A. DEFINISI FORMULIR Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.Faktur penjualan tunai (lampiran) adalah contoh formulir,yang berupa secarik kertas yang akan diisi dengan informasi tanggal penjualan,nama wiraniaga dengan kodenya,nomor urut,nama barang dan kodenya,kuantitas,harga satuan,harga total setiap barang,harga total semua barang dan tanda tangan wiraniaga.Formulir sering disebut juga dokumen. B. FORMULIR ELEKTRONIK Definisi diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan secara luas.Setelah orang menggunakan komputer maka dikenal Formulir elektronik yaitu ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.manfaat dari formulir elektronik adalah: a. Tidak pernah kehabisan formulir b. Tidak pernah ketinggalan jaman c. Ketidakefisienan formulir dapat dihindarkan d. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah e. Kecepatan pengisian formulir f. Penangkapan data dilakukan sekali g. Tidak ada data yang mengambang h. Kemudahan dalam pengelolaan formulir C. MANFAAT FORMULIR Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk: a. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transakasi bisnis perusahaan b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan d. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain didalam organisasi yang sama atau keorganisasi yang lain D. GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA Formulir yang digunakan suatu organisasi dapat dibedakan menurut sumbernya yaitu: 1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan Contoh: Surat permintaan pembelian,memo kredit,memo debit,kartu jam kerja,bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang 2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan Contoh: Faktur penjualan tunai,Faktur penjualan kredit,surat order pembelian,surat permintaan dan penawaran harga,bukti kas keluar dan surat order penjualan 3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan Contoh: Faktur pembelian,surat order dari pembeli,pernyataan piutang yang diterima dari kreditur,dan rekening koran bank. E. GOLONGAN FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA 1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan Contoh: Bukti permintaan pengeluaran barang guang (BPPBG),Surat permintaan penawaran harga (SPPH),memo kredit dan memo debit 2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan Contoh: Faktur penjualan,Faktur pembelian,Kartu jam kerja,pernyataan piutang F. PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR Dalam merancang suatu formulir,prinsip-prinsip berikut perlu diperhatikan: 1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir 2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data 3. Buatlah rancangan formulir sederhana dan seringkas mungkin 4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir 5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar 6. Cantumkan nama formulir untuk mempermudah identifikasi 7. Beri nomor untuk identifikasi formulir 8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir ,jika formulir lebar digunakan ,untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian 9. Cetaklah garis pada formulir ,jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan.Jika pengisian formulir dilakukan dengan mesin ketik ,garis tidak perlu dicetak.Pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama 10. Cantumkan nomor urut tercetak 11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda dan x atau Ya dan tidak,untuk menghemat waktu pengisiannya 12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai 13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait. G. KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN? Dalam situasi apa perusahaan membutuhkan formulir? 1. Jika suatu kejadian harus dicatat 2. Jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali 3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama 4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi PERTANYAAN PEMAHAMAN UNTUK BAB. 3. FORMULIR
1. Pernahkah anda menggunakan formulir dalam kehidupan anda sehari-hari?
Sebutkan setidaknya 5 contoh ! 2. Apa kelebihan dari formulir elektronik dibanding dengan formulir kertas? 3. Jelaskan penerapan hukum Murphy terhadap Formulir! 4. Jelaskan bagaimana formulir dapat bermanfaat untuk menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan! 5. Sebut dan berikan contoh penggolongan formulir menurut sumbernya! 6. Pak Amir seorang karyawan yang bekerja pada bagian gudang meminta Pak Hamzah,karyawan dari bagian pembelian untuk melakukan transaksi pembelian guna mencukupi kebutuhan gudang.Digolongkan kedalam apakah formulir yang digunakan pak Amir dalam kasus ini? 7. Pada tanggal 1 maret ,Pak Fadil,karyawan bagian Penerimaan mencatat penerimaan 100 unit komputer yang dikirim oleh Media Computindo.Digolongkan kedalam jenis apakah formulir yang digunakan oleh Pak Fadil dalam kasus ini? 8. Sebutkan formulir yang digunakan dalam transaksi berikut: Pembelian tunai Penjualan tunai Pengeluaran barang dari gudang 9. Sebutkan 5 (lima) dari 13 (tiga belas) prinsip perancangan formulir! 10. Sebutkan 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir!
KEGIATAN : MERANCANG FORMULIR
WAKTU : 35 M3NIT KASUS : FORMULIR PERMINTAAN PENGELUARAN BARANG DARI GUDANG
Rancanglah formulir berdasarkan data berikut ini:
a. Fungsi formulir adalah untuk meminta barang dari gudang b. Formulir akan diisi dengan tulisan tangan c. Formulir ini hanya digunakan untuk kepentingan intern saja,yaitu digunakan oleh pemakai barang untuk meminta barang dari Bagian Gudang. d. Formulir ini harus berisi informasi berikut ini: 1. Nama Bagian yang memerlukan barang 2. Untuk tujuan apa barang tersebut diminta(hanya ada tiga tujuan:Produksi,reparasi dan pemeliharaan,dan investasi) 3. Tanggal pengsisan formulir 4. Kode dan nama barang,satuan,dan kuantitas barang yang diminta 5. Tanda tangan dan nama Kepala Bagian yang meminta barang 6. Tanda tangan dan nama Kepala Departemen yang bersangkutan yang menyetujui permintaan barang e. Jenis barang yang diminta setiap formulir tidak akan lebih dari 5 macam KEGIATAN : MERANCANG FORMULIR WAKTU :35 MENIT KASUS : FORMULIR UNTUK PERMINTAAN JASA REPARASI
Rancanglah formulir berdasarkan data berikut ini:
a. Fungsi formulir adalah untuk meminta jasa reparasi dari Bagian Bengkel. b. Formulir akan diisi dengan tulisan tangan c. Formulir ini hanya digunakan untuk kepentingan intern saja,yaitu digunakan oleh unit-unit organisasi yang memerlukan jasa reparasi aktiva tetap kepada Bagian Bengkel d. Formulir ini harus berisi informasi berikut: 1. Nama bagian yang memerlukan barang 2. Untuk tujuan apa barang tersebut diminta (hanya ada dua tujuan:Reparasi biasa dan reparasi besar/overhaul) 3. Tanggal pengisian formulir 4. Kode aktiva tetap yang direparasi 5. Tanda tangan dan nama Kepala Bagian yang meminta barang 6. Tanda tangan dan nama Kepala Departemen yang bersangkutan yang menyetujui permintaan jasa reparasi 7. Uraian ringkas mengenai jenis kerusakan aktiva tetap yang akan direparasi KERTAS KERJA MERANCANG FORMULIR
