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PARA USO EXCLUSIVO DEL PERSONAL DE CONVIASA ADSCRITO A:

Divisin de Reembolsos
Departamento de Helpdesk

2016 Conviasa Helpdesk


Edicin 1.0 Reembolsos Automatizados en Amadeus ARD

Elaborado por:

Jos M. Pulido R.
CONVIASA Helpdesk

helpdesk@conviasa.aero

Septiembre 2016

Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk Reembolsos Automatizados


Tabla de Contenidos

Antes de Comenzar ......................................................................... 1


Propsito de ste documento ......................................................................... 1
Audiencia ......................................................................................................... 1
Versiones recientes de ste Documento ........................................................ 1
Comentarios y sugerencias sobre ste Documento ........................................ 1

Actualizaciones ..................................................................................... 2
Reembolsos Automatizados ............................................................ 3
Que debera saber sobre los Reembolsos? ................................................... 3
Qu tipo de reembolsos pueden ser procesados? ........................................ 3

Entradas para ejecutar Reembolsos ................................................ 5


Comenzar proceso de Reembolso ................................................................... 5
Actualizar o modificar un registro de reembolso ............................................ 5

Como procesar un Reembolso ....................................................... 10


Iniciar Reembolso (Total o Parcial) ................................................................ 10
Ignorar un Registro de Reembolso ................................................................ 12
Cancelar o Anular un Reembolso procesado ................................................ 12

Iniciar un reembolso slo de Impuestos............................................. 12


Cuando debera procesar un reembolso slo de impuestos? ..................... 12
Cmo iniciar un reembolso slo de impuestos? ......................................... 12
Qu sucede cuando se inicia un reembolso de impuestos? ........................ 12

Iniciar un reembolso valor cero .......................................................... 13


Cmo iniciar un reembolso valor cero? ....................................................... 13
Qu sucede cuando se inicia un reembolso valor cero? ............................. 13

Iniciar un registro de reembolso en blanco ........................................ 13

Reembolsos Automatizados Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk


~i~
Antes de Comenzar

Propsito de ste documento

Explicar el uso de los Reembolsos Automatizados en Amadeus ARD, de forma clara,


breve y sencilla.

Audiencia

Este documento ha sido elaborado para ser ledo y usado por el personal adscrito a la
Divisin de Reembolsos y el personal perteneciente al Departamento de Helpdesk en
CONVIASA, quienes brindarn soporte funcional para el correcto uso de los
procedimientos aqu descritos.

El personal instruido en el proceso de Reembolsos Automatizados, deber poseer


buenos conocimientos en cuanto a las polticas de reembolso y las regulaciones
tarifarias, publicadas por CONVIASA.

Versiones recientes de ste Documento

Para versiones recientes de ste documento, y otros manuales de referencia, enviar


solicitud expresa a la siguiente direccin de correo electrnico:
helpdesk@conviasa.aero

Comentarios y sugerencias sobre ste Documento

Su opinin es muy importante, y nos ayudar a mejorar el presente documento.


Por favor, enve sus sugerencias y recomendaciones a la direccin de correo electrnico:
helpdesk@conviasa.aero

Reembolsos Automatizados Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk


~1~
Actualizaciones
Esta es la primera edicin de ste documento.

Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk Reembolsos Automatizados


~2~
Reembolsos Automatizados

Los reembolsos automatizados en Amadeus son procesos mediante los cuales, las
Aerolneas y las Agencias de Viajes que usen la Central de Boletera de Amadeus,
pueden reembolsar documentos de ventas y documentos electrnicos de manera fcil y
rpida.

Este proceso aplica para:


Documentos fsicos: boletos fsicos, MCOs, excesos de equipaje (XSB).
Documentos electrnicos: boletos electrnicos, MCO Electrnicos EMD (producto
no contratado an por CONVIASA).

Que debera saber sobre los Reembolsos?

Para documentos electrnicos podr reembolsar todos los cupones que tengan
estatus O (abierto) o A (control de aeropuerto).
No puede reembolsar cupones individualmente; slo puede reembolsar todos los
cupones.
Puede procesar directamente registros de reembolsos para reembolsos totales o
actualizarlos manualmente para reembolsos parciales. Tambin puede procesar
reembolsos de impuestos nicamente.
Los registros de reembolso slo pueden ser desplegados y actualizados en modo
crptico.
Puede imprimir el comprobante del reembolso en hojas de papel comn.
Los reembolsos son incluidos en el reporte de ventas y consulta (TJQ). Los cdigos
que indican el tipo de reembolso, son los siguientes:

RFND Reembolso Automatizado.


