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ANLISIS OCUPACIONAL

DESCRIPCIN DE CARGOS

Documento de trabajo elaborado por Margoth Vega Pez1

CONTENIDO

1. DEFINICIONES BASICAS.
Cargos de trabajo
Descripcin de cargos
Manual de Funciones
Comparativo Manual de Funciones VS. Descripcin de Cargos

2. UTILIDAD DE DESCRIPCIONES DE CARGOS DE TRABAJO.

3. METODOLOGAS.
Modelo Anlisis Ocupacional
Conceptos Generales
Cmo se Realiza genricamente
Modelo anlisis de procesos
Conceptos Generales
Cmo se Realiza
Modelo anlisis de cargos
Conceptos Generales
Detalle del mtodo
Taller realizacin descripcin del cargo

4. PARALELO METODOLOGA HAY - PROCESOS

1
Psicloga, Especialista en Desarrollo Humano y Organizacional
DESCRIPCIN DE CARGOS

1. DEFINICIONES BASICAS

a. Cargos de Trabajo.

Elementos Bsicos.

Son las unidades bsicas de la estructura de la organizacin.


Pertenecen a la organizacin
Existen para obtener resultados
Cambian en el transcurso del tiempo y/o se adaptan continuamente a las
necesidades puntuales de la organizacin: proyectos, mbitos de actuacin a
desarrollar, avances de las reas, etc.

En resumen:

Es el conjunto de funciones y actividades que dentro de un contexto organizacional


la empresa individualiza para conseguir unos resultados que han de contribuir al
objetivo final de la organizacin.

Se comporta de manera sistmica, recibiendo inputs de otros cargos u otras reas


o definiciones institucionales, realiza un proceso o tratamiento y aporta con sus
resultados outputs que se convierten en inputs para otros cargos o reas. Lo que
evidencia la interdependencia de todos los cargos en una organizacin y la
importancia del trabajo coordinado como equipo.

Existen diferentes clases o tipos de cargos:

Cargos polticos: Encargados de conseguir resultados a travs de otros de forma


lejana. Actan en un plano estratgico y a nivel de polticas generales. Ejemplo:
Presidente de .

Cargos Directivos: Encargados de conseguir resultados a travs de otros de


forma ms o menos lejana. Actan en un plano estratgico y tctico a nivel de
polticas y planes. Ejemplo: Vicepresidentes.

Cargos de Jefatura: Encargados de conseguir resultados a travs de otros de


forma ms o menos prxima. Actan en un plano tctico/operativo a nivel de
objetivos, programas, normas o estndares. Ejemplo: Jefe de reas, seccin,
Cargos Tcnicos Especializados: Encargados de aportar a la organizacin
Know-How, conocimientos y experticia. Actan en un plano Tctico/operativo, de
objetivos, proyectos y formacin. Ejemplo: Asistentes, profesionales.

Cargos Tcnicos Operativos: encargados de conseguir resultados por s


mismos. Actan en un plano operativo y a nivel de objetivos, programas, normas o
estndares. Ejemplo: Auxiliares, operarios.

b. Descripcin de Cargo o Cargos de Trabajo.

Es un proceso que permite identificar, analizar y comprender la organizacin desde


sus elementos primarios, el cual debe ser un reflejo documental de la incidencia y
alcance de un cargo o cargo en la organizacin, en el logro de sus finalidades y su
misin u objetivo final.

c. Manual de Funciones.

Es un proceso que describe de manera detallada las funciones que asume cada
cargo dentro de la organizacin.

2. UTILIDAD DE DESCRIPCIONES DE CARGOS DE TRABAJO.

a. Como insumo para disear polticas de desarrollo del talento humano


permite:
Identificar perfiles profesionales.
Apreciacin del desempeo
Delimitar necesidades de formacin.
Identificar el carcter clave de los cargos.
Definir grados/niveles para formular para definir planes de carrera.
Determinar estilos de direccin en funcin de las tipologas de cargos.

b. A nivel de la organizacin permite:

Como instrumento de anlisis:


Identificar el equilibrio funcional de la estructura.
Identificar vacos funcionales.
Identificar grado de desarrollo de las funciones.

