ANALISA KASUS WESTCHESTER

DISTRIBUTING, INC.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Kelompok 10:
Junisia (17)
Michael Efendi (28)
Oktavia Wardani (34)
PPA 38
 2

I. LATAR BELAKANG
Dari kantor hukum:
CORNELIUS VAN BUREN
One Main Street, Suite 200
Los Angeles, California 92777
FAX 213-555-0533 OFFICE 213-555-0101 MOBILE 213-555-7685
June 1, 1990
Westchester Distributing, Inc.
13477 San Luis Boulevard
Cosgrove, California 94000
Attn: Elizabeth Jones, Controller
Kepada Ms. Jones:
Kantor ini mewakili Wilson Moon. Mr. Moon telah meminta agar saya berhubungan dengan
Anda mengenai transaksi baru-baru ini antara Mr. Moon dan Westchester Distributing.
Mr. Moon membeli bir dari Westchester tapi kemudian mengembalikan bir sebagai hasil
dari percakapan dengan Mr. Joe Roberts. Mr. Roberts memberitahu Mr. Moon bahwa ia percaya
Carter Mario dan George Pavlov, karyawan Westchester, yang secara tidak benar mendiskon
penjualan bir kepada Mr. Moon. Informasi ini benar-benar tidak baik, dan karena itu Mr. Moon
mengembalikan bir untuk menghindari prasangka tidak adil kepada Mr. Mario atau Mr. Pavlov.
Saya ingin menekankan bahwa tuduhan terhadap karyawan tidak memiliki dasar dalam
kenyataannya, dan saya akan senang untuk mendiskusikan transaksi tersebut dengan anda
sesuai dengan kenyamanan anda.
Saya juga akan mengambil kesempatan ini untuk meminta Westchester mengirimkan
kepada Mr. Moon pengembalian uang untuk pembelian ini. Terima kasih sebelumnya atas
kerjasama anda.

Hormat kami,
Cornelius Van Buren
Cornelius Van Buren
CVB/fine
Cc: Wilson Moon

2
 3

"Betty memandang seperti itu di matanya ketika ia menaruh surat itu di depan saya" kata
Vince Patton, merujuk pada Elizabeth Jones, Wakil Presiden Keuangannya dan sebagian
pemilik dari Westchester Distributing. "Saya langsung tahu bahwa sesuatu yang serius telah
terjadi, tetapi saya tidak tahu bahwa itu akan menyebabkan kita semua menderita. Bahkan
setelah membaca surat itu sendiri, saya tidak yakin dengan apa yang sedang terjadi, tetapi saya
tahu saya akan mengeluarkan seseorang dan menembak mereka. Saya hanya tidak tahu siapa.
Tidak setiap hari seorang pengacara mengirimkan kami surat bersertifikat hanya karena salah
satu pelanggan kami ingin mengembalikan beberapa bir.

"Saya bertanya pada Betty apakah yang ia ketahui tentang situasi ini, tetapi ia tidak
mengetahui apapun lebih dari saya tahu. Langkah kami selanjutnya adalah menelepon Joe
Roberts dan memintanya untuk datang ke lantai atas di kantor kami. Seseorang yang akan
mengejutkan kami.
"Joe datang dengan sedikit takut-takut - saya pikir dia tahu dari nada suara saya di telepon
bahwa ada sesuatu yang salah - dan ketika saya memberinya surat itu dan memintanya untuk
menjelaskannya, dia berubah pucat dan mulai bergetar sedikit. Ia tergagap ketika mencoba
menyembunyikan sesuatu dari kita, yaitu Betty dan saya, dan kemudian ia mulai menangis. Ya
ampun, saya tidak tahu apa yang harus dilakukan. Saya tahu saat saya membaca surat itu sesuatu
yang buruk telah terjadi, tetapi saya tidak tahu seberapa buruk. Joe menangis membuat saya
benar-benar khawatir. Betty dan saya bersama-sama memberitahukan Joe untuk tenang dan
menceritakan pada kami apa yang terjadi. Saya sebenarnya ingin menampar dia agar tenang
seperti yang biasanya kami lakukan di Marinir.
"Saya akhirnya harus berbicara dengan ketiga orang sebelum saya bisa merasakan cukup
nyaman dengan mengetahui seluruh cerita.
"Ternyata salah satu manajer penjualan kami bersama-sama dengan seorang salesman
memberikan kickback ke pelanggan agar ia untuk membeli beberapa bir yang kurang laku.
Mereka memiliki insentif kuota dan masing-masing akan menerima bonus jika kuota yang
tercapai. George akan memenangkan hadiah sertifikat $500 kepada Nordstrom dan Carter yang
memenuhi syarat untuk bonus uang tunai lima puluh sen per kotak untuk semua Rising Sun
Beer yang dijual ke pelanggan baru pada bulan tersebut. Rising Sun telah mengubah label
produknya dan kami menjalankan program bersama dengan tempat pembuatan bir untuk
memindahkan botol-botol bekas melalui sistem secepat mungkin.

