CODIGO: FECHA:

01/08/2017
NOR-EGM-001
PAGINA:
1 DE 3

PROCEDIMIENTO: FACTURACION Y COBRANZAS

OBJETIVO

Entregar oportunamente las facturas al cliente, tener registro, control, cobros y depsito puntual
de los documentos entregados a los clientes.

ALCANCE

Esta poltica ser aplicada para las transacciones clasificadas como cuentas por cobrar, originadas
en el desarrollo del objeto social de la entidad o cualquier otra actividad que ella misma realice.

POLTICAS FACTURACION

Para la emisin de factura, el asesor comercial recibe el pedido realizado por el cliente y lo
entrega al Gerente de Ventas.
La factura que emita el Gerente de ventas debe cumplir con los requisitos establecidos en la
Providencia 00071.
La Administracin tiene la responsabilidad de verificar la existencia de las facturas emitidas y
llevar el control respectivo.
La Administracin es responsable de revisar los datos del cliente, y contenga lo siguiente:
o Registro de Informacin Fiscal (RIF)
o Razn Social
o Direccin Fiscal
o Telfono
El Asesor comercial debe comunicar al gerente de ventas cuando el cliente es nuevo y
recaudar los datos para registrar en el sistema. Es importante solicitar lo siguiente:
o Copia del Rif
o Direccin Fiscal
o Telfono
o Correo electrnico
o Persona Contacto
El Auxiliar de Despacho en conjunto con el Gerente de Ventas, deben garantizar el oportuno
despacho y entrega de la mercanca al cliente.
La Administracin debe enviar a cada vendedor la copia gua de despacho para hacer
seguimiento de entrega de la mercanca.
El gerente de ventas enva a cada vendedor las facturas originales para garantizar la oportuna
la gestin de cobranzas.

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Lcda. Eddimar Quintero Gustavo Kuper 15/08/2017
Administradora
 En caso de extravo o robo de documento legal o de control tal como la factura, cheque, o
recibo, el Asesor comercial debe notificar a la Administracin para realizar las diligencias
respectivas.

POLTICAS COBRANZAS

Las modalidades de negociacin sern Contado y Crdito.

Se considerar que una Venta es de contado, cuando el cliente una vez entregada la
mercanca realice el pago y se encuentre abonado en cuenta en un plazo no mayor de tres (3)
das. En caso de que el cliente excediera el lmite de los das establecidos para considerar la
venta de contado o que ocurriera una devolucin del mismo, y que el monto de facturacin
realizado para la venta de este tipo o este aplicado un descuento, se emitir una Nota de
Debito que se sumar a la deuda por la compra realizada.
El plazo de crdito, ser de 7 das contado a partir de la recepcin de la mercanca.
La forma de pago:
o Cheque a nombre de Importadora E.G.M., C.A.
o Transferencia bancaria (especificar banco, nmero de cuenta, fecha de depsito y
referencia).
o Notas de crdito.
o Comprobante de Retencin de Iva (Aplica apara agentes de percepcin de Iva conocidos
como contribuyentes especiales).
Diariamente se incorpora para su actualizacin y registro en la cartera de clientes las facturas
elaboradas.
Es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar realizar el Cronograma
de Cobros, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que
generan la misma.
El Administrador de Cuentas por Cobrar mantendr actualizado el Libro Auxiliar de
Cuentas por Cobrar.
El Asesor comercial, elabora el programa de visitas a clientes.
El Asesor comercial a su regreso de la ruta elabora el informe de cobranza, realizadas as como
de las actividades efectuadas, destacando la problemtica presentada por factura y por
cliente.
Notificar a los clientes que son Agentes de Retencin, que nuestra condicin requiere la
retencin del 100% del impuesto causado.
Los clientes que cancelan por transferencia electrnica a la cuenta concentradora o a travs de
cheques nominativos a nombre de Importadora E.G.M., C.A., sern reunidos directamente
por el asesor comercial en las instalaciones del cliente, as como, el comprobante de retencin
iva (en caso de que aplique) para ser entregados a la Administracin.
El asesor comercial al momento de recibir la cobranza del cliente, deber realizar un recibo de
cobranza en donde se indicarn los montos cobrados, monto por de devoluciones en el caso
de que hubiesen, formas de pago, retenciones del IVA.
El asesor comercial, debe notificar a la Administracin la cobranza realizada enviando una
copia del recibo de cobranzas o a sus efectos copia del deposito, transferencia y/o
comprobante de retencin, con la finalidad de realizar la descarga de las cuentas por cobrar y

