1 Identitas Jabatan : 1.1 Kode Jabatan : 1.2 Nama Jabatan : Pengadministrasi Persuratan 1.3 Unit Kerja : Sub Bagian Umum dan Pembekalan
2 Ringkasan Tugas Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian di bidang persuratan.
3 Rincian Tugas Jabatan :
3.1. Membuka dan memberikan nomor surat untuk memudahkan pencatatan dan pengarsipan untuk di agenda; 3.2. Menulis pada lembar disposisi untuk memudahkan kontrol sebagai bahan laporan kepada pimpinan; 3.3. Mencatat surat masuk pada buku agenda surat masuk untuk tertib administrasi dan memudahkan pencarian; 3.4. Menulis pada agenda untuk surat undangan sebagai catatan atau kegiatan yang akan dihadiri; 3.5. Menyampaikan surat pada pimpinan sebagai bahan tertib administrasi dan laporan untuk didisposisi pimpinan; 3.6. Mendistribusikan surat yang sudah didisposisi oleh pimpinan untuk tertib administrasi dan menyampaikan ke bidang-bidang yang berhubungan dengan isi surat; 3.7. Mencatat surat keluar pada buku agenda surat keluar untuk tertib administrasi; 3.8. Memberikan nomor pada surat keluar untuk memudahakan pengarsipan secara urut; 3.9. Mencatat agenda kegiatan kantor pada papan agenda kantor untuk mengingatkan kembali setiap kegiatan yang akan dilaksanakan; 3.10. Melakukan penggandaan surat/dokumen kantor untuk memudahkan pencarian pengarsipan sebagai bentuk antisipasi terhadap keamanan pengarsipan surat-menyurat; 3.11. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai hasil kerja sebagai pertanggungjawaban; 3.12. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan langsung sesuai bidang tugas untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
4 Wewenang : 4.1 Menerima dan mengembalikan surat. 4.2 Meminta tanda terima.
-1- 5 Tanggung Jawab : 5.1 Kebenaran data dan informasi. 5.2 Ketepatan waktu melaksanakan tugas. 5.3 Keamanan data dan informasi. 5.4 Kerahasiaan bidang tugas.
6 Hasil Kerja : 6.1 Penomoran Surat. 6.2 Catatan pada lembar disposisi. 6.3 Agenda Surat. 6.4 Agenda Undangan. 6.5 Surat. 6.6 Distribusi Surat . 6.7 Agenda Surat. 6.8 Penomoran Surat. 6.9 Agenda kegiatan kantor. 6.10 Penggandaan dokumen. 6.11 Laporan.
7 Bahan Kerja : 7.1 Buku Agenda. 7.2 Surat masuk dan keluar. 7.3 Himpunan data kepegawaian.
8 Perangkat Kerja : 8.1 Juklak/manual bidang umum dan pembekalan. 8.2 Mesin Ketik, Komputer dan perangkatnya. 8.3 Lemari arsip.
9 Hubungan Jabatan : 9.1 Kabag Tata Usaha dalam hal konsultasi dan laporan. 9.2 Kasubbag Umum dan pembekalan dalam hal petunjuk, hasil kerja dan laporan. 9.3 Kabid/kasubbid/kasubbag/kepala ruang perawatan dan instalasi lingkup RSUD Ratu Zalecha Martapura dalam hal surat menyurat.
10 Keadaan Tempat Kerja :
10.1 Jam Kerja : Sesuai jam kerja yang berlaku. 10.2 Keadaaan Tempat Kerja : Dalam ruangan tertutup, bersih, terang dan sejuk.
11 Upaya Fisik : 11.1 Berdiri, berjalan dan duduk. 11.2 Berbicara, melihat dan mendengar.
-2- 11.3 Ketajaman jarak dekat. 11.4 Bekerja dengan jari.
12 Kemungkinan Resiko Bahaya :-
13 Syarat Jabatan : 13.1 Pangkat : Pengatur Muda / II a 13.2 Pengetahuan Kerja : Administrasi persuratan 13.3 Keterampilan : Bisa mengoperasionalkan Mesin ketik, Komputer dan perangkatnya 13.4 Pendidikan Formal Min. : SLTA/sederajat 13.5 Pelatihan/Kursus : Pelatihan tentang kearsipan 13.6 Pengalaman Kerja : Tidak diperlukan pengalaman kerja khusus 13.7 Bakat Kerja : - G (Inteligensia), kemampuan belajar secara umum - N (Numerical Aptitude), kemampuan untuk melakukan operasi arithmatik secara tepat dan akurat - Q (Ketelitian), kemampuan menyerap detail bahan verbal/tabel. 13.8 Tempramen Kerja :R (Repettive, Continously), kemampuan menyesuaikan diri dalma kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu. 13.9 Minat Kerja : 3a, Pilihan melakukan kegiatan yang bersifat rutin konkrit dan teratur 13.10 Kondisi Fisik : - Sehat jasmani dan rohani - Laki-laki/perempuan - Usia minimum 18 tahun
14 Informasi lain yang diperlukan pemegang jabatan : -