3
 4

"George dan Carter memberi pelanggan ini satu dolar kickback per kotak jika mengambil
100 kotak. Hal itu sendiri adalah pelanggaran peraturan Pengendalian Minuman Beralkohol dan
bisa menyebabkan kami kehilangan lisensi kami selama 45 hari. Ditambah lagi fakta bahwa
mereka membayar kembali diri mereka untuk $100 melalui laporan biaya pengeluaran palsu
dan dipalsukannya jumlah botol rusak dan anda dapat memahami mengapa saya begitu marah.
"Pelanggan tersebut, Mr. Moon, membeli l00 kotak, tetapi merasa sulit melaluinya sehingga
ia mulai mengeluh kepada Carter bahwa ia ingin kita untuk mengambil bir kembali. Carter
berjanji padanya tiga bir neon bertanda "antik" sebagai hadiah jika ia tetap mempertahankan bir
tersebut. Neon ini bernilai sekitar $150 masing-masing dan dapat dijual dengan mudah di pasar.
Carter memberitahukan George, manajer penjualannya, bahwa Mr. Moon menginginkan tiga
neon dan George mulai sedikit panik. Dia tidak pernah nyaman dengan situasi pertama-tama,
tetapi George menyadari bahwa Mr. Moon telah memiliki neon lebih dari satu barrel dan pergi
meminta bantuan ke Joe Roberts. Ia memberitahukan Joe tentang kickback dan permintaan neon
dan sedang mencari cara untuk menahan situasi sebelum lepas kendali lebih lanjut.
"Joe, V.P. Administrasi kami, adalah tangan kanan Betty dan saya, dan kami
mengandalkannya untuk menangani banyak pekerjaan, tetapi ia benar-benar menyembunyikan
yang satu ini. Daripada datang dengan tepat kepada saya ia memutuskan untuk mengatasi situasi
itu sendiri. Hal ini jelas menunjukkan bahwa ia tidak mengetahui peraturan ABC di daerah ini
karena Westchester lah yang bertanggung jawab bahkan jika pemilik tidak menyadari adanya
pelanggaran. Sebenarnya, ABC bahkan tidak menahan Carter atau George untuk bertanggung
jawab atas tindakan individual mereka, hanya perusahaan dan pemiliknya lah yang bertanggung
jawab.
"Baik, Joe mengambil satu neon untuk Mr. Moon pada 29 Mei dan, sambil makan siang,
menjelaskan kepadanya bahwa situasi ini seluruhnya adalah berita buruk dan bahwa semua
orang yang terlibat lebih baik melupakan saja yang pernah terjadi. Mr. Moon melebih-lebihkan,
mengatakan bahwa Joe mencoba untuk menyalahkannya untuk sesuatu yang tidak ada
hubungannya dengannya. Ia mengambil neon dan pergi. Dua hari kemudian, kami mendapatkan
surat dari pengacaranya."

Westchester Distributing, Inc.

4
 5

Vince Patton mendirikan Westchester Distributing di awal tahun 1960an, ketika Perusahaan
Miller Brewing menawarkannya hak distribusi eksklusif kepada Westchester County, California.
Pada saat itu, Vince merupakan manajer regional termuda yang pernah bekerja di brewery. Dia
mulai join ke brewery di tahun 1954 saat melakukan tugas di Korea dan melakukan tugas singkat
di Sekolah Hukum di UCLA. Awalnya, Vince dibayar karena pendidikannya dengan cara
mengendarai truk semi-trailer seharian dan menghadiri kelas universitas di malam harinya. Selama
8 tahun kerja di brewery, Vince membuktikan kemampuannya karena kemudian dia menjadi
bintang perusahaan dan manajemen puncak mempercayainya untuk menemukan distributor baru
untuk Westchester County. Dengan jumlah pinjaman sebesar $70.000 yang dijaminkan oleh
brewery dan 4 karyawan lainnya, akhirnya Vince membuka Westchester Distributing di tahun
1962.