Como instrumento de delimitacin de funciones:


Clarificar la asuncin de responsabilidades superior subalterno.
Verificar congruencia entre medios aplicados y funciones.
Como instrumento de diseo permanente:
Definir nuevos cargos.
Delimitar responsabilidades entre cargos paralelos.
Delimitar responsabilidades entre superior y subordinado.

c. Como insumo para definiciones de polticas de compensacin, aporta:

Como documento base para la valoracin de cargos.


Como elemento que delimita los colectivos que deben entrar en cada
grupo de polticas de retribucin.

3. METODOLOGAS.

a. Modelo Anlisis Ocupacional.

Busca, a travs del diligenciamiento del FORMULARIO DE ANLISIS


COUPACIONAL, recopilar la informacin que debe ser consignada en la CARTA
DESCRIPTIVA del cargo, la cual debe registrar fielmente los aspectos esenciales de
las actividades que se desarrollan en un cargo. Deben cumplir con las siguientes
caractersticas:

Ser Objetiva. Reflejar con exactitud los hechos, las responsabilidades y


caractersticas que enmarcan el ejercicio del cargo.

Completa. Contener las responsabilidades y funciones permanentes sin


desconocer las espordicas ni las tareas rutinarias y obvias.

Orientada Hacia Finalidades Especficas. Considerar cuales son los resultados


esperados en un lapso determinado y dentro de un contexto organizacional
particular.

Concisa. Considerar lo esencial del cargo.

Centrada en el cargo. Retratar los contenidos del cargo, no el desempeo del


titular.

Reflejar la propia identidad del cargo. Orientada a identificar las


caractersticas que diferencian el cargo de otros que aparentemente son iguales o
parecidos.
La informacin es recopilada en el Formulario de anlisis Ocupacional que
contiene:
I. Identificacin del Cargo. Nombres del cargo, cargo del jefe inmediato,
nmero de personas que ocupan cargos similares.

II. Descripcin de Funciones. Se debe tener en cuenta la clasificacin de


funciones en cuanto a:
Frecuencia: diarias, semanales, quincenales, mensuales y ocasionales.
Codificacin: debe indicar en nmeros, el rea, la funcin.

Luego se consignan en el formato tres aspectos:

QUE HACE
COMO SE HACE
PORQUE O PARA QUE LO HACE.

En la ltima columna puede especificarse si la funcin debe suprimirse o si es una


funcin nueva y debe adicionarse.

III. Finalidades. Son los resultados que se esperan del cargo (objetivos del
cargo) y una sntesis de las funciones bsicas. Se pueden utilizar adjetivos como
ptimamente, eficientemente.

IV. Resumen. Sntesis de las funciones bsicas del cargo en un prrafo.

V. VI. Duplicidad Interna y Externa. Especifica si hay funciones que se


duplican bien sea dentro del rea o en otras reas de la empresa.

VII. Requisitos Mnimos. En cuanto a:

Educacin.
Experiencia y entrenamiento
Equivalencias entre educacin y experiencia

VIII. Complejidad del Trabajo. Se especifica:

Nivel de rutina.
Funciones ms complejas.
Tipos de problemas.
Presin de trabajo.
Habilidad manual.
Concentracin mental.
IX. Iniciativa y Toma de Decisiones. Especifica:

Tipo de instruccin recibida.


Qu manuales o normas regulan las funciones.
Qu tipo de supervisin recibe.
Decisiones consultadas.
Decisiones Autnomas.
Planeacin en el cargo
Nivel de creatividad
Nivel de anlisis del cargo.

X. Responsabilidades.

Por bienes y valores


Por la Informacin
Por relaciones interpersonales
Por direccin y coordinacin
Por impacto y magnitud de errores

XI. Salud Ocupacional.

Esfuerzo fsico
Ambiente fsico de trabajo
Exposicin a riesgos Profesionales.

XII. Observaciones y Recomendaciones

Del titular
Del jefe inmediato
Del analista que realiza la carta descriptiva
Del comit tcnico que supervisa la carta descriptiva.

Una vez realizada la recoleccin de esta informacin, los analistas del rea
especializada en el proceso elaboran la correspondiente CARTA DESCRIPTIVA,
donde no se consignan necesariamente todos los aspectos recolectados en el
formulario de anlisis ocupacional.

b) Modelo Anlisis de Procesos.


