M-Ad-001 Manual Procedimientos Adm y Oper

Versin: 001
MANUAL DE PROCEDIMIENTO Fecha: 14/11/2015

ADMINISTRATIVOS Y
OPERATIVOS Cdigo: M-AD-001
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Manual de Procedimientos Administrativos y Operativos
Plotcenter Impresiones S.A.S
Diseo del Manual de Procedimientos Administrativos y Operativos de la
empresa Plotcenter Impresiones S.A.S
Sandra Camargo Vargas, Katherine Carrillo Rincn
Producto del trabajo de Diplomado Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
Tutor: Lina Maria Medina Farfn, Ingeniera Industrial Especialista en Salud ocupacional
Corporacin Universitaria Minuto de Dios
Facultad de Ciencias Empresariales
Programa de Pregrado Administracion en Salud Ocupacional
Neiva, Noviembre 2015
Si este documento est impreso se considera copia no controlada.

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ADMINISTRATIVOS Y
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS
PLOTCENTER IMPRESIONES S.A.S

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ADMINISTRATIVOS Y
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Tabla de contenido
Pagina
1. Descripcin general de la empresa..................4

2. Organigrama..4
3. Misin..5
4. Visin...5
5. POL-G-001 Poltica de calidad y seguridad en el trabajo...5
6. POL-G-002 Poltica de No consumo de alcohol, sustancias psicoactivas,
tabaco y uso de armas..6
7. Objetivos..6
8. Alcance....7
9. F-AD-012 Mapa de procesos7
10. P-AD-001 Procedimiento de Elaboracin, Control de
Documentos y Registros8
11. P-AD-002 Procedimiento de Auditoras Internas.21
12. P-AD-003 Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora............28
13. P-C-001 Procedimiento compras, seleccin, evaluacin y
Reevaluacin de proveedores y contratistas...33
14. P-I-001 Procedimiento de Impresin de planos...41
15. P-TH-001 Procedimiento Administracin del Talento Humano.44

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1. DESCRIPCIN GENERAL DE LA EMPRESA
Plotcenter Impresiones S.A.S es una empresa huilense dedicada a la impresin y

digitalizacin de planos en la ciudad de Neiva, es una empresa privada con nica sede
ubicada en el centro de la ciudad sobre la avenida la toma nmero 4 80 edificio Torre
Nova local 105.
Est conformada por un (1) gerente, cuatro (4) auxiliares de impresin y un (1) digitalizador
de planos.
Plotcenter Impresiones S.A.S abri sus puertas desde el 26 de Julio del 2006 prestando
sus servicios al pblico en general y a diferentes empresas tanto pblicas como privadas.
2. ORGANIGRAMA

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3. MISIN
Plotcenter Impresiones S.A.S es una empresa dedicada a la impresin y digitalizacin de

planos, nuestros trabajos son realizados con la ms alta calidad y tecnologa, excelentes
acabados y diseos con precios asequibles y la mejor atencin para la satisfaccin de
nuestros clientes.
4. VISIN
Plotcenter impresiones S.A.S ser reconocida para el ao 2017 como una empresa lder en
impresines de gran formato, prestando servicios de ptima calidad y superando las
expectativas de los clientes.
5. POL-G-001 POLTICA DE CALIDAD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
Versin: 001
POLTICA DE CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD EN EL Fecha: 14/11/2015
TRABAJO
Cdigo: Pol-G-001
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Plotcenter Impresiones S.A.S, es una empresa huilense que tiene como objeto la prestacin
de Servicios de impresin y digitalizacin de planos.
Plotcenter Impresiones S.A.S, es una empresa comprometida con el mejoramiento continuo

en el desarrollo de sus procesos, contando siempre con recursos humanos y financieros,
para satisfacer los requerimientos de nuestros clientes, previniendo todo accidente e
incidente de trabajo, enfermedades laborales, sin generar daos a la propiedad o al medio
ambiente.
Todo esto enmarcado bajo la legislacin colombiana basado en procesos de calidad que
contribuyan a mayores niveles de competitividad.

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6. POL-G-002 POLTICA DE NO CONSUMO DE ALCOHOL, SUSTANCIAS

PSICOACTIVAS, TABACO Y USO DE ARMAS
Versin: 001
Fecha: 14/11/2015
POLTICA DE NO CONSUMO DE ALCOHOL, TABACO,
SUSTANCIAS PSICOACTIVAS Y USO DE ARMAS Cdigo: POL-G-002
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Plotcenter Impresiones S.A.S de acuerdo con Decreto 120 de 2010, resolucin 1956 de
2008, Decreto 1108 de 1994 y Reglamento Interno de Trabajo, establece lineamientos en
consumo de Alcohol, Sustancias Psicoactivas, Tabaco y Uso de armas.
Siendo conscientes del alto riesgo que representa el consumo y/o adiccin al alcohol y
sustancias psicoactivas por parte de los colaboradores de Plotcenter impresiones S.A.S, no
solo para la seguridad y salud de las personas, sino tambin para la conservacin del medio
ambiente y los bienes; se han establecido una serie de actividades como campaas,
capacitaciones y charlas para sensibilizar hacia la prevencin, hbitos de vida saludables y
sealado un rea para fumadores evitando as incidentes de trabajo, conflictos sociales e
incumplimientos de orden legal.
Se describen a continuacin las directrices que frente al consumo de Alcohol, Tabaco y

Sustancias Psicoactivas y el Uso de armas, ha establecido la empresa para su estricto
cumplimiento:
PROHIBICIONES:
La posesin, venta y/o consumo de alcohol y Sustancias Psicoactivas dentro de las
instalaciones de la empresa o en actividades donde la represente.
El consumo de tabaco o cigarrillo en los sitios diferentes a los autorizados y en

lugares donde se renan otras personas.
La posesin, tenencia, uso, amenaza o broma con un arma de fuego (pistola, repica
de pistola o pistola de juguete), armas blancas o cualquier otro objeto que sea
empleado con el objetivo o con la intencin de infringir daos fsicos o mentales en
los dems.
7. OBJETIVO
Optimizar el desempeo en la ejecucin de los diferentes procedimientos que desarrolla la

empresa en cumplimiento de sus funciones, siguiendo los lineamientos que se dan desde
el Sistema de Gestin de la seguridad y salud en el trabajo.

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8. ALCANCE
Los procedimientos definidos en este manual aplican para todos los integrantes de la
empresa Plotcenter Impresiones S.A.S. cargo de gerente, digitalizador y auxiliares de
impresin.
9. F-AD-012 MAPA DE PROCESOS
Versin: 001
Fecha: 14/11/2015
MAPA DE PROCESOS
Cdigo: F-AD-012
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ADMINISTRATIVOS Y
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10. P-AD-001 ELABORACIN, CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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ELABORACIN, CONTROL DE DOCUMENTOS Y Fecha: 14/11/2015
REGISTROS Cdigo: P-AD-001
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1. OBJETIVO
Establecer las condiciones para controlar la documentacin del Sistema de Gestin de

Seguridad y Salud en el Trabajo, especificando los requisitos para elaborar, revisar,
aprobar, codificar, distribuir, difundir, actualizar, archivar y anular (destruir) un documento,
as mismo establecer una metodologa para el control de registros de tal forma que se
puedan clasificar, almacenar, conservar y disponer.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros que se elaboren para hacer
parte del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa Plotcenter
Impresiones S.A.S.
3. DEFINICIONES
3.1 Acceso de los registros: Disponibilidad o acceso a cada registro en particular, para
garantizar los niveles de seguridad de la informacin. Los registros pueden ser consultados
por personal diferente a los cargos indicados, bajo la responsabilidad y con la autorizacin
del gerente o responsable del documento.
3.2 Almacenamiento de los registros: Definicin del sitio en el cual se archiva temporal o
definitivamente un registro relacionado con el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en
el Trabajo.
3.3 Aprobacin: Actividad que consiste en verificar que lo que se encuentra documentado
se relacione con la poltica, objetivos y requisitos del Sistema de Gestin de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
3.4 Archivo activo: Contiene la informacin del registro en forma disponible dependiendo
del tiempo de retencin definido.
3.5 Archivo inactivo: Contiene la informacin del periodo anterior al archivo activo (Tambin
se denomina archivo muerto).

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3.6 Clasificacin de registros: Forma en la que se archivan los registros. Hace referencia a
la facilidad con la que es encontrado un registro del almacenamiento, en caso de ser
requerido, mediante la organizacin de forma tal, que se pueda acceder a ellos fcilmente.
Ejemplo: Fecha, Cdigo.
3.7 Conservacin de un registro: Establecimiento de las condiciones ambientales

apropiadas para que los registros se conserven durante un tiempo determinado en las
condiciones requeridas para su posterior consulta (Seguridad, condiciones ambientales).
3.8 Disposicin: Uso del registro despus de cumplido el tiempo de conservacin.
3.9 Distribucin: Procedimiento mediante el cual la documentacin interna o externa es

entregada a los responsables de llevar a cabo su implementacin.
3.10 Documento: Cualquier medio que contenga informacin consignada en l y que sirva
para ilustrar o comprobar algo, dicho documento puede hacer referencia a un informe,
procedimiento, etc.
3.11 Documento Controlado: Se refiere a aquellos de uso interno de la empresa con la

incidencia en Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo. Debe ser actualizado
cuando se realicen modificaciones en el original. Estos documentos deben ser recogidos,
reemplazados y actualizados con la ltima versin.
3.12 Documento externo: Aquellos generados por organismos externos a la organizacin y

que deben ser cumplidos o utilizados para el desarrollo de las actividades del Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.13 Documentos internos: Aquellos que se generan dentro de la organizacin para

establecer disposiciones sobre actividades del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud
en el Trabajo y que deben cumplir con lo dispuesto en este procedimiento.
3.14 Documento No Controlado: Es aquel que se emite con fines informativos, no requiere
un control estricto en cuanto a sus modificaciones y se entrega a los empleados, para
licitaciones, clientes, proveedores o entidades que requieran alguna informacin de la
Empresa o del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.15 Elaboracin: Plasmar toda la informacin necesaria en el medio de comunicacin ms

apropiado.
3.16 Identificacin de un registro: Establecer un criterio para reconocer un registro, ejemplo

(cdigo, nombre)
3.17 Revisin: Actividad que consiste en la verificacin del documento desde el mismo
punto de vista tcnico y su coherencia con la realidad. El encargado de la revisin debe
firmar el documento en constancia de la revisin.

