COMO PREPARAR UN PROGRAMA DE VOLUNTARIADO

Si no ha involucrado voluntarios en su organizacin o est pensando en iniciar un programa de

voluntariado o proyecto, esta gua tiene como objetivo cubrir algunos de los elementos clave que
necesita considerar.

1. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE VOLUNTARIOS

Un punto de partida clave es identificar cmo van a participar los voluntarios con su organizacin. Es
posible que ya tenga algunas ideas de funciones en mente para los voluntarios, pero podran haber
otras que no haban pensado previamente. Una vez que haya identificado algunas tareas para cada
una de las funciones de los voluntarios, es importante ponerlas por escrito. Recuerde que estos no
estn escritos en piedra, por lo que se pueden adaptar de acuerdo a las capacidades y necesidades
del individuo. No olvide de revisar esto en forma regular con el voluntario. Si su papel cambia con el
tiempo, la descripcin de la funcin o tarea puede ser modificado para reflejar esto.

Preguntas que debe hacer antes de realizar una evaluacin de las necesidades

Cul es la misin y visin de la organizacin?

Qu ests tratando de lograr en su comunidad? Cul es el propsito del programa?

Cmo encajan los voluntarios en la misin, las estrategias del programa y sus metas?

Cmo podran los voluntarios responder a las necesidades del programa para servir de mejor forma
y hacer una mayor diferencia en la comunidad?

Cmo pueden ayudar a los voluntarios a cumplir con los objetivos del programa?

2. INVOLUCRAR PERSONAL Y OTROS INTERESADOS

Siempre es buena idea involucrar a otros interesados en su organizacin para reconocer y apoyar la
necesidad de establecer un programa de voluntariado. Algunos miembros del personal puede ser
escptico sobre el valor que los voluntarios podan dar a su organizacin, o pueden tener miedo de
que los voluntarios lleguen a reemplazar los trabajos remunerados. Puede ser til organizar una
reunin para discutir y despejar inquietudes. Con esto podr demostrarles a sus empleados que los
voluntarios, en lugar de ser un obstculo, en realidad pueden ser de gran beneficio, no slo a la
organizacin, sino a sus usuarios finales (beneficiarios) y la comunidad en general.
Cuestionario para evaluar las actitudes del personal:

El nivel de experiencia del personal remunerado con el trabajo de lo voluntarios

Alguna vez han supervisado voluntarios antes?

Alguna vez han trabajado en una organizacin en donde interactan con voluntarios?

Son o han sido voluntarios en alguna organizacin?

El nivel de confort del personal en el trabajo con voluntarios.

Hay puestos o roles que el personal siente que los voluntarios no deberan estar haciendo?

Existen elementos del programa, tales como la formacin del personal adicional que
deben de ser instruidos antes de colocar los voluntarios?

El nivel de temor que el personal se sienten hacia el trabajo con voluntarios.

Existen mecanismos de gestin de riesgos?

Existe alguna preocupacin acerca de la prdida de puestos de trabajo del personal?

3. CONSIDERE LA POSIBILIDAD DE BRINDAR HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Es importante tener en cuenta el espacio y equipo. Los voluntarios debern tener espacio fsico
adecuado para trabajar, y pueden necesitar acceso a celulares, computadoras y otros equipos
dependiendo de cul sern sus responsabilidades. Puede causar friccin el introducir voluntarios a
un lugar donde ya est abarrotado por el personal, se debe comprobar que su organizacin es
capaz de acomodar a los voluntarios que se propone reclutar.

4. DISEAR Y PLANIFICAR SU PROGRAMA DE VOLUNTARIADO

Es de utilidad disear un marco para su programa de voluntariado. Esto puede incluir una poltica
de voluntariado o manual, que informar a los empleados y voluntarios cmo participarn e
interactuarn a nivel operativo, incluyendo:

Informacin general sobre la organizacin y el papel de los voluntarios

Polticas y procedimientos pertinentes relacionados con los gastos de voluntariado, salud y

seguridad, cobertura de seguro, monitoreo y evaluacin

Informacin sobre los mecanismos de apoyo y supervisin que recibirn los voluntarios,
incluidos los procesos de formacin y de induccin
5. COSTOS Y RECURSOS NECESARIOS

Mientras los voluntarios ofrecen su tiempo de forma gratuita, es de esperar que la organizacin
ponga una contra parte cubriendo los gastos del voluntario. Es una buena prctica tener un
presupuesto para que reembolsar los gastos en que incurran mientras trabajan como
voluntarios. Tambin tendr que considerar cualquier otro gasto asociado con el programa. Esto
puede incluir:

Formacin e induccin para los voluntarios

Materiales de publicidad para reclutar voluntarios (es posible que tambin desee
considerar el suministro de informacin en formatos alternativos y otros idiomas,
dependiendo de a quin est apuntando)

El costo del tiempo del personal de administracin incluyendo los formularios de

solicitud de procesamiento, la produccin de materiales de reclutamiento, contacto
con los solicitantes, etc.

6. DEDIQUE TIEMPO PARA APOYAR Y GESTIONAR SUS VOLUNTARIOS

Todos los voluntarios requerirn algn nivel de apoyo y gestin. En algunas organizaciones esta
funcin es realizada por el personal, pero tambin puede ser un papel de algn voluntario
permanente. El nivel de gestin y el apoyo que usted proporciona debe ser proporcional a los
roles que los voluntarios estn llevando a cabo.

Es importante reconocer el papel especializado y complejo que manejan los voluntarios. Con la
excepcin de organizaciones pequeas, cada organizacin probablemente necesitar una
persona que sea el punto de contacto o el coordinador de voluntarios. Si solicita a un miembro
del personal asumir este papel en la organizacin, entonces deber considerar qu tipo de
formacin pueda necesitar para asumir el papel y los costos asociados con esto.

7. PIENSE EN LA SOSTENIBILIDAD

Si su proyecto es de tiempo limitado o si tiene una cantidad limitada de financiamiento, debe

tener en cuenta desde el inicio del proyecto cmo va a tratar de hacerlo sostenible o pensar
que va a hacer cuando este llegue a su fin. Esto incluye ser abierto y transparente con los
voluntarios que participan sobre cunto tiempo se financi el proyecto y lo que podra suceder
con su rol al terminar. Es importante tener estas discusiones temprano para que los voluntarios
tengan claro acerca de lo que pueden esperar.
El desarrollo de alianzas con otras organizaciones que involucran a voluntarios en roles
similares puede ser una manera de asegurarse de que pueda remitir voluntarios en caso que
ellos deseen continuar con el voluntariado ms all de la vida de su proyecto o programa.

8. RECONOCIMIENTO

Nunca est de ms reconocer las contribuciones que los voluntarios hacen a su organizacin.
Un simple "gracias" es a menudo suficiente pero pequeos detalles como tarjetas o
chocolate puede ser tan eficaz como los gestos ms grandes como premios o eventos de
reconocimiento. El gesto es lo que cuenta.

Recuerde de leer la Ley del Voluntariado en Honduras al momento de disear su programa

de voluntariado. La podr encontrar aqu http://goo.gl/vsUJVK o en nuestra seccin de
Volunteca.