Vince melakukan perubahan yang besar, menyelesaikan ex-marie dan mengumpulkan pemain
sepak bola yang tidak pernah takut dari tantangan. Dia mendorong karyawannya untuk mengatasi
hal apapun yang mereka lakukan, dan bertahun-tahun, mengembangkan kelompok secara ganas
pengemar Vince patton yang loyal dimana kadang-kadang terpesona dengannya. Karyawannya
seperti berhubungan dengan beberapa bagian dari cerita cerita Vince patton. Satu dari cerita-
cerita favorit mereka terkait dengan bagaimana memiliki hantaman di samping jalan bebas
hambatan dengan salah satu anggota geng motor setempat yang belajar dengan keras dimana tidak
semua pengusaha dengan setelan jas dan dasi bisa diintimidasi oleh jaket kulit.

Elizabeth Jones bergabung dengan Westchester pada tahun 1963, setelah menerima gelar
matematika dari perguruan tinggi st. mary. Vince, yang bercita-cita selama masa remajanya
menjadi seorang pendeta , menemukan bahwa betty membagi banyak filosofinya, dia secara
khusus suka pada budaya kerjanya dan mengabdi kepada perusahaan. Selama bertahun-tahun,
Vince datang kepada betty untuk meyakinkan setiap aspek bisnis dan berkata kepadanya untuk
bergabung dengannya sebagai pemegang saham di Westchester. Mereka masih satu-satunya
pemegang saham di perusahaan tersebut.

Lebih dari 27 tahun Vince telah menjalankan distribusi Westchester, perusahaan mendapat
reputasi untuk layanan pelanggan yang tak tertandingi. Dalam industry, dimana bagian ruang pada
tingkat retail merupakan pangsa pasar, yang menjalankan perusahaan Westchester dan personal
penjualan secara umum dianggap yang terbaik dalam pasar Westchester. Merk utama Westchester

5
 6

, miller, menikmati sebagian pasar sebesar 40% lebih tinggi dibandingkan rata-rata nasional pada
area pasar Westchester.

Pada tahun 1982, ketika volume penjualan Westchester kira-kira sebesar 300,000 case ,
Westchester memasuki persaingan yang berkualitas pada tahunan miller. Dalam persaingan
tahunan, distributor terbaik miller ( lebih dari 1000 negara ) bersaing kira-kira 15 miller menguasai
penghargaan kualitas nasional, yang membawa prestise yang cukup besar dalam industry. Kriteria
penghargaan ini, yang dinilai oleh auditor khusus miller yang mengunjungi setiap distributor,
diperlukan perhatian pada dokumen mengenai kualaitas semua karyawan distributor. Westchester
memenangkan penghargaan pada tahun 1982, menjadi distributor kecil yang pertama kali yang
memenangkan perhargaan tersebut, dan menang sebanyak 6 kali dalam 7 tahun sejak tahun 1982,
menjadi sebagai penguasa besar miller. (Pemilik dari distributor penguasa yang besar yang
menjual perusahaanny pada tahun 1980an telah secara umum mampu memerintah kenaikan
sebesar 25-50% pada harga penjualan dibandingkan dengan distributor penguasa yang tidak
besar).

Dari tahun 1980 hingga tahun 1990 , weschester telah tumbuh dari kira- kira sebesar 250,000
case per tahun, pendapatannya sebesar $ 5 juta dollar dan karyawan sebesar 20 orang menjadi
sebesar kira-kira 800,000 case per tahun, dengan tingkat pendapatan sebesar 15 juta dollar dan
karyawan sebanyak 60 orang. Dari lokasi kantor yang kecil , perusahaan mengoperasikan empat
gudang . hal ini dapat dilihat dalam exhibit 1 tentang diagram organisasi.

Perhatian Vince mendetail dan kemampuannya untuk memotivasi karyawan untuk

mengajukan pengakuan kepada distribusi Westchester. Ungkapan Vince semua karyawan kita
diatas rata-rata, dan kemudian kita dapat melihat dari sebuah kesempurnaan, dia membuat kita
semua giat.

