3.

1 DEFINICIN DE ADMINISTRACIN Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO DEL

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

DEFINICIN DE ADMINISTRACIN:

La palabra administracin viene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y ministrer

(subordinacin u obediencia), y significa aquel que realiza una funcin bajo el
mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. Sin embargo, en la
actualidad, la palabra administracin tiene un significado distinto y mucho ms
complejo porque incluye trminos como "proceso", "recursos", "logro de objetivos",
"eficiencia", "eficacia", entre otros, que han cambiado radicalmente su significado
original. Adems, entender este trmino se ha vuelto ms dificultoso por las diversas
definiciones existentes hoy en da, las cuales, varan segn la escuela administrativa
y el autor.

PROCESO ADMINISTRATIVO:

El proceso administrativo es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a

cabo una actividad. Implica la interrelacin de dichas etapas en forma continua y
dinmica. Existen diferentes perspectivas de las etapas del proceso administrativo
segn diferentes autores, sin embargo, todas coinciden en ciertos aspectos
fundamentales para el cumplimiento de los objetivos planteados en una
organizacin:

Qu se va hacer?

Cmo se va hacer?

Con que se va hacer?

Cmo se ha realizado?

Etapas del Proceso Administrativo:

PLANIFICACION

Es la primera etapa del proceso administrativo, comprende el anlisis y diagnstico

de la situacin de la organizacin, identificacin de las prioridades (siendo
importante jerarquizarlas), delimitacin de las alternativas de accin, elaboracin de
los objetivos y formulacin del plan de accin. Es concebida como "la articulacin
sistemtica de las actividades que requieren de un tiempo, espacio, informacin,
tcnica, recursos y organizacin para su desarrollo".

ORGANIZACIN

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los

recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan
alcanzar las metas de la organizacin. Diferentes metas requieren diferentes
estructuras para poder realizarlos

DIRECCIN

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo

planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones. Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto
y planeado. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales. La direccin llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems que se les unan para lograr
el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin. Los gerentes
al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer su mejor
esfuerzo.

CONTROL

El control est estrechamente relacionado con la plantificacin ya que consiste en

dar seguimiento, en evaluar el cumplimiento de la plantificacin establecida y medir
los resultados obtenidos en el proceso.
3.2. Planeacin estratgica del Mantenimiento industrial

La organizacin y planeacin del mantenimiento se fortalecen a las diferentes

industrias que se encuentran dentro de un mismo ramo. No obstante, cuando se
llega a analizar cada una de ellas, se puede encontrar que cada una de ellas lleva
un mismo orden en el sentido de lograr una mayor calidad y eficiencia en la
produccin. Todo lo anterior converge en el momento de introducir cierta estructura
organizacional del mantenimiento, ya sea por bloques o reas.

El objetivo fundamental de ejecutar la planeacin de cualquier actividad gira en torno

del establecimiento de una asesora de supervisores generales, quienes desarrollan
las operaciones y son las personas directamente responsables ante la gerencia.

En dicho caso, la planeacin del mantenimiento est representada por el

superintendente de mantenimiento y cuan ms pequeo sea el departamento, tanto
ms grande ser la posibilidad de que el superintendente se encuentre dirigiendo
personalmente los pasos de todas las actividades que sea necesario realizar.

Todo aqul superintendente que en un momento determinado insista en mantener

toda la carga de trabajo, pronto va a toparse con que es cada vez ms y ms difcil
concentrarse en las consideraciones normales y que le es mucho ms difcil tomar
decisiones que en realidad son bien sencillas.

An y todo, cuando se analizan estos tipos de planeacin, los que se revisan como
tipos son slo variaciones de un programa de mantenimiento que conlleva un mismo
fin y un mismo resultado. De hecho, solamente hay dos tipos de reas bsicas de
mantenimiento, las cuales son:

Mantenimiento de Bienes.
Mantenimiento de transporte.

Mantenimiento de Bienes.
El tipo de mantenimiento cuya planeacin ms comnmente se lleva a cabo es
aqul que se relaciona con la planta de fabricacin o de proceso, el cual puede
decirse que es, en trminos generales, mantenimiento de bienes. Claro est, esto
incluye la contraccin, alteracin, instalacin, mantenimiento y trabajos de
reparacin necesarios para mantener los bienes y su equipo en condiciones ptimas
y adecuadas de funcionamiento.

Mientras duran las operaciones normales de un departamento de mantenimiento de

equipo, es usual que el mantenimiento programado, las composturas y reparaciones
generales consuman nicamente una parte del trabajo total de mantenimiento.

Es por ello que el mantenimiento de bienes hace referencia normalmente a una gran
variedad de clases y tipos de equipo, y est diseado para una estructura
organizacional medularmente distinta.