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3.18 Versin: Indica el nmero de actualizacin del documento.
3.19 Recoleccin de los registros: Actividad que consiste en recuperar los registros que han
sido diligenciados, para ser entregados al responsable de su conservacin.
3.20 Registro: Un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades

efectuadas o de los resultados alcanzados.
4. CONDICIONES GENERALES
El encargado del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo en la

empresa, debe velar por el uso no intencionado de documentos obsoletos.
Los Responsables de cada Proceso deben destruir el documento que se sustituye

por la versin actualizada, los ejemplares impresos se deben invalidar con un tachn
a lo largo de las hojas para hacerlas reutilizables como borrador por el reverso y en
caso de estar impresa a doble cara automticamente pasar a reciclaje.
En caso de que por razones comerciales, tcnicas o legales se decida mantener un

documento obsoleto se debe aplicar la identificacin "Documento Obsoleto" en
todas las pginas del mismo.
Cuando se elabore o modifique un documento, el responsable de dicha actividad

(elaboracin o modificacin), deber tener en cuenta las siguientes condiciones:
- Identificar la necesidad del proceso.

- Redactar el documento de la manera ms clara, sencilla y concreta posible,
enunciando lo ms importante.
Los documentos no pueden ser removidos, transmitidos o copiados sin la

autorizacin del gerente o encargado del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
Para el control de los documentos impresos se coloca un pie de pgina que indica:
La metodologa para definir los cambios en los documentos externos es la siguiente:

- La actualizacin de los documentos externos se hace por: consultas en internet,
convenios con entidades, quienes se encargan de emitir circulares informativas
acerca de la normatividad legal vigente.
- Requisiciones propias del cliente.
- Los documentos Legales se encontraran referenciados en la Matriz de Requisitos
Legales.

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4.1 Los Documentos del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, se

codifican de la siguiente forma:
P 001
Tipo de
Proceso
Documento Consecutivo
Tipo de documento
Corresponde a las inciales del documento.
CDIGO TIPO DE DOCUMENTO

M MANUAL
P PROCEDIMIENTO
I INSTRUCTIVO
F FORMATO
PR PROGRAMA
PL PLAN
POL POLTICA
Procesos de Plotcenter Impresiones S.A.S
Corresponde a las inciales del Proceso.
CDIGO PROCESO
G GERENCIAL
D DIGITALIZACIN
I IMPRESIN
AD ADMINISTRATIVO
C COMPRAS
TH TALENTO HUMANO
.Criterios para la elaboracin de Procedimientos, Instructivos, Manuales y Formatos del

Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
El encabezado aplicable para los diferentes documentos del sistema, debe contener la
siguiente informacin:
Logotipo de la Empresa:

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Ttulo:(Nombre del documento, letra Arial 11 en Mayscula).

Versin: (No. de versin del documento, letra Arial 11).
Fecha De Vigencia:(Fecha a partir de la cual el documento se hace aplicable
Formato DD/MM/AAAA, letra Arial 11)
Cdigo: (Ver punto 4.1 de este procedimiento, letra Arial 11 en Mayscula)
Pgina. 1 de X (letra Arial 11) nmero de pginas que abarque el documento.
Versin: XXX
Fecha : DD/MM/AAAA
TTULO DEL DOCUMENTO
Cdigo: XX-XX-XX
Pgina: 1 de X
El cuerpo del formato ser de acuerdo a la aplicacin requerida por el rea que lo
solicita, no hay una gua rgida establecida para su estructura.
El contenido de los procedimientos, manuales e instructivos debe realizarse en letra

Arial 11 a 1 interlineado de corrido, los cuales deben incluir lo siguiente:
1. OBJETIVO: Descripcin breve del propsito del documento.

2. ALCANCE: Indica la cobertura del documento.
3. DEFINICIONES: Especifica algunos trminos usados en el documento (Aplica solo
para Procedimientos).
4. CONDICIONES GENERALES: Indica los requisitos y condiciones a considerar para
la ejecucin de un proceso o actividad.
5. TABLA DE PROCEDIMIENTO: Describe los pasos secuenciales y lgicos a seguir
para desarrollar una actividad. (Aplica solo para Procedimientos).
ACTIVIDADES REGISTROS RESPONSABLE OBSERVACIONES
6. REGISTROS QUE SE GENERAN: Tabla donde se ilustran todos los formatos que
el procedimiento genera.
CDIGO NOMBRE
* Al finalizar el documento (aplicable solo para Procedimientos, Instructivos y Manuales)

deben contener la siguiente informacin, que validara el documento:

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Elabor Reviso Aprob
Firma:
Nombre:
Cargo: Responsable de Proceso Encargado del SG- Gerente

SST
En el caso del proceso de Gestin Administrativa quien es el encargado del SG-SST

se validara de la siguiente manera:
Elabor Reviso / Aprob
Firma:
Nombre:
Cargo:
Encargado del SG-SST Gerente
4.1 PROGRAMAS DE GESTIN
Los programas que se desarrollen en Plotcenter Impresiones S.A.S bajo el Sistema

de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo debern tener el siguiente esquema
mnimamente, conservando la uniformidad en la presentacin.
1. Objetivo
2. Alcance
3. Metas e Indicadores
4. Recursos
5. Responsables
6. Cronograma
7. Anlisis por periodo Trimestral.
4.2 CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIN DE REGISTROS EN FSICO: Se definen

mediante color para cada rea. Cada entrepao del archivador debe estar identificado
con letra del abecedario en mayscula ( A,B,C,D,E)

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ADMINISTRATIVOS Y
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GERENCIA
GIGITALIZACION
IMPRESIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
COMPRAS
TALENTO HUMANO
Nota: en caso de que sea un registro magntico su identificacin ser por el nombre, cdigo
o direccin magntica.
ARCHIVADOR
A
B
C
D

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ADMINISTRATIVOS Y
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Modelo de plantilla para los lomos de las carpetas:
Circulo de color al que

corresponde cada
proceso.
Logo
PERSONAL
2015
Nombres de los
registros archivados.
Letra del entrepao y

nmero de carpeta de
A - 01 acuerdo al orden de las
mismas. (01, 02,03..)

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5. TABLA DE PROCEDIMIENTO
5.1 DOCUMENTOS
OBSERV
ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE
ACIONES
1. Aprobacin:
Los documentos del sistema de gestin de Gerente
Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser
aprobados por la Gerencia
(Procedimientos, Instructivos y Manuales)
2. Revisin y Actualizacin:
Los documentos del SGSST sern F-AD-001 Lista
revisados y actualizados por lo menos cada Maestra de
ao despus de la fecha de introduccin, Documentos y encargado del
en caso de que no haya necesidad de registros del SGSST
modificarlos antes de este tiempo. La SGSST.
modificacin o actualizacin se registrara
en la lista maestra de documentos y
registros del SGSST.
3. Control de cambios y Aprobacin de la

revisin actual:
Cuando un usuario del sistema detecte la
necesidad de crear o actualizar un
procedimiento o formato por cambios que
mejoren el proceso descrito debe evaluar
y adecuar el documento o formato para
entregarlo al encargado del SGSST, quien
a su vez revisara si est acorde con los
requisitos del SGSST. E-Mail y/o
Si es necesario efectuara los cambios en Documento Responsable del
el documento y posteriormente lo pasara a Fsico proceso
la Gerencia en caso de ser procedimientos
para su anlisis y aprobacin.
Gerente
En caso de aprobacin el encargado del
SGSST, proceder de la siguiente manera: F-AD-001 Lista
Maestra de encargado del
Actualizara el nmero de versin y Documentos y SGSST
fecha de elaboracin. registros del
Har firmar el nuevo documento por SGSST.
el gerente.
Actualizara el listado maestro de
documentos y registros del SGSST

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incluyendo los cambios segn el

caso.
Divulgara la nueva versin del
documento
4. Disponibilidad:
Se garantizar la disponibilidad de los

documentos digitales (Procedimientos,
manuales, instructivos, formatos,
programas) en formato no editable en la
carpeta FORMATOS DEL SISTEMA
ubicada en la red computador ASIST-
ADMON con el fin de asegurarse que no F-AD-001 Lista
sean modificados. Maestra de
Documentos y encargado del
Todos los documentos estarn firmados registros del SGSST
digitalmente por quien elabora, quien revisa SGSST
y quien aprueba.
El usuario podr imprimir el documento

desde la red el cual se considerara como
Copia No controlada.
Se realizar una revisin durante las

auditoras internas donde se revisara el
control de los documentos y formatos que
se encuentran identificados en el listado
maestro de documentos y registros del
SGSST, en el cual se identificaran las
ltimas versiones, ubicacin y los
documentos existentes. En caso de
actualizaciones de algn documento se
actualizar el listado maestro de
documentos y registros del SGSST.
5. Legibilidad e identificacin:
Se garantiza la legibilidad de los

documentos ya que estos se elaboran en
medio digital y se imprimen en medio encargado del
fsicos, segn aplique. SGSST
Los documentos se identificaran de
acuerdo al numeral 4.1 declarado en
Condiciones Generales.

