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Cdigo: CA-GES -01

CARACTERIZACIN DEL PROCESO Versin: 01


GESTION DE LA EDUCACIN SUPERIOR
Fecha actualizacin:
31-10-2014

LDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO


Lder de Desarrollo Humano y Educacin Superior MISIONAL
OBJETIVO ALCANCE
Incrementar la cobertura en Educacin superior de los estudiantes del Inicia con la identificacin de los intereses profesionales y
municipio, desarrollando estrategias que permitan el acceso y la vocacionales de los estudiantes del municipio de Itag, finaliza
permanencia a la misma, articuladas con las necesidades del sector con el acceso de estos al Sistema de Educacin Superior.
productivo, con el fin de mejorar la competitividad del municipio.
Secretaras en las que se ejecuta: Secretara de Educacin

1. REQUISITOS APLICABLES:

Norma Requisitos Norma Requisitos


4.1 Requisitos generales 1.2.1 Planes y Programas
4.2.3 Control de documentos 1.2.2 Modelo de Operacin por Procesos
4.2.4 Control de los registros 1.3.1 Contexto Estratgico
5.2 Enfoque al cliente 1.3.2 Identificacin de Riesgos
6.1 Provisin de recursos 1.3.3 Anlisis del Riesgo
7.1 Planificacin de la realizacin del 1.3.4 Valoracin del Riesgo
NTCGP-1000 producto o prestacin del servicio 1.3.5 Polticas de Administracin de Riesgos
MECI 1000
ISO 9001 7.2 Procesos relacionados con el cliente 2.1.1 Polticas de Operacin
7.5 Produccin y prestacin del servicio 2.1.2 Procedimientos
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos 2.1.3 Controles
8.2.4 Seguimiento y medicin del producto 2.1.4 Indicadores
y/o servicio 2.2.1 Informacin Primaria
8.3 Control del producto y/o servicio no 2.2.2 Informacin Secundaria
conforme 2.2.3 Sistemas de Informacin
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8.4 Anlisis de datos 2.3.1 Comunicacin Organizacional


8.5 Mejora 2.3.2 Comunicacin Informativa
Gestin de la Calidad 2.3.3 Medios de Comunicacin
Eficiencia administrativa 3.1.1 Autoevaluacin del Control
SISTEDA Moralizacin y transparencia en la 3.1.2 Autoevaluacin de la Gestin
Administracin Pblica 3.3.2 Planes de Mejoramiento por Procesos
Rediseos Organizacionales

2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE:

(Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)

3. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA)

Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes


Establecimientos Listado de P Fomentar y orientar la educacin tcnica, Convenios de Instituciones de
Educativos estudiantes de tecnolgica y superior, hacia las necesidades cooperacin e Educacin
grados 10 y 11 de la poblacin y las actividades del sector interadministrativos Superior pblica y
productivo y laboral del municipio privadas.
Establecimientos Bases de datos de P Identificar programas, generar acuerdos y Universidades.
Educativos egresados fomentar las acciones conjuntas de las
instituciones de educacin superior de la Comunidad
regin con las instituciones oficiales de Educativa
educacin media
Estudiantes Intereses de acceso H Elaborar y ejecutar planes, programas y Proyectos para Instituciones de
a la Educacin proyectos que contribuyan a la articulacin de articulacin de la Educacin
Superior la educacin media con la educacin superior, educacin media con Superior pblica y
el sector productivo y laboral del municipio y la superior (Fondo privadas.
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las necesidades de los habitantes. FEM) Universidades.

Comunidad
Educativa
Estudiantes Cumplimiento de
requisitos para el
ingreso al programa
de educacin
superior
Padres de Familia Intereses de acceso H Promover la Mesa de Instituciones para el Planes sectoriales Instituciones de
a la Educacin trabajo y el Desarrollo Humano del Municipio Educacin
Superior de los Superior pblica y
hijos privadas.
Universidades.
Instituciones de
Educacin para el
Trabajo y el
Desarrollo
Humano
Sector productivo
Seguimiento
Instituciones de
acadmico. Instituciones de
Educacin Superior
Educacin
pblica y privadas. Establecer relaciones con instituciones de Estudios de caso
Beneficios para la P Superior pblica y
Universidades. educacin superior de la regin que permitan sobre temas
permanencia de y privadas.
Instituciones de obtener informacin y estudios de caso sobre inherentes a la
estudiantes en la H Universidades.
Educacin para el temas inherentes a la Educacin Superior. Educacin Superior
educacin superior. Comunidad
Trabajo y el
Oferta educativa en educativa
Desarrollo Humano
Educacin Superior
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Implementar estrategias para el
Egresados y
fortalecimiento de las asociaciones de
Presidencia de la Plan Nacional de Redes asociativas estudiantes de
H egresados y estudiantes de ltimo grado de la
Repblica Desarrollo universitarias educacin
educacin media, para que continen su
superior
formacin profesional y laboral.
Plan de Desarrollo

Plan Educativo
Municipal

Presupuesto para el
programa de
educacin superior.