Sin embargo, aunque la solucin no es difcil, no obsta de incluir simplemente la

aplicacin de un principio militar de organizacin lineal, con un mando centralizado.

Es por ello que, en lugar de que el mantenimiento funcione como una organizacin
constituida por un slo hombre, funciona como un conjunto de secciones
funcionales coordinadas y cada una dirigida por un mayordomo general, el cual
acta con la autoridad del superintendente de mantenimiento sobre ciertas
funciones delegadas.

Luego, no es solamente importante desde el punto de vista del superintendente de

mantenimiento la aplicacin del principio del mando centralizado a un departamento
de mantenimiento, sino para la compaa en su totalidad.
Funciones bsicas del mantenimiento de bienes:
Una vez que ha sido establecida una jefatura para operar un departamento de
mantenimiento, es deseable introducir la prctica de reuniones regulares
programadas del superintendente de mantenimiento y sus ayudantes.

Organizacin bsica del mantenimiento de bienes:

El mantenimiento de bienes debe organizarse sobre la base del tipo de trabajo u
obra que se piensa desarrollar, donde las funciones de trabajo se sealan como
edificios, elctricas y mecnicas. Obviamente, cada una de las funciones antes
mencionadas lleva a cabo las funciones de inspeccin. Mantenimiento preventivo,
reparacin de que se relacionen con su tipo de trabajo.

Mantenimiento del transporte.

El mantenimiento del trasporte, est en contraposicin con el mantenimiento de
bienes, y normalmente se refiere a:

Mantenimiento que se otorga a un tipo especfico de e equipo y que puede

organizarse sobre la base de las funciones que son necesarias para mantenerlo.

La misma base de la actividad del transporte es un sistema sobre el cual se operan

los vehculos. Dicho sistema incluye normalmente una cantidad de estaciones
alejadas de la oficina central y que sirven como punto de origen o destino para el
sistema de transporte de vehculos, cada una de stas esta forma semejante a una
divisin de operaciones en una gran empresa industrial.

Es por esto que en las empresas grandes se puede necesitar de un supervisor y un

grupo de empleados para mejor manejar una sola funcin como mantenimiento,
sobre dicha base.

Entonces, el gerente de la estacin es responsable del funcionamiento exitoso de

todas las fases de operacin de la estacin, y se deduce de tal hecho, que mientras
el gerente de supervisin sea responsable de la estacin ser necesario que tenga
la autoridad completa sobre todo el personal de la estacin.
3.3. Determinacin y propsito del periodo del mantenimiento

Importancia del mantenimiento: Casi cualquier empresa, no importando su tamao,

cuenta con un departamento de mantenimiento. El funcionamiento normal del
departamento de produccin depende esencialmente de los casi desapercibidos
trabajadores de mantenimiento. La compostura de un elevador, de un transportador
de materiales, del sistema de alumbrado o de refrigeracin, del servicio de agua o
cualquier fuente de energa o sistema auxiliar, generalmente ocasiona un paro, o
cuando menos inconvenientes graves. Siempre es mucho ms efectivo el
mantenimiento preventivo que las reparaciones a momento. O bien, dicho de otra
manera, la inspeccin para evitar descomposturas permite al ingeniero encargado
del mantenimiento planear las reparaciones, y efectuarlas en sbados y domingos,
cuando no se trabaja, evitando as los paros y desorden durante el curso de las
operaciones.

Durante las reparaciones el ingeniero de planta y el departamento de mantenimiento

dirigen las siguientes actividades:

Conservar los pisos y edificios en buen estado e higiene.

Efectuar reparaciones de emergencia.
Efectuar las reparaciones correspondientes a rutina.
Inspeccionar los edificios, instalaciones y maquinaria.
Planear las reparaciones y renovaciones.
Llevar historiales de las distintas mquinas e instalaciones.
Supervisar el trabajo de construccin cuando ste lo realiza un contratista
independiente.
Afilar las herramientas de corte que se utilizan en la produccin.
Llevar registros del costo del mantenimiento.
En general, la conservacin de una planta y del equipo de produccin y manufactura
en una industria es esencial para una eficiente produccin. An la mejor de las
mquinas no trabajar en un punto de satisfaccin si no se le cuida y da
mantenimiento, y el costo de una avera puede llegar a ser muy elevado; no
nicamente en trminos financieros, sino en la mala reputacin de la compaa, la
baja moral del personal y malas relaciones con los clientes.

