan
1. Tabel Keputusan dan Percabangan
Tabel ini digunakan terutama oleh personel pengembangan sistem untuk
membuat program komputer yang biasanya terlalu kompleks untuk digambarkan
dengan menggunakan simbol flowcart.
2. Metode Matriks
Metode matriks digunakan oleh auditor maupun personel sistem, yang
berguna dalam pekerjaan sistem untuk menganalisis dan menyajikan serangkaian data
yang besar.

REFERENSI

7
Bodnar, George, William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi
9.Yogyakarta: Penerbit Andi.

Hidayat, Rachmat. 2014. Sistem Informasi Ekspedisi Barang Dengan Metode E-CRM
Untuk Meningkatkan Pelayanan Pelanggan. Jurnal Sisfotek Global,Vol. 4,
No. 2.

Novaliendry, Dony. 2009. Aplikasi Penggunaan Metode Promethee Dalam Sistem

Pendukung Keputusan Untuk Penentuan Media Promosi (Studi Kasus: STMIK
Indonesia). Jurnal Ilmiah Kursor, Vol. 5, No. 2, 108.

Rachman dan Sulatro. 2011. Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi
Pada Usaha Kecil dan Menengah (Studi Kasus Pada CV. Smart Teknologi
Indonesia. Junal Akuntansi. Vol.4.