MANUAL DE ESTRUTURAO DE
ALMOXARIFADOS DE
MEDICAMENTOS E PRODUTOS
PARA A SADE, E DE BOAS
PRTICAS DE ARMAZENAMENTO
E DISTRIBUIO
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ELABORAO
COLABORADORES
APOIO LOGSTICO
IMPRESSO
CEFOR - SMS
So Paulo, 2003
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APRESENTAO
1. Localizao
2. rea fsica
A rea fsica dever ser projetada de acordo com a demanda de cada subprefeitura.
Deve ter espao suficiente para a manobra dos caminhes que faro a entrega dos
produtos. Deve conter plataforma para carga e descarga, com altura correspondente base
da carroceria de um caminho, o que corresponde a aproximadamente 100 cm.
Esta rea de carga e descarga deve ter cobertura, para evitar a inciso direta de luz
sobre os produtos durante a descarga e, eventualmente, chuva.
O local deve possuir rampas que permitam facilidade de locomoo dos carrinhos
contendo os produtos e devem ser estabelecidos procedimentos especiais para o
recebimento em dias chuvosos. As portas externas devem ser confeccionadas em ao e em
tamanho adequado para a passagem dos caminhes.
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5. Equipamentos
usados termmetros adequados para a medio das temperaturas das cmaras frias
ou refrigeradores;
Higrmetro usado para a medio da umidade nas reas de armazenamento;
Armrios de ao com chave destinados ao armazenamento de medicamentos
sujeitos a controle especial, quando o volume estocado pequeno. No geral
prefervel dispor de sala fechada para este fim;
Extintores de incndio devem ser adequados aos tipos de materiais armazenados e
devem estar fixados nas paredes e sinalizados conforme normas vigentes.
recomendvel a consulta ao Corpo de Bombeiros sobre os locais apropriados para a
instalao dos mesmos, bem como sobre a sinalizao e especificaes necessrias.
Devem ter ficha de controle de inspeo e etiqueta de identificao contendo a data
da recarga;
Cmara fria utilizada, principalmente, para a conservao entre 2 e 8C de volumes
maiores de medicamentos termolbeis;
Refrigerador para estocagem entre 2 e 8C;
Outros:
o Caixas plsticas para transporte;
o Caixas de isopor para transporte;
o Cesto com tampa;
o Lacres;
o Armrios, escrivaninhas e cadeiras;
o Aparelho de fax;
o Linha de telefone direta;
o Mquinas de calcular;
o Pontas de rede (internet);
o Computadores;
o Impressoras.
6. reas do almoxarifado
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1 Recursos Humanos
2 Recebimento
3 Estocagem
3.1-Condies gerais
Devem ser estocados sobre estrados, prateleiras , em local que no receba a luz
direta do sol. Os medicamentos sujeitos a Controle Especial devem seguir a
legislao e devem ser estocados em locais prprios. E os produtos termolbeis
devem ser estocados no refrigerador, com controle de temperatura;
Ordenar os produtos conforme nome genrico, lote e validade;
Afixar em local visvel o nome do produto, n do lote, prazo de validade. Se houver
recebimento de dois lotes diferentes do mesmo produto, identificar e estocar
separadamente;
No estocar medicamentos diferentes no mesmo estrado ou prateleira, assim,
evitam-se possveis trocas na hora da expedio;
Materiais passveis de quebra (frascos, ampolas) devem ser guardados em local
menos exposto a acidentes;
Estocar rigorosamente por lote e por prazo de validade. Os medicamentos com
datas de validade mais prximas devero ficar frente, para que sejam
distribudos primeiramente;
Manter distncia entre os produtos, paredes, tetos e empilhamentos para facilitar a
circulao do ar;
Conservar os medicamentos nas embalagens originais e proteger da luminosidade;
No colocar diretamente sobre o cho;
No misturar com produtos de outra natureza (por exemplo, material de limpeza);
Manter prximos da rea de expedio aqueles com maior rotatividade;
Evitar colocar peso ou empilhar demasiadamente, no arremessar as caixas,
manusear adequadamente para manter as caractersticas originais.