Para tener cierto control sobre el trabajo de mantenimiento los programas que son
implementados, se deben implantar inviolablemente cuatro reglas, a saber: [list]

Todas las solicitudes de trabajo de mantenimiento deben ser dirigidas a un

punto central de control. Es decir, que no se deber dar autorizacin a trabajo
alguno que no cuente con el conocimiento y aprobacin del supervisor de
mantenimiento de sa rea. La falta del cumplimiento estricto de la presente regla
inevitablemente acarrea un manejo inadecuado del personal calificado y la
constante imposibilidad e apegarse a los programas esenciales de trabajo.
El personal de produccin no deber iniciar actividad alguna, excepcin
hecha de aqullas que estn supervisadas por el departamento de mantenimiento;
es decir, a menos que el operario est soportado en el departamento de
mantenimiento.
Los almacenes de mantenimiento deben controlarse con la misma
observancia y cuidado que los empleados para cualquier otro almacn existente
en la compaa, ya que de hacer falta una refaccin de neural importancia se puede
llegar a una costosa falla funcional que paralizara la mquina o la planta misma.
Como en todo departamento, deben llevarse registros de todos los trabajos
realizados, as como un estado de materiales requeridos, ya que ello puede ayudar
a determinar polticas racionales de mantenimiento, reposicin y depreciacin de la
infraestructura de produccin.
Polticas de Mantenimiento.
Dentro del contexto del concepto de mantenimiento, tal y como se aplica a la
carrera, una falla es definida como la incapacidad de producirse un trabajo de
manera apropiada, y no solamente como la incapacidad de producir un trabajo. As,
de un equipo que se deteriora y consecuentemente produce un trabajo de muy mala
o baja calidad, o a un costo demasiado elevado se dice que est fallando. Al
programa de mantenimiento que se efecta antes de la falla se le denomina
Mantenimiento Preventivo o trabajo de mantenimiento planeado, mientras que al
realizado despus de la falla se le llama trabajo de emergencia, de reparacin o de
restauracin. Es conveniente hacer resaltar que en ocasiones el trabajo de
mantenimiento puede ser realizado, aunque un equipo o maquinaria haya fallado
pero contine produciendo. Por ejemplo: El mantenimiento preventivo puede reducir
los costos evitando averas o reposiciones costosas. Desafortunadamente, mientras
ms frecuente sea la aplicacin de un programa de mantenimiento preventivo,
menor ser el perodo de disponibilidad del equipo, con lo cual se aumentarn los
costos directos de produccin. Es evidente que, el costo total es el que debe ser
examinado para encontrar la poltica de mantenimiento ms satisfactoria.

3.4. Principios y mtodos de programacin uso de PERT, CPM, GANTT,

REDES

Sera difcil tratar de determinar el tiempo real y el trabajo requerido para llevar a
cabo una tarea de mantenimiento, particularmente cuando el equipo es grande y el
trabajo de mantenimiento se realiza lejos de la base. Sin embargo, las polticas
relacionadas deben basarse en hechos y poco ser cualquier nfasis que se ponga
en la necesidad de recopilar y analizar la informacin sobre mantenimiento.
Adems, es muy valioso informar al diseador o al proveedor del equipo sobre los
problemas y dificultades que se tienen en particular, ya que ello puede permitirnos
reducir los tiempos de mantenimiento preventivo (que al fin y al cabo es lo que se
desea y busca) en los nuevos equipos. El registro acumulativo de costos durante la
vida de una pieza del equipo, y su uso para proyectar los costos totales de un nuevo
equipo, se conoce como anlisis de costo de ciclo de vida.

Ahora se comprender mejor por qu son necesarios los mtodos de programacin

del mantenimiento, y cules son sus principios. Esto es, en la medida que se
comprendan las causas y necesidades de llevar a cabo anlisis del historial del
equipo, ser la medida en que se puedan desarrollar y aplicar eficientemente los
diferentes mtodos y tcnicas de programacin del mantenimiento.

En general, los programas se aplican en base a cinco sub-polticas diferentes:

 Con base en el tiempo: Por ejemplo, "Se asignar mantenimiento preventivo
cada 6 meses".
En relacin directa con el trabajo: v.g. "Se aplicar un programa de
mantenimiento preventivo al haberse producido X volumen de trabajo".
De acuerdo con la oportunidad: Digamos "Se recurrir a algn programa de
mantenimiento cuando haya un espacio de tiempo que as lo permita".
Basado en una condicin: Algo as como "Cuando el parmetro X alcance un
nivel Y, deber aplicarse un programa de mantenimiento preventivo".
Propiciado por una emergencia: En ste caso "Se aplicar un programa de
mantenimiento correctivo cuando el equipo X cumpla con las condiciones de
una falla funcional".
Y aunque se postulan por separado, ellas mismas se pueden traslapar o converger
en algn punto, sin que ello signifique necesariamente que se trate de actuar de la
forma resultante.

Algunos de los mtodos ms comunes y tradicionales son: PERT, CPM y GANTT,

as como REDES y alguna que otra metodologa anloga como el FMEA, FMECA,
TPM (que se tratar ms adelante, en la unidad IV) y software comercial como
GMAO y MANTHER.