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6. Identificacin de documentos Externos:
Se garantizar la identificacin de
documentos externos por medio del
nombre y sern relacionados en el Listado
Maestro de Documentos Externos. Los
documentos de carcter externo
permanecern en el archivo.
F-AD-002 Lista encargado del
Una vez el responsable del proceso de SGSST y
conozca de un cambio o modificacin de documentos Responsable del
ste tipo de documentos; el responsable de Externos proceso
su implementacin obtiene el documento
en mencin y evala la necesidad de
actualizar su documentacin y debe
comunicar al encargado del SGSST para
su actualizacin en la lista Maestra de
Documentos Externos.
7. Documentos obsoletos:
Los documentos obsoletos deben ser
retirados y reemplazados de su punto de
uso, con el fin de no utilizar versiones no
vigentes. encargado del
SGSST y
Se actualiza con la versin nueva Responsable del
notificando al personal que los est proceso
utilizando para que retire los documentos
obsoletos.
Nota: En caso de mantener un documento

obsoleto en medio fsico se le colocara un
sello hmedo Documento Obsoleto, y en
medio magntico una marca de agua
Documento Obsoleto.
8. Identificacin y Actualizacin de
originales fsicas: F-AD-001 Lista
Maestra de
Documentos y

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La utilizacin de estos documentos Registros encargado del

originales, es responsabilidad del SGSST SGSST y
encargado del SGSST junto a los lderes de Responsable del
proceso, ya que se debe garantizar la F-AD-003 proceso
actualizacin en la lista maestra de Registro de
documentos y registros del SGSST, Asistencia
reemplazar el documento original y realizar
la divulgacin al personal.
5.2 REGISTROS
RESPONSABL OBSERV
ACTIVIDADES REGISTRO
E ACIONES
1. Identificacin:
encargado del
La identificacin de los registros se har de SGSST y
acuerdo al numeral 4.3 declarado en Responsable de
Condiciones Generales. Proceso
2. Almacenamiento:
Los registros del Sistema de gestin de

seguridad y salud en el trabajo se F-AD-001 Lista
almacenarn en los archivadores Maestra de encargado del
marcados segn lo establecido en el Documentos y SGSST y
numeral 4.3 en Condiciones Generales. Registros Responsable de
Proceso
Los registros que sean de tipo digital
permanecern en la carpeta de la red, los
cuales sern actualizados por el encargado
del SGSST.
3. Proteccin:
F-AD-001 Lista
Los registros del Sistema de Gestin de Maestra de encargado del
seguridad y salud en el trabajo se protegen Documentos y SGSST y
mediante carpetas plsticas, AZ o carpetas Registros. Responsable del
de cartn con el fin de evitar daos proceso
causados por humedad, polvo, deterioro y
manipulacin inadecuada.

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ADMINISTRATIVOS Y
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4. Recuperacin:
Para los registros fsicos La recuperacin

rpida y gil se realizar consultando la
lista maestra de documentos y registros del F-AD-001 Lista
SGSST. Maestra de encargado del
En caso de prdida de registros estos Documentos y SGSST y
sern recuperados, de ser necesario, Registros. Responsable del
solicitando una copia al ente que lo expidi proceso
en caso que sean externos y en el caso que
sean internos se efectuara Back up de la Gerente
informacin cada mes de los diferentes
procesos del sistema, los cuales
permanecern en un disco duro porttil en
la oficina y otro fuera de ella con plena
confidencialidad de la informacin.
5. Tiempo de retencin:
El tiempo de retencin de los registros se F-AD-001 Lista encargado del
dar por la normativa legal, cuando esta Maestra de SGSST y
aplique, y de acuerdo a lo establecido en la Documentos y Responsable del
lista maestra de documentos y registros del Registros proceso
SGSST.
6. Disposicin de los registros: Nota: los
registros
La disposicin de los registros depender F-AD-001 Lista del archivo
del tiempo de retencin de los mismos. Maestra de activo se
Estos pueden estar en el archivo activo que Documentos y Responsable del mantendr
se encuentra en los puntos de uso, inactivo Registros proceso n durante
que se encuentra en el archivo muerto. el ao en
De acuerdo con la disposicin de cada curso y el
Responsable de proceso se Reutilizara por anterior a
la otra cara, se destruir o reciclara de este.
acuerdo a lista maestra de documentos y
registros del SGSST. Y el
archivo
inactivo se
mantendr
de
acuerdo a
los
siguientes
aos de
retencin.

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ADMINISTRATIVOS Y
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6. REGISTROS QUE SE GENERAN:
F-AD-001 Lista Maestra De Documentos y Registros del SGSST.
F-AD-003 Registro de Asistencia
F-AD-002 Lista Maestra de Documentos Externos del SGSST.
11. P-AD-002 AUDITORAS INTERNAS
Versin: 001
Fecha: 14/11/2015
AUDITORIAS INTERNAS
Cdigo: P-AD-002
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1. OBJETIVO
Establecer un mecanismo de control para observar la efectividad del Sistema de Gestin

de Seguridad y Salud en el Trabajo, de las acciones tomadas y consolidar la Gestin de los
Resultados de las Auditoras internas.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las auditoras internas al Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud en el Trabajo de Plotcenter Impresiones S.A.S.
3. DEFINICIONES
3.1 Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situacin no deseable.
3.2 Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias

de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los criterios de la auditoria.
3.3 Auditado: proceso que es auditado.

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ADMINISTRATIVOS Y
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3.4 Auditor: Persona con atributos personales y aptitud demostrados para aplicar
conocimientos y habilidades.
3.5 Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si
es necesario, de expertos tcnicos.
3.6 Evidencia De La Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
3.7 Hallazgos De La Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria

recopilada frente a criterios de auditora.
3.8 Plan de Auditoria: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una
auditora.
4.1 La frecuencia de realizacin de auditoras internas ser de una al ao, para mantener
una evaluacin continua y reducir las desviaciones que puedan seguir en determinado
momento, realizada por una persona externa para todos los procesos.
4.2. El plan de auditora debe contener como mnimo lo siguiente: objetivo de la auditora,
alcance, duracin, fecha, identificacin de documentos de referencia, criterios, identificacin
del proceso, requerimientos especiales (segn aplique).
4.3. En el momento de la realizacin de la auditoria se deben presentar documentos del

rea o proceso como: Descripcin del proceso, informe de accin preventiva/correctiva,
Manual de SGSST, organigrama, procedimientos, programas, ms los que sean
necesarios.
4.4. El informe de auditora puede contener: Alcance y objetivo de la auditoria, identificacin

de los documentos de referencia contra los cuales fueron aplicados, resumen de las
observaciones acordadas y ejecutadas, no conformidades identificadas.
4.5. Dentro de las acciones correctivas y de acuerdo al resultado de la auditora interna se

ejecutar el programa de mejoras teniendo en cuenta: acciones correctivas acordadas,
fechas de cumplimiento y su respectiva verificacin.
4.6 Los requisitos para la seleccin del auditor son:
Formacin como auditor interno,

Conocimiento del decreto 1072 de 2015.
Conocimientos generales de los procesos de la organizacin.
Entrega de documentos que lo califican como tal. Ver perfil del Cargo F-TH-001.

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ADMINISTRATIVOS Y
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Los auditores debe tener conocimiento y habilidades en:
Principios, procedimientos y mtodos de auditora.

Sistema de Gestin de la Seguridad y salud en el trabajo.
Contexto de la Organizacin.
Requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos que aplican al
auditado.
4.7 Responsabilidades del Auditor:
1. Realizar Plan Auditoria.

2. Preparar lista de Chequeo de la Auditoria.
3. Realizar la reunin de apertura.
4. Preparar y presentar el Informe de Auditora.
5. Realizar la reunin de cierre indicando los resultados de la auditora
4.8 Responsabilidad del Auditado:
1. Participar en la reunin de apertura.

2. Facilitar el cumplimiento del Plan de Auditora Interna.
3. Proporcionar los documentos / registros solicitados por el Auditor durante el proceso
de auditora.
4. Mantener un clima en armona y acorde a los requisitos de la auditora.
4.9 El Auditor realiza entrevistas con los responsables del proceso a auditar mediante
preguntas que permitan obtener los hallazgos u oportunidades de mejora. La informacin
obtenida debe ser verificada, solicitando la misma informacin de otras fuentes como la
observacin fsica, las mediciones y los registros (documentos).
4.10 Al finalizar la auditora, el auditor se rene con los involucrados o responsables del
proceso auditado y presenta las observaciones de la auditora.
4.11 Si el auditado objeta alguna discrepancia se discutir sobre la misma, estas objeciones
deben ser resueltas entre el auditor y el auditado, y si es necesario con el gerente antes de
realizar el Informe de Auditora.
4.12 Los registros que deben conservarse para demostrar la implementacin de la Auditora
son los siguientes:
Plan de Auditoria
Registro de Apertura y Cierre de la Auditoria
Informe de Auditoria - No conformidades
Informe de Acciones Correctivas y preventivas
Seguimiento de la Auditoria

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 24 de 56
Registros Relacionados con el Auditor (Hoja de vida y soportes).
4.13 Programa de Auditoria
El encargado del sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo elabora el Programa

de Auditoria Interna el primer mes del ao, considerando los resultados previos de las
auditoras anteriores, la poltica y objetivos del Sistema de Gestin de seguridad y salud en
el trabajo.
4.13.1 Establecimiento del Programa de Auditora Interna.
En el Programa de Auditora Interna (F-AD-004) se establece lo siguiente:
Objetivo y alcance de la auditoria. El(los) objetivo(s) de la auditora son el propsito del

porque se evaluar un proceso, son coherentes con la poltica y objetivos de nuestro
Sistema de Gestin de la Calidad, estos pueden estar dados por:
Prioridades de la gerencia
Caractersticas de procesos, productos y proyectos o cualquier cambio en ellos
Requisitos del Sistema de Gestin de seguridad y salud en el trabajo
Evaluacin a Proveedores
Necesidades de partes internas y/o externas (clientes)
Nivel de desempeo de los auditados
Resultados de auditoras previas
Entre otros.
El alcance de la auditora describe la extensin y lmite de los procesos que sern

auditadas.
Nmero de Auditoras.
Procesos a auditar/Calendario. Los procesos a auditar son clasificados,

dependiendo de las necesidades y el objetivo de la auditora.
Objetivos, Alcance y Criterios de las auditoras programadas. Se establecen los

objetivos, el alcance y los criterios de la auditora con respecto a los procesos a
auditar.
Mtodos de auditora. Los mtodos de la auditora dependen del objetivo, alcance y

criterios de la auditora, los mtodos utilizados comnmente son: entrevistas,
revisin de los documentos conjuntamente con el auditado y muestreo.
Recursos Necesarios. Se determinan los recursos necesarios para implementar,

gestionar y mejorar las actividades de auditora, estos pueden ser: recursos
financieros, humanos, tecnolgicos y documentos necesarios para la revisin y