RENM Reembolso generado de forma Manual.

Qu tipo de reembolsos pueden ser procesados?

Usted podr procesar los siguientes tipos de reembolsos:

Reembolsos Automatizados Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk


~3~
Reembolsos totales.
Reembolsos parciales.
Reembolsos de impuestos.

Las transacciones de reembolso ingresadas en el sistema, solicitan la informacin


contenida en la base de datos del servidor ubicado en la Central de Boletera de
Amadeus. Si la informacin an se encuentra disponible, el sistema la usa para crear o
generar el Registro de Reembolso. La informacin normalmente es almacenada en el
sistema por 180 das para documentos fsicos y por 13 meses para documentos
electrnicos.

Si la informacin del documento fsico no est disponible, los detalles del reembolso
deben ser ingresados manualmente a partir de un Registro de Reembolso en blanco
(generado por el usuario).

Si la informacin del documento electrnico no est disponible, el sistema accesar la


base de datos especfica de la aerolnea en Amadeus y se despliega automticamente,
un Registro de Reembolso en blanco para ser actualizado manualmente. Si la
informacin se encuentra disponible, el sistema genera el Registro de Reembolso.

Si un documento electrnico est parcialmente utilizado, los cupones restantes con los
estatus O (abierto), A (control de aeropuerto) o P (impreso) son incluidos en el
registro de reembolso. Usted puede actualizar el Registro de Reembolso, si lo requiere,
eliminando los cupones usados.

Cuando el reembolso de un documento electrnico es procesado, la aerolnea genera un


Cdigo de Autorizacin (SAC), y el estatus de los cupones del documento electrnico
cambia a R (reembolsado).

Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk Reembolsos Automatizados


~4~
Entradas para ejecutar Reembolsos

Comenzar proceso de Reembolso

Los Reembolsos Automatizados son iniciados de igual manera tanto para reembolsos
totales como para reembolsos parciales usando la entrada TRF.

El proceso inicial puede ser ejecutado en tres formas diferentes:

Tabla: Inicio del reembolso


Iniciar el reembolso Formato
Usando el nmero de documento TRF308-XXXXXXXXXX
TRF/Lnn (nn es el nmero de lnea del
Desde la reservacin (PNR)
elemento FA/FHE) en el PNR
TRF/I-nn (nn es el nmero de secuencia
Desde el reporte de ventas y consultas (TJQ) de seis dgitos en el reporte de ventas
TJQ primera columna a la izquierda)

Actualizar o modificar un registro de reembolso

La siguiente entrada es usada para modificar los datos de un registro de reembolso


parcial.

TRFU/

Esta entrada se utiliza conjuntamente con uno o varios identificadores de campo para
poder actualizar el registro de reembolso. Por ejemplo, para actualizar el campo Fecha
Original de Emisin, se ejecuta la entrada: TRFU/I15AUG16.

TRFU Cdigo de la transaccin


/ Delimitador
I Identificador de Campo
15AUG16 Fecha Original de Emisin

Reembolsos Automatizados Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk


~5~
A continuacin se presenta la lista de los Campos del Registro de Reembolso y sus
Identificadores de Campo correspondiente donde, adicionalmente, se indica si el campo
es mandatorio antes de procesar el reembolso.

Tabla: Identificadores de Campo


Identificador de
Campo Mandatorio
Campo
Nmero de reembolso R
Nombre del Pasajero NM
Fecha de Emisin I
Boleto/Nmero de documento(s), Agregar DA
Boleto/Nmero de documento(s), Eliminar DX
TKT/Documento Dgito de chequeo D, DG
TKT/Documento Cupones, Agregar D, C
TKT/Documento Cupones, Eliminar DX
Tipo de Documento TKT
Itinerario S
Tarifa Pagada F
Tarifa Usada U
Comisin FM Opcional
Penalidad por Cancelacin CP Opcional
Comisin aplicada a la Penalidad por Cancelacin CM Opcional
Cargos Miscelneos MF Opcional
Agregar Impuesto TA
Eliminar Impuesto TX
Modificar Impuesto TU
Cdigo de Operador TOUR TC Opcional
Tarifa Neta NF Opcional
Forma de Pago FP
Monto de la Forma de Pago FPA
Emisin Original FO Opcional
Comentarios RM Opcional
Autoridad Aerolnea AA Opcional
Moneda CUR Opcional

Seguidamente se muestran algunos ejemplos de cmo hacer uso de la entrada TRFU


para actualizar o modificar el Registro de Reembolso.

Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk Reembolsos Automatizados


~6~
Tabla: Ejemplos entrada TRFU
Identificador
Entrada Ejemplo Explicacin
de Campo
NM TRFU/NMPEREZ LUIS Agrega el nombre a un Registro de Rembolso
en blanco. Nota: no puede haber espacios
despus del Identificador de Campo.
I TRFU/I15AUG16 Agrega o modifica la Fecha de Emisin
Original.
DA TRFU/DA1 Agrega un documento en conjuncin al
documento existente.
DX TRFU/DX1 Elimina un documento.
D1DG3 TRFU/D1DG3 Agrega el dgito de chequeo 1 al documento 3.
D1C34 TRFU/D1C34 Modifica los cupones a ser reembolsados a los
cupones 3 y 4 en el documento 1.
F TRFU/F1500.50 Agrega o modifica la tarifa original pagada
(monto base).
U TRFU/U700.25 Crea un reembolso parcial indicando el monto
ya usado de la tarifa base original.
CP TRFU/CP100.00A Agrega una penalidad por cancelacin de
TRFU/CP10 100.00 VEF o del 10% de la tarifa base original.
TA TRFU/TA708.00AK Agrega un impuesto y su monto a ser
reembolsado.
Nota: para desplegar los impuestos asociados
al reembolso, ingrese TRFT.
XT TRFU/TX2 Elimina el segundo impuesto del campo
Impuestos Reembolsables.
Nota: para desplegar los impuestos asociados
al reembolso, ingrese TRFT.
XT TRFU/TU2-250.00 Modifica el monto a reembolsar del impuesto
2 a 250.00VEF.
Nota: para desplegar los impuestos asociados
al reembolso, ingese TRFT.
TRFT TRFT Despliega el detalle de los impuestos
asociados al documento a reembolsar.
FM TRFU/FM150.00A Agrega el monto o porcentaje original de
TRFU/FM5 comisin pagada.
CM TRFU/CM500.00A Agrega 500.00 VEF o 4% de comisin por
TRFU/CM4 cancelacin.
FP TRFU/FP1 Agrega una lnea para la forma de pago.
FPA TRFU/FPA1500.00 Agrega un monto de 500.00 VEF a la primera

Reembolsos Automatizados Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk


~7~
forma de pago.
Nota: El monto en la forma de pago debe ser
igual al monto total a reembolsar.
RM TRFU/RMSE Agrega un comentario de texto libre hasta 69
EXONERAN CARGOS caracteres.
ADMINISTRATIVOS Nota: No puede dejar espacios en blanco
despus de la opcin RM.
S TRFU/SD Agrega el tipo de itinerario (D Domstico, I-
TRFU/SI Internacional).
TC TRFU/TCVEN002 Agrega un cdigo de operador TOUR.
FO TRFU/FO3081234567890 Agrega la informacin de emisin original si
ste fuera un documento de intercambio.
MF TRFU/MF600.00 Agrega el monto de 600.00 VEF como cargo o
cobro miscelneo.
AA Generado por el El cdigo de la aerolnea para autorizar el
sistema reembolso.
Nota: Para boletos electrnicos, ste es el
cdigo SAC.

Tambin puede ser ingresada ms de una opcin en una lnea nica de comandos:

TRFU/F1000.00/U500.00/CP10/TX1

TRFU Cdigo de la transaccin.


/F1000.00 Tarifa base del documento.
/U500.00 Monto ya usado de la tarifa base.
/CP10 Penalidad de 10% por cancelacin (cargos administrativos)
/TX1 Eliminar el impuesto 1 de la lista de impuestos a reembolsar.

