DISEO DEL PROCESO DE CONTROL

Los gerentes enfrentan una serie de retos para disear sistemas de control, que ofrezcan
retroinformacin en forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la
organizacin . La mayor parte de estos retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a que se
debe de controlar y con qu frecuencia se debe de medir el avance. Tratar de controlar
demasiados elementos de las operaciones, de manera demasiado estricta, puede enojar y
desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energa y
dinero. Es mas los gerentes que encuentren quiz se concentren en factores fciles de medir, por
ejemplo la cantidad de personas atendidas en un restaurante, y desatiendan mas difciles de
medir, por ejemplo, la satisfaccin de la comida. Empero, largo plazo, la satisfaccin de la comida
podra ser mas importante que la cantidad de personas atendidas en un periodo dado. La mayor
parte de estos problemas se pueden evitar mediante el anlisis que identifique las reas clave del
desempeo y los puntos estratgicos de control.

Etapas de Control

Establecimiento de estndares

Medicin de resultados

Correccin

Retroalimentacin

Establecimiento de estndares

Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o
patrn con base en la cual se efecte el control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado. Los estndares no deben limitarse a
establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente, deben abarcar las
funciones bsicas y reas clave de resultados.

Rendimiento de beneficios

Posicin en el mercado

Productividad

Calidad del producto

Desarrollo del personal

Evaluacin de la actuacin

Tipos de Estndares

Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin varia de acuerdo con las
necesidades especificas del rea en donde se implementen:

1.- Estndares estadsticos:

Llamados tambin histricos, se elaboran con base en el anlisis de datos de experiencias pasadas,
ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras.

2. - Estndares fijados por apreciacin:

Son esencialmente juicios de valor, resultados de las experiencias pasadas del administrador, en
reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. (Cualitativos: la moral, la actitud).

3. - Estndares tcnicamente elaborados:

Son aquellos que se fundamentan en un estilo objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo
especifica. (Cuantitativos: estndares de produccin, de tiempos y movimientos).

Medicin de resultados:

Consiste en medir la ejecucin y los resultadas, mediante la aplicacin de unidades de medida, que
deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas unidades es uno de los
problemas ms difciles, sobre todo en reas de aspectos eminentemente cualitativos.

Para llevar acabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente del sistema de informacin, por
lo tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida,
misma que debe ser oportuna.

Correccin:

La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las
desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter
netamente ejecutivo; no bastante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la
desviacin es un sistema o una causa.

Retroalimentacin:
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacion, la informacin
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la informacin,
depender el grado con el que s retroalimente el sistema.

Implantacin de un sistema de control

Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

Contar con objetivos y estndares que sean estables

Que el personal clave comprenda y este desacuerdo con los controles.

Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos.

Evaluar la efectividad de los controles

CARACTERISTICAS

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir
ciertas caractersticas para ser efectivo:

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional

Un sistema de control deber de ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que
se desee controlar.

Oportunidad
Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal
que las descubra antes de que se produzcan.

Accesibilidad

Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de explicar para facilitar su aplicacin.

Ubicacin estratgica

Resulta imposible e incontable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo
que es necesario establecerlos en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico.

Factores que Comprenden el control:

Cantidad: Se aplica en actividades en las que el volumen es ms importante

Tiempo: se controlan las fechas programadas

Costo: es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa

Calidad: se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas
funciones de la empresa.

Control y su periodicidad
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a
la empresa, pudiendo clasificarse en:

Control Preliminar: (es aquel que se efecta antes de realizar las actividades)

Control concurrente: (Se ejerce de manera simultanea a la realizacin de actividades, como un

proceso continuo)

Control posterior: (Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas)

Control por reas funcionales

El control se aplica a las 4 reas bsicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.

Control de produccin:

La funcin de control en esta rea busca El incremento de la eficacia, la reproduccin de costos y

la uniformidad y mejora de la calidad del producto.

Control de calidad:

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un efecto en El producto.

Control de inventarios:

Su objetivo primordial es determinar El nivel ms econmico de inventarios en cuanto a

materiales, productos en proceso y productos terminados