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 25 de 56
soporte del sistema.
Riesgos Relacionados. Los riesgos en una auditora pueden estar presente y afectar
el logro de los objetivos propuestos, por lo que es necesario detectar aquellos que
pudieran ocurrir.
4.13.2 Implementacin del Programa de Auditora Interna.
El encargado del SGSST somete a revisin y aprobacin el Programa de Auditora

Interna, al gerente realizando los ajustes necesarios en caso que aplique.
Implementa el programa de auditora interna comunicando a las partes involucradas,

asegurando la realizacin de la auditoria de acuerdo con el Programa de Auditora
Interna y dentro del periodo de tiempo acordado.
4.13.3 Seguimiento del Programa de Auditora Interna.
El encargado del SGSST realiza seguimiento continuo al Programa de Auditora

Interna evaluando la conformidad de este.
Cuando sea necesario realizar modificaciones, resultado del seguimiento al programa, es

comunicado al gerente.
4.13.4 Revisin y Mejora del Programa de Auditora Interna.
El encargado del SGSST revisa la implementacin del Programa de Auditora

Interna evaluando si se han alcanzado los objetivos, tomando estos como un
elemento de entrada para la mejora continua en el programa.
ACTIVIDADES REGISTROS RESPONSABLE OBSERVACIONE

S
F-AD-004
encargado del
1. Planificar la auditora. Programa de
SGSST
Auditoras
Internas
2. Seleccin y designacin del gerente y
auditor. encargado del
SGSST
3. Elaborar el Plan de auditora de
Auditor
acuerdo con los auditados, el

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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proceso y los aspectos a ser F-AD-005

auditados. Plan de
auditora
El Plan de
Auditoria Interna
puede ser ajustado
Correo
en la reunin de
4. Difundir el plan de auditora a Electrnico encargado del
apertura, de
los auditados y/o SGSST
acuerdo a las
Fsico
condiciones
presentadas en el
momento.
5. Preparar la Lista de chequeo de
la auditoria del sistema de
acuerdo con el proceso y los F-AD-006
aspectos a ser auditados. Lista de
Auditor
Tambin debe alistar los Chequeo para
documentos que puedan servir Auditoria
como referencia.
7. Coordinar y realizar la reunin

de apertura con el personal
involucrado en la auditoria, con el
fin de revisar objetivo, alcance,
F-AD-007
metodologa y en general aclarar
Reunin encargado del
cualquier duda con respecto al
apertura y SGSST y Auditor
Plan de auditora y modificarlo (si
cierre
aplica). En esta reunin tambin
se programa la reunin de cierre
de la auditoria.
8. Realizar la auditoria de acuerdo

F-AD-004 Nota: En caso tal
con el Plan de auditora del
Programa de de que no se
sistema. Recopilar evidencias
Auditoras pueda realizar esta
objetivas a travs de entrevistas,
Internas se replanteara en
revisin de documentos y
el programa de
registros, observacin de Auditor
auditoria.
actividades y condiciones del
F-AD-006
rea. Tomar nota de todo lo
Lista de
hablado y observado.
Chequeo para
Auditoria

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 27 de 56
9. Realizar la reunin de cierre

para informar y aclarar con el
auditado los hallazgos
encontrados, oportunidades de
mejora, observaciones y
evidenciar el cumplimiento de los F-AD-007
objetivos de la auditoria. Reunin
Auditor y
Adicionalmente los Auditados apertura y
Responsables de
tendrn la oportunidad de cierre
Procesos
manifestar y aclarar las
inconsistencias encontradas
durante la auditora realizada, y
de esta manera solicitar y recibir
recomendaciones para la solucin
de las no conformidades.
10. Realizar el Informe de

auditora del sistema con el fin de F-AD-008
consolidar las no conformidades, Informe
Auditor
oportunidades y observaciones Auditoria
para presentarlo al Gerente.
11. Hacer entrega de copia de Correo

reporte de No Conformidades al Electrnico
encargado del
responsable del proceso y/o
SGSST
auditado. Fsico
encargado del
12. Realizar la Calificacin de F-AD-009
SGSST y/o
Auditor. Calificacin
gerente
de Auditor
13. Solicitar que se emprendan
encargado del
acciones correctivas de acuerdo a F-AD-010
SGSST y
Procedimiento para las No Reporte de
Responsables de
conformidades que se levantaron. AC / AP / AM
cada proceso
14. Enviar al auditor, el informe
de acciones de correccin y F-AD-010
correctivas, con su respectivo Reporte de Responsables de
plan de accin, mximo 15 das AC / AP / AM cada proceso
despus de la reunin de cierre.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 28 de 56
F-AD-010 encargado del

Reporte de SGSST y
15. Realizar seguimiento a las AC / AP / AM Responsables de
acciones correctivas y verificar la cada proceso
eficacia de las acciones F-AD-011
correctivas emprendidas. Seguimiento
F-AD-004 Programa de Auditoras Internas

F-AD-011 Seguimiento
F-AD-005 Plan De Auditoria
F-AD-010 Reporte de Accin Correctiva, preventiva y de mejora
F-AD-007 Reunin De Apertura Y Cierre
F-AD-008 Informe De Auditoria
F-AD-009 Calificacin de Auditor
F-AD-006 Lista de Chequeo para Auditoria
12. P-AD-003 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Versin: 001
ACCIONES CORRECTIVAS Fecha: 14/11/2015

PREVENTIVAS Y DE MEJORA Cdigo: P-AD-003
Pgina: 28 de 56
1. OBJETIVO
Definir una metodologa para aplicar acciones correctivas, preventivas y de Mejora en el

Sistema de Gestin de seguridad y salud en el trabajo, que asegure la eliminacin de las
causas de no conformidades reales o potenciales y contribuya a la mejora continua del
Sistema de Gestin.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 29 de 56
2. ALCANCE
Este Procedimiento aplica a todos los procesos de Plotcenter Impresiones SAS y debe ser
aplicado por todos los cargos, siempre que sea necesario identificar y eliminar causas de
situaciones no deseadas reales o potenciales.
3. DEFINICIONES
3.1 Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No conformidad
potencial u otra situacin potencialmente no deseable.
3.2 Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No conformidad
detectada u otra situacin indeseable.
3.3 Accin de Mejora: Accin tomada para mejorar el sistema de gestin
3.3 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
3.4 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
3.5 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
3.7 Correccin: Accin inmediata tomada para eliminar una No conformidad detectada.
4.1 IDENTIFICAR LA ACCIN CORRECTIVA, PREVENTIVA Y/O DE MEJORA
La apertura de una accin correctiva, preventiva y/o mejora, se produce de la

identificacin de una no conformidad real o potencial identificada en relacin con el
cliente, el producto, procesos y el sistema, como resultado del anlisis de la
siguiente informacin o fuentes:
No conformidades de auditoras internas
Investigacin de accidentes
Evaluacin del servicio en caso de generarse una calificacin menor al 85%.
Cambios que afecten directamente el sistema de Gestin
Una vez identificada la No Conformidad real o potencial, el responsable del proceso,

si lo considera conveniente, en concertacin con el encargado del SG-SST analiza
la recurrencia y el impacto de la No Conformidad y decide la apertura de una Accin
Correctiva y/o Preventiva. El responsable debe registrarla en el formato F-AD-013
Reporte de Accin Correctiva, Preventiva y de Mejora.
No es necesaria la aplicacin de una accin correctiva cada vez que se da una no

conformidad real o potencial, puede ser suficiente con una correccin (accin
inmediata).

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 30 de 56
Para establecer si se requiere la aplicacin de una accin correctiva se tienen los

siguientes criterios:
Aquellas fuentes que generen desviacin respecto a las normas, prcticas,
procedimientos, reglamentos, desempeo del sistema de gestin, exigencias del
cliente, etc., que puedan ser causa directa e inminente de incumplimiento de
requisitos del cliente, enfermedad, lesin, dao a la propiedad, al ambiente de
trabajo o una combinacin de estos, as como de cualquier contaminacin ambiental
en la empresa.
4.2 ANLISIS DE CAUSAS:
El responsable del proceso y el encargado del SG-SST, cuando considere que el anlisis
de causas requiere de la intervencin de otras personas y/o procesos, conformaran un
equipo de mejoramiento para definir y verificar el origen del problema a travs de la
metodologa Causa Efecto (Espina de Pescado).
El responsable de dar cierre a la accin generada deber establecer las causas de la
desviacin junto con quien la detect.
4.3 DETERMINACIN Y EJECUCIN DE LOS PLANES DE ACCIN

Se proponen las acciones evaluando que estas sean adecuadas al efecto del problema y
asegure que las causas de las no conformidades reales o potenciales son eliminadas. Las
acciones se registran en el formato de Reporte de Accin Correctiva, Preventiva y De
Mejora, describiendo en detalle las acciones a implementar, el responsable y la fecha en
que se debe cumplir la accin.
En el caso que sea necesaria una inversin para la ejecucin de la accin esta ser revisada
y aprobada si as lo considera el Gerente.
Cuando la Accin Correctiva y la Accin Preventiva identifican peligros nuevos o que han
cambiado, o la necesidad de controles nuevos o modificados, se recomienda que las
acciones propuestas sean revisadas a travs del proceso de valoracin de riesgos antes
de su implementacin.
4.4 SEGUIMIENTO, VERIFICACIN DE LA EFECTIVIDAD Y CIERRE DE LAS ACCIONES
Una vez transcurrido el plazo para la implementacin, el encargado del sistema de gestin
de SST junto con el responsable de la implementacin realiza seguimiento y evala si la
accin fue eficaz (el grado de reduccin o eliminacin de la causa de la no conformidad). Si
por el contrario las acciones no demuestran ser efectivas, se debe generar un nuevo anlisis
de causas identificando nuevas acciones a implementar.
Tras la comprobacin de la implementacin y eficacia se cierra la Accin, teniendo en
cuenta los siguientes conceptos:

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 31 de 56
Conveniencia: las acciones aplicadas generaron un mejor desempeo o permiten

que la empresa cumpla con los propsitos.
Adecuacin: que se adecue a los requisitos de la organizacin, de los clientes y las

normas del sistema de gestin de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y
calidad implementados. Que se hayan realizado los cambios en la documentacin
pertinente y el entrenamiento al personal involucrado.
Eficacia: cuando se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados. Que no vuelva a ocurrir la no conformidad presentada o que
no ocurra la no conformidad potencial.
Luego de haber hecho el cierre y seguimiento estas deben ser revisadas y aprobadas por
el encargado del sistema de gestin de SST.
ACTIVIDADES
REGISTROS RESPONSABLE OBSERVAC
IONES
1. Identificar no conformidades reales o
potenciales. Todo el personal
2. Definir la descripcin de la no
conformidad real o potencial.
(Debe ser lo ms precisa posible e F-AD-013
incluir, cuando sea aplicable, datos Reporte de Quien lo detecto / Determinar
cuantitativos que permitan dimensionarlo. Accin Responsables de origen del
Una buena definicin de un problema es Correctiva, Proceso mismo
el inicio de un buen anlisis y por preventiva y
consiguiente de una buena accin. de mejora
3. Corregir inmediatamente la no
conformidad y/o problema, esto es tomar Quien lo detecto /
accin inmediata sobre el mismo, para Responsables de
eliminarlo (Remocin del sntoma). Procesos
4. Identificar las causas que pudieron F-AD-013

llevar a esta No conformidad; qu medio Reporte de Quien lo detecto /
las ocasion utilizando alguna de las Accin Responsables de
metodologa referenciada en el numeral Correctiva, Procesos
4.2 de las condiciones generales. preventiva y
de mejora

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 32 de 56
5. Determinar las acciones a tomar para se d

eliminar las causas encontradas, F-AD-013
teniendo en cuenta Qu hacer. Reporte de Quien lo detecto /
Se establece el responsable de cada Accin Responsables de
actividad (Quin?), la fecha lmite para Correctiva, Procesos
tomar la accin (Cundo?) y los recursos preventiva y
necesarios. de mejora
6. Antes de implementar las acciones

correctivas y/o preventivas se revisarn
las que tengan un impacto en el sistema Encargado
mediante procesos de evaluacin de SGSST
riesgos si se requiere antes de su
implementacin.
7. Realizar seguimiento y evaluar la F-AD-013
eficacia de la accin, verificando y Reporte de Encargado
evaluando que dichas actividades Accin SGSST
implementadas sean las correctas para la Correctiva, / Responsables
eliminacin de la No Conformidad. preventiva y de Procesos
de mejora
9. En caso de que las actividades no F-AD-013

fueron las correctas se inicia el Reporte de Encargado
procedimiento desde el anlisis de Accin SGSST
causas. Correctiva, / Responsables
preventiva y de Procesos
de mejora
10. Una vez la no conformidad se cierra F-AD-013 Encargado
eficazmente debe ser registrado. Reporte de SGSST
Accin / Responsables
Correctiva, de Procesos
preventiva y
de mejora
F-AD-013 Reporte de Accin Correctiva, Preventiva y de Mejora

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 33 de 56
13. P-C-001 COMPRAS, SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE

PROVEEDORES CONTRATISTAS
Versin: 001
COMPRAS, SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE Fecha: 14/11/2015
PROVEEDORES CONTRATISTAS Cdigo: P-C-001
Pgina: 33 de 56
1. OBJETIVO
Establecer criterios para seleccin, evaluacin y re-evaluacin de los proveedores con el
fin de realizar las compras de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la
empresa a tal fin que sean confiables.
2. ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones de equipos, materiales, herramientas, servicio que afecte
la seguridad, salud y ambiente del servicio / producto de Plotcenter Impresiones S.A.S y
por ende el Sistema de Gestin de Seguridad y salud en el trabajo.
3. DEFINICIONES
Adquisicin de Bienes y Servicios: Proceso requerido para garantizar la oportuna,

transparente, responsable, planeada y econmica disponibilidad de equipos, materiales, y
servicios bajo los mejores estndares de calidad del mercado. Cubre el ciclo completo
desde la concepcin de la necesidad hasta el recibo a satisfaccin por parte de la Empresa.
Calidad: Grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.
Clasificacin de los materiales: Los materiales utilizados necesarios para su mantenimiento

y administracin.
Materias Primas: Son aquellos materiales que se requieren directamente en la Prestacin

del servicio y son considerados como costo directo del producto.
Materiales de Mantenimiento: Son aquellos materiales destinados al mantenimiento de

equipos de oficina e infraestructura misma de la empresa.
Materiales e Insumos (Papelera, Elementos de Limpieza y Cafetera): Corresponden a los

dems materiales e insumos requeridos para las actividades diarias de la empresa. Al ser
considerados como artculos de disponibilidad comercial pueden ser adquiridos
rpidamente.
Dotacin y Elementos de Seguridad Industrial: Son los elementos requeridos por los
empleados de la empresa necesarios para su bienestar y seguridad laboral. Su necesidad

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 34 de 56
de compra es definida por el encargado del sistema de gestin de seguridad y salud en el

trabajo y realizada por el encargado de Compras.
Cliente: Empresa o persona que recibe un producto / servicio.
Contratista: Persona natural o jurdica que por contrato ejecuta una obra material o est
encargada de un servicio o abastece de los bienes necesarios a la Empresa.
Proveedor Ocasional: Es aquel proveedor al que se le hacen compras muy espordicas.
Cotizacin: Documento en el cual los Proveedores manifiestan a sus posibles clientes, las
condiciones de entrega, precios, de pago, calidad, cantidad y garanta de los bienes y
servicios que estn en posibilidades de ofrecer.
Nivel de inventarios disponible: Representa las unidades mnimo de inventarios requeridas

a tener previamente definidas por la empresa.
Orden de Compra: Documento donde se formaliza con un contratista/proveedor la

adquisicin de un bien y servicio con destino especfico.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeadas.
Requisitos del Cliente: Son todas las obligaciones pactadas contractualmente con el cliente.
Los proveedores que se tienen en cuenta para seleccin, evaluacin y reevaluacin son
aquellos que tienen impacto directo sobre el servicio, producto, la seguridad, salud y
ambiente de las actividades realizadas en la empresa. Estos proveedores sern agregados
en la Lista de Proveedores F-C-001 y tendrn prioridad si se generan requerimientos que
ellos puedan suplir.
El proveedor, contratista a ser evaluado debe suministrar los datos y requisitos exigidos en
el formulario Inscripcin de proveedores y contratistas.
Para elaborar la Orden de compra, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
La Orden de Compras debe ser elaborada por la persona encarga del proceso de
compras y autorizada por el Gerente, para ser enviada al proveedor y/o contratista.
En el momento de seleccionar un proveedor, Contratista se tendrn en cuenta las

mejores condiciones que ofrezcan (calidad, tiempos de entrega, garanta, precios,
cumplimiento de requisitos legales entre otros.)

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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Cuando se lleve a cabo el proceso de compra se sugiere solicitar mnimo 2

cotizaciones o las que se considere necesarias. En excepcin cuando la compra se
realice de contado por medio de Caja Menor o cuando se realice una compra directa.
Es requisito indispensable que el personal contratista que trabaje en los proyectos de la

empresa debe contar con sus certificaciones de los pago de ARL, EPS, AFP del mes en
curso, y con la respectiva induccin y EPP antes de iniciar actividades.
Cualquier compra que no sea realizada por el Encargado de compras, se considera hecha
a ttulo personal y no ser respaldada por la Empresa.
Al ser recibidos los bienes y/o materiales estos deben ser verificados por el encargado con
la persona que requiere el material para mirar si el proveedor cumple con las
especificaciones pactadas en la orden de compra.
Las compras de materiales o de un servicio que se requieran de manera urgente siempre y

cuando sean avaladas por el Gerente y que no superen el valor mximo de $ 300.000 se
legalizara por medio de caja menor, para este requerimiento se solicitara factura a nombre
de la empresa para proceder a legalizar.
Para los contratistas se les realiza el seguimiento de la misma forma que a un proveedor,
requisitos establecidos en el formato F-C-002 seleccin de proveedores y contratistas,
adicionalmente los requisitos de seguridad segn la actividad a realizar.
Si hay stock de Materiales e insumos y Elementos de Seguridad el encargado de compras

entregara al interesado.
Para la seleccin de proveedores, contratista se tendrn en cuenta los siguientes criterios:
CRITERIOS DE SELECCIN:
Registro nico tributario -
cuenta
Disponibilidad de producto o
de
EPPs
Certificados o acreditacin
Certificados y/o licencia de
los profesionales o de la
seguridad social ( arl, eps,

trayectoria en el mercado
en estndares de calidad
Sistema de gestin SST

Ubicacin geogrfica
Cmara de comercio
vigentes
los
Precios favorables
de
PARMETRO
Cuenta con
Certificacin
requeridos
empresa
bancaria
servicio
Pagos
afp)
Rut
PROVEEDOR 1
PROVEEDOR 2
PROVEEDOR 3

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 36 de 56
El proveedor, contratista ser seleccionado de acuerdo a la siguiente escala:
RANGO DE
CALIFICACIN ACCIN A TOMAR
RESULTADO
Registrar el proveedor, contratista o
4-5 CUMPLE subcontratista en el listado de proveedores F-
C-001
No registrarlo en el listado de proveedores F-C-
001 se considera opcional en caso de que el
2-3 REEVALUAR proveedor, contratista o subcontratista
seleccionado no cumpla, se comunica los
criterios donde la puntacin puede mejorar y se
tendr en cuenta para futuros procesos.
No registrarlo en el listado de proveedores F-C-
0-1 NO CUMPLE
001.
Realizar la evaluacin y reevaluacin de proveedores, contratistas de acuerdo con lo

siguiente:
Proveedores nuevos: en la primera recepcin del material o prestacin del servicio, en caso
de haber acciones de mejora se evaluara nuevamente a los tres meses.
Proveedores regulares: se realiza una re-evaluacin anual.
CRITERIOS DE EVALUACIN Y REEVALUACIN (Ver formato F-C-003)
DISPONIBILIDAD DE PRODUCTO O SERVICIO PARA SER