The Beverage Distribution Industry

Menurut Vince, distribusi minuman merupakan industry yang menakutkan. Industry ini terlalu
bersaing dan sensitive atau peka terhadap pangsa pasar. Tempat pembuatan bir secara tetap atau
constant mencoba untuk meningkatkan pangsa pasarnya dan banyak orang berkududukan yang
kurang berpengalaman pada wings eager untuk masuk dalam distibusi akhir pada bisnis. Margin
yang rendah, biaya tetap yang terlalu tinggi dan permintaan produk yang sering bergantung pada

6
 7

kondisi musim dingin. Untuk memastikan bahwa kita tidak pernah menikmati diri sendiri, kita
secara tetap atau constant mengingatkan bahwa kita adalah pelanggan siapapun. Bahkan pemasok
kami adalah adalah pelanggan kami. Jika kita tidak melayani mereka dengan baik , mereka akan
menemukan distributor lain atau berpindah ke distributor lainnya.

Kita berjalan pada garis yang benar di Westchester. Pikiranku mengukur kesuksesan dengan
cases per stop. Ketika orang kita sampai pada sebuah kejadian , saya melihatnya sebagai salah satu
kemungkinan melihat yang mengatur waktu di sebuah perusahaan manufaktur. Saya melihat pada
sejumlah permintaan case, tenaga penjualan kita mengambil dari supir kita mengirimkan seperti
run time kita. Kasus ini, kita jual dan kirimkan di setiap pemberhentian, biaya set up per unit
yang lebih tersebar.

Diwaktu yang sama , kita harus yakin kita memberikan perhatian yang berkaitan dengan
setiap merk dari supplier kita yag berbeda . kita punya lebih dari 20 supplier dan menjual lebih
dari 150 pack produk yang berbeda. Distributor Budweiser hanya mempunyai satu supplier
anheuser busch. Tetapi kita harus meyakinkan semua supplier kita senang dengan pelayanan kita.
Mereka semua menetapkan kuota untuk kami dapat menemukan dan mereka akan menjadi suka
menjadi supplier kita. Tapi saya tidak dapat melakukan itu. Saya butuh banyak produk yang dapat
saya peroleh untuk meningkatkan cases per stop ke sebuah poin dimana kita dapat memperoleh
keuntungan.

Satu dari pesaing kita menjual semua pada musim summer yang lalu, dan kita mampu
mendapatkan 175000 cases lainnya pada harga yang bagus. Kita harus melakukan beberapa atau
banyak saran untuk memperoleh miller untuk mengijinkan kita mengambil supplier baru ini dan
produk mereka. Mereka setuju untuk membiarkan kita mengerjakan itu , akan tetapi mereka
mencadangkan hak untuk mengubah pikiran mereka jika mereka merasa pelayanan kita tidak
memuaskan. Kita punya gagasan awal perusahaan tapi semuanya sudah berjalan dengan baik
sekarang. Manajer penjualan kita benar-benar bekerja dengan keras untuk mempelajari produk
dari supplir yang baru, program promosi dan personalitas. Sebagian besar perjanjian supplier atau
distribusi mengijinkan supplier untuk melanjutkan dengan pemberitahuan selama 30 hari. Sudah
terus menerus , 2 kali ketika supplier membeli dari supplier lain , tapi tidak pernah kita meneruskan
hal tersebut pada kurangnya pelayanan yang bagus.

7
 8

Dalam industry bir di Amerika Serikat , 3 yang terbesar antara lain Bud, Miller dan Coors. Bud
mempunyai 43% pangsa pasar nasional , miller mempunyai 31% dan coors mempunyai sebesar
9%. Sebagian distributor bud hanya mendistribusikan produk dari anheuseur busch tidak ada air
atau jus dan banyak dari hubungan distributor bud dimiliki secara langsung oleh anheuseur busch.
Kita berbeda, banyak dari distributor miler dan coors juga mendistribusikan secara impor dan
sekarang juga menyediakan air dan jus.