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4 - Devoluo
4.1- Reclamaes
Em caso de queixas tcnicas ou observao de reaes adversas a
medicamentos, os produtos devem ser separados imediatamente. Deve ser feito registro e
comunicao imediata, por escrito, para todas as unidades que receberam o lote.
Os rgos responsveis devem ser informados atravs de Ficha de Notificao de
Queixa Tcnica (anexo 2) e de Ficha de Notificao de Reaes Adversas a Medicamentos
(anexo 3).
4.3-Recolhimento
Quando houver orientao para recolhimento, efetuar imediatamente e encaminhar
para o rgo solicitante, devidamente identificado, com nome, lote e quantidades.
5 - Descarte
A perda por vencimento de prazo de validade deve ser evitada por se tratar de
recursos pblicos. O descarte, por outros motivos justificados, deve seguir as orientaes do
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fabricante e dos rgos pblicos responsveis por estas questes, considerando a proteo
ambiental.
Os produtos farmacuticos (medicamentos vencidos, contaminados, interditados ou
no utilizados) so resduos que apresentam risco potencial sade pblica e ao meio
ambiente devido s suas caractersticas qumicas.
Recentemente, em publicao no D.O.U. de 05/03/2003, a Agncia Nacional de
Vigilncia Sanitria (ANVISA), estabeleceu atravs da R.D.C. 33/03 o regulamento tcnico
para o Gerenciamento de Resduos de Servios de Sade.
Pela proposta da ANVISA, os resduos qumicos so classificados em 8 subgrupos.
Os medicamentos esto enquadrados nos trs primeiros grupos: B1) resduos de
medicamentos e insumos farmacuticos quando vencidos, contaminados, apreendidos para
descarte, parcialmente utilizados e demais medicamentos imprprios para consumo que
oferecem risco; B2) mesma referncia anterior, mas para medicamentos ou insumos
farmacuticos que, em funo de seu princpio ativo e forma farmacutica, no oferecem
risco e B3) resduos ou insumos farmacuticos dos medicamentos controlados pela portaria
MS 344/98 e suas atualizaes.
Toda instituio de sade deve estabelecer um sistema de gerenciamento de resduos
para, entre outros, submeter os resduos do tipo B da instruo do CONAMA ao tratamento e
disposio final especfica, segundo exigncias do rgo ambiental competente.
Para tanto deve ser consultada a norma da ABNT NBR 12.808/93 que trata dos
resduos de servios de sade.
Um sistema de gerenciamento de resduos deve abordar, no mnimo, os seguintes
itens:
1. Identificao dos resduos produzidos e seus efeitos na sade e no ambiente;
2. Levantamento sobre o sistema e disposio final para os resduos;
3. Estabelecimento de uma classificao dos resduos segundo uma tipologia clara, que
seja conhecida por todos;
4. Estabelecimento de normas e responsabilidades na gesto e eliminao dos resduos;
5. Estudo de formas de reduo dos resduos produzidos;
6. Utilizao, de forma efetiva, dos meios de tratamento disponveis.
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6 - Controle de estoque
A atividade tem por objetivo manter informao confivel sobre nveis e movimentao
fsica e financeira de estoques necessrios ao atendimento da demanda, evitando-se a
superposio de estoques ou desabastecimento do sistema.
A informao em rede entre as unidades de sade e o almoxarifado essencial para o
bom controle de estoque.
O controle de estoque fundamental para a garantia da qualidade do ciclo logstico da
Assistncia Farmacutica:
Subsidiar as atividades da Assistncia Farmacutica na programao, aquisio e
distribuio;
Assegurar o suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento;
Estabelecer quantidades necessrias e evitar perdas;
Ter procedimentos operacionais da rotina (procedimentos operacionais padro) por
escrito;
Ter registros de movimentao de estoque;
Fornecer informaes precisas, claras e a contento, com rapidez, quando
solicitadas;
Manter controle e arquivo dos dados organizados e atualizados.
QR = (CMM x TR + EMI) EA
EA = estoque atual
6.2 - Inventrio
a contagem de todos os itens em estoque para verificar se a quantidade encontrada
nas prateleiras coincide com os valores informados nas fichas de controle.