SUMINISTRADO
EL PRECIO DEL PRODUCTO O SERVICIO SON FAVORABLES
CUENTA CON UNA TRAYECTORIA EN EL MERCADO - ANEXA
COMERCIALES CERTIFICACIN
UBICACIN GEOGRFICA (CERCANA AL REA)
CMARA DE COMERCIO
REGISTRO NICO TRIBUTARIO - RUT
CERTIFICACIN DE CUENTA BANCARIA
CERTIFICADOS Y/O LICENCIA DE LOS PROFESIONALES O DE
SST
LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO O PRODUCTO

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 37 de 56
CERTIFICACIN O ACREDITACIN EN ESTNDARES DE

CALIDAD
PLANES O PROCEDIMIENTOS PARA MANTENIMIENTO
PREVENTIVO DE EQUIPOS
CUENTA CON LOS EPP'S REQUERIDOS PARA LA LABOR
CUENTA E IMPLEMENTA EL SGSST
PAGOS VIGENTES DE SEGURIDAD SOCIAL ( ARL, EPS, AFP)
OTROS OTROS:
El proveedor, contratista ser Evaluado y Reevaluado de acuerdo a la siguiente escala

porcentual:
INTERPRETACION DE LA EVALUACION DEL PROVEEDOR
FRECUENCIA DE
RANGO % EVALUACION CALIFICACION RESULTADO PRXIMA EVALUACION
EVALUACION
0-40 MALO NO APTO ANUAL
41-50 REGULAR NO APTO ANUAL
51-80 BUENO APTO ANUAL
81-100 EXCELENTE APTO ANUAL
RANGO DE
CALIFICACIN ACCIN A TOMAR
RESULTADO
Contina la prestacin del servicio y/o suministros de
81-100 EXCELENTE
materiales.
Continua como proveedor de la empresa, sin embargo
se le comunica los criterios donde la puntacin debe
51-80 BUENO
mejorar y nuevamente ser reevaluado a los tres
meses.
Comunicar al proveedor los criterios que debe mejorar
41-50 REGULAR y se mantendr como segunda opcin de compra si
demuestra mejora de sus resultados.
0-40 MALO No se tendr en cuenta para futuros procesos

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 38 de 56
El monitoreo de proveedores, contratistas se realizar cada 6 meses con las fechas

establecidas en el formato F-C-003 evaluacin y reevaluacin de proveedores y
contratistas.

1. Genera necesidad de Responsable del
compra de producto/servicio proceso o
Encargado de
compras
2. Aprobacin de la solicitud
por parte del Gerente Gerente
3. Determinacin del
mecanismo de compra.
El mecanismo de compra una

vez aprobada la solicitud, se
determina de dos maneras:
a) Verificar si dentro del

listado de proveedores
seleccionados e inscritos,
hay alguno (s) que nos
pueda satisfacer la
necesidad; si se encuentra
Cotizaciones
un solo proveedor, se
Fsicas,
proceder a elaborar la Encargado de
Electrnicas
orden de compra por Compras
y/o
adjudicacin directa, y si se
telefnicas
encuentran dos o ms
proveedores stos entraran
a competir de acuerdo a los
criterios de evaluacin
fijados en el formato de F-
C-002 Seleccin de
proveedores, contratistas y
subcontratistas.
b) De no contar con
proveedores en nuestro
listado de seleccionados e
inscritos, se proceder a

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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solicitar cotizaciones de
nuevos proveedores, los
cuales entrarn a competir
de acuerdo a los criterios
de evaluacin fijados en el
formato de F-C-002
Seleccin de proveedores,
contratistas.
4. Seleccin de la oferta de
acuerdo a los requisitos
establecidos:
Una vez establecido el Nota: en caso de

mecanismo de compra a presentar empate
utilizar, a b; Se analizan y con el puntaje
revisan las cotizaciones F-C-002 mnimo requerido, se
recibidas, para seleccionar la Seleccin de Encargado de escoger al
oferta adecuada de acuerdo al proveedores, Compras proveedor que ms
formato de Seleccin de contratistas actividad ha
proveedores, contratistas y generado con la
subcontratistas F-C-002, el empresa.
proveedor que obtenga la
mayor calificacin continuar
con el proceso de inscripcin.
5. Inscripcin de Proveedores
de acuerdo a los criterios
establecidos:
Inscripcin de
Seguido de esto si cumple con
proveedores, Encargado de
los criterios establecidos se le
Contratistas Compras
dar ingreso al listado de
F-C-004
proveedores y se procede a
realizar la solicitud al
Proveedor y/o Contratista.
6. Elaboracin de la Orden de Encargado de Al contratar servicios

Orden de Compra Compra Compras profesionales se
analizar si se
requiere establecer
un contrato

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 40 de 56
7. Verificacin del Producto y/o

servicio:
Al momento de hacer entrega

del servicio o producto, se hace
re-direccionamiento al
solicitante para su verificacin, Factura Encargado de
lo recibido debe cumplir con las compras / Usuario
caractersticas y solicitante
requerimientos solicitados.
8. Evaluacin y Reevaluacin
de Proveedores y Contratistas.
Cuando el proveedor,
contratista o subcontratista
F-C-003
generen el primer servicio este
Evaluacin y
ser evaluado con el fin de
reevaluacin Encargado de
verificar si realmente cumple
de Compras
con todo lo acordado al
proveedores -
momento de ser seleccionado.
contratistas-
As mismo se realizar una
reevaluacin de forma anual de
los criterios de seleccin
9. Realizar Monitoreo del Este procedimiento

proveedor, contratista, se es de carcter
F-C-003
realizar monitoreo de las interno y slo se
Evaluacin y
compras a proveedores enviar notificacin
reevaluacin Encargado de
semestralmente con el ltimo al proveedor,
de Compras / Usuario
servicio o producto entregado contratista o
proveedores - Solicitante
con el fin de hacer seguimiento subcontratista, en
contratistas
caso de presentar
inconformidad
10. Recepcin de Facturacin: Facturas

Proveedor
Encargado de
Las facturas se reciben mximo
Compras
hasta los das 25 de cada
mes.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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12. Tomar acciones de mejora:
Si los resultados no son

Encargado de
favorables, se genera un plan
Compras / .
de accin para registrar
Proveedores
evidencias y posteriormente
dar cierre del mismo
F-C-001 Lista de Proveedores

F-C-002 Seleccin de proveedores, Contratistas
F-C-004 Inscripcin de Proveedores, Contratistas
F-C-003 Evaluacin y reevaluacin de proveedores - contratistas-
Externo Cotizaciones
Externo Facturas del proveedor
14. P-I-001 PROCEDIMIENTO DE IMPRESIN DE PLANOS
Versin: 001
Fecha: 14/11/2015
IMPRESIN DE PLANOS
Cdigo: P-I-001
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1. OBJETIVO
Orientar al personal de la empresa Plotcenter Impresiones S.A.S, con lineamientos que

brinden agilidad y calidad en el servicio de impresin de planos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las tareas involucradas en la atencin al pblico para
la impresin de planos.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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3. DEFINICIONES
3.1 Plotter: Vocablo que al espaol traduce trazador, Impresora de inyeccin de tinta en
color diseada para imprimir imgenes de gran calidad, tienen gran importancia ya que
con ellos se obtienen directamente del ordenador salidas en forma de planos, mapas,
dibujos, grficos, esquemas e imgenes en general.
Evite sobrecargar la toma de alimentacin del producto con varios dispositivos.

No ingiera comida en la zona de impresin puede ocasionar un accidente.
Antes de comenzar el proceso de cargar papel, asegrese de que hay suficiente
espacio alrededor del producto, tanto delante como detrs.
La longitud mnima de todos los papeles para la impresin debe ser de 280mm.
Para manipular papel fotogrfico, use guantes de algodn con el fin de evitar
transferir grasa al papel.
Utilice siempre la vista previa de una impresin en pantalla, esta le permite evitar el
desperdicio de papel y tinta en una impresin incorrecta.
Si est imprimiendo imgenes relativamente pequeas o pginas de documentos,
puede utilizar el agrupamiento para imprimirlas una al lado de otra en lugar de una
tras otra para ahorrar papel.
Limpie los cabezales de impresin slo cuando sea necesario y slo los que lo
necesiten.
La impresora se adapta a impresiones de trabajos largos y desatendidos, para esto
cargue varios rollos antes de iniciar el trabajo.
Use la opcin cola de impresin para monitorear el trabajo, esta incluye los trabajos
que se estn recibiendo, analizando, obteniendo, imprimiendo o que ya estn
impresos.
Todo dispositivo de almacenamiento porttil que sea conectado a los computadores
debe ser examinado con el antivirus para evitar daos al equipo de cmputo.
Todas las fallas en los equipos de cmputo, impresoras y plotter debe ser reportado
inmediatamente a la auxiliar encargadas del proceso administrativo o al gerente.
Es requisito indispensable para la atencin a los clientes, que al momento de su
llegada, se reciba con un amable saludo de bienvenida, se personalice el contacto,
se utilice un tono de voz amable, lo mire a la cara, atienda su requerimiento en el
menor tiempo posible y asegurar su satisfaccin.
OBSERVACIONE
ACTIVIDADES REGISTROS RESPONSABLE
S
Recibir al cliente e identificar la Auxiliar de
necesidad de impresin. impresin