Espacios locativos Egresados y


Gestionar becas e intercambios con
para la oferta de estudiantes de
Ente territorial H instituciones y organizaciones a nivel local, Becas e intercambios
servicios de educacin
regional, nacional e internacional.
educacin superior superior

Informacin del
SISBEN

Normatividad

Apoyo en la
divulgacin y
comunicaciones
Listado de
estudiantes Difundir y promover el programa de becas en Comunidad informada
Comunidad
ICETEX beneficiarios H las Instituciones Educativas oficiales y en la a cerca del programa
educativa
comunidad. de becas
Orientaciones para
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crdito educativo

Normatividad

Ministerio de Planes de Presentar informes de gestin que sean Secretario de


H Informes de gestin
Educacin Nacional educacin superior solicitados Educacin

Becas nacionales
Beneficios a
Fondos de estudiantes para el Verificar el cumplimiento de requisitos para el
promocin de la acceso y V acceso y la permanencia de los estudiantes
Educacin Superior permanencia en en el programa de becas
educacin superior.
Listado de
estudiantes SIMAT

Formacin
preuniversitaria

Procesos de Perfil Educativo


Ejercer la Secretara Tcnica del Comit de Decisiones tomadas
Gestin de la A Becarios
Estmulos acadmicos en el comit
Educacin. Certificacin de
Instituciones
Educativas que
cumplen el requisito
para el acceso de
sus estudiantes al
programa de becas
Departamento Informacin del Consolidar informacin resultante de las Planes de Comunidad
A
Nacional de SISBEN actividades y emprender las acciones mejoramiento Educativa
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Planeacin Compes necesarias segn la informacin obtenida
Calificacin de las
Disear e implementar estrategias de Estrategias Comunidad
ICFES Instituciones P
orientacin vocacional implementadas Educativa
Educativas

4. APORTE ESTRATGICO DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA COMO LO IMPACTA (CARACTERSTICAS)


Atender oportuna y eficazmente las necesidades y solicitudes de la Atendiendo oportuna y eficazmente los requerimientos de los
comunidad ciudadanos direccionados al proceso.
Actuar bajo los principios de la tica pblica y de transparencia de cara Presentando informacin clara a la comunidad educativa, a
a la comunidad. cerca de la ejecucin de actividades que impactan la Gestin
de la Educacin Superior en el municipio.

Mejorar continuamente los procesos de la administracin municipal, Fortaleciendo la cultura del autocontrol, que permita mejorar el
cumpliendo con los estndares de calidad conjuntamente con la proceso con la implementacin de acciones que promuevan la
aplicacin de instrumentos tendientes a la innovacin y modernizacin mejora continua.
de la entidad.

5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL

QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO


Beneficiarios que cumplen Con la informacin del SIMAT, constancia de Con la verificacin de lista de
matrcula de la Institucin de Educacin Superior Lder de proceso
requisitos chequeo
y con la certificacin de IE que cumplen requisito
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QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO


de promedio y desviacin estndar

Verificacin de los convenios especficos que Lder de proceso Documento: Consolidacin


Convenios marco suscritos
surgen de los marco de convenios

Participacin en Comunicaciones desde las Instituciones Lder de proceso


Listados de asistencia
actividades programadas Educativas

6. PARMETROS DE MEDICIN

Frecuencia de
Indicador Objetivo Responsable
Revisin
Lograr beneficios para el acceso de los estudiantes del
Convenios suscritos con Lder Educacin
municipio a la educacin superior con presencia en el Anual
entidades pblicas Superior
territorio
Convenios suscritos con Lograr beneficios para el acceso de los estudiantes del Anual Lder Educacin
entidades privadas municipio a la educacin superior Superior

Beneficiarios del programa de Aumentar la cobertura de acceso a la educacin superior, Anual Lder Educacin
becas de Educacin superior de los jvenes graduados que cumplan con los requisitos Superior

Beneficiarios de descuentos Aumentar la cobertura de acceso a la educacin superior Anual Lder Educacin
para el acceso a la educacin de la poblacin interesada residente en el municipio de Superior
superior Itag.
Inscripcin para admisin en Anual Lder Educacin
Facilitar el acceso a la Educacin Superior de los
Instituciones de Educacin Superior
estudiantes del grado 11 de IE oficiales
Superior
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7. GESTIN DEL RIESGO (consultar Mapa de Riesgos)

Riesgo Acciones Frecuencia de Revisin Responsable


Concentracin del conocimiento Capacitacin de funcionarios en el manejo de
Trimestral Lderes de procesos
en pocas personas aplicativos
Digitalizacin de la correspondencia
Prdida de informacin Bimestral Lderes de procesos
Digitalizacin de historias laborales
Verificacin de documentos segn lista de
Falsedad en documento pblico Semestral Lderes de procesos
documentos verificables por proceso.
Asignacin de beneficio de Verificacin de los requisitos del 10% de los
descuento a un estudiante sin beneficiarios de descuento en Instituciones de Semestral Lderes de procesos
cumplir requisitos Educacin Superior
Validacin de informacin en el SIMAT, verificacin
Asignacin de beca sin cumplir
del listado de IE que cumplen con el requisito del Anual Lderes de procesos
requisitos
promedio y la desviacin estndar

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Cdigo Nombre
CA-GES-01 Caracterizacin Gestin de la Educacin Superior

PR-GES-01 Acceso y permanencia programa de becas

PR-GES-02 Orientacin profesional y vocacional


Cdigo: CA-GES -01
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9. RECURSOS:

Tipo de Recurso Descripcin Quien lo Suministra


Lderes de Programa, Profesionales Universitarios, Tcnicos y
Humanos Auxiliares Administrativos de las reas en las que se ejecuta el Gestin del Talento Humano
proceso
Instalaciones locativas adecuadas para la prestacin de los
servicios, Oficinas dotadas de equipos de cmputo, software, red Proceso Gestin de Recursos Fsicos
Fsicos
interna, aplicaciones, Internet, sistemas de informacin y Proceso Sistemas de Informacin
comunicacin y Papelera en general,
Condiciones favorables y/o adecuadas en cuanto a temperatura,
Proceso Gestin de Recursos Fsicos
Ambiente de Trabajo ambiente, ruido, iluminacin ventilacin, ergonoma, relaciones
Gestin del Talento Humano
interpersonales, trabajo en equipo

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Descripcin del Cambio


01 31/10/2014 Elaboracin del documento

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