3.5. Determinacin de costos de Mantenimiento y reparacin

Vamos a partir del principio de que todas las instalaciones fsicas, edificios, equipo
de oficina, talleres, departamentos, productivos, maquinaria, equipo de transporte y
de manejo de materiales representan partes de los activos de toda la organizacin.
La responsabilidad del mantenimiento consiste en conservar o mantener en ptimas
condiciones, as como reducir los costos del mantenimiento al mnimo posible.

As las cosas, es la gerencia de mantenimiento quien debe encargarse de equilibrar

la calidad del servicio del mantenimiento entre los siguientes factores:

Dinero gastado.
Horas-Hombre empleadas.
 Cantidad de personal empleado.
Espacio mnimo de piso requerido.
Fuerza mxima consumida.
Valor monetario del equipo mantenido.
Y se toman, despus de ello, cinco categoras generales de los gastos del
departamento de mantenimiento:

Adiciones al Capital: Este punto implica el costo total del trabajo realizado
por el departamento de mantenimiento en cuanto a:
Equipo nuevo adquirido.
Mejoras implementadas.
Reemplazos efectuados.
Gastos de Reparacin y mantenimiento: Aqu se incluyen todos los gastos
que se acumulan para mantener a la planta y a su equipo en condiciones de
operacin ptima o, de menos, satisfactoria en relacin con:
Reparaciones requeridas por interrupcin.
Inspecciones de rutina y mantenimiento preventivo.
Conservacin de las condiciones (tales como la pintura o lubricacin).
Reemplazos realizados debido al desgaste de piezas.
Reparacin del edifico, ocasionada por el desgaste natural y otras
condiciones.
Gastos de desmantelamiento: Estos comprenden el costo de la remocin
del equipo obsoleto o abandonado. Debera incluirse solamente cuando se
remueve una unidad completa o una porcin mayor, y tal costo est sobre
aqul capitalizado en una instalacin nueva.
Costos de la produccin y distribucin de servicios: se toman en cuenta
los gastos derivados de la produccin de los servicios o productos finales,
as como los medios para hacer llegar stos a los clientes, distribuidores
o consumidores finales. Tales gastos son:
Costos de la produccin y distribucin de servicios.
Combustible.
Servicios adquiridos (tales como energa elctrica, agua, etctera).
 El costo del trabajo para producirlos y distribuirlos.
Gastos Varios: Convergen en esta seccin aquellos servicios que varan
considerablemente con la ocupacin. Es trabajo realizado por departamentos
de mantenimiento por brevedad (Servicios de conserjera, mantenimiento de
patios, lavado de ventanas, etc.).

3.6. Presupuesto de mantenimiento

Mantenimiento Preventivo: En este tipo de mantenimiento entran los siguientes

puntos en consideracin para elaborar el presupuesto de un programa de
mantenimiento eficiente:
Dinero gastado.
Horas-Hombre empleadas.
Cantidad de personal empleado.
Espacio mnimo de piso requerido.
Fuerza mxima consumida.
Valor monetario del equipo mantenido.
Mejoras implementadas.
Reemplazos efectuados.
Inspecciones de rutina y mantenimiento preventivo.
Conservacin de las condiciones (tales como la pintura o lubricacin).
Reemplazos realizados debido al desgaste de piezas.
Reparacin del edifico, ocasionada por el desgaste natural y otras condiciones.
Gastos varios.
Mantenimiento Correctivo: En este tipo de mantenimiento entran los siguientes
puntos en consideracin para elaborar el presupuesto de un programa de
mantenimiento eficiente:
Dinero gastado.
Horas-Hombre empleadas.
Cantidad de personal empleado.
Espacio mnimo de piso requerido.
 Fuerza mxima consumida.
Valor monetario del equipo mantenido.
Equipo nuevo adquirido.
Mejoras implementadas.
Reemplazos efectuados.
Reparaciones requeridas por interrupcin.
Gastos de desmantelamiento.
Conservacin de las condiciones (tales como la pintura o lubricacin).
Reemplazos realizados.
Reparacin del edifico o bases.
Servicios adquiridos (en este caso tales como compaas externas).
Gastos varios.
Mantenimiento Predictivo: En este tipo de mantenimiento entran los siguientes
puntos en consideracin para elaborar el presupuesto de un programa de
mantenimiento eficiente:
Dinero gastado.
Horas-Hombre empleadas.
Cantidad de personal empleado.
Espacio mnimo de piso requerido.
Fuerza mxima consumida.
Valor monetario del equipo evaluado.
Inspecciones de rutina y mantenimiento predictivo.
Conservacin de las condiciones (tales como la pintura o lubricacin).
Reemplazos realizados debido al desgaste de piezas.
Reparacin del edifico, ocasionada por el desgaste natural y otras condiciones.
Servicios adquiridos (tales como equipo de prueba y anlisis u otras compaas
del exterior).
Gastos varios.