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 mantener la informacin financiera actualizada. En caso de no realizar la notificacin, no se
tomara la informacin para realizar los clculos de las comisiones.
El Asesor comercial, con usuario asignado al programa FACILCHEK de Bancaribe, por seguridad
depositara los cheques cobrados inmediatamente, anexando al reporte la ficha de deposito
bancaria de la cuenta concentradora de Importadora E.G.M., C.A. y notificar a la
Administracin para realizar la aprobacin de los mismos.
Para los asesores comerciales ubicados en las zonas de Oriente y los Llanos Centrales,
debern realizar los depsitos en las cuentas bancarias de la empresa y enviar a casa matriz
el recibo de cobranza anexando el depsito y el comprobante de retencin de la factura
cobrada.
Es responsabilidad del Asesor comercial, enviar a la sede administrativa por lo menos cada 15
das, los soportes de las cobranzas realizadas.
La administracin verificar los saldos de la cartera de clientes y la situacin que guarda cada
uno de los clientes.
Los adeudos con antigedad de saldos superior de 15 das sern analizados en conjunto con la
administracin y la gerencia de ventas, a fin de determinar las acciones a seguir y replantear
las estratgicas de cobro.

CHEQUES DEVUELTOS

El Administrador de Cuentas por Cobrar se encargar del control de los cheques devueltos
y registrara nuevamente para que lo incluya como una Cuenta por Cobrar en el
Sistema Administrativo.
El Administrador de Cuentas por Cobrar ingresar en el Libro Auxiliar de Cuentas por
Cobrar los cheques devueltos por el banco para su gestin y control.
El cliente que se le realice una venta de contado, con el descuento incluido, si el pago es
devuelto, este perder el descuento sobre la venta y se aplicara una Nota de Debito, para
sumar a la cuenta por cobrar.
La Administracin entregar al Asesor comercial la Nota de Debito generada para que la
entregue al cliente y realice la respectiva gestin de cobranzas.
El Administrador de Cuentas por Cobrar notificar al Asesor Comercial de los cheques
devueltos, junto con el fsico de los mismos, para que se realicen las Gestiones de
Cobros pertinentes.
El Administrador de Cuentas por Cobrar solicitar informacin al Asesor Comercial
respectivo, de las Gestiones de Cobros de los cheques devueltos.
Los das de cobro por cheques devueltos se sumaran a la antigedad de das por cobranza.

RESPONSABLES

Gerente de Ventas
Administrador(a)
Asesor Comercial
Auxiliar de despacho.

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COMISIONES VENDEDORES POR GESTION DE
PROCEDIMIENTO:
COBRANZA

OBJETIVO
Establecer el procedimiento para el reconocimiento de comisiones por gestin de cobranzas de las
facturas emitidas producto de objeto principal de la empresa.

ALCANCE
Aplica a la cobranza efectiva de la venta bruta producto de la actividad principal de la empresa.

POLTICAS
El porcentaje por concepto de comisiones ser del 5% para ventas a crdito y 6% para ventas
de contado. En caso de una venta de contado, el pago haya sido devuelto el vendedor pierde
el 6% de comisin, cobrando la misma como una venta a crdito.
Los pagos de comisiones a los asesores comerciales se realizara quincenalmente.
El clculo para el pago de las comisiones sern conforme lo indique el monto de la base
imponible de la factura.
La Administracin imprime el reporte de las cobranzas por cada asesor comercial, a corte de
tres (3) das hbiles anterior a la quincena.
Se considerar positiva la gestin de cobranzas para el calculo de la comisiones, cuando los
cheques o transferencias sean efectivas en las cuentas bancarias de la empresa, y se haya
realizado la notificacin respectiva a la Administracin, con toda la informacin requerida,
copia del recibo de cobranzas o a sus efectos copia del deposito, transferencia y/o
comprobante de retencin Iva, necesario para actualizar y descargar las cuentas por cobrar.
No aplica para cheques devueltos.
Las comisiones sern acreditadas en las cuentas bancarias, suministradas por cada asesor
comercial respectivamente.
La Administracin enva la notificacin de pago junto con la relacin de lo que se esta
pagando.

RESPONSABLES

Administrador(a)
Asesor Comercial

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