Cara Membuat dan Menyusun KPI Key

Performance Indicators
Jika kantor Anda membutuhkan Jasa Konsultan Penyusunan KPI dan Balanced
Scorecard (Konsultan BSC), silakan kontak kami dengan contact person : Yodhia
Antariksa (phone : 0817 482 3235) dan email : antariksa@explorehr.org.

Atau Anda juga bisa mendownload contoh proposal projek penyusunan KPI dan
Balanced Scorecard DISINI.

Ada saatnya kinerja sebuah perusahaan perlu dinilai. Hal ini untuk mengetahui seberapa
jauh performa organisasi tersebut, apakah ada kemajuan atau tidak. Tentu saja penilaian
tersebut tidak hanya perlu dilihat dari angka yang tertulis di laporan keuangan.

Beberapa hal yang lain juga diperlukan utnuk bahan evaluasi, sehingga visi dan misi
perusahaan dapat tercapai sepenuhnya. Apakah semua sudah sejalan dengan target dan
tujuan yang dijalankan?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, diperlukan Key Performance Indicators (KPI) atau
Indikator Kinerja Utama. Pernah mendengar istilah ini sebelumnya?

KPI digunakan sebagai alat ukur yang memberikan informasi seberapa jauh keberhasilan
yang sudah diperoleh oleh organisasi dalam mewujudkan sasaran strategis yang sudah
ditetapkan sebelumnya.

Saat pertama kali dibentuk, sebuah organisasi atau perusahaan menetapkan visi dan misinya.
Diperlukan indikator-indikator untuk mengukur apakah selama operasi, perusahaan sudah
mencapai hal-hal yang ditargetkan tersebut.

Key Performance Indicators atau KPI bersifat kuantitatif dan disusun berdasarkan faktor-
faktor yang mencerminkan penentu keberhasilan sebuah organisasi. Tentu saja, masing-
masing perusahaan memiliki indikator-indikator yang berbeda sebagai alat ukur.

Ada organisasi yang KPI-nya disusun berdasarkan prosentase pendapatan dari pelanggan
mereka. perusahaan yang menyediakan jasa pelayanan bisa menggunakan jumlah panggilan
terjawab dalam menit pertama telepon sebagai acuan. Kemudian, lembaga pendidikan yang
lebih tepat menyusun KPI berdasarkan oleh jumlah kelulusan anak didik. Atau organisasi
sosial yang menggunakan jumlah pelayanan selama setahun untuk menyusun KPI.

Lalu, bagaimana cara menyusun Key Performance Indicators? Ada beberapa faktor yang
harus dipertimbangkan. Indikator kinerja utama bisa disusun dengan metode SMART
(Scientific, Measurable, Achievable, Reliable dan Time Bound).

Scientific
Penyusunan KPI harus bersifat khusus, detail dan terfokus. Indikator-indikator tersebut
harus mencerminkan tujuan perusahaan. Setelah menyusun KPI organisasi, disusun pula
KPI-KPI berikutnya yang diperuntukkan bagi bagian perusahan di bawahnya sehingga
terbentuk KPI masing-masing individu.

Measurable
Indikator kinerja utama harus bisa diukur dan bersifat objektif, seperti menggunakan angka.
Contohnya jumlah produksi, jumlah komplain dan jumlak kecelakaan kerja. Selain itu,
indikator yang bisa diukur juga harus menunjukkan apakah tingkat keberhasilan kinerja
sudah sangat bagus, bagus, kurang atau masih tidak bagus.

Achievable
Karena digunakan sebagai petunjuk pengukuran, maka KPI haruslah realistis. Target-target
yang disusun di dalamnya seharusnya bisa dicapai oleh semua pihak yang terkait indikator
yang nilainya terlalu rendah bisa membuat KPI yang disusun justru diremehkan sehingga
tidak ada motivasi bagi setiap pelaksana untuk mencapai sebuah target yang diharapkan.
Sebaliknya, apabila indikatornya terlalu tinggi, orang-orang yang berkepentingan di
dalamnya akan merasa pesimis karena sudah merasa bahwa mustahil untuk melakukan
pencapaian tersebut. itulah mengapa KPI harus disusun secara realistis dan tentu bisa dicapai
yang tentunya dengan mempertimbangkan kondisi atau situasi yang ada.

Reliable
KPI dibuat karena perannya sangat penting dalam sebuah organisasi. Jadi, tentunya
indikator-indikator tersebut dapat diandalkan. Dengan adanya KPI, setiap orang yang
bekerja dalam organisasi tersebut bisa memperoleh gambaran, tujuan-tujuan apa saja yang
ingin dicapai oleh perusahaan dan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan-
tujuan tersebut.

Time Bound
Menentukan target waktu juga merupakan hal yang penting untuk diperhatikan saat
menyusun KPI. Satuan waktu yang digunakan bisa disesuaikan dengan target yang ingin
dicapai, bisa per jam, mingguan, bulan atau per tanggal. Contohnya target waktu untuk
pembuatan laporan keuangan yang ditentukan setiap tanggap 1 tiap bulannya.