Definiciones Bsicas.
Proceso. Es un conjunto de actividades ordenadas e interrelacionadas en tiempo
y lugar, con orgenes y resultados claramente definidos en bienes o servicios,
dirigidos hacia un cliente interno o externo.
Las actividades que participan en el proceso de generacin de un producto o
servicio se pueden diferenciar en Tres clases:

Transformacin: Contiene las actividades que estn claramente asociadas a


la transformacin de ciertos insumos en el producto o servicio final.
De Gestin: Incluye las actividades que dirigen o regulan la transformacin y
logrando que sta ocurra de la mejor manera posible.
De Apoyo: Existen para registrar e informar sobre el estado de las actividades
de transformacin. Este estado alimenta una serie de decisiones o acciones de
gestin que actan . La ms tradicional de estas actividades, que existe en
todas las empresas, es la contabilidad.

La organizacin por procesos implica un cambio de actitud del personal y de la


gerencia. La administracin por procesos esta localizada hacia el cliente,
abordando la cultura empresarial.

La organizacin por procesos est focalizada hacia el cliente (interno - externo),


abordando la culturizacin empresarial y la maximizacin de los resultados del
negocio.

Arquitectura de Procesos.

Es un mapa que muestra como una radiografa como interactan los diferentes
procesos que participan en la generacin de un producto o servicio.

Est compuesta por:

Flujos de Informacin. Incluye los aspectos importantes para el desarrollo


del proceso (Normas, Planes, Objetivos, etc)
Flujos de Produccin. Insumos necesarios para el desarrollo del proceso.
(materia prima, equipos, etc)
Flujos de Control. Aspectos que permiten la verificacin del cumplimiento de
los requisitos de los procesos.
(Presentar diapositiva de arquitectura de procesos)
Los procesos como tal, poseen una organizacin interna en Macroprocesos, los
cuales son un conjunto de procesos similares o comprometidos en la produccin
de un producto o servicio particular. Se pueden agrupar en los siguientes:

GESTION MACROPROCESO PROCESO


Industrial Productivo
Tcnico
Comercial Mercadeo
Ventas
Logstica
Apoyo Financiera
Administrativa
Recursos Humanos

En que consiste el Modelo

El anlisis de procesos es una metodologa objetiva que contempla el proceso


como ncleo central para el establecimiento de los requerimientos necesarios en
personal, maquinaria, informacin, etc., que alimentan y dan vida a dicho proceso.
Puede ser utilizado para la revisin de un proceso existente la creacin de uno
nuevo.

Como prerrequisito para iniciar el trabajo en este modelo, en la organizacin se


debe haber elaborado la arquitectura de los procesos involucrados en el anlisis.

Comprende los siguientes pasos:

1. Definicin del Proceso. Consiste en analizar, entender, identificar, optimizar


los componentes del proceso. Lo realizan los que llevan a cabo el proceso, las
reas con las que se interrelacionan.
2. Aprobacin de Procesos. Aprobacin y aceptacin de que esos son o es el
proceso que va a ser sometido a anlisis. Es responsabilidad del grupo
directivo segn el rea y la presidencia de la organizacin.
3. Aseguramiento del Proceso. Es la recopilacin de la informacin referente
al proceso que debe ser documentada. Responsable, el experto en la
metodologa.
4. Divulgacin, comunicacin. Poner en conocimiento a toda la organizacin
de las definiciones e implicaciones obtenidas. Liderado por la cabeza de las
reas implicadas.
5. Evaluacin de Procesos. Revisin de la funcionalidad del proceso descrito o
analizado, se realiza con los clientes internos y externos del proceso.
6. Retroalimentacin. Monitorear el proceso con mirar al mejoramiento
permanente.