Si al actualizar el registro del reembolso, el Total a Reembolsar no es igual al monto de la


Forma de Pago, el sistema despliega el siguiente mensaje:

DISCREPANCY BETWEEN FP AMOUNT(S) AND REFUND TOTAL


(Discrepancia entre el monto de la Forma de pago y el Total a Reembolsar)

Este mensaje es slo una advertencia. Sin embargo, estos montos deben ser iguales
antes de procesar el reembolso.

Una vez completado el Registro de Reembolso, ste se puede procesar ingresando la


entrada TRFP.

Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk Reembolsos Automatizados


~8~
Para ignorar el proceso de reembolso antes de procesarlo, ingrese la entrada: TRFIG.

Si ha borrado la pantalla o ha desplegado la lista de impuestos a reembolsar y quiere


visualizar nuevamente el Registro de Reembolso antes de procesarlo, ingrese la entrada:
TRF (sin otros parmetros).

Una vez que el reembolso ha sido procesado y requiere modificarlo, deber cancelar el
reembolso (esta opcin an no est activa para CONVIASA).

Reembolsos Automatizados Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk


~9~
Como procesar un Reembolso

Para procesar un reembolso total, se puede agregar al final de la entrada TRF (ver pg. 4 en
este documento) la opcin /FULL.

Cuando se procesa un reembolso total con la opcin /FULL, el sistema no despliega el


Registro de Reembolso, y si ha seleccionado un documento equivocado para ser
reembolsado, no podr revertir el proceso; por esta razn es altamente recomendado,
seguir los pasos siguientes:

Iniciar Reembolso (Total o Parcial)

1. Ingresar la entrada TRF (ver pg. 4 en este documento).


2. El sistema desplegar el Registro de Reembolso.

REFUND RECORD AGT-12345678 JT/28MAR15 TKT-Y


NM NAME AUTOMATED/REFUND MR
I ISSUED 28MAR15
D1 DOCUMENT XXX XXXXXXXXXX 2 CPNS 1200

F FARE PAID AUD 6171.00


U FARE USED 0.00
FARE REFUND 6171.00
XT TAX REFUND 323.44 >TRFT
REFUND TOTAL 6494.44

FM COMMISSION 308.55 5.00P


FP1 CASH
S ITINERARY INTERNATIONAL

Si est procesando un reembolso total, vaya al paso 6.

Para reembolso parcial, siga la secuencia.

3. La tarifa usada y los impuestos a reembolsar deben ser actualizados. Algunos


ejemplos seran los siguientes:

Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk Reembolsos Automatizados


~ 10 ~
Para actualizar el monto de la tarifa usada TRFU/U1500.00
Para desplegar la lista de los impuestos TRFT
Para actualizar el impuesto 3 para rembolsar 708.00 VEF TRFU/TU3-708.00
Para eliminar el impuesto ubicado en la lnea 4 TRFU/TX4

Nota: Toda vez que elimine un impuesto, ste puede ser re-ingresado
nuevamente usando la entrada TRFU/TA-125.62EU (donde EU es el impuesto a
ser re-ingresado en la lista de impuestos a reembolsar).

4. El nmero de cupones del documento que est siendo reembolsado deben ser
reflejados adecuadamente.

Si el documento es un boleto electrnico, el sistema ejecuta este proceso


automticamente; sin embargo, si es un documento fsico (MCO, boleto fsico),
necesita realizar una entrada similar a la siguiente:

Eliminar los cupones usados 1 y 2 en el documento 1 TRFU/DX1C12

5. Si existe alguna penalidad o cargo por el proceso de reembolso, debe ingresarla:

Aplicar una penalidad o cargo en forma porcentual % TRFU/CP10


Aplicar un monto especfico como penalidad o cargo TRFU/CP250.00A

6. Procesar el reembolso: TRFP

Respuesta del sistema:

OK REFUND PROCESSED
(OK REEMBOLSO PROCESADO)

El reembolso de boletos electrnicos, tambin retorna un cdigo de aprobacin


SAC desde el sistema de la aerolnea:

OK ETKT RECORD UPDATED SAC- XXXXXXXXXXXXX


OK REFUND PROCESSED

7. La transaccin del reembolso deber aparecer en el reporte diario TJQ

000332 XXX XXXXXXXXXX -6185.89 -323.44 -308.55 CA AUTOMATED/ JT RECLOC RFND

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~ 11 ~
Ignorar un Registro de Reembolso

Los registros de reembolso tanto para documentos electrnicos como para documentos
fsicos, pueden ser ignorados antes de ejecutar la entrada TRFP. Una vez que sea
ignorado el registro de reembolso, el documento a reembolsar puede ser procesado
nuevamente cuando se requiera. Para ignorar el registro de reembolso, ingrese: TRFIG.