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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En caso de ser
medio de
almacenamiento
Identificar el medio por el cual el
porttil debe ser
cliente presenta el plano a imprimir. Auxiliar de
examinado con
(disco extrable, memoria USB, CD, impresin
antivirus previa
correo electrnico, etc)
apertura en el
equipo de
cmputo.
En caso de ser
enviado por
Confirmar con el cliente el archivo
correo electrnico
correcto a imprimir, la cantidad, la Auxiliar de
revisar que
escala, el papel, tamao de la impresin
contenga todos
impresin y el color.
los detalles
mencionados.
Proporcionar por
Proporcionar el precio del producto al Auxiliar de correo en caso de
cliente impresin ser recibido por
este medio.
En caso de ser
enviado por
correo electrnico
Confirmar tiempo de entrega del
confirme hora en
producto al cliente.
que el cliente
pase por el
producto.
Enviar orden de impresin, teniendo
en cuenta los siguientes parmetros:
o Haga clic en el icono Trazar de la
parte superior de la ventana
o Seleccione la ficha Ajustes de
dispositivo y documento y pulse
el botn Propiedades
personalizadas.
o Revise vista previa antes de
imprimir y seleccione el tipo de
papel que piensa usar.
Confirme en la
o Seleccione la calidad de
vista previa que el
impresin (a su eleccin entre
archivo este
velocidad y calidad de
correcto para
impresin).
evitar reproceso.
o Genere una vista previa de
impresin
o Click en imprimir.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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Doble o enrolle el plano segn

preferencia del cliente.
Genere la factura en programa
contable LEN.
Entregue al cliente y reciba dinero a
cambio de la transaccin.
EXTERNO Factura de venta
15. P-TH-001 ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO
Versin: 001
Fecha: 14/11/2015
ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO
Cdigo: P-TH-001
Pgina: 44 de 56
1. OBJETIVO
Definir los parmetros bajo los cuales Plotcenter Impresiones S.A.S realiza la seleccin,
vinculacin, desvinculacin y evaluacin de desempeo del personal de la empresa.
2. ALCANCE
La Administracin del Talento Humano inicia desde el momento en que se genera la

necesidad de personal atendiendo los requerimientos de la empresa y termina con la
desvinculacin del mismo.
3. DEFINICIONES
3.1. TALENTO HUMANO: Conjunto de empleados o colaboradores de una empresa.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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3.2. AMBIENTE DE TRABAJO: Conjunto de condiciones bajo los cuales se realiza el

trabajo.
3.3. DESCRIPCIN DEL CARGO: Conjunto de tareas, competencias, responsabilidades y

condiciones requeridas para desempear un cargo.
3.4. COMPETENCIAS: Estn dadas por la Educacin, la Formacin, las habilidades y la

Experiencia que posee el trabajador para ocupar un cargo dentro de la Empresa, y as
facilitar el cumplimiento de los objetivos.
3.5. SELECCIN: Es el conjunto de actividades y procesos que se realizan para conseguir

un nmero suficiente de personas calificadas, de forma que la empresa pueda seleccionar
los ms adecuados para cubrir sus necesidades de trabajo.
3.6 CRITERIOS DE SELECCIN: Se tiene en cuenta el perfil de competencias descritas

para cada uno de los cargos.
3.7 PERFIL DEL CANDIDATO: Son las Competencias que debe reunir el personal para
desempear adecuadamente su labor. El perfil debe cubrir los siguientes aspectos:
Educacin
Experiencia
Formacin
Habilidades
3.8. EDUCACIN: Conocimientos adquiridos para desarrollar actividades antes de ingresar

a una empresa.
3.9. FORMACIN: Son todas aquellas actividades encaminadas al entrenamiento,

capacitacin, induccin, divulgacin de informacin y desarrollo de las actividades
especficas en cada cargo.
3.10. HABILIDAD: Es la pericia en la realizacin de una tarea.
3.11. EXPERIENCIA: Se especifica en tiempo; puede ser de dos tipos: Tiempo de

experiencia en el sector y/o Tiempo de experiencia interna en la empresa y/o en la actividad.
3.12. CONTRATACIN: Proceso mediante el cual se establece una vinculacin laboral

entre el empleado y la empresa.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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3.13. DIVULGACIN: Actividad de comunicacin asertiva multidisciplinaria recreando el

conocimiento con fidelidad y contextualizando para hacerlo accesible en busca del logro de
los objetivos.
3.14. INDUCCIN Y RE INDUCCIN DE PERSONAL: Proceso mediante el cual se da a

conocer al aspirante que ha superado el proceso de seleccin, el funcionamiento general
de la Empresa, impartiendo una orientacin de los procedimientos, polticas y cultura de
trabajo de la empresa con el objeto de lograr una rpida adaptacin a sus actividades
laborales.
3.15. CONTRATO A TERMINO INDEFINIDO: Es un acuerdo en virtud del cual una

persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra (natural o jurdica) bajo
continua subordinacin, cumpliendo rdenes e instrucciones y recibiendo por su labor una
remuneracin. Este contrato se celebra cuando las partes no determinan su duracin, y se
recomienda que siempre se haga por escrito.
3.16. CONTRATO A TERMINO FIJO: Es un acuerdo en virtud del cual una persona natural
se obliga a prestar un servicio personal a otra (natural o jurdica) bajo continua
subordinacin, cumpliendo rdenes e instrucciones y recibiendo por su labor una
remuneracin. Este contrato se celebra cuando las partes determinan su duracin, y se
recomienda que siempre se haga por escrito.
3.17. FORMULARIOS DE AFILIACIN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

INTEGRAL: Son los formularios que se diligencian para afiliar al empleado a la Entidad de
Salud, al Fondo de Pensiones, a la ARL y a la Caja de Compensacin, si el funcionario es
nuevo en el sistema de seguridad social.
3.18. EVALUACIN DE DESEMPEO: la evaluacin de desempeo es una herramienta

que nos permite medir y mejorar los resultados de los talentos humanos de la empresa, nos
permite tener una comunicacin con los empleados del cmo estn desempeando su
trabajo, contribuye a la determinacin de la remuneracin, a la promocin, al mejoramiento
continuo, al establecimiento de planes de capacitacin; y para establecer planes de accin
del personal como: suspensiones y hasta despidos, entre otros.
La Seleccin, Vinculacin, Desvinculacin y evaluacin de desempeo de Personal en

Plotcenter impresiones S.A.S, ser responsabilidad del encargado del proceso de Talento
Humano, quien deber cumplir con cada uno de las etapas indicadas en la Tabla de
procedimiento, descrita a continuacin.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 47 de 56
SELECCIN Y CONTRATACIN
1.) Requerimiento de
personal: Cuando el
Gerente requiera personal, Gerente
solicita al encargado del
proceso quien se encarga
de realizar el
requerimiento del personal
de acuerdo al perfil
establecido y fecha de
contratacin para iniciar los
trmites de Seleccin.
2.) Convocatoria de
candidatos: Se realiza la
convocatoria del personal
requerido por medio de:
Recomendacin de
trabajadores, conocidos o
referenciados de la
Empresa. Clasificado
Clasificado en el peridico. en el
Archivo histrico de hojas peridico y/o
de vida. pgina Web. encargado del
Anuncio clasificado en proceso
pgina Web.
Concurso interno por medio
del cual las personas que
laboran en la Empresa y
cuyo desempeo es bien
catalogado, tienen la
oportunidad de ascender u
ocupar otros cargos.
3.) Seleccin del personal Hojas de vida

segn requerimientos: El de los Gerente y
encargado del proceso aspirantes encargado del
proceso
revisa las hojas de vida de

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 48 de 56
los aspirantes al cargo, F-TH-001

verificando que stos Perfil del
cumplan con el perfil del Cargo.
cargo (Educacin,
formacin y experiencia),
establecidos en el Formato
F-TH-001 Perfil del Cargo.
Si la persona ya ha laborado
con la empresa en contratos
anteriores no aplica la
evaluacin de conocimientos y
se vale la experiencia
adquirida en la misma.
NOTA: no se discriminara a
persona en situacin de
discapacidad.
Gerente y
4.) Presentar hojas de vida al Hojas de
encargado del
Gerente Vida
proceso
5.) Entrevista.
El Gerente junto con
encargado del proceso realiza Formato
la entrevista, para asegurar Entrevista F- encargado del
que los aspirantes TH-004 proceso /gerente
preseleccionados se ajustan al
perfil requerido para el cargo.
6.) Verificacin de Referencias encargado del

F-TH-003
Laborales proceso
7.) Analizar los resultados de Formato
la entrevista, determinar Entrevista F-
Encargado del
las competencias del TH-004.
proceso
nuevo ingreso.
8.) Vinculacin del Talento F-TH-002 Ver Matriz de

Humano F-TH-005 Exmenes Mdicos F-
El Encargado del proceso F-TH-014 TH-014
informa al candidato F-TH-015 encargado del
seleccionado para el cargo por Formularios proceso La afiliacin a la ARL
medio telefnico, correo de Afiliacin la debe hacer un da
electrnico, o personalmente, EPS, AFP, antes a la iniciacin
solicitando inmediatamente la CCF y del contrato a travs

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 49 de 56
documentacin requerida de certificado de la sucursal virtual

acuerdo al F-TH-002 Relacin ARL. de la ARL.
documentos de ingreso. Contrato
Laboral La afiliacin a la EPS,
Se entrega la autorizacin de Autorizacin C.C.F debe hacerse el
exmenes ocupacionales F- de mismo da en el que
TH-005 de acuerdo a la Matriz Exmenes inicia el empleado a
de Exmenes mdicos F-TH- travs de la sucursal
014, Se verifica el resultado de virtual ASOPAGOS.
los exmenes para proceder a
realizar las afiliaciones a la El contrato laboral se
EPS, AFP, ARL, C.C.F., elabora el mismo da
diligenciamiento del formato F- en el que inicia y se da
TH-015 Datos adicionales a la copia al empleado.
Hoja de Vida y finalmente se
firma el contrato a Trmino Fijo
6 meses inicialmente.
Respectivamente el contrato
es firmado por el gerente y el
empleado.
9.) Induccin al Personal
El Encargado del SGSST
realiza la presentacin de
induccin, que incluye
Generalidades de la Empresa
Presentacin De La
Empresa
Organigrama
Horario De Trabajo
Funciones Y F-AD-014
Encargado del
Responsabilidades FORMATO
SGSST/
Lineamientos SST Induccin,
encargado del
Polticas SST, No Re-induccin
proceso
Alcohol, Sustancias y Evaluacin
psicoactivas, tabaco y
uso armas.
Viga de seguridad y
salud en el trabajo.
Reglamento De
Higiene Y Seguridad
Identificacin De
Peligros Aspectos e
Impactos