UTILIDADES DEL EL ANLISIS DE PROCESOS

Le permite a la organizacin centrarse en el cliente


Le permite a la compaa predecir y controlar cambios
Aumenta la capacidad de la empresa para competir, mejorando el uso de
los recursos disponibles.
Suministra los medios para realizar, en forma rpida, cambios imperantes
hacia actividades muy complejas.
Apoya a la organizacin para manejar de manera efectiva sus
interrelaciones.
Ofrece una visin sistemtica de las actividades de la Compaa.
Mantiene a la organizacin centrada en el proceso.
Previene posibles errores
Ayuda a la empresa a comprender como se convierten los insumos en
productos.
Le suministra a la organizacin una medida de sus costos de la mala calidad
(desperdicio).
Da una visin de lo buena que podra ser la organizacin y define el modo
de lograr este objetivo.
Suministra un mtodo para preparar la organizacin a fin de cumplir con sus
desafos futuros.

BENEFICIOS
As el anlisis de procesos, representa para la Compaa en general, beneficios
entre los cuales podemos mencionar:

Claridad de roles
Capacitacin interna, la que se logra por medio del conocimiento integral
del rea.
Agiliza la toma de decisiones.
Se ofrece al cliente interno y externo, un menos tiempo de respuesta con
mayor calidad de la misma.
Hace ms eficiente la administracin del tiempo. (menos reuniones de
planeacin y control).
Se crea unidad de conceptos y terminologa a nivel de Compaa.
Disminucin de los costos agregados.

C) Modelo de Anlisis de Cargos.

Es una metodologa objetiva que permite analizar cada cargo en todas sus
dimensiones, as como el aporte que cada cargo realiza a la misin u objetivo final
de la organizacin. Una de las metodologas ms conocidas con este enfoque, es la
metodologa HAY, la cual es parametrizada, lo que garantiza que todos los cargos
vana a ser analizados bajo los mimos criterios y condiciones, adems posee varias
caractersticas:

Flexible y adaptable a cada organizacin.


Refleja la situacin actual de la organizacin.
Esta metodologa permite comprender el cargo en los siguientes aspectos

Que Hace
Como Lo Hace
Para Qu
Cul es la importancia en el contexto organizacional.

Condiciones bsicas de este tipo de descripciones:

Se analiza el contenido del trabajo, no las caractersticas de la persona que lo


realiza.
Considera cargos integrados en una organizacin concreta. No analiza cargos
aislados, sino cmo funcionan dentro de un grupo de trabajo. Generalmente se
analiza cada rea empezando por la cabeza de dicha rea, lo cual permite tener
una visin global de su funcionamiento y puntualizar los aspectos relevantes de
cada cargo.
Refleja el contenido real y actual del cargo.
Requiere de homogeneidad en los conceptos utilizados en el proceso.
Requiere de ausencia de juicios de valor.
Debe ser orientada por un experto en el proceso de anlisis y descripcin de
cargos.

El proceso de Anlisis y Descripcin del cargo comprende las siguientes fases:

1. Recoleccin de la Informacin: La realiza el experto o analista en este


tema, puede ser mediante entrevista individual con el titular o titulares de los
cargos, o mediante la realizacin de talleres liderados por estos especialistas.
2. Anlisis de la Informacin recogida. El analista analiza y verifica que el
contenido de la descripcin se ajuste a la metodologa, una vez realizada esta
etapa, se pasa a
3. Sntesis de la Informacin recogida y redaccin de la Descripcin. Con
base en el anlisis realizado se plasman los elementos primordiales del cargo.
4. Revisin de la descripcin. Realizada tanto por el titular del cargo, y
posteriormente por el jefe inmediato quin luego realiza la
5. Aprobacin de la Descripcin del cargo. A cargo del superior inmediato

Las personas que intervienen en la descripcin son:

1. Titular del cargo. Conoce profundamente el cargo, sabe como es el cargo.


Cuando existen varios titulares de un mismo cargo, se selecciona la persona
ms adecuada para participar, estos criterios de seleccin deben ser
establecidos objetivamente.
2. Superior inmediato. Verifica el contenido de la descripcin.
3. Analista. Aporta metodologa, asesora en la elaboracin del documento y
sintetiza la informacin.

Contenido De La Descripcin De Cargo, Segn esta Metodologa:

Identificacin
Misin
Dimensiones
Organigrama
o Responsabilidad de los cargos subordinados
Naturaleza y alcance
o Entorno
o Naturaleza de la responsabilidad
o Relaciones de trabajo
Finalidades o Responsabilidades
Otros Aspectos
o Representacin institucional
o Conocimientos, experiencia y Competencias.