Deve ser realizado, periodicamente, recomenda-se semanalmente, com amostras
seletivas de 10 a 20% dos produtos em estoque e dos itens de maior rotatividade e registro
das irregularidades encontradas.
imprescindvel a realizao de inventrio de todos os itens a cada seis meses.
7 - Distribuio
A distribuio deve suprir as necessidades das unidades de sade, seguir um
cronograma, evitar atrasos e desabastecimentos:
Estabelecer e divulgar o fluxo e cronograma da distribuio;
Distribuir em quantidades corretas com qualidade;
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Transportar adequadamente;
Controlar a distribuio e manter a situao fsico-financeira atualizada e de forma
eficiente;
A periodicidade da distribuio deve considerar a capacidade e condies de
armazenamento das unidades, bem como seu potencial de consumo;
A distribuio deve obedecer regra primeiro que vence, primeiro que sai
(sistema PEPS).
7.1- Distribuio:
Elaborar cadernos de abastecimento de medicamentos para cada unidade de
sade, conforme a complexidade dos servios oferecidos e o perfil
epidemiolgico da populao atendida, sempre de acordo com os Pontos de
Ateno da REMUME. Exemplos:
o (A) C09AA01 captopril 25 mg comp. = para unidades
ambulatoriais
o (E) N03AE01 clonazepam 2,0 mg comp. = para unidades
especializadas ( Sade Mental)
o (E/P) N02AA59 fosfato de codena 30 mg comp. = para unidades
especializadas com aplicao do Protocolo de Tratamento.
Estabelecer cronograma de abastecimento para as unidades;
Definir prazos de preenchimento e recebimento dos cadernos; analisar as
solicitaes do pedido; verificar a quantidade solicitada, estoque existente e
consumo, e estoque disponvel no Almoxarifado de forma a atender a todas as
unidades;
Aps a conferncia do caderno das unidades, processar a distribuio;
Conferir os pedidos, emitir Nota de Distribuio;
Separar os medicamentos de acordo com as entregas. No reaproveitar
embalagens, nem misturar os lotes. Sempre identific-los, utilizando cestos com
tampa e lacre para as entregas nas unidades;
Os produtos devem seguir com Termo de No Conformidade no Recebimento
(em duas vias);
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8 - Transporte
O transporte deve garantir que os produtos farmacuticos cheguem ao destino
conforme indicaes especificadas.
O pessoal de transporte deve ser treinado sobre os cuidados especiais para a
manuteno da qualidade:
Evitar exposio dos produtos ao calor excessivo (acima de 30C);
Usar veculo fechado;
Nunca expor os produtos diretamente ao sol ou chuva;
No transportar os produtos com gelo seco;
No deixar o veculo estacionado ao sol;
Descarregar primeiro os produtos termolbeis, para estoc-los imediatamente no
refrigerador.
9 - Avaliao
Aplicar instrumentos para avaliar o desempenho das atividades de armazenamento e
distribuio. Como por exemplo, indicador para medir o percentual de abastecimento em
quantidade e itens, de acordo com a REMUME.
10 - Organizao de Documentos
Manter todos os registros de movimentao e de irregularidades organizados, para
rpida informao quando solicitada.
Manter sistema que permita a rastreabilidade dos produtos, de modo a possibilitar a
sua localizao, com vistas a um processo eficaz de interveno, retirada ou devoluo.
11 - Remanejamento
s vezes o emprstimo entre servios municipais uma soluo imediata para evitar o
desabastecimento ou para evitar perdas. Deve ser realizado somente aps consulta e
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autorizao da outra parte envolvida. Deve-se informar o item, a quantidade, o lote e o prazo
de validade do medicamento em questo.
Deve seguir os mesmos fluxos de entrada e sada no controle de estoque,
identificando a procedncia. Os documentos devem ser mantidos organizados, assinados,
datados e arquivados, identificando assim a movimentao efetuada.
12 - Auto-inspeo
Manter procedimentos de auto-inspeo peridicos e registros de monitorao
conforme a legislao.
Manter Procedimentos Operacionais da Rotina por escrito e de fcil acesso.