Menjadi distributor untuk satu dari 3 yang besar mempunyai keuntungan tersendiri yaitu
sebuah dasar kekompakan dan dukungan yang baik tetapi ini tidak berarti sebuah tiket untuk
sebuah kesuksesan. Meskipun miller adalah supplier kita , kita juga harus mempertimbangkan
miller untuk menjadi konsumen terbesar kita. Kita secara extreme bergantung pada miller untuk
meraih kesuksesan kita. Tapi kita baik untuk miller dan sebagai dampaknya, mereka juga baik
untuk kita.

The ABC

The California Alcoholic Beverage Control yang dikenal dalam perdagangan sebagai ABC,
telah didirikan mengikuti penghapusan larangan untuk mengatur distribusi dan penjualan
minuman beralkohol di negara bagian. Peraturan ABC sangat ketat dan hukuman bagi yang
melanggar sangat berat. pelanggaran dari bagian UU itu diancam dengan hilangnya lisensi untuk
mendistribusikan bir, distilled spirits dan wine.

Beberapa pertauran ABC dirancang untuk melindungi karyawan dari pemilik tidak bermoral
yangmencoba memaksa karyawan untuk menyuap pelanggan agar membeli produknya. Sebagai
hasilnya hampir hukuman ABC ditunjukan pada pemilik distribusi dan perusahaan dibandingkan
pada pekerja yang mungkin melanggar peraturan ABC.

Beer Delivery, Customer Relations and Control Systems

Dalam distibusi westchester, mayoritas interaksi pelanggan dilakukan oleh tiga kelompok
yaitu karyawan, tenaga penjual , supir dan manajer penjual.

Salesman

8
 9

Sepuluh tenaga penjual Westchester berkunjung secara teratur untuk mengambil pesanan yang
akan dikirim untuk besok. Truk-truk akan berangkat besok pagi tepatnya bersama dengan produk
yang dipesan yang akan dikirim. Tenaga penjual juga bekerja dengan konsumen untuk
membangun promosi, mengoptimalkan rak dan produk sehingga lingkungan ditarik.

Pada setiap akhir minggu, setiap tenaga penjual mengajukan laporan harian ke manajer
penjual. dan laporan tersebut akan diperiksa oleh manajer penjual.

Drivers

Mengendarai truk bir merupakan pekerjaan yang sangat tangguh kata Vince Patton, dimana ia
telah bekarir sebagai supir selama 4 tahun sebelumnya. Ketika botol dikirim jika ada konsumen
mendapati botol yang pecah, sesuai dengan peraturan Wescheste. Sejak kerusakan tidak diketahui
siapa yang melakukannya sampai kasus dibuka, karena sangat sulit untuk mengetahui siapa yang
seharusnya bertanggung jawab atas botol yang pecah. Prakteknya supir dan tenaga penjual
biasanya meminta pembayaran itu kepada retailer untuk botol yang pecah di tempat, dan diajukan
sebagai biaya out-of-pocket yang diklaim pada laporan beban mingguan mereka. Botol yang pecah
tidak diminta untuk dikembalikan kepad perusahaan. Dan biaya botol yang pecah tahun 1989
dihitung mencapai $20,000.

Sales Manager

Tiga manajer penjualan yang meningkatkan dari semua perdagangan. Mereka bekerja secara
dekat dengan beberapa pemasok Weschester yang memastikan bahwa perusahaan mendapatkan
jasa pemasok dapat dijaga pada tingkat dimana perusahaan telah terkenal, mereka menjaga
hubungan dekat dengan para konsumen.

Banyak hubungan dilakukan oleh ketiga manajer, sejak para tenaga kerja sibuk bertemu
dengan konsumen. Mengentertain konsumen biasanya tidak rumit dan tidak mahal, tapi terkadang
konsumen menginginkan hal yang lebih. Beban tersebut biasanya akan dibayar secara tunai oleh
manajer penjualan atau tenaga penjual dan diajukan penggatian kepada perusahaan nantinya.
Manajer penjualan juga melengkapi laporan mingguan yang diajukan kepada untuk diperiksa oleh
Joe Roberts, setelah diperiksa dan ditandatangani oleh Joe Roberts, laporan tersebut diteruskan ke
Vince Patton.

9
 10

Internal Controls

Sama seperti bisnis kecil lainnya, Westchester Distributing tidak mempunyai sistem yang
rumit atas pengendalian internalnya. Terutama untuk pemisahan tugas yang ketat, karena
terbatasnya jumlah karyawan di perusahaan ini. Oleh karena itu, semua pengeluaran kas ditangani
secara langsung oleh Vince Patton dan Elizabeth Jones selaku shareholder tunggal perusahaan.