A continuacin se describe en que consiste cada uno de estos elementos:

Identificacin. Es el conjunto de datos que permiten situar el cargo dentro


de la organizacin en el momento actual. Incluye
o Dependencia
o Localizacin/ciudad
o Denominacin del cargo
o Ocupante del cargo
o Cargo Superior Inmediato
o Ocupante del cargo Superior
o Fecha
o Firmas tanto del titular como del superior inmediato.

Misin. Indica la razn del ser del cargo, globalmente considerado en la


organizacin. Consiste en redactar en una frase la razn fundamental de ser
del cargo: Lo que hace, a que funciones / procesos afecta principalmente su
accin, de acuerdo con que acta principalmente (norma o gua que regula la
accin ejercida)y cual es el principal resultado que se deriva de ello. Este
resultado debe ser definido en forma permanente, genrica y directa.

Ejemplo:
Presidente: Orientar, impulsar, dirigir y coordinar las actividades y estrategias
del negocio de la compaa..... de acuerdo con las polticas y estrategias
aprobadas y la orientacin estratgica del negocio, para establecer una visin
de actuacin y alcanzar los objetivos de desarrollo del Grupo, facturacin y
rentabilidad previstas y presencia en los mercados garantizando una adecuada
rentabilidad para los accionistas.

Vicepresidente. Impulsar, dirigir y coordinar los procesos financieros,


contables, tributarios y de sistemas de la compaa, de acuerdo con las
polticas y directrices establecidas por el grupo dentro del marco legal
existente,, para garantizar la disponibilidad de una informacin econmica-
financiera fiable y exacta, la generacin de valor de forma eficiente y los
objetivos de rentabilidad y financiacin previstos que permitan la adecuada
toma de decisiones y el mantenimiento del patrimonio de la compaa.

Jefe: Coordinar las funciones de fabricacin, ingeniera, control de calidad,


almacenes y administracin de la planta de....., de acuerdo con los programas
de fabricacin y los procesos industriales del grupo, para conseguir los
objetivos de produccin y desarrollo industrial fijados.

Los verbos utilizados deben ser verbos activos que denoten accin o logro, se
proponen algunos tipos de verbos de acuerdo don el nivel del cargo.

De acuerdo con el nivel de autonoma, se establecen o determinan el tipo de


guas que el cargo requiere en su Misin.

Dimensiones. Relacin de magnitudes econmicas o cuantitativas afectadas


por el cargo de forma directa o indirecta. Consiste en indicar y cuantificar las
variables econmicas (presupuestos, inversiones, gastos, ventas,...) que estn
relacionadas con la funcin del cargo y sobre las que se incide directa o
indirectamente y que describe el efecto o alcance del cargo dentro de la
organizacin

Los tipos de magnitudes son:


o Por Nmero de Personas a cargo o subordinadas, directos o indirectos
que dependen jerrquicamente del cargo.
o Magnitudes econmicas. Se debe indicar el concepto, el ao de
referencia y su volumen en trminos de millones de pesos al ao.

Ejemplo.
Presidente: ventas 2000: $450 Millones
No Personas: Directas 13 Totales: 400

Vicepresidente Financiero. Facturacin consolidada: $ 300 Millones


No. Personas: Directas 2 Totales 21
Existen otras magnitudes significativas, que son de tipo material o de otro
tipo relacionadas directa o indirectamente con las funciones realizadas del
cargo: recursos tcnicos, econmicos, humanos gestionados.

Organigrama. Refleja la estructura organizativa ms prxima al cargo, en


tres niveles:
o Superior inmediato
o Cargo descrito /otros Cargos directamente dependientes del mismo
superior
o Cargos que dependen directamente del cargo descrito.

Es importante tener presente que este organigrama no refleja los niveles o


categoras de los cargos.

Responsabilidad de Cargos Subordinados. En la parte final del


organigrama se realiza una pequea sntesis de la principal responsabilidad de
cada uno de los cargos que dependen del cargo que est siendo analizado.

