Anda di halaman 1dari 5

MODUL 3

FORMULIR

A. DEFINISI FORMULIR
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.Faktur penjualan
tunai (lampiran) adalah contoh formulir,yang berupa secarik kertas yang akan
diisi dengan informasi tanggal penjualan,nama wiraniaga dengan kodenya,nomor
urut,nama barang dan kodenya,kuantitas,harga satuan,harga total setiap
barang,harga total semua barang dan tanda tangan wiraniaga.Formulir sering
disebut juga dokumen.
B. FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan secara luas.Setelah
orang menggunakan komputer maka dikenal Formulir elektronik yaitu ruang yang
ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang
akan diolah dalam pengolahan data elektronik.manfaat dari formulir elektronik
adalah:
a. Tidak pernah kehabisan formulir
b. Tidak pernah ketinggalan jaman
c. Ketidakefisienan formulir dapat dihindarkan
d. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
e. Kecepatan pengisian formulir
f. Penangkapan data dilakukan sekali
g. Tidak ada data yang mengambang
h. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
C. MANFAAT FORMULIR
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:
a. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transakasi bisnis perusahaan
b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan
d. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain didalam
organisasi yang sama atau keorganisasi yang lain
D. GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA
Formulir yang digunakan suatu organisasi dapat dibedakan menurut sumbernya
yaitu:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Contoh: Surat permintaan pembelian,memo kredit,memo debit,kartu jam
kerja,bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan
Contoh: Faktur penjualan tunai,Faktur penjualan kredit,surat order
pembelian,surat permintaan dan penawaran harga,bukti kas keluar dan surat
order penjualan
3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan
Contoh: Faktur pembelian,surat order dari pembeli,pernyataan piutang yang
diterima dari kreditur,dan rekening koran bank.
E. GOLONGAN FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA
1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan
Contoh: Bukti permintaan pengeluaran barang guang (BPPBG),Surat
permintaan penawaran harga (SPPH),memo kredit dan memo debit
2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan
Contoh: Faktur penjualan,Faktur pembelian,Kartu jam kerja,pernyataan
piutang
F. PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir,prinsip-prinsip berikut perlu diperhatikan:
1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Buatlah rancangan formulir sederhana dan seringkas mungkin
4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan
digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar
6. Cantumkan nama formulir untuk mempermudah identifikasi
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir ,jika formulir
lebar digunakan ,untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian
9. Cetaklah garis pada formulir ,jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan
tangan.Jika pengisian formulir dilakukan dengan mesin ketik ,garis tidak perlu
dicetak.Pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang
lama
10. Cantumkan nomor urut tercetak
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya
membubuhkan tanda dan x atau Ya dan tidak,untuk menghemat waktu
pengisiannya
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok
daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
G. KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN?
Dalam situasi apa perusahaan membutuhkan formulir?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat
2. Jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam
tempat yang sama
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi
PERTANYAAN PEMAHAMAN UNTUK BAB. 3. FORMULIR

1. Pernahkah anda menggunakan formulir dalam kehidupan anda sehari-hari?


Sebutkan setidaknya 5 contoh !
2. Apa kelebihan dari formulir elektronik dibanding dengan formulir kertas?
3. Jelaskan penerapan hukum Murphy terhadap Formulir!
4. Jelaskan bagaimana formulir dapat bermanfaat untuk menetapkan tanggungjawab
timbulnya transaksi bisnis perusahaan!
5. Sebut dan berikan contoh penggolongan formulir menurut sumbernya!
6. Pak Amir seorang karyawan yang bekerja pada bagian gudang meminta Pak
Hamzah,karyawan dari bagian pembelian untuk melakukan transaksi pembelian
guna mencukupi kebutuhan gudang.Digolongkan kedalam apakah formulir yang
digunakan pak Amir dalam kasus ini?
7. Pada tanggal 1 maret ,Pak Fadil,karyawan bagian Penerimaan mencatat
penerimaan 100 unit komputer yang dikirim oleh Media Computindo.Digolongkan
kedalam jenis apakah formulir yang digunakan oleh Pak Fadil dalam kasus ini?
8. Sebutkan formulir yang digunakan dalam transaksi berikut:
Pembelian tunai
Penjualan tunai
Pengeluaran barang dari gudang
9. Sebutkan 5 (lima) dari 13 (tiga belas) prinsip perancangan formulir!
10. Sebutkan 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir!

KEGIATAN : MERANCANG FORMULIR


WAKTU : 35 M3NIT
KASUS : FORMULIR PERMINTAAN PENGELUARAN BARANG
DARI GUDANG

Rancanglah formulir berdasarkan data berikut ini:


a. Fungsi formulir adalah untuk meminta barang dari gudang
b. Formulir akan diisi dengan tulisan tangan
c. Formulir ini hanya digunakan untuk kepentingan intern saja,yaitu digunakan oleh
pemakai barang untuk meminta barang dari Bagian Gudang.
d. Formulir ini harus berisi informasi berikut ini:
1. Nama Bagian yang memerlukan barang
2. Untuk tujuan apa barang tersebut diminta(hanya ada tiga
tujuan:Produksi,reparasi dan pemeliharaan,dan investasi)
3. Tanggal pengsisan formulir
4. Kode dan nama barang,satuan,dan kuantitas barang yang diminta
5. Tanda tangan dan nama Kepala Bagian yang meminta barang
6. Tanda tangan dan nama Kepala Departemen yang bersangkutan yang
menyetujui permintaan barang
e. Jenis barang yang diminta setiap formulir tidak akan lebih dari 5 macam
KEGIATAN : MERANCANG FORMULIR
WAKTU :35 MENIT
KASUS : FORMULIR UNTUK PERMINTAAN JASA REPARASI

Rancanglah formulir berdasarkan data berikut ini:


a. Fungsi formulir adalah untuk meminta jasa reparasi dari Bagian Bengkel.
b. Formulir akan diisi dengan tulisan tangan
c. Formulir ini hanya digunakan untuk kepentingan intern saja,yaitu digunakan oleh
unit-unit organisasi yang memerlukan jasa reparasi aktiva tetap kepada Bagian
Bengkel
d. Formulir ini harus berisi informasi berikut:
1. Nama bagian yang memerlukan barang
2. Untuk tujuan apa barang tersebut diminta (hanya ada dua tujuan:Reparasi
biasa dan reparasi besar/overhaul)
3. Tanggal pengisian formulir
4. Kode aktiva tetap yang direparasi
5. Tanda tangan dan nama Kepala Bagian yang meminta barang
6. Tanda tangan dan nama Kepala Departemen yang bersangkutan yang
menyetujui permintaan jasa reparasi
7. Uraian ringkas mengenai jenis kerusakan aktiva tetap yang akan direparasi
KERTAS KERJA MERANCANG FORMULIR