Selain standar perilaku yang singkat (Exhibit 2), tidak ada lagi aturan formal dan prosedur
tertulis yang dapat mengarahkan karyawan dalam permasalahan pengendalian internal. Laporan
beban-beban diserahkan secara mingguan oleh salesman dan manajer penjualan untuk
reimbursement ke gaji mereka berikutnya. (Exhibit 3). Item yang paling sering dimasukkan dalam
laporan beban tersebut adalah biaya makan siang dan biaya botol yang pecah. Kebijakan
perusahaan yang tidak tertulis adalah bahwa permintaan untuk reimbursement tersebut harus
disertai dengan kwitansi; salesmen dan manajer penjualan biasanya menuliskan sendiri jumlah
biaya yang dikeluarkan pada kwitansinya. Biaya botol pecah yang dibayar oleh karyawan diajukan
tanpa menggunakan kwitansi.

Bir Neon, yang dipasok oleh pabrik pembuatan bir untuk pemasangan pada retail yang dilayani
Westchester, disimpan di gudang utama Westchester dengan berbagai macam barang point-of-sale
lainnya. Orang penjualan, manajer penjualan, merchandisers, dan bahkan para supir pada saa itu,
mempunyai akses ke barang point-of-sale dan mengambil sendiri barang apa yang mereka
butuhkan untuk ditampilkan dan malah mempromosikan barang Westchester. Barang point-of-sale
dalam gudang dihitung setiap bulan untuk proses reordering. Namun, saat tanda dihilangkan dari
inventory, yang berarti barang telah terjual, tidak ada mekanisme pengendalian untuk menghitung
atau mencocokan tanda yang diinstal di lebih dari 1000 retail yang Westchester layani.

The Individual Involved

Carter Mario, seorang tenaga penjualan yang telah bekerja di Westchester sejak tahun 1982. Ia
menangani West Coast Korean Market yang terletak di dekat rumahnya. Carter merupakan teman
baik dari Mr.Moon, pemilik dari pasar tersebut.

George Pavlov, Manajer penjualan umum. Ayah george dan Vince Patton merupakan teman
dekat, dan George dipekerjakan karena bujukan ayahnya kepada Vince. Pertama kali bekerja

10
 11

George bertugas untuk mengirim dan memasang tong bir sampai mejadi manajer penjualan pada
tahun 1989. Dari $100 yang dikeluarkan untuk mebujuk Mr.Moon agar mau membeli bir Rising
Star, George berkontribusi mengeluarkan $70 yang direcover dengan menyerahkan kwitansi
makan siang dan botol bir pecah yang salah. George mendapatkan kurang lebih $55,000 setahun.

Joe Robert, bekerja di Westchester dari tahun 1984 sebagai Vice President of Administration,
bertugas untuk membantu Vince dan Betty dalam menjalin hubungan dengan supplier. Ia telah
menghilangkan neon sign dari persediaan dan memberikannya ke Mr.Moon dalam usahanya
membujuk agar tidak membuat masalah mengenai 100 kasus yang telah ia bujuk untuk membeli.

Vinces Dilemma

Pertama, saya harus memutuskan apa yang harus dilakukan pada ketiga orang ini dan pada
ABC. Carter Mario baru saja mengirimkan saya surat ini untuk menjelaskan posisinya (Exhibit 4).
Kemudian, saya dan Betty akan mencari bantuan mengenai bagaimana cara memperketat
pengendalian internal kami agar hal seperti ini tidak akan terjadi lagi. Saya menggali daftar prinsip-
prinsip perngendalian internal ini dari auditing text yang lama (Exhibit 5), tapi saya benar-benar
membutuhkan bantuan darimana harus memulainya.

II. PERMASALAHAN
1. Apa yang harus dilakukan kepada Carter Mario, Joe Robert, dan ... serta pada ABC?
2. Bagaimana cara memperketat pengendalian internal Westchester?