Key Performance Indicators (KPI) benar-benar memiliki peranan penting dalam proses
evaluasi keberhasilan suatu bisnis atau performa setiap individu yang bekerja di sebuah
organisasi yang bersangkutan. Pada saat proses penyusunan, diperlukan pengidentifikasian
yang tepat untuk setiap posisi yang ada. Melihat kembali faktor-faktor penting yang harus
diperhatikan saat menyusun KPI, bisa dibilang proses ini tidaklah mudah. Oleh karena itu,
banyak perusahaan mungkin lebih memilih untuk mencari bantuan konsultan yang
berpengalaman dalam hal penyusunan KPI.

Ada enam langkah yang perlu dilewati untuk menyusun Key Performance Indicators.
Berikut adalah langkah-langkah tersebut:

1) Mengumpulkan data pengukuran dari strategi perusahaan, target bisnis, proses inti bisnis,
harapan pelanggan, baik internal maupun eksternal, hasil pekerjaan setiap unit dan individu
pemegang jabatan.

2) Menciptakan key result area yang penting dan key performance indikator yang sejalan
dengan atasan.
3) Mereview secara sistematis semua indicator yang telah diciptakan atau ditemukan. Hal ini
bertujuan untuk menemukan keterkaitan antara masing-masing indikator dimana sangat
penting untuk diperhatikan dalam meningkatkan performa perusahaan.

4) Memperkuat hubungan indikator mulai dari tingkat teratas sampai ke tingkat operasional.

5) Menghubungkan setiap indikator dengan setiap individu pemegang jabatan, memasukkan

indikator sebagai pedoman perencanaan pekerjaan dan melakukan aktivitas coaching dan
counseling selama proses pekerjaan.

6) Mengevaluasi keefektifan indikator yang sudah digunakan, mengecek apakah sudah tepat,
memperbaiki sistem pengukuran performa sesuai dengan perkembangan yang muncul.
Setelah penyusunan KPI selesai, tantangan berikutnya yang harus dilalui oleh semua orang
yang terlibat dalam operasional organisasi atau perusahaan tersebut adalah penerapan.
Sebelum diterapkan, ada dua hal yang harus disiapkan.

Mindset tim manajemen

Ada dampak psikologis yang ditimbulkan saat pengukuran akan dilakukan. tiap level
manajemen memiliki persepsi sendiri-sendiri terhadap KPI yang sudah disusun. Ada yang
merasa tidak nyaman karena sudah berada di posisi aman. Beban pekerjaan yang harus
dilakukan juga mungkin bertambah.

Beberapa orang mungkin merasa pesimis dengan tingkat pencapaian yang bisa dilakukan
sedang yang lain akan merasa antusias dan termotivasi untuk melakukan yang lebih baik.

Untuk mengantisipasi kondisi-kondisi tersebut, pemilik perusahaan atau yang memegang

kekuasaan tertinggi di organisasi, mengajak bagian manajemen tingkat menengah untuk
berdiskusi dalam menentukan strategi masa depan perusahaan. Penawaran rewards juga bisa
menjadi bentuk pemberian motivasi, yang bisa diberikan dalam bentuk bonus, fasilitas,
jabatan atau program remunerasi karyawan.

Sumber data
Penerapan KPI mungkin ingin segera dimulai, akan tetapi prosesnya akan sulit karena
terbatasnya sumber data yang menjadi kunci pengukuran. Perusahaan mungkin tidak
memiliki database yang cukup tentang kinerja masa lalu atau proses recordnya tidak
beraturan.

Selain itu, penggunaan software yang seyogyanya membantu penyediaan data ternyata tidak
bekerja sesuai dengan harapan. Masalah seperti ini bisa diselesaikan dengan terlebih dahulu
memperbaiki sistem input data. Perusahaan bisa menyewa ahli IT untuk membuatkan
program yang efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan.

Perusahaan sebaiknya tidak terburu-buru untuk segera mengimplementasikan Key

Performance Indicators yang sudah dibuat.

Terlebih dahulu, dua hal tersebut di atas, yaitu mindset tim manajemen dan sumber data,
harus dipersiapkan. Apabila hal itu tidak dilakukan terlebih dahulu, maka kemungkinan
besar akan muncul banyak masalah di tengah-tengah proses penerapan indikator kinerja
utama yang sudah sebaik mungkin disusun.

Jika kantor Anda membutuhkan Jasa Konsultan Penyusunan KPI dan Balanced
Scorecard (Konsultan BSC), silakan kontak kami dengan contact person : Yodhia
Antariksa (phone : 0817 482 3235) dan email : antariksa@explorehr.org.

Atau Anda juga bisa mendownload contoh proposal projek penyusunan KPI dan
Balanced Scorecard DISINI.