Cancelar o Anular un Reembolso procesado

Un reembolso automatizado puede ser cancelado o anulado el mismo da que sea


procesado y slo es posible para documentos fsicos. Ingrese TRDC/Lnn (donde nn es el
nmero de secuencia tomado del reporte TJQ). El resto de opciones usadas para
cancelar o anular reembolsos de documentos electrnicos, no estn disponibles an
para CONVIASA.

Iniciar un reembolso slo de Impuestos


Cuando debera procesar un reembolso slo de impuestos?

Si una tarifa no reembolsable no ha sido usada, pero por legislacin local los impuestos
no usados son reembolsables, usted puede registrar un reembolso slo de dichos
impuestos.

Cmo iniciar un reembolso slo de impuestos?

Para iniciar un reembolso de impuestos, debe agregar al final de la entrada TRF (ver pg. 4
en este documento) la opcin /TAX.

Qu sucede cuando se inicia un reembolso de impuestos?

Cuando se inicia un reembolso con la opcin /TAX, el sistema despliega el registro de


reembolso y automticamente iguala la tarifa usada a la tarifa pagada para que, de sta
manera, el monto del reembolso sea igual a cero. Slo los montos de los impuestos
sern reembolsados.

Para procesar el reembolso, ingrese TRFP.

Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk Reembolsos Automatizados


~ 12 ~
Iniciar un reembolso valor cero

Cmo iniciar un reembolso valor cero?

Para procesar un reembolso valor cero, debe agregar al final de la entrada TRF (ver pg. 4
en este documento) la opcin /ZERO.

Qu sucede cuando se inicia un reembolso valor cero?

Cuando se inicia un reembolso con la opcin /ZERO, el sistema despliega el registro de


reembolso y automticamente iguala la tarifa usada a la tarifa pagada para que, de sta
manera, el monto a reembolsar sea cero. Todos los impuestos a reembolsar son
eliminados de la lista de impuestos en el registro de reembolso y el monto total de
impuestos es llevado a cero.

Iniciar un registro de reembolso en blanco

Para generar un registro de reembolso en blanco, debe agregar al final de la entrada TRF
(ver pg. 4 en este documento) la opcin /BLANK.

Esta opcin slo debe ser usada cuando no exista informacin disponible en la base de
datos del sistema. Adicionalmente, esta opcin puede ser usada para iniciar un proceso
de reembolso cuando la entrada TRF sea rechazada por el sistema desplegando el
siguiente mensaje de error:

REJECTED INVALID FARE DATA IN TICKET


(RECHAZADO DATOS DE TARIFA NO VALIDOS PARA EL TICKET)

Si la informacin del documento a reembolsar est disponible en la base de datos de


reporte de ventas en el sistema, la solicitud de registro de reembolso en blanco es
rechazada con el siguiente mensaje de error:

DOCUMENT IN DATABASE BLANK OPTION DISABLED


(DOCUMENTO EN BASE DE DATOS OPCION DE REGISTRO EN BLANCO NO DISPONIBLE)

Reembolsos Automatizados Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk


~ 13 ~
Un registro de reembolso en blanco se genera con los campos de tarifa e impuestos en
valor cero, e incluye adicionalmente, los siguientes campos:
Nmero del Registro de Reembolso.
Nombre del Pasajero.
Fecha de Emisin del Documento.
Nmero del Documento a Reembolsar.
Los Nmeros de Cupones a ser Reembolsados.

El registro de reembolso puede ser actualizado manualmente, usando la entrada TRFU;


el reembolso puede ser procesado usando la entrada TRFP o ignorado usando la entrada
TRFIG.

Elaborado por: Jos M. Pulido R. - Helpdesk Reembolsos Automatizados


~ 14 ~