III. PEMBAHASAN
Perusahaan Weschester merupakan perusahaan distribusi yang semakin tumbuh dan
berkembang, dilihat dari peningkatan jumlah pendapatan, jumlah produk yang
didistribusikan, jumlah karyawan yang diperkerjakan, dan lokasi pendistribusiannya. Seiring
dengan hal tersebut, semakin kompleks pula aktivitas di dalam organisasinya. Vincent sebagai
President Perusahaan Weschester harus dapat mengelola resiko yang ada di dalam
perusahaanya, sehingga dapat terjadi keseimbangan jangka pendek dengan jangka
panjangnya. Resiko utama yang mungkin akan dihadapi seiring dengan perkembangan
perusahaan tersebut yakni kecederungan untuk mengejar peluang yang sebenarnya tidak

11
 12

sejalan dengan strategy perusahaan yang sesungguhnya. Selain itu kecenderungan masing-
masing pihak untuk mengutamakan kepentingan pribadinya dengan mengorbankan
kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Hal ini akan menghancurkan perusahaan dan
menyakiti berbagai pihak. Suatu penghalang atau bisa dikatakan suatu penangkal sangat
dibutuhkan untuk mengurangi resiko tersebut.

Ada 2 cara untuk mengendalikan perilaku individu dalam organisasi, yakni dengan:

Memberitahu masing-masing individu apa yang harus dilakukan

Memberikan kebebasan pada masing-masing pihak untuk bertindak dan berinovasi
namun harus dapat mempertanggungjawabkan hasilnya

Seperti yang kita ketahui bahwa Weschester berada dalam lingkungan bisnis yang terus
berkembang dan sangat ketat persaingannya, menggunakan cara kedua untuk mengendalikan
perilaku bawahannya. Hal ini dibuktikan dengan Vincent sebagai atasan, mendorong
karyawannya untuk dapat mengatasi hal apapun yang mereka lakukan. Cara kedua ini
sebenarnya bagus diterapkan karena tidak membatasi perilaku individu untuk berinovasi,
namun masing-masing karyawan memiliki asumsi yang berbeda-beda atas peluang yang
mereka kejar. Terkadang apa yang mereka usahakan lewat peluang tersebut justru
menghancurkan. Oleh sebab itu Vincent menerbitkan standard of conduct (kode etik) yang
berisi larangan di samping memberikan kebebasan tersebut.

Sistem pengendalian internal yang diterapkan Vincent merupakan system pengamanan

tambahan di samping standards of conduct yang diterapkan untuk mengurangi resiko-resiko
yang akan dihadapi. Di bawah ini beberapa list dari system pengendalian internal yang baik
dan sudah tepat diterapkan oleh Weschester pada masing-masing kategori:

Kategori Isi Dari kategori Keterangan

Segregation of duties: Hal ini menyulitkan

Structural
karyawan untuk
Safeguards
melakukan kecurangan

12
 13

1. Adanya petugas bagian dikarenakan masing-

administrasi (Joe), bagian masing pihak tidak
penjualan (Carter dan George) mengerjakan pekerjaan
2. Pengeluaran kas ditangani secara secara keseluruhan
langsung oleh Vince Patton dan sehingga ada system
Elizabeth Jones selaku rekonsiliasi antar bagian.
shareholder tunggal perusahaan. Namun kecurangan
masih dimungkinkan.

Timely Management Sistem pelaporan tepat

System
Reporting: waktu diperlukan untuk
Safeguards
1. Pada setiap akhir minggu, setiap pengendalian dan
tenaga penjual mengajukan pemberian feedback,
laporan harian ke manajer sehingga kecurangan,
penjual dan laporan tersebut kerugian, dapat
akan diperiksa oleh manajer diminimalkan.
penjual.

Di samping beberapa system pengendalian internal yang telah diterapkan dengan baik,
berikut ini akan disajikan kelemahan dari system pengendalian internal perusahaan
Weschester yang memungkinkan peristiwa tersebut terjadi:
Kategori Isi Dari kategori Keterangan

Tidak adanya pengamanan Tidak adanya

Structural
fisik untuk barang persediaan: pembatasan karyawan
Safeguards
Orang penjualan, manajer yang dapat mengakses
penjualan, merchandisers, dan pergudangan, tingkat
bahkan para supir pada saat itu, kecurangan tinggi.
mempunyai akses ke barang Karyawan seperti Joe
point-of-sale dan mengambil dengan mudahnya
sendiri barang apa yang mereka mengambilkan Neon,
butuhkan untuk ditampilkan dan padahal dirinya sebagai

13
 14

malah mempromosikan barang petugas administrasi

Westchester yang melakukan proses
penyelesaian transaksi.
Kalau sudah begini,
proses pemisahan tugas
menjadi tidak berarti
karna fungsi rekonsiliasi
menjadi tidak berfungsi.

