Procesos de Planificacin

Planificacin de la Estructura.

En este Tema explicamos como debemos organizar nuestra empresa para que funcione
eficazmente e identificamos las distintas relaciones internas, tanto a nivel individual como
de grupo. Describimos tambin los distintos grupos de estructuras organizativas.

Debe considerarse que las personas que trabajan en una empresa son parte activa del
proceso de crecimiento, decadencia y reactivacin, situacin que se refleja en su situacin
social, econmica, etc.
El tema que se va a desarrollar enseguida, pretende establecer lo principios preliminares que
contribuyen a:
La comunicacin fluida entre las personas y grupos.
Control efectivo sobre las actividades de los grupos.
Como lograr resultados establecidos en los objetivos.
Evitar la dispersin o mal aprovechamiento de los recursos.

EL CONCEPTO DE ORGANIZACIN
Existen muchas formas para definir lo que queremos decir con el trmino "organizacin". Si
reflexionamos sobre el mundo que nos rodea, veremos que la mayora de los seres vivos se
encuentran agrupados, realizando cada uno de ellos sus actividades cotidianas para su
supervivencia.
Si observamos detenidamente a las hormigas veremos un modelo de comportamiento
cooperativo con una clara definicin de las funciones: parte de la poblacin hormiga se dedica
a construir y reparar el hormiguero; otras recogen materiales y otras protegen al resto. Cuando
se trata de trasladar una carga pesada o difcil las hormigas trabajan en equipo y cada una de
ellas presta la fuerza necesaria.
Al contrario de los seres humanos, las hormigas poseen un fuerte instinto colectivo para
sobrevivir. Si las personas actan con un cierto grado de cooperacin hacia una meta comn,
precisarn que alguien les dirija.
Es por ello que las organizaciones humanas tienen las siguientes caractersticas:
Son grupos o combinacin de grupos de personas, especficamente diseados y
ejercitados para conseguir una serie de objetivos.
Generalmente los objetivos de la organizacin son conocidos por todos los
componentes de la misma.
Los criterios bsicos de una organizacin, son las ideas del conjunto y no las
individualidades; la organizacin dispone de un mayor grado de continuidad. Esto
significa que cuando alguien se marcha, y entra otra nueva persona, los trabajos
siguen siendo prcticamente los mismos.
Dentro de la empresa existe un marco de reglas y procedimientos que sirven para
dirigir las actividades de las personas que trabajan en ella.

LA ORGANIZACIN EFICIENTE
Para sobrevivir en un mercado de competencia perfecta, una empresa debe lograr al menos las
siguientes condiciones:
La calidad de sus productos y/o servicios debe permanecer inalterable. Este nivel permitir
al cliente determinar el nivel de excelencia y cubrir sus expectativas.
 La empresa debe gestionar estas expectativas, reduciendo en lo posible la diferencia entre
la realidad del producto y/o servicio y lo que espera el cliente.
El cliente es el nico juez de la calidad y sus consejos por tanto, son fundamentales.
La empresa debe previamente conseguir los acuerdos necesarios entre el personal y la
direccin, para que las cosas ocurran como las hemos descrito anteriormente.
El hecho de que la calidad sea, en parte, subjetiva, no impide que se deban definir normas
precisas.
Los costos para alcanzar todas estas condiciones deben ser mnimos y la empresa debe
funcionar con la mayor autonoma financiera.
La empresa debe disponer de una estructura humana y funcional eficaz, diseada para que con
el mnimo esfuerzo las personas realicen su trabajo, sin perder de vista la eficacia y rentabilidad
de sus acciones.
Si el diseo de la estructura minimiza los conflictos y evitan las tareas reiterativas o repetitivas,
se podr potenciar al mximo el tiempo y dedicacin de los trabajadores.
Este diseo deber contener los elementos de control que asegure que todas las acciones se
concreticen en rendimiento real y efectivo, y cubra las expectativas de la direccin en cuanto a
sus polticas presupuestarias para no extralimitarse de los mismos, al mismo tiempo que
garantice el control y evaluacin permanente de todos los servicios.
Esta estructura debe garantizar o disponer del grado de informacin necesario para quienes
trabajan en ella. El departamento de Marketing requiere informacin sobre las condiciones y
evolucin de los mercados. Sobre como funciona la competencia, si estn o no satisfechos
nuestros clientes.
Otras informaciones sern tambin importantes para los departamentos de produccin,
investigacin, desarrollo e innovacin, etc.
A travs de la estructura de la organizacin deberemos detectar los problemas y como
afrontarlos. El diseo de la organizacin permitir conocer en cada momento quien tiene la
responsabilidad para tomar decisiones en orden de resolver dichos problemas.
Si el Gerente de Produccin ha asumido la responsabilidad para decidir que comprar, esta
decisin no deber entrar en conflicto con la poltica presupuestaria de la empresa en esta
materia. Se deber determinar a priori la capacidad de independencia de este responsable,
sobre todo para agilizar la gestin.
Si es preciso, autorizar a otros departamentos ms pequeos para realizar aprovisionamientos
sin depender exclusivamente de la oficina central de compras (Logstica).
En la prctica, una empresa organizada deber contemplar una combinacin de ambos
extremos. En cualquier momento la Gerencia General, segn convenga, podr fomentar la
centralizacin, en tanto que otras veces tender a la descentralizacin, si la ocasin as lo
requiere.