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 50 de 56
Seguridad Social
(EPS,ARL, AFP)
AT Y EL Reporte ARL
Manejo De Residuos
Plan De preparacin y
respuesta a
emergencias
Brigada De
Emergencias
Manual de
Procedimientos
Se evala con el F-AD-014
Induccin, Re-induccin y
Evaluacin, El personal deber
aprobar la evaluacin de la
Induccin con el 80%, de no
ser as se realizara
retroalimentacin y se
evaluara nuevamente. El
soporte de la Induccin y Re-
induccin del personal se
anexa respectivamente en la
hoja de vida de cada
empleado.
Re- induccin
La re-induccin se realiza
anualmente a todo el personal
de la empresa, y se evala y
califica de la misma manera
que la induccin inicial.
10.) Entrega de dotacin
El encargado del proceso es el
responsable de entregar la
F-TH-009
dotacin. encargado del
Entrega de
Se realiza la entrega de proceso
Dotacin
dotacin y se debe diligenciar
el formato F-TH-009 Entrega
de Dotacin.
11.) Novedades y Base de
actualizacin de datos. Datos del encargado del
Las novedades de ingreso, Personal en proceso
retiro y datos del personal que Excel

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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ingresa a la empresa son

registradas encargado del
proceso en la Base De Datos
Del Personal, con el fin de
tener informacin disponible y
veraz para efectos de
liquidacin del personal y para
cualquier eventualidad.
12.) Evaluaciones de NOTA: De los
desempeo. resultados de la
Contrato a Trmino Indefinido: evaluacin de
desempeo se
El Gerente y/o encargado del
determinarn las
proceso, realizan la evaluacin necesidad de
de desempeo junto con el formacin
empleado, indicando
inmediatamente su resultado,
esta evaluacin se realiza
inicialmente antes de terminar
su periodo de prueba (36 das),
y se reevaluara un mes antes
de trmino de su contrato para
determinar su renovacin.
Contrato trmino indefinido: El Gerente y
Gerente y/o encargado del F-TH-006 encargado del
proceso realizar la evaluacin proceso
de desempeo de forma anual.
Tener en cuenta la siguiente

calificacin a la hora de realizar
las evaluaciones de
desempeo:
Entre 1 - 19 insuficiente.
El empleado es retirado de la
empresa.
Entre 20 - 39 Deficiente.
El personal entra en etapa de
capacitacin intensiva de
concientizacin y se le expide
una carta donde se le informe

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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que debe generar un cambio

radical y positivo en su gestin,
evalundolo al mes.
Entre 40 - 59 Aceptable:
El personal entra en etapa de
re-induccin y/o
concientizacin y se le expide
una carta donde se le informe
que debe generar un cambio
positivo en su gestin,
evalundolo a los 3 meses.
Entre 60 - 79 Bueno.
Se le informa a la persona su
desempeo y aspectos a
mejorar.
De 80 a 100 Excelente.
El personal se le expedir un
Comunicado Interno con copia
a la hoja de vida destacando su
desempeo laboral y
reconocimiento. Se realizara
re-evaluacin al ao.
13.) Llamados de atencin
y/o suspensin del
personal
Se proceder conforme se
establece en el reglamento
interno de trabajo de la
empresa.
El encargado del proceso y Acta de
descargos y encargado del
gerente, realiza la diligencia de
Comunicado proceso
descargos de acuerdo a la al Personal.
situacin presentada y
determinan, la sancin a que
haya lugar, realiza los
respectivos llamados de
atencin y/o memorandos a
todo el personal de la empresa.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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14.) Solicitud de permisos

Los permisos deben ser
solicitados al gerente quien es
el responsable de aprobarlos y
deber comunicar encargado F-TH-007
del proceso los permisos Autorizacin Gerente y
autorizados con anterioridad a de Salida. encargado del
la salida del trabajador y dejar proceso.
constancia del permiso
aprobado, mediante el
diligenciamiento del formato F-
TH-007 Autorizacin de Salida.
15.) Incapacidades
Los das de incapacidad son
de obligatorio cumplimiento, es
decir; estos das el empleado
no deber laborar. Si la
persona se encuentra en
estado de incapacidad,
vacaciones, o permisos, la
empresa no est en la
obligacin de realizar la
cotizacin a riesgos
profesionales, lo cual quiere
decir que cualquier Incapacidad.
encargado del
eventualidad que ocurra por proceso
ejecucin de las actividades
laborales dentro de estos
periodos ser responsabilidad
del empleado.
En caso de ser emitida una

incapacidad se debe:
1. Reportar el ausentismo al
gerente en forma
inmediata.
2. Hacer llegar el original de la
incapacidad a la empresa lo
antes posible.

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
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3. En caso de prrrogas de la
incapacidad seguir las
indicaciones de los dos
numerales anteriores.
Estas incapacidades sern
archivadas en la carpeta e
iniciar su respectivo cobro en el
caso en que haya lugar a este.
16.) Desvinculacin de
personal
Existen dos (2) alternativas de F-TH-012
manejo: denominado
1. Terminacin de contrato o carta de
despido. terminacin
contrato
El encargado del proceso
laboral
emite el formato F-TH-012
denominado carta de
Exmenes
terminacin contrato laboral,
Mdicos F-
informndole al empleado la
TH-005.
fecha de desvinculacin de la
empresa y el motivo de retiro,
Autorizacin
ya sea por Terminacin de
al Fondo
Contrato sin Justa Causa,
para pago de
Terminacin de Contrato con
Cesantas F-
Justa Causa o por Periodo de encargado del
TH-008
Prueba, junto con la carta de proceso
terminacin de contrato se
Certificado
debe entregar al empleado los
Laboral.
siguientes documentos:
Exmenes Mdicos F- Paz y Salvo
TH-005. F-TH-011.
Autorizacin al Fondo
para pago de Aceptacin
Cesantas F-TH-008. de Renuncia
(en el caso de tener F-TH-010
cesantas consignadas
en el fondo). Liquidacin
Certificado Laboral.
Paz y Salvo F-TH-011. carta de
renuncia
2. Retiro voluntario
(Renuncia).

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 55 de 56
En este caso el empleado

presenta la carta de renuncia al
gerente quien emite la
Aceptacin de Renuncia F-TH-
010 y la autorizacin para la
realizacin de los exmenes
de retiro F-TH-005 junto con
los documentos descritos en el
punto 1.
Para cualquiera de los dos
casos el encargado del
proceso realizara los
siguientes pasos:
1. Desvinculacin de
seguridad social.
2. Diligenciar el formato Paz
y Salvo F-TH-011, el cual
debe ser firmado por el
gerente, confirmando que
el empleado queda al da
por concepto de
herramientas, equipos,
maquinaria y
documentacin.
3. Realiza la respectiva
liquidacin y solicita el
pago de la misma.
F-TH-001 perfil del Cargo

F-TH-002 Relacin Documentos de Ingreso
F-TH-003 Verificacin Referencias Laborales
F-TH-004 Entrevista
F-TH-005 Remisin Exmenes Mdicos
F-TH-006 Evaluacin de Desempeo
F-TH-007 Autorizacin de Salida
F-TH-008 Autorizacin al Fondo Para Pago de Cesantas
F-TH-009 Entrega de dotacin
F-TH-010 Aceptacin de Renuncia

Versin: 001
ADMINISTRATIVOS Y
Pgina: 56 de 56
F-TH-011 Paz y salvo Empleado

F-TH-012 Carta de Terminacin de Contrato Laboral
F-TH-013 Induccin, Re - induccin y Evaluacin
F-TH-014 Matriz De Exmenes Mdicos
F-TH-015 Datos adicionales a la Hoja de Vida
Elabor: Revis Y Aprob:
Firma:
Nombre: Alejandra Medina Edwar Medina Padilla

Cargo: Auxiliar- Encargado del SGSST Gerente

M-Ad-001 Manual Procedimientos Adm y Oper

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO Fecha: 14/11/2015

Manual de Procedimientos Administrativos y Operativos

Plotcenter Impresiones S.A.S

Diseo del Manual de Procedimientos Administrativos y Operativos de la

empresa Plotcenter Impresiones S.A.S

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Programa de Pregrado Administracion en Salud Ocupacional

Neiva, Noviembre 2015

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS

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3.8 Disposicin: Uso del registro despus de cumplido el tiempo de conservacin.

3.9 Distribucin: Procedimiento mediante el cual la documentacin interna o externa es

3.11 Documento Controlado: Se refiere a aquellos de uso interno de la empresa con la

3.12 Documento externo: Aquellos generados por organismos externos a la organizacin y

3.13 Documentos internos: Aquellos que se generan dentro de la organizacin para

3.15 Elaboracin: Plasmar toda la informacin necesaria en el medio de comunicacin ms

3.16 Identificacin de un registro: Establecer un criterio para reconocer un registro, ejemplo

Si este documento est impreso se considera copia no controlada.

3.18 Versin: Indica el nmero de actualizacin del documento.

3.20 Registro: Un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades

El encargado del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo en la

Los Responsables de cada Proceso deben destruir el documento que se sustituye

En caso de que por razones comerciales, tcnicas o legales se decida mantener un

Cuando se elabore o modifique un documento, el responsable de dicha actividad

- Identificar la necesidad del proceso.

Los documentos no pueden ser removidos, transmitidos o copiados sin la

La metodologa para definir los cambios en los documentos externos es la siguiente:

Si este documento est impreso se considera copia no controlada.

4.1 Los Documentos del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, se

Corresponde a las inciales del documento.

CDIGO TIPO DE DOCUMENTO

Procesos de Plotcenter Impresiones S.A.S

Corresponde a las inciales del Proceso.

.Criterios para la elaboracin de Procedimientos, Instructivos, Manuales y Formatos del

Si este documento est impreso se considera copia no controlada.

Ttulo:(Nombre del documento, letra Arial 11 en Mayscula).

El contenido de los procedimientos, manuales e instructivos debe realizarse en letra

1. OBJETIVO: Descripcin breve del propsito del documento.