Tidak adanya system Tidak adanya system

System
pencatatan yang akurat: pencatatan yang baik
Safeguards
Di mana permintaan untuk disebakan bukti yang
reimbursement tidak disertai tidak akurat,
dengan kwitansi; salesmen dan menghasilkan sebuah
manajer penjualan biasanya laporan yang tidak
menuliskan sendiri jumlah biaya akurat, tidak relevan
yang dikeluarkan pada digunakan untuk
kwitansinya. pengambilan keputusan
Biaya botol pecah yang dibayar dan pengendalian, serta
oleh karyawan diajukan tanpa sangat besar
menggunakan kwitansi. memungkinkan
Barang point-of-sale dalam timbulnya kecurangan.
System Safeguards gudang dihitung setiap bulan Di sini karyawan dengan
untuk proses reordering. Namun, bebas menentukan nilai
saat tanda dihilangkan dari reimbursement yang
inventory, yang berarti barang membahayakan posisi
telah terjual, tidak ada mekanisme asset perusahaan, yang
pengendalian untuk menghitung berujung pada
atau mencocokan tanda yang kebangkrutan perusahaan
diinstal di lebih dari 1000 retail itu sendiri . Rekonsiliasi
yang Westchester layani. ke sumber dokumen

14
 15

lainnya (dokumen
pelengkap) diperlukan.

Karyawan yang diangkat tidak Pengangkatan karyawan

Staff Safeguards
berdasarkan keahlian, yang tidak ahli,
dibuktikan dengan: menghasilkan kinerja
Pengangkatan George Pavlov yang tidak memuaskan.
(Manajer penjualan umum) Mereka tidak memiliki
berdarkan bujukan ayahnya pada pengetahuan mendalam
Vince. Hal ini disebabkan Ayah pada bidang tersebut.
george dan Vince Patton yang Tidak memahami
merupakan teman dekat. . dampak dari tindakan
yang dilakukannya.

Dengan memahami kelebihan dan kelemahan system pengendalian internal suatu

perusahan, diharapkan perusahaan dapat merancang suatu system pengendalian yang lebih
baik. Sistem pengendalian yang baik, menyebabkan alat pengukuran kinerja seperti
balance score card dan laporan keuangan relevant untuk digunakan. Selain itu
mempermudah dalam mencapai target yang diinginkan, karena berada dalam kendali
yang baik.

15
 16

IV. Rekomendasi
Melihat dari surat yang diberikan oleh carter yang ditunjukkan kepada Vincent, dalam
membuat kebijakan, prosedur, atau target, sebaiknya disesuaikan dengan kondisi yang ada.
Vincent harus memahami apa yang sebenarnya terjadi, harus terjun ke lapangan. Pembuatan
prosedur, aturan, dan sebagainya, bila tidak disesuaikan dengan kondisi, tidak akan berguna
untuk menuntun karyawannya, dan bisa-bisa menjadi tekanan sendiri pada karyawan yang
berujung pada tindakan kecurangan. Pengendalian internal Weschester masih sangat lemah,
baik pada sisi structure, system, hingga staff safeguardnya. Berikut ini rekomendasi dari
kelompok kami untuk Weschester:

Structure Safeguards: System Safeguards:

Mebutuhkan adanya level otorisasi Mebutuhkan adanya system

khusunya untuk pengeluaran. pencatatan yang akurat dan
Perlu adanya Independent Audit. lengkap, sehingga membutuhkan
Peristiwa kickback tersebut sytem double-check, bisa juga
nampaknya tidak terjadi sekali saja. dengan bantuan teknologi seperti
Oleh sebab itu perlu pengamanan. bar code. Rekonsiliasi antar
Adanya pembatasan karyawan yang dokumen harus dilakukan.
dapat memasuki pergudangan.

Staff Safeguards:

Karyawan yang diangkat harus

berdasarkan keahilan dan
memperoleh pelatihan yang
memadai
Perlu adanya rotasi pekerjaan untuk
dapat mendeteksi adanya
kecurangan yang dilakukan oleh
karyawan sebelumnya.

16