LOS PILARES DE LA ORGANIZACIN

Las modernas teoras sobre la organizacin empresarial, se apoyan en los estudios de W.G.
Scott, quien sugera que el anlisis funcional de una empresa se podra basar, en cuatro reas
bien definidas y distintas:
Divisin del trabajo.
Cadena de mando.
Alcance del control.
Identificacin de tipos de estructura.
El ejemplo de la fbrica de alfileres citado por Adam Smith (La Riqueza de las Naciones) para
ilustrarnos sobre los beneficios de la divisin del trabajo. Sugiri que un operario que realizara
todas las operaciones precisas para producir y vender alfileres slo dara lugar a una produccin
pequea. Pero si los componentes de la fbrica se especializaran cada uno de ellos en una
parte del proceso de la produccin, se elevara la misma considerablemente.
Aunque este ejemplo es antiguo, en su tiempo aport grandes beneficios a Henry Ford para
aumentar su produccin de coches en serie, alcanzando lanzar al mercado entre 1907 y 1927,
15 millones de unidades en el modelo T-Ford.
Los beneficios que alcanz con estos principios fueron:
Con la repeticin de las tareas en la cadena de produccin los obreros alcanzaron
un mayor grado de especializacin, trabajaban ms aprisa y cometan menos
equivocaciones.
Al crear los centros de trabajo asociados entre s, permiti que el trabajo llegara
al operario para su realizacin, evitndose desplazamientos y esfuerzos intiles.
Sus ingenieros desarrollaron tcnicas para la fabricacin de equipos para
producir mejor los distintos trabajos en la cadena de montaje.
Pero como todo en esta vida, tiene sus ventajas e inconvenientes. Y las desventajas son
siempre para el ser humano. La literatura y el cine, nos ha mostrado en varias ocasiones que
la rgida aplicacin del sistema de la divisin del trabajo hace que los obreros funcionen como
mquinas.
La pelcula "Tiempos Modernos" de Charlie Chaplin, nos mostr en algunas de sus
secuencias que la repeticin de la misma tarea lleva a los obreros al hasto y la frustracin. Las
personas al final son dominadas por las mismas mquinas con las cuales trabajan, y su
autoestima se ve mermada al verse equiparado con dichas mquinas.
Si estudiamos a Peter Drucker, en sus apreciaciones sobre la "Gestin", observaremos que
pone como ejemplo de lo anteriormente citado a Henry Ford y cmo su empresa, tan prspera
al principio, perdi mucho debido a la incapacidad manifiesta de delegar en otros.
En una organizacin nadie puede hacer todos los trabajos que se refieren a un rea de
responsabilidad. Quienes tienen esta responsabilidad, pueden y deben delegar en otros.
Este proceso se conoce como cadena de mando y es una de las formas en las que puede
resolverse el problema de la divisin del trabajo en las empresas. Esto permitir que otros
mandos intermedios puedan participar en la gestin tomando decisiones, lo que enriquecer su
trabajo; tambin podr equivocarse y de los errores sacar las conclusiones que mejoren sus
expectativas futuras dentro de la organizacin.
Esta delegacin de funciones permitir a quien delega concentrarse en otras tareas ms
importantes de su trabajo. Pero no puede delegar y luego olvidarse. Esto puede crear a largo
plazo problemas de comunicacin y adaptabilidad.
Para que esta cadena de mando funcione con eficiencia, cada miembro de la organizacin debe
saber quien es su inmediato superior. Si tiene ms de uno, se sentir confuso y esto puede
crear discrepancias en la organizacin. Por eso, es fundamental, definir las funciones y
responsabilidades, y sobre todo disponer de una unidad de mando, como principio y gua.
Del Gerente General, dependen otros responsables o jefes de departamento. S todas las
personas se dirigieran a l para resolver cuestiones de trabajo o problemas personales, este se
vera abrumado.
El diseo de la estructura de una organizacin empresarial tiene que estar claramente definida
y asumida por todos sus componentes. El organigrama funcional de la empresa indicar
claramente la pirmide de la organizacin, cadena de mando y sus vinculaciones a todos los
niveles, tanto ascendentes como descendentes.

DISEO DEL TIPO DE ESTRUCTURA.

Los factores que influyen en el diseo de la estructura de una organizacin, son entre otros, los
siguientes:
Tamao de la empresa.
rea geogrfica que cubre, es decir si la empresa trabaja a escala local, nacional o
 internacional.
La gama o lneas de productos que fabrica y vende.
El nivel de control que la direccin quiere tener de la organizacin.

