Anda di halaman 1dari 5

PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN REGULASI

RSI GARAM KALIANGET

BAB. I DEFINISI

Dalam panduan ini yang dimaksud dengan :


a. Dokumen adalah informasi ( data yang ada artinya ) dan media
pendukungnya ( bias berupa kertas , file elektronik, dll).
b. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki Rumah Sakit Islam
Garam kalianget, meliputi :
Kebijakan
Pedoman/ panduan
SPO
c. Dokumen EKSTERNAL merupakan dokumen yang berasal dari luar
Rumah Sakit Islam Garam Kalianget sebagai pendukung kegiatan
yang berupa standar, pedoman dan peraturan.
d. Dokumen DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut
diperbaharui secaraberkala sesuai perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang
sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan /revisi terhadap
dokumen tersebut, maka bagian Tata Usaha berkewajiban untuk
memberi revisi yang terbaru dan memastikan dokumen yang lama
ditarik.
e. Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN, adalah bahwa dokumen tersebut
sejak diterbitkan tidak diperbaharui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja. Dokumen ini didistribusikan
kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi
perubahan/ revisi pada dokumen tersebut, maka bagian tata usaha
tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan juga
untuk menarik dokumen yang lama.
f. Tanggal efektif sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang
bersangkutan.
g. Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi.
h. Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen
i. Revisia dalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.

BAB. II RUANG LINGKUP

Panduan ini digunakan untuk mengelola dan mengendalikan semua


dokumen Regulasi Rumah SakitIslam Garam Kalianget dalam hal :
a. Pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan
penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan,

1
penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan,
penarikan,perubahan atau revisi dan pemusnahan dokumen.
b. Pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian,
pemeliharaan dan pendistribusian dokumen

BAB. III TATA LAKSANA

Tata cara pengendalian dokumen ini adalah :


1. Identifikasi Dokumen
a. Diberi nomor identifikasi yang unik padasetiap dokumen yang
diterbitkan untuk memudahkan mampu telusurnya.
Identifikasi tiap-tiap dokumen selain judul adalah dengan
penomoran sesuai dengan Pedoman Tata Naskah
b. Dokumen awal yang baru diterbitkan diberi nomor revisi 00 .
Bila terjadi revisi / perubahan, nomor revisi / perubahan,
nomor revisi / perubahannya naik satu hitungan.
c. Dokumen yang berasal dari luar Rumah Sakit Islam Garam
Kalianget d iidentifikasi
2. Bagian tata usaha merekam semua dukumen baik dokumen yang
masuk dan keluar rumah sakit
3. Penerbitan dokumen regulasi dilakukan sebagai berikut :
Para Manager/ Kepal Bagian bertanggung jawab atas materi
usulan, dan kebenaran isi dokumen dan/atau pengubahan
dokumen,
Para Direksi bertanggung jawab atas materi kesesuaian isi atau
pengubahan dokumen.
Tim Regulasi bertanggung jawab atas verifikasi dokumen regulasi
sebelum diajukan tanda tangan kepada Direktur
Direktur Rumah Sakit Islam Garam Kalianget bertanggungjawab
atas pengesahand ukumen internal
Sekretariat bertanggung jawab atas penyimpanan serta
pendistribusian dokumen dan Tim Regulasi bertanggung jawab
pelaksanaan pemusnahan dokumen.
4. Monitoring Dokumen regulasi dilakukan sebagai berikut :

Monitoring rutin pelaksanaan regulasi dilakukan secara internal


oleh jajaran jenjang struktural organisasi di RS Islam Garam
Kalianget dan eksternal oleh SPI
Setiap pimpinan unit kerja membuat laporan hasil monitoring
pelaksanaan regulasi kepada atasannya paling sedikit 1 ( satu )
kali dalam 3 ( tiga ) bulan
Monitoring ekternal oleh SPI dilakukan paling sedikit 1 ( satu )
kali dalam setahun

2
Dalam keadaan khusus Direktur dapat menugaskan SPI untuk
melakukan monitoring terhadap pelaksanaan regulasi tertentu
berdasarkan surattugas Direktur
Hasil pelaksanaan monitoring regulasi dilaporkan kepada
Direktur secara tertulis
5. Review / evaluasi dokumen regulasi dilakukan sebagai berikut :
Usulan review :
a. Review atas Kebijakan/ Pedoman/ Panduan/ SPO diusulkan
oleh unit kerja terkait
b. Review regulasi dapat diajukan sebagai tindak lanjut dari hasil
monitoring pelaksaan regulasi.
c. Review regulasi dapat diajukan oleh Tim Pengelola &
Pengembangan Regulasi RS Islam Garam Kalianget
Usulan point a dan b, diajuka nmelalui Tim pengelola dan
pengembangan regulasi RS Islam Garam Kalianget.
Tim Pengelola & pengembangan Regulasi RS Islam Garam Kalianget
mengkaji / menelaah kesesuaian dengan peraturan perundang
undangan serta kebijakan yuridis lainnya( surat keputusan
Direktur, SPO, pedoman / panduan dll).
Dalam pelaksanaan pengkajian (telaah) atas review regulasi dapat
melibatkanp rofesi terkait.
Dokumen hasil telaah regulasi dikoordinasikan dengan
Unit/Bagian terkait.
Dokumen kebijakan yang telah dilakukan review diajukan ke
Direktur untuk disyahkan
Dokumen kebijakan disampaikan dan disosialisasikan untuk
dilaksanakan unit kerja terkait.
Proses penyelesaian dokumen sejak pengajuan review sampai
diajukan pengesahan ke Direktur paling lama 1 ( satu ) minggu

6. Setiap dokumen yang sudah tidak berlaku, ditarik digantikan dengan


dokumen regulasi yang baru
7. Bagian Tata Usaha bertanggung jawab atas penerbitan dan distribusi
dokumen regulasi

BAB. IV DOKUMENTASI
a. Keefektifan dan kesesuaian dokumen yang telah disusun, ditinjau
dan dievaluasi jika telah sesuai, ditanda tangani dan dicantumkan
tanggal efektifnya.
b. Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan
dokumen sesuai table berikut :

Level Jenis Dokumen Disiapkan Diperiksa Ditetapk


Oleh Oleh an Oleh

3
1 Keputusan Sekretariat Kabid. Direktur
Direktur,Instruksi Admin RS
Direktur,Surat Edaran
Direktur
2 Kebijakan, Panduan, Manger Kabid. Direktur
Pedoman, SPO terkait terkait RS
danFormulir

c. Khusus untuk dokumen level 2 yang sudah berjalan, tidak


perlu diganti formatnya sementara yang baru harus
mengikuti aturan.

BAB. V PEMUSNAHAN DOKUMEN

1. Dokumen yang sifatnya level 3 dan atau yang tidak berlaku maka
dapat dimusnahkan dengan keputusan direktur
2. Pemusnahan dokumen tersebut dilakukan setelah melalui proses
seleksi dan pemeriksaan oleh bagian Admin dan oleh Bag. SPI.
3. Setalh proses seleksi dan pemeriksaan tersebut selesai maka
dibuatkan berita acara pemusnahan dokumen yang ditanda
tangani oleh kabag. Admin dan disetujui direksi.

BAB. VI. PENUTUP

Demikian panduan untuk pengendalian dokumen regulasi ini dibuat


sebagai pegangan dalam tatakelola dokumen regulasi di RSI Garam
kalianget.

Kalianget,

Direktur,

Dr. Budi Herlambang

4
5