13 - Limpeza e conservao
O local de trabalho e a rea de armazenamento devem ser mantidos limpos e isentos
de p e contaminao, insetos e roedores.
proibido fumar, comer, beber (deve ter local especfico para este fim). O lixo dever
ser depositado em recipientes especiais com tampa e devero ser esvaziados e limpos fora
da rea de armazenamento seguindo as especificaes de reciclagem.
Todos os trabalhadores devero utilizar uniformes e crach de identificao.
1.1 A doao s deve ser recebida de medicamentos cujos princpios ativos esto
padronizados no municpio, ou seja, constem da Relao Municipal de
Medicamentos Essenciais (REMUME);
2. Garantia de qualidade
2.3 Nenhum medicamento que tenha sido dado ao paciente ou ao prescritor, como
amostra grtis, deve ser reincorporado ao servio de sade para ser
dispensado para outro paciente;
2.4 - Recomenda-se que a doao de medicamentos deva ocorrer apenas para
produtos cujo perodo para a expirao da validade no seja inferior a 1 ano ou
2/3 da validade total. Perodo este contado a partir da data de entrega no
almoxarifado de referncia para os servios de sade (almoxarifado central ou
almoxarifados das coordenadorias de sade);
2.4.1 O perodo para a expirao da validade pode ser inferior a 1 ano
quando a doao feita diretamente ao servio de sade e desde que
haja profissional responsvel pelo recebimento da doao, avaliando
inclusive a capacidade de vazo da quantidade recebida;
2.4.2 O medicamento deve ser dispensado ao paciente com pelo menos um
ms de intervalo entre a ltima unidade que ser administrada e o fim da
validade (por exemplo, imaginemos que o paciente faa uso de captopril
cuja validade expirar no ms de novembro, ento, o consumo do ltimo
comprimido dispensado ao paciente no deve ocorrer aps 31 de
outubro);
4. Informao e gerenciamento
4.1 O doador deve informar o receptor sobre todos os medicamentos que esto
sendo considerados no processo de doao. A informao deve ser clara,
sobre quantidades, apresentaes, prazos de validade, etc;
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4.2 O doador deve arcar com o custo de transporte e demais custos que por
ventura surjam, at a entrega definitiva do medicamento no local identificado
pelo receptor, a menos que seja acordado o contrrio.
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PARTE IV - BIBLIOGRAFIA
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9. MSH. Managing drug supply. Connecticut, USA, Kumarian Press: 1997, p. 313-418.
10. REIS NB & RODRIGUES PRM. Manual de Boas Prticas de Distribuio, Estocagem
e Transporte de medicamentos. Pharmacia Brasileira Mar-Abr 2000:43-57.
ANEXOS
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2- Medicamento:
Soluo clara e uniforme (exceo de algumas frmulas) sim no
difcil ressuspenso
odor alterado
manchas
vazamento
quebrado
condies de transporte adequado inadequado
3-Acessrios:
Conta gotas sim no
Aplicador sim no
Copo dosador sim no
Seringa sim no
Colher sim no
4-Nota Fiscal:
Conferir destino:
Descrio do medicamento:...................................................................................................................
Forma farmacutica e concentrao:.....................................................................................................
Quantidade recebida a mais:..................................................................................................................
Quantidade recebida a menos:...............................................................................................................
Nmero do lote:.....................................................................................................................................
Identificao do notificador
Identifique o Nome, a Categoria profissional (mdico, farmacutico, dentista, enfermeiro, etc),
o Telefone ou Fax de contato do notificador e a Data da notificao, considerando esta a
data de preenchimento do relato.
As notificaes devem ser enviadas por fax, e-mail ou malote para o(a)
Farmacutico(a) de referncia.
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Identificao do paciente
Preencha os campos Iniciais do paciente, Idade, Sexo, Peso (kg), Altura (cm) e assinale o
campo correspondente caso a paciente seja Gestante.
Identificao do medicamento
Identifique cada medicamento administrado em ordem de suspeita pelo Nome comercial /
genrico, complementando com as informaes da Apresentao, Dose diria utilizada, Via
de administrao, data de Incio e Trmino da administrao.
Identificao do notificador
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As notificaes devem ser enviadas por fax, e-mail ou malote para o(a)
Farmacutico(a) de referncia.