La mejor forma de conocer el diseo de la estructura de una empresa, es la forma en como se

inici. Con el tiempo se ver como las personas hacen trabajos parecidos, lo que dar lugar a
una revisin, para adaptarlos, aunarlos y compartir experiencias y recursos.
Mas adelante los intereses son comunes y llegarn a trabajar sobre el principio de la divisin
del trabajo. Los ms antiguos o experimentados asumirn las responsabilidades para
desarrollar la empresa y tutelar a los ms jvenes. Por ltimo, la estructura de los distintos
departamentos que configuran la organizacin, tendr una mejor definicin.
Este desarrollo en el tiempo se har por funciones. Es decir, la creacin de departamentos
ser la mejor forma de estructurar la organizacin. As todas las personas se agruparn por
departamentos: produccin, compras, finanzas, ventas, marketing, recursos humanos,
etc.
Los grupos de trabajo pueden parecer la forma ms lgica de estructurar una organizacin.
Este sistema puede presentar algunas peculiaridades:
Muchas veces el personal responsable de un rea determinada adquiere una visin
excesivamente "compartamentalizada" de la empresa y pierde de vista el objetivo
principal de la empresa.
El personal adquiere actitudes "territoriales" hacia su departamento y pueden
aparecer hostilidades entre personas pertenecientes a otros departamentos lo que
impide que la organizacin funcione con eficacia.
Cuando la empresa es dinmica y moderna, y su organizacin ha crecido con la aplicacin de
una correcta gestin, esta tiende a aplicar el concepto de divisin.
Una empresa puede dividirse en agrupaciones de productos o servicios, cada una de las cuales
se responsabilizar como una unidad de negocio independiente. Cada uno de los directores de
estas unidades de negocio son los responsables de los presupuestos de inversiones y
beneficios dentro de la poltica general de la organizacin, siguiendo las directrices marcadas
para la Direccin General (Gerencia General)
En temas que desarrollamos ms adelante, mostramos al alumno con ms detalle, como las
organizaciones pueden llegar a tener distintas caractersticas y necesidades, y que
lgicamente precisan tipos de estructuras adecuadas a su actividad y desarrollo.

RESUMEN
Llegado a este punto conviene reflexionar sobre las caractersticas que idealmente debe tener
cualquier organizacin:Objetivos claramente definidos para la comprensin de toda la
organizacin.
1. El personal tanto directivo, mandos intermedios y de apoyo, adquirir un alto nivel de
compromiso para alcanzar estos objetivos.
2. La comunicacin se ver libre de interferencias y bloqueos sistemticos.
3. Los conflictos son asumidos y sern resueltos dentro de la organizacin.
4. La mano de obra a todos los niveles deber ser tratada como personas responsables,
potenciando su desarrollo y nivel de conocimientos.
Por desgracia no todas las empresas han alcanzado este nivel ideal.
EJERCICIO 1
Imagnese que se ha incorporado usted como adjunto del Gerente de Administracin y Finanzas
de una importante empresa de alimentacin. Esta empresa controla 200 supermercados y
galeras de alimentacin distribuidas en todo el pas, concentrados sobre todo en los centros
urbanos.
Su Gerente le pide que redacte un amplio informe que remitir o har llegar a todos los Jefes
de Sucursales para conocer sus sugerencias y opiniones sobre diversos planes estratgicos
tendentes a reestructurar la empresa. Sabe que es usted un experto en gestin y le pide que
plantee usted las distintas opciones para dicha reestructuracin con la identificacin clara de
sus ventajas y desventajas. Para un crecimiento futuro, la empresa proyecta una importante
diversificacin a otros tipos de productos y servicios al detalle para su implementacin en los
puntos de venta.

EJERCICIO 2
Imagnese que ha heredado usted una empresa familiar que trabaja en el sector de transporte
(camiones y autobuses) as como una cadena de supermercados. Su posicin es la de
Gerente General. Un da viene a verle el jefe de contabilidad a exponerle que desea introducir
un procedimiento normalizado para realizar los presupuestos para todos los departamentos
de la empresa. Segn usted esto supondr ms centralizacin o descentralizacin en la
empresa?
En conjunto esta propuesta beneficia o perjudica el normal desarrollo de la empresa (en su
respuesta incluya las ventajas y desventajas).

EJERCICIOS 3.
En una familia grande, sus componentes desarrollan distintos papeles con diversos grados de
autoridad. Podra describirlos?
Podra describir como se comunican entre s? Trate de reflejar su respuesta en forma de
tabla o diagrama donde se observen las relaciones entre cada persona.

PREGUNTAS
1. Que factores influyen en la eleccin de la estructura de una organizacin?
2. Explique las ventajas principales del sistema funcional de crear una estructura
departamental.
3. Explique las razones por las que una empresa cambia su tipo estructura inicial a otro de
divisiones.