Naturaleza y Alcance. Recoge el desarrollo del cargo (Qu hace y cmo lo


hace), el entorno prximo del mismo sus condicionantes, y otros aspectos
organizacionales que lo afectan o que se ven afectados por l. Lo componen:

o Entorno. Explicacin narrativa del mbito en el que el cargo desarrolla


su actividad, ya sea a nivel interno y/o externo, que permitir diferenciar
y entender las funciones desarrolladas en comparacin con cargos de
naturaleza similar. No se trata de explicar QUE hace el cargo, sino
DONDE lo est haciendo.

o Finalidades o Responsabilidades. Son las responsabilidades bsicas


del cargo en trminos de resultados parciales ms significativos que le
titular debe aportar de forma permanente a la organizacin.

Una finalidad es un resultado al cual se llega mediante la realizacin de


varias actividades.

Deben quedar reflejadas las tareas bsicas en que se descompone la


misin del cargo y de cuya realizacin es responsable el titular, ya sea
directamente o por medio de sus subordinados. Se describen solamente
los aspectos ms relevantes del cargo, informando su RAZN DE SER.
Redactar mximo .

El orden que deben conservar todas las finalidades es:


1. Accin. QUE HACE La redaccin de la accin debe ser con
verbos activos que reflejen comportamiento concretos del cargo.
(Anexo:Lista de verbos).

2. Funcin. SOBRE QUE hace la accin.

3. Resultado. PARA QUE. Lo que se espera que se logre con la


accin.

o Naturaleza y alcance de la responsabilidad. Refleja la autonoma


de actuacin del cargo, a nivel general contempla:
Las principales decisiones que el cargo puede y debe Tomar
(aunque sena controladas y/o se informen de las mismas).
Las principales decisiones que el cargo debe y puede Proponer
pero no tomar.

o Relaciones de Trabajo. Seala las principales relaciones que el cargo


desarrolla en el desempeo de su responsabilidad, sealando
brevemente el motivo que las genera. Para describirlas, se deben
separar las Relaciones Internas de las Relaciones Externas.

Otros Aspectos
o Representacin Institucional. Consiste en sealar los principales
comits de trabajo a los que pertenece como titular de la
responsabilidad asumida en su cargo, indicando el comit, sus
miembros, y su papel dentro del comit. Es importante resaltar que se
relacionan solamente los comits a los cuales se pertenece en razn a la
naturaleza del cargo y no de la persona que lo ejecuta.
o Conocimientos, Experiencia y Competencias. Consiste en sealar
los conocimientos, experiencias y competencias mnimas que se
requieren para desempear normalmente el cargo. Se incluye el periodo
de adaptacin al cargo.
Es importante tener presente que no se estn pidiendo lso
conocimientos, experiencia y competencias del titular actual, sino los que
corresponden al cargo. Una forma de manejarlo, es decirles a los
titulares que piensen que el cargo est vacante.
ANEXO
LISTA DE ALGUNOS VERBOS ACTIVOS

ACUMULAR ESTIMAR PRESUPUESTAR


ACONSEJAR ESPECIFICAR PROGRAMAR
ANALIZAR EVALUAR PLANEAR
ALMACENAR ESTANDARIZAR PREDECIR
APROBAR EXAMINAR PRESENTAR
ASEGURAR EJECUTAR PRODUCIR
ASIGNAR ESTUDIAR PROVEER
AUDITAR EXPEDIR PROPICIAR
AUTORIZAR ENVIAR PROPORCIONAR
ENTREVISTAR

CALIFICAR FACILITAR RECABAR

CALCULAR FORMULAR RECIBIR


COMPROBAR FUNCIONAR RECOMENDAR
COMUNICAR GARANTIZAR REGISTRAR
COMPILAR GENERAR RECHAZAR
COMPLETAR GIRAR REPORTAR
CONDUCIR INTERPRETAR REPRESENTAR
CONSOLIDAR INVENTARIAR REVISAR
CONSULTAR INSTALAR REUNIR
CONTRIBUIR INFORMAR RESPONDER
CONTROLAR INICIAR SUPERVISAR
COORDINAR INSPECCIONAR SEGUIR

DELEGAR MOTIVAR TOMAR


DISEAR MEJORAR TRABAJAR
DETERMINAR MANTENER
DICTAR NOTIFICAR
DIRIGIR OBTENER
DISCUTIR OPERAR
DISTRIBUIR